CASO PRACTICO NUMERO 2

LUIS EMIRO COSSIO

DANIEL ZUÑIGA

COMPRAS (ABASTECIMIENTOS) PLANEAMIENTO:

Usted como Auditor operacional va a llevar a cabo la revisión de la función de

compras de la empresa “Industria X S.A.” cuyas características ya señaladas
indican que se dedican a la manufactura de productos farmacéuticos y que la
materia prima se adquiere en un 60 % en el país y el resto es importado de
Inglaterra, Alemania y Estados Unidos.

La función de compras implica en esta empresa:

Atención de las requisiciones provenientes de producción.

Programación de compras.
Selección de los mejores proveedores y negociación de los mejores precios.
Expedición de órdenes de compra.
Supervisión de la recepción del material pedido conforme a las disposiciones
contratadas.
Actualización continua del directorio de proveedores.

En el desarrollo de su revisión usted observó fundamentalmente, los siguientes

aspectos de interés:

El 80 % de las requisiciones que llegan son urgentes.

Existe una continua queja del Gerente de producción por falta de abastecimientos
que continuamente interrumpe la producción. El Gerente de Compras señala que
la culpa es de producción porque no le informan oportunamente sus
requerimientos a causa de no tener programada la producción.

En el examen del procedimiento de compras que se realizó haciendo pruebas

selectivas de las compras hechas en todo el año, se observaron las siguientes
fallas generales:

COMPRAS LOCALES

Compras en que no se hicieron cotizaciones por urgencia: 80

Compras en que se seleccionó a un proveedor que no era el más barato por
razones de urgencia: 20
Compras en que no se cotizó a más de dos proveedores por desconocerse su
existencia: 30
Comprando adecuadamente: 70
Total, examinados: 200

En las importaciones no se observaron deficiencias.

Se pide:
Definir los problemas.
Señalar el defecto que tiene la operación. Indique que investigaciones adicionales
haría. Señale las posibles recomendaciones.

RESPUESTAS:

PROBLEMAS

1. Desconocimiento de las reservas de abastecimiento existentes.

2. Conocimiento tardío de los requerimientos de producción lo que no permite
responder de forma oportuna para el abastecimiento.
3. No hay programación oportuna de compras.
4. No se realiza actualización del listado de proveedores según elementos y
costos de cotización.

DEFECTO DE LA OPERACION

1. Inexistencia de un programa que permita conocer en tiempo real la reserva

de abastecimientos para dar respuesta oportuna a los requerimientos de
producción
2. Falta de un programa que permita conocer en tiempo real la programación
de producción los productos farmacéuticos requeridos por los clientes
3. Falta de un programa que permita ubicar oportunamente los proveedores y
clasificarlos según elementos y suministros y costos.

INVESTIGACIONES ADICIONALES

1. Sobre la existencia de un listado maestro o matriz de suministros que

incluya características, especificaciones, fichas técnicas y demás.
2. Sobre la existencia de un listado maestro o matriz de proveedores que
incluya elementos a suministrar, requerimientos para pedidos de órdenes y
facturación, tiempo de respuesta de abastecimiento, tiempo y forma de
pago y clasificación según costos.
3. Sobre proveedores de software especializado que permita integrar los
anteriores aspectos para una gestión oportuna de compras sin retraso de la
producción. Acciones tales como, emisión y aprobación de órdenes de
compra, mantenimiento de inventario, incorporación y gestión de
proveedores y recepción y combinación de facturas y pedidos.

RECOMENDACIONES

1. Instalación de un software de gestión empresarial o una plataforma de

compras, que permita accesibilidad inmediata a los datos financieros de la
empresa, optimar la cadena de suministro, mejorar la calidad del servicio y
entregar los pedidos a tiempo y sin salirse del presupuesto.
2. Revisando varios de las opciones que se ofrecen, encontré, por ejemplo, la
plataforma Promena e-Sourcing Solutions, que permite una gestión
adecuada de los riesgos dentro de la cadena de suministros; Unleashed
Software, una plataforma para la gestión y control de inventarios y Pipefy
que permite organizar las compras y los flujos de trabajo. Todos están
equipados con un sistema de control de “mínimo de existencias” o alerta
temprana que avisa cuando el inventario está llegando al mínimo tolerable
para mantener el rendimiento de la producción, al igual que almacenan
bases de datos de clientes y proveedores, permitiendo crear cuadros
comparativos de evaluación y clasificación.