EXCEL TEMA 1 1

DESCRIPCION
La hoja de cálculo electrónica, Excel, es una potente aplicación de hojas de cálculo y análisis
de datos, con cientos de capacidades que puede permitir organizar con gran sentido cualquier
tipo de dato. Permite elaborar tablas y formatos que incluyan cálculos matemáticos mediante
fórmulas; las cuales pueden usar “operadores matemáticos” como son: + (suma), - (resta), *
(multiplicación), / (división) y ^ (exponenciación); además de poder utilizar elementos
denominados “funciones” (especie de fórmulas, pre-configuradas) como por ejemplo:
Suma(),Promedio(),BuscarV(), etc.
Así mismo, Excel es útil para gestionar “Listas” o “Bases de Datos”; es decir agrupar, ordenar
y filtrar la información.
Ingresar por el botón Iniciar > Todos los programas> Microsoft Office > Excel 2013
(significa: pulsar en el botón Iniciar, luego seleccionar la opción Todos los programas, después
la opción Microsoft Office y finalmente el botón Excel).
Hay otras alternativas de ingresar, una de ellas es a través del icono de Excel, si está presente
en el escritorio.
El control pasa a la siguiente ventana

Consultar que son las plantillas en Excel, para que sirven y cuáles son sus principales
beneficios. Ingresar por la plantilla en blanco (hoja en blanco). Despliega una ventana en
blanco, la descripción general es como sigue:

1
Material elaborado por Orlando Ospina L.
Ayuda de Excel
Desde la barra de título se encuentra la ayuda ?, o también acceder a ella presionando F1.

Cinta de opciones

Contiene las fichas con sus respectivos grupos y comandos.

Las herramientas están organizadas en pestañas o fichas (Inicio, Insertar, Diseño de página,
...), que a su vez contienen los grupos. Por ejemplo, la ficha Inicio, contiene los
grupos: Portapapeles, Fuente, Alineación, Número, Estilos, Celdas y Modificar.
En este documento, seleccionar la ficha Inicio luego seleccionar botón Copiar, se expresaría
así: Inicio > Copiar

Ficha Archivo
Se encuentra destacada porque, no contiene herramientas para la modificación y tratamiento
del contenido de la hoja, sino opciones referentes a la aplicación y al archivo resultante.
Microsoft la ha llamado Vista Backstage.
Dispone de las opciones:
Informacion, Nuevo, Abrir, Guardar, Guardar como, Imprimir, Compartir, Exportar, Cerrar,
Cuenta, Opciones.
También se puede acceder a una lista de los documentos utilizados de
forma Reciente y Salir de la aplicación.
La principal característica de la ficha Archivo es que para cada comando de la parte izquierda
aparecen unas opciones en la parte central, y a su vez, para cada una de estas opciones
aparecen otras opciones más en la parte derecha de la pantalla.
Por ejemplo, el comando Guardar genera las opciones OneDrive, Otras ubicaciones web,
Equipo, Agregar un sitio.

Inicio
Contiene grupos de herramientas:

Portapapeles, Fuente, Alineación, Número, Estilos, Celdas y Modificar

Algunos grupos de herramientas de la cinta disponen de un pequeño botón en su esquina

inferior derecha. Este botón abre un panel o cuadro de diálogo con más opciones relacionadas
con el grupo en cuestión.
Por ejemplo, en el grupo Número de la ficha Incio, al pulsar clic sobre el botón de la parte
inferior derecha, abre el panel de Formato de celdas.

Insertar

Contiene grupos de herramientas como:

Tablas, Ilustraciones, Aplicaciones, Gráficos, Informes, Minigraficos, Filtros,

Vínculos, Símbolos
Diseño de Página

Contiene los grupos:

Temas, Configurar página, Ajustar área de impresión, Opciones de la hoja, Organizar.

Fórmulas

Dispone de los siguientes grupos:

Biblioteca de funciones, Nombres definidos, Auditoria de fórmulas, Calculo

Datos

En esta ficha se encuentran los grupos:

Obtener datos externos, Conexiones, Ordenar y filtrar, Herramientas de datos,

Esquemas, Análisis

Revisar

A través de esta ficha, se tiene acceso a las herramientas:

Revisión, Idioma, Comentarios, Cambios

Vista

Permite ver de diferentes formas de ver la hoja en pantalla. Entre sus comandos:

Vistas de libro, Mostrar, Zoom, Ventana, Macros

Salir de Excel
Botón cerrar X
Tecla ALT+F4
Archivo > Cerrar
Movimientos dentro de la hoja
• Haciendo uso de las barras de la parte derecha de la hoja e inferior (ver segunda figura
arriba).
• Haciendo uso de las teclas

• Pulsando la tecla F5, despliega la ventana

Sobre la barra de Referencia: se digita la posición o referencia de celda (intercepción

entre una columna y una fila), a donde se desea desplazar, en este caso se ha escrito
AB8000 (columna AB, fila 8000), luego pulsamos el botón Aceptar.
• Se logra también escribiendo la referencia de celda en el Cuadro de nombres
 En este caso se ha escrito la dirección de celda Z5000. Pulsar Enter.
• Pulsando la combinación de Ctrl y una de las siguientes teclas

• Sin importar donde se encuentre ubicado el cursor, al pulsar la combinación de teclas

Ctrl + Inicio (Home), este se ubicará en la celda A1.

Tipos de datos
Antes de proceder a ingresar datos y realizar cálculos en Excel, es necesario que tenga en
claro los siguientes conceptos con respecto a los datos.
En una hoja de cálculo, los distintos tipos de datos que podemos introducir son:
Valores constantes. Es un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un
número, una fecha u hora, o un texto.
Números. Para introducir números puedes incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los
signos especiales + - ( ) / % E € $
Los signos (+) delante de los números se ignoran, y para escribir un número negativo éste
tiene que ir precedido por el signo (-).
Al escribir un número entre paréntesis, Excel lo interpreta como un número negativo, lo cual
es típico en contabilidad.
El carácter E o e, es interpretado como notación científica. Por ejemplo, 3E5 equivale a 300000
(3 por 10 elevado a 5).
Cuando un número tiene una sola coma se trata como una coma decimal.
Si al finalizar un número se escribe €, Excel asigna formato Moneda al número y así se verá
en la celda, pero en la barra de fórmulas desaparecerá dicho símbolo.
Si introducimos el símbolo % al final de un número, Excel lo considera como símbolo de
porcentaje.
Si introduces fracciones tales como 1/4, 6/89, debes escribir primero un cero para que no se
confundan con números de fecha.
Si un número no cabe en su celda, se pasa automáticamente a anotación científica.
Por defecto los números aparecen alineados a la derecha en la celda.
Fecha u hora. Para introducir una fecha u hora, no tienes más que escribirla de la forma en
que deseas que aparezca.
Al igual que los números, las fechas y las horas también aparecen alineados a la derecha en
la celda.
Cuando introduzcas una fecha comprendida entre los años 1929 y 2029, sólo será necesario
introducir los dos últimos dígitos del año, sin embargo, para aquellas fechas que no estén
comprendidas entre dicho rango, necesariamente deberemos introducir el año completo.
Ejemplos:
1/12/99 1-12-99 2:30 PM
14:30 1/12/99 14:30 12/07/2031
Texto. Para introducir texto como una constante, selecciona una celda y escribe el texto. El
texto puede contener letras, dígitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en
la impresora.
Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto.
Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las adyacentes que están en blanco a su
derecha para visualizarlo, no obstante, el texto se almacena únicamente en la primera celda.
El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.
Fórmulas. Es una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas,
nombres, funciones, u operadores. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de
las hojas de cálculo como +, -, *, /, Sen, Cos, etc. En una fórmula se pueden mezclar
constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe
empezando siempre por el signo igual (=).
Operadores
Los distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en una fórmula son:
Operadores aritméticos. Se emplean para producir resultados numéricos. Ejemplo: + -
* / % ^
Operador tipo texto. Se emplea para concatenar celdas que contengan texto. Ejemplo: &
Operadores relacionales. Se emplean para comparar valores y proporcionar un valor lógico
(verdadero o falso) como resultado de la comparación. Ejemplo: < > = <= >= <>
Operadores de referencia. Indican que el valor producido en la celda referenciada debe ser
utilizado en la fórmula. En Excel pueden ser:
- Operador de rango indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar un rango de celdas.
Ejemplo: A1:G5
- Operador de unión indicado por una coma (,), une los valores de dos o más celdas. Ejemplo:
A1,G5
Cuando hay varias operaciones en una misma expresión, cada parte de la misma se evalúa y
se resuelve en un orden determinado. Ese orden se conoce como prioridad de los operadores.
Se pueden utilizar paréntesis para modificar el orden de prioridad y forzar la resolución de
algunas partes de una expresión antes que otras.
Prioridad de los operadores.
( ) - Las operaciones entre paréntesis son siempre ejecutadas antes que las que están fuera
del paréntesis. Sin embargo, dentro de los paréntesis se mantiene la prioridad normal de los
operadores.
Cuando hay expresiones que contienen operadores de más de una categoría, se resuelve
antes las que tienen operadores aritméticos, a continuación, las que tienen operadores de
comparación y por último las de operadores lógicos.
Comparación: Los operadores de comparación tienen todas las mismas prioridades, es decir,
que son resueltos de izquierda a derecha, en el orden en que aparecen.
Igualdad (=), Desigualdad (<>), Menor que (<), Mayor que (>), Menor o igual que (<=), Mayor
o igual que (>=).
Los operadores lógicos y aritméticos son resueltos en el siguiente orden de prioridad (de mayor
a menor):
Aritméticos y lógicos.
Exponenciación (^), Not Negación (-), tienen la misma prioridad
Multiplicación (*) y División (/), tienen la misma prioridad
Adición (+), Sustracción (-), tienen la misma prioridad
Concatenación de caracteres (&). No es realmente un operador aritmético, pero es
prioritario respecto a todos los operadores de comparación.
Cuando hay la misma prioridad, cada operación es resuelta a medida que aparece, de
izquierda a derecha.
Funciones. Una función es una instrucción especial, escrita con anticipación, que acepta un
valor o valores, realiza unos cálculos con esos valores y devuelve un resultado.
Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si ésta no se respeta, Excel mostrará un
mensaje de error.
1) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejar espacios
antes o después de cada paréntesis.
2) Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
3) Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ";" o por comas (,), esto depende
de la configuración que se haya establecido en Excel.

INGRESO DE DATOS Y CALCULOS

Ingreso de datos
Esta sección se explica bajo un ejemplo sencillo, haciendo uso de una factura de venta:
Ubicar el cursor en la celda A1 y escribir CODIGO
B1, escribir CONCEPTO
 C1, escribir CANTIDAD
D1, escribir PRECIO
E1, escribir VR TOTAL
A2, digitar 8-23
B2, Camisas (observar que en la celda A2 aparece una fecha, esto es un factor de
formato; más adelante veremos cómo se soluciona)
C2, digitar 3
D2, digitar 65000
Complete la factura ingresando los siguientes datos, como se muestra a continuación:

Guardar un archivo
Pulsar:
Ficha Archivo > Guardar Como, despliega la siguiente ventana...

Seleccionar Equipo > Examinar

1- Definir la ubicación del archivo (Unidad y carpeta, puede crear una carpeta haciendo clic
en el botón Nueva carpeta)
2- Nombre del archivo (es recomendable hacer uso de nombres mnemotécnicos), para el
ejemplo, escribir FACTURA
3- Definir el tipo de archivo bajo el cual lo desea guardar.
También se puede hacer uso del botón Guardar de la barra de acceso rápido o la
combinación de las teclas Ctrl+G
Guardar con protección
a) Pulsar en el botón Herramientas
b) Seleccionar Opciones generales

Contraseña de apertura: (no debe olvidarse), es la que permite abrir el archivo, es

opcional.
Contraseña de escritura: puede ser la misma de apertura o diferente. Es opcional. En
caso que esta contraseña se olvide, Excel permite abrir el archivo de solo lectura.
Una vez ingresado las contraseñas, pulsar el botón Aceptar.
Excel le lleva a otra ventana en donde se debe ingresar las contraseñas anteriores en el mismo
orden (Apertura y Escritura).
Terminado el proceso de contraseñas, el control pasa a la ventana inicial de guardar, proceder
a guardar el archivo.
Para quitar las contraseñas, se ingresa por esta misma opción de Herramientas,

En la ventana anterior, proceder a borrarlas y luego guardar el archivo para que tenga efecto
la supresión de las contraseñas.
Cálculos
Para el cálculo de Valor Total, la operación que vamos a hacer es multiplicar la cantidad por el
precio.
a) La Pulsar clic en la celda E2
b) Digitar el símbolo igual (=) y luego pulsar clic sobre la celda C2. Observe que Excel
automáticamente escribe sobre la celda E2, la dirección de la celda C2. Una vez allí pulsar
la tecla asterisco (*) la cual equivale a multiplicación. El cursor vuelve a la celda E2
c) Pulsar sobre la celda D2. Debe mostrar una presentación similar

d) Pulsar la tecla Enter.

e) Ubicar el cursor en la anterior celda de la fórmula (E2). Observar que en ella aparece el
valor 195000 (resultado de cantidad por precio), en la barra de fórmulas aparece la
estructura de la formula.
Para obtener el valor total de los demás artículos, podríamos hacer lo mismo en cada celda,
pero para ello haremos el uso del concepto de Copiar.

Observe que en la parte inferior de celda E2, aparece un pequeño punto. Ubicar el cursor sobre
él, cuando éste tome la forma de una pequeña cruz (), con clic sostenido arrastrarlo hasta la
última celda a copiar (E9).
Seleccionar celdas. Pulsar clic sobre la celda E3, cuando el cursor tome la forma de cruz
blanca (), con clic sostenido arrastre hasta la celda E9, debe dar una
presentación similar a la siguiente,

Pulsar la tecla Supr o Delete, para borrar los datos.

Volver a ubicar el cursor sobre la celda E2. Observe que en la parte inferior
de celda E2, aparece un pequeño punto. Ubicar el cursor sobre él, cuando
éste tome la forma de una pequeña cruz (), pulsar doble clic de forma
consecutiva.
Función Autosuma
a) Ubicar el cursor en la celda E10. En la ficha Inicio pulsar el botón ƩAutosuma (también se
encuentra en la ficha Fórmulas). Observar que automáticamente Excel marca el rango de
celdas hacia arriba y sobre la celda E10 aparece la función =SUMA(E2:E9),

Pulsar la tecla Enter. Ha sumado de forma consecutiva desde la celda E2 hasta la celda
E9.
b) Ubicar el cursor sobre la celda E11, pulsar nuevamente a función
ƩAutosuma, observar que el cursor se queda en la formula anterior.
Pulsar en la celda E2, luego teniendo sostenida la tecla Ctrl, pulsar en la
celda E9, muestra una imagen similar,

Pulsar la tecla Enter. Ha sumado la celda E2 y la celda E9. Teniendo la

tecla Ctrl sostenida permite seleccionar celdas alhazar.
c) Ubicar el cursor sobre la celda E12, pulsar nuevamente a función
ƩAutosuma. Pulsar en la celda E2 y con clic sostenido seleccionar las
celdas E2:E5, luego teniendo sostenida la tecla Ctrl, pulsar en la celda
E9, muestra una imagen similar,

Pulsar la tecla Enter. Ha sumado de forma consecutiva las celdas E2:E5 y la celda E9. Acá
se ha hecho uso de las formas: consecutivo y alterno.
Le recomiendo ver el material en video para saber cómo corregir y/o modificar fórmulas.

Asistente de funciones (Insertar función)

Ubicar el cursor en la celda E13, pulsar en el botón que aparece al lado izquierdo de la barra
de fórmulas (ƒx), también aparece en la ficha Fórmulas. Despliega la siguiente ventana,

1) Área en la cual permite escribir la función a buscar. Por ejemplo PROMEDIO, y luego
pulsar la tecla Enter o pulsar el botón Ir.
 2) Categoría de funciones, pulsar sobre la pestaña y seleccionar la categoría a la cual
pertenece la función. Por ejemplo, en la categoría Estadística, encontramos la función
PROMEDIO.
3) Área en la cual muestra las funciones según la categoría seleccionada. En esta área
podemos pulsar sobre la primera función y luego las primeras letras de la función. Por
ejemplo, pulsar sobre COEF.DE.CORREL y luego pulsar rápidamente las teclas PROM.
Encontrada la función PROMEDIO, pulsar el botón Aceptar o la tecla Enter.

Todas las funciones de Excel

mostraran un cuadro similar, en el
cual permite ingresar los parámetros
respectivos, una breve descripción
acerca de la función y de cada casilla
del parámetro, como también un
botón que le permite obtener ayuda y
ejemplos.
Para el ejemplo, con el cursor sobre
la primera casilla (Número1),
seleccionar las celdas de forma
consecutiva E2:E9. El parámetro Número2, no se utilizaría. Pulsar el botón Aceptar.
Recordar que un promedio es igual a la suma de los datos dividido en el número de datos.
Ubicar el cursor en la celda E14. Escribir la siguiente formula: =E10/8. Observar que es igual
al cálculo obtenido con la función PROMEDIO.