Sunteți pe pagina 1din 2

Clasa 9c p

STRUCTURA DOCUMENTELOR

Conţinutul documentelor contabile variază în funcţie de caracterul operaţiilor


consemnate, concretizat în anumite elemente obligatorii, care trebuie să asigure
reflectarea clară şi completă a operaţiilor economice pentru care se întocmesc.
Dintre aceste elemente, unele sunt comune tuturor categoriilor de documente
economice, iar altele sunt specifice anumitor documente.
Elementele comune se referă la:
 denumirea documentului;
 denumirea unităţii emitente şi adresa sau compartimentul şi sectorul,
după caz, care a întocmit documentul;
 numărul şi data documentului;
 părţile participante la efectuarea operaţiei economice consemnată în
document;
 conţinutul operaţiei economice reflectată în document şi justificarea
efectuării ei;
 datele cantitative şi/sau valorice aferente operaţiei economice efectuate;
 semnăturile persoanelor participante la efectuarea operaţiilor economice
consemnate în document, a celor care au întocmit şi a persoanelor care
răspund pentru executarea, conţinutul, legalitatea, oportunitatea,
necesitatea şi realitatea operaţiei economice respective;
 alte elemente menite să asigure consemnarea completă a operaţiilor în
documentele justificative.

Elementele specifice, diferă de la o categorie de documente la alta şi asigură


detalierea operaţiei consemnate ele având un rol completativ. De exemplu, factura
conţine elemente specifice referitoare la comandă, contract, aviz de însoţire,
document de transport, conturile de la băncile părţilor etc.
Documentul se caracterizează nu numai prin totalitatea elementelor, ci şi
prin fiecare din acestea separat, adică caracteristica fiecărui element distinct este în
acelaşi timp şi caracteristica documentului primar, în care acesta se conţine.
În funcţie de natura operaţiunii economice şi destinaţia documentelor,
elementele acestora pot să difere, însă unele elemente sunt obligatorii. Astfel, art.19
al Legii contabilităţii prevede că, documentele primare întocmite vor conţine
următoarele elemente obligatorii:
 denumirea şi numărul documentului;
 data întocmirii documentului;

 denumirea, adresa, codul fiscal al entităţii în numele căreia este întocmit


documentul;
 denumirea, adresa, codul fiscal al destinatarului documentului, iar
pentru persoanele fizice - codul personal;
 conţinutul faptelor economice;
 etaloanele cantitative şi valorice în care sînt exprimate faptele
economice;
 funcţia, numele, prenumele şi semnătura, inclusiv digitală, a persoanelor
responsabile de efectuarea şi înregistrarea faptelor economice.

Denumirea documentului (de exemplu, dispoziţie de casă, ordin de plată,


factura etc.) îi atribuie acestuia o forţă probantă şi indică caracterul operaţiunii
economice reflectate.
Data întocmirii documentului are o însemnătate de control şi
informaţională, întrucât operaţiunile numeroase care sunt omogene după conţinut şi
sens se repetă. Pentru prevenirea utilizării repetate a documentelor acestea trebuie
delimitate în timp.
Denumirea entităţii şi locul întocmirii documentului au o importanţă
informaţională pentru documentele contabile expediate (transmise) altui agent
economic. Acest element asigură justificarea documentelor interne. De exemplu, la
livrarea produselor finite de la depozitul entităţii „Progres”, elementul specificat
permite reflectarea în contabilitate a creanţelor pe termen scurt apărute la entitatea
în cauză.
Conţinutul faptelor economice permite a determina corect conturile
contabile în care trebuie să fie reflectate datele corespunzătoare.
Expresia valorică şi cantitativă a operaţiunii economice se reflectă
conform principiului de înregistrare a datelor exprimate în indici şi indicatori care
diferenţiază acest fapt şi obţinute prin intermediul urmăririi (controlului).
Funcţia şi numele persoanelor responsabile de executarea operaţiunii
economice respective reprezintă informaţia privind persoanele fizice care au
contribuit la efectuarea operaţiunii, determină răspunderea materială, certifică
autorizaţia la dreptul efectuării operaţiunii economice.
Identificarea persoanelor care au efectuat operaţiunea economică este
asigurată prin semnătura lor proprie în document. Aceasta stabileşte
responsabilitatea personală pentru veridicitatea informaţiei indicate în document,
justifică efectuarea operaţiunii, precum şi permisiunea sau confirmarea corectitudinii
executării acesteia.
Pentru comoditatea întocmirii şi prelucrării ulterioare a datelor, elementele
documentelor se aranjează într-o ordine şi consecutivitate determinată. Amplasarea
variată a elementelor determină forma documentelor contabile. La întocmirea
documentului primar la computer trebuie să fie respectate forma şi conţinutul
documentelor primare-tip.
În condiţiile automatizării înţelegerea esenţei documentului necesită
conştientizarea provenienţei şi formării acestuia. Pentru descifrarea informaţiei
incluse în documentul electronic sunt necesare programe tehnice şi aplicative şi
cunoaşterea sistemului de codificare.
Documentele constituie baza întregului sistem de evidenţă al entităţilor
economice.