DÉCIMO CUARTA SEMANA EESTP – PNP - CAJAMARCA

MANUALES ADMINISTRATIVOS
1.- INTRODUCCIÓN
Las organizaciones públicas y/o privadas independientemente del fin que persigan necesitan contar
con manuales administrativos, ya que estos cumplen la función de informar y orientar la conducta de
los integrantes de la organización, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que
deben seguir para cumplir con los objetivos trazados.

Los manuales incluyen normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido
estableciendo en el transcurso del tiempo y su relación con las funciones, procedimientos y la
organización de la empresa.

Es por ello que los manuales administrativos representan una guía práctica muy útil para lograr una
eficiente administración ya que sirve como herramienta de soporte para la organización y
comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en la cual se establecen
claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa.
2.- CONCEPTO
Según Duhat K. Miguel A: “Es un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática,
información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y procedimientos de una empresa,
que se consideran necesarios para la menor ejecución del trabajo”.
Es decir, los manuales administrativos son fundamentalmente, un instrumento de comunicación,
constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo
de sus funciones administrativas y operativas.
3.- CARACTERÍSTICAS
 Se constituyen en documentos formales. Cada versión es un documento no modificable sin
previa aprobación, que establece fehacientemente información confiable para el usuario.
 Al ser documentos formales, establecen situaciones de carácter relativamente permanente,
sin perjuicio de las actualizaciones que periódicamente se realicen.
 Junto al formato tradicional en papel, cada vez se utilizan más formatos electrónicos y, en
particular, la presentación de distintos manuales a través de páginas web y formatos
multimedia que incluyen además de textos, audiovisuales.
 Reúnen información relevante para un usuario determinado, sobre un tema determinado. El
usuario puede ser interno a la organización o externo: clientes, proveedores u otros
interesados pueden hacer uso de éstos en su relacionamiento con la organización.
 Además de brindar información, los manuales con frecuencia brindan instrucciones para
guiar la actuación de empleados y otras personas.
 La información e instrucciones recopiladas se presentan en forma ordenada y sistemática.
Un manual ordena y sistematiza todas las disposiciones que contiene, permitiendo su rápida
ubicación y relacionándolas en forma lógica.
 Se orientan al usuario, procurando asistirlo en la realización de su trabajo, para el caso de
manuales orientados a los empleados o en su relacionamiento con la empresa para el caso
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de manuales dirigidos a usuarios externos a la organización (proveedores, clientes,

usuarios).
4.- OBJETIVOS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS
 Presentar una visión de conjunto de la organización
 Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa
 Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles
jerárquicos
 Coadyuvar a la correcta atención de las labores asignadas al personal
 Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo
 Funcionar como medio de relación y coordinación.
 Servir como vehículo de información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios,
usuarios y/o clientes
 Minimiza los conflictos de áreas, marca responsabilidades y divide el trabajo.

5.- CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Los manuales administrativos por lo general se suelen clasificar en dos grupos; por su contenido y
por su función específica, en el siguiente cuadro se describen cada una de estas agrupaciones:
Tabla N° 1: Clasificación de los manuales administrativos

 Manual de políticas.
Por su  Manual de procedimientos administrativos.
contenido  Manual de organización y funciones.
 Manual de adiestramiento o instructivo.
 Manual técnico.
…
 Manual de producción.
Por función  Manual de compras.
específica  Manual de ventas.
 Manual de finanzas.
 Manual de contabilidad.
 Manual de crédito y cobranza.
 Manual de personal.
 Manuales generales (dos o más operaciones.)
…
Fuente: Rodrigo, V. (2012). El procedimiento administrativo

6.- CONTENIDO DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

En términos generales, los manuales contienen, además de una carátula que los identifique, los
siguientes capítulos:
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Índice o tabla de contenido: Brinda una versión esquemática del contenido del manual, con
referencia a la página donde se ubica la información. En manuales muy extensos, antes de cada
sección, es conveniente incluir una tabla de contenido de esa sección, que reproduce el índice
general. Los manuales en formato informático presentan ventajas en este sentido, ya que
generalmente permiten el acceso a cada tema de acuerdo a múltiples criterios: alfabético, por tema,
mediante el uso de hipervínculos.
Introducción o antecedentes: Es un breve enunciado del objetivo o propósito del manual, su alcance,
aplicabilidad y uso.
Glosario: Incluye el detalle de las siglas y abreviaturas utilizadas y las definiciones de términos
importantes usados en el manual, especialmente en los casos que en lenguaje común pudieran
tener otra acepción.
Cuerpo principal: El contenido y organización del cuerpo principal del manual depende de la temática
del mismo.
Anexos: Se suele incluir como anexo documentos cuya inclusión en el cuerpo principal del manual
dificultaría la lectura. Por ejemplo, puede incluirse como anexo el marco normativo de la
organización. No es recomendable incluir material de consulta que no esté específicamente
relacionado con el manual.
7. ACTIVIDAD
Ingresamos en el buscador el link que se adjunta y socializamos sobre los manuales administrativos
que se observa. Después de ello, cada alumno en su cuaderno de apuntes elabora un listado de los
manuales administrativos que se observan en dicho portal
http://www.transparencia.gob.pe/enlaces/pte_transparencia_enlaces.aspx?
id_entidad=13185&id_tema=5&ver=D#.XokdrkBKjIU