SISTEMAS DE

INFORMACIÓN

•
RELACIÓN DE LOS SISTEMAS DE ORGANIZACIÓN DEL
CONOCIMIENTO

1. INTRODUCCIÓN

2. METODOLOGÍA

3. MAPA CONCEPTUAL DEL MÓDULO

4. OBJETIVO GENERAL

5. DESARROLLO TEMÁTICO

5.1. COMPONENTE MOTIVACIONAL

5.2. RECOMENDACIONES ACADÉMICAS.
5.3. DESARROLLO DE CADA UNA DE LAS UNIDADES TEMÁTICAS.
5.3.1 Ejemplos, ejercicios o casos de aplicación práctica.
5.3.2 Síntesis de cierre del tema
5.3.3 Actividades auto-evaluativas propuestas al estudiante.

6. GLOSARIO DE TÉRMINOS.

7. BIBLIOGRAFÍA

8. REMISIÓN A FUENTES COMPLEMENTARIAS

1. INTRODUCCIÓN

En esta cartilla se establecerá la relación de los sistemas de organización del conocimiento y los
sistemas de información como los encontramos actualmente en los diferentes contextos de
organizaciones o empresas y su manejo de la información orientado a cumplir el objetivo de la
organización.

De este modo comprendemos que la organización de la información le permite a las empresas

gestionar sus recursos y orientarlos para que puedan ser operados por usuarios internos y
externos de la organización.

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METODOLOGÍA

Para buscar o localizar información esta debe ser organizada adecuadamente, así podremos
entender cómo la información se convierte en un recurso imprescindible para cualquier
empresa u organización. Del mismo modo veremos cómo los Sistemas de Información (SI) se
relacionan directamente con usuarios externos o internos dependiendo del objetivo de la
empresa.

Al finalizar los estudiantes han mostrado su propio desarrollo y han comprendiendo el concepto
de organización de la información como el eje centra de los sistemas de información.

3. MAPA CONCEPTUAL DEL MÓDULO

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4. OBJETIVO GENERAL

5. Identificar la relación entre los sistemas de información y los sistemas de organización del
conocimiento.

a. Identificar las características generales de un Sistema de Información.

b. Establecer la relación de la categorización de la información y el perfil de posibles usuarios

que gestionen la información.

5. DESARROLLO TEMÁTICO
5.1 COMPONENTE MOTIVACIONAL

Adentrar al alumno en la relación de los Sistemas de Información (SI) y su relación con los
Sistemas de Organización (SOC) haciendo un énfasis en el campo documental o bibliotecario. La
administración de la información es un componente vital en los flujos de trabajo de una
organización o empresa, y por esto en la era del conocimiento se ha comprendido el término de
“organización” como un concepto que promueve los objetivos de la empresa.

5.2 RECOMENDACIONES ACADÉMICAS

La presente cartilla tiene como objetivo establecer la relación de los Sistemas de Organización
del Conocimiento -SOC- y los Sistemas de Información -SI-; allí podrán identificar caracerísticas y
reconocer factibles tipos de usuarios de los SI en contextos actuales.
Es importante resaltar que la información que se brinda en esta tercera semana será de vital
importancia para comprender los temas de la siguiente semana.

5.3 DESARROLLO DE CADA UNA DE LAS UNIDADES TEMÁTICAS

Hasta el momento hemos contextualizado los sistemas de organización del conocimiento -SOC-
y su implicación en los sistemas de información que encontramos comúnmente en entornos
digitales y contextos reales, como es el caso del sitio Web de la biblioteca

https://www.poli.edu.co/content/biblioteca

Ahora ya se ha identificado lo elementos que se mencionan a continuación en el pantallazo de

ejemplo:

1. Clases generales: ha de abarcar todos los ámbitos temáticos en toda su extensión, en los que
se han de circunscribir los libros a las distintas ramas del conocimiento.

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2. Subdivisiones o facetas: donde se han de ajustar los libros en otras clases o aspectos de
menor extensión.

3. Divisiones de forma, lugar, tiempo, etc.: estas han de permitir una sistematización según la
forma, la presentación de los libros, el lugar sobre el que tratan, el tiempo que acotan, u otros
aspectos.

4. Notación: se trata de pequeños símbolos ya sean números, letras, colores, y otros, que
representan los nombres de las distintas clases, subdivisiones y otros aspectos; debe de tratarse
de una notación sencilla y manejable.

5. Signos de relación: debe permitir la combinación e interrelación de sus distintos ámbitos

conceptuales, por lo que las distintas clasificaciones documentales interrelacionan clases,
lugares, puntos de vista, etc., y son representadas estas relaciones por diversos signos de
puntuación como + / , . : ; etc.

6. Índice: debe tener un índice alfabético que facilite su uso para poder localizar con rapidez una
materia dentro del esquema clasificatorio sistematizado.

En los siguientes dos pantallazos identifico los elementos mencionados anteriormente, pero en
el segundo pantallazo observarán por qué esa clasificación y hacía dónde nos lleva. Para esto es
pertinente en esta parte del módulo preguntar ¿Qué son los metadatos?

A continuación en la imagen se muestran con títulos en naranja y elementos subrayados los

elementos anteriormenete mecionados.

Fuente: Archivo personal

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El sistema de organización del conocimiento nos permite crear un sistema de información que
organiza, recupera y localiza o hace búsqueda de información.

Fuente: Archivo personal

Los tipos de sistemas de información se basan en SOC para la operabilidad de la información, de

esta forma las organizaciones y empresas los han convertido en valiosas herramientas
potenciadoras para la gestión de la información.

La información y las ciencias de la administración han convergido en la planificación y han

implicado al conjunto de la organización como un todo capaz de vertebrar las necesidades de
información de todos los elementos que conforman una empresa.

Sin embargo, cualquier sistema de información (SI) que se estructure en una organización o
empresa tiene un común denominador, el cual busca proporcionar datos seleccionados y evitar
información inútil para la toma de decisiones en diferentes escalas de la estructura de la
organización.

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Imagen 1. Esquema de un Sistema de Información (SI)

Cabe resaltar la afirmación que hace Luis Codina al referirse a los Sistemas de de Información
(SI): "Es un conjunto de elementos que interactúan unidos por una relación de influencia".
También identifica las siguientes características: propósito del sistema, elementos del sistema o
composición interna, entorno del sistema, entradas, salidas y procesos de transformación o
funciones del sistema.

El objeto de cualquier sistema de información es conectar a un usuario con una fuente de

información que necesita para satisfacer sus necesidades. Para otros, sistema de información es
un conjunto de componentes que interactúan entre sí para lograr un objetivo común; desde
esta perspectiva toda organización es un SI definido por flujos informativos.

Características de un Sistemas de Información (SI)

1. Disponibilidad de información cuando es necesario y por los medios adecuados.

2. Suministro de información de manera selectiva.

3. Variedad en la forma de presentación de la información.

4. Grado de inteligencia incorporado al sistema.

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5. Tiempo de respuesta del sistema.

6. Exactitud.

7. Generalidad, como las funciones para atender a las diferentes necesidades.

8. Flexibilidad, capacidad de adaptación.

9. Fiabilidad, para que el sistema opere correctamente.

10. Seguridad, protección contra pérdidas.

11. Reserva, nivel de repetición del sistema para evitar pérdidas.

12. Amigabilidad con el usuario.

Los buscadores en internet como Google, Yahoo
y Msn son ejemplos de sistemas de información
que se basan en estas características.

Fuente: Archivo personal

A continuación he realizado la búsqueda nuevamente con las palabras sistemas de información

para identificar paso a paso las características mencionadas anteriormente.

Para establecer una comparación con ustedes les sugiero sigan paso a paso el ejercicio de las
siguientes pantallas accediendo al enlace del sitio Web de la biblioteca
https://www.poli.edu.co/content/biblioteca

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También deben asegurar el tipo de conexión a Internet y el dispositivo que utilice influirá en su
navegación. Les aconsejo ordenador o computador de mesa, portátil y una conexión a internet
Wi-fi o puerto DSL cable conexión a Internet.

Imagen: Búsqueda sistemas de información

Imagen: Búsqueda sistemas de información

1. Disponibilidad de información cuando es necesario y por los medios adecuados

Sí por listas o categorías, enlaces, palabras de la búsqueda, subrayadas

2. Suministro de información de manera selectiva

Sí por relevancia de las palabras de la búsqueda

3. Variedad en la forma de presentación de la información

Sí hay visualización de la búsqueda.

4. Grado de inteligencia incorporado al sistema

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Sí, la búsqueda la hace por mí.

5. Tiempo de respuesta del sistema

Entre 2 y 3 segundos.

6. Exactitud

Sí, hace la búsqueda dentro del material bibliográfico disponible.

7. Generalidad, como las funciones para atender a las diferentes necesidades

Sí, la barra de buscador para hacer la búsqueda, parecida a la de Google.

8. Flexibilidad, capacidad de adaptación

Sí, Hace la corrección de palabras mientras la digite.

9. Fiabilidad, para que el sistema opere correctamente

Sí parece un sistema actualizado.

10. Seguridad, protección contra pérdidas

Sí hay opción de usuario y registro.

11. Reserva, nivel de repetición del sistema para evitar pérdidas

Sí, actualiza la información.

12. Amigabilidad para el usuario

Sí me parece un sistema intuitivo, como el de otros portales de bibliotecas.

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Figura I. La organización como sistema de información

Así, en las últimas dos décadas se ha evolucionado enormemente en la consideración de los

sistemas de información que podían existir en las organizaciones a la última noción integradora
de organización como un sistema informativo. Ahora se considera que la organización genera el
sistema de información, y ambos se integran formando un todo.

Entonces todo parte de un recurso el cual es información que, organizada, puede ser
sistematizada bajo un sistema que puede a su vez crear operaciones para buscar, gestionar y
localizar información.

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¿Qué es un recurso?

Alguna cosa que nos ayuda a alcanzar un objetivo. En este caso satisfacer una búsqueda a un
usuario:

Fuente: Archivo personal

La información es el recurso más valioso porque nos permite:

• Gestionar el entorno.
• Reducir las consecuencias de futuros hechos adversos.
• Incrementar las ventajas de futuros hechos favorables.
• Optimizar todos los demás recursos.
• A más información menos recursos (tiempo, dinero, etc.)
• Conseguir mejores objetivos con menos recursos.

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¿Cómo obtener el recurso necesario?

Fuente: Archivo personal

Mucha información nos causa ruido.

Perder información nos causa silencio.

Necesitamos un sistema de información (SI) con información que sea precisa (precisión), pero
relevante (exhaustividad).

Para Salton, la precisión es la proporción de material recuperado realmente relevante del total
de los documentos recuperados.

Ecuación 1 Precisión. Salton

Ecuación 2. Exhaustividad. Salton

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Si el resultado de este cálculo tiene como valor 1 tendremos la exhaustividad máxima, ya que
hemos encontrado todo lo relevante que había en la base de datos, por lo tanto no tendremos
ni ruido ni silencio informativo: la recuperación será perfecta.

Para alcanzar una exhaustividad alta es necesario utilizar como índice términos generales de
alta frecuencia, es decir, que aparezcan en muchos documentos de la colección. Para alcanzar
una precisión alta, es necesario que los términos aparezcan con frecuencia alta, pero en pocos
documentos y con nula en el resto.

El balance necesario en los Sistemas de Información

Fuente: Archivo personal

La precisión reduce la exhaustividad

Hemos de elegir entre:

Aumentar precisión y perder exhaustividad, o

Aumentar la exhaustividad y perder precisión

Hemos determinado la importancia de los sistemas de información; a continuación mencionaré

las ideas más destacadas de esta cartilla.

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• Los sistemas de organización del conocimiento nos permiten crear un sistema de información
que organiza, recupera y localiza o hace búsqueda de información.

• Se deben tener en cuenta las siguientes características: propósito del sistema, elementos del
sistema o composición interna, entorno del sistema, entradas, salidas y procesos de
transformación o funciones del sistema.

• El concepto Sistemas de Información ha evolucionado enormemente en la consideración de

los sistemas de información que podían existir en las organizaciones a la última noción
integradora de organización como un sistema informativo. Ahora se considera que la
organización genera el sistema de información y ambos se integran formando un todo.

La precisión y exhaustividad con la que un Sistema de Información puede recuperar la

información es vital para la gestión y operabilidad de recursos dentro de un SI; esto estará
ligado al objetivo de la organización o empresa.

5.3.1 Ejemplos, ejercicios o casos de aplicación práctica

5.3.2 Síntesis de cierre del tema

Fuente: Archivo personal

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Se deben tener en cuenta las siguientes características de un Sistema de Información:

propósito del sistema, elementos del sistema o composición interna, entorno del
sistema, entradas, salidas y procesos de transformación o funciones del sistema.

6. GLOSARIO DE TÉRMINOS

FIABILIDAD: descrito en el diccionario de la RAE como "probabilidad de buen funcionamiento de

algo". Por tanto, extendiendo el significado a sistemas, se dice que la fiabilidad de un sistema es
la probabilidad de que ese sistema funcione o desarrolle una cierta función, bajo condiciones
fijadas y durante un período determinado.

FLEXIBILIDAD: referido a la capacidad de algunos materiales para deformarse y retomar su

forma original.

METADATOS: es información de la información que usamos. Por ejemplo tenemos este

documento en un archivo Word y sus metadatos son su fecha de creación, cuánto pesa, autor.
En conclusión, es información sobre información.
PRECISIÓN: la capacidad de un instrumento de dar el mismo resultado en mediciones diferentes
realizadas en las mismas condiciones.

7. BIBLIOGRAFÍA

1. MARTÍNEZ MÉNDEZ, Javier. Aproximación general a la evaluación de la recuperación de la

información por medio de los motores de búsqueda en Internet . [Consultado el 15-05-2013]
Recuperado de http://www.um.es/gtiweb/fjmm/ibersid2000.PDF

MENDÉZ RODRÍGUEZ, Eva. Metadatos y recuperación de información: estándares, problemas y

aplicabilidad en bibliotecas digitales. Gijón: Trea, 2002.

8.REMISIÓN A FUENTES COMPLEMENTARIAS

Luna González, M. (2011). La Web 2.0 en los sistemas de recuperación de

información. Biblios, (44), 35-40. El link en donde está disponible en Redalyc es:
http://www.redalyc.org/articulo.oa?id=16123261004

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