ORGANISATION

Par Joe MASEND

Consultant CODEV
 Qu’est – ce que ORGANISER?
• ORGANISER: structurer le déroulement du projet afin
de le mener à bien à son terme dans les meilleures
conditions.
• ORGANISER: ne se limite pas seulement à la
planification;
• C’est aussi bâtir le cadre de référence définissant la
performance en parfaite compréhension avec
l’ensemble des acteurs directs et indirects, depuis la
Direction jusqu’aux équipes de mis en œuvre et
développement, en passant par les équipes
utilisatrices et autres acteurs du projet.
• L’organisation débouche toujours à l’adoption de la
« CHARTE DU PROJET »
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 Pourquoi ORGANISER?
o Répartition du travail
o Définir des moyens de le faire
o Le travail en équipe nécessite des règles
de vie en communauté
o Chacun doit connaître ses droits et ses
devoirs
o L’organisation crée le cadre dans lequel
chacun peut se situer, s’épanouir et être
efficace
o…
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 MISSION

OBJECTIFS

TRAVAUX, TÂCHES à Réaliser

SPECIALITES

HOMMES LOCAUX ET MOYENS METHODES DE TRAVAIL

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 Vision
Un énoncé de vision décrit ce que le projet voudrait
être et son idéal intégré dans la chaîne de valeur.
Axé sur l' avenir, il est une source d'inspiration
intemporelle. Il fournit de plus des jalons clairs à
l'
appui du processus décisionnel.
Mission
Un énoncé de mission décrit la nature actuelle du
projet. Il apporte des précisions sur sa situation, ses
clients, ses principaux processus et le niveau de
rendement prévu.
Certains avancent que la vision est quelque chose à
laquelle on doit aspirer, alors que la mission, c' est
quelque chose que l' on doit accomplir.
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Les diverses approches de la mission
• Approche produit:
- client
- besoin
- fonctionnalités
- solution technique
• Approche projet:
- 3 axes: Technique, coûts, délais
- Tâches
- Ressources humaines et matérielles
- Flux de produits et de données
• Approche Savoir – faire
- Compétence des équipes
- Capitalisation des expériences
23/10/2012 - Veille technologique
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 Qu’est – ce qu’un objectif?
• Un objectif est une contrainte qui va être « imposée » au
système projet afin qu’il se réalise dans un cadre
(généralement imposé par le commanditaire), un projet
comporte 3 niveaux d’objectifs:
• Objectif de qualité, de temps, de coûts.
• Objectifs de qualité: ce sont tous les éléments qui vont
« qualifier » le produit qui va sortir du projet (ces éléments
vont constituer la performance du produit et ce sont ces
performances qui vont satisfaire le besoin).
• Objectifs de temps: calendrier dans lequel le projet doit se
réaliser (ce calendrier comporte une date de début du projet,
une date de fin du projet, des échéances intermédiaires
éventuelles).
• Objectifs de coût: somme du coût des ressources
nécessaires à la mise en œuvre du projet.
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 Objectif
Un objectif doit répondre à un certain
nombre de critères: SMART
S = Spécifique:
M = Mesurable:
A = Ambitieux:
R = Réalisable:
T = Timebound:

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Le problème à traiter

Trouver la meilleure ORGANISATION

permettant de répondre aux Objectifs

avec la plus grande Efficacité

(à court, moyen et long terme)

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•
Organiser les Hommes
La fonction essentielle d’un Manager est de déterminer les compétences de chacun et de
« sentir » le poste dans lequel chacun sera le plus efficace:
- Type de travail
- Autonomie / Dépendance
- Environnement
Lorsque quelqu’un est ‘inefficace’, il faut d’abord se demander s’il est bien « Managé »
Clé du succès: ‘The Right Man at the Right Place’
• L’équilibre d’une équipe
Complémentarités de spécialités
- Techniciens
- Gestionnaires
- Qualiticiens
Complémentarités des expériences
- Débutants
- Chevronnés
Complémentarités des caractères
- Optimistes
- Sereins
- Pessimistes
Complémentarité des Personnalités
- Intuitifs
- Cartésiens
- Esprits de synthèse
- Perfectionnistes
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 Cas particulier d’une équipe de projet
Pour qu’une équipe de projet fonctionne bien, il
vaut mieux des membres motivés peu
spécialistes que des spécialistes peu motivés
(c’est souvent le cas des « experts »
parachutés et débordés par des travaux)
Les équipiers motivés trouveront toujours le
moyen de se faire aider par les spécialistes
C’EST LA MOTIVATION QUI FAIT AVANCER
LES PROJETS
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 Mettre en place les locaux
et les Moyens
• Le manager devra se voir pour obtenir des
locaux et des moyens suffisants.
• Il devra être obstiné et convaincant pour obtenir
de sa hiérarchie les moyens qu’il estime
nécessaires.
• Il devra s’affirmer au risque de déplaire,
sachant que sa mission nécessite l’obtention
des moyens que son équipe espère.
• S’il ne se bat pas pour avoir des moyens,
personne
23/10/2012 ne les lui
Joe octroiera.
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 Définir les méthodes de travail et
de Gestion
• Définir les méthodes de travail
Le Manager devra obtenir un consensus sur les
méthodes de travail de l’équipe:
- les responsabilités de chacun (RASCI)
- les principes de communication internes et externes
- les modes d’élaboration des décisions
- les méthodes de travail:
- Réunions: types, périodicité
- Documents: types, émission, approbation,
diffusion
- les Normes internes
- l’utilisation des outils informatiques
(Voir la charte du projet)
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 GESTION
• La gestion d’une entité d’une entité requière un
certain nombre de méthodes et d’outils qui doivent
être adaptés au travail à accomplir.
• La gestion d’une équipe en mode projet nécessite
des étapes telles que:
- Définition des objectifs
- Découpage des travaux
- Planification
- Estimation des charges de travail
- Suivi de l’avancement: travail, délais, coûts
-…
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 Quelques dispositions pour mieux
maîtriser l’organisation du projet
1) Découper le projet en lots afin de supprimer l’effet « trou
noir »
2) Rapprocher Planification et Référentiel de valeur (pour mettre
un terme à le dérive des réalisations)
3) Planifier selon au moins deux niveaux de spécifications
(éviter la sur spécification)
4) Développer la coopération dés les prémices du projet (pour
ne plus sous – estimer les coûts et les temps)
5) Maîtriser les dérives budgétaires en utilisant au mieux les
compétences
6) Éviter les retards à répétition en assurant la logistique
7) Éviter la confusion des rôles en maîtrisant les affectations
8) Maîtriser les dérapages en limitant les changements de
priorités
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9) Savoir gérer les détails afin de prévenir les découragements
Charte projet
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 DEFINITION
Définition du projet :
Décrire le fond et le contexte du projet
et la raison pour laquelle il est entrepris…
 OBJECTIFS
Les objectifs du projet :
les objectifs décrivent ce à quoi le
projet aboutira, et quels seront ses
livrables. Les objectifs doivent être
« SMART » : Spécifiques, Mesurables,
Atteignables, Réalistes, et planifiés dans
le Temps.
 PERIMETRE et CONTENU
Définir le périmètre du projet :
Définir les frontières du projet, ce
qui est dans les limites du projet, et
ce qui est en dehors de ces
frontières.
Les types de produits livrables qui sont:
- dans le périmètre du projet.
- Hors du périmètre du projet.
 LES LIVRABLES

L’accomplissement d’un objectif

devrait être évident et résulter en la
création d’un ou plusieurs produits
livrables.
- Mais, si l’objectif est à un niveau
élevé et n’implique pas la création d’un
livrable, un but peut le remplacer.
- Et, si l’objectif est à un niveau trop bas et
décrit des dispositifs et des fonctions, il
peut s’agir d’un rapport de spécifications.
 ELABORER L’ORGANIGRAMME
TECHNIQUE

• Décomposition en « petits paquets » de

tâches, bien identifiés, codés, structurés:
« Organigramme Technique du Projet »
 DECOUPAGE NORMALISEE :WBS

Le Work Breakdown Structure (Structure de

décomposition du travail /organigramme
des tâches(OT)) définit comme le:
« découpage hiérarchisé et arborescent
du processus de réalisation en éléments
plus faciles à analyser et à maîtriser »
Il apporte une réponse aux 2 questions:
- Que doit-on faire?
- Comment doit-on s’y prendre?
 DECOUPAGE D’UN PROJET:
Identifier des sous ensembles quasi autonomes,
présentant des caractéristiques suivantes:
1. Chaque sous-ensemble du projet donne lieu à
un résultat bien identifié.
2. La charge propre à chacun peut être évaluée.
3. Les contraintes d’enchaînement entre sous-
ensembles sont repérables (liés/ parallèles).
4. Le découpage est fait à des mailles différentes,
un sous-ensemble étant à son tour souvent
décomposé.
ESTIMATION DE LA CHARGE
Estimation du volume travail et les coûts du
projet peuvent être dépeints de nombreuses
manières:
le coût par membre d’équipe,
Le coût par livrable,
Le coût par étape principale, ou coût par
catégorie (travail interne, travail externe,
formation, fournitures…)
Incluez également un bref planning montrant
la date de début du projet, les principales étapes
et la date de fin.
Hypothèses du projet
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