MAESTRÍA DE PROYECTOS DE CONSTRUCCION

MAESTRIA EN DIRECCION DE LA CONSTRUCCION – CUSCO

GERENCIA DE PROYECTOS DE INVERSION EN INFRAESTRUCTURA
TEMA:

“CASO X - PORTA”

TRABAJO: ACTA DE CONSTITUCION DEL PROYECTO

PROFESOR: ING. JUAN VELEZ PIEDRA

ALUMNOS: PERCY ARTURO HUAMAN TORRES

ELAR FARFAN ORTIZ DE ORUE
RIK ERNESTO GUEVARA PADILLA
BORIS ADRIEL ACERO QUISPESUCSO

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ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

CÓDIGO AC1
versión V.01
PROYECTO MUDANZA DE OFICINAS X - PORTA
PATROCINADOR JULIO OCTAVIO ESPINOZA BEDREGAL
PREPARADO POR: MARCO VIDAL REYNA FECHA 20 04 2020
REVISADO POR: JULIO OCTAVIO ESPINOZA BEDREGAL FECHA 22 04 2020
APROBADO POR: JULIO OCTAVIO ESPINOZA BEDREGAL FECHA 24 04 2020

REVISIÓN DESCRIPCIÓN (REALIZADA POR) FECHA

(Correlativo) (Motivo de la revisión y entre paréntesis quien la realizó) (de la revisión)
01 CORRECCION DE LOS OBJETIVOS (PATROCINADOR) 22 04 2020
02

BREVE DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO DEL PROYECTO

(Definir la organización ejecutante, las fases, describir el orden de trabajo para la elaboración de entregables, indicar los límites)
 La mudanza de oficinas será llevada a cabo por la empresa X – Porta, la misma que
contrata un servicio de traslado a la consultora GRUPO PM
 Se realizara la mudanza de 100 empleados en la que se incluye los equipos, mobiliarios,
terminales ofimáticos y servidores, redes telemáticas y gabinete de archivos.
 Se apertura un nuevo espacio de oficinas con capacidad para 130 empleados, con
condiciones de espacio y distribución bien definidas de acuerdo a los planos de
arquitectura y plan de marketing.
 Se habilitara las instalaciones eléctricas y especiales para los 130 módulos de oficina
 Se realizara la compra de materiales, equipos y mobiliario para 30 empleados siendo
estos personales nuevos.
 Se habilitara 30 aparcamientos destinados para los vehículos de los empleados y
clientes en la nuevas instalaciones

FASES DEL PROYECTO:

 Inicio
Se elabora y constituye la presenta acta con fines de designar las
responsabilidades y lo niveles de autoridad para el proyecto, se integra a todos
los interesados que intervendrán durante el desarrollo de los procesos.

 Planificación
 Definir el plan estratégico para dar soporte al desarrollo del proyecto
 Definir el plan de trabajo del proyecto detallando las actividades a
desarrollarse durante la realización del mismo.
 Planificar las área de soporte de la empresa para poder gestionar:
 Compras (Área Logística)
 Servicios (Área administrativa)
 Contratos (Área legal y administrativa)
 Alquileres (Área administrativa)
 Procesos (Área Técnica y administrativa)
 Marketing (Área comercial)
 Permisos y/o licencias (Área administrativa)

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 Ejecución
 Habilitación del nuevo local a ocupar de acuerdo a los planos de
distribución y marketing de la empresa con capacidad para 130
empleados
 Instalaciones eléctricas y especiales de 130 módulos de operación para
los empleados
 Adquisición de 30 nuevos equipos, materiales y mobiliario para el
nuevo personal contratado
 Traslado de mobiliarios, terminales ofimáticos y servidores, redes
telemáticas y gabinete de archivos para 100 empleados
 Preparado y embalaje de los activos a trasladarse de acuerdo a
protocolos de operación, seguridad y calidad
 Transporte de activos
 Emplazamiento de 100 módulos de activos trasladados a las
nuevas oficinas
 Habilitación de 30 aparcamientos para estacionamientos de vehículos
del personal empleado y/o cliente.

 Seguimiento y control
 Controlar los procesos de trabajo durante la mudanza por medio de
protocolos e instructivos de trabajo generado por las áreas de
producción, calidad, seguridad, logística y administrativa
 Hacer cumplir el cronograma establecido para la mudanza de 60 días, y
de 7 días para el traslado.
 Seguimiento y control del costo de implementación de las nuevas
oficinas, el transporte y los gastos administrativos y/o seguros
necesarios para llevar a cabo el proyecto.
 Controlar los riesgos identificados en el etapa de planificación para
adoptar las medidas y/o acciones preventivas y correctivas
 Realización de pruebas de operación y funcionamiento al término de
las actividades de traslado.

 Cierre
 Aprobación del acta de conformidad del proyecto por el patrocinador
 Devolución de fondos de garantía solicitados a los contratistas del
traslado, así como a proveedores que suministraron servicios,
alquileres, materiales y equipos.
 Devolución de cartas fianzas solicitados a los contratistas del traslado
 Actualización de los documentos del proyecto
 Inventario de pruebas de operación y funcionamiento de los equipos
trasladados y comprados

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ALINEAMIENTO DEL PROYECTO

1. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA 2. PROPÓSITO DEL PROYECTO
ORGANIZACIÓN (Beneficios generados por el proyecto alineados a contribuir
(A los que se alinea el proyecto, incluye como se mide) con el objetivo)

Mejorar en índice de satisfacción de nuestros Lograr ampliar la capacidad de personal en

empleados y clientes para lo cual se espera un planilla y mejorar las condiciones de clima
resultado mayor a 9 de acuerdo a la escala de laboral a través de mejoras en las oficinas)
LIKERT
Obtener mayor rentabilidad al incrementar la Mejores condiciones del ambiente de trabajo
capacidad de las operaciones logrando crecer para los empleados con mejores espacios y
con un margen operativo > a 12% el año 2020 adecuada distribución fortaleciendo el clima
laboral.
Lograr posicionamiento competitivo en el Ubicación estratégicamente potencial para los
mercado ubicándonos dentro de las 3 objetivos de la empresa.
empresas más confiables y potentes del
sector en el año 2020
3. OBJETIVOS DEL PROYECTO
(en términos de costo, tiempo, alcance, calidad)
 Mudanza de oficinas en los próximos 60 días sin interrupción de sus
operaciones.
 Mudanza de activos siendo estos: Mobiliario, terminales ofimáticos y servidores, redes
telemáticas y gabinetes de archivos y conexiones eléctricas de 100 empleados al nuevo
local en un fin de semana.
 Apertura y/o habilitación de 30 puestos más para personal nuevo que se incorpora a la
empresa.
 Habilitación de 30 equipos completos y nuevos para el persona l nuevo, así como
instalaciones eléctricas y especiales para ello.

4. FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO DEL PROYECTO

(Componentes o características que deben cumplirse en el proyecto para considerarlo exitoso una vez se concluya el proyecto)
 El personal de la empresa que efectúa la mudanza deberá ser acreditado por la
misma empresa a través de sus credenciales y se encuentren en la carta de
presentación que deberá ser emitida al director del Proyecto.
 El embalaje de los bienes deben ser efectuados antes del traslado de los bienes
por parte de la empresa de mudanza.
 El traslado deberá terminarse al séptimo día del inicio del servicio. Donde X –
Porta definirá la fecha de inicio de acuerdo al contrato.
 El horario de trabajo para el traslado deberá ser el permitido por la entidad
respectiva (Transito y/o Municipalidad), el mismo que es de 9:00am a 12:00m y
de 3:00pm a 6:00pm, evitando así las horas máxima afluencia.
 La mudanza debe efectuarse en 60 días una vez iniciado el Proyecto.
 Los costos de la implementación del proyecto no debe exceder el planificado
siendo de 32000 dólares.
 No debe contemplarse ningún daño a los activos que se trasladen y las
compras de los nuevos deben ser oportunos para cumplir con la recepción y el
consiguiente proseguir de las operaciones.
 El índice de accidentabilidad que deriven en lesiones o daños a la integridad
física de los participantes del proyecto o a la propiedad será de cero

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 Supuestos
 Se asume que Grupo PM tiene experiencia en mudanzas similares y que por
ende cumplirá adecuadamente con sus obligaciones contractuales.
 Se asume que las áreas internas de X-Porta involucradas en este proyecto
tienen el personal disponible para dedicarse a sus actividades que se detallarán
en el plan del proyecto.
 Se asume que el nuevo local será entregado por su dueño con los servicios de
agua y desagüe y vigilancia adecuados; totalmente desocupado.
 El nuevo edificio cuenta con el soporte eléctrico para permitir la carga adicional
de las 130 personas de X-Porta.
 No habrá condiciones climáticas desfavorables durante el periodo de tiempo
del traslado.
 Las condiciones de transitabilidad serán las idóneas con los retrasos normales
de tráfico.
 No se espera paros, huelgas u otros imprevistos durante el periodo de traslado
5. REQUERIMIENTOS DE ALTO NIVEL
(Condiciones o características que deben cumplirse para satisfacer lo solicitado al proyecto, incluir el criterio de aceptación)
 Las instalaciones de las nuevas oficinas deben contar con los servicios de agua y
desagüe; así como poder contar con la capacidad operativa de los equipos nuevos y
antiguos respecto a la carga eléctrica y servicios de data.
 La mudanza debe impactar en lo mínimo con las labores normales de los empleados;
por ello se debe efectuar los días de fin de semana; acreditando el personal de la
empresa de mudanza sus fotocheck el personal presentado por la empresa a la
Dirección del Proyecto.
 El trabajo de mudanza deberá ser efectuado al cumplir el contrato de servicio en la que
figure las firmas de los involucrados.
 Los activos a trasladarse deberán ser embalados y trasladados en cajas
 El traslado deberá ser por tipo y tamaño de los activos, no juntar en una misma caja
activos pequeños y/o cables con mobiliarios.
 Todos los envases y/o cajas que contengan los activos deberán ser etiquetados y
encintados indicado el tipo, cantidad, material y ubicación.
 No se podrá usar rumas a la hora de trasladar los mobiliarios o poner cajas encima de
ellos
 Se dispondrá de un cobertor en el transporte para evitar la insolación y/o factores
climáticos eventuales como lluvia durante el traslado
 El contratista dispondrá de un plan de trabajo que contemple el embalaje, colocación
en cajas, manipuleo, cargue, descargue y transporte.
 El contratista deberá presentar una carta fianza de fiel cumplimiento.
 El contratista deberá presentar un seguro contra daños a los activos
 El Personal deberá ser el indicado para las labores a realizar. (Examen médico)
 Capacitación al personal durante los días del traslado
 Traslado de mobiliario, terminales ofimáticos y servidores, redes telemáticas y gabinete
de archivos de 100 empleados
 Todos los activos deberán ser colocados y en sus respectivas ubicaciones de acuerdo al
plano de distribución entregado al contratista, el mismo que deberá verificar el
funcionamiento de estos con personal responsable de X – PORTA.

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EXTENSIÓN Y ALCANCE DEL PROYECTO

6. ETAPAS DEL PROYECTO 7. PRINCIPALES ENTREGABLES
(En el caso que se ejecute por ETAPAS) (Un único y verificable producto que debe ser elaborado
para completar un proceso, una fase o un proyecto)
Habilitación y acondicionamiento Plan de mudanza de oficinas X - Porta
arquitectónico de las nuevas oficinas
Traslado de Mobiliario, terminales ofimáticos Nuevas oficinas implementadas
y servidores, redes telemáticas y gabinetes de
archivos
Puesta en marcha de las nuevas oficinas Instalaciones eléctricas de las nuevas oficinas
Instalaciones especiales de las nuevas oficinas
Equipamiento de mobiliarios de 30 módulos
Equipamiento de equipos y/o materiales de
30 módulos de oficinas
30 estacionamientos habilitados
Emplazamiento de 130 módulos de oficina
para los empleados (existentes y nuevos)
8. INTERESADOS CLAVE
(Persona u organización que está activamente involucrado en el proyecto o cuyos intereses pueden ser afectados positiva o
negativamente por le ejecución del proyecto o por el producto que elabora)
 Gerente General de X-Porta.
 Gerente de Sistemas de X-Porta.
 Gerente de Compras de X-Porta.
 Directo de proyectos X-Porta
 Empleados de X-Porta
 Municipalidad del sector
 Área de transito
 Proveedores de equipos, mobiliarios y materiales
 Empresa de mudanza.
 Consultora Grupo PM

9. RIESGOS
Evento o condición incierta que, si ocurriese, tiene un efecto positivo (oportunidad) o negativo (amenaza) sobre los objetivos
del proyecto) Incluir al menos una oportunidad
 Daño de algún bien (archivos, PC, etc.) durante la mudanza. La mitigación será incluir
cláusulas de daños y perjuicios en el contrato con Grupo PM, este último deberá
contar.
 Ante la probabilidad de robos y asaltos, la mitigación será que, X-Porta deberá asegurar
su patrimonio contra robos y asaltos, Responsabilidad Civil Extracontractual,
deshonestidad, desaparición y destrucción antes de la mudanza programada.
 Ante la probabilidad de eventos que puedan afectar los bienes durante la etapa de
transporte al nuevo local, la mitigación será requerir que indefectiblemente el grupo
PM cuente con el seguro de transporte.
 En el nuevo edificio no contar con las condiciones eléctricas y ambientales adecuadas.
La mitigación será ejecutar un plan de inspección a las actividades de instalaciones
eléctricas, comunicaciones y acondicionamiento completo al edificio con el área de, se
hará cargo un responsable asignado de X-Porta conjuntamente con la Administración
para asegurar el cumplimento del plazo de entrega del nuevo local y tomar medidas
correctivas de ser necesario.

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 Ante la probabilidad de fenómenos naturales adversos a la mudanza, La mitigación será

incluir cláusulas la ejecución del plan de contingencia del Grupo PM, dicho plan se
presentará para la suscripción del contrato.
 Ante la probabilidad de falta de compromiso de las áreas internas de X-Porta. La
mitigación será definir y asignar un responsable por área.
10. HITOS PRINCIPALES DEL PROYECTO
(Un evento en el cual se aprueba un entregable importante, incluir quien aprueba y fecha)
 Día 00: Inicio del Proyecto 60 días antes del fin de la mudanza.
 Día 07: Aprobación del plan de la mudanza y asignación de responsables.
 Día 11: Entrega del nuevo local e inicio actividades de Instalaciones eléctricas,
comunicaciones y acondicionamiento en el nuevo local.
 Día 50: Adquisición de Mobiliario, equipamiento y materiales de escritorio.
 Día 50: Finalización de las instalaciones eléctricas, comunicaciones y
acondicionamiento completo y entrega del nuevo local habilitado.
 Día 51: Inicio de Mudanza del mobiliario y equipo existente y conexión de la
infraestructura informática inc. Embalaje
 Día 57: Fin de Mudanza del mobiliario y equipo existente y conexión de la
infraestructura informática inc. Embalaje

 Día 60: Levantamiento de las observaciones y Cierre del Proyecto.

11. PRESUPUESTO DEL PROYECTO

(Incluir todo el costo, incluyendo reserva para contingencia y de gestión, no incluye IGV)
MUDANZA DE OFICINAS DE X-PORTA (En dólares)
 Plan de mudanza
Elaboración del plan $ 500.00
Supervisión de ejecución $ 1000.00
Traslado de personal $ 1000.00

 Contrato de empresa de mudanza

Embalaje, traslado e instalación $ 4500.00

 Habilitación e Implementación de oficina para personal nuevo

Mobiliario $ 8000.00
Proceso de contratación de personal $ 3500.00

 Habilitación e Implementación de estacionamiento

Mobiliario $ 5000.00

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 Gastos Administrativos
Gestión de las áreas de conocimiento $ 4500.00

 Costos fijo inc. Pólizas y seguros $ 4000.00

----------------
$ 32000.00
Margen $ 3000.00
Total $ 35000.00

12. REQUERIMIENTOS DE APROBACIÓN DEL PROYECTO

(Quién evalúa los FCE, decide el éxito del proyecto y quien cierra el proyecto)

FCE Evaluador Firma el Cierre del Proyecto

(Nombres apellidos y cargo de la persona (Nombres apellidos y cargo de la persona
(Ver punto 4)
asignada) asignada)
El índice de accidentabilidad Victor Tantahuatay Proaño
que deriven en lesiones o (Supervisor de seguridad)
daños a la integridad física de
los participantes del proyecto
o a la propiedad será de cero
La mudanza debe efectuarse Marco Vidal Reyna (Director
en 60 días una vez iniciado el de proyecto)
Proyecto.
Los costos de la Marco Vidal Reyna (Director
implementación del proyecto de proyecto)
no debe exceder el
planificado siendo de 32000
dólares.
El personal de la empresa que Marco Vidal Reyna (Director
efectúa la mudanza deberá de proyecto)
ser acreditado por la misma
empresa a través de sus
credenciales y se encuentren
en la carta de presentación
que deberá ser emitida al
director del Proyecto.
El embalaje de los bienes Marco Vidal Reyna (Director
debe ser efectuado antes del de proyecto)
traslado de los bienes por
parte de la empresa de
mudanza.

El traslado deberá terminarse Marco Vidal Reyna (Director

al séptimo día del inicio del de proyecto)
servicio. Donde X – Porta
definirá la fecha de inicio de
acuerdo al contrato.

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13. DIRECTOR DE PROYECTO ASIGNADO AL PROYECTO

(Nombres apellidos y cargo de la persona asignada como director del proyecto)

DIRECTOR DE PROYECTO: MARCO VIDAL REYNA

14. AUTORIDAD ASIGNADA

(Autoridad asignada al director del proyecto)

 Disponer la adquisición y/o compra de recursos como equipos, materiales, alquileres

debiendo sustentar ello al patrocinador.
 Autoridad para disponer recurso humano sustentado al patrocinador

15. FIRMA DEL PATROCINADOR

NOMBRE: JULIO OCTAVIO ESPINOZA BEDREGAL

FECHA:______24/04/2020_________________ ________________________________
FIRMA

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