Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
MANAGEMENTUL PROIECTELOR
- Suport de curs -
BUCUREŞTI
1
I. Informaţii generale
• Descrierea cursului
Cursul este structurat astfel încât să furnizeze cursanţilor informaţii care sa-i ajute sa se
familiarizeze cu noţiunile: management de proiect, program, proiect, ciclul de viaţă al unui proiect
etc. Cursanţii, la finalul cursului, vor identifica principalele diferenţe şi similitudini între un
program şi un proiect, vor cunoaşte care sunt domeniile managementului de proiect, obiectivele,
scopul şi activităţile unui proiect, estimarea timpului şi a bugetului. In plus, aceştia vor elabora
planurile de gestionare a riscurilor în proiecte şi se vor familiarizarea cu procedura de
monitorizare, evaluare şi selecţie a proiectelor.
Module Bibliografie
1. Cunoaştere şi înţelegere (cunoaşterea şi utilizarea Jaliu, Dragoş. Managementul
adecvată a noţiunilor specifice disciplinei)
proiectelor – suport de curs,
1.1. Consideraţii generale. Obiectul cercetării. Noţiuni
şi concepte. Program. Proiect. Management de proiect. SNSPA, Bucureşti, 2007.
Evoluţia managementului de proiect.
A. Purnus. Practica
1.2. Manager de proiect. Rol si responsabilităţi.
1.3. Domeniile managementului de proiect. managementului de proiect, Editura
2. Explicare şi interpretare (explicarea şi interpretarea
Economică, Bucureşti, 2003.
unor idei, proiecte, procese, precum şi a conţinuturilor
teoretice şi practice ale disciplinei) Dennis Lock. Management de
2.1. Ciclul de viaţă al proiectelor. Caracteristici.
proiect, Editura Codecs, Bucureşti,
2.2. Contextul organizaţional al managementului de
proiect 2001.
2
3.1. Obiective. Scop. Activităţi. WBS. Planificarea
activităţilor proiectului.
3.2. Estimarea timpului şi a bugetului.
3.3. Elaborarea planurilor de gestionare a riscurilor in
proiecte
3.4. Echipa de proiect.
3.5. Comunicarea în proiecte.
4. Atitudinale (manifestarea unei atitudini pozitive şi
responsabile faţă de domeniul ştiinţific / centrat pe valori
şi relaţii democratice / promovarea unui sistem de valori
culturale morale şi civice / valorificarea optimă şi creativă
a propriului potenţial în activităţile ştiinţifice / implicarea
în dezvoltarea instituţională şi în promovarea inovaţiilor
ştiinţifice / angajarea în relaţii de parteneriat cu alte
persoane – instituţii cu responsabilităţi similare /
participarea la propria dezvoltare profesională).
4.1. Monitorizarea şi evaluarea proiectelor
4.2. Bune practici şi lecţii învăţate
3
4c+4s+10si
Număr ore: 3. Instrumental – aplicative Proiectarea, conducerea şi evaluarea Sală de curs
(proiectarea, conducerea şi activităţilor practice specifice
2c+2s+6si evaluarea activităţilor practice managementului de proiect.
2c+2s+6si specifice: utilizarea unor metode, Familiarizarea oboectivelor, scopului,
4c+4s+13si tehnici şi instrumente de activităţilor unui proiect. Cunoaşterea
investigare şi de aplicare) conceptului de WBS, estimarea
3.1. Obiective. Scop. Activităţi. timpului şi a bugetului, elaborarea
WBS. Planificarea activităţilor planurilor de gestionare a riscurilor in
proiectului. proiect.
3.2. Estimarea timpului şi a
bugetului.
3.3. Elaborarea planurilor de
gestionare a riscurilor in
proiecte
3.4. Echipa de proiect.
3.5. Comunicarea în proiecte.
Număr ore: 4.1. Monitorizarea şi evaluarea Cunoaşterea etapelor monitorizarii şi Sală de curs
proiectelor evaluarii unui proiect.
4.2. Bune practici şi lecţii
învăţate
4c+4s+15si
Cei care nu vor participa la examenul final, vor putea participa la reexaminarea ce va fi stabilită în
perioada stabilită, la fel şi cei care doresc o marire a notei finale.
4
Conform art 37 din Regulamentul de funcţionare a Departamentului de Invăţământ la Distanţă,
studenţii care încearcă să promoveze examenele prin fraudă (copiere, substituire de persoane, etc)
vor fi sancţionaţi în conformitate cu Carta SNSPA art. 129, precum si cu articolele 48 şi 49 din
prezentul regulament.
Conform Cartei SNSPA „Încălcarea obligaţiilor regulamentare şi a prevederilor prezentei Carte
atrage după sine sancţionarea celor vinovaţi, în funcţie de gravitatea faptelor, după cum urmează:
1) mustrare scrisă; 2) mustrare scrisă cu avertisment; 3) ridicarea bursei pe o perioadă de o lună;
4) ridicarea bursei pentru un semestru universitar; 5) exmatricularea.
Sancţiunile se aplică de către decanat”
• Studenţi cu dizabilităţi
În vederea oferirii de şanse egale persoanelor cu dizabilităţi lectorul este dispus să ia legătura cu
aceste persoane prin e-mail sau telefonic.
5
• Scopul şi obiectivele cursului
6
I.1. Elemente de management de proiect.
7
Sectorul privat a învăţat din experienţa sectorului public în ceea ce priveşte
managementul proiectelor.
Încă de la sfârşitul anilor ‘70, întreprinderile occidentale 1 au intrat într-o perioadă în
care mediul devenise incert, generator de confuzie, iar acest fapt a condus la crearea de noi
procese, pentru a asigura îndeplinirea cu succes a obiectivelor pe care le aveau întreprinderile.
Primul proces a constat în dezvoltarea flexibilităţii întreprinderilor, pentru ca acestea să facă
faţă mediului plin de riscuri în care îşi desfăşurau activitatea. Al doilea proces a constat în
construirea noilor cadre de referinţă pentru viitor.
Acesta este contextul în care încep să se dezvolte proiectele de antrepriză, acestea
reprezentând o noua abordare, menită să îmbunătăţească sistemul anterior şi să atinga un
anumit nivel de perfecţiune. Astfel, ,,proiectul reprezintă ambiţia strategica şi culturală a
întrepninderii pentru viitor” 2 .
Există foarte multe definiţii ale proiectului. Ne propunem să le prezentăm pe cele mai
relevante.
Definiţia proiectului, conform Dicţionarului managementului de proiect (editat de
AFNOR, Franţa), « Proiectul este un ansamblu de acţiuni de realizat, pentru a satisface un
obiectiv bine definit, în cadrul unei misiuni precise şi pentru realizarea cărora s-a identificat
nu numai un început, dar şi o finalizare. »
Un proiect constă în „alocarea resurselor, în vederea atingerii unor obiective specifice,
urmărind o abordare planificată şi organizată” (Lientz & Rea - 1998). Proiectul poate fi
definit prin numai patru cuvinte: obiective, resurse, activităţi şi rezultate. Un proiect economic
reprezintă un grup de activităţi organizat relaţionate pentru îndeplinirea unui scop 3 , menit să
dea naştere unei noi realităţi economice.
În accepţiunea Comisiei Europene, proiectul 4 este o succesiune logică de activităţi
coordonate şi controlate, de natură diferită, realizată într-o manieră organizată metodic şi
progresiv, având constrângeri de timp, resurse şi cost, destinat obţinerii de noi rezultate,
necesare pentru îndeplinirea unor obiective clar definite
Conform Project Management Institute 5 , proiectul reprezintă un efort temporar pentru a
crea un produs sau serviciu unic 6 . Acestă definiţie sintetizează tripla constrângere ce
1 Matei, L. Management public, ediţia a-Il-a rev., Editura Economicä, Bucureşti, 2006 , p. 167-169.
2
Matei, L. op.cit., p. 168.
3
Mc Collum, J. / Bănacu, C.S. Management de proiect. O abordare practică, Ed.Universitară,Bucureşti, 2005, p.29.
4
5
Project Management Institute este cea mai mare organizaţie de profil din lume, care promovează profesionalismul în
managementul proiectelor
6
Project Management Body of Knowledge(PMBOK)
8
guvernează orice proiect, indiferent de complexitatea acestuia, de sursa de finanţare sau de
tipul organizaţiei care îl gestionează, şi anume: timp, buget şi calitate, conform figurii 1.1.
Figura 1.1. Tripla constrângere a unui proiect:
P e r fo r m a n ţ a
P e r f o r m a n ţa c e r u tă
buget C ost
p r o ie c t
T im p
T im p u l a lo c a t
În viziunea lui Ion Dijimărescu ,,un project este un ansamblu optim de activităţi cu
caracter investiţional fundamental pe o planificare sectorială, globală, coerentă, graţie căruia, o
combinaţie definită de resurse materiale şi umane generează un progres economic şi social cu o
valoare determinată." 7
O alta definiţie a proiectelor este dată de Mariana Mocanu care afirma că ,,proiectele sunt
activităţi umane, orientate spre obiectiv, cu grad ridicat de noutate şi cu o sarcină de lucru
complexă. Ele sunt limitate în timp şi din punct de vedere al resurselor materiale şi umane,
necesitând, de obicei, o colaborare interdisciplinară în cadrul unei structuri organizatorice speciale,
precum şi metodice speciale şi implicând riscuri specifice. Obiectivul lor fiind crearea unei valori
noi." 8
Rodney Turner afirma în cadrul cărţii Manual Gower de Management de Proiect că ,,orice
proiect este un demers unic, inedit şi temporar, pus în practică pentru realizarea unui nou obiectiv
de dezvoltare." 9 Proiectele presupun un grad considerabil de risc şi incertitudini, tocmai datorită
unicităţii lor. Christian Dawson 10 susţine, în cadrul aceleiaşi cărţi, că un proiect este un proces
complex, care are trei dimensiuni definitorii. Prima dimensiune se referă la faptul că un proiect
poate fi văzut ca o serie de etape care trebuie urmate pentru a atinge obiectivele propuse.
A doua perspectivă susţine faptul că un proiect poate fi abordat, conceptual, de la diversele
niveluri managerial la care se face planificarea şi controlul proiectului. Concentrarea la aceste
7
Dijmărescu, I., Managementu lproiectelor, Academia Romana de Management, Bucureşti, 1997, p. 4.
8
Mocan, M. / Schuster, C, Managementul Proiectelor, ediţia a-II-a, Editura All Beck, Bucureşti, 2004, p. 14
9
Turner, R. Proiectele şi managementul proiectelor în Manual Gower de Management de Proiect, Editura Codecs,
Bucureşti, 2004, p. 59.
10
Dawson, Ch. Managementul ciclului de viaţă al proiectului în Manual Gower de Management de Proiect, Editura
Codecs, Bucureşti, 2004, p. 405.
9
niveluri are loc, fie în direcţia obiectivelor pe termen lung, fie pe termen scurt. În cea de-a treia
perspectivă, autorul evidenţiază necesitatea controlului continuu şi a gestiunii celor cinci elemente
componente ale proiectului (timp, cost, calitate, sferă de acţiune şi resurse).
Un proiect este, deci, caracterizat prin11 :
- satisfacerea unei nevoi specifice (singulară) şi particulară (nu o producţie de serie);
- un obiectiv autonom, adică are început şi finalitate;
- în general aduce ceva nou sau ,cel puţin, poate aduce o noutate.
Astfel, orice proiect are un scop specific, astfel încât să poată fi uşor identificat. Fiecare
proiect este unic, probabilitatea de a se repeta (aceeaşi echipă, aceleaşi condiţii, aceleaşi rezultate)
fiind practic, zero. Fiecare proiect reprezintă un demers unic, 12 " 13 deoarece toate proiectele
prezintă anumite particularităţi care le diferenţiază de restul. Nici un proiect nu se aseamănă cu
altul, având obiective diferite, resurse diferite, timpul (perioada) în care se desfăşoară şi care
imprimă anumite caracteristici unui proiect este diferită, echipa care îndeplineşte activităţile pe
care le presupune proiectul este diferită. Prezenţa unor elemente care se repetă în cadrul mai
multor proiecte nu schimbă fundamentul unic al acestora. Unicitatea proiectului dă naştere la
incertitudini şi riscuri. Cu cât proiectul este mai diferit (unic), cu atât este mai greu pentru o
organizaţie să formeze o echipă care să aibă aptitudinile necesare pentru îndeplinirea proiectului.
11
Zaharia, S.E. Managementul ciclului de proiect, suport de curs, p. 2.
12 A Guide to the Project Managemen Body of Knowledge, Project Management Institute, 2000, p.5.
13
Verzuh, E. The Portable MBA in Project Management, Editura Wiley - John Wiley and Sons. Inc, New Jersey,
2003, p. 21.
14
www.pmi.org
15
Project Management Institute (PMI).
10
Toate proiectele au o durată determinată de timp, având un început şi un sfârşit bine determinate,
precum şi un buget stabilit. În cadrul ciclului de viaţă al unui proiect există relaţii în continuă schimbare,
interdependenţă, fiind permanente surse de conflict.
Figura.1.2.
Rezolvarea/
Ameliorarea
nevoilor
Nevoi
Proiect
11
Dinamica competitivităţii pieţelor internaţionale.
Sub imperiul unor astfel de forţe, cunoştinţele necesare rezolvării unor situaţii tot mai
complexe nu pot fi apanajul unui singur individ, oricât de educat ar fi acesta. În aceste condiţii,
munca în echipă trebuie să primeze. Aceasta implică un nivel înalt de coordonare şi cooperare între
grupuri de oameni neobişnuiţi cu astfel de interacţiuni. Structurile organizaţionale de tip
funcţional, sistemele tradiţionale de management nu pot răspunde eficient noilor provocări; însă,
managementul proiectelor poate.
În sens larg, managementul de proiect defineşte o sumă a abilităţilor dobândite prin
utilizarea de cunoştinţe, conferirea de competenţe, exersarea unor deprinderi, valorificarea de
informaţii obţinute prin instrumente şi tehnici specifice, cu scopul de a organiza, planifica,
conduce şi monitoriza resurse, 18 pentru a îndeplini obiectivele generale şi detaliate,
prestabilite ale unui anumit proiect.
Turner Rodney 19 defineşte managementul proiectelor, ca fiind procesul prin care se reduce
gradul de risc si incertitudine, existent la nivelul unui proiect, cu scopul de a atinge obiectivele
propuse prin formularea unei strategii. O altă definiţie a managementului proiectelor este dată de
Mariana Mocanu care afirma că: „ managementul proiectelor este un concept managerial, care
poate susţine în mod deosebit din punct de vedere metodic, structural şi cel al managementului
resurselor umane, o activitate complexă, într-un mediu dinamic." 20
Conform abordării PCM 21 , managementul proiectelor reprezintă o utilizare abilă a
tehnicilor pentru atingerea rezultatelor la nivelul stabilit, cu bugetul şi în perioada de timp
prevăzute.
Conform metodologiei PMBOK 22 , managementul proiectelor este: „Arta de a conduce şi
coordona resursele de-a lungul vieţii unui proiect, utilizând tehnici moderne de conducere pentru
atingerea obiectivelor predeterminate de scop, cost, timp, calitate şi satisfacerea participanţilor” 23
Managementul proiectului este un proces dinamic, condus în contextul unui anumit set de
constrângeri, care organizează şi utilizează resursele adecvate, într-un mod controlat şi structurat,
cu scopul de a realiza obiectivele stabilite. 24 Acest proces implică însă o mare varietate de
capacităţi manageriale şi abilităţi personale.
Managementul proiectelor necesită mai multă planificare şi control decât managementul
general şi implică 3 arii de competenţă care se suprapun.
18
Kerzner, H. Project Management: A Systems Approach to Planning, Schedulling and Controlling Ed. John
Wiley & Sons, Inc., New York, 1998.
19
Turner, R., op.cit. p. 10
20
Mocanu, M. / Schuster, C. op.cit., p. 19.
21
Manualul managementului ciclului de proiecte
22
A Guide to the Project Managemen Body of Knowledge, Project Management Institute, 2000
23
ibidem
24
12
Figura 1.3. Ariile de competenţă în managementul proiectelor
• Programare
• Identificare
• Formulare
• Implementare
• Evaluare şi Audit
În vreme ce etapele unui proiect conform PMBOK sunt:
• Iniţiere
• Planificare
• Implementare
• Încheiere
13
Turner 25 a identificat patru stadii esenţiale ale unui proiect. În prima etapă, se face
propunerea de proiect şi se realizează un studiu de pre-fezabilitate, urmează a doua etapă, în care
se defineşte proiectul şi se fac o evaluare şi o planificare strategică. În cea de-a treia etapă, se
implementează proiectul şi se încheie cu efectuarea unui control. În ultima fază, se finalizează
proiectul, după care urmează testarea şi punerea în aplicare.
Kerzner 26 susţine că ciclul de viaţă al unui proiect este format din cinci etape. În prima
fază, cea de definire a proiectului, se face o evaluare preliminară a ideii. Cea mai importantă
acţiune, în cadrul acestei etape, constă în analizarea riscului şi a resurselor existente. La sfârşitul
acestei etape se face, de asemenea, un studiu de pre-fezabilitate.
Planificarea este cea de-a doua etapă, în care se identifică resursele necesare, se stabilesc
parametrii legaţi de timp, cost şi calitate şi se începe pregătirea documentelor necesare. În a treia
fază, se face o testare şi se finalizează documentele pentru ca în urmatoarea etapă să poata fi
implementat proiectul. În ultima etapă, se finalizează proiectul si se evalueaza efortul depus.
Etapele ciclului de proiect după modelul de la Harvard Bussiness School 27 cuprinde trei
seturi de activităţi, şi anume: definirea şi organizarea proiectului, planificarea proiectului şi
executarea sa. Fiecare din aceste etape cuprinde mai multe faze.
În „viaţa” unui proiect pot fi identificate cinci faze definitorii 28 :
- faza de lansare a proiectului;
- faza de planificare a proiectului;
- faza de execuţie a proiectului;
- faza de control a proiectului;
- faza de încheiere.
25
Turner, R., Proiectele şi managementul proiectelor în Manualul Gower de Management de Proiect, Editura Codecs,
Bucureşti, 2004, p. 63.
26
Krezner, H. Project Management, 9 ed, John Wiley, 2006, New Jersey, pp. 66-69.
27
***Project Management Manual, Harvard Business School, 1997, p. 8-36.
28
Zaharia S.B. Managementul Ciclului de Proiect, suport de curs 2007-2008, p. 16.
14
% de realizare
al proiectului
100%
Timp
Gradul de
realizare al
proiectului 100%
Timp
15
Gradul de efort
Efort maxim
Timp
1 2 3 4
29
Emilian, R. Fundamentele Managementului Firmei, Editura ASE, Bucureşti, 2005, p. 3
30
Mocan, M. / Schuster, C. op.cit., p. 57.
16
Succesul unui proiect depinde foarte mult de aptitudinile si calitatile managerului de
proiect. Astfel, un bun manager trebuie să aibă experienţă în conducerea unei echipe, abilitatea de
a comunica eficient şi de a negocia, capacitatea de solutionare a conflictelor, autocontrol, iniţiativă
şi răspundere, aptitudini organizatorice, cunostinţe în domeniul în care se realizează proiectele.
Aceste cunoştinţe sunt completate de cele ,,cinci calităţi cheie” 31 pe care trebuie să le aibă un
manager pentru a-şi îndeplini cu succes atribuţiile.
Cele cinci calitati cheie pe care trebuie să le aibă un manager de succes sunt următoarele:
calităţi tehnice, calităţi conceptuale, calităţi interpersonale, calităţi de diagnosticare şi nu în ultimul
raâd calităţi analitice. Toate aceste calităţi se dobândesc în timp prin acumularea de cunoştinţe atât
la nivel teoretic, cat şi la nivel practic. Eric Verzuh 32 precizează, de asemenea, o serie de calităţi pe
care trebuie să le posede managerii de proiect pentru a avea succes. Astfel, un manager competent
trebuie să aibă: capacitate vizionară, abilitatea de a motiva şi inspira echipa, capacitatea de a
explica lucruri abstracte în termeni concreţi, aptitudinea de a gestiona şi rezolva conflicte, şi nu în
ultimul rând trebuie să ştie când e momentul oportun pentru a lua o decizie.
- mărimea proiectului
- termenul de proiect (dacă proiectul trebuie finalizat într-un timp scurt, numărul persoanelor
implicate va fi mare)
- importanţa proiectului (cu cât proiectul are un rol mai mare, cu atât va creşte numărul
participanţilor la proiecte, iar recrutarea se va face de la nivele ierarhice mai înalte)
31
Emilian, R. op.cit., p. 2-3.
32
Verzuh, E. op.cit., p. 13.
17
Grupul ţintă reprezintă acele persoane sau grupuri de persoane asupra cărora acţionez în mod
direct prin activităţile proiectului. Beneficiarii proiectului sunt cei care vor beneficia de rezultatele
pe care proiectul şi le-a propus, în mod direct sau indirect. In unele cazuri, beneficiarii direcţi
reprezintă grupul ţintă respectiv, iar beneficiarii indirecţi se referă la comunitatea sau comunităţile
cărora le aparţin.
Grupul ţintă reprezintă un grup de persoane bine definit. 30 persoane cu handicap, 40 copii orfani,
10 organizaţii nonguvernamentale care doresc sa îşi consolideze capacitatea de a elabora şi
implementa proiecte finanţate de Uniunea Europeană. Cu cât un proiect reuşeşte să ofere
soluţii/alternative unui număr cât mai mare de beneficiari, cu atât şansele de a fi realizat şi de a
atrage resurse rambursabile/nerambursabile vor fi mai mari. De asemenea, participarea mai multor
grupuri din categorii diferite (economice, politice, culturale) în cadrul unor consorţii pentru
realizarea unui proiect care exprimă interesul unei comunităţi va avea mai multe şanse de realizare.
În cazul găsiri unor parteneri cu experienţă în managementul proiectelor, aceasta va constitui un
element în plus de realizare a obiectivelor propuse în proiect.
Sponsorii/finanţatorii
Sponsorii reprezintă susţinătorii financiari ai unui proiect/programului din care face parte proiectul
respectiv. Pot fi instituţii (Uniunea Europeană, Banca Mondială, Guvernul, diverse ONG-uri) sau
persoane fizice.
Sponsorul poate fi chiar beneficiarul proiectului sau, în cazul finanţărilor nerambursabile primite
de la organismele internaţionale şi instituţiile de stat, acesta va stabili în mod clar cu realizatorul
proiectului obiectivele care trebuie atinse.
Promotorii
Promotorul proiectului este fie o persoană care aparţine unui nivel ierarhic superior, fie unei
instituţii care va asigura proiectului o imagine pozitivă (ex. promovarea realizată în depistarea
cancerului de sân).
Participarea acestuia este necesară mai ales în proiecte complexe, care au un impact social deosebit
sau cu un puternic efect de raţionalizare (promovarea unei alimentaţii sănătoase).
Stakeholder-ii
Cei care au rol în realizarea cu succes a unui proiect sunt denumiţi stakeholder-i. Aceştia pot fi:
- interni:
• angajaţii instituţiei care realizează proiectul
• angajaţii firmelor aflate în parteneriat cu instituţia respectivă
• acţionarii
18
- externi:
• organisme de interes public (ex. sindicatele, grupuri de protecţia mediului)
• organisme guvernamentale.
Echipa de proiect
Membrii echipei de proiect vor fi selecţionaţi în funcţie de sarcinile cerute de proiect, iar numărul
acestora va depinde de mărimea şi complexitatea proiectului. Pe lângă competenţele de
specialitate, este important ca aceştia să aibă aptitudini pentru munca în echipă, pentru o bună
comunicare, să fie creativi. Fiecare membru trebuie să cunoască care sunt atribuţiile şi să-şi asume
responsabilitatea. Întrebările la care membrii trebuie să cunoască răspunsurile sunt:
- ce se aşteaptă de la mine?
- care este rolul meu în cadrul echipei?
- care este nivelul de autoritate? dar cel de responsabilitate?
- cine va face evaluarea? care sunt colegii mei?
- la ce îmi va folosi participarea la acest proiect?
- care sunt obiectivele pentru atingerea cărora răspund direct?
- având în vedere că nu am mai făcut niciodată această muncă, cum mă voi descurca?
Realizatorul sau project designer
Realizatorul proiectului este cel care concepe proiectul, putând fi o persoană fizică sau juridică, un
grup de persoane din interiorul sau exteriorul organizaţiei. Se poate apela la organizaţii specializate
în conceperea proiectelor, cum ar fi centrele de consultanţă.
Uneori, numărul organizaţiilor implicate în conceperea unui proiect este mare, dintre acestea doar
una având rolul de coordonator al proiectului. Participarea acestora presupune şi încheierea de
contracte între organizaţii, cu stabilirea clară a rolului şi obligaţiilor pe care fiecare organizaţie le
vor avea. De asemenea, vor fi prezentate CV-urile, activităţile efectuate în trecut şi pe cele din
prezent care au legătură cu scopul proiectului care se doreşte realizat, intenţia de participare.
19
calificările si capacitatea de a coordona în mod eficient membrii echipei, va depinde în mare parte
succesul unui proiect. Uneori, el este acelaşi cu cel care concepe proiectul.
Acesta trebuie să planifice proiectul, să-l organizeze, să-l coordoneze şi să-l controleze. Lui îi
revine funcţia de moderator şi de motivator al echipei de proiect şi trebuie să asigure, în plus, o
comunicare eficientă între toţi membrii. Stilul de conducere pe care şi-l va alege va depinde de
caracteristicile sale şi de procesele sociale care au loc în cadrul echipei de proiect.
Datorită faptului că membrii echipei de proiect sunt specialişti în domeniile lor, ei pot fi
superiori din acest punct de vedere coordonatorului de proiect, ceea ce poate genera conflicte, care
trebuie însă gestionate în mod eficient pentru derularea cu succes a proiectului.
- bani
- personal
- echipamente
- materiale
- tehnologii
- informaţii.
În legătură cu stilul de conducere adecvat muncii de proiect, acesta variază în funcţie de
situaţie, de faza la care a ajuns proiectul, de problemele care trebuie rezolvate sau de persoanele
20
care fac parte din echipa de proiect. Performanţa unui manager de proiect se măsoară în primul
rând în funcţie de realizarea obiectivelor, de aceea stilul va fi ales pentru realizarea sarcinilor din
proiect. Totuşi, se preferă un stil cooperant faţă de unul autoritar când lucrăm într-un proiect.
O autoevaluare a atitudinii faţă de echipă a unui manager de proiect se poate face pe baza
corelaţiilor între teoriile X şi Y ale lui McGregor, în ceea ce priveşte atitudinea angajaţilor faţă de
muncă.
Crearea unui mediu propice pentru o colaborare eficientă între membrii proiectului
depinde, de asemenea, de managerul de proiect. Acesta trebuie să intervină în special atunci când
nu se reuşeşte atingerea rezultatelor dorite (deliverables), atunci când apar conflicte. În rest, ar
trebui ca echipa de proiect să se poată autoregla şi acest lucru este posibil mai ales când sunt
respectate următoarele condiţii:
a) la începutul proiectului:
21
- selectarea personalului
b) în timpul proiectului
Managerul intuitiv pune accent atât pe scopul şi obiectivele urmărite, cât şi pe atitudinea sa
interioară, pe calitatea raporturilor cu ceilalţi membri. Stilul de conducere pe care şi-l alege este cel
participativ, încercând să evidenţieze calităţile fiecărui membru şi să creeze o viziune de ansamblu
comună, necesară reuşitei unui proiect. El va provoca în jurul său dorinţa de progrese, ştiind în
acelaşi timp să controleze modul de derulare a activităţilor.
22
- comunicare: capacitatea de ascultare, motivare, promovarea unui climat de încredere
- rigoare: metode şi structuri specifice, urmărirea rezultatelor obţinute.
33
Merna, T. Managementul finanţării în Manual Gower de Management de proiect, Editura Codecs, Bucureşti, 2004,
p.507.
34
Neagu, C. op.cit., p. 161- 166.
35
Merna, T. op.cit., p.514-516.
23
complexitatea ridicată, prin multitudinea partenerilor implicaţi, precum şi prin
diversitatea resurselor antrenate;
localizarea clară, temporală şi spaţială, începută chiar din procesul de redactare a
protocolului de parteneriat;
caracterul colectiv, prin formula de parteneriat utilizată şi prin spiritul de echipă
absolut obligatoriu al realizării sale;
caracterul unic (nerepetabil);
continua evaluare sau cuantificare fizică şi valorică;
caracterul multifazic definitoriu, aproape toate proiectele fiind concepute din mai
multe faze sau stadii.
Figura 1.7. Relaţia fond – program – proiecte
FOND DE FINANŢARE
PROGRAM DE FINANŢARE
PROIECTE FINANŢATE
Fondul de finanţare (european) este expresia unei politici comunitare structurale sau de
asigurare a coeziunii sociale, conceput ca un instrument financiar pentru promovarea acestei politici.
Programul de finanţare sintetizează interfaţa dintre proiect şi fondul de finanţare având un
caracter complex, temporal, spaţial şi organizaţional bine delimitat. Acesta reprezintă un efort de atingere
a unui obiectiv strategic de anvergură cu rază lungă şi implicit arie largă de acţiune, prin reunirea unui
grup de proiecte interdependente administrate în mod coordonat, concertat, cu scopul de a înregistra în
final rezultate mult mai bune decât cele obţinute direct prin proiecte individuale.
24
Astfel, un proiect bine formulat ar trebui să derive dintr-un echilibru între priorităţile politicilor
de dezvoltare ale Comisiei Europene şi priorităţile de dezvoltare ale partenerilor.36
,,Finanţările nerambursabile sunt destinate sprijinirii desfăşurării unor activităţi, (...), din domenii
pentru care, din cauza situaţiei conjuncturale, nu există resurse financiare suficiente accesibile în
mod curent (...) sau din domenii în care există in mod tradiţional o nevoie de resurse financiare mai
mare decât disponibilităţile." 37
Proiectele cu finanţare nerambursabilă derulate prin programele Uniunii Europene prezintă
anumite caracteristici care le diferenţiază de alte proiecte. Astfel, la nivelul Uniunii Europene,
accesarea fondurilor comunitare se poate face doar pe baza unui formular, care de cele mai multe
ori este standardizat.
( modelul cererii de finanţare pentru proiectele finanţate din fonduri structurale, POR, anexa..).
Finanţarea este acordată în scopul promovării unei anumite politici din cadrul UE, prin urmare
obiectivele proiectului trebuie să fie în concordanţă cu obiectivele UE. O altă trasatură specifică
acestor proiecte se referă la bugetul acordat prin finanţarea nerambursabilă, care constituie mai
degrabă o constrângere decât o modalitate prin care se atinge un obiectiv. Managementul
proiectelor europene realizează un echilibru între constrângerile legate de timp, resursele
prestabilite şi standardele impuse de UE. În cadrul unei astfel de proiect, trebuie acordată o
importanţă deosebită stabilirii obiectivelor. Înainte de începerea elaborării documentelor pentru
solicitarea finanţării nerambursabile, trebuie consultate o serie de ghiduri 38 pentru a răspunde cu
succes cerinţelor impuse de UE. Scopul urmărit de finanţator în acest caz diferă faţă de alte cazuri,
urmărind mai degrabă rezultatele obţinute şi sustenabilitatea acestora. 39
Finanţările nerambursabile sunt destinate sprijinirii desfăşurării unor activităţi importante
pentru anumite segmente ale societăţii sau pentru dezvoltarea de ansamblu a organismului
economic şi social în domenii pentru care, din cauza situaţiei conjuncturale, nu există resurse
financiare suficiente accesibile în mod curent sau din domenii în care există în mod tradiţional o
nevoie de resurse financiare mai mare decât disponibilităţile (de exemplu, activităţile cu caracter
social). Sistemul finanţărilor nerambursabile publice externe este unul din componentele
mecanismelor mai ample de colaborare dintre diverse state, el având caracterul unui ajutor acordat
pentru sprijinirea rezolvării unor situaţii excepţionale în care statul beneficiar al acestui ajutor nu
are expertiza sau resursele umane şi materiale necesare pentru a încerca o rezolvare eficientă pe
cont propriu. Din acest motiv, resursele financiare propriu-zise sunt însoţite de o întreagă
metodologie specifică care trebuie respectată în procesul de acordare a finanţărilor.
36
Jaliu, D. Management de proiect, suport de curs, 2007, p. 2.
37
Neagu, C. op.cit., p. 163.
38
Este vorba despre Ghidul Solicitantului, îndrumar pentru solicitanţii de finanţare nerambursabilă.
39
Bărgaoanu, A., op.cit., p.39-40.
25
În 1992, Comisia Europeană (CE) a adoptat «Project Cycle Management (PCM)», în
traducere Managementul Ciclului de Proiect, care reprezintă un set de instrumente pentru
elaborarea şi managementul proiectului, bazat pe metoda de analiză a Cadrului Logic (Matricea
Logică), metodă care era deja larg folosită de multe instituţii/organizaţii finanţatoare din lume,
inclusiv din Statele Membre ale Uniunii Europene şi încurajată de Comitetul de Asistenţă pentru
Dezvoltare al Organizaţiei pentru Cooperare şi Dezvoltare Economică (OCDE). Obiectivul PCM
vizează îmbunătăţirea managementului proiectelor/programelor de toate tipurile prin luarea în
considerare a tuturor aspectelor esenţiale şi a condiţiilor cadru, deopotrivă în elaborarea şi în
implementarea proiectelor sau programelor.
Proiectele se realizează într-o succesiune de etape, pornind de la un document strategic de
dezvoltare din care se desprinde ideea de proiect într-un anumit domeniu (ex. resurse umane,
infrastructură, mediu, turism etc.), care apoi este formulată, implementată şi în final evaluată, cu
scopul de crea condiţiile necesare pentru realizarea unor acţiuni viitoare de dezvoltare.
Ciclul de viaţă al proiectelor începe după identificarea nevoilor, constrângerilor şi
problemelor comunităţii, care generează idei de proiecte, menite să satisfacă nevoile, să relaxeze
constrângerile şi să soluţioneze problemele.
În cadrul planului local de acţiune, care transpune în practică strategia de dezvoltare locală, prezentarea
programelor şi proiectelor prioritare ocupă o secţiune distinctă. Această secţiune este de recomandat să
acopere următoarele aspecte, relevante pentru prezentarea proiectelor 40 .
Scurta descriere a proiectului cu precizarea scopului:
• Managerul de program/proiect (ca entitate din partea primăriei) indiferent de modalitatea de
realizare (cu surse exclusiv publice, private sau public-privat);
• Departamentele din cadrul primăriei care răspund de realizarea programului/proiectului;
• Descrierea asistenţei tehnice de specialitate din surse externe, dacă este cazul;
• Impactul social şi/sau asupra calităţii mediului;
• Influenţa aplicării programului în economia locală, regională sau/şi nationala (la programe si
sub-programe) ;
• Utilizatorii potenţiali/beneficiarii programului/proiectului;
• Resurse finaciare externe;
40
Fundaţia Civitas, Elaborarea strategiilor de dezvoltare durabilă la nivel local. Ghid teoretic şi practic. 2002.
26
• Canalele de distributie (la servicii de utilitate publică ori la servicii furnizate de societăţi
comerciale ori regii autonome coordonate de autoritatea administraţiei publice locale) – după
caz;
• Localizarea investiţiei ce urmează a fi realizată;
• Modalitatea de armonizare/integrare a proiectului cu planul de amenajare a teritoriului.
Cerinţele financiare ale programului/proiectului
• estimarea costului;
• propunerea structurii de finanţare, cu indicarea sursei;
• tipul de finanţare;
• factorii critici care influentează profitabilitatea.
Reglementări
• aplicarea programului/proiectului în contextul macroeconomic al economiei naţionale şi
proiectelor de investiţii la nivel local, în baza resurselor disponibile;
• contribuţii din surse interne sau externe, publice sau private;
• reglementări care influenţează favorabil sau nefavorabil programul/proiectul;
Termen de realizare
• se va preciza dacă programul/proiectul se realizează într-o etapa sau în mai multe etape şi
dacă se întemeiază pe un studiu de pre-fezabilitate sau de fezabilitate.
28
obiectivelor, cum vor fi acestea atinse şi potenţialele riscuri, furnizează de asemenea
documentul de formalizare a procesului de analiză.
Matricea Cadrului Logic este o matrice cu patru coloane şi patru sau mai multe
rânduri, care sintetizează elementele cheie ale planului unui proiect, şi anume:
• ierarhia obiectivelor proiectului (descrierea proiectului sau intervenţia logică);
• factorii cheie externi critici pentru succesul proiectului (ipotezele);
• cum vor fi monitorizate şi evaluate rezultatele proiectului (indicatorii şi sursele de
verificare).
Structura tipică a unei Matrici a Cadrului Logic este prezentată în figura nr. 1
29
------------- Figura nr. II.1 - Structura tipică a Matricii Cadrului Logic --------------
Descrierea Indicatori Sursele de Ipoteze
Proiectului verificare
Scopul proiectului – Cum va fi măsurat scopul Cum va fi colectată Dacă scopul proiectului este
Beneficiile directe pe care proiectului, inclusiv din punct informaţia, când şi de către atins, care ipoteze ar trebui să se
proiectul le de vedere al cantităţii, calităţii cine? adeverească pentru realizarea
aduce grupului(rilor) şi timpului? obiectivului general?
ţintă
Rezultate – Produsele ori Cum vor fi măsurate Cum va fi colectată Dacă rezultatele sunt obţinute,
serviciile tangibile obţinute din rezultatele, inclusiv din punct informaţia, când şi de către care ipoteze ar trebui să se
proiect de vedere al cantităţii, calităţii cine? adeverească pentru realizarea
şi timpului? scopului proiectului
30
Procesul de aplicare a instrumentelor de analiză ale Abordării Cadrului Logic într-o
manieră participativă este la fel de important ca realizarea documentată a Matricii Logice a
Proiectului. Aceasta se întâmplă mai ales în contextul elaborării de proiecte, când asumarea
ideii de proiect de către partenerii de implementare este adesea critică pentru succesul
implementării proiectului şi pentru sustenabilitatea beneficiilor. Munca în echipă este
esenţială.
Câteva dintre punctele forte şi potenţialele dificultăţi asociate cu utilizarea Abordării
Cadrului Logic sunt sintetizate în figura nr. II. 2.
Pentru a putea evita problemele comune asociate cu aplicarea Abordării Cadrului Logic,
utilizatorii trebuie:
• să se asigure că atât colegii lor, cât şi partenerii, au o înţelegere comună a principiilor cheie
de analiză şi a terminologiei utilizate;
• să accentueze importanţa procesului Abordării Cadrului Logic la fel de mult ca importanţa
Matricii Logice a Proiectului;
• să se asigure că este utilizată mai degrabă ca un instrument de promovare a
participării părţilor interesate, dialogului şi înţelegerii în privinţa scopului
proiectului, decât pentru a impune concepte şi priorităţi "din exterior";
• să evite utilizarea Matricii Logice a Proiectului ca un desen negativ prin intermediul căruia
să exercite controlul asupra proiectului;
• să trateze Matricea Cadrului Logic ca o sinteză (clară şi concisă);
• să revizuiască Matricea Cadrului Logic pe măsură ce apar noi informaţii.
Este de asemenea important de recunoscut faptul că, deşi conceptele de bază ale folosirii
Abordării Cadrului Logic sunt relativ simple, calitatea produsului depinde în primul rând de
aptitudinile şi experienţa persoanelor implicate în utilizarea sa.
31
Figura nr. II.2 - Punctele forte şi problemele comune în aplicarea Abordării Cadrului Logic
Analiza problemelor şi - necesită analiza sistematică a problemelor, - obţinerea consensului asupra problemelor
stabilirea obiectivelor inclusiv a relaţiilor cauză-efect prioritare
- asigură legătura logică între mijloace şi - obţinerea consensului asupra obiectivelor
rezultate proiectului
- plasează proiectul într-un - reducerea obiectivelor la un lanţ linear
cadru de dezvoltare mai amplu simplu
(obiectivul general şi scopul proiectului) - nivel inadecvat de detaliere
- încurajează examinarea riscurilor şi asumarea (prea mult/prea puţin)
răspunderii pentru rezultate
Indicatori şi surse de - necesită analizarea modului de măsurare a - găsirea de indicatori măsurabili şi practici
verificare atingerii obiectivelor, în termeni de cantitate şi pentru obiective de nivel superior şi pentru
calitate proiecte cu obiective privind
"întărirea capacităţii" şi
- ajută la îmbunătăţirea clarităţii "proces"
şi specificităţii obiectivelor
- stabilirea unor ţinte nerealiste prea devreme
- ajută la stabilirea cadrului de monitorizare şi în procesul de planificare
evaluare
- sprijinirea pe "rapoarte de proiect" ca
principală sursă de verificare şi nedetalierea de
unde vin de fapt informaţiile cerute, cine
trebuie să le colecteze şi cât de des
Format şi - leagă analiza problemelor de - pregătită mecanic, ca o
aplicare stabilirea obiectivelor birocratică "umplere de căsuţe", nelegată de
analiza
- subliniază importanţa analizei părţilo
interesate în determinarea "ale cui problemelor, stabilirea
probleme" şi "cine beneficiază" obiectivelor ori selecţia
strategiei
- accesibilă vizual şi relativ uşor de înţeles
- utilizată ca un mijloc de control
"de sus în jos" - aplicată prea rigid
- poate duce la îndepărtarea
persoanelor nefamiliare cu
conceptele cheie
32
II. 1.5. Etapele unui Cadru Logic
Elaborarea unui Cadru Logic presupune două etape, analiză şi planificare, care sunt
realizate progresiv în timpul fazelor de identificare şi formulare ale ciclului proiectului.
Etapa de analiză conţine patru elemente principale, şi anume:
1. analiza părţilor interesate, inclusiv o evaluare preliminară a capacităţii instituţionale, analiza
problemelor de gen şi nevoile altor grupuri vulnerabile, cum ar fi persoanele cu dizabilităţi
(profilul principalilor
"jucători");
2. analiza problemelor (profilul principalelor probleme, inclusiv relaţiile cauză-efect);
3. analiza obiectivelor (imaginea situaţiei viitoare îmbunătăţite);
4. analiza strategiilor (compararea diferitelor opţiuni de adresare a unei situaţii date).
Aceste analize trebuie tratate mai degrabă ca un proces continuu, decât un set simplu de "paşi"
liniari. De exemplu, deşi analiza părţilor interesate trebuie să fie realizată la începutul procesului, ea
trebuie finisată şi revăzută pe măsură ce noi întrebări sunt puse şi noi informaţii ies la lumină.
În etapa de planificare, rezultatele analizei sunt transcrise într-un plan practic,
operaţional, pregătit pentru a fi implementat. În această etapă:
• Matricea Logică a Proiectului este elaborată, necesitând continuarea analizei şi finisarea
ideilor;
• activităţile şi necesarul de resurse sunt definite şi programate în timp;
• bugetul este pregătit.
Acesta este, din nou, un proces continuu, deoarece, pe măsură ce necesarul de resurse şi
bugetul devin mai clare, poate fi necesar să fie revăzut şi revizuit scopul activităţilor proiectului şi
rezultatele aşteptate.
33
-- Figura nr. II.3 - Etapele principale ale Abordării Cadrului Logic ---------
34
II. 2. Etapa de analiză
36
Părţile interesate şi Interesele şi cum Capacitatea şi Posibile acţiuni
principalele sunt afectate de motivarea de a orientate către
Caracteristici problemă(e) face schimbare interesele părţilor
interesate
37
Analiza problemelor identifică aspectele negative ale unei situaţii existente şi stabileşte
relaţiile cauză-efect între problemele identificate.
Analiza problemelor presupuse trei paşi principali:
1. definirea contextului şi subiectului analizei;
2. identificarea problemelor majore cu care se confruntă grupurile ţintă şi beneficiarii (Care sunt
problemele? Ale cui probleme?)
3. vizualizarea problemelor sub forma unei diagrame numită "arborele problemelor" sau
"ierarhia problemelor", pentru a sprijini analiza şi clarificarea relaţiilor cauză-efect.
Analiza este reprezentată sub forma unei diagrame (a se vedea figura nr. II. 5) în care
efectele unei probleme apar în vârf, iar cauzele ei dedesubt. Analiza vizează identificarea
problemelor reale, cărora părţile interesate le acordă o mare prioritate şi pe care doresc să
le rezolve. De aceea, o bună analiză a problemelor asigură "fundaţia" pe care se pot
dezvolta obiective de proiect relevante şi la obiect.
38
---------------- Figura nr. II. 5 - Exemplu de arbore al problemelor ------------------
39
calitate îmbunătăţită a apei râului) pe baza analizelor preliminare a informaţiilor existente
şi a consultărilor iniţiale ale părţilor interesate.
Pasul 2: Dintre problemele identificate prin intermediul brainstormingului, este selectată o
anumită problemă incipientă.
Pasul 3: Se identifică problemele legate de problema incipientă.
Pasul 4: Se începe stabilirea unei ierarhii a cauzelor şi efectelor:
• problemele care cauzează în mod direct problema principală sunt puse dedesubt;
• problemele ce reprezintă efecte directe ale problemei principale sunt puse deasupra.
Pasul 5: Toate celelalte probleme sunt apoi sortate în acelaşi mod - întrebarea călăuzitoare fiind "Ce
cauzează acest lucru?".
Dacă există două sau mai multe cauze ce se combină pentru a produce un anumit efect,
acestea trebuie plasate la acelaşi nivel în diagramă.
Pasul 6: Problemele se conectează prin săgeţi cauă-efect, arătându-se în mod clar legăturile cheie.
Pasul 7: Diagrama trebuie revizuită şi verificată dacă este validă şi completă. Indivizii sau grupul
trebuie întrebaţi dacă "există alte probleme importante care nu au fost menţionate încă?". Dacă
da, problemele trebuie specificate şi incluse la locul potrivit în diagramă.
Pasul 8: Se copiază diagrama pe o foaie de hârtie în vederea păstrării ei şi se distribuie pentru
comentarii/propuneri ulterioare.
Punctele importante de reţinut în legătură cu utilizarea arborelui problemelor sunt următoarele:
• calitatea rezultatelor va fi determinată de persoanele implicate în analiză şi de
aptitudinile facilitatorului. Implicarea părţilor interesate reprezentative care dispun de
cunoştinţele şi aptitudinile potrivite este esenţială;
• constituie un mediu propice pentru realizarea de arbori ai problemelor, analizarea
rezultatelor şi propunerea paşilor de urmat un workshop cu grupuri de lucru la care participă
cel mult 25 de persoane;
• în vederea descoperirii diferitelor perspective posibile şi variaţiei priorităţilor poate
fi utilă realizarea mai multor analize ale problemelor;
• procesul în sine este la fel de important ca produsul final. Exerciţiul în sine trebuie tratat ca
o experienţă de învăţare de către toţi cei implicaţi şi ca o oportunitate pentru exprimarea de
diferite puncte de vedere şi interese;
• produsul exerciţiului (arborele problemelor) ar trebui să furnizeze o versiune solidă, dar
simplificată a realităţii. Dacă este prea complicată, va fi probabil mai puţin utilă în indicarea
paşilor de urmat în analiză. Un arbore al problemelor nu poate (şi nu ar trebui) să
conţină ori să explice complexitatea fiecărei relaţii cauză-efect identificabilă. O dată
completat, arboreal problemelor reprezintă o imagine sintetică a existenţei unei
40
situaţii negative. Din mai multe puncte de vedere, analiza problemelor reprezintă etapa
critică a planificării proiectului, deoarece organizează analizele subsecvente şi luarea
deciziilor pe priorităţi.
2.4. Analiza obiectivelor
Analiza obiectivelor este o abordare metodologică ce îşi propune:
• să descrie cum va arăta situaţia în viitor, după ce problemele identificate vor fi fost
remediate;
• să verifice ierarhia obiectivelor;
• să ilustreze, într-o diagramă, relaţiile mijloace-rezultate.
"Situaţiile negative" din arborele problemelor sunt transformate în soluţii, exprimate ca
"realizări pozitive". De exemplu, "apa râului se deteriorează" este transformată în "calitatea
apei râului este îmbunătăţită". Aceste realizări pozitive sunt de fapt obiective şi
sunt prezentate într-o diagramă a obiectivelor (a se vedea figura nr. 6).
Această diagramă îşi propune să furnizeze o imagine clară a situaţiei viitoare dorite. Principalii
paşi ai acestui proces sunt:
Pasul 1: Se reformulează toate situaţiile negative din analiza problemelor în situaţii pozitive care
sunt:
- de dorit;
- realist de atins.
Pasul 2: Se verifică relaţiile mijloace-rezultate pentru a se asigura că ierarhia este validă şi completă
(relaţiile cauză-efect sunt transformate în legături de tipul mijloace-rezultate).
Pasul 3: Dacă este necesar:
- se revizuiesc formulările;
- se adaugă noi obiective dacă acestea par să fie relevante şi necesare pentru atingerea
obiectivelor de nivel superior;
- se înlătură obiectivele care nu par potrivite ori necesare.
Încă o dată, analiza obiectivelor ar trebui realizată prin consultări adecvate cu grupurile
cheie de părţi interesate. Informaţiile obţinute anterior în cadrul analizei părţilor interesate
(inclusiv evaluarea capacităţii instituţionale) trebuie de asemenea luate în
considerare. Acestea ar trebui să ajute la:
- considerarea priorităţilor;
- evaluarea a cât de realistă este atingerea anumitor obiective;
- identificarea mijloacelor adiţionale care sunt necesare pentru atingerea obiectivelor dorite.
41
Odată completat, arborele obiectivelor asigură o imagine sintetică a situaţiei viitoare dorite,
inclusiv mijloace indicative prin care obiectivele pot fi realizate. La fel ca arborele
problemelor, arborele obiectivelor trebuie să asigure o sinteză simplă, dar solidă, a realităţii.
Este un instrument simplu care ajută la realizarea analizei şi prezentarea ideilor.
Principalul punct forte este acela că presupune realizarea obiectivelor potenţialului proiect pe
baza luării în considerare a unei varietăţi de probleme prioritare identificate.
Peştele prins şi
veniturile familiilor
de pescari sunt
Ameninţările la adresa Gradul de incidenţă a bolilor şi
stabile sau în
ecosistemului riveran s-au maladiilor datorate proastei calităţi a
creştere
redus, iar cantităţile de apei a fost redus, în special în rândul
peşte au crescut familiilor sărace şi a copiilor sub 5
ani
Numărul gospodăriilor şi
Nivelul de deşeuri
fabricilor ce deversează apele Tratatmentul apelor
solide aruncate în
reziduale direct în râu s-a redus reziduale îndeplineşte
râu este redus
standardele de mediu
42
• care sunt oportunităţile de care ar trebui să se profite (cele identificate în cadrul analizei
SWOT)?
• care este combinaţia de intervenţii cel mai probabil să ducă la obţinerea rezultatelor dorite şi
la asigurarea sustenabilităţii beneficiilor?
• cum este cel mai bine sprijinită apartenenţa locală a proiectului, inclusiv dezvoltarea
capacităţii instituţiilor locale?
• care sunt implicaţiile de capital şi costuri ale diverselor posibile intervenţii şi ce
poate fi permis în mod realist?
• care sunt cele mai eficiente opţiuni, din punct de vedere al costurilor?
• care strategie va avea cel mai pozitiv impact în abordarea nevoilor persoanelor sărace
şi ale celorlalte grupuri vulnerabile identificate?
• cum poate fi redus ori evitat potenţialul impact negativ asupra mediului?
Această etapă de analiză este, sub anumite aspecte, cea mai dificilă şi provocatoare,
deoarece presupune sinteza unui volum semnificativ de informaţii, după care luarea unei
decizii complexe privind cea mai potrivită strategie (ori strategii) de implementare de urmat. În
practică trebuie adesea făcute compromisuri pentru a asigura echilibrul între diversele interese
ale părţilor interesate, cerinţele politice şi constrângerile practice, cum ar fi disponibilitatea
resurselor necesare.
Pe de altă parte, sarcina este mai uşoară dacă există un set agreat de criterii pe baza cărora
să fie evaluate avantajele diferitelor opţiuni de intervenţie. Criteriile cheie pentru selecţia
strategiei ar putea include:
• contribuţia aşteptată la obiectivele cheie ale politicilor publice, cum ar fi reducerea sărăciei
sau integrarea economică;
• beneficiile pentru grupurile ţintă - incluzând femeile şi bărbaţii, tinerii şi bătrânii, persoane
cu dizabilităţi şi cele fără etc.;
• complementaritatea cu alte programe ori proiecte aflate în derulate sau planificate deja;
• implicaţiile de capital şi costuri şi abilitatea locală de a suporta costurile recurente;
• balanţa cost-beneficii din punct de vedere financiar şi economic;
• contribuţia la întărirea capacităţii instituţionale;
• fezabilitatea tehnică;
• impactul asupra mediului.
Utilizarea acestor criterii va ajuta la determinarea a ceea ce ar trebui/poate fi inclus în scopul
proiectului şi ce nu ar trebui/nu poate fi inclus.
43
Strategia aleasă va ajuta apoi la formularea primei coloane a Matricii Logice a Proiectului,
în special la identificarea obiectivului general al proiectului, scopului proiectului şi rezultatelor
potenţiale.
În exemplul din figura nr. II. 7, se poate vedea că o opţiune a fost făcută, opţiune ce se
concentrează în principal pe o strategie a apei uzate, aceasta datorită: i) altui proiect planificat deja,
care vizează Agenţia de Protecţie a Mediului; ii) rezultatului pozitiv al analizei cost-beneficiu
privind îmbunătăţirea fabricilor de tratament al apelor uzate şi implementarea mecanismelor de
recuperare a costurilor pentru extinderea reţelei de canalizare; iii) entuziasmului
autorităţilor locale de a-şi îmbunătăţi capacitatea de planificare şi gestionare a sistemelor de epurare
a apelor uzate; şi iv) plafoanelor bugetare care necesită luarea unei decizii privind priorităţile pentru
sprijinul Comisiei Europene.
Managementul
APM este eficace Programe de poluării ocupă un Planificarea la nivelul
şi răspunde mai informare / loc de top în lista adminsitraţiei locale privind
bine intereselor educare priorităţilor firmele, inclusiv mecanisme de
diferitelor părţi stabilite politice recuperare a costurilor, s-a
44
Structurarea
obiectivelor
Peştele prins şi
veniturile familiilor de
pescari sunt stabile sau
în creştere
Ameninţările la adresa Gradul de incidenţă a bolilor şi
ecosistemului riveran s-au maladiilor datorate proastei calităţi a Obiective
redus, iar cantităţile de apei a fost redus, în special în rândul
peşte au crescut familiilor sărace şi a copiilor sub 5 ani generale
Numărul gospodăriilor
şi fabricilor ce Tratatmentul apelor
deversează apele
reziduale direct în
reziduale îndeplineşte
standardele de mediu
Rezultate
râu s-a redus
Managementul poluării
Planificarea la nivelul adminsitraţiei locale
ocupă un loc de top în
privind firmele, inclusiv mecanisme de
lista priorităţilor
recuperare a costurilor, s-a îmbunătăţit
politice
45
Proiectului ar presupune ca aceasta să fie revizuită mai des decât este necesar pentru a o
menţine "actuală şi relevantă";
• activităţile indicative sunt prezentate adesea mai bine separat, utilizând fie diagrama Gantt,
fie descrierea narativă în textul documentelor proiectului. Nu este mai puţin adevărat că
activităţile indicative trebuie să fie clar legate de rezultatele planificate prin utilizarea unor
numere de referinţă. Similar, se recomandă ca mijloacele şi costurile (detaliile
resurselor utilizate şi ale bugetului) să nu fie incluse în formatul Matricii Logice a
Proiectului. Acest lucru diferă de practicile anterioare ale Comisiei Europene, însă este
recunoscut din ce în ce mai mult că formatul matricii nu este potrivit pentru a reda o
sinteză a mijloacelor şi costurilor şi că există modalităţi mai potrivite în care această
informaţie să fie prezentată.
Cu toate acestea, deşi se recomandă ca nici activităţile, nici
mijloacele/resursele şi nici costurile să nu fie incluse în matrice, importanţa procesului de
gândire - legătura logică a rezultatelor cu activităţile şi resursele - subzistă. Elementul
principal care trebuie reţinut este că mai importantă este calitatea gândirii şi analizei, iar nu
utilizarea unui format anume.
Format şi terminologie
Matricea Logică a Proiectului are patru coloane şi un anumit număr de rânduri (în
general trei sau patru rânduri)1.
O descrierea a tipului de informaţii conţinute în Matricea Logică a Proiectului se găseşte în
figura nr. II. 8.
46
----- Figura nr. II. 8 - Informaţiile conţinute în Matricea Logică a Proiectului ----
Rezultate – Rezultatele directe Răspunde la întrebarea Sursele de informare şi Ipotezele (factori aflaţi în
şi tangibile "Cum vom şti noi dacă rezultatele metodele utilizate pentru afara controlului
(bunuri şi servicii) pe care le au fost obţinute?" colectarea şi raportarea managementului proiectului)
realizează Trebuie să includă detalii adecvate informaţiei care ar putea
proiectul şi care se află în despre cantitate, calitate şi timp. (inclusiv cine şi când/cât avea impact asupra legăturii
mare parte sub controlul de frecvent) dintre rezultate şi scop
managementului proiectului
Activităţi – Sarcinile (uneori în această căsuţă este redată (uneori în această căsuţă Ipotezele (factori aflaţi în
(planul de lucru) care trebuie o sinteză a resurselor/mijloacelor) este redată o sinteză a afara controlului
realizate în vederea obţinerii costurilor/bugetului) managementului proiectului)
rezultatelor planificate care ar putea
(opţional de pus în avea impact asupra legăturii
matrice) dintre activităţi şi rezultate
47
Figura nr. 9 - Secvenţa generală de completare a Matricii Logice a Proiectului
Descrierea proiectului Indicatori Surse de verificare Ipoteze
Obiectivul general 1 8 9
Scopul proiectului 2 10 11 7
Rezultate 3 12 13 6
Activităţi 4 5
(incluse opţional în Nu sunt incluse Nu sunt incluse (includere opţională în
matrice) matrice)
Influenţa managementului
Matricea Logică a Proiectului ajută la identificarea gradului de control pe care managerii îl
au asupra diferitelor nivele ale obiectivelor proiectului. Managerii ar trebui să aibă un control
direct semnificativ asupra intrărilor, activităţilor şi livrării rezultatelor, şi ar trebui să fie
48
sprijiniţi adecvat cu documente contabile pentru gestionarea efectivă a acestor elemente
ale proiectului.
Cu toate acestea, managerii pot exercita influenţă doar asupra atingerii scopului
proiectului prin modalitatea în care obţinerea rezultatelor este gestionată. Managerii de proiect
nu au, în general, o influenţă directă asupra contribuţiei pe care proiectul o are la obiectivul
general şi este de aşteptat doar ca ei să monitorizeze politica publică mai largă şi contextul
programului pentru a se asigura că proiectul este relevant pentru context.
49
Programarea detaliată a activităţii
Evaluarea costului fiecărei activităţi, pe categorii de cheltuieli
Evaluarea potenţialelor surse de venit
Echilibrarea surselor de fonduri şi cheltuielilor estimate (reducerea activităţilor, a costurilor,
identificarea surselor suplimentare)
Verificarea proiectului de buget
Pregătirea fluxului de numerar (sume şi termene limită)
Odată definite sub-activităţile unui proiect ele vor trebui estimate din punct de vedere al
timpului şi bugetului.
Activităţile unui proiect pot fi reprezentate sub forma unor diagrame, acestea cuprinzând şi
relaţiile de interdependenţă dintre activităţi. Metodele de planificare cele mai întâlnite au originea în
proiectele militare ale anilor 50 şi au fost dezvoltate în SUA. Succesul acestora a făcut ca ele să fie
preluate, însuşite şi dezvoltate pentru aplicaţiile civile.
Sistemele de planificare bazate pe diagrame sunt împărţite în 2 categorii:
1. sistemele de planificare bazate pe reprezentarea activităţilor prin săgeţi(activuty on
arrow) AOA
2. sistemele bazate pe reprezentarea activităţilor prin noduri(activity on nodes)AON
Metoda drumului critic care foloseşte datele istorice; (CPM – critical path method) – utilizatorii
CPM de obicei folosec metodologia AON
Metoda PERT – estimarea duratei optimiste(a), pesimiste(b) precum şi a celei mai probabile(m);
în acest caz se foloseşte de obiecei AOA
Diagrama de precedenţă (PDM – precedence diagrams method) - AON
50
1 2
A c tiv ita te a
a
În cazul prezentat activitatea b nu poate începe până când activitatea a a fost finalizată. De
menţionat că diagramele cu săgeţi nu constituie reprezentări la scară, lungimile săgeţilor fiind
arbitrare.
3 4
1 2
Activitatea c d
a
Startul Sfârşitul
proiectului proiectului
b e f
Aşa cum am afirmat metoda PERT este asemănătoare metodei CPM, construirea diagramei
se face similar în cazul celor două metode. Singura diferenţă constă în estimarea duratei unei
activităţi. Dacă în cazul metodei CPM, duratele activităţilor sunt luate în considerare ca sigure (se
folosesc datele istorice), în cazul diagramei PERT, estimarea duratei unei activităţi se face folosind
următoarea formulă de calcul - ET(valoarea aşteptată) = [a + (4)m+ b]/6
În care: ET – timpul de finalizare aşteptat pentru o activitate
51
a-timpul de finalizare în varianta cea mai optimistă
b-timpul de finalizare în varianta cea mai pesimistă
c-timpul de finalizare cel mai probabil
a,b,c sunt estimări ale duratei unei activităţi
Calculul se aplică fiecărei activităţi a diagramei.
Plan de activităţi(exemplu)
Obiectiv:.................................................
Măsurarea performanţei.........................
Constrângeri..........................................
Diagrama AOA
c f
a 2 4 6
d
1
e
b
3 5
Diagrama AOA(final)
52
c 6
5 2 4
Start a f 8
2
d
1 4 5
b Sfârşitul
e 5 proiectului
3
Identificarea drumului critic.
Drumul cel mai lung care începe cu nodul iniţial(1) şi se termină cu nodul final(5), este cel care
determină termenul cel mai devreme de realizare a ultimului eveniment. Acest drum poartă
denumirea de drum critic.
Pentru exemplul de mai sus avem 3 modalităţi de a ajunge din nodul iniţial(startul proiectului) în cel
final (sfârşitul proiectului):
1. a-c-f
2. b-d-f
3. b-e
Duarata fiecăruia este dată de suma duratelor activităţilor. Pentru 1 avem 5+6+8=19 zile, pentru 2
avem 4+2+8=14 zile iar pentru cel de-al treilea 4+5=9 zile
c 6
5 2 4
Start a f 8
2
d
1 4 5
b Sfârşitul
e 5 proiectului
53
Drumul critic pentru exemplul alăturat este a-c-f, iar durata estimată de finalizare a proiectului este
19 zile.
Diagrama AON(pentru planul de activităţi exemplificat)
a c
St f
b d
e Sf
Pseudoactivitatea(dummy activity)
Dacă două activităţi se desfăşoară între aceleaşi evenimente modul de reprezentare al celor două
activităţi în diagramă este următorul:
2
a
1
pseudoactivitate
b
3
Pseudoactivitatea nu are prevăzută o cheltuială reală de resurse şi de obicei are o durată egală cu
zero.
Am observat că adunarea de la stânga spre dreapta a duratelor estimate ale activităţilor, pornind de
la nodul iniţial până la cel final. Această operaţiune poartă denumirea de calcul direct(forward
pass) 41
41
Curaj Adrian, Apetroae Marin, Purnus Augustin, Scarlat Cezar, Munteanu Radu- Practica Managementului de
proiect.2004. Ed.Economică
54
Exemplu: Considerăm următorul proiect ipotetic:
Activitate Timpul (ET) Predecesor
A 20 -
B 20 -
C 10 -
D 15 a
E 10 b,c
F 14 b,c
G 4 b,c
H 11 c
I 18 g,h
J 8 d,e
Diagrama AOA
d
2 6
a j
e
f
b 7
1 3
c h i
4 5
55
Pentru proiectul ipotetic prezentat vom avea:
Pentru evenimentul 1 EOT=0*
Pentru evenimentul 2 EOT=10*
Pentru evenimentul 3 EOT=20
Pentru evenimentul 4 EOT=10
Pentru evenimentul 5 EOT=24
Pentru evenimentul 6 EOT=35*
Pentru evenimentul 7 EOT=43*
* apartine drumului critic
De Reţinut!!!
Activităţile aparţinând drumului critic au rezerva de timp(slack) egală cu zero.
Orice întârziere a unei activităţi de pe drumul critic va duce la întârzierea întregului
proiect.
56
EST EFT d 15
a 20
e 10 j8
LST LFT
b 20 f 14
Start Sfârşit
g 14 i 18
c 10
h 11
unde EST – termenul cel mai devreme de posibil de începere a unei activităţi
LST – termenul cel mai târziu posibil de începere a unei activităţi
EFT – termenul cel mai devreme posibil de finalizare a unei activităţi
LFT – termenul cel mai târziu posibil de finalizare a unei activităţi
In acest caz vom avea:
Pentru activitatea a:
EST = 0
LST = 20
EFT = 0
LFT = 20
Pentru activitatea b:
EST = 0
LST = 20
EFT = 1
LFT = 21
Pentru activitatea c:
EST = 0
LST = 10
EFT = 4
LFT = 14
57
Pentru activitatea d:
EST =20
LST =35
EFT =20
LFT =35
Pentru activitatea e:
EST =20
LST =30
EFT =25
LFT =35
Pentru activitatea f:
EST =20
LST =34
EFT =29
LFT =43
Pentru activitatea g:
EST =20
LST =24
EFT =21
LFT =25
Pentru activitatea h:
EST =10
LST =21
EFT =14
LFT =25
Pentru activitatea i:
EST =24
LST =42
EFT =25
LFT =43
Pentru activitatea j:
EST =35
LST =43
EFT =35
LFT =43
58
Diagramele GANTT
Una dintre cele mai vechi si totodată una dintre cele mai utilizate forme de prezentare a progresului
si derularii activităţilor intr-un proiect este diagrama GANTT. Aceasta a fost dezvoltată de către
Henry Gantt, in 1917, care alături de Frederick Taylor a fost unul dintre iniţiatoii şcolii
managementului ştiinţific.
Diagramele GANTT furnizează o imagine clară a desfăşurării proiectului si au avantajul de a fi
foarte uşor de construit şi interpretat.
Deşi diagrama GANTT poate fi construită şi fără a se desena în prealabil diagramele PERT/CPM,
există o strânsă legătură între aceste două tipuri de diagrame.
Mai întâi se redesenează digramele PERT/CPM în conformitate cu un scară de măsurare a timpului.
Activităţile se vor trasa proporţional cu timpul afectat fiecăreia.
a d j
1 2 6 7
e
3
f
3
g
b i
1 3 5
c
1 4
h
4 z ile
0 5 10 15 20 25 30 35 40 45
p s e u d o a c tiv ita te
42
R.G.Holland. “The XV Olimpic Winter Games: A case study in project management”, PM Network, November 1989
59
III. Contextul organizaţional al managementului de proiect
Tipuri de organizaţii.
Organizaţia de tip funcţional
Organizaţia de tip proiect
Organizaţia de tip matrice
Organizaţia de tip funcţional şi cea de tip proiect reprezintă alternativele de bază la structurile
organizatorice aferente managementului proiectelor.
Este cea mai veche formă organizaţională şi prezintă trasăturile caracteristice unei organizaţii de tip
birocratic având centrarea funcţiunilor în aceeaşi unitate organizaţională, specializare pe posturi, un
sistem clar de reguli şi responsabilitate clar definită.
În cazul organizaţiei de tip funcţional , proiectele se gestionează în interiorul departamentelor
funcţionale.
Presedinte
sau
Manager general
Coordonarea
proiectului
60
Relaţii bine stabilite şi cunoscute de către personalul departamentului
funcţional
Dezavantaje
Angajamentul faţă de proiect scăzut – cei care lucrează pentru proiect pot
să nu fie dedicaţi proiectului, acordând priorităţi departamentelor din care
fac parte.
Lipsa unei viziuni unitare asupra proiectului – nu este clar cine este
responsabil de gestionarea proiectului – de regulă proiectul este atribuit
unei funcţiuni a organizaţiei cu cel mai mare interes în realizarea sa
Fluxul informaţional – în limitele structurii ierarhice – comunicarea se
face pe verticală şi nu pe orizpntală aşa cum cere un proiect – fluxurile
informaţionale sunt destul de lungi
Graniţele proiectului limitate
Slabă flexibilitate şi răspuns la schimbările mediului – structurile
funcţionale tind să fie inflexibile la luarea deciziilor
Bariere – influenţa beneficiarului
Dezvoltarea culturii managementului de proiect este limitată
Autoritate formală limitată a managerului de proiect
O puternică concentrare a specializării vs obiective şi activităţi ale
proiectului
Lipsa unor standarde de management de proiect la nivelul organizaţiei
Bugetul proiectului vs costurile departamentelor funcţionale
Grad scăzut de standardizare - suprasolicitare
Structura funcţională se recomandă în special în cazul proiectelor de mici dimensiuni(durată scurtă
şi de mică amploare) sau în cazul proiectelor ce vizează investiţii în echipamente şi clădiri specifice
fiecărei funcţiuni.
61
Presedinte
C o o rd o n a re a p ro ie c tu lu i
62
Efort mai mare al organizaţiei preocupată de finalizarea diferitelor
proiecte
Riscul apariţiei unui “decalaj” din punct de vedere al specializării pentru
membrii echipei de proiect în raport cu personalul unei organizaţii de tip
“funcţional”
Presedinte
sau
Manager general
Coordonarea
proiectului
Matricea slabă
63
Presedinte
sau
Manager general
Coordonarea
proiectului
MP
MP – managerul de proiect care asigură derularea proiectului şi foloseşte personal din celelalte
departamente funcţionale
Matricea echilibrată
Presedinte
sau
Manager general
Manager de proiect 1
Manager de proiect 2
Manager de proiect 3
Matricea puternică
Avantajele utilizării unei astfel de structuri pentru managementul proiectelor
Comunicare mai bună cu părţile interesate în derularea proiectului
Proiectul beneficiază de experienţa specialiştilor departamentelor
funcţionale
Tendinţă pentru o consistenţă mai mare - percepţie diferită asupra “vieţii
de după proiect ”
Posibilitatea formării unei culturi a managementului de proiect în cadrul
organizaţiei
64
Gestionarea mai multor proiecte se poate face fără dezechilibrări majore
în organizaţie
Cel mai adesea cea mai ieftină abordare dpdv organizaţional
Managerii de proiect se pot dedica mult mai mult gestionării proiectelor
şi integrării diferitelor aspecte ale acestora
Dezavantaje
Canale de comunicare - Autoritatea şi responsabilitatea - confuzie şi
conflict
Timp îndelungat pentru top-management de a defini şi implementa
politicile caracteristice organizaţiei de tip MATRICE
Managerii dept. Funcţionale vs managerii de proiect
Reacţia la influenţele mediului este mai înceată
Nerespectarea principiului unităţiii de comandă
Stil coercitiv al managerului de proiect
65
Cultivarea managerilor de proiect
Greşeala frecventă care se face – desemnarea celor mai buni specialişti ca manageri de proiect
Utilizează resurse externe şi cere ajutorul, asociaţii profesionale, centre
de pregătire etc
Construieşte o cultură a managementului de proiect în organizaţie
Implică factorii de decizie
Performanţa şi calitatea
Produsul finit al proiectului trebuie să fie adecvat scopului vizat. Toate specificaţiile trebuie
realizate în mod satisfăcător.
In mod obişnuit, organizaţiile care lucrează frecvent cu proiecte au un sistem propriu de asigurare a
calităţii şi fiecare evaluare de proiect trebuie să demonstreze îndeplinirea standardelor de calitate la
parametrii înscrişi în procedurile oficiale. Există situaţii în care produsul finit poate fi măsurat
conform standardelor de calitate şi poate să pară perfect, dar se dovedeşte în timp a fi o soluţie
insuficientă, neadaptată la mediul exterior.
Monitorizarea şi evaluarea sunt forme de control: ele îi confera managerului mijloace de a se
asigura de îndeplinirea obiectivelor. Managerul şi întreaga organizaţie au nevoie de un sistem care
să le permită exercitarea controlului. Acest sistem este ceea ce se numeşte monitorizare: procesul
prin care se observă şi se înregistrează, într-un mod sistematic şi precis, tot ceea ce se petrece în
timpul activităţii.
Etapele procesului de Monitorizare
Procesul de monitorizare cuprinde patru etape esenţiale:
66
• Stabilirea standardelor – care se mai pot numi şi indicatori sau etaloane de performanţă
• Conceperea instrumentelor de determinare (sau de măsurare) a performanţei; acestea pot fi
rapoartele statistice periodice sau alte mecanisme de feedback, cum ar fi sondajele pentru
determinarea nivelului de satisfacţie;
• Compararea performanţei sau rezultatelor cu standardele alese;
• Adoptarea măsurilor corective adecvate, în situaţia apariţiei unor abateri faţă de plan.
Orice organizaţie bine condusă are şi aplică în mod constant asemenea sisteme de monitorizare.
Pentru că monitorizarea are la bază colectarea informaţiilor, se poate spune că este în esenţă o
descriere a situaţiei la un moment dat.
Raspundere Atragerea de
fata de clienti noi resurse
si actionari
Convenirea Aplanarea si
programului Evaluare rezolvarea
de lucru conflictelor
67
altor informaţii şi discutarea lor cu toţi cei implicaţi). Chiar şi când există standarde clare, cum sunt
cele legate de timp, este de multe ori dificil de spus dacă o anumită discrepanţă este sau nu la un
moment dat semnificativă.
Procesul de Evaluare
Ar fi o eroare să se creadă că evaluarea este ceva uşor de facut. Managementul înseamnă şi a alege
una dintre multele variante, iar alegerea poate crea adesea contoverse.
Există două raţiuni esenţiale pentru care trebuie făcută evaluarea:
• Pentru a ne asigura că facem tot ce trebuie în direcţia îndeplinirii ţelurilor organizaţiei;
• Pentru a demonstra celor care conduc sau finanţează activitatea că resursele pe care ni le
asigură sunt folosite în scopurile cărora le-au fost destinate.
Evaluarea ca proces iterativ
Evaluarea poate fi văzută ca un proces în patru etape:
Etapa I.
Punerea Intrebarilor
(ce se realizeaza, cum se procedeaza)
MONITORIZARE
Etapa II.
Raspunsul la Intrebari
(cautarea informatiilor suplimentare, si din exteriorul organizatiei)
ANALIZA
Etapa III.
Formularea Concluziilor
(se decide ce anume trebuie facut)
ESTIMARE
Etapa IV.
Aplicarea Schimbarilor Necesare
(intregul process se reia)
68
• Intrările (resursele): toate resursele de care aţi avut nevoie pentru a executa sarcinile incluse
in proiect. Cât timp v-a luat? Aţi avut tot ce era necesar? Aţi beneficiat de instruire iniţială
sau îndrumare pe parcurs?
• Activităţile: cum s-au executat sarcinile? Cum s-a desfăşurat procesul de implementare şi
execuţie a proiectului?
• Ieşirile (rezultatele): produsul obţinut. Aţi reuşit să oferiţi produsul cerut de client? A fost
nevoie de retuşuri, reveniri? Sunteţi mulţumiţi de ceea ce aţi oferit?
• Efectele: dacă aţi obţinut urmările dorite. Clientul doreşte să mai colaboreze cu Dvs.? V-a
recomandat şi altor cunoştinţe? V-a dat o scrisoare oficială de mulţumire? Păstraţi legătura
în mod frecvent?
Toate aceste puncte sunt subiecte legitime pentru evaluare. Totuşi, încă de la începutul evaluării
este bine să se precizeze care dintre domeniile respective este considerat de importanţă maximă.
Folosirea rezultatelor
Difuzarea rezultatelor evaluării este importantă.
In urma multor evaluări se ajunge la concluzia că trebuie schimbate strategiile, obiectivele,
sistemele sau procedurile întregii organizaţii, nu numai pentru echipele de proiect. In aceste situaţii
trebuie întocmit un plan de implementare, pentru că cele mai multe evaluări sunt iniţiate astfel incât
să joace rolul unor “pârghii ale schimbării”.
Raportul de evaluare trebuie considerat un document de maximă importanţă. Cei care privesc
evaluările cu seriozitate şi le planifică riguros ajung în cele din urmă la concluzia că au cheltuit
banii cu folos. Rapoartele de evaluare conţin informaţii utile, adesea din surse independente, despre
valoarea muncii depuse. Dacă acestea dezvăluie şi problemele apărute, rapoartele pot stimula
oamenii să treacă la remedierea situaţiei şi să îmbunătăţească proiectele următoare încă din stadiul
de concepţie şi planificare.
69
70
Abordări şi concepte folosite în
managementul proiectelor
Noţiuni şi concepte
Proiect
Managementul proiectelor
Ciclul de viaţă al proiectelor
Factori de succes în proiecte
71
PCM PM(BOK)
’70 ’70
Ce este un proiect?
Istoric, conceptul a fost folosit prima oară de
arhitecţi, şi anume de Filippo Brunelleschi, în
secolul XV, când a conceput domul catedralei din
Florenţa (projetto)
Definiţii:
PCM:succesiune logică de activităţ
activităţi coordonate şi controlate,
de natură diferită, realizată într-o manieră organizată metodic
şi progresiv, având constrângeri de timp, resurse şi cost,
destinat obţinerii de noi rezultate, necesare pentru
îndeplinirea unor obiective clar definite
PM(BOK): efort temporar pentru a crea un produs sau serviciu
unic
72
Caracteristici
Orice proiect are obiectiv(e)
Limitat în timp
Resurse limitate
Se desfăşoară în mod progresiv
Produs/serviciu/rezultat unic
Se derulează organizat, planificat,controlat
Realizat de oameni
Se desfăşoară într-un mediu de risc
Managementul proiectelor
73
Managementul proiectelor
A organiza A delega
A prioritiza A urmări
A planifica A evalua
A comunica A asculta
A conduce A avertiza
A motiva A vinde
A rezolva A împăciui
A controla A filtra
A negocia A accepta
A achiziţiona A refuza
A pune la dispoziţie A antrena
A informa A facilita
Managementul proiectelor
PCM
Managementul de proiect reprezintă o utilizare abilă a
tehnicilor pentru atingerea rezultatelor la nivelul
stabilit, cu bugetul şi în perioada de timp prevăzute.
PM(BOK)
74
Fazele proiectului
PCM PM(BOK)
Programare Initiere
Identificare Planificare
Formulare Implementare
Implementare Incheiere
Evaluare şi Audit
Recompensarea celor
care nu au participat Panica
Pedepsirea Cautarea
Incheiere usoara
Nevinovatilor Vinovatilor
10
75
Factori de succes în proiecte
11
12
76
De la idee la proiect
De la idee la proiect
77
De la idee la proiect
Impactul proiectului
Rezultatele proiectului
Produsele generate de activităţile proiectului
Costul realizării activităţilor
Analiza problemelor
78
Analiza problemelor –
O problemă bine formulată...
Analiza problemelor
1. Identificarea problemelor
2. Selectarea unei probleme principale
3. Structurarea celorlalte probleme în funcţie de
problema principală, pe baza legăturii cauză-efect
Problemele care generează direct problema principală
sunt aşezate sub aceasta, ca şi cauze
Problemele care sunt generate direct de problema
principală sunt aşezate deasupra acesteia, ca efecte
4. Completarea schemei cu alte cauze/ efecte ale
problemelor identificate deja
79
PERICOL DE NIVEL DE SIGURANŢĂ
RĂSPÂNDIRE A UNOR REDUS PENTRU
BOLI POPULAŢIA DIN ZONĂ
EFECTE
LIPSA TRATAM. ACCENTUAREA UNOR DEZV. PROBLEME DE
MORTALITATE MEDICAL SĂNĂTATE MINTALĂ CE
MANIFESTĂRI
RIDICATĂ NECESAR INCLUD AGRESIVITATE
ANTISOCIALE
STAREA DE SĂNĂTATE
DEFICITARĂ A
COPIILOR STRĂZII DIN
ORAŞUL X
POSIBILITATEA
REDUSĂ DE A OBŢINE
LOCURI DE MUNCĂ
80
Analiza problemelor
10
81
Scopul şi obiectivele proiectului
11
Exemplu:
Cauze (primul nivel):
1. Condiţii de viaţă insalubre
2. Accesul limitat la servicii de sănătate
3. Slaba calitate a alimentaţiei
Obiective:
1. Dezvoltarea nivelului de salubritate a condiţiilor de
viaţă...
2. Îmbunătăţirea accesului la serviciile de sănătate...
3. Ameliorarea alimentaţiei...
12
82
Scopul şi obiectivele proiectului
Exemplu:
13
Scopul:
Fiecare proiect va avea un singur scop.
Obiectivele:
Fiecare proiect va avea câte 2-3 obiective.
14
83
Scopul şi obiectivele proiectului:
recomandări privind formularea
De asemenea, orice obiectiv trebuie să fie:
15
16
84
Analiza strategiei proiectului
17
18
85
Analiza strategiei proiectului
19
20
86
IDENTIFICAREA PROIECTELOR
ANALIZA FACTORILOR INTERESAŢI
au un interes în proiect
87
DE CE ANALIZA FACTORILOR INTERESAŢI ?
DE CE?
Întelegerea nevoilor clientilor interni si externi
Beneficiarul(rii) Contractorul
Băncile Subcontractorul
Proiectantul Statul
88
PRIORITIZAREA PARTILOR INTERESATE
VREA ☺ NU VREA
Ma
(Ve sura
POATE
I m ry VIS
po
☺ St a rt a
n
☺) keho t
lde
NU POATE r
Matricea Caracteristicilor
89
Concluzii pentru proiect
Cum se poate ţine cont de FI?
Ce actiuni se pot/trebuie intreprinse?
Cum se pot aborda FI?
90
PLANIFICAREA PROIECTELOR
Estimarea duratei proiectului
Planificarea proiectelor
Graficul Gantt
91
Work Breakdown Structure
Reguli de elaborare:
92
Work Breakdown Structure
Pasul 1: Introduceti
numele proiectului
Proces/Produs/Combinatie
Organizare
Conferinta “FS in RO”
1.1
Planificare si
Organizare masa festiva Locatie Invitati
monitorizare
1.1.2. 1.1.3. 1.1.4.
1.1.1.
Planificare Cumparare
Decorare sala Tiparire invitatii
activitati produse
1.1.3.2 1.1.4.2.
1.1.1.2. 1.1.2.2.
Elaborare
Stabilire menu Instalare echipamente Transmitere invitatii
Buget
1.1.2.3 1.1.3.3. 1.1.4.3.
1.1.1.3.
Intocmire Pregatire
RSVP
rapoarte mancare
1.1.4.4.
1.1.1.4. 1.1.2.4
Transport
1.1.4.5.
Intocmire scrisori
multumire
6 1.1.4.6.
93
Graficul GANTT
Scop:
Stabilirea duratei si desfasurarii in timp a proiectului
Descriere:
Afisarea grafica a informatiilor privind desfasurarea in timp a
proiectului
Include relatiile de interdependenta si evenimentele importante din
viata proiectului (milestones)
Instrumente ajutatoare:
Program Evaluation & Review Technique (PERT)
Analiza Drumului Critic (ADC)
Programe de Management de Proiect (ex: Primavera, Microsoft
Project)
Graficul GANTT
Pasul 3:
Pasul 2: Stabiliti cea mai Stabiliti durata fiecarei
potrivita unitate de timp (ex: activitati si desenati
zile, luni, trimestru) barele activitate.
Pasul 1: Reprezentati momentul
Stabiliti lista de de inceput si sfarsit
activitati/subact
Unitate de Timp
Activitati Durata 1. 2. 3. Etc
1. Pasul 5:
Pasul 4: Afisati
2.
Afisati relatiile evenimentele
critice dintre 3. importante
activitati cu triunghiuri
utilizand sageti 4.
94
PROIECT: STABILIREA UNITATILOR DE PLANIFICARE, MINISTERUL AGRICULTURII
Jaloane importante
1 In cadrul Comitetului Director al Proiectului sunt prezenti si reprezentanti cu functii de conducere din toate departamentele relevante CHEIE
2 Stabilirea Termenilor de Referinta si programarea Comitetelor Consultative
3 Primele 3 intalniri de informare organizate conform planului = Managerul proiectului
PM
4 Acorduri scrise asupra ariilor de prioritate
OM = Director de birou
5 Stabilirea grupurilor de lucru convocate si a programarii activitatii
E1 = Economist Ag.
6 Primele drafturi de studii distribuite
E2 = Specialist in Politici
7 Comentarii de la Ministerele&departamentele relevante
E3 = Economia septelului
8 Încheierea studiilor
9 Stabilirea grupurilor de lucru pe baza recomandarilor
L = Rolul de conducere
10 Recomandarile de strategie transmise guvernului
S = Rolul de sprijin
9
ADC
ansamblu de metode si procedee de planificare, urmarire si control
a proiectelor
Drumul Critic
Reprezinta drumul cu lungimea cea mai mare si cu durata minima
posibila de realizare a proiectului
Procedee
Critical Path Method (C.P.M.)
Precedence Diagramming Method (P.D.M.)
Program Evaluation and Review Techniques (PERT)
10
95
Analiza drumului critic(ADC)
A0 A5 A8
A7
A2 A4
A1 A4
A0
A7
A2
A5
11
Calculul Direct
96
Analiza drumului critic(ADC)
5 10 20
A B C
1 5 6 15 16 35
20 25 5 10
D E F G
6 25 26 50 51 55 56 65
Drumul Critic
Reprezinta drumul cu lungimea cea mai mare si
cu durata minima posibila de realizare a
proiectului
13
Dur
Activ.
ES EF
LS LF
14
97
Analiza drumului critic(ADC)
Calculul Invers:
15
5 10 20
A B C
1 5 6 15 16 35
1 5 16 25 36 55
20 25 5 10
D E G H
6 25 26 50 51 55 56 65
6 25 26 50 51 55 56 65
16
98
Analiza drumului critic(ADC)
17
Abordarea Determinista
18
99
Estimarea duratei activitătii
Abordarea Probabilista
19
% a+4m+b
d=
6
t
a
m
b
20
100
PLANIFICAREA PROIECTELOR
Estimarea resurselor si bugetarea costurilor
Tipuri de bugete
101
Etape în realizarea bugetului
102
II. Calcularea resurselor pentru fiecare activitate
103
III. Estimarea costurilor
costul unitar - cum?
ELIGIBILITATEA COSTURILOR
costuri care trebuie luate în considerare pentru finanţarea nerambursabilă
Costuri neeligibile
Contribuţii în natură
104
COSTURI DIRECTE ELIGIBILE
Categorii
Costuri de subcontractare;
Costurile accidentale
10
105
COSTURI INDIRECTE ELIGIBILE -
“OVERHEADS”
11
Costurile administrative
12
106
Costurile accidentale
Categorie de « rezerva »
Cuprinde un procent de maxim 5% din
costurile directe ce poate fi bugetat in scopul
de a asigura suport financiar pentru
eventualele evenimente imprevizibile aparute
pe parcursul implementarii proiectului.
13
COSTURI NEELIGIBILE
Dobânzi;
14
107
IV. Estimarea potenţialelor surse de venit
15
Recomandãri
108
Recomandări:
17
Recomandari
18
109
Documentele justificative necesare
raportării financiare
Condiţii
să reflecte o cheltuială care are legătură
directă cu activităţile proiectului;
să fie datate şi să conţină toate informaţiile
necesare;
să fie copii lizibile, originalul fiind păstrat la
organizaţia solicitantă sau la respectivul
partener;
alături de documentele care solicită o plată
(facturile) să existe şi documentele care atestă
plata (chitanţe, ordine de plată).
19
Situaţii speciale
20
110
Neacceptarea unor cheltuieli
21
111
Managementul riscurilor
Risc
112
Planul de gestionare a riscurilor
Cuprinde:
Procesul prin care riscurile sunt identificate, analizate,
evaluate si gestionate de-a lungul ciclului de viata al
unui proiect
Procesul de transferare a costurilor de gestionare a
riscurilor in bugetul proiectului
Procesul de transferare a strategiilor/act de
gestionare a riscurilor in WBS
Responsabilitatile pentru monitorizarea/gest riscurilor
Planul de raportare al monitorizarii riscurilor
3
Matricea de gestionare
DE CE?
Instrument pt gestionarea si reducerea riscurilor
Asigura comunicarea modului de gestionare a
riscurilor catre toti factorii interesati
Reprezinta baza rapoartelor catre management
Cuprinde strategiile de gestionare a riscurilor
113
Planul de gestionare a riscurilor
Cand?
Riscurile trebuie identificate si analizate devreme in
proiect
Ce avem nevoie?
Intelegerea proiectului
Intelegerea factorilor interesati
Informatii despre ce inseamna managementul
riscurilor in proiecte
Cum?
etape:
Identificarea riscurilor
Analiza riscurilor
Elaborarea matricei de gestionare a riscurilor
114
Identificarea riscurilor
Analiza riscurilor
Probabilitatea de aparitie
Impact
115
Analiza riscurilor
Probabilitatea
de aparitie
Prob de aparitie Scor Descriere
Analiza riscurilor
Impact
Mare 80 10-25%
10
116
Analiza riscurilor
....
80 60 70 mare
....
100 40 70 mare
80 100 80 f mare
0-20 - f mic
21-40 - mic
41-60 - mediu
61-80 - mare
81-100 - f mare
11
Mare ...
Studiu de caz: CCB. Risc 2.1.- conflict administratia locala, adm centrala
in ceea ce priveste controlul proiectului si accesul la finantare
12
117
Reguli ale riscului
13
Monitorizare şi Evaluare
118
MONITORIZAREA
Sarcini de monitorizare
119
Ce se monitorizează?
Ce se monitorizează?
120
Cum se realizează monitorizarea?
121
Indicatori, proiecte şi programe
Evaluarea proiectului
122
Definiţia evaluării
10
Criterii de Evaluare
Evaluare
11
123
Stadii ale evaluării
Situaţie dorită
Beneficii durabile
şi impact
C T
OIE
PR
Situaţie iniţială
Timp
Evaluarea impactului
12
Surse de informaţie
• Înregistrări ale datelor standard ale
proiectului
• Date suplimentare
• Teste
• Reacţii din partea factorilor interesaţi
• Reacţii din partea beneficiarilor
• Observaţii – fişe de monitorizare
• Procese verbale ale întâlnirilor
13
124
Criterii de evaluare
Relevanţă
Eficienţă
Eficacitate
Impact
Durabilitate (sustenabilitate)
14
Criterii de evaluare
Relevanţă
Proiectul se ocupă de problemele reale ale
beneficiarilor vizaţi şi contribuie semnificativ la
obiectivele de dezvoltare pe termen lung.
Eficienţă
Rezultatele sunt realizate la un cost rezonabil.
Eficacitate
Rezultatele contribuie în mod direct la realizarea
scopului proiectului.
15
125
Criterii de evaluare
Impact
Prin îndeplinirea scopului său, proiectul
generează schimbări asupra mediului în
care se desfăşoară.
Durabilitate
Beneficiile produse ca urmare a
proiectului se vor menţine/ dezvolta şi
după încetarea finanţării.
16
Monitorizare Evaluare
Cine? Responsabilitate a De obicei încorporează
managementului intern – contribuţii externe
la toate nivelurile (obiectivitate)
Când? Pe parcursul proiectului Periodică – intermediară, la
încheierea proiectului, după
o perioadă de timp de la
încheierea proiectului
De ce? Se urmăreşte evoluţia, se Se identifică elementele care
iau măsuri de remediere, au dus la succesul sau la
se actualizează eşecul proiectului, se
planificarea iniţială însuşesc lecţii aplicabile şi în
cazul altor programe/
proiecte etc.
17
126