8.

OPERACIONES

Para el proyecto “Vantorola” se definieron procesos Estratégicos, Misionales y de apoyo,

los cuales cuentan con sus respectivas entradas, actividades y salidas, definidas de
acuerdo al análisis de los requerimientos de los productos o servicios. A estos procesos se
les realiza control a través de mecanismos tales como: auditorías internas, toma de
registros, check list, entre otros.
Para la recolección de información relacionada con los requisitos de los productos o
servicios, se utilizan métodos tales como: encuestas, análisis de PQRS, análisis de pérdida
de clientes o negocios, siguiendo el instructivo de servicio al cliente.
Parte fundamental en el cumplimiento de requerimientos es el análisis de capacidad
instalada. De igual manera es necesario el análisis y verificación de cumplimiento de
aspectos legales y reglamentarios, teniendo como soporte de esto formatos de
declaratoria de cumplimiento de dichos requerimientos.
Se realiza control sobre los contratos y licitaciones, de tal manera que se tenga presente
las responsabilidades de la organización y de las partes interesadas.
“Vantolora” cumplirá con las declaraciones acerca de los productos y/o servicios que
ofrece y se definen en los Contratos o los Pedidos, incluyendo los cambios especificados
en Cotizaciones, Orden de Servicio o cualquier documento que haya considerado
conveniente.

La operación del negocio implica el manejo de información de clientes, proveedores y

demás partes interesadas, la cual debe ser tratada de acuerdo a los lineamientos de la
normatividad vigente en relación a la protección de datos personales e información
sensible (propiedad del cliente y proveedor externo). A este aspecto se le realiza control
a través de registros de movimiento de documentación y auditoría de gestión
documental.

Para el proceso de compras, los proveedores externos deben certificar su calidad, lo cual
se controla a través de un manual de procedimientos para asegurarse de que cumplen con
los estándares de calidad de Vantorola. Adicional a esto, los proveedores externos deben
certificar el cumplimiento de aspectos legales y reglamentarios frente al talento humano
que participa de su cadena productiva, así como a la materia prima, partes o unidades
enteras que hacen parte de la negociación.

Las características de los vehículos “Vantorola”, están documentadas, lo mismo que las

actividades o procesos a realizar y los resultados que se esperan de ellos. Entre otros, se
tienen en cuenta: Planos detallados con amplia información, señalización en los puestos
de trabajo, supervisión de las actividades para asegurar el cumplimiento de los criterios de
aceptación de los productos, la formación y la capacitación de los empleados para la
fabricación de Vantorola, pruebas e inspecciones que permitan identificar las unidades
que están listas para ser entregadas a los distribuidores.

“Vantorola” a través de los Responsables de cada proceso operativo, se asegura que

cuando se cambien los requisitos para los productos y/o servicios, la información
documentada pertinente sea modificada y que las personas pertinentes sean conscientes
de los requisitos modificados. Adicional a ello, se soporta la idoneidad de la(s) persona(s)
que autoriza dichos cambios.

“Vantorola” vigila las condiciones de transporte de las unidades a entregar a los

distribuidores o clientes finales. Una vez las unidades son entregadas, el área de
posventas de Vantorola realizará seguimiento y consignará la información en Registros
que permitan confirmar la satisfacción del cliente.

Vantorola contiene dentro de sus procesos misionales, el proceso “Experiencia

Vantorola”. Este proceso parte del establecimiento de alianzas estratégicas con facultades
especializadas en innovación, tecnología y robótica, y tiene como objetivo permitir que
estudiantes de estas facultades vivan la experiencia del proceso productivo de Vantorola
como parte de su proceso de formación. “Vantorola” y las universidades aliadas realizan el
convenio formal donde se estable las responsabilidades de ambas partes y los
mecanismos de control de su cumplimiento.

“Experiencia Vantorola”, como proceso formativo complementario, se desarrolla a partir

de Diseños instruccionales de formación articulados con los manuales de procedimientos
de la cadena productiva de Vantorola, específicamente en los procesos de Diseño y
Desarrollo, Tunning y Robótica, y Testeo de Calidad.

Al final de la “Experiencia Vantorola”, los pasantes realizan proyectos de innovación con

función social, los cuales son supervisados por el proceso de Responsabilidad social
empresarial y quien designe la respectiva universidad aliada.