Echipamentele de depozitare și mijloacele de protecție necesare

asigurării documentelor de arhivă

Echipamentele de depozitare
Prin echipamente de depozitare se înțelege un ansamblu de mobilier tehnic destinat
așezării și manipulării arhivelor în depozite. Există mai multe tipuri de echipamente de
depozitare: rafturi, rastele, fișete, scări, cărucioare.
Rafturile reprezintă o categorie de mobilier specific executat din metal, lemn sau alte
materiale pe care se păstrează arhiva. De regulă, recomandate sunt cele din metal. Rafturile
trebuie să asigure soliditate, securitate, funcționalitate și economicitate.
Soliditatea se referă la capacitatea unui raft de a rezista la încărcare. Fiecare poliță de
raft trebuie să fie asigurată la o sarcină de cel puțin 150 kg, iar structura raftului în întregul său
trebuie să reziste la sarcina cumulată de toate polițele componente după încărcare.
Securitatea se referă la absența eventualelor riscuri ce ar putea degrada documentele sau
ar periclita sănătatea, integritatea și viața lucrătorilor din arhive. Pe lângă prevenirea riscului de
prăbușire, rafturile nu trebuie să aibă unghiuri ascuțite, cuie și capete de șuruburi care ar putea
sfâșia documentele sau ar putea răni personalul.
Funcționalitatea se referă atât la ușurința montajului din subansambluri prefabricate cât
și la ușurința demontării și remontării ulterioare.
Economicitatea se referă la preț, dar și la posibilitatea pe care o oferă tipul de raft la o
dispunere în depozit astfel încât indicele de utilizare a spațiului să fie cât mai mare. Cu cât
rafturile sunt mai suple cu atât vor permite un indice mai bun de utilizare a spațiului.
În trecut s-au folosit pe scară largă rafturile din lemn. În ultima perioadă acestea au fost
abandonate din mai multe motive:
- lemnul este material combustibil și ar putea să întrețină și să accelereze arderea în cazul
unui incendiu în depozite;
- este atacat de insecte xilofage care trec cu ușurință și în arhivă, pe care o degradează grav;
- este atacat de numeroase ciuperci lignicole care degradează în egală măsură și arhiva;
- în condiții de umiditate are tendința de a se deforma;
- rezistența și stabilitatea sunt mai slabe decât la structurile metalice;
- lemnul este un material costisitor, mai ales dacă se ține cont de faptul că pentru a atenua
sensibilitatea la foc și la insecte lemnul ar trebui ignifugat și tratat cu insecticide.
Rafturile metalice sunt cele mai frecvente echipamente de depozitare. Și acestea au
unele dezavantaje cum ar fi faptul că la căderi termice fac condens, iar dacă fenomenul se repetă
acestea ruginesc. Avantajele rafturilor metalice au o serie de avantaje semnificative: sunt mai
suple, au o rezistență și o stabilitate mai mare, pot fi livrate ca subansambluri ușor de montat,
sunt ușor de manevrat la demontare-remontare.
Rafturile clasice au următoarele părți componente:
Stâlpii verticali de susținere (picioare de raft) sunt alcătuiți din oțel profilat în diverse moduri
pentru a le conferi rezistență.
Polițele constituie suprafețe de așezare a arhivei depozitate. La un raft se identifică polițele de
depozitare așezate pe verticală una sub alta la intervale determinate de natura arhivei. În partea
de sus a raftului se află o poliță de protecție care are un rol important pentru reținerea prafului
și pentru deturnarea eventualelor viituri de inundație interioară. De regulă polițele se execută
din tablă de oțel, dar uneori se mai fac și din plăci fibro-lemnoase.
Traveea. Ansamblul polițelor suprapuse care se află între doi stâlpi formează o travee. Lățimea
unei travei, respectiv distanța între doi stâlpi sau lungimea unei polițe are de regulă un metru.
Un raft are în mod obișnuit 3-5 travee.
Lonjeroanele și distanțierele. Elementele orizontale de fixare a perechilor de stâlpi la nivelul
fiecărui șir orizontal de polițe se numesc lonjeroane și ele servesc și ca suport pentru polițe. În
cazul rafturilor cu stâlpi centrali elementele de fixare între stâlpi pe linia șirului de polițe
orizontale se numesc distanțiere.
În funcție de lățimea polițelor rafturile pot fi simple sau duble. La raftul simplu polița
are lățimea de 38 cm. Un asemenea raft se poziționează, de regulă, pe lângă pereți și pe polițele
sale se așează un singur rând de dosare. Pe raftul dublu polița are lățimea de 76 cm pentru a
permite așezarea cutiilor de arhivă și pe o parte și pe alta. Acest tip de raft se așează în șiruri în
spațiul depozitului, dar nu pe lângă perete.
Ancorajele reprezintă sistemul de contraforturi care asigură stabilitatea rafturilor atât între ele
cât și în raport cu elementele de rezistență ale clădirii. De regulă, ancorajele se execută din bare
de oțel cornier care se fixează în partea superioară a șirurilor de rafturi ca niște grinzi de legătură
între capetele stâlpilor.
În funcție de construcție și montaj, rafturile de arhivă sunt de trei tipuri: rafturi clasice,
rafturi autopurtate și rafturi mobile.
Rafturile clasice se montează în depozite în șiruri paralele, perpendiculare pe peretele cel mai
luminat. Între rafturi se lasă un interval de circulație de 70-80 cm. Un spațiu similar se lasă între
rafturi și pereți dacă pe lângă aceștia nu au fost montate rafturi simple. La depozitele mari se
lasă pe axa lungă a încăperii o alee de circulație de 1-2 m care permite transportul arhivei cu
cărucioarele. Între polița de jos și pardoseală precum și între polița de protecție și plafon trebuie
să existe un spațiu de 15-20 cm. Înălțimea rafturilor clasice variază de la 5-6 la 10-12 polițe,
dar cele mai utilizate și cele mai stabile sunt rafturile de 6+1 polițe.
Rafturile autopurtate se aseamănă cu rafturile clasice, dar se deosebesc prin faptul că stâlpii
rafturilor se ridică de la baza clădirii și traversează planșeele pe verticală până la depozitele de
la ultimul nivel. În acest mod sarcina arhivei se descarcă integral pe stâlpii raftului fără a afecta
rezistența construcției. Prețul unor asemenea rafturi este mai ridicat, dar sistemul aduce o mare
economie în privința costului clădirii care are mari reduceri de preț ale structurii de rezistență
proprii. Rafturile autopurtate se pot monta odată cu construcția clădirii sau se pot monta ulterior
la construcții cu deschideri interioare mari (biserici scoase din circuitul liturgic, castele, hale)
amenajate ca depozite de arhivă fără a se aduce modificări de structură asupra clădirilor. În
România se găsesc rafturi autopurtate, montate din construcție, la Serviciul Județean Sibiu al
Arhivelor Naționale.
Rafturile mobile reprezintă un tip special de rafturi (dulapuri metalice pe șine) care dublează
indicele de utilizare a spațiului de depozit, dar în egală măsură, dublează și sarcina care apasă
pe planșee. În depozit se montează mai întâi șine de rulare pe care se instalează șirurile de rafturi
prevăzute cu roți de rulare. Aceste șiruri de rafturi cu posibilități de depozitare pe ambele fețe,
lungi de 2-5 m, ocupă toată suprafața depozitului cu excepția unei alei de lungime și a unei
singure alei transversale ce poate fi redistribuită între oricare două rafturi învecinate prin
împingerea șirului de rafturi pe șine. În România au fost montate rafturi mobile la mai multe
instituții mari deținătoare de arhivă (Oficiul de Stat pentru Invenții și Mărci, Camera Notarilor
Publici București).
Rastelele sunt un tip distinct de mobilier specific folosit pentru depozitarea
documentelor de format mare cum sunt planurile și hărțile. Există rastele pentru documente
rulate și rastele pentru documente atârnate. Rastelele pentru documente rulate au serii de cuie
curbate pe care se așează cutiile tubulare în care se păstrează documentele. Rastelele pentru
documente atârnate sunt dezavantajoase pentru că documentele sunt lipsite de mijloace
individuale de protecție, dar au avantajul că nu rulează documentele.
Clasoarele sunt dulapuri speciale, cu sertare de format mare în care se păstrează planuri
și hărți în poziție întinsă. Clasoarele pot fi aranjate în depozit ca și rafturile, în șiruri paralele,
cu intervale suficient de mari care să permită atât deschiderea sertarelor cât și poziția
operatorului.
Fișetele sunt dulapuri metalice frecvent folosite în activitatea de birou. Unii deținători
de arhivă păstrează cantități mari de documente în fișete (de exemplu registrele de stare civilă).
 Seifurile constituie mobilier specific pentru documentele de valoare excepțională.
Manuscrisul Codex aureus și Scrisoarea lui Neacșu din Câmpulung se păstrează în casete
speciale introduse în seifuri.
În afara echipamentului de depozitare, într-un depozit de arhivă există și mobilier
complementar pentru acces la raft, pentru operare în depozit și pentru transport. Scara de arhivă
are ca principală particularitate stabilitatea deoarece nu este permisă rezemarea sa de raft. Scara
de arhivă este asemănătoare cu scara zugravului și are reazem în propria sa structură. Masa de
depozit este o masă obișnuită, lungă de 1-1,20 m și îngustă de 30 -40 cm. Într-un depozit de
arhivă echipamentele de transport sunt formate din cărucioare, lifturi de mică capacitate și chiar
lifturi de tonaj. Acestea sunt necesare pentru preluarea de noi documente sau pentru mutări.
În afară de echipamentele de depozitare și transport, la fel de importante sunt mijloacele
de folosire: dulapuri și fișiere speciale pentru inventare și seturi organizate de fișe, mese de
studiu de diferite tipuri, echipamente speciale de citire a documentelor, aparate de copiat și
reprodus etc.