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PRÁCTICA EMPRESARIAL
DOCENTE
BOGOTA, D.C.
2019
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CONTENIDO
INVESTIGACIÓN .......................................................................................................... 11
Vigilancia tecnológica: ..................................................................................................... 11
Interpretación de la información................................................................................... 18
IDEACIÓN Y CONCEPTO............................................................................................... 18
CONCEPTO:....................................................................................................................... 19
PROTOTIPADO Y FASES ........................................................................................... 19
PROTOTIPO (MOCKUPS) .............................................................................................. 21
VALIDACIÓN ................................................................................................................ 24
PITCH .............................................................................................................................. 25
CONCLUSIONES: ............................................................................................................. 26
BIBLIOGRAFÍA Y REFERENCIAS ............................................................................... 27
ANEXOS .............................................................................................................................. 28
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INTRODUCCIÓN
El proyecto “Reto manuales” que se presenta a continuación, logra potenciar las ventajas que
nos ofrece el mundo en aspectos tanto metodológicos como tecnológicos, a través de técnicas
de investigación, ideación y concepto que permiten abstraer gran cantidad de propuestas
innovadoras tomando como punto de partida una serie de referentes en busca de soluciones
puntuales a requerimientos específicos. En este caso la nueva experiencia de uso al consumir
informativos que promuevan la autogestión y fortalezcan la base del conocimiento en cada
uno de los procesos que se llevan a cabo en el Banco Davivienda.
DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
El Grupo Bolívar es un grupo empresarial con un enfoque multi latino que cuenta con más
de 70 años de existencia, conformado por empresas de diversos sectores: sector financiero
(Davivienda), sector asegurador (Seguros Bolívar), sector de la construcción (Constructora
Bolívar), entre otros, que gozan del más alto nivel de reconocimiento en el mercado por su
solidez, tradición y por su estricto apego a la legislación que les es aplicable.
Nuestro propósito es enriquecer la vida con integridad, bajo la esencia de nuestra cultura, a
través de principios y valores como son: el respeto, la equidad, la honestidad, la disciplina y
entusiasmo. En conjunto de nuestro modelo de gestión e innovación, el cual busca proteger
y ayudar a construir el patrimonio de nuestros clientes con productos, procesos y servicios
vanguardistas en las últimas tendencias del mercado, con el fin de garantizar el diseño e
implementación de una oferta de valor que supere las expectativas de nuestros clientes,
mediante tres atributos fundamentales: confiable, sencillo y amigable.
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Davivienda es un banco colombiano que hace parte del grupo empresarial Bolívar, que
desde el año de 1972 ha participado activamente en la construcción de Colombia.
Convirtiéndose así es un referente importante para el sector financiero del país, acompañado
a las personas, familias y a las empresas en el cumplimiento de sus objetivos.
Para definir el problema se aplicará la metodología 5W+H creada por Lasswell (1979) para
su mayor entendimiento. Dicho método consiste en contestar 6 preguntas básicas: Who
(Quién), What (Qué), Where (Dónde), When (cuándo), Why (Por qué) y por último How
(Cómo). Con el fin de identificar algún factor o condición que provoque un problema en los
procesos productivos de una empresa u organización.
¿QUÉ ES EL PROBLEMA?
PROPUESTA DE PRÁCTICA
OBJETIVO PRINCIPAL
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
ALCANCE
PLANTEAMIENTO SOLUCIÓN
Con base en el paso anterior (Imagen 1) en el que se identifican las causas raíz del problema
y analizándolo de nuevo con herramientas como Pareto, se puede fijar que hacer o no para
que la causa se presente y con ello el problema se pueda manifestar. Además, se puede
identificar cuáles causas necesitan una acción urgente. Para mirar la frecuencia de estas
causas, se hizo entrevista a 25 funcionarios del banco Davivienda de las áreas afectadas.
promoviendo la autogestión.
METODOLOGÍA
Para el desarrollo del reto propuesto, se adoptará la metodología implementada por el Domo
de innovación del Grupo Bolívar, como se detalla en la siguiente (imagen 4).
INVESTIGACIÓN
Es la búsqueda de información para capturar el estado actual y futuro de una situación a
través de mapeo de tendencias, conocimiento de usuario e información de contexto.
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IDEACIÓN
Es el proceso metódico de divergencia donde se busca generar la mayor cantidad de ideas
para resolver la oportunidad identificada procurando romper paradigmas.
CONCEPTO
Es la solución del reto, donde se plantean los atributos y funcionalidades que tendrá el
prototipo del producto, proceso o servicio.
PROTOTIPADO
Proceso mediante el cual se representa el producto o servicio planteado y permite realizar un
testeo sobre determinados atributos de este, sin necesidad de que sea utilizable.
VALIDACIÓN
Proceso mediante el cual presentamos al usuario lo que se ha diseñado conforme a sus
requerimientos, con el fin de tomar decisiones con base a la retroalimentación del usuario.
Para seguir ajustando la solución a sus necesidades y preferencias.
MODELO DE NEGOCIO
Es la radiografía del producto o servicio diseñado que evidencia donde existen intercambios
de valor entre los actores del contexto.
MVP
Es un producto, proceso o servicio que posee las funcionalidades esenciales para recibir
retroalimentación del mercado.
EL PROYECTO.
Una vez detallado el ciclo de innovación del domo y cada una de sus etapas, se realiza a
continuación la descripción de cada una de estas en el proceso de Co-creacion del proyecto.
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Líder Metodológico:
Practicantes:
Línea de negocio:
Sponsors:
Equipo colaborativo:
• Todos los funcionarios de las distintas áreas del banco Davivienda que participaron
en entrevistas, talleres de co-creacion y validación del prototipo.
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Brief entregado por la línea de negocio a la célula de innovación: Rediseñar los manuales
para un fácil acceso y entendimiento de los funcionarios del Banco Davivienda.
Contrabrief planteado por la célula a la línea de negocio: Diseñar la nueva experiencia
del uso de la información (manuales) para el óptimo aprendizaje y modificación de la
información por parte de los funcionarios de Davivienda.
INVESTIGACIÓN
Vigilancia tecnológica:
Una vez mapeada la información necesaria para dar inicio formal del reto, se procede
sistemáticamente a captar información tecnológica al exterior del Banco, con el fin de
analizar que está proporcionando la organización y el mundo en dichos aspectos y tomar
referentes como insumos para la etapa de ideación que se aproxima
Por tanto, se mencionan a continuación los referentes que se tomaron para esta etapa y que
fueron insumo para la co-creacion de la solución.
2. La capacitación es un factor primordial dentro de todo proceso, por tanto, deberá ser efectiva
para que el funcionario en primera instancia pueda familiarizarse con la plataforma, la
información y posterior a ello pueda aplicar lo aprendido.
4. La información que se maneje en cada manual deberá ser clara y concisa para un mayor
entendimiento y aplicabilidad.
Investigación de campo
Como objetivo en esta etapa del reto tenemos orientar el rediseño de los manuales para el
banco Davivienda a través de la investigación cualitativa (Entrevista) como herramienta
eficaz para la obtención de información mediante relatos, discursos y experiencias que serán
objeto de análisis, con el fin de interpretar las falencias del kit documental para con los
funcionarios quienes interactúan a diario con dicha información.
Para esta etapa investigativa se realizaron 21 entrevistas en las distintas sedes del banco a
nivel Bogotá como son: Torre de Seguros Bolívar, Torre Central y CCI. En distintas áreas
del banco como son: Riesgo, Legal, Cumplimiento, Comercial y Comunidades de Soporte.
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Imagen 8. Fotografía tomada en las instalaciones del Domo a funcionario del área
Legal del Banco Davivienda en la etapa de Investigación de campo.
No te creo:
“Cada vez que veo esos documentos pienso en “desactualización y generalidad” dice todo
y nada”
“Si omites la rayita al piso o el número del manual no te da lo que buscas te trae 30.000
cosas que uno no sabe qué documento le sirve de todos esos”
Sin sentido:
54RR:
Una vez detectados los dolores y necesidades de los funcionarios del banco, se procede a
realizar una actividad de Design Thinking como se escribe a continuación para optimizar el
contenido de los manuales.
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Imagen 9. Fotografía tomada en las instalaciones del Domo en actividad de entre líneas
con funcionarios del área de gestión de la información y riesgo operativo.
El objetivo de esta actividad es emplear herramientas de Design Thinking y legal design para
encontrar posibles puntos de rediseño y dolores frecuentes por parte de los funcionarios y los
manuales del banco.
Dicho taller consiste en tomar un manual de ejemplo y conocer por parte de los funcionarios
que información es relevante (Verde) para cada uno de ellos según su cargo, así como aquella
que es poco relevante (Naranja) y la que en lo absoluto no lo es (Rojo), con el fin de optimizar
reestructurar la información relevante y depurar aquella que no tiene valor.
Posterior al taller de entre línea, se procede a realizar una actividad al interior del grupo con
el fin de entender a fondo las necesidades expresadas por los funcionarios y validar, si a partir
de estas podemos hallar más.
Cadena de implicaciones
Consiste en identificar los ¿por qué? y ¿para qué? a partir de una necesidad específica de los
funcionarios con el kit documental (Manuales) y de esta forma conocer el motivo o causas
de esta, así como las posibles implicaciones de esta. A continuación, un ejemplo de la
actividad:
Necesidad:
Auditorías internas
¿Por qué?
¿Por qué?
¿Por qué?
¿Por qué?
porque el documento tiene que estar bajo las normas de los entes de control.
¿Para qué?
¿Para qué?
¿Para qué?
para tener un sistema efectivo que permita administrar y revisar los procesos del banco.
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¿Para qué?
Interpretación de la información
Una vez de haber validado con cada una de las áreas del banco, logramos determinar que los
funcionarios tenían muchos dolores y necesidades en común, las cuales giraban en torno a
contenido y forma por tal motivo se planteó lo siguiente:
Entrega (Forma): Aplicativo como servicio que permite organizar y proveer información
relevante para el funcionario de acuerdo con sus funciones, preferencias y procesos más
consultados.
IDEACIÓN Y CONCEPTO
Frankenstein:
Consiste en tomar cada uno de los referentes mapeados en la vigilancia y a partir de estos co-
crear. Pensando cómo podemos con dichas tecnologías y metodologías suplir las necesidades
de los funcionarios del Banco. Ya que la finalidad de esta herramienta es jugar a ser Dioses
por un tiempo, tomando ideas que parecen ser increíbles (inviables) pero que en el proceso
se convierten en monstruos que se crean y transforman, debido a que en la etapa final deberán
acoplarse. Obedeciendo a tres variables: lo deseable, que responde a las expectativas de los
funcionarios, lo viable, que hace referencia a que tan sostenible es la propuesta a nivel
económico, y lo factible, que apunta a la posibilidad de traer la idea a la realidad.
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Una vez planteada la idea se procede a bajar el nombre y concepto que definirá la propuesta
solución, es decir un aplicativo web tal cual como se evidencia a continuación:
Naming:
VI: es el verbo en primera persona del verbo ver y esto es lo que queremos ser con nuestros
funcionarios, ser los ojos al momento de consumir los manuales de la organización.
CONCEPTO:
VI será el primer defensor del banco que te acompañará en el uso y consumo de los procesos
organizacionales por medio de un aplicativo web, integrando múltiples servicios.
FUNCIONALIDADES:
PROTOTIPADO Y FASES
Superada la etapa de ideación y concepto, se procede a tangibilizar la idea propuesta por tal
motivo se divide en tres fases el proyecto:
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Por otra parte, se propone una capacitación a través de email marketing, con el fin de brindar
información sobre el nuevo aplicativo a todas las áreas del banco, debido a que la gestión del
cambio es muy importante dentro de la organización, de esta forma se tratará de generar el
mínimo nivel de estrés con la disposición 92 agentes de cambio quienes serán personas con
antigüedad y reconocimiento en el banco, con amplio conocimiento del aplicativo próximo
a lanzar. También se habilitará el canal de Workplace aplicativo de comunicación interna del
banco para resolver cualquier tipo de inquietud.
En aspectos tecnológicos se hará uso de los recursos actuales del banco con su partner
asociado Google por tal motivo, se hará uso de la Gsuite y se posiciona el aplicativo web en
el Marketplace de Google como un asistente digital, conformado por los siguientes módulos:
Buscador, Caracterización, procedimiento, políticas y flujograma.
Se procede a darle vida a VI como un asistente de voz inteligente, el cual hora uso de las
tecnologías implementadas en la fase número uno, en conjunto de:
Machine Learning: Con el objetivo de crear modelos de aprendizaje a través de toda la data
de los procesos para que el aplicativo atienda a las solicitudes de los funcionarios.
API Speech: Permite transformar el lenguaje humano a lenguaje de máquina para que las
peticiones de los funcionarios puedan ser procesadas y atendidas por VI.
Analytics: Permite controlar y conocer la trazabilidad de los procesos consumidos dentro del
aplicativo, con el objetivo de optimizar los más visitados, así como depurar aquellos que no
estén aportando valor a la organización.
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PROTOTIPO (MOCKUPS)
Nota: En anexos se adjunta la URL de la experiencia de uso de la solución.
VALIDACIÓN
Imagen 17. Wireframe, procedimiento del manual con entradas y salidas y sin el
objetivo expuesto de manera preliminar, Elaboración propia.
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PITCH
Es uno de los aspectos más importantes para el Domo, es aquí donde realizamos la
presentación final del proyecto a los sponsors de este por tal motivo, se realiza una
presentación llamativa enfatizando en los atributos, funcionalidades y valor agregado de la
propuesta, por medio de una presentación llamativa y discurso que genere un vínculo
emocional con la audiencia, bien sea por medio de StoryTelling o en su defecto de una
presentación interactiva.
CONCLUSIONES:
Es gratificante poder realizar las prácticas profesionales en una organización tan prestigiosa
como lo es el Grupo Bolívar y más aún pertenecer al Domo su centro de innovación en
específico el área de prototipos, ya que desde el primer día, se puede sentir el calor humano
y el profesionalismo de cada uno de los líderes y compañeros de las distintas áreas, así como
las ganas de enseñar y aprender de cada uno de los practicantes que conforman las distintas
Células de trabajo, quienes pertenecen a distintas universidades y carreras profesionales.
Por tanto, es enriquecedor trabajar con cada uno y abstraer lo mejor, así como aprender a
trabajar en equipo en lugares flexibles, empleando herramientas y metodologías que
comúnmente no se ven en la academia y aplicarlos a proyectos en beneficio de la sociedad,
como lo fue VI el primer proyecto del que he sido partícipe y que se implementa no solo para
Colombia sino también para Costa rica, El Salvador, Honduras, Panamá y Miami. Con lo
cual cada reto resulta ser una cápsula de conocimiento llena de experiencias nuevas que
contribuyen a una formación integral.
Por otra parte, se espera que la solución propuesta impacte positivamente al Banco
Davivienda, es decir a los funcionarios y áreas de interés. Ahorrando tiempo al momento de
consumir los manuales, permitiendo guiar de manera apropiada a los funcionarios en las
diferentes actividades de acuerdo con políticas y procedimientos vigentes y por consiguiente
contribuir a la disminución de reclamaciones y demandas por procesos deficientes.
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BIBLIOGRAFÍA Y REFERENCIAS
3. Laboratorio tecnológico del Uruguay (2009). Las 5W+H y el ciclo de mejora en la gestión
de procesos, [PDF file]. Uruguay: Autor. Recuperado de: https://ojs.latu.org.uy › index.php
› INNOTEC-Gestion › article › download.
ANEXOS