Criteriile și condițiile pe care trebuie să le îndeplinească clădirile şi depozitele

de arhivă pentru asigurarea păstrării și conservării documentelor

Având în vedere necesitatea asigurării unor spaţii optime pentru păstrarea şi conservarea
documentelor se impune ca depozitele de arhivă să fie amplasate în clădiri construite special
sau adaptate pentru aceste servicii, compartimentate în locații distincte și izolate de spațiile care
au o altă utilitate. Clădirea trebuie protejată împotriva descărcărilor electrice atmosferice iar
sistemul de încălzire trebuie să fie unul centralizat. Pentru alegerea unui spaţiu care urmează a
fi amenajat pentru depozitarea unor documente de arhivă este necesară elaborarea unui proiect
tehnic la care o contribuţie importantă o are atât arhitectul, cât şi arhivistul.
În ceea ce priveşte construirea/amenajarea unui spaţiu de depozitare a arhivei, trebuie
avute în vedere următoarele aspecte:
1. cantitatea de arhivă care urmează a fi depozitată în acel spaţiu după un calcul al
existentului la zi, la care se adaugă volumul de publicaţii şi instrumente de evidenţă;
2. cantitatea de arhivă estimată a fi preluată pentru o perioadă de 25 ani; o clădire nu se
construieşte anual;
3. necesitatea amenajării unor laboratoare, birouri, săli de studiu, săli de conferinţă etc.;
4. asigurarea unor spaţii tehnice (centrală termică, instalaţii de control, instalaţii de
semnalizare, detectare şi alarmare a incendiilor/efracţiei);
5. numărul mediu de angajaţi care urmează a desfăşura activităţi în acel spaţiu.
În ceea ce priveşte construirea sau amenajarea unui spaţiu de depozitare a arhivei,
arhivistul are de ales între următoarele opţiuni:
1. amenajarea unei clădiri vechi sau construirea uneia noi – analizarea costurilor;
2. corp unic sau mai multe clădiri – comasarea tuturor documentelor într-o singură clădire
presupune costuri mai mici de administrare, supraveghere şi întreţinere, însă depozitarea
documentelor în mai multe clădiri reprezintă în cazul unor situaţii de urgenţă o garanţie mai
mare de păstrare şi recuperare a acestora;
3. amplasamentul clădirii – trebuie evitate zonele inundabile, terenurile instabile, zonele
industriale, poluate, locurile unde pot fi declanşate explozii, zonele de zgomot excesiv şi de
acces dificil care ar îngreuna intervenţiile de protecţie şi evacuare;
4. perimetrul de protecţie – necesitatea existenţei unui spaţiu exterior mare pentru a se
putea realiza transportul de documente cu maşini de tonaj mare, dar şi a facilita accesul
maşinilor de tonaj mare în caz de incendiu sau alte fenomene naturale care pot afecta integritatea
documentelor;
 5. clădire subterană sau supraterană – trebuie să se aibă în vedere natura solului şi
adâncimea pânzei freatice;
6. clădire extinsă pe suprafaţă sau spaţiu construit pe verticală –trebuie să se ţină cont de
următorii factori: terenul disponibil, arhitectura zonei, funcţionalitatea clădirii, cantitatea de
arhivă ce urmează a fi depozitată, natura solului, seismicitate.
În ceea ce priveşte compartimentarea clădirii de arhivă este imperios necesară separarea
depozitelor de celelalte spaţii funcţionale. În acest context se aleg formule de proiectare a
clădirii în formă de V, L, U, T, H, M, în care o latură este rezervată birourilor, iar cealaltă
depozitelor de arhivă. Rezistenţa clădirii este corelată cu greutatea arhivei şi a echipamentelor
folosite pentru depozitarea acesteia. Un metru liniar de arhivă cântăreşte între 50-80 kg, în
funcţie de formatul u.a. şi de suportul acesteia. La un raft clasic de 6 poliţe pe verticală, cu
structură de raft dublu, care ocupă o suprafață de circa un metru pătrat, rezultă o greutate de
600-800 kg/m.p.; la aceasta se adaugă şi greutatea raftului şi rezultă o greutate de o tonă/mp.
Sarcina de încărcare a depozitului se dublează atunci când sunt utilizate rafturi mobile, la care
nu se lasă spaţii libere.
Trebuie evitată orientarea depozitelor spre sud din cauza efectului de degradare pe care
îl exercită lumina solară asupra documentelor.
Depozitele trebuie să aibă o suprafaţă cuprinsă între 100 - 200 mp. Spaţiile mai mari
îngreunează administrarea în mod eficient a documentelor depozitate atât în situaţii normale,
cât şi în caz de incendiu, inundaţii ori cutremur.
În ceea ce priveşte înălţimea etajelor, se recomandă ca aceasta să nu depăşească 2,50
m., existând astfel posibilitatea montării de rafturi cu înălţimea de 6 poliţe utile, plus una
superioară, de protecţie, iar pentru accesul la documente fiind necesară folosirea unei scări.
Pentru finisarea interioară a depozitelor se are în vedere evitarea riscurilor generate de
măcinarea sau hidratarea suprafeţelor. Se evită varul sau huma; se folosesc materiale care nu
produc praf, nu favorizează hidratarea şi declanşarea focarelor microbiene pe fond de infiltraţie
şi care nu întreţin arderea.
În ceea ce priveşte termoizolaţia depozitelor, se recomandă ca pereţii să fie din beton
armat, pentru că au o bună conductibilitate termică.
În depozitele de arhivă se recomandă asigurarea unui mediu ambiant propice
conservării. Se au în vedere patru parametri: aer, temperatură, umiditate relativă şi luminozitate.
Aerul din depozite trebuie să aibă caracteristicile unei atmosfere normale; aerul normal
are concentraţia de 1171,50 grame/m.c.; riscul de alterare a aerului îl constituie poluarea
provocată de afluxul de pulberi, aerosoli şi gaze toxice (praful comun, pulberile de spori de
mucegai – au efecte corozive asupra hârtiei, cernelurilor).
Temperatura optimă este cuprinsă între 15-24 grade C în depozitele în care se păstrează
documente cu suport de hârtie şi între 14-18 grade C în spaţiile în care sunt depozitate plăci
fotografice, înregistrări audio-video. Regimul termic se urmăreşte cu ajutorul termometrelor
sau a termografelor (diagrame speciale).
Umiditatea relativă optimă este cuprinsă între 50 – 60 % în depozitele în care se
păstrează documente cu suport de hârtie şi între 40 - 50 % în spaţiile în care sunt depozitate
plăci fotografice, înregistrări audio-video. Umiditatea se măsoară cu aparate cu citire directă
numite higrometre, precum şi cu aparate cu înregistrare numite higrografe care au diagrame
speciale pe care se înscrie curba umidităţii relative pe parcursul a 24 de ore sau a 7 zile.
Luminozitatea are un rol mai însemnat pentru păstrarea şi conservarea documentelor
decât temperatura. Sub acţiunea luminii au loc o serie de reacţii fotochimice care determină
destructurarea moleculelor complexe în molecule mai simple, care determină ca materialele să-
şi schimbe culoarea, să devină casante şi să se fărâmiţeze în timpul folosirii acestora. Cele mai
periculoase forme ale luminii sunt cele cu undă mică şi foarte mică (lumina albastră, violetă şi
ultravioletă) şi lumina solară directă. Cel mai puţin periculoase sunt formele de lumină roşie şi
galbenă. Efectele nedorite ale luminii au determinat luarea măsurii ca documentele de arhivă să
fie păstrate în mijloace de protecţie (mape, cutii etc.) iar ferestrele să fie protejate cu perdele,
storuri, sticlă absorbantă, parasolare etc. Luminozitatea admisă în depozitele de arhivă este de
50 lx/mp iar în spaţiile de lucru nu trebuie să depăşească 200 lx. Luminozitatea se măsoară cu
ajutorul luxmetrelor sau a monitorului de ultraviolete.
În depozitele de arhivă trebuie asigurate condiţiile necesare pentru păstrarea
corespunzătoare a documentelor şi pentru protecţia acestora faţă de acţiunea agenţilor de
deteriorare ca: praf, lumina solară, variaţii de temperatură şi umiditate, surse de infecţie sau
întreţinere a agenţilor biologici (rozătoare, carii), pericol de incendiu, inundaţii sau infiltraţii de
apă.
Depozitele de arhivă trebuie dotate cu rafturi, rastele, dulapuri, clasoare, seifuri şi alte
mijloace de depozitare specifice, de preferinţă din metal acoperit cu vopsele stabile,
anticorozive şi fără emanaţii. În cazul rafturilor confecţionate din lemn sau cu cadrul de metal,
dar cu poliţele din lemn, partea din lemn se va trata cu substanţe ignifuge. Rafturile şi poliţele
se numerotează.
Dimensionarea rafturilor se face în funcţie de dimensiunile materialului suport (hârtie,
film, cartoane, mape, dosare, registre), ale materialului de protecţie a documentelor (cutii,
containere, tuburi şi plicuri din carton) şi ale spaţiului de construcţie aferent, asigurându-se
accesul la documentele de arhivă şi posibilitatea unei evacuări rapide în caz de necesitate. Există
următoarele tipuri de rafturi: clasice, mobile şi autopurtate (rafturile autopurtate se aseamănă
cu rafturile clasice, însă se deosebesc prin faptul că stâlpii raftului se ridică de la baza clădirii
şi traversează planşeele pe verticală până la ultimul nivel).
Între pereţi şi rafturi, ca şi între rafturi se asigură un spaţiu liber în lăţime de aproximativ
70 - 80 cm. În depozitele mari se pot organiza şi coridoare centrale de 1,5- 2,0 m lăţime, pe
lungimea sau lăţimea depozitului; între poliţa inferioară şi pardoseală, precum şi între poliţa de
protecţie şi plafon trebuie să existe o distanţă de 15 – 20 cm. Toate depozitele sau încăparile de
arhivă mai înalte de 2,4 m se dotează cu scări de arhivă. Ca mobilier auxiliar în depozit se
regăsesc mese de depozit (dimensiune: lungime – 1 – 1,20 m, lăţime – 30 cm), scaune şi
cărucioare.
Este interzisă depunerea pe jos, între rafturi sau depunerea pe poliţe a unor materiale
mai mari decât dimensiunea în lăţime a raftului, astfel încât să fie îngreunat accesul la
documente. Aşezarea documentelor în rafturi se face pe manşeta de îndosariere sau pe manşeta
inferioară (aşezarea necorespunzătoare în raft a dosarelor pot determina distrugerea acestora).
În cazul în care sunt documente de mai multe tipuri (hârtie, fotografii, CD-uri) acestea se
depozitează pe categorii, dependente de natura materială a acestora, astfel încât păstrarea şi
conservarea acestora să poată fi organizată în mod corespunzător. Pentru protejarea împotriva
degradării, documentele se introduc în cutii de carton, mape, tuburi în raport de natura şi
dimensiunea lor.
Se recomandă:
a) amplasarea rafturilor perpendicular pe sursa de lumină naturală;
b) iluminatul artificial va urmări culoarul dintre rafturi;
c) becurile de iluminat situate între rafturi vor fi dotate cu globuri şi grilaje de protecţie.
În ceea ce priveşte igiena şi întreţinerea documentelor, sunt recomandate următoarele
măsuri necesare a fi luate în vederea asigurării condiţiilor optime de păstrare şi conservare:
- depozitele de arhivă, spaţiile de lucru şi terenul învecinat clădirii de arhivă trebuie
menţinute în ordine şi curăţenie, cu păstrarea liberă a căilor de acces, a locurilor din apropierea
gurilor de apă şi a instalaţiilor de stingere a incendiilor;
- zilnic se verifică temperatura şi umiditatea relativă a aerului în fiecare depozit; acestea
se consemnează într-un registru;
- depozitele de arhivă se aerisesc natural, atunci când umiditatea atmosferică se
încadrează în limitele normale;
 - zilnic se verifică instalaţiile de electricitate, apă şi gaze pentru a preveni eventuale
defecţiuni care să producă degradarea sau distrugerea documentelor;
- lunar se verifică prin sondaj starea de conservare a documentelor depozitate în zonele
întunecoase şi reci ale depozitului. În cazul identificării unor focare de degradare, documentele
afectate se scot din încăperea respectivă în vederea restaurării acestora;
- lunar se realizează înlăturarea prafului de pe mijloacele de protecţie, echipamentele de
depozitare şi de pe părţile componente ale depozitului (pereţi, ferestre, uşi etc.); desprăfuirea
documentelor se face cu perii moi sau tampoane iar absorbţia prafului rezultat, cu aspiratoare
electrice;
- ori de câte ori este necesar se realizează tratamente specifice de dezinfecţie, dezinsecţie
şi deratizare în vederea prevenirii acţiunii agenţilor biologici; depozitele de arhivă se
deratizează ori de câte ori este nevoie şi cel puţin o dată la 5 ani.
Se interzice păstrarea oricăror alte materiale ce nu aparţin depozitelor de arhivă
(mobilier dezafectat, pancarte, cărţi şi reviste din bibliotecă, alimente şi îmbrăcăminte,
substanţe inflamabile etc.)
Pentru prevenirea incendiilor se interzice folosirea focului deschis, a radiatoarelor,
reşourilor, fumatului în incinta depozitului, precum şi utilizarea comutatoarelor,
întrerupătoarelor sau a altor instalaţii electrice defecte. Se recomandă ca întrerupătoarele să fie
dispuse în exteriorul depozitului. Depozitele de arhivă şi celelalte încăperi din vecinătatea
acestora trebuie prevăzute cu un sistem de stingere incendiu cu gaz inert – INERGEN sau cu
stingătoare portabile cu încărcătură de bioxid de carbon şi praf.
Accesul în depozitul de arhivă este permis numai responsabilului cu activitatea de arhivă
şi persoanelor, care participă la transportul documentelor, în baza unei aprobări. La manipularea
şi transportul documentelor se iau măsurile de protecţie necesare asigurării arhivei pe durata
transportului. La finalizarea activităţii zilnice de lucru, uşa depozitului de arhivă se încuie şi se
sigilează.