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Unidad 2 / Escenario 4

Lectura fundamental

Deudores comerciales

Contenido

1 Concepto general y clasificación de los deudores comerciales y otras cuentas por cobrar

2 Control interno

3 Provisiones

4 Castigo de cartera

5 Deterioro del valor de los activos (NIC 36)

Palabras clave: Cuentas por cobrar, deudores comerciales, deudas, cobros.


1. Concepto general y clasificación de los deudores comerciales y otras
cuentas por cobrar

Figura 1. Deudores comerciales


Fuente: Politécnico Grancolombiano (2017)

Este grupo de activos, conocido como la cartera de la empresa, comprende las obligaciones a cargo
de terceros y a favor del ente económico. Representan derechos a reclamar efectivo u otros activos,
como consecuencia de préstamos y otros compromisos crediticios. El activo deudor agrupa todas
las cuentas por cobrar de la empresa, como son, entre otras: cuentas por cobrar a clientes, cuentas
por cobrar a casa matriz, cuentas por cobrar a socios, anticipo de impuestos y contribuciones,
reclamaciones, cuentas por cobrar a trabajadores.

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2. Control interno
Con el fin de prevenir posibles fraudes o pérdidas futuras, se hace necesario establecer e implementar
diferentes políticas internas, para el manejo y el control de estas obligaciones.

Las siguientes se pueden considerar como medidas de control interno:

• Informar a los clientes, periódicamente sobre el estado de cuenta, como saldos por pagar,
intereses, número de facturas por pagar, fechas de vencimiento, etc.

• Verificar en las facturas, precios, referencias y cantidad de artículos facturados y despachados.

• El personal encargado de las ventas y la facturación debe ser diferente al personal que maneja la
contabilidad.

• Los vendedores no deben ejercer la función de cobradores, para evitar fraudes y malos manejos
del efectivo.

• Todo recaudo, cancelación de facturas o cualquier otro documento, debe estar soportado por un
recibo de caja.

• Antes de expedir notas crédito a los clientes por devolución de mercancías, es necesario
verificar en qué estado llega la mercancía.

• Personal diferente a los vendedores debe visitar, esporádicamente, a los clientes con el fin de
verificar procedimientos de cobro, atención y manejo de despachos.

3. Provisiones
Las empresas, regularmente, adoptan la política de ventas a crédito, con el fin de incrementar sus
ingresos operacionales y tener un mayor margen de utilidad. Pero esto conlleva posibles pérdidas de
su cartera por el riesgo que se da al momento de otorgar créditos.

Las ventas a crédito, en ocasiones, producen cuentas que por alguna circunstancia no pueden
recuperarse. La Dirección de Impuestos Nacionales (DIAN) reconoce esta pérdida al admitir el
aumento de los gastos operacionales, por el valor de las cuentas que según la legislación tributaria no
son recuperables.

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Fiscalmente existen dos métodos de reconocido valor técnico para calcular las provisiones de gastos
por posibles pérdidas de las deudas de difícil cobro, también conocidas como deudas malas, las cuales
se conocen con el nombre de provisión general de cartera y provisión individual de cartera.

Las provisiones, para cuentas por cobrar, estiman la porción de cartera que posiblemente se perderá
en un periodo dado; dicho estimativo se realiza mediante un análisis de vencimientos al final del
periodo contable teniendo en cuenta los criterios y la normatividad del reconocimiento por pérdidas
de cuentas por parte de las autoridades fiscales. El método de provisiones permite registrar gastos,
para posibles pérdidas de cuentas por cobrar, en la siguiente forma.

3.1. Provisión General

Cuentas por cobrar vencidas (de 0 a 89 días no hay provisión):

• Entre 90 y 180 días un 5%

• Entre 181 y 360 días un 10%

• Con más de 360 días un 15%

3.2. Provisión individual

• 33% para cada una de las deudas con más de 360 días de vencidas.

Las empresas tienen libertad de utilizar el método que más les convenga, regularmente se deciden
por aquel que origine la provisión más alta, debido a que entre mayor sea este monto, las utilidades del
periodo serán menores, generando beneficios fiscales.

Las provisiones para deudores deben registrarse solo en las cantidades razonables, que con criterio
comercial establezca la norma, y que se hayan originado en transacciones productoras de renta. El
rubro provisión de cartera, se considera una cuenta real de valuación del activo de naturaleza crédito,
por lo tanto, figurará en el balance general como un menor valor de las cuentas por cobrar.

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4. Castigo de cartera
Corresponde a las deudas de difícil cobro que se consideran irrecuperables y se asumen como
pérdidas de la empresa, ocasionando un sacrificio económico en los resultados operacionales del
respectivo periodo. Solo procede el castigo de las cuentas por cobrar cuando se tenga la certeza
jurídica o material de la pérdida parcial o total del derecho incorporado o representado.

Ejemplo N° 1

AM Ltda., efectuó un análisis de vencimientos de su cartera al cierre contable al 31 de diciembre, el


cual arrojó los siguientes resultados:

• No vencidas $ 5.800.000

• Vencidas entre 1 y 90 días $ 4.000.000

• Vencidas entre 91 y 180 días $ 2.000.000

• Vencidas entre 181 y 360 días $ 2.600.000

• Vencidas con más de 360 días $ 300.000

• El 20 de febrero decide trasladar a deudas de difícil cobro, la cartera con más de 360 días de
vencida.

• El 10 de marzo decide castigar la cartera con más de un año de vencida.

• La empresa utiliza el método de provisión general.

Se requiere:

• Calcular y contabilizar la provisión a 31 de diciembre.

• Contabilizar la transacción del 20 de febrero.

• Contabilizar la transacción del 10 de marzo.

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Solución:

Cálculo de la provisión al finalizar diciembre

Tabla 1. Cálculo de la provisión al finalizar diciembre

Fecha Periodo Valor % Total


Vencida entre 91 y 180 días $ 2.000.000 5 $ 100.000

31/12 Vencida entre 181 y 360 días $ 2.600.000 10 $ 260.000

Vencida con más de 360 días $ 300.000 15 $ 45.000

$ 405.000

Fecha Cuenta Debe Haber


Gastos operacionales
405.000
31/12 Provisiones – Deudores comerciales
Provisiones – Deudores comerciales 405.000

Deudores comerciales - Deudas de


300.000
20/02 difícil cobro
Deudores comerciales 300.000

Provisión – Deudores 300.000


10/03 Deudores comerciales - Deudas de
300.000
difícil cobro

Fuente: Elaboración propia (2017)

Ejemplo N. ° 2

Calcular y contabilizar la provisión para deudores, a 31 de diciembre del ejemplo N. ° 1, suponiendo


que la empresa utiliza el método de provisión individual.

• Diciembre 31: Deudas vencidas con más de 360 días - $300.000 * 33% = $ 99.000

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Tabla 2. Método de provisión individual.

Fecha Cuenta Debe Haber


Gastos operacionales
99.000
31/12 Provisiones – Deudores comerciales
Provisiones – Deudores comerciales 99.000

Fuente: Elaboración propia (2017)

Ejemplo N° 3

CASH Ltda., efectuó un análisis de vencimiento de su cartera al cierre contable de 31 de diciembre,


el cual arrojó los siguientes resultados:

»» No vencidas: »» Vencidas entre 181 y 360 días

• Cliente A $ • Cliente G $ 3.600.000


12.000.000
• Cliente H $ 1.200.000
• Cliente B $
3.000.000
»» Vencidas con más de 360 días

• Cliente I $ 1.000.000
»» Vencidas entre 1 y 90 días
• Cliente J $ 500.000
• Cliente C $ 4.000.000
• Cliente K $ 400.000
• Cliente D $ 2.500.000

»» Vencidas entre 91 y 180 días

• Cliente E $ 6.500.000

• Cliente F $ 2.800.000

A. El 20 de febrero decide trasladar a deudas de difícil cobro, la cartera con más de un año vencida.

B. El 10 de junio decide castigar la cartera con más de un año de vencida.

C. El 15 de agosto logró recuperar la cartera castigada del cliente K (se recibió un cheque del
cliente).

D. El 20 de enero del siguiente año, se logró recuperar el 80% de la cartera castigada del cliente I.

E. La empresa utiliza el método de provisión general.

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Se requiere:

• Elaborar un análisis de vencimientos de la cartera.

• Calcular y contabilizar la provisión a 31 de diciembre de 20xx

• Contabilizar la transacción del 20 febrero de 20xy.

• Contabilizar la transacción del 10 junio de 20xy, 15 de agosto de 20xy y enero 20 de 20xz.

Solución:

Análisis de vencimiento
Tabla 3. Análisis de vencimiento

Vencidas en días
Total No.
Cliente
cartera vencidas
1 a 90 91 a 180 181 a 360 Más de 360

A 12.000.000 12.000.000

B 3.000.000 3.000.000

C 4.000.000 4.000.000

D 2.500.000 2.500.000

E 6.500.000 6.500.000

F 2.800.000 2.800.000

G 3.600.000 3.600.000

H 1.200.000 1.200.000

I 1.000.000 1.000.000

J 500.000 500.0000

K 400.000 400.000

TOTAL 37.500.000 15.000.000 6.500.000 9.300.000 4.800.000 1.900.000

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91 a 180 181 a 360 Mas de 360
9.300.000 4.800.000 1.900.000

5% 10% 15%

465.000 480.000 285.000

Fuente: Elaboración propia (2017)

El total de la provisión a contabilizar el fin de año es de $1.230.000, teniendo en cuenta la suma de


cada una de las categorías o alturas de mora.

$465.000 + $480.000 + $285.000 = $ 1.230.000

Tabla 4. Provisión a contabilizar el fin de año

Fecha Cuenta Debe Haber


Gastos operacionales
1.230.000
31/12 Provisiones – Deudores comerciales
Provisiones – Deudores comerciales 1.230.000

Fecha Cuenta Debe Haber


Deudas de difícil cobro Deudores
1.900.000
20/02 comerciales
Deudores Comerciales 1.900.000

Fecha Cuenta Debe Haber


Provisión – Deudores comerciales 1.900.000
Deudas de difícil cobro deudores
1.900.000
comerciales
10/06
Cuentas de orden deudoras de control –
1.900.000
Activos castigados
Cuentas de orden – Deudoras por contra 1.900.000

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Cuenta Debe Haber
Deudas de difícil cobro - Deudores
400.000
comerciales
Provisión – Deudores comerciales 400.000

Caja 400.000
15/08
Deudas de difícil - Deudores comerciales 400.000

Cuentas de orden – Deudoras por contra 400.000


Cuentas de orden – Deudoras de control –
400.000
Activos castigados
Caja 800.000
Ingresos no operacionales
800.000
Recuperaciones – deudas malas
20/01
Cuentas de orden deudoras por contra 800.000
Cuentas de orden – Deudoras de control –
800.000
Activos castigados

Fuente: Elaboración propia (2017)

Explicación:

Es importante tener en cuenta, tal como se muestra el 15 de agosto y 20 de enero del siguiente año,
que cuando la recuperación de una cartera castigada ocurre en el mismo año o periodo contable de
su castigo, el registro consiste en reversar el asiento que se había realizado al momento de castigarla y
en registrar el ingreso de los recursos monetarios, cancelando en forma definitiva las deudas de difícil
cobro.

Cuando la recuperación ocurre en diferente período, simplemente se registra la entrada de los


recursos monetarios y se contabiliza como un ingreso no operacional por recuperaciones. Se debe
llevar un registro de la cartera castigada a través de cuentas de orden deudoras de control, con el
fin de controlar recaudos posteriores y futuras negociaciones. El uso de las cuentas de orden es a
consideración del contador como medida de control; ante la norma internacional, es posible recurrir a
las notas a los estados financieros o las revelaciones.

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5. Deterioro del valor de los activos (NIC 36)
Los activos, en últimas, valen por su valor recuperable. Si el valor en libros no está cercano a su
cantidad recuperable se hace necesario “castigar “ese valor a fin de ajustarlo a la cantidad recuperable.
El objetivo de esta norma es prescribir los procedimientos que aplica una entidad para asegurarse de
que sus activos se cargan a una cantidad que no es mayor a la que es recuperable.

Un activo se carga a una cantidad que es mayor que la recuperable si la cantidad cargada excede la
cantidad a recuperar a través del uso o venta del activo. Si este es el caso, el activo se describe como
deteriorado y la norma requiere que la entidad reconozca una pérdida por deterioro. Para determinar
el valor del deterioro de las cuentas por cobrar, se debe comparar el importe en libros del activo con el
valor presente de los flujos de efectivo futuro estimados; si el flujo de efectivo es menor, este será el
valor del deterioro que se debe contabilizar.

Ejemplo N° 4

En el deterioro de la cartera, para las normas internacionales, hay que tener en cuenta el valor
presente de la cartera y comprarla con el valor en libros. Si este valor en libros es mayor que el valor
presente calculado a una tasa de descuento, debe contabilizarse su deterioro como se expresa en el
siguiente ejercicio:

• Valor factura: $1.200.000

• Plazo estimado de recuperación: 4 meses

• Tasa de interés de descuento: 1.5%EM (Efectiva Mensual)

• Fórmula de cálculo del valor presente de la cartera:

VF
VP = _________n
(1+i)

VP = Valor presente i = Tasa de descuento

VF = Valor futuro n = Periodos

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La tasa de descuento se puede calcular con base en el interés de deuda promedio fijado por la
superfinanciera en el periodo de cálculo, para el caso se aplicó el 1.5%EM. Reemplazando los datos en
la fórmula se obtiene como resultado:

$1.200.000
VP = _____________________
(1+0.015)4

VP= 1.130.621

Valor en libros $1.200.000

– Valor actual $1.130.621

= Deterioro $69.369

Tabla 5. Registro del deterioro


Cuenta Debe Haber

Gastos - pérdida por deterioro $69.668


Fecha Deudores comerciales – Pérdida por
$69.668
deterioro

Fuente: Elaboración propia (2017)

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Referencias
Congreso de Colombia. (13 de julio de 2009) Por la cual se regulan los principios y normas de
contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia, se
señalan las autoridades competentes, el procedimiento para su expedición y se determinan las entidades
responsables de vigilar su cumplimiento. [Ley 1314 de 2009]. D.O: 47.409

Estatuto Tributario. (2016). Bogotá, D.C: LEGIS.

Fierro Martínez, Á. M. (2015). Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes. Bogotá, D.C.:
ECOE Ediciones.

Fierro Martínez, Á. M., & Fierro Celis, F. M. (2015). Contabilidad general con enfoque NIIF para
pymes. Bogotá, D.C.: ECOE Ediciones.

Ministerio de Comercio, Industria y Turismo. (14 de diciembre de 2015) Por medio del cual se
expide el Decreto Único Reglamentario de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de
Aseguramiento de la Información y se dictan otras disposiciones. [Decreto 2420 de 2015]. D.O: 49.726

NIF básicos grupos 2 y 3 (2015). Bogotá, D.C: LEGIS.

Régimen contable colombiano. (2015). Bogotá, D.C: LEGIS.

(2015). Decreto número 2420 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario de
las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información y se dictan
otras disposiciones. Diario Oficial de Colombia.Ley 1314 de 2009

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INFORMACIÓN TÉCNICA

Módulo: Contabilidad de Activos


Unidad 2: Inversiones y deudores comerciales
Escenario 4: Deudores comerciales

Autor: César Augusto Hernández Ocampo

Asesor Pedagógico: Amparo Sastoque


Diseñador Gráfico: Paola Andrea Melo
Asistente: Ana Maria Raga

Este material pertenece al Politécnico Grancolombiano. Por


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