Sunteți pe pagina 1din 21

Universitatea Politehnica din Bucuresti

Facultatea Ingineria si Managementul Sistemelor


Tehnologice
Specializarea Ingineria si Managementul Calitatii

Proiect AQPS

S.C. Automobile Dacia S.A.

Profesor coordonator:
Dijmarescu Cristina

Student:
Tanasie Adrian
Grupa 632CB
1)Carateristicile unui produs(automobil):
-caracteristici tehnice: Puterea motorului,motorizare,Tip cutie de viteze,nivel de poluare,numar
de locuri,regim cuplu maxim,tip injectie,carburant,dimensiunile
-caraceristici economici: Pretul,consumul,cost al reviziilor si al reparatiilor,cost al pieselor de
schimb si al altor material de intretinere
-caracteristici psiho-senzoriale: culoarea,zgomotul in mers si stationare,forma,grad de confort
-disponibilitatea: fiabilitatea,mentenanta,service
2)Caracteristicile unui serviciu(hoteluri):
-accesibilitatea:disponibilitatea unui orar pentru prestari servicii cat mai mare
-fiabilitatea:
-curtuoazie:angajatii sa fie politicosi cu viitorii clienti
-pret:sa fie accesibil,crearea unor oferte de minivacanta atractive
-timp de raspuns:sa fie cat mai scurt
-capacitatea de raspuns:angajatii sa stie cum sa raspunda si ce sa raspunda
-competenta:atat a angajatilor cat si a managerului general
-securitatea:sa ofere garantii si sa aibe oameni sau firma de securitate pentru a elimina furturile
-intelegerea si cunoasterea clientului
3)Organigrama Institutionala

ORGANIGRAMA S.C. Automobile Dacia S.A


Prezenatrea firmei
Constructia Uzinei de Autoturisme Pitesti a inceput in 1966, la Colibasi, judetul Arges. Dupa ce in anul
1968, se semneaza un contract de licenta intre statul roman si Renault se incepe procesuld e fabricare al
modelului Dacia 1100, urmat de Dacia 1300 in anul 1969. In perioada care a urmat, Dacia a dezvoltat o gama
larga de modele care cuprindea mai multe tipuri de vehicule de persoane siutilitare.
Dupa 1978, Dacia a continuat autonom productia de autoturisme derivate din gama Renault12, reusind
ca in 1995 sa lanseze primul autoturism de conceptie 100% romaneasca.
In 1998,intreprinderea a obtinut Certificatul de atestare a Implementarii Sistemului CalitatiiISO 9001
si a inregistrat recordul de productie (106.000 unitati).
In iunie 1999 se semneaza contractul de privatizare al societatii Dacia si aceasta devine omarca a
Grupului Renault, avand ca principala misiune sustinerea dezvoltarii grupului pe pieteleemergente.
Un an mai tarziu are loc lansarea modelului Dacia SuperNova, reprezentand primaconcretizare a
colaborarii franco-romane, un autoturism echipat cu motor si cutie de viteze Renault.
Obiectivele pe termen lung ale colaborarii dintre Renault si Dacia au fost:-producerea unui vehicul
nou destinat pietelor emergente,-marirea productivitatii,
-producerea de automobile de calitate Renault la preturi scazute.
Renault a investit peste 600 milioane de euro in echipamentele de productie ale uzinei Dacia de la
Pitesti , care astazi respecta cele mai inalte standarde ale uzinelor din cadrul grupului Renault.
Obiectivul grupului Renault este de a transforma Dacia intr-o marca recunoscuta pe planinternational
pentru modernitatea si accesibilitatea produselor sale, Logan fiind prima etapa inconstruirea unei game
complete.
In noiembrie 2002 este lansata gama de vehicule utilitare echipata cu motor diesel Renault.
In aprilie 2003 are loc lansarea modelului Dacia Solenza.In 2004 are loc lansarea modelului Dacia
Logan. In 2005 este inaugurat Centrul de ExportCKD (ILN). Datorita modelului Logan, Dacia isi depaseste in
2005 toate recordurile sale anterioare de productie (172.000 de unitati) si vanzari (164.000 de unitati).
In 2010,Dacia isi propune sa patrunde pe pietele europene cu modelul Duster, un model 4X4 robust,
fiabil si usor de intretinut, destinat clientilor care au nevoie in utilizarea cotidiana de unvehicul cu capacitati de
teren reale. Dacia Duster este fabricat in uzina din Mioveni. Incepand din primavara anului 2010, el va
fi vandut in cele doua versiuni, 4X2 si 4X4, in Europa, in Turcia si intarile din Nordul Africii
(Maghreb).
4)DECLARATIA DE POLITICA IN DOMENIUL CALITATII
Compania S.C. Automobile Dacia S.A. a stabilit, documentat si implementat un sistem de
management al calitatii pe care il mentine si il imbunatateste continuu in conformitate cu
cerintele standardului ISO 9001:2001. Implementarea SMC in cadrul organizatiei S.C.
Automobile Dacia S.A. a constituit o decizie strategica a firmei, la baza careia se regasesc:

• cerintele explicite si implicite ale clientilor;


• obiectivele strategice;
• produsele furnizate;
• procesele utilizate.

Procesele identificate in cadrul organizatiei S.C. Automobile Dacia S.A.sunt prezentate


sub forma de harta proceselor. SMC este construit avand la baza modelul „Abordare axata pe
proces” reprezentat conceptual prin procese (activitati) independente, care influenteaza calitatea
in diferite etape. Directorul general administreaza aceste procese in conformitate cu cerintele
standardului ISO 9001:2001 in asa fel incat operarea cat si controlul acestor procese sa fie
eficace.
Pentru analiza proceselor si a rezultatelor obtinute precum si pentru imbunatatirea
continua a activitatii directorul general utilizeaza metode adecvate, cum ar fi:

 autoevaluare (audituri interne, autocontrol, etc.);


 analiza efectuata de management.
Procesul de imbunatatire continua a SMC din cadrul organizatiei S.C. Automobile Dacia
S.A. implica:

- evaluarea situatiei existente;


- selectarea zonei de imbunatatit;
- identificarea problemei aparute in proces;
- analiza cauzelor aparitiei problemei;
- adoptarea de actiuni corective sau preventive;
- evaluarea proceselor in urma aplicarii actiunii corective si preventive.
Am numit Director tehnic-calitate pe domunul Santiago Sanchez Galvan.
Am delegat directorului tehnic-calitate autoritatea si responsabilitatea pentru a asigura
implementarea si mentinerea SMC descris in MC SI SMC si raportarea directorului general date
despre functionarea SMC care vor sta la baza analizelor efectuate de management si vor sevi ca
baza pentru imbunatatirea continua a MC si SMC
Directorul general are intreaga responsabilitate si autoritate pentru a asigura aplicarea
prevederilor MC si SMC, pentru aprobarea tuturor modificarilor si solutionarea problemelor
divergente care apar.

Director general: Nicolas Maure


5)HARTA PROCESELOR

PROCESE DE BAZA

PROCESE DE REALIZARE A PRODUSULUI

Pregatirea
Alegerea sculelor si Control
materialului in Audit intern
utilajelor neconformităţi
vederea prelucrarii

Stabilirea numarului Ambalarea si


Executia propriu-
de succesiuni ale trimiterea catre
zisa
operatiilor beneficiar

SATISFACTIE CLIENT
CERINTE CLIENT

PROCESE SUPORT

Control
Control docum Manipulare
Controlul DMM infrastr.şi
şi înregistrări depozitare
mediul de lucru

Aprovizionare Instruire Contractare Comunicare

PROCESE DE MANAGEMENT

Stabilire Analiza
Stabilire
politica si Planificare efectuata de
cerinte clienti
obiective management

Resurse Resurse
Resuse umane
financiare materiale
6)Intocmirea unei fise de proces

Fisa de identitate a procesului de fabricare a piesei „bucsa”

7)Intocmirea unei proceduri de lucru pentru operatia de prelucrare

Strunjire

1. SCOP

Procedura are drept scop stabilirea proceselor de executie, de control si indicare a


mijloacelor de prelucrare a pieselor.

2. DOMENIU

Procedura se aplica la obtinerea pieselor prin strunjire.

3. DOCUMENTE DE REFERINTA

Referentialul SR EN ISO 9000:2006

Sisteme de Management al Calitatii –Principii fundamentale si vocabular.

Manualul calitatii, cod: MC – 01.

SR EN ISO 9001:2008 Sisteme de management al calitatii. Cerinte.

SR EN ISO 9000 :2006 - Sisteme de management al calitatii. Principii. fundamentale si


vocabular.

4. DEFINITII SI PRESCURTARI

4.1. Definitii
Strungurile - masini unelte care prelucreaza, prin aschiere, suprafetele corpurilor de
rotatie. La acestea, se mai adauga, uneori si suprafetele elicoidale, plane si chiar poligonale.
Miscarea principala, de rotatie, este efectuata de piesa, iar miscarea secundara (de
avans,rectilinie) este efectuata de cutit.

Cutitul - una dintre cele mai simple si mat raspandite scule aschietoare de metale.Din
punct de vedere constructiv, cutitul consta dintr-un cap, adica partea activa a cutitului si corpul
sau tija, care serveste la fixarea cutitului in portcutitul masinii-unelte.

Capul cutitului are urmatoarele elemente :

1) fata de degajare

2) fetele de asezare

3) taisurile

4) varful cutitului

Fata de degajare - suprafata cutitului pe care aluneca aschiile.

Fete de asezare - se numesc suprafetele indreptate spre obiectul care se aschiaza. Sunt
doua fete de asezare : principala si secundara.

Mecanismele de transmisie - fac legatura dintre motoarele electrice si subansamblele


principale care dau miscarile principale, secundare si auxiliare. Aceste mecanisme sunt grupate
in cutiile de viteza, de vansuri si filete, in cutia caruciorului.

Mecanismele de comanda - sunt formate din angrenaje si sunt actionate cu


manivele,leviere, manete.

Cutia de viteze - asigura arborelui principal, pe care este montat dispozitivul de fixare a
semifabricatului, treptele de turatie, in limitele 16÷1600 rot/min.

- ap-adancimea de aschiere.
- f-avansul la strunjire.
- kr-unghiul de atac principal.

Restul definitiilor sunt conforme cu SR EN ISO 9000:2001.

4.2. Prescurtari
- PC – procedura conexa
- IL – instructiune de lucru
- MSC – Manualul Sistemului de Management al Calitatii
- RMC – Reprezentantul Managementului Calitatii

5. RESPONSABILITATI

Directorul tehnic verifica documentatia tehnica de executie si dispune sefului


compartimentului productie-urmarire emiterea comenzii de executie catre santier Directorul
productie verifica documentatia si repartizeaza comanda santierului.,raspunzand de buna
organizare a procesului de productie.

Responsabil cu controlul calitatii ( responsabil CQ ) urmareste aplicarea intocmai a


prezentei proceduri, a proiectelor de executie si reglementarilor tehnice in vigoare si intocmirea
corecta a inregistrarilor calitatii. Seful de santier primeste si verifica comanda de executie,
documentatia de executie si instructiunile specifice de lucru,pe care le transmite inginerului sef
santier, totodata raspunzand si de buna organizare a procesului de productie, de existenta si buna
functionare a utilajelor si sculelor, de asigurarea instalatiilor de forta si iluminat.

Conducatorul punctului de lucru:

- raspunde direct si nemijlocit de cantitatea si calitatea lucrarilor realizate subconducerea


sa si de respectarea termenelor impuse.

- raspunde de instruirea tehnica a sefilor de echipa si a personalului muncitor de


respectarea in executia lucrarilor a prevederilor documentatiei de executie, prezentei proceduri ,
instructiunilor de lucru, reglementarilor tehnice in vigoare.

- nu incepe executia lucrarilor decat daca este in posesia comenzii de executie- raspunde
de utilizarea numai de personal cu calificarea si pregatirea tehnica necesara realizarii lucrarilor.

- se ingrijeste de asigurarea mijloacelor de productie necesare desfasurarii normale


aactivitatii de productie precum si de utilizarea lor judicioasa.

- raspunde de folosirea in realizarea lucrarilor numai a materialelor care


corespundcerintelor de calitate conform documentatiei de executie si numai dupa ce acestea au
fost receptionate.

-controleaza direct calitatea executiei si semneaza documentele de certificare a calitatii


lucrarilor realizate.
6. DERULAREA ACTIVITATII

6.1. Prevederi generale

6.2. Tehnologia strunjirii

Strunjirea unei piese dintr-un semifabricat necesita urmatoarele operatii:

- reglarea strungului pentru obtinerea regimului de lucru optim, adica stabilirea turatiei n,
avansului s si adancimii de taiere t.

- fixarea cutitului ales corespunzator lucrarii care se executa.

- fixarea semifabricatului in strung.

- strunjirea propriu-zisa si controlul piesei.

Prezentarea partilor componente, a mecanismelor si a schemelor cinematice la strunguri


SNA 500x100. Strungurile au trei miscari: miscarea principala (de rotatie), secundara
(deavans,rectilinie)si auxiliara. Miscarile se realizeaza cu ajutorul mecanismelor de actionare, de
transmisie, de comanda si pentru accesorii.

Actionarea strungurilor moderne se face individual cu motoare electrice comandate prin


butoane de la panou.

Mecanismele de transimie fac legatura dintre motoarele electrice si sub ansamblele


principale care dau miscarile principale, secundare si auxiliare.

Aceste mecanisme sunt grupate in cutiile de viteza, de vansuri si filete, in cutia caruciorului etc.
Mecanismele de comanda sunt formate din angrenaje si sunt actionate cu manivele, leviere,
manete etc.

Accesoriile cuprind instalatiile si dipozitivele auxiliare care pot fi fixe (instalatii de


ungere, racier, iluminat) sau detasabile (dispozitive de fixare a pieselor sausculelor).Toate aceste
mecanisme sunt montate pe un batiu solid.

Cunoasterea constructiei, functionarii si manevrarii strungurilor se poate face usor


folosind schemele cinematice de ansamblu. Aceste scheme prezinta prin semen conventionale
lantul cinematic ce se realizeaza intre mecanismele principale , secundare,auxiliare. Schemele
cinematice se amplaseaza in contorul masinii pentru a fi interpretate mai usor.

8)Intocmirea unui procedeu de lucru pentru o operatie de tip sistem

1. LISTA RESPONSABILILOR CU ELABORAREA, VERIFICAREA


SI APROBAREA EDITIEI SAU, DUPA CAZ, A REVIZIEI IN CADRUL EDITIEI
PROCEDURII OPERATIONALE

Elemente privind
Nr. Numele şi
responsabilii / Funcţia Data Semnătura
crt. prenumele
operaţiunea
0 1 2 3 4 5
1.1. Elaborat
1.2. Verificat
1.3 Aprobat

2. SITUATIA EDITIILOR SI A REVIZIILOR IN CADRUL EDITIILOR


PROCEDURII OPERATIONALE
Nr. Ediţia sau, după Componenta Modalitatea Data de la care se aplică prevederile

caz, revizia în

crt. revizuită reviziei ediţiei sau reviziei ediţiei

cadrul ediţiei

0 1 2 3 4

2.1. Ediţia I x x
PS/12.12.2009 Procedura Elaborare 01.01.2010
completă ediţia 2







2.n. …

3. LISTA CUPRINZAND PERSOANELE LA CARE SE


DIFUZEAZA EDITIA SAU, DUPA CAZ, REVIZIA DIN CADRUL
EDITIEI PROCEDURII OERATIONALE
Scopul Exemp Compartim Funcţia Nume şi Data Semnătură
Nr.
difuzării lar nr. ent prenume primiri
crt.
i
0 1 2 3 4 5 6 7
3.1. Aplicare
3.2. Evidenţă
Arhivare
3.4. Coordonare
3.5. Informare

4. SCOPUL PROCEDURII OPERATIONALE

Descrierea procesului prin care se asigura tinerea sub control a documentelor, astfel
incat fiecare angajat sa aiba acces prompt la informatiile care sunt necesare
satisfacerii conditiilor specificate pentru activitatea pe care o desfasoara si pentru
rezultatul acesteia.

5.DOMENIUL DE APLICARE A PROCEDURII OPERATIONALE

• Procedura se refera la documentele precizate la punctul 5.2 (prezentate detaliat


in Tabelul 1 din MC-01) indiferent de provenienta – interna sau externa- si de
suport - fizic sau electronic - utilizate in activitatile desfasurate in cadrul
UATH.
• Sistemul prevede mentinerea sub control a documentelor in toate etapele:
stabilire necesar, initiere, elaborare, analizare, identificare, redactare, verificare,
avizare, aprobare, inregistrare, emitere, difuzare, modificare si avizare
modificari, arhivare, retragere, respectiv procurare (pentru cele din exterior).
• Controlul documentelor se refera atat la documentele originale cat si la copiile
acestora.

6. DOCUMENTE DE REFERINTA (REGLEMENTARI) APLICABILE


ACTIVITATII PROCEDURATE

6.1. Legislatia primara


- Ordonanta de urgenta nr. 75/2005 privind asigurarea calitatii educatiei;
- Legea invatamantului nr. 84/1995 cu modificarile si completarile ulterioare,
republicata in anul 1999;;
- Legea nr. 128/1999 privind statutul personalului didactic;
- Legea nr. 87 din 10.04.2006 pentru aprobarea Ordonantei de Urgenta a Guvernului
nr. 75/2005 privind asigurarea calitatii educatiei;
- H.G. privind organizarea studiilor universitare de licenta;
- H.G. privind organizarea si desfasurarea studiilor universitare de masterat;
- Standardele ARACIS privind evaluarea academica;
- Metodologia de evaluare externa, standardele de referinta si lista indicatorilor de
performanta a ARACIS;
- Ghidul activitatilor de evaluare a calitatii programelor de studii universitare si a
institutiilor de invatamant superior;
- Carta universitatii.

DOCUMENTE DE REFERINTA
Manualul Calitatii UATH
Procedura PS 8.3-01 Controlul produsului
neconform Procedura PS 8.2-01 Auditul
intern al SMQ Procedura PO 7.6-01 Controlul
aparatelor de laborator Procedura PS 4.2-02
Controlul inregistrarilor Procedura PS 8.5-01
Actiuni corective

6.2. Legislatia secundara


- Manualul Calitatii – MC
- Standarde si recomandari ENQA (European Association for Quality Assurance
in Higher Education);
- SR EN ISO 9001:2008 – Sisteme de management al calitatii
- SR EN ISO 9001:2001 – Sisteme DE management al calitatii
- SR ISO 8402 /1995 – Managementul calitatii si asigurarea calitatii – Vocabular
- ISO 9001:2000

7. DEFINITII SI ABREVIERI ALE TERMENILOR UTILIZATI IN


PROCEDURA
OPERATIONALA

7.1. Definitii ale termenilor


Nr. Termenul Definitia si/sau,daca este cazul,actul care defineste termenul
Crt

1 Auditul Examinare sistematica si independenta in scopul de a determina


calitatii daca activitatile referitoare la calitate si rezultatele aferente satisfac
dispozitiile prestabilite,precum si daca aceste dispozitii sunt
iplementate efectiv si sunt corespunzatoare pentru realizarea
obiectivelor.

2 Auditor Persoana califiata pentru efectuarea auditurilor calitatii

Auditor sef Un auditor al calitatii desemnat sa conduca un audit al calitatii

Neconformitat Nesatisfacerea a unei conditii specificate


e

7.2. Abrevieri ale termenilor

8. DESCRIEREA PROCEDURII OPERATIONALE

8.1. Generalitati

Se descrie modul de tinerea sub control a documentelor, astfel incat fiecare angajat
sa aiba acces prompt la informatiile care sunt necesare satisfacerii conditiilor specificate
pentru activitatea pe care o desfasoara .
8.2.Documente utilizate
Documente interne
- Hotararea Senatului privind politica si obiectivele
calitatii; - Manualul Calitatii;
- Instructiunile de
lucru; - Inregistrarile;
Documente externe
- documente privind cadrul general de desfasurare a activitatii in invatamantul
superior: Legi, Hotatari de guvern, Ordonante, Ordonante de urgenta, Ordine
ale Ministerului Educatiei si Cercetarii;
- instructiuni si reglementari nationale si internationale aplicabile;

8.3.Resurse necesare

8.3.1. Resurse materiale


- program legislativ actualizat;
- computere, laptopuri;
- acces Internet, Intranet;
- abonamente pt. site-uri (de exemplu site-ul IIA)
- abonamente la diferite publicatii de specialitate
- birotica + consumabile

8.3.2. Resurse umane


Personalul implicat in cadrul procesului are competenta necesara din punct de
vedere al studiilor, al instruirii, al abilitatilor si al experientei.
Procesul de planificare, instruire si perfectionare, testare si certificare a achizitiei
de cunostinte si formarea de deprinderi pentru implementarea sistemului de management
al calitatii conform standardelor de referinta este reglementat si realizat urmarind
realizarea obiectivelor calitatii.

8.3.3. Resurse financiare


Prevederile bugetare ale sumelor necesare privind cheltuielilor de functionare
(materiale consumabile, intretinerea logisticii, cheltuielile aferente drepturilor
personalului direct implicat).

8.4. Modul de lucru - derularea operatiunilor si actiunilor activitatii

Controlul documentelor
Procedura defineste controlul necesar pentru:
• stabilirea necesarului de documente de sistem si initierea elaborarii lor;
• elaborarea, codificarea, analizarea si verificarea documentelor inainte de
emitere;
• aprobarea si emiterea documentelor;
• multiplicarea, difuzarea si retragerea documentelor;
• asigurarea ca sunt identificate modificarile si stadiul revizuirii curente a
acestora;
• asigurarea ca versiunile relevante ale documentelor aplicabile sunt disponibile
la punctele de utilizare;
• asigurarea ca documentele raman lizibile si identificabile cu usurinta;
• asigurarea ca documentele de provenienta interna/externa sunt identificabile
iar distributia lor este controlata;
• prevenirea utilizarii neintentionate si aplicarii neadecvate a documentelor
perimate pastrate indiferent in ce scop.

Precizarea documentelor tinute sub control


Documentele folosite/rezultate in/din activitatile din UATH sunt:
1. Documente interne, sunt cele pentru care autoritatea de elaborare, verificare,
aprobare, difuzare, modificare, revine in totalitate UATH. In aceasta categorie intra
cele de sistem, cele operationale si altele care nu se inscriu in cele doua subcategorii.
Documentele de sistem cuprind:
a) Manualul de management al calitatii - MC care descrie SMQ implementat in
UATH;
b) Declaratia angajament a managementului referitoare la calitate, mediu si
obiectivele calitatii (cuprinsa in cap.2 al MC);
c)6 (sase) proceduri de sistem (conform cerintelor standardului de referinta – SR EN
ISO 9001:2001) care prezinta modul cum se asigura managementul calitatii;
d) procedurile operationale care prezinta modul cum se desfasoara si tin sub control
procesul de asigurare a resurselor, procesul didactic, procesele suport, procesul de
masurare, analiza si imbunatatire si procesul general de management al calitatii;
e)instructiunile de lucru care cuprind o serie de aspecte si activitati ce nu pot fi
detaliate in proceduri;
f) formularele care reprezinta documente interne tipizate si folosite in activitatile
curente de managementul calitatii. Prin utilizarea lor se asigura o uniformizare a
activitatilor similare desfasurate in compartimentele UATH, inclusiv in domeniul
inregistrarilor cerute de SR EN ISO 9001;
g) inregistrarile referitoare la calitate si notele MQ referitoare la aplicare SMQ.
h) parti scrise (memorii, devize, caiete de sarcini etc.)
Alte documente interne (administrative, de plan, comerciale, financiar-contabile
etc.): decizii; scrisori si altele similare transmise; contracte si carti de munca, fise de
post; rapoarte, bilanturi si altele similare cerute de autoritatile in domeniu.
2. Documente externe sunt cele pentru care responsabilitatea de elaborare, aprobare, si
actualizare revine in totalitate unor autoritati si organisme externe; clientilor si/sau
colaboratorilor (furnizorilor). In aceasta categorie intra cele de reglementare,
documentatii tehnico-economice de specialitate si altele diferite de acestea, de
provenienta externa.
Documentele externe de reglementare utilizate in UDJ:
a) legi, hotarari de guvern si ordonante aplicabile domeniului de activitate;
b) ordine ale ministerelor si ale unor autoritati din tara (ex. MEC, ARACIS etc.);
c)prescriptii, regulamente, normative, de factura tehnica, economica, comercial
administrativa aplicabile in activitatea UATH;
d) standarde.
Documenta tii tehnico-economice de specialitate: carti tehnice si economice, reviste,
prospecte, specificatii s.a.m.d. similare.
Alte documentatii de provenienta externa:
a) documentati de firma (statut, certificat de inregistrare, autorizatii de functionare);
b) autorizatii, certificate, acreditari si altele similare;
c)cereri de oferta, scrisori, fax-uri, e-mail-uri sosite din exterior;
d) contracte, facturi, chitante etc.

Stabilirea necesarului de documente si initierea elaborarii lor

1. Necesarul de documente privind SMQ este stabilit de responsabilul cu managementul


calitatii pe UATH impreuna cu sefii de compartimente care, in urma unei reuniuni,
vor initia elaborarea / imbunatatirea documentelor.

Listele procedurilor / documentelor de sistem in vigoare sunt continute in MC,


tabelul 1 si in anexele procedurilor.
2. Necesarul de documente (indiferent de provenienta) privind activitatea propriu-zisa de
elaborare a lucrarilor de CS.DT.P.C. este stabilit astfel:
a) pentru reglementari si documentatii tehnice de specialitate de catre sefii de catedre /
departamente (pe baza informatiilor de la autoritatile de reglementare);
b) pentru soft autorizat, (utilizat in procesul didactic si /sau pentru proiectare / cercetare)
de catre sefii de catedre / departamente, toate fiind aprobate de catre Biroul
Senatului UATH.
Necesarul de autorizatii, acreditari, certificari etc. este stabilit de sefii de catedra /
departamente, pe baza reglementarilor in vigoare, dupa obtinerea aprobarii de la
Biroul Senatului UATH.

3. Necesarul si dupa caz, initierea de alte documentatii este stabilit de departamentele


implicate (care utilizeaza astfel de documente).

Elaborarea, analiza si verificarea documentelor


1. Documentele de sistem sunt elaborate, conform procedurii PO 4.2-01, sunt insusite,
analizate, verificate si apoi supuse aprobarii.
Analiza si verificarea documentelor se face de elaborator si compartimentul CEAC
si urmareste: eliminarea neconcordantelor si disfunctionalitatilor fata de celelalte
documente, completitudinea documentului, distribuirea responsabilitatilor, existenta
semnaturilor autorizate, existenta elementelor de identificare si regasire a
documentului, elaboratorului si destinatarului, eliminarea eventualelor greseli de
redactare si tehnoredactare. Documentele finale de sistem sunt semnate atat de
elaborator (intocmitor sau coordonator echipa), de catre verificator si apoi sunt
supuse aprobarii.
2. Alte documente (scrisori si similare, decizii, referate si cele administrativ-
financiar-contabile) sunt elaborate / intocmite de compartimentele implicate.

Identificarea documentelor
Identificarea documentelor se face prin atribuirea de coduri specifice tipului de
document in conformitate cu procedura operationala PO 4.2-01.

Documentele de provenienta interna


1. Pentru documentele sistemului caliatii codificarea se face de catre CEAC; se
realizeaza, in principiu, printr-un cod care asigura asocierea fiecarui document cu
pozitia din listele cuprinse in MC. Codul documentului este alcatuit dintr-un grup de
litere (care semnifica tipul documentului) si un numar (care semnifica corespondenta
cu unul din capitolele MC).
2. Pentru alte documente, codificarea se face de personalul implicat.

Documentele de provenienta externa pastreaza codificarea originara la care se adauga:


a) pentru documentele tehnice de specialitate numarul de inregistrare propriu atribuit la
intrarea in Universitate, conform registrului unic de intrari - iesiri. In aceasta
categorie intra si documentele insotitoare a produselor/ serviciilor livrate de diversi
furnizori (ex.: certificat de calitate, certificat de garantie, cartea tehnica a utilajului /
instalatiei, cataloage de produse si echipamente asociate);

b) pentru documentele de reglementare (procurate de la organele emitente) - numere de


identificare / inregistrare adecvate acordate de Registratura UATH;
Aprobarea si emiterea documentelor
1. Aprobarea documentelor de SMQ se face de sef compartiment MQ si de Rector. Data
aprobarii ce se inscrie pe document, se stabiles te de catre seful compartimentului
MQ si va reprezenta si data intrarii in vigoare (data emiterii).
2. Aprobarea achizitiei de documentatii (reglementari, standarde, norme sau altele) se
face de catre Rector, pe baza unui referat de necesitate intocmit de dempartamentul
utilizator.

Difuzarea si arhivarea documentelor


1. Se vor difuza numai documente aprobate.
2. Toate documentele de sistem se difuzeaza spre compartimente sub controlul
responsabilului CEAC, pe baza de lista de difuzare distincta (formular cod UATH F
4.2-01-A2) sau cuprinsa in cadrul documentului.
Multiplicarea si difuzarea unor documente de sistem (proceduri si instructiuni – pentru
utilizare in interior care trebuie sa fie tinute sub control) se va face numai cu
aprobarea sefului CEAC.
3. Multiplicarea pentru difuzarea spre exterior (catre autoritati) a unor documente de
sistem,
(MC, Proceduri / Instructiuni de lucru) se face numai de responsabilul MQ si numai
cu aprobarea sefului CEAC pentru a asigura cunoasterea exacta a punctelor de
difuzare si utilizare ale fiecarui document.
4. Copiile ale caror destinatari nu sunt inclusi in listele de difuzare si pentru care
elaboratorul nu-si asuma responsabilitatea mentinerii acestora la zi, avand numai
caracter informativ, sunt in mod clar identificate in acest sens (“Copie informativa. Nu
se actualizeaza” )
5. In cazul documentelor de reglementare, intocmirea listei de difuzare, multiplicarea
respectiv difuzarea se face de catre CEAC, eventual dupa consultarea conducerii
universitatii. Compartimentul care le primeste le va inregistra in Registrul de evidenta
a documentelor.
6. Diverse documentatii specifice unor anumite activitati (procurate fie direct de
catre UDJ, fie prin intermediul celeilalte parti contractante) se pastreaza functie de
specific, in cadrul bibliotecii tehnice si/sau arhivei UATH sau pot intra in baza de date
a compartimentelor respective, dar numai dupa codificare si inregistrare adecvata.
7. Alte documente interne (precizate la pct. 5.2.1) se difuzeaza de catre compartimentul
elaborator (utilizatorul semnand pentru primire) si se arhiveaza de catre fiecare
utilizator.

Controlul stadiului reviziilor in vigoare


1. Pentru a asigura prevenirea utilizarii de documente interne ale sistemului calitatii
nevalabile si/sau perimate, seful CEAC elaboreaza si actualizeaza periodic (la revizia
documentatiei) lista documentelor de SMQ in vigoare, care precizeaza editia si revizia
in vigoare pentru fiecare in parte.
2. Pentru celelalte documente interne, necesare activitatii didactice sau administrative din
UATH, responsabilitatea tinerii sub control a stadiului reviziilor in vigoare revine
elaboratorilor acestor documente.

Controlul utilizarii si retragerii documentelor


1. Fiecare utilizator de documente are responsabilitatea de a se asigura ca:
a) se afla in posesia tuturor documentelor care ii sunt necesare pentru satisfacerea
conditiilor privind calitatea activitatii sale si a rezultatelor acesteia;
b) documentele pe care le utilizeaza sunt in editia/revizia in vigoare, conform listei
documentelor in vigoare;
c) documentele perimate pastrate in scopuri juridice sau pentru conservarea
cunostintelor sunt identificate ca atare, prin mentionarea acestui caracter pe coperta
dosarului respectiv (Informativ ).
d) Fiecare elaborator are responsabilitatea de a anula (prin inscrisul “ANULAT” ),
retrage si eventual distruge documentele care isi pierd valabilitatea. Pentru cele care
nu se mai afla in UATH se vor transmite solicitari scrise in acest sens.
Modificarea (revizia) documentelor
Modificarea (revizia) documentelor de sistem (SMQ)
1. Modificarile (reviziile) pot fi generate de schimbari ale standardului de referinta,
schimbari de organizare, actiuni corective/preventive rezultate din auditurile calitatii
sau din analize efectuate de management etc.
2. Modificarile (reviziile) sunt concepute, de regula, de catre elaboratorul documentului,
apoi sunt analizate si aprobate de catre seful ierarhic al acestuia.
Orice modificare a unui document atrage dupa sine indepartarea din editie a paginilor
modificate, inlocuirea cu cele noi, cresterea numarului reviziei.
Responsabilitatea inserarii paginilor modificate revine elaboratorului. Paginile
inlocuite de catre destinatar vor fi distruse sau returnate emitentului cu marcajul
“ANULAT”.
In cazul in care un document devine in intregime neaplicabil, elaboratorul are
obligatia retragerii tuturor copiilor difuzate conform listei de difuzare.
3. Modificarea se face prin adaugare sau reeditare. Dupa maxim 6 (sase) modificari
documentul se reediteaza integral.
4. Pentru cazurile in care modificarile unui document sunt efectuate de catre
elaborator direct pe copiile detinute de utilizator, aceste modificari vor fi certificate de
catre elaborator prin semnatura si/sau stampila si vor fi datate.
5. In vederea conceperii/analizei/aprobarii modificarii, elaboratorul/persoana care
analizeaza-aproba are acces la informatiile necesare cum ar fi: rapoarte de analiza
contractului, rapoarte de audit, rapoarte de actiuni corective/ preventive, rapoarte ale
analizei efectuate de management.
Modificarile se inregistreaza in Fisa de evidenta a reviziilor asociata documentului in
cauza.
Modificarile fata de versiunea anterioara se marcheaza pe documentele de SMQ, pentru o
identificare usoara, cu o sageata cu numarul reviziei in interior in dreptul textului
modificat, in partea stanga a paginii ( ex. 2 =revizia a doua ).
Modificarea (revizia) celorlalte documente

Modificarea (revizia) documentelor administrative se consemneaza pe fiecare pagina


care suporta modificarea sau numai pe prima/ultima pagina prin inscrierea textului
rev. ... din data ...
Inlocuieste rev. .. din data ... (inclusiv pe formatele electronice).

Controlul documentelor pe suport electronic


Documentele SMQ pe suport informatic se tin sub control prin limitarea accesului
neautorizat (utilizatorii avand acces numai la citirea documentelor – fara posibilitati
de modificare si listare, acestea revenind exclusiv compartimentului MQ). Pentru
siguranta sunt trecute si pe CD-uri.

9. RESPONSABILITATI
Acestea sunt explicitate sintetic (pe fiecare tip de document, faza si functie).