Paso 2 – Protocolo de comunicaciones y plan motivacional

Trabajo Colaborativo

Presentado por:
Silvia Juliana Moreno Serrano _ Código: 10995954177
Claudia Patricia Vega Muñoz – Código: 24198964
Luz Elena Duarte Guevara– Código: 39018539
– Código:
– Código:

Tutora: Ingrid Margarita Duran

Grupo: 80007_207

Universidad Nacional Abierta y a Distancia “UNAD”

Curso de Protocolo

Marzo_2020
 INTRODUCCION:

La comunicación o intercambio de información es una acción que se encuentra presente en

todas las actividades realizadas por los seres humanos en nuestra sociedad actual, esta se da

de manera simple y compleja, así como de manera directa e indirecta.

La comunicación si es bien utilizada puede llegar a ser la más importante herramienta para

el crecimiento y desarrollo de las instituciones, entidades y empresas; pero si la

comunicación no está establecida o estandarizada puede generar confusiones, problemas,

atrasos y demás.

En la actualidad las instituciones y empresas, cuentan con gran cantidad de retos para su

crecimiento y desarrollo y tal vez uno de los principales es la comunicación y los canales

que esta necesita para que sea eficiente y efectiva. Con el pasar de los años las instituciones

y empresas desarrollaron formas y métodos para poder comunicarse de manera efectiva y

asertiva siendo estos los protocolos de comunicación, los cuales son establecidos y hechos

por cada empresa según su conveniencia o necesidad.

Por medio del presente trabajo se espera investigar, explicar y dar a conocer los canales de

comunicación y los protocolos de comunicación, su importancia, creación y como estos

deben ser aplicados a una empresa o institución; para así lograr ser más competitiva, poder

adaptarse a los cambios, poder satisfacer las necesidades internas y externas, lograr el

cumplimiento de metas y objetivos y generar motivación dentro de la misma.

 OBJETIVOS:

Objetivo general:
 Comprender la importancia del valor de una buena comunicación en los diferentes
entornos que maneja el ser humano como el personal, social y profesional para lograr
desarrollo de los mismos haciendo del lugar donde habitamos un sitio de valores y
atributos morales ejemplares que puedan ser vistos como guía.

Objetivos Específicos:
 Adquirir conocimientos del valor de la comunicación personal, empresarial y social.

 Aplicar los conceptos adquiridos para mejorar la calidad de vida personal e

interpersonal.

 Se analiza la comunicación y las relaciones laborales con el fin de comprender las

diferentes formas de comunicaciones, expresiones y lineamientos, al igual que las
relaciones internas y el trabajo en equipo.

 Mediante la presente actividad, logramos discernir las distintas competencias

comunicativas y relaciones interpersonales que se presentan en las diferentes empresas
y la importancia que estas conllevan.

 Por medio de la construcción de un protocolo de comunicaciones y el plan

motivacional, nos permite fortalecer y adquirir los conocimientos para identificar,
determinar y reconocer los tipos de comunicaciones en las diferentes empresas y los
diagnósticos en las comunicaciones internas y eficiencia en relaciones laborales.
 Identificación de La Empresa Ropa JyJs Boutique

Descripción de la empresa: la empresa de ropa JyJs

Boutique busca ser la mejor empresa de fabricación y
venta de ropa en el 2020 a nivel nacional, contando con
más de 6 sucursales a nivel Nacional. Esta organización
pretende vender las mejores prendas con un alto nivel
de calidad y modelos únicos y llamativos para sus
clientes.
Nombre de la empresa: Ropa JyJs Boutique
Slogan: viste con calidad, porque tú lo vales.
Ciudad Sede Principal: CDMX
Fecha de Creación: 9 de Marzo de 2015
Número de empleados:
 Operarios: 60
 Administrativos: 10
Características de la empresa:
La empresa de Ropa JyJs Boutique, tiene como actividad económica la producción y
comercialización de ropa para dama, su sede principal está ubicada en la Ciudad de CDMX,
colonia centro, Isabela la católica con mesones 26, su estructura organizacional jerárquica
está compuesta por el gerente, los jefes de departamento y los subordinados (departamentos
de producción y de ventas) y proveedores.
Cuentan con una infraestructura física de 1000 m cuadrados donde las áreas se dividen de
la siguiente manera, la planta baja consta del área de producción, en esta área laboran 60
operarios, En el primer Piso. Se encuentran ubicadas las oficinas administrativas, además
de un local comercial destinado para las ventas; le empresa tiene tres puntos de venta en
diferentes ciudades de México, una en la sede principal de CDMX y las otras dos en Toluca
y Cuernavaca.
Dirección de la Tienda de Ropa Colonia Obrera 20 de febrero con Álvarez de Icaza,
26 intr. 604 Código Postal 60080
 Tipo de comunicación de la Empresa Ropa JyJs Boutique.
La estructura organizativa es formal, es una estructura planificada, los empleados
cumplirán unas funciones y objetivos de producción y ventas, la empresa tiene establecido
un reglamento interno de trabajo, existen unas jerarquías el cual se debe respetar y seguir
un conducto regular.
Dentro de cada departamento existe un líder los cuales los empleados asignados a este
departamento deben reportarse y seguir las indicaciones e instrucciones y los jefes a su vez
lo harán con el Gerente general quien es el mando superior de la empresa.
Los grupos de trabajo se organizan de tal manera que estos tengan la misma formación o
preparaciones es decir personal de confección con personal de confección, ventas etc., esto
les permitirá tener una retroalimentación dentro de su misma área lo cual ayudara a mejorar
la producción y desempeño de sus colaboradores, cumpliendo con la misión, visión y
objetivos establecidos por la organización.
Cada trabajador tendrá una inducción inicial en el momento de ingresar a la organización
donde se le recalcara cuales son los niveles jerárquicos y en qué nivel se encuentra, esto
con el fin de lograr una comunicación rápida, eficaz y sepan a quienes deben dirigirse en el
caso de tener dudas e inconvenientes, logrando con esto que ellos realicen su mejor trabajo,
respetándose de unos a otros, creando en ellos lealtad, amor y compromiso por su empresa.
El tipo de comunicación que esta empresa realizará será la de comunicación formal;
comunicación ascendente, comunicación descendente, comunicación horizontal,
comunicación diagonal, comunicación gestual, visual. Dependiendo del tipo de información
que se maneje por área.
La comunicación que más se utilizará será la de correos internos de la empresa y llamadas
telefónicas el cual se harán mediante celular y radioperadores.
Además de esto se establecerán protocolos de atención al cliente, relaciones interpersonales
para todos los empleados, el cual deben seguir unas reglas, pasos e instrucciones para
atener a un cliente interno y externo feliz.
PROTOCOLO DE COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS
Se debe tener en cuenta que todos los individuos tienen diferentes formas de comunicarse y
de entender la información que se brinda, por esta razón existe la gran necesidad de
protocolizar ciertos tipos de información de una manera eficiente para que nuestro
colaborador pueda brindar información de forma clara, rápida y efectiva en la atención
directa (voz a voz – atención personal) e indirecta (comunicaciones escritas), para que este
protocolo tenga éxito es de vital importancia que las comunicaciones vayan de la mano con
los valores de la empresa, destacando la calidad, entrega, compromiso y buen trato de la
empresa hacia sus colaboradores y hacia sus usuarios.
Los protocolos de comunicación están orientados a la mejora de una institución por lo cual
estos buscan generar efectos en las instituciones y así mismo generan ventajas para la
misma como se ve en la figura presentada a continuación:
 PROTOCOLO DE COMUNICACIONES:
Objetivo: Busca: Ventajas:
comunicación efectiva Reforzar sentido de pertenencia Motivación Buenas relaciones
interpersonales
Crear, desarrollar y reforzar cultura Buen clima laboral -
organizacional Crecimiento organizacional

Crear, desarrollar e implementar Incremento de la competitividad

herramientas, métodos y medios Aumento en la productividad y
efectivos de comunicación compromiso
Comunicación asertiva y
oportuna

Para que el protocolo de comunicaciones funcione y de resultados se debe tener en cuenta

la coherencia del mismo y la adecuación de este para que se acomode a nuestras
necesidades de entrega de información, en este caso la empresa ve necesario la creación de
un protocolo para las distintas comunicaciones hechas en la empresa las cuales abarcan:

 Oficio o cartas: el cual tiene como objetivo brindar información el cual se usa cuando
está dirigido a varias personas dentro de la empresa, este debe llevar numeración y debe
brindar la posibilidad de escribir el nombre y cargo cuando esto sea necesario, se usa
normalmente para gestionar acuerdos, invitaciones, felicitaciones, solicitud de
colaboración, agradecimiento, entre otros.

 Circulares: las cuales tienen como objetivo principal dar a conocer información de
carácter general de la empresa (lineamientos, resoluciones, normas y políticas).

 Memorando: se utilizan para transmitir información, orientaciones, pautas y

direccionamientos dentro de la empresa, así como la jerarquía y llamados de atención.

 Correo: el cual se utiliza para realizar comunicaciones de manera formal e informal de

una manera más concisa rápida, información de responsabilidades, reglamentaciones
internas y autorizaciones.

 Informe: el cual tiene como objetivo la presentación de resultados y determina los

pasos para mostrar un proyecto

 Llamadas: las cuales tienen como objetivo entregar información o disipar dudas de los
usuarios o cualquier otra información que este necesite

1. Protocolo para los oficios u cartas

Para este tipo de comunicación tanto interna y externa se deberá utilizar la siguiente
plantilla y la comunicación de la siguiente manera:

Numero de consecutivo: JyJs Boutique,001

Fecha: 27-Marzo-2019

Señor (a):
HERNAN HERNANDEZ
Dirección: Colonia: Fernando de Alva Ixtlilxochitl 86.
Teléfono: 7288090

Pasto (N)
Cordial saludo:

 En atención a su solicitud y dentro del término legal para emitir respuesta, me permito
informarle que…

 Mediante la presente me permito informar que la empresa…

 Por medio de la presente nos permitimos extender a usted un agradecimiento,

invitación, felicitación etc…

(Nota: Dependiendo de cuál sea la ocasión o información a enviar; para el oficio o carta se
puede utilizar distintas frases las cuales siempre deben atenerse a las normas de buen trato y
respeto)

Agradecemos la atención prestada si necesita mayor información favor presentarse a

nuestras oficinas o comunicarse con nuestras oficinas a la línea XXXXX.

ATENTAMENTE

QUIEN FIRMA EL DOCUMENTO

CARGO

Proyecto: (cuando haga a sus veces)

Reviso:

Aprobó:

Anexos:

2. Protocolo para circulares

JyJs Boutique S.A (enunciar la empresa)

Fernando de Alva Ixtlilxochitl, CDMX, a 1 de enero de 2020

(Fecha y ciudad)

A todos los empleados y colaboradores:

(Se escribe a quien o quienes va la información de carácter general de la empresa)
(Se da la información necesaria de manera corta y precisa)

Ejemplo: es un placer para la empresa invitarlos este próximo viernes a la reunión para la
celebración del día del trabajador, el cual se llevará a cabo en las instalaciones de la
empresa a partir de las 8:00 Pm esperamos su amable presencia.

Los invita cordialmente,

_____________________
Xxxxxx xxxxxx xxxxx.
Gerente general

3. Protocolo para Memorando:

 MEMORANDO
No. M-0001
Fernando de Alva Ixtlilxochitl, CDMX, de marzo 2019

PARA: xxxxx xxxxxx xxxxxx

DE: DRA. XXXXX XXXXX jefe área talento humano
ASUNTO: llamado de atención por retrasos

Por medio del presente me permito informar que lamentablemente se han presentado
repetidas veces faltas al cumplimiento del horario establecido para la llegada al su puesto
de trabajo; por lo cual se procederá a realizar un seguimiento y llamado de atención escrita
la cual reposará en su hoja de vida. Así mismo se recuerda que la persistencia en este tipo
de acciones y el no cumplimiento de las normas y lineamientos de la empresa dará por
realizada la terminación de su contrato por mutuo acuerdo.

Teniendo en cuenta que su trabajo se ha realizado de manera impecable y teniendo en

cuenta sus repetidos retrasos en el último mes es de mal gusto el tener que hacer este
llamado de atención y espero no se vuelva a repetir este tipo de incidentes.

Atentamente

Dra. XXXXX XXXXX

jefe área talento humano

4. Protocolo para Correo:

Nota: para la comunicación por medio de correo electrónico se deben tener en cuenta una
serie de normas para el buen uso del correo electrónico, así como la información debe ser
consistente corta y precisa sin alargarse y sin contenido innecesario, ya que esta
comunicación pretende enviar la información de manera rápida.
Algunas de las normas principales para la buena comunicación por correo electrónico son:
 Usar un tono correcto y las normas mínimas de educación (saludo- despedida, etc.)
 Redacción adecuada (no uso de formalismo, emoticones, frases personales etc. –
utilizar lenguaje formal y profesional)
 Usar siempre el campo “asunto”
 No usar fuentes o textos distintos o información que desvié la información (solo
usarlos cuando sea necesario)
 No usar mayúsculas (se entiende o equivale a gritar la información)
 Escribir por párrafos para enviar más fácilmente la información
 Al responder los mensajes dar un contexto para que quien recibe la información
sepa de qué tema se está hablando
 Eliminar información que esta demás al momento de reenviar los mensajes (para
evitar posible envió de virus, spam entre otros)
 No responder correos que sean enviados a otras personas en el caso de que se
marque copia o información.
Ejemplo:
ASUNTO: solicitud de papelería
PARA: pepitoperes@JyJsBoutique.com.co
Copia: jefearea1@JyJsBoutique.com.co – confecciones@JyJsBoutique.com.co

Buenas tardes,

Solicito comedidamente a todas las oficinas del área de ventas y confecciones, hacer llegar
las solicitudes de papelería hasta el día de mañana 19 de marzo de 2019, de manera
individual.
  

Agradezco su colaboración.
Xxxxxx
Encargado de apoyo logístico JYJS Boutique S.A

5. Protocolo para informes:

JyJs Boutique S.A
martes 5 de marzo 2019
INFORME No 01-2019-001 IVD 001
A : (cargo, apellidos, nombres)
DE : (cargo, apellidos, nombres)
ASUNTO : INFORME SOBRE EL INDICE DE VENTAS POR DETAL (IVD) (o cual
sea el asunto)
__________________________________________________________________
Me es grato dirigirme a usted para saludarlo cordialmente y a su vez presentar el informe
sobre el índice de ventas por detal del primer trimestre del año, en el cual se destaca la
participación activa de todos los empleados y colaboradores, así mismo como los resultados
logrados los cuales son de gran importancia para el desarrollo y crecimiento de la empresa
y para nosotros como trabajadores
OBJETIVOS:
 Conocer el estado económico de la empresa mediante la información del índice de
ventas por detal
 Mostrar el desarrollo y crecimiento de la empresa mediante datos técnicos
 Recalcar los compromisos y responsabilidades de los empleados con la empresa JyJs
Boutique S.A
SITUACIÓN:
La empresa JyJs Boutique S.A ubicada en la ciudad de CDMX cuenta con políticas de
desarrollo encaminadas al crecimiento de ventas y mejora constante en la calidad del
servicio y de sus productos, por eso se realizó la implementación de un software contable
para realizar un mejor seguimiento en cuanto a las ventas realizadas por la empresa, a su
vez se implementaron políticas de venta en todos los puntos de la empresa los cuales se ven
apoyados por el nuevo software contable.
ACTIVIDADES:
 El 1 de enero del año 2019 se implementó el sistema contable por parte del área técnica
a cargo del ingeniero XXXXX el cual comunico y socializo el proyecto en todas las
áreas de la empresa
 El software empezó a ser utilizado desde la primera semana de enero de 2019 apoyando
así la zona contable y las áreas de venta
Nota: Se presenta el análisis pertinente del proyecto o actividad realizada y las conclusiones
del mismo, así como las recomendaciones y pasos a seguir.

6. Protocolo para Llamadas

 Se debe tener en cuenta este tipo de comunicación y su gran importancia ya que, es este
tipo de comunicación quien da la imagen primaria a nuestros usuarios y colaboradores por
esa razón el protocolo para llamadas telefónicas debe ser estandarizado en todas las áreas
de la empresa y siempre basado en las normas de educación, buen trato y respeto.
Ejemplo:
Interlocutor: “buenas tardes, JyJs Boutique S.A, ¿habla Karen de recepción en que puedo
servirle o colaborar?”
Usuario: “buenas tardes necesito información acerca de las ventas realizadas por su
empresa”
Interlocutor: “con mucho gusto caballero permítame lo comunico con el área indicada es
decir el área financiera”
Usuario: “gracias”
Interlocutor: buenas tardes, JyJs Boutique S.A, ¿habla Andrés del área financiera en que
puedo servirle o colaborar?”
Usuario: “buenas tardes necesito información acerca de las ventas realizadas por su
empresa”
Nota: la información que los usuarios soliciten puede ser de carácter reservado o no la cual
sin importar el caso se debe dar respuesta de manera cordial y amable así:
(Respuesta. Positiva) Interlocutor: claro caballero con mucho gusto, permítame ubico la
información necesitada y se la envió a su correo electrónico o la forma que más le
convenga o usted necesite… ha sido un placer atenderlo hasta luego …
(Respuesta. Negativa) Interlocutor: caballero me permito informar que ese tipo de
información es de carácter reservado por lo cual si usted le desea puede acercarse a nuestras
oficinas y solicitarlo directamente con la persona encargada del área o hacerlo por medio de
una comunicación escrita o derecho de petición, la cual será respondida por nuestra área
jurídica o personas responsables explicándole las razones de la negación de su solicitud….
Muchas gracias…
¿Puedo ayudarlo(a) con algo más?
Ha sido un placer atenderlo (a)
Nota: el protocolo de atención telefónica se estandariza en las frases utilizadas por nuestros
colaboradores y se aplica a todas las áreas y situaciones que puedan prestarse siempre
basados en la cordialidad y respeto por los usuarios y siempre procurando cumplir los
deseos o disipar las dudas de estos.

PRESENTAR UN PLAN DE MOTIVACIÓN QUE DINAMICEN LAS

RELACIONES LABORALES Y EL TRABAJO EN EQUIPO.
Campaña para dar a conocer los valores corporativos y sentido de pertenencia de
Ropa JyJs Boutique:
De manera trimestral se realizarán reuniones con el personal de la empresa con el fin de
integrar a todos sus trabajadores, permitiendo que se involucren los altos, medios y bajos
cargos, interactuando entre sí, mediante dinámicas participativas donde de evidencien
cuales son los valores corporativos de la empresa, como contribuir a mejor desempeño de la
actividades que se vienen relacionando de tal manera que todos y cada uno de sus
empleados puedan dar su punto de vista a las nuevas tendencias en el mercado y cómo
hacer para poder mejorar como empresa, destacando así las mejores ideas de los empleados
las cuales pueden ser catalogas por equipo de trabajo, los cuales pueden ser reconocidos
dentro de la empresa los que fomentara la competitividad leal dentro de la empresa
Campaña de integración del personal:
Cada dos meses la oficina de talento humano lleva a cabo actividades de integración para
todos los empleados de las tiendas de ropa JyJs Boutique la cual tiene como objetivo
afianzar los lazos de compañerismo dentro de la empresa al igual fomentar las relaciones
que contribuyan a desempeñar un buen trabajo en equipo el cual se vea reflejado en los
balances que se presentan periódicamente contribuyendo al crecimiento de la empresa, y al
crecimiento personal de cada uno de sus empleados, este tipo de actividades se llevara a
cabo en las afueras de la ciudad en donde cada uno de los empleados puede llevar a su
familia para poder realizar dinámicas, charlas motivacionales y un almuerzo donde todos
los empleados a igual que sus familias van a disfrutar de estos espacios los cuales
contribuyen a mejorar las relaciones de comunicación y compañerismo dentro y fuera de la
empresa.
Campaña para promover la actividad física y el deporte dentro la empresa:
La oficina de talento humano de la empresa JyJs Boutique implementa una estrategia que
fomente la actividad física y el deporte dentro de la empresa. La cual consta la realización
de campeonatos de organizados por las diferentes dependencias las cuales contribuyan a
estilos de vida saludables para los empleados de esta empresa, se organizarán campeonatos
de futbol en gama mixtas, en donde es necesario contar con la participación de todo el
personal de la empresa, ya que estas actividades son para el beneficio de todos los
empleados de la empresa contribuyendo a fomentar un estilo de vida saludables y trabajo en
equipo. Además, se realizará la respectiva premiación a todos los quipos por su
participación de estas actividades las cuales ayudan a fomentar una mejor organización al
momento de realizar trabajos en equipo dentro de la empresa al igual mejorar la
comunicación dentro de sus diferentes cargos.
Campaña para incentivar ascensos dentro de la empresa. Para nuestra organización el
recurso humano es lo más importante, creemos en el talento de nuestra gente, por lo tanto,
se abrirán inscripciones para que el personal de confección opte por postularse para el cargo
de auxiliar de diseño, quienes con su amplia experiencia podrán demostrar sus capacidades
en el diseño de nuevas prendas para la empresa, sabiendo que esto le generara mayores
ingresos. Esta convocatoria la organizara Recursos humanos y será publicada en cartelera
para quienes quieran postularse.
 CRONOGRAMA DE TRABAJO:

PLAN ANUAL DE JYJS BOUTIQUE S.A

ACTIVIDADES: RESPONSABLES RECURSOS ENE FEB MAR ABR MAYO JUN JUL AGOS SEPT OCT NOV DIC

Campaña para dar a

conocer los valores Dep Humanos
corporativos y sentido Talento Financieros 2 12
de pertenencia de Jyjs Humano
Boutique.
Campaña de 31
integración del Dep Humanos 8 día 12 día 20 16 31 día fin
personal en fechas Talento Financieros de de la onomá indepen de de
especiales. Humano mujer madre stico dencia muertos año

Campaña para Dep

promover la actividad Talento Humanos Todo Todo
física y el deporte Humano Financieros el mes el mes
dentro de la empresa
Campaña para Dep Todo Todo
incentivar ascensos Talento Humanos Todo el mes el
dentro de la empresa Humano Financieros el mes mes
 CONCLUSIONES:

 Por medio del presente estudio, se logró conocer, aprender y aplicar la comunicación
organizacional establecida en las instituciones o empresas y sus diferentes categorías.

 Este trabajo nos permitió comprender las clases de comunicaciones que se aplican el
entorno laboral tanto internas como externas y como dinamizar las relaciones laborales
y el trabajo en equipo mediante un plan motivacional.

 A través del presente trabajo se logró adquirir habilidades y competencias las cuales son
de gran importancia para nuestro desarrollo como futuros profesionales.

 El buen desarrollo de la comunicación mejora la interacción entre los miembros de

empresas, comunidades y grupos familiares generando una buena calidad de vida.

 Adquirimos conocimientos en la implementación de un buen protocolo de

comunicaciones para nuestros entornos profesionales creando bienestar, motivación y
sentido de pertenencia.
 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

Castro, A. de. (2014). Comunicacion organizacional : técnicas y estrategias. Barranquilla

[Colombia]: Universidad del Norte. Recuperado de
http://bibliotecavirtual.unad.edu.co/login?url=http://search.ebscohost.com/login.aspx?
direct=true&db=nlebk&AN=813082&lang=es&site=eds-live
Torres, S. ( 26,11,2018). Comunicación y las Relaciones Laborales. [Archivo de video].
Recuperado de http://hdl.handle.net/10596/22281
Felipes, A. (2013). Moda, personalidad y estilo: coaching de imagen e identidad personal.
Madrid, ES: CEU Ediciones. Recuperado
de http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2077/lib/unadsp/detail.action?
docID=11046663&p00=imagen+personal