Compras y suministros

Actividad fase 2

Presentado por:
José de Jesús picón Santiago cód.: 18.924.185
Katherine Home cod: 1.084.257.657

Grupo: 102607_ 24

Tutor:
Julián Rene Perdomo

Universidad nacional abierta y a distancia

Escuela de ciencias administrativas, contables, económicas y de negocios

Programa de administración de empresas

2019
 CONTENIDO

INTRODUCCIÓN............................................................................................................................3
OBJETIVOS.....................................................................................................................................4
General:........................................................................................................................................4
DISEÑO DEL PLAN DE COMPRAS PARA LA EMPRESA BOSCAFE SAN JUAN..............5
OBJETIVOS.....................................................................................................................................5
B.- VOLUMEN DE COMPRAS E INDICADORES.....................................................................5
C.-CONTROL DE INVENTARIOS.............................................................................................11
D.-POLÍTICAS DE COMPRAS EN BUSCA DE LA CALIDAD DE ESTAS..........................14
E.- PROCEDIMIENTOS Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES.............................................15
CONCLUSIONES..........................................................................................................................17
BIBLIOGRAFIA............................................................................................................................18
 INTRODUCCIÓN

La importancia de la gestión de compra dentro de una Organización, es de mucha

importancia ya que por medio de ella podemos gestionar y llevar el control adecuado de los
volúmenes de compras que se va a ofrecer y de esta manera poder determinar la factibilidad
en los precios y las ganancias que esto puedo generar o viceversa, buscando siempre el bien
de la organización y pensando en el consumidor sus posibilidades, necesidades y capacidad
para poder adquirirlo

Para este caso, se va a mostrar por medio de este trabajo escrito, el modelo o diseño
de plan de compra de la empresa Boscafe San Juan empresa que se encuentra radicada en la
zona sur del país en el municipio de Pitalito – Huila, corregimiento de Bruselas, ofreciendo
como producto principal café tostado y en sus puntos de venta derivados de su producto
especial, por lo cual se presenta planteamiento de objetivos, el volumen de compras e
indicadores, el control de inventarios como también las políticas de compra en busca de la
calidad de estas y el procedimiento que se lleva a cabo frente a la selección de proveedores
de tal manera que se mitiguen ciertos riesgos y se busquen mejores oportunidades para la
empresa en esta área de la gestión de compras.
 OBJETIVOS

General:
 Reconocer los conceptos básicos y la importancia de la función de compras en las
organizaciones, enfocado en la empresa seleccionada por el grupo colaborativo en la
fase anterior.

Específicos:

 Indagar en grupo colaborativo sobre la empresa Boscafe San Juan en su gestión de

compras.
 Diseñar un plan de gestión de compras donde se identifique los objetivos, volumen
de compras e indicadores, control de inventarios, políticas de compra como también
el procedimiento y selección de proveedores.
 DISEÑO DEL PLAN DE COMPRAS PARA LA EMPRESA BOSCAFE SAN JUAN

OBJETIVOS

 Presentar un plan de inventario que contribuya en el aumento de la productividad y

mayor rentabilidad en la organización.

 Identificar políticas de compra que contribuyan en mantener la calidad de las

mismas para generar mayor beneficio.

 Aumentar la capacidad de negociación mediante procedimientos y selección de

proveedores que brinden mejor rentabilidad para la empresa.

B.- VOLUMEN DE COMPRAS E INDICADORES

La empresa Boscafe es una empresa que produce y transforma la materia prima en café
especial para ofrecer a sus clientes la oportunidad de disfrutar una excelente taza de café
además de contar con cinco puntos de venta donde ofrece a sus clientes derivados de su
producto estrella, en las que se puede encontrar más de 30 bebidas especiales, dulces,
tortas, arequipes y cortados y el delicioso y atractivo café tostado.
Uno de los principales objetivos de su propietario es ofrecer un producto sano, de
calidad y con el mejor sabor natural es por esto que los productos que emplea son
adquiridos en la misma región. Por lo tanto a continuación se relacionan las compras y
suministros que se hacen para la tienda de café:

PRODUCTO FUNSIÓN ADQUISICIÓN DEL

PRODUCTO
Leche Este producto se utiliza para La leche se adquiere con

preparar algunas de las productores de leche de

bebidas que se ofrecen como la misma región,

también el arequipe y el evitando tener productos

 dulce cortado. tratados como los que se

venden en las tiendas y

así ofrecer un bien de

consumo de calidad para

el cliente, además de que

el precio es favorable

entre $800 y $1000 la

botella.
Endulzante (panela) Para evitar utilizar azúcar Isnos – Huila ingenio de

blanca u otros tipos de panela que cuenta con su

endulzantes que afectan la centro de distribución en

salud del consumidor se la galería municipal del

estableció convenio con un municipio anteriormente

ingenio de panela del mencionado en un precio

municipio que está cerca al promedio de $4000 por

lugar de producción llamado atado o $2000 libra de

Isnos – Huila, en esta panela pulverizada.

localidad se produce panela

de alta calidad y 100%

natural lo cual contribuye a

dar un mejor sabor a las

preparaciones y contribución

al cuidado de la salud del

consumidor.
Harinas y esencias Se utilizan para preparar las Se compra en cadena de

tortas de café supermercado en Pitalito

en los lugares donde

hayan promociones no se

tiene un proveedor

central ya que la materia

prima que se necesita no

es en gran cantidad.
café Es utilizado en todos los Este se produce y se

productos que se ofrecen en transforma en las

la tienda instalaciones de la

empresa familiar que

tiene el propietario y se

adecua de acuerdo a las

necesidades de

producción de una

bebida o producto de

consumo en especial.
Bebidas alcohólicas Son utilizadas para preparar El producto que se

algunas de las bebidas requiere para realizar

especiales que se ofrecen en esta preparación no es

la tienda de café como los gran proporción por lo

cocteles. tanto su propietario en

los diferentes viajes de

 negocio que tiene se

encarga de comprar

aquellas bebidas que

necesita sin tener un

lugar específico de

compra.
Frutos rojos y amarillos Se utilizan para preparar Estos productos se

otras bebidas como: adquieren en cada centro

aromáticas de frutos, conocido como “galería”

granizado de jugo, jugos en en los diferentes lugares

agua o en leche donde se encuentra cada

punto de venta.

Aunque el proceso de compras y suministros de las tiendas BOSCASANJUAN no es tan

alto debido a que su principal producto es el café y este de transforma de manera 100%

natural sin químicos que puedan afectar su sabor se puede identificar todo el proceso que se

tiene en cuenta para la debida selección de sus productos y el alcance de su objetivo

principal “ofrecer productos naturales con sabores netamente generados en esta zona sur del

país”.

Compras y suministros para la producción del café en la finca “Bellavista” y la

tostadora en el centro poblado del corregimiento

PRODUCTO O FUNSIÓN ADQUISICIÓN DEL

MAQUINARIA PRODUCTO
Abonos Son complemento Estos se adquieren de lo

nutricional para los arboles mismo que produce el café

de café de tal manera que en su proceso de

estén en las mejores despulpado ya que esta

condiciones y generen un materia se procesa como

producto de calidad. abono natural en el que se le

revuelve un producto

químico llamado CAL que

se adquiere en el centro

poblado de Pitalito en una

tienda de insumos con la

que se tiene convenio con el

EJE CAFETERO.
FUNGICIDAS Y Se utilizan para eliminar las Se adquiere en Agro

PLAGUISIDAS plagas o enfermedades que veterinaria Chapola en

pueden afectar la planta. Pitalito o en cualquier otro

punto de venta donde se

encuentre a un mejor

precio.
Maquinaria para el Esta contribuye a entregar Este tipo de maquinaria se

despulpado y lavado de la el producto listo para el consigue en TECNIMA

materia prima proceso de secado de la Pitalito – Huila.

materia prima
Maquinaria para el proceso Existe una de torrefacción, Estas máquinas se

de transformación de la trillado, tostado y molido. adquirieron con recursos de

 materia prima $105 millones de pesos

provenientes del fondo

financiero de desarrollo-

Fonade- para adquirir la

maquinaria
bolsas
Costales de fique Se utilizan para empacar la Estos son hechos por

materia prima que se lleva a artesanos o personas que

la tostadora trabajan en esta misma zona

con la elaboración de este

tipo de productos

Teniendo presente lo anterior se menciona que los productos que se van adquiriendo se
hacen de acuerdo a la necesidad puntual que se presenta por lo tanto se relaciona a
continuación volumen de compras e indicadores promedios:
PRODUCTO CANTIDAD PRECIO INDICADOR
Leche 8 botellas $ 1.000 Diarias
Panela 10 libras $ 2.500 cada tres días
Harina de trigo 10 libras $ 2.000 Según la necesidad
Esencias 12 unidades $ 2.600 Según la necesidad
Café 20 libras $ 12.000 cada tres días o según la
necesidad
Licores Depende la necesidad   Según la necesidad
frutos rojos 8 libras $ 2.400 Diarias
frutos amarillos 10 libras $ 2.600 Diarias
Abono 100 bultos depende la necesidad $ 90.000 Según la necesidad
Fungicidas 3 Litros $ 30.000 Según la necesidad
Plaguicidas 2 litros $ 28.000 Según la necesidad
Bolsas 100 unidades depende la $ 2.000 Diario
necesidad
Costales de 50 unidades depende la $ 5.000 según la necesidad
Fique necesidad
C.-CONTROL DE INVENTARIOS

Realizando consultas previas para realizar la actividad con Norly Gonzales quien es la
administradora de facturas y gastos incurridos en la transformación del producto ha
manifestado que la empresa no lleva un control de inventarios como tal porque es una
empresa familiar que ha empezado a desarrollarse y que aún le falta por perfeccionar sus
procesos administrativos pero se resalta la necesidad de llevar un debido control para evitar
situaciones de riesgo para la organización.

Considerando lo anterior y como propuesta del trabajo se propone realizar un control de

inventarios para llevar un debido control de los pedidos en suministros necesarios para
llevar a cabo la transformación y producción del producto tanto en la finca, la tostadora y
los cinco puntos de venta con los que cuenta BOSCAFE actualmente. Para lo cual se
propone utilizar el método de inventario ABC que divide la existencia de inventarios en tres
clases A, B Y C los que pertenecen al grupo A son los más caros, el grupo B precio medio
y el C precio reducido Teniendo presente que su producción y ofrecimiento de productos
para consumo derivados de su producto especial se basan en ser naturales por lo tanto los
pedidos necesarios para complementar todo el proceso son pocos y se hacen de acuerdo a la
necesidad que se vaya presentado para evitar despilfarro tanto en materias primas como en
la parte económica, ya que los productos que se adquieren son de diferentes valores lo cual
favorece el devaste cimiento y mejora la eficiencia empresarial.

Control de inventario centro de producción materia prima y tostadora

 CONTROL DE INVENTARIO
Nº DE ARTICULO Nº DE PAGINA
Finca Bellavista "centro de producción materia prima y tostadora" XXX 1

PEDIDO RECIBIDO VENDIDO

FECHA Nº PEDIDO PROOVEDOR CANTIDAD FECHA CANTIDAD PENDIENTE FECHA ENTREGA FECHA PEDIDO CANTIDAD SALDO COMENTARIO
octubre 18, 2019 01 Proveedor de abono 50 bultos según la necesidad octubre 19, 2019 X 19 de octubre/2019 1
octubre 18, 2019 02 Fungicidas Depende la necesidad octubre 19, 2019 X 19 de octubre/2019 02
octubre 18, 2019 03 Plaguicidas Depende la necesidad octubre 19, 2019 X 19 de octubre/2019 03
octubre 18, 2019 04 Bolsas 5 bolsas grandes octubre 19, 2019 X 19 de octubre/2019 04
octubre 18, 2019 05 Costales de fique 30 unidades octubre 19, 2019 X 19 de octubre/2019 05
octubre 18, 2019 06 cocos recolectores de materia prima Depende la necesidad octubre 19, 2019 X 19 de octubre/2019 06
octubre 18, 2019 07 Laso para amarrar 2 conos grandes octubre 19, 2019 X 19 de octubre/2019 07

Se aclara que la solicitud de productos a proveedores se hace de acuerdo a la necesidad

que se vaya presentado ya que la utilización de abonos, fungicidas, plaguicidas, cocos
recolectores se hace en un tiempo específico de los dos semestres del año, por lo tanto no
son bienes que se empleen constantemente pero que si deben ser puestos en un control de
inventarios.

Control de inventario puntos de venta

CONTROL DE INVENTARIO
Nº DE ARTICULO Nº DE PAGINA
Tiendas boscafe San Juan 123 1

PEDIDO RECIBIDO VENDIDO

FECHA Nº PEDIDO PROOVEDOR CANTIDAD FECHA CANTIDAD PENDIENTE FECHA ENTREGA FECHA PEDIDO CANTIDAD SALDO COMENTARIO
octubre 18, 2019 1 Proveedor leche 40 botellas octubre 19, 2019 X 19 de octubre 2019 1
octubre 18, 2019 02 Proveedor Endulzante Panela 10 atados octubre 20, 2019 X 19 de octubre 2019 02
octubre 18, 2019 03 Proveedor Harinas 2 arrobas octubre 21, 2019 X 19 de octubre 2019 03
octubre 18, 2019 04 Proveedor esencias 5 esencias octubre 22, 2019 X 19 de octubre 2019 04
octubre 18, 2019 05 Proveedor café 20 libras octubre 23, 2019 X 19 de octubre 2019 05
octubre 18, 2019 06 Proveedor Bebidas alcoholicas Depende del producto que haga falta octubre 24, 2019 X 19 de octubre 2019 06
octubre 18, 2019 07 Frutos rojos 8 Libras de cada especie octubre 25, 2019 X 19 de octubre 2019 07
octubre 18, 2019 08 Frutos Amarillos 8 libras de cada especie octubre 26, 2019 X 19 de octubre 2019 08
octubre 18, 2019 09 Proveedor azucar Blanca 6 kilos octubre 27, 2019 X 19 de octubre 2019 09

El control de inventario para las cinco tiendas se maneja de acuerdo a la necesidad que
se vaya presentando de acuerdo al alto o bajo nivel de visitas de los clientes, los pedidos
que se realizan son en cantidades llevaderas teniendo presente el promedio de gastos en
bienes que se necesitan para llevar a cabo los productos que se ofrecen, considerando que el
principal objetivo de su propietario es ofrecer productos, sanos, frescos, naturales derivados
de la región.

Teniendo presente lo anterior se propone llevar el siguiente plan de inventarios para

mantener un debido control en las existencias iniciales, las salidas y entradas.

CONTROL DE INVENTARIO BOSCAFE SAN JUAN SALIDAS ENTRADAS

CÓDIGO PRODUCTO DESCRIPCIÓN EXISTENCIAS INICALES ENTRADAS SALIDAS STOCK No. De factura FECHA CÓDIGO PRODUCTO DESCRIPCIÓN CANTIDAD No. De factura FECHA CODIGO DE PRODUCTO DESCRIPCIÓN CANTIDAD
20406 Leche natural de finca
20625 Endulzante (panela)
232565 Harina de trigo
259865 Esencias
259874 Café
654789 Licores
369874 Frutos rojos
259631 Frutos amarillos

CONTROL DE INVENTARIO FINCA BELLAVISTA ( Centro producción materia prima) SALIDAS ENTRADAS

CÓDIGO DESCRIPCIÓN EXISTENCIAS INICIALES ENTRADAS SALIDAS STOCK No. De factura FECHA CÓDIGO PRODUCTO DESCRIPCIÓN CANTIDAD No. De factura FECHA CODIGO DE PRODUCTO DESCRIPCIÓN CANTIDAD
120635 Abono
126589 fungicidas
987412 Plaguicidas
265341 Bolsas
256314 costales de Fique

Para lo cual se proponen partir de tres tablas como se muestra en la imagen anterior en la
primera de ellas se encuentra el control de inventario tanto para la parte que conforma las
tiendas donde se ofrece el producto especial “café” y sus derivados y el lugar donde se
produce y transforma la materia prima con la debida descripción de cada producto
necesario, el código asignado que se consideran como datos imprescindibles, incluyendo
también una columna que corresponde a existencias iniciales, entradas, salidas y stock.

En la tabla No. 2 correspondiente a SALIDAS se asigna una columna para No. De

factura, fecha, Código de producto, descripción y cantidad y la tercera tabla asignada para
entradas contiene un espacio definido para No. De factura, fecha, código de producto,
descripción y cantidad, comenzando a darle formato a cada tabla para facilitar el ingreso de
información de tal manera que en la tabla de salidas se asigne toda la información de
productos que se obtienen tanto para la finca como para las tiendas, realizando un debido
control a cada solicitud que se haga por parte de la persona encargada, en la tabla de
entradas se dará información de todas las adquisiciones que se hacen y en la primera tabla
se tendrá información de la tabla 2 y 3 para poder hallar el stock determinando la cantidad
de bienes o productos con los que cuenta la empresa Bocafe San Juan y de acuerdo a esto
hacer la solicitud a los proveedores y evitar situaciones de perdida, que pongan en riesgo la
economía de la empresa ya que al no saber con qué se cuenta y lo que sale hace que se
desperdicien o invierta en insumos que no se requieren y que son fuente de mala inversión.

D.-POLÍTICAS DE COMPRAS EN BUSCA DE LA CALIDAD DE ESTAS

La política de compras que se lleva a cabo son las siguiente:

 Desarrollar una tabla de presupuesto de los suministros de la materia prima para la
elaboración de los productos.
 Establecer un cronograma de la duración de la materia prima para el próximo
pedido.
 Estudiar los precios de los proveedores que ofrecen la materia prima
 Decidir que insumos para la producción son 100% de calidad
 Definir y establecer las actividades para lograr que las compras se hagan de manera
óptima
  Definir la calidad que deben reunir los materiales, la cantidad que hay que solicitar,
el plazo de entrega y las condiciones financieras

Condiciones económicas.

 Precio por unidad y por lote.

 Descuento comercial.
 Rappels y su aplicación.
 Gastos de envases y embalajes.
 Gastos de transporte y seguro.
 Forma de pago.
 Recargo por aplazamiento del pago.
 Control de la exactitud de sus existencias. Recepción cualitativa y
cuantitativa de los productos, accesorios y mercancías compradas o
de los trabajos realizados

Condiciones técnicas.
 Características técnicas.
 Calidad.
 Embalajes especiales.
 Instalación y montaje.
  Tiempo de garantía.
 Formación de los usuarios.
 Repuestos y mantenimiento postventa.
Servicios postventa.

 Plazo de entrega.
 Devolución de excedentes.
 Revisión de precios.
 Otros servicios

E.- PROCEDIMIENTOS Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES

CRITERIOS
Criterios Compra de suministros
Calidad de producto 50%
Cumplimiento en los tiempos de entrega 15%
Cumplimiento en Cantidad 15%
Servicio durante y posventa 20%

La reevaluación de los proveedores se realizará trimestralmente.

Para el registro de proveedores estos deberán presentar los siguientes documentos:

 Certificado de cámara y comercio
 Certificado de cuenta bancaria
 Fotocopia del RUT y cédula
Documentos relacionados.
 Cotización
 Procedimiento de adquisición de bienes y servicios

Selección de Proveedores
 Solicitar las cotizaciones según especificaciones de la requisición y las políticas de
compra.
 Realizar un estudio de comparación entre los proveedores según las cotizaciones y
criterios de selección.
 Negociar con el proveedor lo incluido en la cotización.
 Verificar la documentación del proveedor
 Contactar al proveedor seleccionado
 CONCLUSIONES

El desarrollo de esta actividad nos permito profundizar en la propuesta de un plan de

gestión de compras para la empresa Boscafe San Juan proponiendo aquellos objetivos que
serán necesarios para lograr el plan planteado de acuerdo al volumen de compras e
indicadores, control de inventarios, políticas de compra como también el procedimiento y
selección de proveedores adecuado, que se debe realizar para que todo lo que se plantee
para realizar una buena gestión de compras, que genere buenos resultados que beneficie a
todas las partes involucradas.

Se aprendió a realizar el debido reconocimiento del proceso de volumen de compras e

indicadores para de acuerdo a ello proponer un plan de inventarios que contribuyera a
mejorar el control en las entradas y salidas de la empresa, evitando situaciones de perdida
que pongan en riesgo la economía de la misma, siendo fundamento importante para
plantear las políticas de compra y el debido procedimiento y selección de proveedores.
 BIBLIOGRAFIA

Heredia, N. (2013). Gerencia de compras: La nueva estrategia competitiva (2a. ed). Pag.
1 a 10. Recuperado de: https://ebookcentral-proquest-
com.bibliotecavirtual.unad.edu.co/lib/unadsp/reader.action?docID=3212158

Heredia, N.(2013). Gerencia de compras: La nueva estrategia competitiva (2a. ed). Pag.
11 a 18. Recuperado de: https://ebookcentral-proquest-
com.bibliotecavirtual.unad.edu.co/lib/unadsp/reader.action?docID=3212158

(Heredia, N. (2013). Gerencia de compras: La nueva estrategia competitiva (2a. ed).

Pag. 43 a 53. Recuperado de: https://ebookcentral-proquest-
com.bibliotecavirtual.unad.edu.co/lib/unadsp/reader.action?docID=3212158)