FICHE IDENTITÉ D’UN PROCESSUS de type

SG PMA2
« MANAGEMENT »
MAJ 08/06/2012
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OBJECTIF / DOMAINE D’APPLICATION

Finalité
Mettre à disposition une information et une documentation maîtrisées afin de garantir un niveau de connaissance
partagé et commun à tous les collaborateurs.

Pilote : Secrétaire Général

Suivi de la performance : Selon le tableau de bord (en cours)

BENEFICIAIRES & ATTENTES

Les bénéficiaires Leurs attentes

Accéder facilement à l’information

Toutes les parties prenantes de la CMA (collaborateurs,
Etre détenteur d’une information pratique et fiable
élus, clients, tutelle, partenaires, financeurs …)
Développer le sentiment d’appartenance

INTERACTIONS
Support Amont Aval
ü Tous les processus ü Tous les processus ü Tous les processus

ACTIVITE

6. Transmission par la DRH au collaborateur en charge

1. Identifier la nécessité de partager l’information
2. Choisir le(s) moyen(s) d’information le(s) plus
approprié(s)
3. Préparer (ou actualiser) l’information à partager
4. Identifier ou affecter une référence au document
d’information
5. Valider le document d’information
de la gestion du site internet de la CMA 76 des
documents en vigueur, à insérer sur l’intranet
7. Traiter l’information et effectuer les enregistrements
exigés
8. Stocker les enregistrements et les références des
documents d’information
9. Supprimer les documents d’information périmés
10. Communication interne

Entrée processus Sortie processus

è Volonté de partager l’information

ç Information mise à disposition
è Besoin de donner suite à une information transmise
ç Accès maîtrisé à l’information et aux enregistrements
è Besoin d’émettre une information
ç Sauvegarde et élimination maîtrisées des supports
è Besoin de modifier le mode d’information
d’information et d’enregistrements
è Modification des exigences et/ou besoins
documentaires
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RÉFÉRENCES (DOCUMENTS & FORMULAIRES)

Procédures - Instructions Enregistrements - Formulaires

 Chrono d’enregistrements
 Fiche d’identité de processus
 Procédure
 Mode opératoire, notice, instruction
 Document d’enregistrement
 Procédure « Partager l’information »
 CR Réunion de service, d’antenne
 CR CPL
 Note interne
 Note d’information
 Bilan social

HISTORIQUE
Révision Date Objet Rédaction Approbation

B. LEMIERE B. RETAIL
0 14/12/2009 Modification du système documentaire
RQ SGI
PO.
PO. RUCHENSTAIN
1 12/10/2011 Modification du système documentaire RUCHENSTAIN
SG
SG
PO.
PO. RUCHENSTAIN
2 03/11/2011 Modification du système documentaire RUCHENSTAIN
SG
SG
PO.
PO. RUCHENSTAIN
3 12/03/2012 Modification du système documentaire RUCHENSTAIN
SG
SG
PO.
PO. RUCHENSTAIN
4 08/06/2012 Modification du système documentaire RUCHENSTAIN
SG
SG
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Procédure « Partager l’information» - PR.01

Synoptique Qui Comment Enregistrement

Besoin de partager
une information issue
de l’intranet
Choisir le moyen de communication
le plus approprié (stocké sur l’intranet)
Tout collaborateur de par ses activités peut être à même d’identifier le
Tout besoin, en interne ou pour les clients, d’émettre ou de recevoir une
collaborateur information maîtrisée
Quelque soit le support d’information utilisé (MQ, Fiche processus,
procédure, document, note, notice, enregistrement, compte-rendu,
affichage, …), les versions en vigueur sont celles présentes sur
Pilote/ l’intranet
Responsable Chaque pilote/responsable pour les besoins de son processus/service
fait le choix du(des moyen(s) de communication les plus appropriés
pour partager l’information avec ses collaborateurs

N Réunion
d’information
Pilote/
Le moyen peut prendre la forme d’un document ou d’une
Responsable
collective ? communication orale
La réunion est un moment privilégié de communication (descendante
O et ascendante) et de partage de l’information

Préparer Pilote/ La préparation nécessite l’élaboration et la communication d’un ordre Ordre du jour
la réunion Responsable du jour (qui, quoi, où, quand, pourquoi), la préparation logistique de la
réunion et un minimum de préparation sur l’information à partager

Communiquer La réunion se déroule sous la coordination d’un animateur

en réunion Participants

Elaborer Chaque support doit être élaboré dans un souci de praticité et d’utilité
le support d’information Pilote/ (éviter le superflu).
Responsable Suite à une réunion, un compte-rendu est rédigé dans des délais
raisonnables
Affecter une référence au support
d’information Pilote/ Chaque support d’information devra à minima comporter des Chrono de mise à
Responsable références permettant d’avoir une traçabilité et une maîtrise du jour
support, de sa conception (ou réception) à sa destruction
Valider
le support d’information Pilote/ Chaque support d’information doit faire l’objet d’une relecture par un
Responsable tiers différent du rédacteur dudit support

Rendre
accessible l’information Pilote/ Il revient à chaque pilote ou responsable d’informer sur l’accessibilité
Responsable à l’information.
Selon les supports d’information, il est prévu une diffusion et/ou une
accessibilité particulières
Besoin de
N donner suite à Pilote/
l’information ? Responsable Une information écrite peut faire l’objet d’une suite à donner (ex. un
enregistrement, un courrier)
O
Traiter l’information et/ou réaliser les
enregistrements exigés Il convient de renseigner et de faire suivre les formulaires
Collaborateur
d’enregistrement exigés
Stocker
l’information Collaborateur Selon les supports d’information, il est prévu un mode et un lieu de
stockage ainsi qu’un mode d’archivage

Mise à disposition d’une

information maîtrisée