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ESPECIFICACIÓN CURRICULAR
AUDITORIA
horas
Trabajo Acompañado 3
Trabajo Independiente 3
Horas por semana 6
Total horas por trimestre 84
ENERO 2009
1
Tabla de Contenidos
Pág.
Competencias a desarrollar 4
Programa Instruccional 5
Fundamentación 7
Marco Histórico 11
Definiciones 13
Necesidad de la auditoria 14
Objetivo 15
Tipos de auditoria 16
Diferencia entre Auditoria Administrativa y Financiera 18
Perfil del Auditor 22
Normas de auditoria generalmente aceptadas 26
Normas generales 28
Normas de ejecución del trabajo 28
Normas de Información 29
Evidencia 31
Control Interno 33
Control Interno del Efectivo 35
Control Interno de los Inventarios 39
Control Interno de las Cuentas por Cobrar 40
Control Interno Propiedad Planta y Equipo 42
Control Interno de cuentas por Pagar 42
Riesgo de la Auditoria 44
71
UNIDAD IV Auditoria Administrativa por Áreas
Presentación 72
Cuestionario de la organización 73
Hoja de análisis de la Gerencia 75
2
Auditoria de Ventas 77
Auditoria de Compra 81
Auditoria de Recursos Humanos 86
Auditoria de Crédito y Cobranza 91
UNIDAD V Auditoria en la Administración Publica 96
BIBLIOGRAFIA 114
3
áreas
Administrativa
documentación
5. La auditoria en la
administración publica
UNIDAD TEMÁTICA
3. Metodología de la Auditoria
1. Auditoria Marco conceptual
procedimientosLeyes, Normas y
Generales
Conocimientos
Principios de Cooperativismo. y
PYME
Elaboración informes.
Administrativo
solucionesIdeas y Aporte de
Habilidades y Destrezas
Relaciones asertivas.
Compromiso social
valores
Actitudes y
Participación en desarrollo
endógeno
4
5
PROGRAMA INSTRUCCIONAL
Sinopsis de Contenidos:
Marco Histórico
Definiciones
Necesidad de la auditoria.
Objetivos
Tipos de auditorias
Diferencias entre la Auditoria Administrativa y Auditoria financiera
Perfil del auditor.
Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas
Concepto de evidencia
Control Interno
• Control Interno del efectivo
• Control Interno de Inventarios
• Control Interno de las Inversiones
• Control Interno de las Cuentas por Cobrar
• Control interno de los documentos por cobrar
• Control Interno Propiedad Planta y Equipo
• Riesgo de auditoria
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UNIDAD III. METODOLOGIA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Objetivo:
7
Estrategias Metodológicas
Estrategia de evaluación
FUNDAMENTACION
8
Debe aclararse que la Auditoria no es una subdivisión o continuación del campo
de la Contabilidad, por el contrario, la Auditoria es la encargada de la revisión de
los estados financieros, de verificar la vigencia del proceso administrativo y del
cumplimiento del ordenamiento jurídico y de las políticas de dirección y
procedimientos específicos que relacionados entre sí, forman la base para obtener
suficiente evidencia acerca del objeto de la revisión, cuyo propósito es poder
expresar una opinión profesional sobre todo ello.
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Aclaratoria
Queda finalmente informar a todos los usuarios y usuarias del presente material
que las observaciones y críticas que puedan surgir de lo que aquí exponemos,
serán recibidas con atención y satisfacción pues es la única manera de mejorar y
superar cada día este proyecto.
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Unidad I
Marco conceptual
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Marco Histórico
El expansionismo territorial Inglés, que estableció colonias en diferentes lugares
del mundo; en las cuales constituyeron empresas poderosas, con sus principales
dueños residiendo en Inglaterra, hizo necesario la creación de medios idóneos
para controlar a distancia estas inversiones. A tal efecto, ya para el siglo XV, era
rutinario el envió de emisarios; quienes en representación de los dueños de tales
empresas, las visitaban periódicamente y efectuaban una revisión minuciosa de
los registros de contabilidad; así como una verificación de los comprobantes
respectivos, para, finalmente preparar un informe completo, que mostrara a
dichos señores dueños, cual era la verdadera situación financiera de dichas
empresas, así como el grado de Fidelidad, de Confiabilidad de la gestión de sus
administradores. Al correr del tiempo, las actividades de auditoria fueron
reglamentadas por la ley de uso obligatorio en las empresas públicas de
Inglaterra. De Inglaterra, las funciones de auditoria pasaron a los Estados Unidos
de América; ya que le siglo XIX, pero sin los rigores legales del viejo mundo; al
extremo de que los auditores contratados por las gerencias de las empresas, con
la finalidad expresa de evitar los fraudes, errores u omisiones, tanto en los
registros de Contabilidad, como en la gestión administrativas de las empresas. De
allí el origen también de la “Auditoria Administrativa”.
Con el advenimiento de la Revolución Industrial y la consecuente proliferación de
todo tipo de empresas, la contabilidad y la auditoria tomaron un gran impulso y se
hicieron Indispensables. Pero, al mismo tiempo se creo una especie de vasos en
ese campo de actividades; debido a que cada quien interpretaba las cosas a su
manera; hasta que el fin, por el año 1917, luego de finalizada la primera guerra
mundial, un tribunal norteamericano dicto normas para regularizar y uniformar los
principios y procedimiento de Contabilidad. (Rondon 1993, Pp. 1-5 y 1-7).
12
También existieron los auditores en el ejército con poderes de fiscalización, en sus
orígenes, el auditor fue un agente fiscalizador, en representación de los
empresarios, la idea fue tomada de la Curía Romana; en la cual ya existían los
auditores, desde la edad media; pero con atribuciones judiciales y de asesoría.
13
Marco Conceptual
14
La auditoria es el proceso sistemático de obtener y evaluar objetivamente la
evidencia acerca de las afirmaciones relacionadas con los actos y acontecimientos
económicos, a fin de evaluar las declaraciones a la luz de los criterios establecidos
y comunicar el resultado a las partes interesadas.
Montgomery (2001. PP 38.)
Necesidad de la auditoria
La necesidad del examen del estados financieros es indiscutible, el administrador
y el inversionista necesitan, como un elemento importante para tomar decisiones,
primero, conocer la situación financiera de la empresa que administran o en la que
desean invertir y, segundo tener certeza de que tal situación financiera
corresponde a la realidad que vive el negocio. Las decisiones de un director o un
inversionista son producto de varios elementos (experiencia, tendencias del
mercado, recursos disponibles, capacidad instalada, etc.) uno de ellos,
fundamental, la información que muestra, los estados financieros de la empresa a
que conciernan sus decisiones; y resulta obvio que cuando la información que
contenga errores de consideración, ellos habrán de afectar directamente los
resultados finales de una decisión tomada.
15
casos, el cambio profundo de las actividades de la empresa puede estar
representado por: la necesidad de diversificación de productos, necesidad de una
nueva estructura orgánica, necesidad de reducir costos, etc. y muchas otras
razones requerirán de este tipo estudio.
Uno de los problemas que surgirán en estos casos es el de evaluación de la
empresa, la cual deberá ser analizada en todos sus aspectos.
En todos los casos antes citados que se dan con mayor o menor frecuencia en
todas las empresas es necesario examinar la situación, detectar las verdaderas
causas de los problemas, evaluar la importancia de cada una y encontrar o
seleccionar las soluciones adecuadas. En cada caso y según quien aplique la
evaluación, el método a utilizar será diferente. También variará la profundidad del
análisis, dependiendo fundamentalmente del objeto del mismo; pero en todos los
casos se trata de realizar un análisis sistemático e integral de la empresa,
determinando sus efectos, sus causas y las soluciones posibles.
Visto esto pasamos describir lo que para algunos autores constituye el objetivo de
la auditoria
Objetivo
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La auditoria administrativa puede ser definida como el examen integral o parcial de
una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeños y
oportunidades de mejora. A partir de este concepto se puede definir objetivos para
enmarcarla, siendo los más representativo los de control, productividad,
organización, servicio, calidad, cambio, aprendizaje y para toma de decisiones.
El alcance de una auditoria de esta naturaleza abarca la totalidad de una
organización, como su estructura, niveles, relaciones y formas de actuación.
Asimismo, tomando en cuenta sus características particulares en cuanto a estilo
de administración, ámbito de operación, numero de empleados, sistemas de
información y comunicación y nivel de desempeño, entre otros. Por otra parte, su
campo de aplicación incluye toda clase de organizaciones ya sea publicas,
privadas o sociales, independientemente de su fisonomía, área de influencia y
dimensión.
Tipos de auditorias
Existen tres criterios de clasificación para el estudio de la auditoria a saber:
a) Considerando su campo de actuación, la Auditoria puede ser Financiera, o
Administrativa; también llamada Operativa
b) De acuerdo al grado de relación existente entre el auditor y la empresa u
Organización auditada, la Auditoria puede ser Interna y Externa.
c) En atención a la Periodicidad, con que se lleva a cabo dicha Auditoria, esta
puede ser Continua, o Periódica; y representada en forma sinóptica, la
clasificación de las distintas clases de auditoria seria como sigue:
Externa Automática
AUDITORIA
Financiera
Campo de acción Administrativa.
U Operativa
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Sinóptico de clasificación de la auditoria. (Tomado de Gómez Rondón pp. 1-8.
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Habiendo establecido lo que es la auditoria administrativa y sus tipos pasaremos
a describir las diferencias fundamentales con la auditoria financiera.
- La situación Administrativa.
- Factor funcional
- Factor procesal - La situación Financiera
2.- Alcance
- Factor Analítico
- Facto medio- ambiente
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dirección.
- Periódica pero su periodicidad
- Regular; cuando menos una
es indefinida en la mayoría de los
12.- Frecuencia revisión al año.
casos.
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Administrativa se evalúa los periodos actuales y como ha Administrado la
empresa en cuanto a:
a) Dar cumplimiento a las metas y políticas adoptadas por la organización.
b) Hacer efectiva la planificación
c) Funcionamiento del sistema organizacional
d) Dirigir y controlar las operaciones
e) Toma de decisiones
f) Desviaciones, fraudes, errores
g) Mejorar procedimientos
La auditoria administrativa revela las posibles fallas que se podrían suceder en
futuro económico de la empresa. Mientras que la auditoria financiera trabaja
partiendo de los resultados de los estados financieros de ejercicios anteriores
analizando sus indicadores. Por lo tanto podemos afirmar que la auditoria
administrativa puede perfectamente pronosticar las dificultades operativas, que
podría tener la empresa, producto de fallas en los procedimiento administrativos.
Mientras que en la auditoria financiera hace lo propio, pero a posteriori cuando ya
se han sucedidos los hechos económicos. Los estados financieros muestran en
forma razonable, la verdadera situación de la empresa. La auditora administrativa
se anticipa a los problemas y hasta los predice, esto resulta más evidente. Cuando
la auditoria administrativa se realiza en forma periódica y sistemática; puesto que
de esta forma se puede apreciar con claridad como una pequeña falla se
acrecentara en futuras auditoria administrativas; pudiendo medir su crecimiento y
estimar sus consecuencias a futuro. Permitiéndole a la gerencia tomar decisiones
así como hacer los correctivos necesarios a tiempo. De esta manera la auditoria
administrativa se ha convertido en una herramienta de trabajo para la gerencia,
en el campo administrativo, que facilita el alcance de los objetivos planteados por
la empresa.
21
La auditoria administrativa nos dirá cuán efectiva han sido la gestión de la
gerencia y los jefes de departamentos; Lo cual no nos lo informa la auditoria
financiera. Permitiendo así a la gerencia reubicar a algunos ejecutivos y orientar
su adiestramiento, desarrollo y/o promoción; basándose en apreciaciones
objetivas y discernimiento lógico. En conclusión, la auditoria Administrativa evalúa
la eficiencia de la gerencia, en lo referente a:
a) Capacidad para gerencial
b) Cumplir con los planes y metas propuestos.
c) Panificación de las operaciones
d) Organización y control de persona y equipos
e) Dirigir y controlar los esfuerzos
f) Tomar decisiones efectivas con conocimientos de causa.
En cambio, la auditoria financiera investiga la ocurrencia de errores, omisiones,
desperdicios y fraudes, ya cometidos; los resultados de la auditoria financiera son
de gran interés para los accionistas, acreedores, fisco nacional y a posibles
inversionistas. El objetivo de la de la auditoria financiera es el de determinar la
verdadera situación financiera de la empresa y corroborar si los registros
contables se llevan de acuerdo a principios de contabilidad generalmente
aceptados. La auditoria administrativa hay que considerarla como un complemento
de la auditoria financiera: siempre habrá que verlas dentro del contexto global de
una correcta administración empresarial. La auditoria financiera nos señala los
efectos; pero sin hacer mención a sus causas.
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Perfil Del Auditor Las características de un Auditor constituyen uno de los tópicos
de mayor importancia en el proceso de instrumentación de una auditoria
administrativa, es en el auditor en que recae la responsabilidad de
conceptualizarla, practicarla y lograr los resultados necesarios para proponer las
medidas tendientes a elevar el desempeño de la organización que ha optado por
este recurso. La calidad y el nivel de ejecución de la auditoria dependen en gran
medida del profesionalismo y experiencia del auditor, así como de su comprensión
de las actividades que va a revisar; elementos que implican la conjunción de
conocimientos, habilidades, destrezas y experiencia necesarios para que
realice su trabajo con esmero y competencia.
Conocimientos
Es conveniente que la persona elegida para un proyecto de auditoria
administrativa tenga una preparación acorde con los requerimientos que esta
exige, pues eso le permitirá interactuar de manera natural con los mecanismos de
estudio de una u otra manera se emplearan durante el desarrollo.
Atendiendo a tales necesidades, es recomendable apreciar los siguientes niveles
de formación.
Formación académica
Estudios a nivel técnico, licenciatura o postgrado en administración, Informática,
comunicación, ciencias políticas, administración pública, relaciones industriales,
ingeniería industrial, pedagogía, ingeniería en sistemas, contabilidad, derecho.
Formación complementaria
Instrucción en la materia obtenida a lo largo de su vida profesional, a través de
conferencias, talleres, seminarios, foros o cursos etc.
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Formación empírica
Conocimiento resultante de la implementación de auditorias en diferentes
instituciones, con o sin contar con un grado académico. Además, el auditor deberá
saber operar equipos de computación y de oficina. La actualización continua
permitirá al auditor adquirir la madurez de juicio necesaria para el ejercicio de su
función en forma prudente y justa.
Habilidades y destrezas
En forma complementaria a su formación profesional, teórica, practica, o ambas,
se demandan del auditor otro tipo de cualidades que son determinantes en su
trabajo, producto de su desenvolvimiento y dones intrínsecos a su carácter.
Recursos personales: Son el producto del desenvolvimiento y dones intrínsecos
al carácter.
Experiencia
Una de las características fundamentales que se deben considerar en el auditor,
es la experiencia personal, ya que de ello depende en gran medida el cuidado y
diligencia profesionales que empleara y la profundidad con que emitirá sus
observaciones.
Responsabilidad Profesional
El auditor debe realizar su trabajo utilizando toda su capacidad conocimiento y
criterio profesional para determinar el alcance, las estrategias y técnicas que habrá
de aplicar en una auditoria, y como evaluar los resultados y presentar los informes
correspondientes.
Para este efecto el auditor deberá hacer énfasis en:
Preservar su criterio profesional
Realizar su labor basado en el conocimiento y capacidad profesional
adquiridos.
Cumplir con las normas y criterios estipulados
Capacitación continúa.
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Es necesario que el auditor se mantenga libre de prejuicios que resten credibilidad
a sus criterios, para preservar su autonomía e imparcialidad al realizar la
auditoria. Esto garantizara el valor y consistencia necesarios a su participación. Es
conveniente señalar que los impedimentos a los que normalmente se puede
enfrentar son: personales y externos. Los primeros corresponden a circunstancias
que recaen específicamente en el auditor y que, por su naturaleza, pueden afectar
su desempeño. Entre los que se destacan los siguientes:
Vinculo personales, profesionales, financieros u obligaciones con la
organización.
Interés personal en la auditoria
Corresponsabilidad en condiciones de funcionamiento incorrectas.
Relación con instituciones que interactúan con la organización
Ventajas previas obtenidas en forma ilícita.
Finalmente, el auditor no debe olvidar que la fortaleza de su función y proyección
personal esta sujeta a la medida en que afronte su compromiso con respeto y
apego a normas profesionales, tales como:
Objetividad: Mantener una punto de vista imparcial de los hechos, evitando
formular juicios o caer en omisiones, que alteren de alguna manera los resultados
de su trabajo.
Responsabilidad: Observar una conducta profesional, cumpliendo con sus
labores oportuna y eficientemente.
Confidencialidad: Conservar en secreto la información y no utilizarla en beneficio
propio o de intereses ajenos a la organización.
Compromiso: Tener presente las obligaciones para consigo mismo y la
organización a la que presta sus servicios.
Equilibrio: No perder la dimensión de la realidad y el significado de los hechos.
Honestidad: Aceptar su condición y tratar de dar su mejor esfuerzo con sus
propios recursos, evitando aceptar compromisos o tratos externos de cualquier
tipo.
Criterio: Emplear su capacidad de discernimiento en forma equilibrada.
Iniciativa: Asumir una actitud y capacidad de respuesta ágil y efectiva.
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Imparcialidad: No involucrarse en forma personal en los hechos, conservando su
objetividad al margen de preferencias personales.
Creatividad: Mantener una actitud positiva e innovadora en el desarrollo de su
trabajo. Franklin, 2003. pp. 20-26)
El papel que juega el auditor en la aplicación de una auditoria administrativa es
vital, por que en el recae el peso de conceptualizarla, practicarla y obtener los
resultados esperados. Su perfil en cuanto a conocimientos, habilidades y
destrezas, experiencias y responsabilidad profesional, en especial, su estructura
de pensamiento y ética son los pilares sobre los cuales descansa una auditoria
administrativa.
El ejercicio de una auditoria en una organización puede asignarse a auditores
internos y externos o a un equipo combinado entre ambos, atendiendo a
necesidades especificas en cada caso. Cada alternativa reviste una serie de
ventajas y desventajas, por lo que es conveniente analizar con detenimiento cual
de ellas representa la más viable en términos de costo- beneficio.
El papel del auditor en la implementación de una auditoria administrativa es
primordial ya que sus conocimientos, experiencia, habilidades y destrezas,
responsabilidad profesional y ética, así como estructura de pensamiento son
fundamentales para lograr el éxito esperado.
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Normas de auditoria generalmente aceptadas
Las normas de auditoria rigen el procedimiento para la realización de auditorias
financiera las cuales son establecidas por AICPA y sirven de referencia para la
auditoria administrativa. Las normas son establecidas para medir la calidad de
desempeño de los individuos y las organizaciones. Las relativas a la de auditoria
se centran en las cualidades profesionales del contador público certificado. Las
normas de auditorias son requisitos mínimos de calidad relativos a la personalidad
del auditor. La existencia de estas normas prueba que la profesión quiere
mantener una calidad uniformemente alta en el trabajo de los contadores públicos
independientes. Si todos tienen una buena preparación técnica y si realizan las
auditorias con habilidad, meticulosidad y juicio profesional aumentara el prestigio
de los contadores y el público dará mayor importancia a la opinión que los
auditores incorporan a los estados financieros.
27
Cuadro resumen de las 10 normas de Auditoria Generalmente Aceptadas.
Normas de Auditoria
Generalmente Aceptadas
Generales
(Cualidades personales
Ejecución del trabajo
Del Auditor)
Desempeño del De Información
Auditor)
1) Formación y
competencia técnica 1) Planear el trabajo 1) conformidad de los
y supervisar los estados con los PCGA.
asistentes.
2) Uniformidad en la
2) Conocer el control aplicación de los PCGA
2) Independencia de
Actitud mental interno
3) Suficiencia de
revelación
3) Obtener suficiente
3) Debido Cuidado evidencia
profesional competente 4) Expresión de
Opinión
Codificado como
Statements on
Auditing Standardars
(SAS)
28
A continuación se dará una explicación breve de las normas generales
Normas Generales
1. La Auditoria la realizará una persona que tenga una formación técnica
adecuada y competencia como auditor. El entrenamiento es el medio
indispensables para desarrollar la habilidad práctica necesaria para el ejercicio
de una profesión y junto con el estudio y la investigación constante se integran
como fundamento de la capacidad profesional
2. En todos los asuntos concernientes en la auditoria, el auditor o auditores
mantendrán su independencia de actitud mental. Es uno de los requisitos
morales del contador publico la independencia mental es consecuencia de la
calidad de juez o árbitro que en cierto modo tiene la actividad del auditor.
3. Debe ejercerse el debido cuidado profesional al planear y efectuar la auditoria
y al preparar el informe. La actividad profesional como todas las actividades
humanas están sujetas a la apreciación personal, y por ende al error. El
hombre es falible y consciente de ello, el profesional debe esforzarse por
reducir a un mínimo ese grado de error mediante un trabajo meticuloso, es
decir, con cuidado, y diligencia profesional.
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3. Se obtendrá evidencia suficiente y competente mediante la inspección, la
observación, y la confirmación, con el fin de tener una base razonable para
emitir un juicio. Los resultados que obtenga el auditor deben ser suficientes y
competentes, es decir que den la certeza moral de que los hechos que se esta
tratando de probar, o los criterios cuya corrección se esta juzgando han
quedado satisfactoriamente comprobados y se refieren a aquellos hechos,
circunstancias o criterios que realmente tienen importancia en relación a lo
examinado.
Normas De Información
1. EL informe indica si los estados financieros están presentados conforme a los
principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA).
2. El informe especificara las circunstancias en que los principios no se
observaron consistentemente en el periodo actual respecto al periodo anterior.
3. Las revelaciones informativas de los estados financieros se consideraran
razonablemente adecuados salvo que se especifique lo contrario en el informe.
4. El informe contendrá una expresión de opinión referente a los estados
financieros tomados en su conjunto o una aclaración de que no puede
expresarse una opinión. En este ultimo caso, se indicaran los motivos. En los
casos en que el nombre del auditor se relacione con los estados financieros, el
informe incluirá una indicación clara del tipo de su trabajo y del grado de
responsabilidad que va asumir.
30
Unidad II.
Evidencia Control
Interno y Riesgo en
la auditoria
administrativa
31
Evidencia
Se denomina evidencia al conjunto de hechos comprobados, suficientes,
competentes y pertinentes que sustentan las conclusiones del auditor. Evidencia
de la auditoria es toda la información que utiliza el auditor para llegar la conclusión
en que se basa su opinión. Esta información incluye tanto los registros de los
estados financieros como otros tipos de información.
Tipos de evidencia
Evidencia física
Evidencia testimonial
Evidencia documental
Evidencia analítica
Para que la evidencia sea útil y valida deberá cubrir los siguientes requisitos:
32
Pertinente: Cuando exista congruencia entre las observaciones, conclusiones y
recomendaciones de la auditoria.
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Se obtiene de documentos originales, no de fotocopias ni de facsímiles.
Control Interno
La importancia de tener un buen sistema de control interno en las organizaciones,
se ha incrementado en los últimos años, esto debido a lo práctico que resulta al
medir la eficiencia y la productividad al momento de implantarlos; en especial si se
centra en las actividades básicas que ellas realizan, pues de ello dependen para
mantenerse en el mercado.
34
Hay diferencias de opinión en torno al significado y los objetivos del control
interno. Para muchos la designación del control interno son los pasos que toma
una compañía para prevenir el fraude, tanto la malversación de activos como los
informes financieros fraudulentos. Otros admiten su importancia en la prevención
del fraude, pero que contribuye además a garantizar el control de la manufactura y
otros procesos. Whittington Pany (2000).
35
Por ultimo, el control interno debe promover la eficiencia de operación
complementando las labores de los individuos sin duplicarlas y haciendo expedito
los tramites y el servició.
Control interno contable: Son métodos, medidas y procedimientos que tienen que
ver principalmente con la protección de los activos y a la confiabilidad de los datos
de contabilidad.
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Control Interno del Efectivo
• Efectivo en caja
• Cuentas bancarias
Las medidas de control interno de efectivo están orientadas a reducir los errores y
pérdidas.
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La caja se divide en dos:
• Caja chica
• Caja general
La caja chica es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores dentro
de la misma que no requiere uso de un cheque.
La Caja General
38
El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante
un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el
efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo
que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve
también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente.
La Conciliación Bancaria
Consiste en la comparación de los registros de las operaciones con los Bancos, de
nuestros libros con los movimientos registrados en los Bancos, mostrados en los
Estados de Cuenta Mensuales que emiten dichas instituciones, para proceder a
hacer las correcciones o ajustes necesarios en los libros de la empresa. Esto se
realiza ya que es común que los saldos de dichos estados de cuenta de los
Bancos, no coincidan con los de nuestros libros por cualquiera de las siguientes
razones:
39
• Cargos que el Banco efectúa causados por intereses, comisiones, impuestos,
etc.
• Abonos hechos a la Empresa por el Banco, por concepto de intereses, cobros
realizados en su nombre o cualquier otro concepto
• Errores u omisiones por parte de los Bancos
• Control interno de los Inventarios
Los inventarios constituyen las partidas del activo corriente que están listas para la
venta. Mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de
adquisición, para la venta o actividades productivas.
Existen varios métodos para llevar el manejo y control de inventarios, entre los
cuales se han destacados los siguientes:
PEPS (Primero en Entrar Primero en Salir)
UEPS (Ultimo en Entrar Primero en Salir)
• cada vez que entra en el almacén un lote de mercancía, el costo unitario del
saldo resultante, debe ser recalculado.
• La existencia física es presentada en un solo total, en vez de estar
segregado en lotes según el orden de entrada.
• El costeo de las unidades que van saliendo, se hace en base al costo
promedio calculado en saldo inmediato anterior.
Método PEPS: tipo de inventario perpetuo que detalla por medio de la Tarjeta de
Control de inventario, las salidas y entradas de las mercancías. Establece que la
primera mercancía que se compra es la primera en venderse o salir.
40
Método UEPS: tipo de inventario perpetuo que estable que las últimas mercancías
que se comprar son las que primero se venden o salen.
Los estados de cuentas deben ser enviados con regularidad todos los deudores.
41
Las labores del encargado de cuenta por cobrar deben ser independiente de:
• Conciliar, cuando menos una vez al mes, el auxiliar con la cuenta control.
• El control interno sobre las cuentas por cobrar se ve fortalecido por una división
de funciones, de manera que los diferentes departamentos o individuos son
responsables por:
42
Control Interno Propiedad Planta y Equipos
• Uso de un archivo maestro para los activos fijos individuales.
43
Control Interno de Capital
• Personal independiente debe llevar los registros de los títulos.
• Conciliar periódicamente el registro de acciones con la cuenta de control.
• Efectuar pagos de dividendos a través de una cuenta bancaria especial.
El control interno en una entidad está orientado a prevenir o detectar errores e
irregularidades, las diferencias entre estos dos es la intencionalidad del hecho; el
término error se refiere a omisiones no intencionales, y el término irregular se
refiere a errores intencionales.
Lo cierto es que los controles internos deben brindar una confianza razonable de
que los estados financieros han sido elaborados bajo un esquema de controles
que disminuyan la probabilidad de tener errores sustanciales en los mismos.
44
Riesgo de la auditoria
Relación entre el riesgo y la evidencia de la auditoria
La expresión riesgo de auditoria indica la posibilidad que los auditores sin darse
cuenta no modifiquen debidamente su opinión En otras palabras, es el riesgo de
que los auditores emitan una opinión sin salvedades, que contengan una
desviación material de los principios de contabilidad generalmente aceptados. Se
reduce recabando evidencia: cuánto más confiable sea, menor será el riesgo. Los
auditores han de reunir suficiente evidencia para aminorar el riesgo a un nivel bajo
en todas las auditorias. Una forma sencilla de obtenerla consiste en aumentar el
alcance de los procedimientos. Sin embargo, también se logra seleccionando
procedimiento mas eficientes o relazándolos en una fecha mas cercana a la del
balance general (o después de terminado). La necesidad de recoger evidencia
suficiente y competente esta incluida en la ejecución del trabajo. Debe obtenerse
evidencia suficiente y competente mediante la observación, la inspección, las
preguntas y confirmaciones para contar con un fundamento razonable que permita
emitir una opinión respecto los estados financieros.
45
Unidad III
Metodología
De La Auditoria
Administrativa
46
Metodología para realizar una auditoria administrativa
Para llevar a cabo una auditoria administrativa es necesario contar con un marco
metodológico que orienta las acciones en sus diferentes etapas: Planeación,
instrumentación, examen, informe y seguimiento. Cada una de ellas dispone
de una serie de componentes indispensables para cumplir con un fin convenido.
47
A) PLANEACION
Es un lineamiento generales que norma la aplicación de la auditoria administrativa,
para garantizar que la cobertura de factores prioritarios, las fuentes de estudio, la
investigación preliminar, el proyecto de auditoria y el diagnostico preliminar sean
suficientes pertinentes y relevantes.
Objetivo
Determinar las acciones que deben realizar para instrumentar la auditoria en forma
secuencial y ordenada, tomando en cuenta las condiciones que tienen que
prevalecer para alcanzar en tiempo y lugar los objetivos establecidos.
Para planificar una auditoria es necesario tomar en cuenta los siguientes factores.
Fuentes de estudio
Representan las instancias internas y externas a las que se recurre para captar la
información que se registra en los papeles de trabajo del auditor.
Internas
• Gobierno Corporativo
• Órganos de control interno
• Socios
• Niveles de organización
• Comisiones, comités y grupos de trabajo
• Sistemas de información
Externas
• Normativas, Leyes nacionales y Regionales
• Organizaciones análogas, o del mismo sector o ramo
• Organizaciones lideres en el campo de trabajo
• Organismos nacionales e internacionales que dicta lineamientos o normas
regulatorias
• Redes de información
• Proveedores
• Clientes o usuarios
48
Investigación preliminar
Definida la dirección y los factores a auditar, la secuencia lógica para su desarrollo
requiere de un “reconocimiento” o investigación preliminar para determinar la
situación administrativa de la organización.
Esto conlleva la necesidad de revisar la literatura técnica y legal información del
campo de trabajo, y toda clase de documento relacionada con los factores
predeterminados, así como el primer contacto con la realidad. Lo que puede
provocar una reformulación de los objetivos, estrategias, acciones a seguir o
tiempos de ejecución.
Asimismo, perfilar algunos de los problemas que podrían surgir y brindar otra
perspectiva. Tal acercamiento inicial demanda la mucha precisión, ya que la
información tiene que analizarse con el mayor cuidado posible para no propiciar
confusión en la interpretación de su contenido.
Para realizar esta tarea en forma adecuada es conveniente tomar en cuenta los
siguientes criterios:
• Determinación de las necesidades especificas
• Identificación de los factores que requieren atención
• Definición de estrategias de acción
• Jerarquización de prioridades en función del fin que se persigue
• Descripción de la ubicación, naturaleza y extensión de los factores
• Especificación del perfil del auditor.
• Estimación del tiempo y los recursos necesarios para cumplir con el objetivo
definido. Franklin 2003 pp. 56
49
Preparación del proyecto de auditoria
Recabada la información preliminar, se debe proceder a seleccionar la necesaria
para instrumentar la auditoria, la cual incluye dos apartados: la propuesta técnica y
el programa de trabajo.
Propuesta técnica
Naturaleza: Tipo de auditoria que se pretende realizar
Alcance: Áreas de aplicación
Antecedentes: Recuentos de auditorias anteriores
Objetivos: Logros que se pretende alcanzar
Estrategia: Ruta fundamental para orientar el curso de acción y asignación de
recursos
Justificación: demostración de la necesidad de instrumentarla
Acciones: Iniciativas o actividades necesarias para su ejecución
Recursos: Requerimientos humanos, materiales y tecnológicos
Costos: Estimación global y especifica de recursos financieros necesarios
Resultados: Beneficios que se espera obtener.
Información complementaria: Material e investigaciones que pueden servir como
elemento de apoyo. (Franklin 2003 pp. 62)
Programa de trabajo
Es un enunciado lógico ordenado y clasificado de los procedimientos de auditoria
a ser empleados, así como la extensión y oportunidad de su aplicación. Sirve
como guía a los auditores durante la auditoria y como registro permanente de la
labor efectuada.
Identificación: Nombre del estudio
Responsables: Auditor a cargo de su implementación
Área(s): Universo bajo estudio
Clave: Numero progresivo de las áreas, programas o proyectos
Actividades: Pasos específicos para captar y examinar la información
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Fases: Definición del orden secuencial para realizar las actividades
Calendario: Fechas asignadas para el inicio y termino de cada fase
Representación grafica: Descripción de las acciones en cuadros e imágenes
Formato: Presentación y resguardo de progresos
Reporte de avance: Seguimiento de las acciones
Periodicidad: Tiempo dispuesto para informar avances
Asignación de la responsabilidad
Para iniciar formalmente el estudio, la organización designara al auditor o equipos
de auditores que estime conveniente, atendiendo la magnitud o grado de
complejidad de la auditoria.
La designación como responsable puede recaer en el titular del órgano de control
interno, en el encargado de alguna unidad de apoyo técnico o en un directivo de
línea de alguna de las áreas de la organización, partiendo de la base de que tenga
los conocimientos y experiencia necesarios en la realización de la auditoria
administrativa.
Capacitación
Un vez definida la responsabilidad, se debe capacitar a las personas o equipo
designado, no solo en lo que respecta al manejo de los medios de investigación
que se emplearan para recopilar la información, si no en todo el proceso para
prepara la aplicación e instrumentación de la auditoria.
Por lo anterior, se debe dar a conocer a este personal el objetivo que se persigue,
las áreas involucradas, la calendarización de actividades, los documentos de
soporte, el inventario estimado de la información a captar, la distribución de cargas
de trabajo, el registro de la información, la forma de reportar, y los mecanismo de
de coordinación y de reporte establecidos.
Actitud
La labor de investigación tiene que llevarse sin perjuicios u opiniones
preconcebidas por parte del auditor.
51
Es recomendable que los auditores adopten una conducta amable y discreta, a fin
de procurarse una imagen positiva; lo que facilitara su tarea y estimulara la
participación activa del personal de la organización.
Con el propósito de evitar crear falsas expectativas, es de vital importancia que el
equipo de auditores se abstenga de hacer comentarios que no tengan un sustento,
o de hacer promesas que no puedan cumplir, apegándose en todo momento a las
directrices de la auditoria en forma objetiva.
Diagnostico preliminar
El diagnostico, en esta fase, debe precisar claramente los fines susceptible de
alcanzar, los factores que se van a examinar, las técnicas a emplear y la
programación que se va orientar el curso de acción de auditoria.
Con esta perspectiva, el auditor esta obligado a prever la realización de los
siguientes pasos:
1. Enriquecer la documentación de antecedentes y justificación de la auditoria
2. Afina el objetivo general
3. Definir los objetivos tentativos específicos por área
4. Complementar la estrategia global
5. Ajustar y concretar el proyecto de auditoria
6. Determinar las acciones a seguir
7. Delimitar claramente el universo a examinar
8. Proponer técnicas para la capacitación y el análisis de la información
9. Plantear alternativas de medición
10. Depurar los criterios para el manejo de papeles de trabajo y evidencias
11. Coadyuvar en el diseño y aplicación del examen
12. Contribuir en la elaboración del informe
13. Proponer mecanismos de seguimiento
52
preliminar y la preparación del proyecto de auditoria que considera la propuesta
técnica, el programa de trabajo y los aspectos de capacitación, asignación de
responsabilidad y actitud, así como el diagnostico preliminar.
B) Instrumentación
Concluida la parte preparatoria se procede a la instrumentación de la auditoria,
etapa en la cual se tienen que seleccionar y aplicar las técnicas de recolección
que se estimen mas viables; de acuerdo con las circunstancias propias de la
auditoria, la medición que se empleara, el manejo de los papeles de trabajo y
evidencia, así como la supervisión necesaria para mantener una coordinación
efectiva.
Recopilación de información
Esta tarea debe enfocarse al registro de todo tipo de hallazgos y evidencias que
haga posible su examen objetivo; de otra manera se puede incurrir en errores de
interpretación que causen retrasos u obliguen a recapturar la información,
reprogramar la auditoria o, en su caso, a suspenderla.
Asimismo, es conveniente aplicar un criterio de discriminación, teniendo siempre
presente el objetivo del estudio, y proceder continuamente a su revisión y
evaluación, para mantener una línea de acción uniforme.
Técnicas de recolección
Para recabar la información requerida en forma ágil y ordenada, se puede emplear
alguna, o una combinación, de las siguientes técnicas.
• Investigación documental
• Observación directa
• Acceso a redes de información
• Entrevistas
• Cuestionarios
• Cedulas
Investigación documental
Consiste en la localización, selección y estudio de la documentación que puede
aportar elementos de juicio a la auditoria. Alas fuentes documentales básicas alas
que se pueden acudir son:
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Normativa
• Acta constitutiva
• Ley que ordena la creación de la organización
• Reglamento interno
• Reglamentación especifica
• Tratados y convenios
• Decretos y acuerdos
Administrativos
• Organigramas
• Manuales administrativos
• Sistemas de Información
• Sistemas de normalización y certificación
• Cuadros de distribución de trabajo
• Plantillas de personal
• Inventarios de mobiliario y equipo
• Auditorias administrativas previas
Mercado
• Productos y servicios
• Áreas (población ingresos factores limitantes).
• Comportamiento de la demanda (situación actual, situación futura proyectada,
características).
• Comportamiento de la oferta situación actual, situación futura (previsible),
análisis del régimen de mercado.
• Determinación de precios
Ubicación geográfica
• Localización
• Ubicación espacial interna
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• Características
• Del terreno
• Distancias y costo de trasporte
• Justificación en relación con el tamaño y los procesos.
Estudios financieros
• Recursos financieros para inversión
• Análisis y proyecciones financieras
• Programas de financiamiento
• Evaluación financiera
Situación económica
• Sistema económico
• Naturaleza y ritmo de la del desarrollo de le economía
• Aspectos sociales
• Variables demográficas
• Relaciones con el exterior
Observación directa
Es el acercamiento y revisión del área física donde se desarrolla el trabajo de la
organización, para conocer las condiciones de trabajo y el clima organizacional
imperante. Es recomendable que el auditor responsable presida la observación
directa, y comente y discuta su percepción con su equipo de trabajo; de esta
manera se asegurara de que exista un consenso entorno a las condiciones de
funcionamiento del área y podrá definir los criterios a los que deberá sujetarse en
todo momento la auditoria.
La entrevista
Consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente
para obtener información. Este medio es posiblemente el más empleado, y uno de
los que puede brindar información mas completa y precisa, puesto que el
entrevistador, al tener contacto con el entrevistado, además de obtener
respuestas, puede percibir actitudes y recibir comentarios.
Cuestionarios
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Se emplea para obtener la información deseada en forma homogénea. Están
constituidos por una serie de preguntas escritas, predefinidas, secuenciales y
separadas por capitulo o temáticas especifica. La calidad de la información que
obtenga, dependerá de su estructura y forma de presentación.
Cedulas
Se utilizan para captar la información requerida de acuerdo con el propósito de la
auditoria. Están conformadas por formularios cuyo diseño incorpora casillas,
bloques y columnas que facilitan la agrupación y división de su contenido para su
remisión y análisis, también abren la posibilidad de ampliar el rango de
respuestas.
Medición
Para consolidar la instrumentación, es necesario que los hechos se puedan
evaluar relacionándolos con una medida, la cual parte de los indicadores
establecidos para el proceso administrativo y de los elementos específicos, así
como del propósito estratégico y atributos fundamentales asociados con uno y con
otro. La escalas que se empleen con este fin, cumplen con la función de garantizar
la confiabilidad y validez de la información que se registra en los papeles de
trabajo, y que, posteriormente, servirán para comprobar la veracidad de las
observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de la
auditoria.
Papeles de trabajo
Para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su trabajo, el auditor debe hacerlo
en lo que se denomina papeles de trabajo; son los registros en donde describe las
técnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información
obtenida y las conclusiones alcanzadas.
Estos papeles proporcionan el soporte principal que, en su momento, el auditor
habrá de de incorporar en su informe, ya que incluyen observaciones, hechos
argumentos para respaldarlos; además apoyan la ejecución y supervisión del
trabajo. Deben de formularse con claridad y exactitud, considerando los datos
referentes al análisis, comprobación, opinión y conclusiones sobre los hechos,
56
transacciones, o situaciones detectadas. También se indicaran las desviaciones
que presentan respecto de los criterios, normas o previsiones de presupuesto, en
la medida que esta información soporte la evidencia; la cual valida las
observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de
auditoria.
El auditor debe preparar y conservar los papeles de trabajo cuya forma y
contenido dependen de las condiciones de aplicación de la auditoria, ya que son el
testimonio del trabajo efectuado y el respaldo de sus juicios y conclusiones.
Los papeles de trabajo tienen que elaborarse sin perder de vista que su contenido
debe incluir:
Identificación de la auditoria
El proyecto de auditoria
Índices, cuestionarios, cedulas y resúmenes del trabajo realizado.
Indicaciones de las observaciones recibida durante la aplicación de la auditoria
Observaciones acerca del desarrollo de su trabajo
Anotaciones sobre información relevante
Ajustes realizados durante su ejecución
Reporte de posibles Irregularidades
Lineamientos recibidos por área o fase de la aplicación
Para homogenizar su presentación e información, y facilitar el acceso a su
consulta, los papeles no deben sobrecargarse con referencias muy operativas sino
consignar los tópicos relevantes, estar redactados en forma clara y ordenada, y
ser lo suficientemente sólidos en sus argumentos para que cualquier persona que
los revise pueda seguir la secuencia del trabajo. Asimismo, son un elemento
probatorio de que la evidencia obtenida, los procedimientos y técnicas empleados
son suficientes y competentes.
Aunque los papeles de trabajo que prepara el auditor son confidenciales, podrá
proporcionarlos cuando reciba una orden o citatorio para presentarlos, por lo que
debe resguardarlos por un periodo suficiente para cualquier aclaración o
investigación que pudiera emprenderse y, tomando en cuenta su utilidad, para
auditorias subsecuentes.
57
Evidencia
La evidencia comprende como ya se dijo es la comprobación fehaciente de los
hallazgos durante el ejercicio de la auditoria, por lo que constituye un elemento
relevante para fundamentar los juicios y conclusiones que formula el auditor.
Por tal motivo, al reunirla se debe prever el nivel de riesgo, incertidumbre y
conflicto que pueda traer consigo, así como el grado de confiabilidad, calidad y
utilidad real que debe tener; en consecuencia, es indispensable que el auditor se
apegue en todo momento a la línea de trabajo acordada, alas normas en la
materia y a los citerior que durante el proceso de ejecución vayan surgiendo. La
evidencia se puede clasificar en los siguientes rubros:
58
Relevante: Cuando aporta elementos de juicio para demostrar o refutar un
hecho de forma lógica y clara.
Pertinente: Cuando existe congruencia entre las observaciones,
conclusiones y recomendaciones de la auditoria.
59
Aclaración oportuna de dudas
Control del tiempo invertido en función del estimado
Revisión oportuna y minuciosa de los papeles de trabajo
Revisión final del contenido de los papeles de trabajo para cerciorarse de
que están completos y cumplen con su propósito
Para llevar a cabo la supervisión en forma consistente y homogénea es
conveniente observar los siguientes criterios.
Asegurarse de que existe coincidencia en las líneas fundamentales de
investigación en todo el equipo de auditores
Monitorear constantemente el trabajo de los auditores para atender
cualquier duda
Revisar el trabajo realizado y efectuar las observaciones y ajustes
pertinentes
Efectuar cambios en el equipo de auditores cuando prevalezcan actitudes
negativas o no se apliquen las líneas de investigación definidas.
Celebrar reuniones periódicamente para mantener actualizado a los
auditores e instruirlos para mejorar su desempeño
Así mismo, es de vital importancia que la supervisión del trabajo contemple:
Que los reportes de hallazgos cuenten con un espacio para la firma de
revisión del auditor responsable
Que aquellos documentos que no cuenten con esta firma sean sometido a
revisión y no se aprueben en tanto no lo autorice el auditor responsable
Que los papeles de trabajo incluyan las anotaciones del auditor líder del
equipo, para garantizar el contenido de las conclusiones
Llevar una bitácora donde se derriba el comportamiento de los auditores
Preparara un informe que comprenda los logros y obstáculos encontrados a
lo largo de la auditoria
Elaborar una propuesta general en la que se destaquen las contribuciones
esenciales detectadas y el camino para instrumentarlas
60
En resumen podemos decir que en la instrumentación se determina cómo
recopilar la información a través de las técnicas de recolección como la
investigación documental, observación directa, acceso a redes de información,
entrevistas, cuestionarios, y cedulas, y se toman en cuenta los aspectos de
medición como indicadores y escalas, los papeles de trabajo del auditor, la
evidencia que sustenta los hallazgos y la supervisión del trabajo en sus diferentes
modalidades.
C) Examen
En el examen se establece el propósito, el procedimiento y las variables
cuantitativas seleccionadas para revisar la información captada, y la formulación
del diagnostico administrativo, en el cual se incorporan los aspectos que habrán
de servir para evaluar los hechos, las tendencias y situaciones para consolidar un
modelo analítico de la organización.
El examen de los factores de la auditoria consiste en dividir o separar sus
elementos componentes parta conocer la naturaleza, las características y el origen
de su comportamiento, sin perder de vista la relación, interdependencia e
interacción de las partes entre si y con el todo, y de estas con sus contexto.
Propósito
Aplicar las técnicas de análisis procedentes para lograr los fines propuestos con la
oportunidad, extensión y profundidad que requiere el universo sujeto a examen, y
las circunstancias específicas del trabajo, a fin de reunir los elementos de decisión
óptimos.
Procedimiento
El examen provee de una clasificación e interpretación de hechos, diagnostico de
problemas, así como los elementos para evaluar y racionalizar los efectos de un
cambio.
El procedimiento de examen consta de los siguientes pasos:
Conocer el hecho que se analiza
Describir ese hecho
Descomponerlo para percibir todos sus hechos y detalles
Revisarlo críticamente para comprender mejor cada elemento
61
Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación,
seleccionado, haciendo comparaciones y buscando analogías y
discrepancias.
Definir las relaciones que operan entre cada elemento, considerado
individualmente y en conjunto.
Identificar y explicar su comportamiento con el fin de entender las causas
que lo originaron y el camino para su atención
Un enfoque muy eficaz para consolidar el examen consiste en adoptar una actitud
interrogativa y formular de manera sistemática seis cuestionamientos:
¿Que trabajo se hace? Naturaleza o tipo de labores que realizan
¿Porque se hace? propósitos que se pretende alcanzar
¿Quien lo hace? Personal que interviene
¿Como se hace? Metidos y técnicas que se aplican
¿Con que se hace? Equipos e instrumentos que se utilizan
¿Cuando se hace? Estacionalidad, secuencia y tiempos requeridos
Después de obtener respuestas claras y precisas para cada una de las preguntas
anteriores, estas deben someterse, a su vez, a un nuevo interrogatorio,
planteando la pregunta ¿Por qué? Hasta en cinco ocasiones, de manera
consecutiva. A partir de ese momento el examen se torna mas critico, y permite
que las nuevas respuestas vayan abriendo una perspectiva cada vez mas
profunda en cuanto al las alternativas para respaldar las conclusiones y juicios del
auditor. (Franklin 2003 pp. 73)
Técnicas de análisis administrativos
Constituyen los instrumentos en que el auditor se apoya para complementar sus
observaciones, y le posibilitan:
Comprobar como se están ejecutando las etapas del proceso administrativo
Evaluar cualitativa y cuantitativamente los indicadores establecidos
Examinar los resultados que están obteniendo la organización
Revisara las circunstancias que inciden en los resultados
Verificar los niveles de efectividad
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Conocer el uso de los recursos
Determinar la medida de consistencia en procesos específicos
Entre las técnicas que se utilizan para realizar el análisis, y que representan un
apoyo valioso apara el auditor, se encuentran las siguientes:
Organizacionales
Administración por objetivos
Análisis de sistemas
Análisis de costo beneficio
Análisis de estructura
Árbol de decisiones
Autoevaluación
Control total de la calidad
Diagrama de causa y efecto
Control de calidad
Diagrama de pareto
Benchmarking
Empowerment
Estudio de factibilidad
Estudio de viabilidad
Inteligencia emocional
Reingeniería organizacional
Reorganización
Cuantitativas
Análisis de serie de tiempos
Cadena de eventos
Modelo de inventarios
63
Modelos integrados de producción
Muestreo
Programación dinámica
Programación lineal
Teoría de las colas o de líneas de espera
Teoría de las decisiones
(Franklin 2003 pp. 74)
D) Informe
Al finalizar el examen de la organización, es necesario preparar un informe, en el
cual se consignen los resultados de la auditoria; identificando claramente el área,
sistema, programa, proyecto, etcétera, auditado, el objeto de la revisión, la
duración, alcance, recursos y métodos empleados.
En virtud de que este documento se señalan los hallazgos así como las
conclusiones y recomendaciones de la auditoria, es indispensable que brinde
suficiente información respecto al la magnitud de hallazgos y la frecuencia con que
64
se presentan, dependiendo del numero de caos o transacciones revisadas en
función de las operaciones que realiza la organización. Así mismo, es importante
que tanto los hallazgos como las recomendaciones estén sustentados por
evidencia competente y relevante, debidamente documentada en los papeles de
trabajo del auditor.
65
Introducción: Criterios que se contemplaron para comprender e interpretar
la auditoria.
Antecedentes: Información que enmarca la génesis y situación actual de la
organización.
Justificación: Elementos que hicieron necesaria su aplicación
Objetivos de la auditoria: Razones por las que se efectuó la auditoria y fines
que se persiguen con el informe.
Estrategia: Curso de acciones seguidas y recursos ejercidos en cada uno
de ellos.
Recursos: Medios humanos, materiales y tecnológicos empleados.
Costos: Recursos financieros usados en el desarrollo.
Alcance: Ámbito, profundidad y cobertura del trabajo.
Acciones: Pasos o actividades realizados en cada etapa.
Metodología: Marco de trabajo, técnicas e indicadores en el que se sustento
la auditoria.
Resultados. Hallazgos significativos y evidencia suficiente que los sustenta
Conclusiones: Inferencias basadas en las pruebas obtenidas
Recomendaciones: Señalamientos para mejorar la operación y el
desempeño
Alternativas de implantación: programas y método viables.
Desviaciones significativas: Grado de cumplimiento de las normas
aceptadas para la auditoria
Opiniones de los responsables de la áreas auditadas : Puntos de vistas
externos acerca de los hallazgos, conclusiones y recomendaciones
Asuntos especiales: Toda clase de aspectos que se requieren de un estudio
profundo. ( Franklin 2003 pp. 82)
Lineamientos generales para su preparación
No perder de vista el objeto de la auditoria cuando se llegue a las
conclusiones y recomendaciones finales.
Ponderar las soluciones que propongan para hacerlas practicas y viables
66
Explorar las diferentes alternativas para inferir las causas y efectos
inherentes a los hallazgos, y traducirlas en recomendaciones preventivas o
correctivas, según sea el caso.
Homogenizar las integración y presentación de los resultados para que
exista coherencia entre los hallazgos y los criterios para su creación.
Aprovechar todo el apoyo posible para fundamentar sólidamente los
resultados
Ofrecer a los niveles de detención los elementos idóneos para una toma de
decisiones objetiva y consistente.
Sentar las bases para la constitución de un mecanismo de información
permanente.
Crear conciencia en los niveles de decisión de la importancia que reviste el
no cumplir, o hacerlo extemporáneamente, con las medidas recomendadas
Establecer la forma y contenido que deberán observar los reportes y
seguimientos de las acciones
Tomar en cuenta los resultados de auditorias realizadas con anterioridad,
para evaluar el tratamiento y cursos de acción tomados en la obtención de
resultados.
Es conveniente que antes emitir el informe, una persona independientemente a la
aplicación de la auditoria, revise los borradores y los papeles de trabajo, a fin de
verificar que han cumplido con todas las normas de auditoria.
67
Mandos medios y nivel operativo.
Grupos de filiación, corporativos o sectoriales
La presentación del informe puede realizarse con el apoyo de equipos de
computación, láminas o material audiovisual.
En el informe se registra los resultados de la auditoria, los aspectos operativos
acordados para orientar su ejecución y los lineamientos generales para su
preparación.
E) Seguimiento
Finalmente en el seguimiento se integran las observaciones y
recomendaciones, para lo cual se precisa un objetivo, lineamientos generales y
acciones especificas para examinar el grado de avance en la implementación
de los cambios sugeridos y sentar las bases para la auditoria de seguimiento
Las observaciones que se producen como resultado de la auditoria deben de
sujetarse a un estricto seguimiento, ya que no solo se orientan a corregir fallas
detectadas, si no también a evitar su recurrencia. En este sentido, el
seguimiento no se limita a la determinación de observaciones o deficiencias, si
no aportar elementos de crecimiento a la organización, lo que hace posible.
Verificar que las acciones realizadas como resultado de las
observaciones, se lleven a la practica en los términos y fechas
establecidos conjuntamente con los responsables de área, función,
proceso, programa, proyecto o recurso revisado, a fin de alcanzar los
resultados esperados
Facilitar al titular de la organización la toma de decisiones
Constatar las acciones que se llevaron a cabo para instrumentar las
recomendaciones, y al finalizar la revisión, rendir un nuevo informe al
grado y forma como estas se atendieron.
68
Objetivo general
Establecer lineamientos generales para dar el adecuado seguimiento de las
observaciones formuladas por el auditor y asegurar su atención y puesta en
operación.
Lineamientos generales
Definir las áreas en que se comprobara la implantación de los cambios
propuestos por el auditor, tomando como referencia el informe de la
auditoria y las sugerencias o comentarios del titular de los titulares de la
organización.
Considerar la participación de especialistas cuando se estime que la
aplicación de las recomendaciones así lo requiere
Realizar, con la amplitud necesaria, las pruebas adecuadas para
obtener evidencia que fundamente la opción de las sugerencia del
auditor
Establecer los mecanismos para mantener un adecuado control del
cumplimiento de estas propuestas en los términos y fechas establecidos
Brindar el apoyo necesario a las áreas involucradas durante el proceso
de seguimiento e instrumentación de tales recomendaciones
Evaluar los resultados y logros alcanzados como producto de las
modificaciones efectuadas de acuerdo con dichas propuestas
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Replantear las recomendaciones que se consideren indispensables, en
especial cuando existan cambios plenamente justificados de las
condiciones que les dieron origen
Reprogramar las fechas compromisos para implantar las
recomendaciones en los casos en que éstas no se hayan adoptado o
atendido parcialmente
El auditor comentará con el responsable del área sujeta a seguimiento
las observaciones determinadas, con el objeto de que aporten las
pruebas o elementos de juicios adicionales que en el desarrollo de la
auditoria no fueron expuestos, permitiendo con ello rectificar su opinión
Si el criterio del auditor se tiene que reportar el seguimiento de
observaciones derivadas de una auditoria en proceso, deberá
adjuntarse al informe
Establecer cuando se justifique, fechas de reprogramación para
implantar en sus totalidad las recomendaciones conforme a los términos
previamente acordados con la junta directiva
Acciones específicas
Para examinar el grado de avance en la puesta en práctica de los cambios
sugeridos y sentar las bases para una auditoria de seguimiento, se requiere que el
auditor verifique como se efectúan, lo cual se puede visualizar desde dos
perspectivas:
1. Las recomendaciones se han implantado conforme al programa
2. Tal implantación se ha realizado fuera del programa
Recomendaciones Programadas
Asignación de responsabilidades
Factores considerados
Áreas de aplicación
Periodo de realización
Porcentaje de avance
Costo
Apoyo y soporte utilizados
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Resultados obtenidos
Impacto logrado
Recomendaciones fuera de programa
Desviaciones
Causas
Efectos
Alternativas de solución planteadas
Alternativas de solución aplicadas
Acciones correctivas realizadas
Calendarios de aplicación
71
finalidad de plantear al responsable del área las recomendaciones
necesarias para corregirlas y establecer conjuntamente las fechas
compromiso. (Franklin 2003 pp. 55)
Resumen
El marco metodológico representa el camino indicado o pasos a seguir, para
guiar las acciones de una auditoria administrativa, debe permitir realizar las
correcciones necesarias para cumplir con los objetivos de la misma y
transformar las experiencias adquiridas en conocimientos.
72
UNIDAD IV
AUDITORIA
ADMINISTRATIVA
POR AREAS
73
Presentación
A continuación se presenta dichas áreas con sus respectivos formatos así como
un modelo de formato que pueden ser aplicados a la gerencia y a la organización.
74
La auditoría utiliza diferentes instrumentos de recolección de información. Dentro de estos
se encuentra; Los cuestionarios. Los cuestionarios, Las cedulas. Los formatos entre
otros.
Los cuestionarios: son formatos que se emplean para obtener información de forma
homogénea, y están constituidos por una serie de preguntas escritas, predefinidas,
secuenciales y separadas por capítulos o temática especifica.
Unidad Administrativa
JERARQUIZACIÓN
6. ¿Existe una línea definida de autoridad y responsabilidad desde la dirección hasta el
último de los subordinados? ¿Cómo?
7. ¿Existen más de tres niveles en la estructura orgánica establecida? ¿Se justifican?
8. ¿Existe delegación adecuada, en el grado y con las medidas necesarias para su eficaz
cumplimiento?
9. ¿Responde y obedece cada subordinado ante un solo superior?
10. ¿Los jefes al tratar con los subordinados respetan las líneas de autoridad establecidas?
DEPARTAMENTALIZACIÓN
11. ¿Se sigue un proceso para efectuar la departamentalización? Detállelo.
12. ¿Cómo se lleva a cabo la fijación de autoridad—responsabilidad y obligaciones?
Detállelo.
75
13. ¿Se han explicado claramente las relaciones del departamento con los demás
departamentos? ¿Cómo?
14. ¿Qué tipo de departamentalización se ha llevado a cabo en la unidad y con base en qué
se ha hecho? Explíquelo.
15. ¿Alcanza la organización sus fines con el máximo de eficiencia y el mínimo de
esfuerzo? ¿Cómo?
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
16. ¿Las actividades básicas de la empresa se dividen y agrupan de una manera orgánica,
constituyendo funciones?
17. ¿Cada función básica se realiza en una sola sección o departamento de la empresa?
18. ¿La función principal controla las subfunciones auxiliares?
19. ¿Se utilizan cuadros de distribución del trabajo paro revisar las actividades del
personal?, ¿desde cuándo se ocupan?
20. ¿Se cuenta con un manual de organización, que especifique claramente la estructura
funcional?, ¿está actualizado?
76
HOJA DE ANALISIS
Unidad Administrativa: GERENCIA
14. ¿La gerencia evalúa y selecciona debidamente al personal para puestos importantes?
77
18. Se administra la empresa con base
A criterios de mercados, clientes y
Productividad?
19. ¿Se da información financiera a todos los, gerentes que la necesitan para cumplir con
sus obligaciones?
25. ¿Hay una adecuada coordinación con los jefes de niveles interiores?
28. ¿Cuenta con personal capacitado poro tomar decisiones en ausencia del gerente?
78
Los formatos aquí presentados representan una propuesta de cuestionarios que
pueden ser aplicados a la empresa y la gerencia a continuación abordaremos los
cuestionarios para algunas áreas.
Áreas de análisis
Auditoria de ventas
Descripción del área funcional
Esta función es decisiva en las empresas y consiste en colocar los bienes o
servicios en manos de la gente dispuestas a pagar mas de lo que cuesta elaborar
el bien o proporcionar lo servicios. No existe empresa comercial (privada) que
venda bienes y servicios sin un margen de contribución que le permite al ente
mantenerse en el tiempo. Pero la actividad de vender con ganancia no es cosa
fácil; viene a ser el producto final de un conjunto complejo de actividades.
79
Objetivos de una auditoria de ventas
Alcance de la auditoria
Plan de auditoria
El plan para examinar y evaluar esta área funcional se puede estructurar mediante
dos amplios aspectos de las actividades de ventas: la distribución y la
comercialización. Cada una tiene sub-funciones distintas y requisitos de
información que se pueden estudiar por separado (véase siguiente figura).
Ventas
Distribución Comercialización
80
A continuación se muestra un cuestionario por área de ventas que el auditor
puede aplicar en esta área de análisis.
CUESTIONARIO POR ÁREA
POLITICAS
1. ¿Se cuenta con políticas de ventas por escrito?
2. ¿Reflejan los objetivos de la dirección superior?
3. ¿Conoce las políticas el personal del departamento?
4. ¿Las políticas describen condiciones tales como: a) características del
vendedor, b) selección del vendedor, c) obligaciones del vendedor, d) formo
de realizar la venta, el adiestramiento, f) descuentos, g) actividades poro la
venta?
REGISTROS
1. ¿Se diseñan y controlan las formas y registros?
2. ¿Existe un método adecuado para el manejo de documentos?
3. ¿Los expedientes de clientes se localizan fácilmente y existe un método de
información adecuado?
4. ¿Qué registros se preparan para información sobre ventas?
CONTROL
1. ¿Se cuenta con un control efectivo sobre aspectos generales de ventas?
2. ¿Se preparan presupuestos de ventas sobre bases realistas o sobre bases
óptimas?
3. ¿Se elaboran estadísticas de ventas: por vendedor, por producto y por
línea, y se tienen datos de los últimos tres años?
4. ¿Se controlan los volúmenes de devolución, quejas, servicios visitas y
gastos, y se reportan a la dirección superior?
ANÁLISIS DE VENTAS
1. ¿Se desarrolla alguna forma de análisis de ventas?
2. ¿Existe algún medio para medir lo redituabilidad por vendedor y por
territorio de ventas?
3. ¿Se analizan las formas de venta, dificultades de venta, actividades del
vendedor, devoluciones, gastos, zonas, necesidades de venta, variaciones,
etc.?
PRONÓSTICOS DE VENTAS
1. ¿Se elaboran pronósticos de ventas todos los años para cada producto?
2. ¿Están bien basadas y son lógicas las proyecciones de ventas? Es decir,
¿se desarrollan después de una investigación del mercado o económica?
3. ¿Se preparan proyecciones con suficiente detalle paro comparar con ellas el
desempeña?
81
INVESTIGACIÓN DE MERCADOS
PROMOCIÓN Y PUBLICIDAD
ADMINISTRACIÓN DE VENTAS
1. ¿Se camparon los volúmenes de ventas esperados por cada vendedor con
los resultados obtenidos? ¿Qué acciones se toman con las desviaciones?
2. ¿Elaboran reportes los vendedores? Con qué frecuencia?
3. ¿Se asignan cuotas de ventas o cada vendedor y participan en la fijación de
sus cuotas?
SERVICIOS AL CLIENTE
82
Auditoria de compras
83
COMPRAS
ORGANIZACION ABASTECIMIENTO
Alcance de la auditoria
La justificación principal para formalizar las actividades de compras es económica.
Por lo tanto, el alcance de esta auditoria es la verificación de los costos y el tiempo
implicados en las compras. Sin embrago, hay que revisar la estructura orgánica,
sus objetivos y planes, las políticas de compras, así como la información usada,
administración, investigación, procedimientos, que indican el alcance de esta
operación dentro de una empresa.
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Plan de auditoria
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Cuestionarios por Areas
ORGANIZACIÓN
INFORMACIÓN
SOLICITAR
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INVESTIGACIÓN
1. ¿Se llevan a cabo estudios sobre el mercado y los materiales para encontrar
materiales y componentes de sustitución?
2. ¿Se han hecho en el departamento análisis de operaciones comparativas?
3. ¿Se ayudo a desarrollar y mantener con normas y especificaciones los
nuevos productos, así como los ya establecidos?
4. ¿Se hacen análisis sobre materiales de desecho, obsoletos y excedentes?
OPERACIÓN
PLANEACIÓN DE COMPRAS
1. ¿Están elaborados los planes con tiempo suficiente para cumplir con los
compromisos de la empresa?
2. ¿Interviene personal especializado en la formulación de planes y
programas? ¿Existe coordinación?
3. ¿Se lleva a cabo una programación y control de las compras de materiales
de consumo y las de pequeño volumen?
4. ¿Se avisa al departamento de compras en cuanto a cambios para evitar que
se compre en exceso o para reducir al mínimo lo caduco del
Inventario?
POLITICAS
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AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS
La auditoria de recursos humanos es un examen objetivo, minucioso y lógico de
los objetivos, políticas, sistemas, controles aplicación de recursos y la estructura
de la organización que tiene a su cargo la responsabilidad de los recursos
humanos. Constituyéndose un instrumento de la función de control.
La auditoria de recursos humanos viene a ser uno de los factores internos que
cubre la auditoria administrativa, constituyendo igualmente un campo vital y critico
de un organismo social. En los diversos métodos de este tipo de auditoria se
analizan diferentes conceptos que intervienen en la organización y entre ello
siempre se destaca el elemento, recursos humanos como un elemento integrador
y dinámico. Por ello, la práctica periódica de esta auditoria permite un constante
análisis comparativo, obtener elementos objetivos de juicio para sugerir mejoras
en las actividades y funciones, así como señalar las fallas detectando las áreas
críticas y de escasa acción para el mejor funcionamiento en la fuerza de trabajo
dentro de una organización.
Descripción de la función
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Objetivo de la auditoria
La auditoria de recursos humanos es un instrumento para examinar y evaluar
aspectos de personal con fines de administración, información, y control. Sin
embargo, hay que profundiza mas sobre el objetivo de este tipo de auditoria, y
podemos decir que este es el siguiente: examinar y evaluar funciones, actividades
y formas en que operan los recursos humanos para determinar si se ajustan a los
programas establecidos y evaluar si se cumplen los objetivos y políticas fijadas en
la materia; sugiriendo, en su caso, los cambios y mejoras que deben hacerse para
el mejor cumplimiento de los fines de la administración de los recursos humanos.
Alcance de la auditoria
La auditoria de recursos humanos no puede realizarse exclusivamente en los
registros y elemento de control que posee el departamento de recursos humanos,
sino que tendrá un alcance muy amplio, por ejemplo, áreas como: objetivos,
políticas, funciones, reclutamiento, capacitación, relaciones con el sindicato,
rotación, y movimiento del personal entre otros.
Plan de auditoria
Planear una auditoria es decir como va a practicarse el examen, cuales serán los
procedimientos a seguir, con que limitaciones, el tiempo oportuno de su aplicación
y el personal que debe asignarse al trabajo. En la planeación de una auditoria
formamos una estructura del trabajo a seguir, eligiendo y formando los
procedimientos de revisión, elaborando un programa y organizando al personal
que tomara parte en esta actividad
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En la siguiente figura se muestran los aspectos que se deben considerar para
elaborar un plan de auditoria de recursos humanos y que aspectos deben ser
estudiados por lo auditores.
Recursos Humanos
humano
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Jefe de la unidad: __________ Auditor: ___________ Fecha: _______
ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
OBJETIVOS Y POLÍTICAS DE PERSONAL
1. ¿Se han formulado planes y objetivos por escrito? ¿Son claros y
adecuados?
2. ¿Los planes y objetivos del departamento siguen la misma dirección que los
objetivos generales de la empresa?
3. ¿En qué aspectos pueden mejorarse los planes y objetivos?
POSICIÓN Y FUNCIONES
1. ¿Es adecuada la estructura orgánica del departamento? ¿Está de acuerdo
con los objetivos fijados?
2. ¿Se delegan adecuadamente y se definen con claridad los deberes y
responsabilidades?
3. ¿Se pueden efectuar cambios en la disposición orgánica para coordinar
mejor las actividades?
PROCESO DE SUMINISTRO DE RECURSOS HUMANOS
1. ¿El proceso de reclutamiento y selección tiene resultados positivos?
2. ¿Se lleva a cabo un proceso adecuado de colocación del personal de
nuevo ingreso?
3. ¿Existe un programa de capacitación y cubre las necesidades de la
empresa?
ADMINISTRACIÓN DE SUELDOS Y SALARIOS
1. ¿Se cuenta con una estructura salarial y con una adecuada administración?
2. ¿Todos los puestos que conforman la empresa han sido analizados?
3. ¿Existe un programa de valoración de trabajos? ¿Es adecuado?
4. ¿Se lleva a cabo un programa de calificación de méritos? ¿Es considerado
de utilidad?
ACTITUDES
1. ¿Se da un reconocimiento apropiado a los empleados por un desempeño
(rendimiento) meritorio?
2. ¿Está fluyendo adecuadamente la información a través de los variados
canales de comunicación dentro de la empresa?
3. ¿Se provee o todo el personal de un procedimiento a través del cual
pueden procesar sus quejas y agravios?
CONTROL DE PERSONAL
1. ¿Se cuenta con registros de personal y están adecuadamente archivados?
2. ¿la lista activa de personal (control del departamento) concuerda con los
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activos en nóminas, y existen los expedientes a la mano?
3. ¿Es controlado y revisado el tiempo extra? ¿Dónde?
4. ¿Existe un control sobre movimientos de personal?
RELACIONES LABORALES
CONTRATACIÓN COLECTIVA
1. ¿Están ajustados a los preceptos legales y a las obligaciones contractuales?
2. ¿Se cuenta con políticas que indiquen aspectos contractuales?
3. ¿Todo el personal entiende el sistema de incentivos?
DE TRABAJO
1. ¿Se cuenta con un reglamento interno de trabajo actualizado?
2. ¿Se siguen las normas legales para la formulación del reglamento?
3. ¿Conocen los trabajadores el reglamento interno?
RELACIONES LABORALES
1. ¿Existen reuniones periódicos con el sindicato?
2. ¿Existe un proceso de quejas claramente establecido?
3. ¿Se considera que las relaciones entre la dirección de la empresa y
sindicato son cordiales?
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crédito se utiliza como un medio de cambio y un agente de producción. Da
flexibilidad a la oferta y demanda, hace más productivo al capital, acelera la
producción y la distribución, incrementa el volumen de los negocios, facilita la
transferencia de dinero.
Descripción de la función
Objetivo de la auditoria
El área de crédito y cobranza ofrece una oportunidad para examinar los controles
financieros, los procedimientos y la información en general. El objetivo de una
auditoria administrativa, en esta función es el de examinar y evaluar las áreas
básicas de interés para el auditor, como son: la eficiencia, la puntualidad y la
precisión de las operaciones registradas, las operaciones de los datos, los medios
de decisión y el control de créditos cobranza para determinar como viene
operando este departamento.
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deficiencia. Una vez investigada esta organización, le permitirá corregir las
desviaciones detectadas.
Alcance de la Auditoria
Plan de auditoria
Un plan para desarrollar una auditoria administrativa del área funcional de crédito
cobranza puede declinarse con base en las investigaciones de los antecedentes
preliminares. En la grafica que se presenta a continuación se muestra los aspectos
que pueden servir de marco de referencia para elaborar un plan de auditoria.
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Crédito y cobranza
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Jefe de la unidad: Auditor:___________ Fecha:______________
OPERACIÓN
1. ¿Son autorizados todos los pedidos por el departamento de crédito y
cobranza?
2. ¿El personal de crédito está organizado en función de la cantidad de
clientes?
3. ¿Existe un manual administrativo o un equivalente?
4. ¿Quién investigo a los clientes potenciales sujetos de crédito?
POLITICAS
1. ¿Se cuenta con políticas de crédito claramente definidos?
2. ¿Qué condiciones influyen paro adoptar políticos liberales de crédito, por
ejemplo: situación financiera de la empresa, demanda de productos, etcétera?
3. ¿Qué condiciones influyen poro adoptar políticas restrictivas de crédito?
4. ¿Se dan a conocer en forma adecuada las políticas de crédito al personal de
este departamento?
SISTEMA DE CRÉDITO
1. Describa el sistema de crédito adoptado, por lo empresa.
2. ¿Se cuenta con procedimientos claramente definidos? ¿En dónde?
3. ¿Se cuenta con expedientes de crédito para todos los clientes?
4. ¿Son congruentes los objetivos del departamento de crédito y cobranza con
los objetivos de la empresa?
CONTROL DE OPERACIONES
1. ¿Quién autoriza las notas de crédito y de cargo?
2. ¿Cuál es el procedimiento de investigación de créditos?
3. ¿Se analizan los saldos que exceden a los límites de crédito establecidos?
¿Quién los autoriza?
4. ¿Se compara la acción de cobranzas con el presupuesto de efectivo?
OPERACION DE COBRO
POLÍTICAS
1. ¿Se cuenta con políticas de cobranza claramente definidas?
2. ¿Hay alguna política que indique condiciones de venta?
3. ¿Indica alguna política plazos de cobro?
4. ¿Se cuenta con una política estricta en cuanto a no aceptar a un cliente con
saldos vencidos?
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GESTION DE COBROS
1. ¿Qué método de cobranza ha adoptado la empresa? Descríbalo.
2. ¿Con qué frecuencia se envían estados de cuenta a los clientes?
3. ¿Qué plazos se da a los créditos antes de pasarlos a la cartera vencida?
4. ¿los pagos que los clientes efectúan en el departamento son directamente
con el cajero? ¿Se ingresan a caja inmediatamente las cuentas
Cobradas que se liquidan en tarjetas de crédito?
CONTROL DE OPERACIONES
1. ¿Con qué frecuencia se realizan arqueos de cartera? ¿Se comparan los
resultados con los de contabilidad?
2. ¿Se verifica diariamente la continuidad en el folio de los avisos de crédito y
cobranza?
3. ¿Se efectúan estudios y análisis de la cartera existente? Descríbalos.
4. ¿Existen saldos acreedores en cuentas por cobrar? ¿Se analizan las
causas?
Unidad V
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AUDITORIA
PUBLICA
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La administración se define como un conjunto de procesos administrativos los
cuales buscan diseñar y mantener un ambiente en el que las personas trabajan en
grupos con eficacia y eficiencia para alcanzar los objetivos establecidos por la
organización. La administración se aplica a todo tipo de organizaciones bien sean
pequeñas o grandes, Privadas o Publicas, a las industrias manufactureras,
agroindustriales y de servicio.
Administración Pública
Es la actividad de administración de los recursos y organismos públicos, y cuyo
objetivo es generar bienestar a la sociedad, legitima y justifica en perpetuación y
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desenvolvimiento de la sociedad. La administración pública es una cualidad del
estado. Y sólo se puede explicar a partir del estado.
Bienes Nacionales
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Es un órgano organizado creado por el ejecutivo nacional para custodiar los
bienes que constituyen la Hacienda Publica Nacional, y cuyas funciones consiste
en inspeccionar, fiscalizar las rentas nacionales. Así como evitar los fraudes y
evasión de de los tributos.
Objetivo de la contraloría
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En estas normas se establecen los requisitos mínimos que deberá observar el
auditor público en la implantación de los programas de auditoria, con el propósito
de contribuir al proceso de cambios estructurales que demanda el país, vigilando
el uso eficiente de los recursos públicos y el cumplimiento oportuno, transparente
y veraz del rendimiento de cuentas a la ciudadanía. El propósito fundamental de la
auditoria pública es permitir a los titulares de las instituciones oficiales dar
respuesta a las demandas de la ciudadanía, por lo que toca al ejercicio racional de
los recursos de que disponen, a través de una administración de calidad, efectiva
y honesta, en cumplimiento de los objetivos y metas que se les ha encomendado.
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disponga el gobierno, así como sus respectivas instancias, deben administrarse
con eficiencia, eficacia y honradez para satisfacer los objetivos a los que estén
destinados. Derivado de dicha disposición, los servidores públicos responsables
directos de la administración de los fondos del erario publico deben definir,
establecer, mantener y vigilar la aplicación de mecanismos que aseguren el logro
de metas y objetivos; la salvaguarda de los bienes, fondos y valores públicos; el
cumplimiento del marco legal aplicable a la administración pública, y la obtención
oportuna, veraz, clara y suficiente de la información financiera y presupuestaria. Al
conjunto de tales mecanismos se le conoce con el nombre genérico de sistema de
control interno o simplemente control interno. Y es partiendo de la evaluación de
este sistema en que la auditoria pública determina la profundidad de la revisión y
promueve el establecimiento o fortalecimiento de instrumentos de control para
garantizar una administración pública honesta, eficiente y eficaz.
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Esos diversos sistemas de control, si bien se ejercen y manifiestan en diferentes
formas; sin embargo, todos ellos coinciden en algunos objetivos y finalidades
trascendentes; dentro de los cuales se destacan fundamentalmente tres:
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En este orden de ideas se considera que las Entidades Fiscalizadoras Superiores
deben desempeñar un rol de Órgano Rector de los sistemas de Control Interno y
Externo de la Administración Pública, y dotársele de amplias potestades
normativas para establecer lineamientos y directrices con arreglo a las cuales
deben cumplirse las funciones de control fiscal; pero la responsabilidad directa de
controlar la legalidad y pertinencia de los actos de administración de los dineros
públicos debe corresponder en primer lugar a las autoridades de los respectivos
organismos públicos; en los cuales deben funcionar órganos de control interno,
técnicamente especializados que cumplan la función de auditoria interna.
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*A las Entidades Fiscalizadoras Superiores les corresponde, el control externo,
esencialmente posterior y orientado hacia la Auditoría de Estado, y con una impor-
tante labor orientadora y de evaluación del control interno.
Los órganos contralores no deben limitarse al simple control numérico legal de las
operaciones cumplidas por los administradores públicos; sino que deben tender
hacia el control de la gestión en el cual se evalúe los programas y el cumplimiento
de metas y objetivos, siendo este tipo de control la nueva reorientación de la
auditoria fiscal. Es decir; la auditoria gubernamental, ha iniciado un proceso de
renovación en cuanto a su naturaleza, alcance y objetivos: la auditoria con
enfoque financiero, la de cumplimiento y en los tiempos modernos, las auditorias
operacionales y de gestión, además de las auditorias con enfoque integral; todas
estas constituyen respuestas válidas ante las diversas situaciones y problemáticas
que se presentan en el sector público.
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AUDITORIA GUBERNAMENTAL O DE ESTADO:
Definición
“Revisión y examen que llevan a cabo las Entidades Fiscalizadoras Superiores a las
operaciones de diferente naturaleza, que realizan las dependencias y entidades del Gobierno
Central, Estadal y Municipal en el cumplimiento de sus atribuciones legales.”
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tiempo pactado y que se supervisen en todas las fases conforme a las
disposiciones legales establecidas.
Auditoria Integral: Revisión global de las actividades que las realizan las
dependencias y entidades de la Administración Pública incluyendo los distintos
tipos de auditorias: Financiera, operacional, de Gestión y de legalidad.
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Auditoria Ética: Referente al comportamiento integro y honesto del administrador
del erario público, es decir, a la probidad administrativa
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La LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA,
publicada en gaceta oficial Nº 5016 Extraordinaria de fecha 13 de diciembre de
1995, la cual está vigente desde el 01-02-1996, esta estructurada en diversos
Títulos que regulan:
110
Del Control de la Administración Nacional Descentralizada; (artículos 50 al 59
de la Ley Orgánica de la CGR) La Contraloría General de la República solicitará
información pertinente a la gestión de los institutos autónomos, establecimientos
públicos y demás personas jurídicas, referidas a los numerales 3,4,5 y 6 del
artículo 5º, a objeto de evaluar su gestión financiera y administrativa, incluyendo
auditorias e inspecciones que fueren necesarias, también, para asegurar una
gestión de eficacia, la Contraloría podrá dictar normas particulares que regulen el
control interno de dichos entes.
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INSTRUMENTOS LEGALES
Criterios básicos de carácter general a ser observados por los entes u organismos
que conforman el sector público en las distintas áreas financieras y operativas, por
lo que constituyen estándares mínimos aceptables que facilitan a las instituciones
el establecimiento de los sistemas de control interno y a los auditores la
evaluación de los mismos.
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REGLAMENTO SOBRE LA ORGANIZACIÓN DEL CONTROL INTERNO EN LA
ADMINISTRACIÓN PÚBLICA NACIONAL. Gaceta Nº 36.318 de fecha 22-10-
1997
.- LEY DE LICITACIONES
.- REGLAMENTO DE LA L.O.C.G.R.
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• Publicación 19: Bienes Nacionales
1 Constitución Nacional 1999 “Artículo 163. Cada Estado tendrá una Contraloría
que gozará de autonomía orgánica y funcional. La Contraloría del Estado ejercerá,
conforme a esta Constitución y la ley, el control, la vigilancia y la fiscalización de
los ingresos, gastos y bienes estadales, sin menoscabo del alcance de las
funciones de la Contraloría General de la República. Dicho órgano actuará bajo la
dirección y responsabilidad de un Contralor.........”
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En conclusión podemos decir que auditoria pública es el mecanismo de control
que las instituciones oficiales en sus diferentes figuras jurídicas, utilizando las
leyes para evaluar su funcionamiento.
Podemos decir que entre los objetivos fundamentales que tiene la auditoria
pública esta el Resguardo y custodia de la Hacienda Publica. Y en lo referente a
los Bienes Nacionales la administración y gestión del patrimonio fiscal.
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Fuentes consultadas
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