Sistemas para clasificar y ordenar la

10 documentación

vamos a conocer...

1. Clasificar y ordenar… ¿Para qué?

2. El sistema alfabético
3. El sistema numérico
4. El método alfanumérico
5. El criterio cronológico
6. El sistema geográfico
7. Clasificación por materias o asuntos
8. Buenos hábitos que simplifican el trabajo…

PRÁCTICA PROFESIONAL
Guardando documentos…
10 Clasificar y ordenar... ¿Para qué?

CLASIFICAR ORDENAR POR CLASES

10 Clasificar y ordenar... ¿Para qué?

¿CUÁL ES EL CRITERIO DE CLASIFICACIÓN MÁS ADECUADO?

NO EXISTE UN CRITERIO MEJOR QUE OTRO,
DEPENDE DE LAS NECESIDADES CONCRETAS

• EL QUE MEJOR SE ADAPTA A LOS DOCUMENTOS

QUE SE MANEJAN.
• EL QUE MEJOR RESPONDE A LAS NECESIDADES
QUE SE PLANTEAN.
• EL QUE RESULTE MÁS SENCILLO Y EFICAZ.
• EL QUE PERMITA UNA LOCALIZACIÓN RÁPIDA DE
LOS DOCUMENTOS.
• EL QUE PERMITA LA INCORPORACIÓN DE NUEVA
DOCUMENTACIÓN (QUE SEA ABIERTO Y FLEXIBLE).
10 El sistema alfabético

CLASIFICACIÓNALFABÉTICA
CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA

SE BASA EN EL ALFABETO

REQUIERE PALABRA ORDENATRIZ (CLAVE

PARA COMENZAR A ORDENAR)

EL PRIMER APELLIDO EN EL NOMBRE DE

LAS PERSONAS FÍSICAS

DENOMINACIÓN SOCIAL EN EL CASO DE

LAS PERSONAS JURÍDICAS
10 El sistema alfabético

CLASIFICACIÓNALFABÉTICA
CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA

VENTAJAS DEL MÉTODO ALFABÉTICO

SENCILLO, EL ALFABETO ES
CONOCIDO DE TODOS

NO REQUIERE APRENDIZAJE
ESPECIAL

ABIERTO

PERMITE AMPLIACIONES

SE ADAPTA A LA MAYORÍA DE LOS

DOCUMENTOS
10 El sistema alfabético

CLASIFICACIÓNALFABÉTICA
CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA

DESVENTAJAS DEL MÉTODO ALFABÉTICO

HAY ESTABLECER,
PRIMERO, LA PALABRA
CLAVE O PALABRA
ORDENATRIZ

REQUIERE EL USO DE
TESTIGOS PARA LA
EXTRACCIÓN DE
DOCUMENTOS O
CARPETAS
10 El sistema numérico

CLASIFICACIÓN NUMÉRICA
CLASIFICACIÓN NUMÉRICA

SE BASA
SE BASA EN
EN LOS
LOS NÚMEROS,
NÚMEROS,
EN LA
EN LA SUCESIÓN
SUCESIÓN NATURAL
NATURAL
DE LOS
DE LOS MISMOS
MISMOS
10 El sistema numérico

CLASIFICACIÓNNUMÉRICA
CLASIFICACIÓN NUMÉRICA

VENTAJAS DEL MÉTODO NUMÉRICO

SENCILLO

NO REQUIERE CONOCIMIENTOS
ESPECIALES

ILIMITADO

CLAVES (NÚMEROS) ÚNICAS POR

DOCUMENTO

NO REQUIERE EL USO DE TESTIGOS

10 El sistema numérico

CLASIFICACIÓNNUMÉRICA
CLASIFICACIÓN NUMÉRICA

DESVENTAJAS DEL MÉTODO NUMÉRICO

CERRADO, NO PERMITE
INTERCALACIÓN DE
DOCUMENTOS

NECESIDAD DE CONOCER
LA CLAVE (NÚMERO) PARA
LOCALIZAR EL DOCUMENTO

REQUIERE EL USO DE
ÍNDICES O FICHAS

NO SE ADAPTA A CIERTOS
DOCUMENTOS
10 El método alfanumérico

SISTEMAMIXTO
SISTEMA MIXTO ALFANUMÉRICO
ALFANUMÉRICO

COMBINA LAS VENTAJAS DE AMBOS

MINIMA LOS INCONVENIENTES DE AMBOS

SE BASA EN EL ALFA-NÚMERO: CLAVE COMPUESTA

DE PARTE LITERAL Y PARTE NUMÉRICA

PERMITE MUCHAS VARIANTES EN FUNCIÓN DE LA

ESTRUCTURA DEL ALFANÚMERO

letras + números

números + letras

letras y números combinados, etc.

10 El método alfanumérico

SISTEMAMIXTO
SISTEMA MIXTO ALFANUMÉRICO
ALFANUMÉRICO

VENTAJAS DEL SISTEMA ALFANUMÉRICO

SENCILLEZ Y RAPIDEZ

ES ABIERTO E INDEFINIDO.
PERMITE AMPLIACIONES E
INTERCALACIONES
10 El método alfanumérico

SISTEMAMIXTO
SISTEMA MIXTO ALFANUMÉRICO
ALFANUMÉRICO

DESVENTAJAS DEL SISTEMA

ALFANUMÉRICO

PRESENTA ALGO MÁS DIFICULTAD

QUE CADA UNO DE LOS SISTEMAS
SIMPLES QUE LO COMPONEN

REQUIERE CONOCER EL CLAVE

PRECISA EL USO DE TESTIGOS

10 El criterio cronológico

CLASIFICACIÓNCRONOLÓGICA
CLASIFICACIÓN CRONOLÓGICA

EL TIEMPO, LA FECHA ES EL CRITERIO QUE

SIRVE PARA ORDENAR

1.AÑO
2.MES
3.DÍA
4.HORA...
10 El criterio cronológico

CLASIFICACIÓNCRONOLÓGICA
CLASIFICACIÓN CRONOLÓGICA

VENTAJAS DEL SISTEMA CRONOLÓGICO

SENCILLEZ

RAPIDEZ

ABIERTO, PERMITE AMPLIACIÓN E

INTERCALACIÓN

NO REQUIERE LA UTILIZACIÓN DE
ÍNDICES NI FICHEROS AUXILIARES
10 El criterio cronológico

CLASIFICACIÓNCRONOLÓGICA
CLASIFICACIÓN CRONOLÓGICA

DESVENTAJAS DEL SISTEMA CRONOLÓGICO

REQUIERE CONOCER LA
FECHA DEL DOCUMENTO
QUE SE BUSCA

ES NECESARIO USAR
TESTIGOS
10 El sistema geográfico

SISTEMAGEOGRÁFICO
SISTEMA GEOGRÁFICO

SE BASA EN EL NOMBRE DEL LUGAR

GEOGRÁFICO

SE APOYA EN EL CRITERIO ALFABÉTICO

10 El sistema geográfico

SISTEMAGEOGRÁFICO
SISTEMA GEOGRÁFICO

VENTAJAS DEL SISTEMA GEOGRÁFICO

SENCILLEZ

ABIERTO. PERMITE AMPLIACIONES

NO NECESITA ÍNDICES NI FICHEROS

AUXILIARES

SE FORMAN GRUPOS DE
DOCUMENTOS FACILMENTE
INDENTIFICABLES

INDICADO EN LA GESTIÓN
GEOGRÁFICA
10 El sistema geográfico

SISTEMAGEOGRÁFICO
SISTEMA GEOGRÁFICO

DESVENTAJAS DEL SISTEMA GEOGRÁFICO

HAY QUE DESIGNAR PALABRA

ORDENATRIZ

REQUIERE EL USO DE
TESTIGOS

NO ES ADECUADO EN
ARCHIVOS MUY VOLUMINOSOS
10 Clasificación por materias o asuntos

CLASIFICACIÓNPOR
CLASIFICACIÓN PORMATERIAS
MATERIASOOASUNTOS
ASUNTOS

SE ORDENA LA DOCUMENTACIÓN POR LOS

ASUNTOS O MATERIAS

SE BASA EN EL SISTEMA ALFABÉTICO

10 Clasificación por materias o asuntos

CLASIFICACIÓNPOR
CLASIFICACIÓN PORMATERIAS
MATERIASOOASUNTOS
ASUNTOS

VENTAJAS DEL SISTEMA

SENCILLEZ MEDIA

ABIERTO. PERMITE AMPLIACIONES

LOCALIZACIÓN RÁPIDA
10 Clasificación por materias o asuntos

CLASIFICACIÓNPOR
CLASIFICACIÓN PORMATERIAS
MATERIASOOASUNTOS
ASUNTOS

DESVENTAJAS DEL SISTEMA

DUPLICIDAD CUANDO UNA

DOCUMENTACIÓN AFECTA A MÁS
DE UN ASUNTO O MATERIA

ELECCIÓN PREVIA DE LOS

ASUNTOS O MATERIA QUE
TENDRÁN UNA CATEGORÍA

REQUIERE (EN LA MAYORÍA DE

CASOS) EL USO DE ÍNDICES O
FICHEROS AUXILIARES
10 Buenos hábitos que simplifican el trabajo…

ENNUESTRA
EN NUESTRARELACIÓN
RELACIÓNCON
CON“LOS
“LOSPAPELES”
PAPELES”CONVIENE
CONVIENETENER
TENEREN
ENCUENTA:
CUENTA:

Clasificar
Clasificar
Archivar
Archivar
1º)
1º)NO
NOACUMULAR
ACUMULAR
PAPEL
PAPEL Conservar
Conservarsólo
sólolo
lonecesario
necesario
INNECESARIO
INNECESARIO
No
Nohacer
hacercopias
copiassisino
nose
senecesitan
necesitan
Expurgo:
Expurgo:seleccionar
seleccionaryyeliminar
eliminarla
la
documentación
documentacióninnecesaria
innecesariayyobsoleta
obsoleta

Carpetas
Carpetas
2º)
2º)LA
LAIMPORTANCIA
IMPORTANCIA Expedientes
Expedientes
DEL
DELORDEN
ORDEN
Nunca
Nuncalos
lospapeles
papelessueltos
sueltoseeincontrolados
incontrolados
10 Buenos hábitos que simplifican el trabajo…

ENNUESTRA
EN NUESTRARELACIÓN
RELACIÓNCON
CON“LOS
“LOSPAPELES”
PAPELES”CONVIENE
CONVIENETENER
TENEREN
ENCUENTA:
CUENTA:

3º)
3º)EMPLEAR
EMPLEAR Pinzas
Pinzasde
deescritorio
escritorio
ELEMENTOS
ELEMENTOSDE DE
SUJECIÓN
SUJECIÓN(PARA
(PARA Grapas
Grapas
NO
NOPERDER
PERDERLOS
LOS
PAPELES) Clip,
Clip,etc.
etc.
PAPELES)

Antes
Antesde
deabrir
abrircarpeta
carpetaooexpediente
expedientenuevo,
nuevo,
4º)
4º)NO
NODUPLICAR
DUPLICAR comprobar
comprobarque
queno
noexiste
existeotro
otroanterior
anterior
10 Buenos hábitos que simplifican el trabajo…

ENNUESTRA
EN NUESTRARELACIÓN
RELACIÓNCON
CON“LOS
“LOSPAPELES”
PAPELES”CONVIENE
CONVIENETENER
TENEREN
ENCUENTA:
CUENTA:

Colores
Coloresdiferentes
diferentespara
paracarpetas
carpetas
5º)
5º)USAR
USARCÓDIGOS
CÓDIGOS Carátulas
Carátulasde
deidentificación
identificaciónen
encajas
cajasyycarpetas
carpetas
VISUALES
VISUALESPARA
PARA
LOCALIZACIÓN
LOCALIZACIÓN Pestañas
Pestañas
Separadores,
Separadores,etc.
etc.

6º)
6º)CONTROLAR
CONTROLARLALA Testigo:
Testigo:Marca
Marcaque
quese
sedeja
dejaen
enelellugar
lugarde
dedonde
donde
RETIRADA
RETIRADADE
DE se extrae un documento, expediente o carpeta
DOCUMENTOS se extrae un documento, expediente o carpeta
DOCUMENTOS
10 Buenos hábitos que simplifican el trabajo…

ENNUESTRA
EN NUESTRARELACIÓN
RELACIÓNCON
CON“LOS
“LOSPAPELES”
PAPELES”CONVIENE
CONVIENETENER
TENEREN
ENCUENTA:
CUENTA:

PORQUE
PORQUE
ARCHIVAR
ARCHIVAR
ARCHIVAR
ARCHIVAR ARCHIVAR
ARCHIVAR
ARCHIVAR
ARCHIVAR
NO
NO
NOES
NO ES
ESACUMULAR
ES ACUMULAR
ACUMULAR
ACUMULAR NO
NO
NOES
NO ES
ESALMACENAR
ES ALMACENAR
ALMACENAR
ALMACENAR

EL
EL ARCHIVO
ARCHIVOES:
ES:

UN
UNLUGAR
LUGARDONDE
DONDESESEGUARDA
GUARDA
DOCUMENTACIÓN
DOCUMENTACIÓNSIGUIENDO
SIGUIENDOUN
UNORDEN
ORDEN
YYUN
UNMÉTODO
MÉTODO