Asociaţia Millennium Center

Managementul
grupurilor de voluntari
în Serviciul European de
Voluntariat
Ghid de bune practici

2010
2 Managementul voluntarilor

Asociaţia Millennium Center

Strada Unirii numărul 5, etaj 2, apartament 4

310123 Arad, România

Tel./fax: 0357 408 524

E-mail: center.org@gmail.com

Web: www.centrulmillennium.ro

Acest proiect a fost finantat cu sprijinul Comisiei Europene. Continutul acestui material nu
reprezinta în mod necesar pozitia oficiala a Uniunii uropene. Prezenta comunicare nu angajeaza decât pe
autorul acesteia, Comisia Europeana sau ANPCDEFP nefiind responsabile de posibila utilizare a
informatiilor continute în acest material.
3 Managementul voluntarilor

Cuprins

Cuprins............................................................................................................................................................ 3

1. Introducere............................................................................................................................................. 4

2. Pregătirea organizaţiei, proiectului, membrilor ..................................................................................... 5

3. Recrutarea .............................................................................................................................................. 7

Recrutarea voluntarilor EVS ....................................................................................................................... 7

Recrutarea organizaţiilor partenere........................................................................................................... 8

4. Selecţia ................................................................................................................................................... 9

Selecţia voluntarilor EVS ............................................................................................................................ 9

Selecţia facilitatorilor ............................................................................................................................... 10

Selecţia mentorilor ................................................................................................................................... 10

Selecţia comunităţilor .............................................................................................................................. 11

5. Orientarea şi instruirea voluntarilor..................................................................................................... 12

6. Facilitatorul........................................................................................................................................... 14

7. Supervizarea voluntarilor ..................................................................................................................... 15

8. Motivarea voluntarilor ......................................................................................................................... 16

9. Aspecte administrative......................................................................................................................... 18

10. Relaţionare ....................................................................................................................................... 20

Voluntar – Organizaţie de Trimitere ........................................................................................................ 20

Voluntar – Organizaţie de Găzduire ......................................................................................................... 20

Organizaţie de Trimitere – Organizaţie de Găzduire................................................................................ 21

11. Evaluarea voluntarilor ...................................................................................................................... 22

12. Bibliografie ....................................................................................................................................... 23

4 Managementul voluntarilor

1. Introducere

Termenul de „management” provine din latinescul „manum agere” însemnând „a conduce cu

mâna“. Acesta a fost definit de către Mary Follet prin expresia "arta de a înfăptui ceva împreună cu alţi
oameni".

Termenul desemnează:

a) funcţional

- o activitate, o acţiune respectiv un proces;

- totalitatea acţiunilor obişnuite de conducere sau administrare a organizaţiilor;

b) instituţional

- o grupă de persoane cu preocupări predominante pentru acţiuni organizatorice sau de

conducere;

- agenţi ai sportivilor sau artiştilor.

Funcţia organizaţională asigură desfăşurarea activităţilor într-un mod eficient şi urmăreşte

obţinerea nivelului maxim de rezultate prin folosirea optimă a resurselor. Resursele pe care, în principal,
le are la dispoziţie un manager sunt: timpul, talentul, resursele financiare şi resursele umane.
5 Managementul voluntarilor

2. Pregătirea organizaţiei, proiectului, membrilor

Pregătirea organizaţiei este o etapă pregătitoare foarte importantă deoarece în acest moment se
pun bazele implementării unor activităţi de succes, a colaborărilor fructuoase şi nu în ultimul rând ale
proiectelor viitoare.

În cadrul desfăşurării proiectelor din sfera Acţiunii 2 – Serviciu European de Voluntariat, al

Programului Tineret în Acţiune, pregătirea organizaţiei pentru implementarea unui astfel de proiect
depinde de numărul de voluntari care urmează a fi găzduiţi, de perioada de desfăşurare a proiectului.

Un punct din pregătirea organizaţiei pentru venirea implicare şi integrarea voluntarilor poate fi
acela de a întruni echipa de implementare şi a împărţi întreg proiectul pe mai multe părţi pentru a putea
fi elaborate proceduri, întocmite calendare de activităţi, semnate acorduri de parteneriate. În această
fază fiecare membru al echipei de implementare a proiectului a pregătit o mică parte din proiect înainte
de venirea voluntarilor în stagiu, astfel:

- Persoana responsabilă pentru partea de facilitare a întocmit un tabel conţinând obiectivele

specifice de atins asumate în cadrul proiectului referitoare la activităţile ce sunt de implementat
împreună şi de către voluntarii EVS, precum şi cerinţele minime de pregătit pentru cazarea
voluntarilor pentru a putea găsi şi pregăti cazarea potrivită;

- Persoana responsabilă de partea financiară a elaborat o procedură financiară internă care a inclus
toate categoriile eligibile de cheltuieli posibile pe proiect, procedura internă de planificare;

- Persoana responsabilă pentru administrarea website-ului şi a echipamentelor multimedia a

întocmit la rândul său un tabel cuprinzând aspecte de atins ce ţin de structura portalului
electronic şi elaborarea unui tutorial pentru utilizarea acestuia pentru a putea fi utilizat în
momentul instruirii atât a voluntarilor cât şi a facilitatorilor referitor la modul de folosire a
website-ului; pe de altă parte, luând în calcul fluxul de voluntari următor şi activităţile pe care ei
le au de implementat, această persoană a elaborat designul unui curs de formare pe tema
utilizării de aparate foto – video şi a editării materialelor rezultate, iar ultimul punct a fost acela
de a întocmi un necesar de echipamente pentru a evalua dacă există necesitatea închirierii şi a
altor echipamente decât cele deja existente;

- Persoana responsabilă pe partea de relaţii internaţionale a elaborat procedurile de recrutare şi

selecţie a voluntarilor, cât şi a întocmit un tabel cu obiectivele de îndeplinit pe partea de
recrutare, respectiv selecţie voluntari, comunicarea cu partenerii internaţionali, întocmire vize şi
permise de şedere;

- Persoana responsabilă de sistemul de suport a elaborat procedura de urmat pentru a putea

implementa în mod realist vizitele de suport în fiecare comunitate; studierea rapoartelor
voluntarilor, facilitatorilor şi mentorilor astfel încât să poată întocmi la rândul său raportul lunar;
6 Managementul voluntarilor

- Persoana responsabilă pe partea de vizibilitate, diseminare a întocmit un tabel cuprinzând

obiectivele de atins din cadrul proiectului referitoare la categoriile de vizibilitate si diseminare
(întocmire comunicate de presă după momente cheie din proiect; supervizarea elaborării de
materiale de vizibilitate precum reviste periodice ale voluntarilor, realizarea materialelor
inscripţionate); precum şi întomirea unui material ajutător pentru voluntari în elaborarea
revistelor;

- Coordonatorul de proiect – preia toate aceste informaţii de la echipă, le adună într-un singur
fişier pentru a putea mai apoi urmării, superviza mai uşor îndeplinirea obiectivelor proiectului cât
şi activitatea membrilor organizaţiei.

Pe lângă aceste documente, proceduri de elaborat pot fi:

- un program pentru folosirea sălii pentru întâlniri (unde voluntarii puteau lucra în echipă, ori
desfăşura activităţi);

- un program pentru sala dotată cu calculatoare pentru ca toţi voluntarii să aibă acces în mod egal
la internet şi calculator atât pentru desfăşurarea activităţilor lor, cât şi pentru inițiativele lor
proprii.;

- un calendar de activităţi ale voluntarilor;

- un tabel conţinând activităţile minime de implementat pe fiecare activitate de voluntariat în

parte.

Toate aceste măsuri sunt luate pentru a putea derula proiectul în cele mai bune condiţii
posibile.
7 Managementul voluntarilor

3. Recrutarea
Recrutarea voluntarilor EVS
Recrutarea voluntarilor EVS reprezintă procesul specific prin care o organizaţie atrage oameni
pentru a se implica în cadrul proiectului în curs de aprobare sau deja aprobat. Acest proces de obicei se
regăseşte descris în linii mari în cadrul proiectului, însă uneori este nevoie de întărire. În cazul în care
discutăm de recrutare în cadrului unui proiect unde vor fi găzduiţi 2 voluntari, procesul este de obicei
scurt ca durată şi include: transmitere de informaţii generale despre proiect şi activităţi către persoanele
doritoare să se implice, fie direct, fie prin intermediul organizaţiilor de trimitere; cererea completări de
către persoanele doritoare a unui formular de aplicaţie; cererea trimiterii de către persoanele doritoare a
unui Curriculum Vitae format Europas şi a unei scrisori de motivaţie. Marea diferenţă dintre recrutarea în
cadrului unui proiect pentru 2 voluntari şi unul pentru 80 de voluntari reprezintă timpul şi complexitatea
procesului de recrutare şi poate include în plus faţă de procesul de recrutare din cadrul proiectului pentru
2 voluntari recrutarea de organizaţii partenere altele decât cele iniţiale – doar în cazul în care sunt
organizaţii care renunţă.

Primul pas în procesul de recrutare poate fi reprezentat de înştiinţarea partenerilor iniţiali de

faptul că proiectul a fost aprobat urmat de transmiterea informaţilor introductive referitoare la proiectul
în cauză. Informaţiile se referă la un afiş al proiectului (pe care şi organizaţiile interesate pot să îl
folosească pentru atragerea voluntarilor în implicarea în proiectul respectiv), o descriere generală a
proiectului, descrierea activităţilor voluntarilor din cadrul stagiilor de voluntariat, un set de reguli şi
responsabilităţi ale voluntarilor, precum şi, foarte important, un termen limită realist atât din punct de
vederea al organizaţiei de trimitere pentru a se încadra cu găsirea voluntarilor, cât şi pentru organizaţia
de găzduire pentru a avea suficient timp pentru a demara mai apoi procesul de selecţie şi a nu întârzia
începutul stagiului de voluntariat.

Un al doilea punct în recrutare poate fi reprezentat de transmiterea mesajelor de informare

asupra recrutării de voluntari pe diferite grupuri de informare precum: „Euromedforyouth”, „euproject”,
„eurodesk_info”, „EVSpartners”, „European_Youth_NGO_Network”, şi altele. Mesajul transmis pe
această cale trebuie să fie scurt şi în acelaşi timp să conţină: date de contact, termen limită de aplicare,
informaţii generale asupra activităţii voluntarilor formulat într-un mod cât mai atractiv. De asemenea,
trebuie avut grijă ca mesajul să fie unul potrivit şi pe înţelesul atât al unei organizaţii de trimitere cât şi a
unui posibil voluntar.

A treia resursă în recrutare poate fi reprezintă de persoanele contactate în mod direct prin e-mail
şi/sau telefon, persoane care anterior şi-au exprimat dorinţa de implicare într-un asemenea proiect.
Uneori, există persoane care în dorinţa de a găsi un proiect potrivit pentru ei, căutând în baza de date a
organizaţiilor acreditate EVS, ori din alte surse, găsesc datele de contact ale mai multor organizaţii cărora
le trimit un e-mail prin care îşi prezintă dorinţa de implicare într-un proiect EVS. În momentul în care
primim astfel de cereri, este bine să îndrumăm persoanele spre organizaţiile partenere în proiectele
noastre.
8 Managementul voluntarilor

Iar o a patra, ultimă resursă în recrutare poate fi contactarea organizaţiilor partenere pe alte
proiecte pentru a le trimite informaţii referitoare la proiectul pentru care recrutăm.

Cea mai eficientă metodă este prima din cele prezentate şi anume recrutarea din rândul
partenerilor iniţiali, în mare parte aceşti parteneri fie au deja voluntari selectaţi de ei pentru a îi recruta
noi, fie îi selectează după aflarea aprobării proiectului.

Recrutarea organizaţiilor partenere

Recrutarea organizaţiilor partenere se aseamănă puţin cu recrutarea voluntarilor, în sensul că
depinzând de numărul de organizaţii de care avem nevoie, durata acestui proces este direct
proporţională cu numărul organizaţiilor partenere necesare.

În momentul în care dorim să recrutăm organizaţiile partenere în momentul elaborării cererii de

finanţare pot exista mai mulţi paşi.

Primul pas în recrutarea organizaţiilor este reprezentat de informarea acestora asupra deschiderii
perioadei de recrutare organizaţii partenere pentru proiectul nostru, lucru ce poate fi făcut în mai multe
moduri, indicat este să folosim metode cât mai variate pentru a ne creşte şansa de a găsi partenerii doriţi.
Printre metode se pot enumera:

- trimiterea unui anunţ scurt, clar şi cât mai complet, către grupuri de informare
(„Euromedforyouth”, „euproject”, „eurodesk_info”, „EVSpartners”,
„European_Youth_NGO_Network”, şi altele);

- postarea anunţului pe website-ul organizaţiei noastre;

- contactarea organizaţiilor din baza noastră de date, care anterior şi-au exprimat dorinţa unei
colaborări pe acest palier;

- informarea organizaţiilor cu care am mai colaborat anterior.

Dosarul de candidatură al organizaţiilor ar trebui să conţină cel puţin un C. V. al organizaţiei, iar

dacă este posibil chiar şi un scurt chestionar referitor la pregătirea voluntarilor înainte de trimitere, ar fi
bine venit.
9 Managementul voluntarilor

4. Selecţia
Selecţia voluntarilor EVS
Selecţia voluntarilor reprezintă pasul următor procesului de recrutare, în urma căruia rezultă
umplerea tuturor locurilor vacante în stagiile de voluntariat din cadrul proiectelor noastre. Procesul de
selecţie este astfel unul extrem de important atât în asigurarea succesului proiectului implementat cât
pentru voluntarii selectaţi.

Selecţia poate consta din:

- Analizarea Curriculum Vitae-ului;

- Analizarea scrisorii de motivaţie;

- Interviu telefonic.

Scrisoarea de motivaţie este foarte importantă în cadrul selecţiei voluntarilor, aceasta ne arată ce
îşi doreşte persoana respectivă de la un stagiu de voluntariat, cu ce poate contribui şi ce experienţă are.
Uneori se poate ca voluntarul să dorească să îşi dezvolte abilităţile multimedia & IT, însă proiectul pe care
noi recrutăm este unul din domeniul ecologic care nu poate să îi ofere o dezvoltare considerabilă pe
palierul dorit de el, iar de aici dacă voluntarul este selectat şi ajunge în stagiu poate fi dificil de motivat.
Foarte important este şi faptul că motivaţia unei persoane se poate schimba iar aici poate interveni
interviul pentru a afla motivaţia actuală a voluntarului care poate să se fi schimbat ori nu, noi putând
acţiona în consecinţă cu descoperirile făcute. Aici este încă un motiv pentru care nu este suficient să
analizăm doar C. V.-ul şi scrisoarea de motivaţie este de fapt important să avem şi un interviu.

Interviul poate fi un ultim filtru de selecţie care să aibă o pondere mare în selecţia voluntarilor
deoarece aici se determina dacă informaţiile menţionate de către voluntari în Curriculum Vitae şi
scrisoarea de motivaţie sunt cele adevărate, se pot pune întrebări legate de activităţi, provocări pentru a
se verifica dacă înţeleg ceea ce vor avea de îndeplinit în stagiul de voluntariat în cazul selectării lor. În
acest ultim pas de selecţie se poate vedea cu adevărat interesul aplicantului faţă de participarea lui în
stagiul de voluntariat la care s-a înscris şi cât de serios tratează acest subiect, verificându-se dacă a citit
informaţiile trimise în procesul de recrutare referitoare la proiect, activităţi, condiţiile pe care organizaţia
de găzduire le poate oferi viitorilor voluntari în stagiu, diferite provocări cu care viitorii voluntari se pot
întâlni; şi în acelaşi timp se poate verifica dacă voluntarul a înţeles ce s-a transmis prin acele materiale.
Unul din riscurile acestui filtru poate fi cel al barierei lingvistice şi faptul că uneori foarte greu aplicanţii
răspund la telefon pentru a putea duce la bun sfârşit ultimul pas al selecţiei.

Însumate, aceste trei puncte a selecţiei voluntarilor sunt esenţiale pentru a putea departaja
persoanele aplicante pentru proiectul nostru, mai mult decât atât ne poate oferi şi o imagine asupra
presoanelor selectate, imagine pe care o putem folosi pentru a pregăti proiectul, echipa şi comunitatea
pentru sosirea voluntarilor lucru foarte important pentru derularea în bune condiţii a proiectului.
10 Managementul voluntarilor

Ca recomandări, în măsura în care este posibil, să se organizeze vizite de pregătire în cadrul

cărora să poată avea loc interviuri faţă în faţă, iar o altă recomandare posibilitatea de a adapta durata
stagiului la necesitatea voluntarului pentru a evita renunţarea voluntarului la stagiu în mijlocul
desfăşurării acestuia şi oferirea posibilităţii încheierii acestuia mai repede decât planificat iniţial.

Pentru ca strategia de selecţie a voluntarilor să fie una de succes, ea trebuie să fie cunoscută de
către persoanele doritoare să se implice în proiecte, să fie în concordanţă cu strategia de recrutare
practicată şi nu în ultimul rând să nu fie una cu tentă discriminativă.

Ca o concluzie la acest subiect, trebuie menţionat faptul că este foarte important să se

întocmească şi o listă de rezervă în urma selecţiei pentru a putea fi pregătiţi înlocuirea voluntarilor retraşi
ori aflaţi în imposibilitatea de a îşi derula stagiul de voluntariat din diverse cauze (de exemplu din cauza
unui picior rupt).

Selecţia facilitatorilor
Facilitatorul este persoana membră a organizaţiei care se ocupă de coordonarea activităţii
voluntarilor, este persoana de legătură dintre organizaţie şi voluntar şi în acelaşi timp se ocupă activ de
gestionarea spaţiului de cazare al voluntarilor EVS.

Selecţia unei asemenea persoane este bine să fie realizată cu foarte mare prudenţă şi seriozitate,
iar cel mai important, din timp.

Selecţia poate conta din:

- Analizarea unui Curriculum Vitae, în format Europass;

- Analizarea unei scrisori de motivaţie;

- Interpretarea unui set de teste specifice;

- Testarea cunoştinţei limbii engleze (atât la nivel se scriere, citire, cât şi conversaţional);

- Probă practică – aici depinzând de calităţile pe care le urmărim, proba practică poate fi
reprezentată de următoarea sarcină: elaborarea unui calendar de activităţi zilnic, detaliat pe ore
pentru o perioadă de o lună, pornind de la descrierea unei activităţi din cadrul unui stagiu de
voluntariat, în termen de 1 zi.

Selecţia mentorilor
Mentorul este persoana care oferă sprijin personal unui voluntar EVS şi în acelaşi timp să ajute
voluntarul să se integreze în comunitatea locală. În general, se stabilesc întâlniri săptămânale ori
bisăptămânale între mentor şi voluntar (fie întâlnire în grup, fie individual; este indicat ca cel puţin 2
întâlniri pe lună să fie individuale) de comun acord, astfel încât să nu disturbe orarul nici a voluntarului şi
nici a mentorului.

Având în vedere scopul şi importanţa mentorului, selecţia acestuia trebuie făcută în concordanţă.
Acest procedeu poate cuprinde:
11 Managementul voluntarilor

- Analizarea unui Curriculum Vitae, în format Europass;

- Analizarea unei scrisori de motivaţie;
- Interpretarea unui set de teste specifice;
- Testarea cunoştinţei limbii engleze (cel puţin nivel conversaţional);
- Probă practică – aici depinzând de calităţile pe care le urmărim, proba practică poate fi
reprezentată de un joc de rol în care viitorul mentor trebuie să lucreze cu un voluntar.

Selecţia comunităţilor
Comunitarea locală reprezintă realitatea în care voluntarul îşi va desfăşura nu numai activităţile
din cadrul stagiului de voluntariat, dar şi o mare parte din timpul acestuia liber. Luând aceastea în
considerare, selecţia comunităţii primeşte un aer de seriozitate maximă şi atenţie deplină. De
posibilităţile pe care comunitatea aleasă le poate oferi, cât şi de posibilitatea de adaptare la o nouă
realitate a voluntarului, depinde bunul demers al activităţilor din cadrul unui stagiu de voluntariat. În
ajutorul acestuia vine şi echipa locală - facilitatorul, mentorul, persoana suport - în cazul unui proiect
cuprinzând mai mulţi voluntari, însă în cazul unui proiect de exemplu de 2 voluntari poate fi reprezentată
doar de mentor şi coordonator de ativităţi.

Criteriile în urma cărora putem selecta o comunitate drept una potrivită desfăşurarea proiectului
nostru, pot fi următoarele:

- Găsirea de parteneri cu ajutorul cărora activităţile să se poată desfăşura conform cu proiectul;

- Găsirea unui spaţiu de cazare utilat cu minimul necesar, disponibil şi potrivit pentru găzduirea pe
durata întregului stagiu a voluntarilor noştri;

- Deschidere din partea comunităţii faţă de desfăşurara unui astfel de proiect în comunitatea
respectivă;

- Existenţa posibilităţii de selecţie din cadrul comunităţii a echipei locale (facilitator, mentor,
profesor limba română), disponibile pentru a se implica în proiect;

- Posibilitatea acordării voluntarilor unui spaţiu în care să poată să îşi desfăşoare activităţile
(întâlniri, ateliere, orele de limba română, prezentări publice).
12 Managementul voluntarilor

5. Orientarea şi instruirea voluntarilor

Activitatea de orientare reprezintă posibilitatea voluntarului de se familiariza cu organizaţia de

găzduire şi cu activităţile pe care urmează a le desfăşura în cadrul stagiului, cât şi oportunitatea de a
cunoaşte posibilităţile de instruire existente.

În cadrul sesiunii de orientare este foarte important ca voluntarilor să li se dea treptat

informaţiile vitale de care au nevoie, atât pentru a evita aglomerarea informaţiei în jurul lor şi starea
confuză cât şi pentru informaţia primită cu această ocazie să le fie utilă ulterior.

Instruirea pe care o organizaţie o poate oferi voluntarilor EVS, are menirea de a dezvolta diferite
atitudini şi competenţe ale acestora, de a creşte performanţa în cadrul activităţilor desfăşurare. Marea
majoritate a acestor instruiri răspund de asemenea şi unor nevoi ale voluntarilor legate în special de
dezvoltarea lor personală.

După recrutare şi selecţie, pregătirea organizaţiei pentru primirea voluntarilor urmează un foarte
important pas de făcut şi anume acela de a orienta şi instrui voluntaii ajunşi în cadrul organizaţiei. În
organizaţiei acest lucru se poate desfăşura prin intermediul unui curs introductiv în care voluntarilor le
este prezentat câte puţin din:

- Realităţile locale – primind o hartă a localităţii, având posibilitatea de a juca un „city game”
pentru a descoperi mai multe despre comunitate;

- Primul contact cu echipa de implementare şi câteva persoane ce vor fi prezente în viaţa

voluntarilor din acel moment – aici este vorba despre prezentare întregii echipe, la persoana care
le poate oferi sprijin, coordonatorul de voluntari = facilitatorul, persoana care se ocupă de
permisele de şedere în caz de nevoie, coordonatorul proiectului, personalul financiar, profesorul
de limbă română, mentorul;

- Activităţile pe care le vor desfăşura, împreună cu calendarului de activităţi trasat în linii mari şi a
locurilor în care vor activa;

- Site-ul proiectului şi modul de utilizarea a acestuia;

- Set de reguli şi responsabilităţi în noua casă şi organizaţie;

- Sistemul financiar – aici fiind vorba despre decontul transportului dacă este cazul şi explicarea în
ce dată îşi vor primi banii de buzunar şi pentru mâncare, de unde şi de la cine îi vor primi.

Acest curs se poate implementa la momentul sosirii voluntarilor în comunitate, înainte ca

voluntarii să participe la cursul „On Arrival”, urmând ca dacă este posibil imediat după acest curs
voluntarii să pornească spre cursul „On Arrival” de unde aceştia să se reîntoarcă în comunitate pregătiţi
pentru sarcinile lor. Cursul poate avea o importanţă majoră, deoarece, spre deosebire de Cursul „On
13 Managementul voluntarilor

Arrival”, acesta pregăteşte voluntarii în mod specific şi nu general, punând astfel baza necesară
dezvoltării unui stagiu de voluntariat.

O altă oportunitate de instruire pe care organizaţia o poate oferi voluntarilor este posibilitatea
învăţării limbii române ca limbă străină, oferind un profesor specializat, un curs intensiv la început pentru
ca volutnarul să aibă cel mai bun mediu în vederea dezvoltării lui personale, integrării lui în comunitate şi
nu în ultimul rând fiindu-i mai uşor să implementeze diverse activităţi, începând să cunoască şi limba
naţională. În general, voluntarii care îşi desfăşoară activitate în cadrul unei comunităţi mai mici, cum este
spre exemplu Covăsânţ (Jud. Arad), voluntarilor le este mult mai uşor a învăţa limba română, fiind
înconjuraţi de oameni care vorbesc în genere doar această limbă, astfel fiind nevoiţi să o folosească zilnic.

Deoarece în cadrul proiectului voluntarii pot avea unul dintre obiective realizarea de
documentare şi materiale video, organizaţia poate oferi posibilitatea voluntarilor de a-şi dezvolta
abilităţile de utilizare a unui aparat foto, unui aparat video, cât şi editarea materialelor obţinute în urma
utilizării acestor aparate.

Aceste cursuri sunt benefica atât voluntarilor – dobândind, marea lor majoritate, noi cunoştinţe şi
abilităţi; cât şi organizaţiei – având în cadrul ei voluntari instruiţi, pregătiţi pentru atingerea obiectivelor
din cadrul proiectului.
14 Managementul voluntarilor

6. Facilitatorul

Facilitatorul este persoana care se ocupă cu ghidarea voluntarilor în vederea îndeplinirii

obiectivelor activităţilor acestora; se ocupă de gestionarea spaţiilor de cazare ale voluntarilor; reprezintă
puntea de legătură dintre organizaţia de găzduire şi voluntari.

Printre responsabilităţile facilitatorului enumerăm:

- Anterior sosirii voluntarilor în stagiu

o Documentarea cu privire la activităţile şi obiectivele pe care voluntarii vor trebui să le

atingă în cadrul stagiului de voluntariat;

o Elaborarea unui tabel cu activităţi minime de desfăşurat cuprinzând de asemenea şi

termene limită, precum şi indicatori;

o Pregătirea şi semnarea acordurilor de parteneriat cu instituţiile cu care se va colabora pe

parcursul proiectului;

o Găsirea unui spaţiu de cazare disponibil şi potrivit pentru voluntarii EVS;

o Amenajarea spaţiului de cazare pentru venirea voluntarilor în stagiu.

- Pe durata stagiului de voluntariat

o Îndrumarea voluntarilor în implementarea activităţilor şi atingerea obiectivelor

proiectului (ajutor în găsirea locaţiilor pentru prezentările publice, seriile interculturale,
diverse alte activităţi posibile);

o Raportarea activităţii de facilitare;

o Gestionarea aspectelor legate de spaţiul de cazare;

o Oferirea de suport în implementarea iniţiativelor proprii ale voluntarilor;

o Prevenirea şi intervenţia în cazul apariţiei unor situaţii conflictuale.

15 Managementul voluntarilor

7. Supervizarea voluntarilor

După ce voluntarii au fost recrutaţi, apoi selectaţi, orientaţi şi instruiţi, aceştia au o bază potrivită
pentru a începe desfăşurarea şi implementare activităţilor şi atingerea obiectivelor stagiului de
voluntariat. Se urmăreşte ca voluntarii să se implice şi să îşi desfăşoare normal activităţile din cadrul
programului stabilit, ca obiectivele de lucru să se atingă în timp util şi la parametrii de calitate optimi, ca
echipa să fie unită şi să nu există conflicte interne.

Supervizarea voluntarilor se poate realiza fie pe parcurs (monitorizare), fie la intervale regulate
(termene prestabilite), recomandat este o combinaţie a acestor două metode, pentru a putea depista din
timp posibilele situaţii problematice şi în acelaşi timp pentru a putea preveni şi interveni în stadiile
incipiente ale unor asemenea situaţii.

În cadrul activităţilor trebuie menţionat faptul că este important să avem echipamente pe care
voluntarii să le poată folosi, ca activităţile să fie suficient de generale şi flexibile.

Unul dintre instrumentele pe care facilitatorul le are la îndemână pentru a îşi îndeplini sarcinile
este jurnalul voluntarului, acest document este prezentat voluntarilor încă de la cursul introductiv şi
conţine un jurnal al activităţilor voluntarului pe zile, câte ore a activat voluntarul pe fiecare activitate din
ziua respectivă şi ce a învăţat.

Un alt instrument este raportul facilitatorului, acesta este unul mult mai complex, conţine
evidenţa facilitatorului referitoare la activitatea voluntarilor, un orar de activităţi în avans care este apoi
urmărit a fi pus în practică, mai conţine şi o mică caracterizare a voluntarilor de către facilitator, aici fiind
posibilitatea de transcriere a situaţiilor delicate, soluţionarea acestora pentru ca şi persoana suport să
poată înţelege ce se petrece în acea comunitate.

Un ultim instrument este raportul mentorului, acesta reflectând activitatea voluntarului

împreună cu mentorul, aici se pot găsi identificate probleme ori conflicte ce trebuiesc soluţionate în
cadrul comunităţii respective.
16 Managementul voluntarilor

8. Motivarea voluntarilor

În vederea motivării voluntarilor, facilitatorul trebuie să cunoască şi să ţină cont de motivaţia

iniţială pe care a avut-o voluntarul în momentul selecţiei, motivaţie ce trebuie mai apoi urmărită pe tot
parcursul desfăşurării stagiului de voluntariat pentru a putea internevni în consecinţă.

Voluntarii EVS pot avea diferite motivaţii în ceea ce priveşte implicarea lor într-un stagiu, fie
aceasta pentru că doresc să fie de folos celor din jur, alteori pentru atingerea anumitor obiective
personale, ori satisfacerea unor nevoi personale. Important este conştientizarea din timp a motivaţiei
voluntarilor, cât şi a schimbării acesteia pentru a putea păstra ridicată dorinţa de implicare şi excelenţă a
voluntarilor. Cel mai simplu mod de a obţine informaţii corecte şi complete este de a întreba voluntarii,
analizând împreună cu ei importanţa diferiţilor factori de motivare.

Înainte de venirea voluntarilor în stagiile de voluntariat, organizaţia de găzduire selectează

mentori, iar în caz de nevoie echipa de implementare oferă şi o mică instruire pentru a pregăti persoanele
selectate pentru diferite situaţii care pot apărea.

Punctele tari ale mentorilor sunt reprezentate de faptul că le câştigă încrederea voluntarilor; îi
ajută la integrarea în comunitate; ajută şi chiar rezolvă probleme şi conflicte în stadiu incipient şi nu în
ultimul rând faptul că oferă ajutor facilitatorului.

Dintre riscurile ce pot apărea în cadrul sistemului de mentorat pot fi menţionate alocarea unui
număr insuficient de persoane pentru activitatea de mentorat; nepotrivirea de caracter dintre mentor şi
voluntar; iar ca recomandare ca în timpul întâlnirilor săptămânale una din întâlniri să se concentreze pe
aspectele de dezvoltare a voluntarului şi una pe detensionare şi integrare în comunitate.

Motivarea voluntarilor poate fi rezultatul unei facilitări eficiente, facilitatorul făcând legătura
dintre voluntar şi organizaţie; acordării unei libertăţi în implementarea activităţilor (inclusiv posibilitatea
de a avea iniţiative proprii), recunoaşterea publică a meritelor (prin evenimente, diplome).

Recomandarea în cadrul motivării voluntarilor ar fi organizarea de concursuri între voluntari;

oferirea unei vizibilităţi mai mari rezultatelor activităţilor voluntarilor; contact mai des al coordonatorului
de proiect cu voluntarii; identificarea unor extra activităţi de „team building” în cadrul grupului de
voluntari şi nu numai, care poate oferi echilibru în relaţia voluntar-voluntar, voluntar-facilitator; interviu
pe parcursul stagiului în vederea identificării etapelor de dezvoltare al voluntarului.

Recunoaşterea meritelor voluntarilor nu constă doar dintr-un eveniment, un cadou sau un

premiu oferit voluntarilor ca răsplată pentru contribuţia lor - este un proces , o atitudine care trebuie să
existe în tot ceea ce se face pentru a atrage, a inspira şi a menţine motivaţia voluntarilor. Cheia este de a
identifica nevoile persoanei respective pentru a putea oferi exact acel lucru care are cea mai mare
importanţă pentru persoana sau grupul în cauză.
17 Managementul voluntarilor

Recunoaşterea meritelor voluntarilor este o etapă importantă a managementului voluntarilor şi

este un semn al profesionalismului cu care este tratată implicarea voluntarilor în activităţile unei
organizaţii.

Printre metodele de recunoaştere a meritelor voluntarilor pot fi organizarea de evenimente

publice în două momente importante din stagiu şi anume la mijlocul acestuia şi la final, iar în cadrul
acestor evenimente persoana suport împreună cu facilitatorul au ocazia de a oferi distincţii tuturor
voluntarilor recunoscând meritele fiecărora în îndeplinirea obiectivelor.
18 Managementul voluntarilor

9. Aspecte administrative

Transport

Deoarece este vorba aici despre un proiect din cadrul Acţiunii 2 – Serviciul European de
Voluntariat din cadrul Programului Tineret în Acţiune, deci voluntari străini, vom divide acest subcapitol
în două şi anume transport internaţional şi transport intern.

Transport internaţional

Depinzând de posibilităţile voluntarului ori ale organizaţiei de trimitere există mai multe situaţii:

- Voluntarul/organizaţia de trimitere este total răspunzătoare pentru achiziţia biletului de

tren/autobus/avion, caz în care organizaţia de găduire este răspunzătoare doar pentru
decontarea respectivelor bilete cu condiţia ca aceste bilete să ajungă în original la organizaţia de
găzduire;

- Voluntarul/organizaţia este parţial răspunzătoare – doar pentru un drum – pentru achiziţia

biletului de tren/autobus/avion, caz în care organizaţia de găduire este răspunzătoare doar
pentru decontarea respectivului bilet(e) cu condiţia ca acel bilet(e) să ajungă în original la
organizaţia de găzduire; şi pentru achiziţionarea celui de al doilea bilet;

- Organizaţia de găzduire este răspunzătoare pentru achiziţionarea biletelor pentru transportul

voluntarului dus, respectiv întors în ţara de origine a acestuia, caz în care voluntarul şi organizaţia
de trimitere sunt răspunzătoare doar pentru trimiterea biletului/biletelor de întoarcere în ţara de
origine, în original organizaţiei de găzduire.

Un dezavantaj la acest subiect poate fi reprezentat de netrimiterea documentelor de transport în

original de către organizaţia de trimitere fapt ce duce la imposibilitatea rambursării transportului decât în
momentul primirii documentelor originale; în cazul unor cazuri speciale precum calamităţi naturale,
voluntarii să aibe posibilitate de a călătorii doar cu mijloace de transport foarte încete şi cu o durată
îndelungată – recomandare să fie consultaţi voluntarii cu privire la mijlocul de transport folosit pentru
întoarcerea acestuia în ţara de origine.

Transport intern

Transportul intern în cadrul comunităţilor locale a fost asigurat sub două forme, fie un
abonament local la transportul public în comun (tramvai), fie o bicicletă, depinzând de posibilitatea din
comunitate şi a organizaţiei de găzduire şi de dorinţa voluntarului.
19 Managementul voluntarilor

Echipamente tehnice

Pentru a putea desfăşura activităţile în condiţii optime, voluntarii pot avea nevoie de o serie de
echipamente, precum: aparat foto, aparat video, trepied, videoproiector, ecran proiectare, acces la
calculator şi internet, acces la imprimantă, fotocopiator, etc.
20 Managementul voluntarilor

10. Relaţionare

Într-o organizaţie, munca eficientă este rezultată dintr-o colaborare strânsă între membrii echipei
de implementare, voluntarii EVS şi nu în ultimul rând organizaţia de trimitere. Astfel, bunul demers al
unui proiect poate depide de modul de relaţionare dintre cei trei mari actori organizaţie de trimitere –
voluntar – organizaţie de găzduire.

Pentru a avea o colaborare fructuoasă este foarte important să eliminăm toate barierele în
comunicare, să evităm neînţelegerile şi prejudecăţile ce pot apărea între cei trei parteneri, astfel fiind mai
clari în exprimare, având o atitudine deschisă şi pozitivă, asumându-ne meritele cât şi consecinţele
faptelor noastre, putem preveni apariţia unor situaţii tensionate, confuze.

Voluntar – Organizaţie de Trimitere

O comunicare eficientă între voluntar şi organizaţia de trimitere duce la eficienţă în aplicarea
pentru proiecte; pregătirea pentru un proiect; închierea poliţei de asigurare Axa; însă există cazuri în care
aceste lucruri nu se întâmplă şi atunci apar probleme în recutare şi selecţie, apar voluntari nepregătiţi
pentru satisfacerea unui stagiu de voluntariat.

Comunicarea dintre voluntar şi organizaţia de trimitere este foarte importantă, deoarece aceasta
poata acorda încredere în sine voluntarului, poate fi un punct de sprijin pe tot parcursul stagiului de
voluntariat şi prin intermediul acesteia voluntarul poate împărtăşii părţile tari şi cele de îmbunătăţit ale
stagiului său, ca urmare organizaţia de trimitere putând interveni la nevoie.

Comunicarea directă – dialogul este cel mai des întâlnit în acest tip de relaţionare la începutul
relaţiei şi anume anterior începerii stagiului de voluntariat; această metodă este urmată de cea scrisă, în
special de e-mailuri şi chiar comunicarea prin intermediul internetului (skype, messenger, msn,
googletalk, etc.), iar pe ultimul loc putem găsi comunicare prin intermediul telefonului, de obicei aceată
metodă fiind utilizată pentru a preveni ori interveni unele situaţii, ori pentru a oferi sprijin şi suport
voluntarului în momente delicate.

Voluntar – Organizaţie de Găzduire

Comunicarea dintre voluntar şi organizaţia de găzduire trebuie să înceapă încă din procesul de
recrutare, să se continuie în procesul de selecţie (interviul), apoi la sosirea acestuia în comunitate prin
intermediul cursului introductiv, a unui kit Pre-departure şi nu în ultimul rând prin oferirea de asistenţă
prin facilitator, mentor şi persoană suport.

Cea mai intensă şi eficientă comunicare dintre cele trei este cea dintre voluntar şi organizaţia de
găzduire deoarece este oarecum cea mai de durată, cea care ajută la satisfacerea unor nevoi ale
voluntarului pe perioada stagiului şi fără de care stagiul de voluntariat nu ar putea fi unul benefic atât
pentru voluntar cât şi pentru organizaţia de găzduire.
21 Managementul voluntarilor

Printre metodele de comunicare cel mai des folosite în acest caz sunt comunicarea directă –
dialogul, urmat de către înştiinţări şi comunicări scrise (atât tipărituri, cât şi prin intermediul scrisorilor
electronice), având rolul de a întipării informaţii pe un termen mai lung, comunicarea prin intermediul
telefonului – pentru a păstra legătura de la distanţă şi a stabili o întâlnire ori discuta o situaţie ce nu poate
suferii amânare.

Organizaţie de Trimitere – Organizaţie de Găzduire

Comunicarea dintre organizaţia de trimitere şi cea de găzduire trebuie să fie una fructuoasă şi
aceasta începe prin transmiterea de informaţii concrete despre proiect înainte de începerea stagiului de
voluntariat; informaţii cu privire la progresul şi situaţia activităţilor; informaţii în legătură cu problemele şi
provocările apărute (sănătate, accidente, etc.); iar în cazul unor situaţii excepţionale organizaţia de
găzduire e bine să se consulte cu organizaţia de trimitere referitor la sfaturi, ajutor, soluţii.

Între organizaţia de trimitere şi cea de găzduire trebuie să existe o colaborare sinceră şi strânsă
pentru a putea întâmpina provocările de pe parcursul proiectului, pentru a putea aduce cele mai bune
decizii împreună pentru binele voluntarului şi nu în ultimul rând pentru a duce la bun sfârşit parteneriatul
dintre acestea.

În acest caz, există o metodă de comunicare între cele două organizaţii foarte mult exploatată, şi
anume e-mailul, fiind un mod de comunicare destul de rapid, ieftin. De obicei această metodă este
folosită de către parteneri încă de la începutul colaborării şi până la final; o altă metodă de comunicare
este reprezentată de convorbirile telefonice, acestea apar în momentul în care este nevoie o consultare
ori intervenţie rapidă a uneia sau a ambelor părţi; în acest tip de relaţionare, cea mai rară metodă de
comunicare întâlnită este cea faţă în faţă.
22 Managementul voluntarilor

11. Evaluarea voluntarilor

Pe parcursul unui stagiu de voluntariat există două momente majore în care este bine să punem
în balanţă cele petrecute până în acel moment, şi anume, mijlocul de stagiu şi finalul acestuia.

Evaluarea la mijloc de stagiu a voluntarilor se poate realiza în scris ori oral în cadrul unei întâlniri a
facilitatorului, coordonatorului şi a voluntarului pentru a discuta evaluarea făcută şi pentru a elabora
împreună un plan de ameliorare care să conţină obiective de urmărit atât pentru voluntar cât şi pentru
echipa de implementare, care să conducă la îmbunătăţirea situaţiei actuale.

La finalul stagiului sunt două documente ce trebuiesc completate: raportul final care este
completat de către voluntar, certificatul YouthPass completat de către voluntar împreună cu mentorul
acestuia.

Raportul final reflectă date referitoare la implementare proiectului, sesiunile de formare de care
a beneficiat voluntarul, o descrierea a activităţilor şi implicării voluntarului în cadrul proiectului, evaluarea
voluntarului faţă de proiect, realizările voluntarului.

Certificatul YouthPass reflectă date referitoare la rolul şi responsabilităţile voluntarului, sesiunile

de formare de care acesta a beneficiat şi competenţele pe care voluntarul le-a dobândit şi îmbunătăţit
dintre cele 8 competenţe cheie (comunicare în limba maternă, comunicare într-o limbă străină,
competenţe matematice şi competenţe de bază în ştiinţă şi tehnologie, competenţe ICT – digitale,
Learning to learn – a ştii cum şi ce să înveţi, competenţe interpersonale şi civice, spirit antreprenorial,
expresie culturală).
23 Managementul voluntarilor

12. Bibliografie

1. Ellis, Susan J. 1995. The Volunteer Management Audit. Alexandria: United Way of America;
2. James C. Fisher, Kathleen M. Cole, Leadership and management of volunteer programs - a
guide for volunteer administrators;
3. McCurley, Steve şi Rick Lynch. 2001. Essential Volunteer Management. London: The Directory
of Social Change;
4. Sheier H. I. 2003. Building Personal/Volunteer Relations. disponibil online la
http://www.energizeinc.com/art/abuis.html.
 24 Managementul voluntarilor

Proiectul „Stakeholders in Action” este un proiect de voluntariat european realizat de către

Asociaţia Millennium Center Arad împreună cu alte 39 organizaţii şi 81 de voluntari din 13 state din
Europa şi vecinătate.
Proiectul este finanţat de Comisia Europeană prin intermediul Programului Tineret in Acţiune,
Acţiunea 2 – Serviciul European de Voluntariat. Conţinutul acestui material nu reprezintă în mod
necesar poziţia oficială a Uniunii Europene. Prezenta comunicare nu angajează decât pe autorul
acesteia, Comisia Europeană sau ANPCDEFP nefiind responsabile de posibilă utilizare a informaţiilor
conţinute în acest material.

Asociaţia Millennium Center

Strada Unirii numărul 5, etaj 2, apartament 4

310123 Arad, România. Tel./fax: 0357 408 524

E-mail: center.org@gmail.com

Web: www.centrulmillennium.ro

---

Continutul acestui material reflecta doar opinia autorului.

Toate drepturile asupra prezentului material aparţin Asociatiei Millennium Center. Reproducerea integrală sau parţială a textelor,
imaginilor sau conținutului acestuia sub orice formă este posibilă numai cu acordul prealabil al Asociatiei Millennium Center. Vă
rugăm sa ne contactaţi pentru acest acord scris la următoarea adresă de e-mail: center.org@gmail.com.

Copyright 2009 - 2011 © Millennium Center.

 2010
25 Managementul voluntarilor

Managementul
voluntarilor
Ghid de bune practici

Acest proiect a fost finantat cu sprijinul Comisiei Europene. Continutul acestui

material nu reprezinta în mod necesar pozitia oficiala a Uniunii uropene. Prezenta
comunicare nu angajeaza decât pe autorul acesteia, Comisia Europeana sau ANPCDEFP
nefiind responsabile de posibila utilizare a informatiilor continute în acest material.