II.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

1. IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS, OPORTUNIDADES Y

OBJETIVOS
En esta primera etapa del ciclo de desarrollo de los sistemas, nos
involucramos en la identificación de los problemas, de las
oportunidades y de los objetivos. Para ello revisamos el análisis
FODA. Esta fase es crucial para el éxito del resto del proyecto, pues
nadie estará dispuesto a desperdiciar su tiempo dedicándolo al
proyecto equivocado.

a) Identificación de los problemas:

Luego de compartir unos días de trabajo en la empresa y vivir el
dia a dia de las actividades que realiza la empresa, llegamos a la
conclusión que los problemas que tiene son:
• Necesidad de obtener información acerca de la
rentabilidad que produce cada producto.
• Mejorar el registro de ventas digitalmente ya que
manualmente es muy lento y tedioso porque son más de
50 operaciones de ventas diarias.
• Controlar los inventarios y saber en tiempo real cual es la
situación de necesidad de reposición de los productos.
• Saber cuál es la situación financiera de la empresa para
mejorar en los problemas que tenga.
• Necesidad de registrar las compras y realizar sus
respectivos descuentos con ayuda de un sistema.

b) Identificación de los objetivos:

Esto también es un componente importante de la primera fase,
ya que descubrimos lo que la empresa intenta realizar, para
poder determinar si el uso de los sistemas de información
apoyaría a la empresa para alcanzar sus metas sus objetivos o
no.

Los Objetivos determinados son:

• Expandirse abriendo una sucursal.
• Incrementar sus clientes y por ende sus ventas.
• Mejorar los procesos de compra, venta y facturación para
obtener información que respalde la toma de decisiones.
• Mejorar los sistemas de control en especial en el área de
ventas y almacén.

1
 • Mantener el liderazgo como el mayor distribuidor de azúcar
Rubia y Blanca y galletas de la marca GN y San Jorge en
Sullana.

2. DEFINICIÓN DE REQUERIMIENTOS

Conociendo cuales son los objetivos de distribuidora Jocorca

debemos encajar la estrategia informática con los objetivos de la
empresa, ya que en ella se cumplen las funciones del modelaje del
negocio y planificación de sistemas; esto con el fin de proyectar las
estrategias del negocio y determinar de esta forma sus
requerimientos de información.

Aunque la fase de requerimientos puede aplicarse a todos los

procesos de la empresa, o a un área en específico, suele ser más
práctico analizar área por área del negocio.

Nuestro plan de Sistemas de información contiene:

• Los sistemas que requiere el área del negocio, así como sus
bases de datos y la información que intercambiaran o
compartieran.
• Descripción detallada de cada sistema y aplicación incluyendo
sus objetivos funcionales y sus bases de diseño.
• Todo hardware y software que serán utilizados para el
funcionamiento requerido por el área de negocio (incluyendo
las redes). En este caso se utilizará: una computadora en cada
sucursal que sean capaz de almacenar el programa y la
información acerca de clientes, proveedores, mercadería, etc.
Cada computadora deberá tener 1 GB de memoria RAM como
mínimo.
• Métodos de desarrollo para cada sistema como la adquisición
de paquetes, nuevo desarrollo o actualizaciones.
• Esquema de los problemas actuales del área de negocio y de
las posibles mejoras que se puedan realizar en cada sistema.
• Análisis de los beneficios que se espera derivar de los sistemas
que conforman la arquitectura.

Además, el plan de sistemas es fundamental para la construcción y

desarrollo de un ambiente de alta calidad y productividad ya que:

• Se determinara una definición precisa de los beneficios,

alcances y objetivos de cada sistema, lo cual creara soluciones
que el negocio realmente necesite. Estos sistemas se ajustaran
a las estrategias definidas por el propietario o gerencia.
• Cada proyecto tendrá una prioridad fijada por la gerencia, lo
que determinará el orden de ejecución.

2
 • Cada aplicación desarrollada podrá ser interrelacionada con
otros sistemas.

3. ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS

Para esta fase analizaremos el sistema que la empresa ha

adquirido con la finalidad de evaluar si realmente el sistema
soluciona los problemas que enfrenta la empresa o deberán
evaluar otras opciones de sistemas que ayuden realmente a la
empresa a solucionar sus problemas de la mejor manera. En esta
fase se encuentran cuatros actividades:

Actividades dentro de la fase de Análisis/Diseño

• Analizar y Diseñar Proceso:

Al tener conocimiento de las operaciones del negocio y los

requerimientos de funcionamiento definidos en la primera fase, se
tomaran en cuenta con el propósito de determinar la forma en que
debe funcionar el sistema.

Durante esta fase se desarrolla un modelo del área estudiada,

donde se representa: Los procesos que se llevan a cabo, la
información utilizada por ellos y las reglas políticas y prácticas de la
empresa relacionada con estos procesos.

Proceso de Venta

3
Proceso de compra

4
Procesos de Facturación

Proceso de verificación de inventarios

Proceso de modificación de precios

• Analizar y Diseñar Los Datos:

Con los requerimientos de información definidos en la fase I se

debe organizar los distintos modelos de datos que nos ayuden
a diseñar la base de datos que hagan falta para que el sistema
funcione de acuerdo al modelo de funcionamiento. Por
ejemplo: base de datos de variedad de productos, clientes,
proveedores, transportistas, vendedores, etc.

• Diseñar y Organizar Los Componentes Físicos:

Organizar los recursos informáticos con los que se cuentan

para sacarles el máximo provecho para que hagan posible el
funcionamiento del sistema de acuerdo al modelo de
funcionamiento.

• Planificar El Desarrollo De Los Componentes Físicos:

5
 Aquí planificamos la forma en que pueden ser construidos e
implementados los componentes físicos de una forma rápida y
productiva.

4. DESARROLLO

Dentro de esta fase de construcción existen actividades separadas

que desarrollará y organizará la infraestructura que permita
cumplir las tareas de construcción en la forma más productiva
posible.

Importante saber que posiblemente el personal de la instalación no

conoce los componentes del paquete con la misma profundidad con
que conoce los componentes desarrollados por los que desarrollan
el sistema. Por ello es importante conocer al máximo detalle
posible el funcionamiento del paquete, este asegurará que el
paquete será utilizado con el máximo provecho, tanto desde el
punto de vista del negocio, como de la utilización de recursos. Cada
componente del paquete será revisado en forma exhaustiva por el
equipo Analista – Usuario, con el fin de conocer y comprender todos
los aspectos del paquete.

Las unidades de diseño interactivas, son procedimientos que se

cumple o se ejecutan a través de un dialogo usuario – sistema.
Estas actividades tienen como objetivo central:

• Especificar en detalle las tareas que debe cumplir la unidad de

diseño
• Desarrollar componentes
• Realizar las pruebas unitarias y las pruebas de integración a
nivel de la unidad de diseño.

Por último se debe incluir las tareas que se ejecutan en forma

manual que se incluyen dentro de lo procedimientos
administrativos. Estas actividades tienen como objetivo central
desarrollar todos los procedimientos administrativos que rodearán
y gobernarán la utilización de los componentes computarizados
desarrollados en la fase de diseño detallado y construcción.

5. PRUEBAS

En esta fase, se da inicio luego de que las diferentes unidades de

diseño han sido desarrolladas y probadas por separado. Durante su
desarrollo, el sistema se emplea de forma experimental para
asegurar que el software no falle, es decir que funcione de acuerdo
a sus especificaciones y a la manera que los usuarios esperan que
lo haga, y de esta forma poder detectar cualquier anomalía, antes
de que el sistema sea puesto en marcha y se dependa de el. Para
6
 evaluar el desenvolvimiento del sistema, en esta fase se llevan a
cabo varios niveles de prueba:

• Funcional: Prueba desde el punto de vista de los

requerimientos funcionales.
• De Sistema: Prueba desde el punto de vista de los niveles de
calidad del sistema y de desempeño.
• De Integración: Prueba de interfaces.
• De Aceptación Técnica: Prueba de manejo de condiciones
extremas.

Si el Sistema cumple de forma satisfactoria con estos niveles

mencionados anteriormente, se procede a realizar la carga de los
archivos, base de datos y tablas del nuevo sistema, para de esta
forma dar inicio al proceso de aceptación final, durante el cual, el
sistema comenzará a funcionar bajo la responsabilidad del
departamento de operaciones y del usuario, por un lapso
determinado de tiempo llamado Periodo de Aceptación.

Finalizado el Periodo de Aceptación, se le dará al sistema la

aprobación final, para que pase a ser el sistema oficial.

6. IMPLEMENTACIÒN
En esta última etapa del desarrollo del sistema, se implantara el
sistema de información. Esto incluye el adiestramiento que el
usuario requerirá. Si bien, parte de esta capacitación la dan las
casas comerciales, la supervisión del adiestramiento es una
responsabilidad del analista de sistemas. Más aún, el analista
necesita planear la suave transición que trae consigo un cambio de
sistemas.

7. MANTENIMIENTO

Durante la fase de mantenimiento, se ponen en práctica todas las

políticas y los procedimientos destinados a garantizar la operación
contínua de los sistemas y a asegurar su uso efectivo, con el fin, de
que éstos se constituyan en una verdadera herramienta de apoyo
al logro de los objetivos estratégicos de la empresa.

Luego que el nuevo sistema ha estado operando, se revisará lo

siguiente: Determinar si el programa ha logrado los requerimientos
de los objetivos, se debe prestar especial atención a la utilización y
la satisfacción de los usuarios finales, ellos constituirán un
indicador excelente. Verificar que se miden, analizan e informan
adecuadamente a la gerencia los beneficios identificados con el
estudio de factibilidad. Revisar las solicitudes de cambios a los
programas que se han realizado, para evaluar el tipo de cambios
que se exigen al sistema, el tipo de cambios puede indicar

7
problemas de diseño, programación o interpretación de los
requerimientos de usuario.