Sunteți pe pagina 1din 6

CURS 3

Comunicare profesionala

Realizarea unei prezentari multimedia


TEMA 6: o prezentare din tematica comunicarii profesionale, care
sa contina 15 -20 slide-uri, ce se va preda incepand cu 1 aprilie,
pana pe 23 aprilie, ora 23.59. Din temele prezentate vor fi
selectionate cele 4 teme/grupa ce vor participa la sesiunea de
comunicari stiintifice studentesti. Tema predata va avea valoare de
2/10 din nota finala si poate fi sustinuta de 1 sau 2 studenti.
O prezentare de calitate poate transmite foarte multe informaţii utile unui auditoriu
într-un timp foarte scurt. Cu toate acestea sunt foarte frecvente situaţiile în care suntem
nevoiţi să urmărim prezentări jalnice, cu text de dimensiuni mici şi culori neinspirat alese, cu
slide-uri prea încărcate, cu grafice prea detaliate, cu animaţii care obosesc atenţia şi deseori
lipsite de conţinut.

Pentru a evita astfel de situatii, va rog sa cititi cu atentie urmatoarele pagini!!!

Recomandări tehnice de realizare a prezentarii!!!!


Chiar dacă folosim un template, este bine să ţinem cont de câteva recomandări privind
realizarea slide-urilor. Acestea sunt prezentate în continuare.
Primul slide conţine titlul şi numele prezentatorului (in cazul vostru, grupa si
seria). Acesta este ecranul pe care audienţa îl va vedea atunci când intră în sală şi deci titlul
trebuie să fie cât mai sugestiv. Când prezentaţi acest slide, introduceţi-vă, furnizaţi câteva
detalii despre dumneavoastră şi apoi descrieţi în câteva cuvinte subiectul prezentării.
Celelalte slide-uri au de obicei acelaşi format. Recomandările ce urmează se aplică
tuturor slide-urilor din prezentare.
Fiecare slide are un titlu care permite audienţei să identifice dintr-o privire ideea
slide-ului. Dacă este nevoie putem folosi şi un subtitlu care să furnizeze explicaţii
suplimentare.
Corpul slide-ului trebuie să conţină maximum 4 - 6 rânduri de text si 7 - 8
cuvinte pe rând. Cam puţin, veţi spune. Ei bine, trebuie să evităm realizarea de slide-
uri cu foarte multă informaţie şi care sunt greu inteligibile. Fiecare rând de text trebuie
să descrie sau să argumenteze ideea de bază prezentată în titlu.
Trebuie să folosim font-uri mari care pot fi citite din spatele sălii. Titlul
prezentării are de obicei dimensiunea 48 şi subtitlul 36. Textul din corpul slide-ului are
dimensiunea 32 şi se reduce corespunzător pentru text-ul identat. Nu trebuie să folosim
prea multe nivele de identare. Astfel ne asigurăm că textul de pe slide-uri este vizibil în
orice condiţii, chiar şi în săli de dimensiuni mari.
Prin includerea pe slide-uri doar a ideilor principale vom reuşi să ne abţinem de
la tendinţa de a citi slide-urile în timpul prezentării. Trebuie să ne reamintim că slide-

1
urile sunt doar un suport pentru ilustrarea mesajului pe care vrem să-l transmitem
audienţei.
Pentru ca setările realizate de noi în ceea ce priveşte background-ul, schema de culori,
dimensiunea şi formatul textului, poziţionarea casetelor de text, sigle, etc să fie stabilite ca
implicite pentru toate slide-urile, folosim coordonatorul (Slide Master) pe care îl accesăm din
meniul Vizualizare / Coordonator / Coordonator de diapozitiv.
Toate setările făcute în acest slide se vor regăsi la celelalte slide-uri.

1. Conţinut, design, susţinere


Realizarea unei prezentări presupune parcurgerea unor etape.
 mai întâi trebuie stabilit conţinutul,
 apoi se construieşte structura prezentării şi, în sfârşit,
 se face susţinerea acesteia.
Pentru toate etapele de pregătire descrise în continuare se poate face abstracţie de
dimensiunea audienţei în faţa căreia veţi susţine prezentarea. Majoritatea recomandărilor
prezentate aici sunt aplicabile atât pentru audienţe mici (de exemplu prezentări comerciale la
sediul clienţilor) cât şi pentru prezentări ţinute în faţa unor audienţe mari gen conferinţe.
Vom parcurge împreună paşii pentru realizarea prezentării şi vă voi face câteva
recomandări privind felul în care trebuie susţinută prezentarea, dar din momentul în care
apăreţi în faţa audienţei sunteţi pe cont propriu.

2.Stabilirea conţinutului
Orice prezentare începe cu o idee şi aceasta este: Ce vrem să comunicăm audienţei
noastre? Răspunsul la această întrebare nu e adesea la îndemână. Chiar dacă ştim oarecum
ce vrem să le transmitem, nu întotdeauna avem de la bun început sistematizat în minte
mesajul de bază al prezentării.
Pentru a reuşi să ne cristalizăm ideea prezentării trebuie să plecăm de la caracterizarea
audienţei. Trebuie să aflăm: cât de mare este audienţa, care este nivelul lor de cunoştinţe
despre tema prezentată, care sunt preocupările lor principale şi rolurile pe care le ocupă în
organizaţiile lor. Trebuie sa ne concentrăm pe realizarea unei prezentări care să răspundă
unor probleme cu care ei se confruntă în prezent. Veţi spune: Ei bine şi dacă ei nu au
probleme? Atunci eu aş răspunde că probabil că nu au nici un interes să vă urmărească
prezentarea!
Trebuie să reuşim să identificăm felul în care subiectul prezentării - fie că este vorba
de un produs, soluţie, ofertă de servicii, etc. – răspunde unor probleme reale şi va trezi
interesul audienţei, altminteri prezentarea nu va avea nici un scop şi nici un rezultat vizibil.
Acest lucru se aplică de exemplu şi când ţineţi o prezentare în faţa echipei de conducere în
compania dumneavoastră şi prezentaţi rezultatele pe anul care a trecut. Scopul aici este să
prezentaţi activităţile desfăşurate, punctele bune şi slabe şi poate cel mai important să
obţineţi buget şi pentru anul următor.
Luând în considerare aceste lucruri, putem crea structura de bază a prezentării ca fiind
formată din introducere, expunerea unor probleme urmate de soluţiile lor şi în final
concluziile. Folosind această reţetă putem să ne cristalizăm ideile şi să realizăm rapid
structura prezentării.

2
3.Strângerea materialelor şi informaţiilor
Nu începem imediat realizarea slide-urilor. Mai înainte trebuie să strângem materiale
şi informaţii care să ne ajute în ilustrarea ideilor identificate anterior.
Cuvântul de ordine aici este reutilizarea, strângem orice documente şi informaţii care
ne pot fi de ajutor: documente Word, tabele Excel cu date de vânzări sau querry-uri ale unor
baze de date, prezentări PowerPoint realizate anterior, imagini, secvenţe video sau audio,
diagrame Visio, etc. Toate acestea pot fi cu uşurinţă integrate în prezentarea noastră pentru a
ilustra cât mai bine ideile prezentate.
Selectăm materialele pe care le vom include în prezentare, le sortăm pe idei şi putem
să ne apucăm de treabă. Această primă parte de cercetare este cea mai lungă, poate dura şi o
săptămână până ne cristalizăm ideile şi strângem toate materialele. După ce am strâns tot ce
ne trebuie, realizarea propriu zisă a prezentării ar trebui sa dureze doar câteva ore.

4. Finalizarea structurii prezentării


Avem deja stabilită structura de bază a prezentării.În mod normal ar trebui să tratăm
nu mai mult de 3-4 subiecte, acestea fiind obiectivele principale ale prezentării. Dacă
încercăm să prezentăm prea multe idei, riscăm să plictisim audienţa. Dacă avem prea multe
lucruri de spus putem organiza un curs sau putem împărţi subiectele în mai multe prezentări.
Numărul de subiecte tratate şi lungimea prezentării depind foarte mult de timpul
alocat.
 De exemplu, pentru o prezentare de 5-10 minute nu vom realiza decât 1-2 slide-uri şi
vom prezenta o singură idee. Nu încercaţi să acoperiţi mai multe subiecte într-un
interval aşa scurt.
 Pentru o prezentare de o oră putem realiza 25-30 de slide-uri şi să tratăm 3-4 subiecte,
asta însemnând în medie 2 minute pentru fiecare slide. Desigur peste unele slide-uri
vom trece mai repede, cum ar fi peste agendă sau slide-urile intermediare, iar asupra
altora vom insista mai mult.
Nu este realist însă să realizăm de la început prea multe slide-uri ştiind foarte bine că
nu vom avea timp să le prezentăm cum trebuie. Şi este foarte neplăcut atunci când un
prezentator spune: „Slide-ul acesta este neinteresant” sau „Nu mai avem timp să parcurgem
restul prezentării, vom sări direct la concluzii”. Dacă tot nu le putem acoperi, mai bine nu le
includem în prezentare de la bun început.
Având în vedere structura tip a unei prezentări discutată anterior, vom include cel
puţin următoarele slide-uri:
•  Titlul prezentării şi numele prezentatorului
•  Introducere – de la bun început trebuie enunţată problema al cărei răspuns
încercăm să-l dăm cu prezentarea noastră. O prezentare bună trebuie să captiveze
audienţa de la început şi să seteze aşteptările, altfel riscăm să pierdem interesul
acestora. Putem aloca unul sau mai multe slide-uri după caz pentru a poziţiona în
context prezentarea noastră.
•  Agenda (CUPRINSUL) – care prezintă pe scurt subiectele tratate în prezentare şi
vine ca un răspuns la problemele enunţate în introducere. Agenda se poate repeta pe
parcursul prezentării servind astfel ca slide intermediar între subiecte şi ajută
audienţa să urmărească progresul prezentării.

3
•  O succesiune de 3-4 subiecte (CAPITOLE) care conţin fiecare: o idee sau o
problemă şi modul de rezolvare al acesteia, date suplimentare sau exemple care
ilustrează ideea respectivă, grafice, imagini sau elemente multimedia. Dacă
prezentarea este tehnică, putem include demonstraţii. Trebuie să stabilim locul
acestora în cadrul prezentării prin introducerea unui slide pe care descriem pe scurt
demonstraţiile efectuate şi să calculăm durata acestora. Este recomandat ca pentru
fiecare subiect pe care îl prezentăm să nu alocăm mai mult de 3-5 slide-uri.
•  Sumar al celor prezentate – putem repeta agenda şi reamintim audienţei subiectele
principale discutate.
•  Concluzii şi reiterarea mesajului principal
•  Sesiune de întrebări şi răspunsuri - opţional
În acest moment al realizarii materialului trebuie să avem conturată foarte clar
structura prezentării. Este bine să creăm de la început toate slide-urile şi să scriem pe fiecare
măcar titlul, chiar dacă nu le definitivăm. Astfel vom avea o idee foarte bună despre cum va
arăta prezentarea.
De un deosebit ajutor pot fi folosirea unei prezentări anterioare drept referinţă sau
utilizarea de template-uri, acestea având avantajul unor structuri bine definite şi
posibilitatea de formatare automată a prezentării.

5. Folosirea de şabloane (template)


Pentru a păstra consistenţa prezentării putem folosi şabloane.Microsoft PowerPoint
vine cu cca.45 de şabloane predefinite care pot fi aplicate prezentării pe care tocmai o
realizăm.Aceste şabloane definesc tipul, formatul şi dimensiunea textului, background-ul
folosit, poziţia casetelor de text, schema de culori, etc (Cele mai reusite scheme predefinite le
gasiti in varianta 97).
Putem aplica în orice moment un şablon prezentării la care lucrăm, dându-i astfel un
aspect profesional şi asigurând consistenţa tuturor slide-urilor. Putem de asemenea să ne
creăm propriile şabloane pentru a le folosi mai departe la toate prezentările. De exemplu
putem crea un şablon care să includă sigla companiei, header sau footer, un anumit
background şi schemă de culori. Prin utilizarea unui astfel de şablon la toate prezentările
putem crea o anumită identitate.Un şablon poate fi creat foarte simplu de la o prezentare
existentă, salvând ca şablon cu extensia .pot (PowerPoint Template).
Schema de culori defineşte cele 8 culori folosite în cadrul prezentării noastre pentru:
fundal, text, umbră, titlu, fill şi hyperlink-uri. Pentru a selecta culorile dorite alegem opţiunea
Editare schemă de culori din panoul de activităţi. Este bine să folosim culori cu contrast
puternic între fundal şi culoarea textului. Putem alege de asemenea dintre schemele
predefinite.

6. Utilizarea de elemente grafice şi multimedia


Imaginile, elementele grafice şi multimedia constituie sarea şi piperul oricărei
prezentări.Putem insera imagini din fişiere sau din librăria de imagini a lui Microsoft Office,
texte scrise artistic cu Word Art, foi de calcul Excel şi grafice, filme şi sunete folosind
meniul Inserare.
Tabelele ne ajută să sistematizăm mai uşor informaţia. Pe lângă posibilitatea de a
importa tabele Excel şi de a le folosi ca atare în PowerPoint, cu păstrarea posibilităţilor de
editare şi recalculare a formulelor, mai putem crea şi tabele native PowerPoint.
4
În partea de jos a ferestrei PowerPoint puteţi observa bara de instrumente care ne
permit crearea de forme (linii, casete, figuri geometrice), inserarea de text artistic cu Word
Art, inserarea de imagini şi controalele de formatare pentru toate aceste obiecte.

7.Tranziţii şi animaţii
 Putem adăuga tranziţii între slide-uri folosind Panoul de activităţi / Scheme animaţie.
Atenţie însă la asigurarea consistenţei: nu trebuie să obosim audienţa folosind tot felul
de efecte spectaculoase pentru că atenţia privitorilor va devia de la mesajul prezentării.
 Pentru a explica mai bine succesiunea unor acţiuni sau pentru a descrie de exemplu
fluxuri de documente sau mesaje putem folosi animaţii particularizate. Animaţiile
exprimă mai bine succesiunea unor idei sau paşi şi ne permite să focalizăm atenţia
audienţei succesiv asupra câte unui singur element la un moment dat.
 Ordinea de apariţie a fiecărui element (text sau grafic) este afişată pe slide iar în
panoul de activităţi putem automatiza apariţia fiecărui element la un anumit interval de
timp sau putem alege ca fiecare element să fie afişat cu un click de mouse.
 Va trebui să exersăm felul în care vom prezenta animaţia realizată pentru a nu ne
încurca în faţa audienţei.

8. Nu uitaţi!
 Trebuie să nu pierdem din minte mesajul pe care vrem să-l transmitem. De multe ori
ne concentrăm prea mult asupra detaliilor cum ar fi realizarea unor grafice sau a unor
tranziţii şi animaţii deosebite şi pierdem din vedere ce vrem să comunicăm de fapt.
Elementele grafice sunt doar sarea şi piperul unei prezentări şi nu trebuie să le folosim
excesiv pentru că riscăm să producem confuzie în rândul audienţei.
 Trebuie să reţinem că la orice prezentare, mesajul principal asupra căruia trebuie
reţinută atenţia este oferit de prezentator, iar slide-urile reprezintă doar un suport.
 Important este ce îşi vor aduce aminte după urmărirea prezentării: Cum le rezolvă lor
problema.
 De aceea după ce am terminat de editat prezentarea este important să o parcurgem încă
o dată şi să încercăm să o privim prin ochii audienţei. Trebuie să verificăm fluiditatea
şi consistenţa prezentării şi claritatea mesajului pe care dorim să-l transmitem.

9. Activităţi adiţionale
 De multe ori realizăm o prezentare şi în momentul susţinerii uităm o parte din ideile pe
care am vrut să le exprimăm în fiecare slide. Nu trebuie să încercăm să memorăm
toate ideile din slide-uri, oricum dacă trece ceva timp între momentul realizării şi
susţinere le vom uita.
 Putem însă adăuga note la fiecare slide chiar în momentul realizării acestuia. Astfel
vom avea foarte clar de fiecare dată ce am vrut să spunem. Putem să le tipărim ca
slide-uri cu pagina de note şi să la avem la îndemână în timpul prezentării. Nu e nici o
ruşine ca un prezentator să vină cu paginile de note la o prezentare, fie şi din respect
pentru audienţă pentru că vrem ca mesajul să fie transmis complet şi să nu uităm unele
detalii. Sub efectul stress-ului riscăm să uităm multe din lucrurile pe care dorim să le
transmitem.

5
 Notele pot include chiar textul pe care vrem să-l spunem în faţa audienţei (reţineţi însă
că un prezentator care citeşte nu are prea multă credibilitate) sau pur şi simplu ideile
principale sau mesajele ce trebuie transmise. Nu trebuie să ne bazăm doar pe ideile de
pe slide pentru că un prezentator trebuie să îşi aducă propria contribuţie la explicarea
mesajului.

10.Pentru o sustinere eficienta


 Vorbiţi clar, răspicat, impuneţi o prezenţă profesională. Staţi în picioare în timpul
expunerii – cu excepţia demonstraţiilor - şi încercaţi sa vă poziţionaţi aproape de
public.
 Nu se bea apă in timpul prezentării. Pe lângă posibilitatea ca apa să se răstoarne peste
echipamente este şi un tic foarte deranjant. Dacă este neapărată nevoie, folosiţi
pauzele din timpul prezentării pentru a bea apă. Alte ticuri supărătoare includ joaca cu
diverse obiecte (creion, indicator) sau cu îmbrăcămintea. Acestea distrag atenţia
asistenţei. Mâinile pot fi foarte expresive cu condiţia să le folosiţi cum trebuie.
 Dacă folosiţi microfon încercaţi să eliminaţi zgomotele inutile. Închideţi microfonul
atunci când îl preluaţi de la altcineva sau când vă aranjaţi lavaliera.
 Urmăriţi în permanenţă timpul. Pentru săli de dimensiuni mari, un ceas plasat vizibil
în faţa prezentatorului este de foarte mare ajutor. La sesiunea de comunicari aveti
alocate 10 minute.
 Realizaţi o prezentare cât mai interactivă cu putinţă. Încercaţi să antrenaţi audienţa, să
câştigaţi încrederea acesteia.
 Alocaţi timp pentru întrebări. Dacă sala este de dimensiuni mari, repetaţi întrebările,
asta vă dă mai mult timp să vă gândiţi la răspuns. Răspundeţi cu politeţe, nu exista
întrebări stupide, ci doar răspunsuri nelalocul lor. Dacă întrebarea nu e de interes
general încercaţi să o direcţionaţi pentru după prezentare. Nu ezitaţi să recunoaşteţi
dacă nu ştiţi răspunsul, dar confirmaţi faptul că veţi reveni cu un răspuns.
Orice prezentare trebuie să aibă un scop şi rezultate măsurabile, prin care să putem
identifica succesul acesteia. Fie că este vorba doar de obţinerea unei note, de echivalarea
unei activitati, de prezentarea unui proiect sau produs sau obţinerea unui contract, scopul
prezentării trebuie atins.
Şi acest lucru depinde de dumneavoastră, prezentatorul.

S-ar putea să vă placă și