102030 ORGANIZACIÒN Y METODOS

ETAPA 2 RECOPILACION DE LA INFORMACIÓN

SANDRA LORENA GIRALDOC CARDONA CC.67026478

KAREN JOHANA FLOREZ

GRUPO AL QUE PERTENECE 102030_ 59

LUZ STELLA GARNICA SANDOVAL

DIRECTORA Y TUTORA

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA – UNAD

ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CONTABLES ECONOMICAS Y DE NEGOCIOS
CEAD Cali
COLOMBIA, Abril de 2018
 OBJETIVOS

Objetivo General

Identificar y conceptualizar la temática relacionada con la fundamentación de organización y

métodos

Objetivos Específicos

- Seleccionar de entre los DDT de la situación actual que reúna todas las condiciones de
estructura de actividades secuenciales y de actividades simultáneas y el tiempo correcto.
Se presenta en un archivo Excel incluido en el archivo comprimido .ZIP
- Presentar la Matriz Resumen de Causas y el Diagrama Causa Efecto realizadas en el foro de
la Etapa 2
- Presentar la Matriz de evaluación mediante puntos diligenciado por todos los estudiantes
que participaron en el foro de la Etapa 2
- Presentar las causas críticas resultantes de aplicar la Matriz de evaluación mediante puntos
 DIAGRAMA DISTRIBUCIÓN DE TIEMPO DDT
DIAGRAMA DE DISTRIBUCION DE TRABAJO
DISTRIBUIDORA XYZ
Departamento Analizado: Proces o de Com ercialización
Fecha 20/9/2017
Preparado por: Docente Luz Stella Garnica Sandoval Realizado por Sandra Lorena Giraldo Cardona

ACTIVIDADES minutos CARGO 1 Minutos CARGO 2 Minutos CARGO 3 Minutos CARGO 4 Minutos CARGO 5 Minutos CARGO 6 Minutos CARGO 7 Minutos CARGO 8 Minutos CARGO 9 Minutos
Auxiliar Almacén Auxiliar de
Gerente Preventista #1
#1 Contabilidad #1
Luz St ella Garnica Sandoval:
Asiste a la Hp i7: se regist ra la t area de cada funcionario,
Luz Stella Dirige la reunión de ventas teniendo en cuent a si son simult aneas como
Asiste a la reunion con el
Garnica reunion de 60 60 que dirige el 60 en el caso de: Tareas simultaneas: la reunión
gerente Luz St ella Garnica Sandoval:
Sandoval: ventas gerente de la del gerente con los prevent ist as 1 y 2
se regist ra la tarea de cada funcionario,
sumar t odos distribuidora
teniendo en cuent a si es secuencial
los t iempos
de las t areas
Recorre su ruta
de t odos los
lunes,miercoles y
funcionarios Recorre su ruta visitando
viernes visitando
involucrados a los clientes y
a los clientes y
en la registrando manualmente
420 registrando 420
act ividad A los pedidos en el
manualmente los
talonario de orden de
pedidos en el
pedidos
talonario de orden
de pedidos

Recibe el dictado Dicta cada uno de Recibe el dictado

Dicta cada uno de los de cada uno de los pedidos al de cada uno de
pedidos al Auxiliar de los pedidos del Auxiliar de los pedidos del
Almacén #1 para que se 60 preventista #1 60 Almacén # 2, 60 preventista 60
proceda a realizar la para proceder para que proceda 2para proceder a
orden de despacho con la orden de a realizar la orden realizar la orden
despacho de despacho de despacho

lleva al Auxiliar
Lleva las órdenes de Contabilidad
de despacho al # 2las órdenes
Auxiliar de de despacho,
contabilidad #1 0.5 para que 0.5
para elaboración proceda a la
de f acturas de elaboración de
cobro las f acturas de
cobro

Tomar órdenes de tomando las

despacho para órdenes de
elaborar f acturas 20 despacho 20
de cobro y elabora y verif ica
verif icarlas las f acturas

entrega las
Entregar las recibe las
Recibir f acturas f acturas
f acturas f acturas
verif icadas de debidamente
1 verif icadas al 1 verif icadas de 1 1
Auxiliar de verif icadas al
Auxiliar de auxiliar
Contabilidad #1 Auxiliar de
Almacén #1 contabilidad2
Almacén #2
revisa las
f acturas, y en
caso que se
Revisa todas las tenga que
Llevar a cabo la llevara cabo la
f acturas para en cambiar alguna
anulación y anulación y
caso tal solicitar f actura solicita al
5 corrección 5 5 corrección 5
cambiosn al Auxiliar
respectiva de las respectiva de las
Auxiliar de Contabilidad
f acturas f acturas
R ecolecció n de p edid os.

Contabilidad #1 #2llevar a cabo

la anulación y
corrección
respectiva

una vez tiene en

Después de tener su poder las
las f acturas se f acturas,
1582 proceder a procede a
realizar la realizar la
remsión con el 20 remisión en 20
resumen de los donde registra el
pedidos resumen de los
f acturados por el pedidos
Preventista #1 f acturados por el
Preventista #2

El
Luz Stella Garnica Entrega remisión Espera que el
almacenista
Sandoval: y f acturas al 0.5 almacenista se 43 0.5
recibe
sumar t odos los Almacenista desocupe
f acturas
t iempos de las
t areas de todos verif icar las
los funcionarios existencias
involucrados en la para 40
act ividad B despachar
los pedidos

Cargar los
Revisar y verif icar los productos
productos cargados en en una
20 20
la camioneta, para evitar camioneta
que f alte alguno para cubrir
la ruta

solicita al
Preventista
#1 f irme de la
Firma la remisión de los remisión de
productos entregados y los productos
3 3
recibe las f acturas entregados y
respectivas le hace
entrega de
las f acturas
respectivas
Luz St ella Garnica Sandoval:
Verifique la suma de la columna B (tiempo tot al
Luz St ella Garnica Sandoval: recibe A
de la Actividad la , tiempo total de la Act ividad
sumar todos los t iempos de las Entrega remisión B,...) da remisión
el mismo del
valor que suma de las
tareas para cada funcionario y f actura 0.5 columnas auxiliar
D F de H J L 0.5N P R T
alamacen#2ju
Luz Stella Garnica Sandoval: almacenista
nto con las
sumar el tiempo tot al de la
f acturas
act ividades (A, B)
verif ica las
existencias y
procede a 40
despachar
los pedidos
en una
verif ica los
camioneta
productos
carga los
cargados en la
20 productos 20
camioneta, para
para que
evitar que f alte
cubra la
alguno
ruta
solicita al
Firma la remisión Preventista
de los productos #2 f irme de la
entregados y remisión de
3 3
recibe las los productos
f acturas entregados y
respectivas le hace
entrega de
autoriza al
autoriza al Conductor de
Conductor de la
la camioneta que puede
camioneta que
dar inicio al recorrido de
1 puede dar inicio al 1
la ruta, para llevar a
recorrido de la
cabo la entrega de
ruta, para llevar a
pedidos
cabo la entrega
D istribu ción de ped idos

entrega a cada
entrega a cada cliente la cliente la f actura
f actura y espera la 255 y espera la 197
cancelación de la misma. cancelación de la
misma.

Recibe copias regresa a la Distribuidora

605 de las XYZ para hacer la
f acturas,diner entrega al Gerente de las
regresa a la
os cobrados y 34 copia de las f acturas, 34 15
Distribuidora XYZ
realiza el dineros cobrados y
archivo de las realiza el archivo de las
f acturas f acturas

Recibe copias
de las
f acturas,diner
realiza el archivo
os cobrados y 34 34
de las facturas
realiza el
archivo de las
f acturas

TOTAL MINUTOS 2187.0 128.0 853.0 87.0 26.00 810.0 130.0 26 87 40

Horas del proceso 36.45

Días del proceso 4.56 Tiempo total del procedimiento
 MATRIZ RESUMEN DE CAUSAS

DIAGRAMA CAUSA Y EFECTO

Matriz Resumen de Causas y el Diagrama Causa Efecto que incluye el nombre de cada estudiante
que lo realizo.

Matriz Resumen de Causas

Estudiante: Sandra Giraldo

Tarea identificada Funcionario(s) Redacte la causa Clasificación Efecto

involucrado(s) en
la tarea que ha
identificado
T4. El Auxiliar de Auxiliar de Aquí se presenta MÉTODOS Cuando no
Almacén #2 lleva al Almacén #2 pérdida de sistematizamos
Auxiliar de tiempo ya que desde un
Contabilidad #2 las Auxiliar de recibe un dictado comienzo los
órdenes de Contabilidad #2 po cada pedido, procesos, se
despacho, para que en cambio si este empiezan a
proceda a la se entregará listo retrasar las
elaboración de las se ahorraría actividades y a la
facturas de cobro. mucho tiempo vez su tiempo de
(30 segundos) realización y se ve
afectado el
desarrollo
productivo y
desempeño de los
funcionarios.
T2. El Preventista Preventista #1 El preventista Mano de Obra
#1 recorre su ruta hace recorridos
(de acuerdo con la muy largos y al
programación – registrar todo
Cuadro 1) visitando manualmente le
a los clientes y ocupa mucho
registrando más tiempo y le
manualmente los rinde menos
pedidos en el
talonario de orden
de pedidos (7
horas)
Matriz Resumen de Causas

Estudiante: KAREN JOHANA FLOREZ

Funcionario(s)
Tarea involucrado(s) Redacte la
Clasificación Efecto
identificada en la tarea que causa
ha identificado
T8 {Ejemplo: En Método Utilización sub-
Los Auxiliar de la tarea 8 óptima del
Auxiliares de Almacén #2 Auxiliar de tiempo.
Contabilidad Contabilidad Existe pérdida de
demoran 1 Auxiliar de debe esperar tiempo en esperas
hora Contabilidad #2 43 minutos a innecesaria.
esperando que se
que el desocupe el Esto demuestra
Auxiliar de personal de falta de
Almacén se Almacen coordinación y
desocupe. organización por
T 3. parte de la
Dictado del El gerencia.
Preventista Preventista #1 y Preventista Métodos
al Auxiliar #2 demos 1
de Almacén horA.
para que
pueda Auxiliar de El
realizar un Almacén #1 y # Almacenista
despacho de 2, demora 1
trabajo. hora
 Diagrama de Causa Efecto

Estudiante: (Sandra Lorena Giraldo Cardona)

El preventista hace
recorridos muy
[Capte la largos y al registrar
atención de los todo manualmente
le ocupa mucho
lectores
más tiempo y le
mediante una rinde menos
cita importante
EFECTO

Cuando no sistematizamos
desde un comienzo los
procesos, se empiezan a
retrasar las actividades y a la
vez su tiempo de realización y
se ve afectado el desarrollo
productivo y desempeño de
los funcionarios.
Aquí se presenta
productivo y
pérdida de tiempo ya desempeño de los
que recibe un dictado funcionarios.
po cada pedido, en
cambio si este se
entregará listo se
ahorraría mucho
tiempo
 Diagrama de Causa Efecto

Estudiante: (Karen Johana Florez)

1) Cada estudiante
registra las 2 causas que
redacto en la Matriz
Resumen de Causas.
Y las causas se clasifican
de acuerdo a Una de las 5
M Tiempos de
espera -
INEFICIENCIA

2) 2) Qué está
sucediendo con las
causas que se
identificaron?
Qué problema
T8 T 3. originan?
Los Auxiliares de Dictado del Preventista
Contabilidad demoran 1 al Auxiliar de Almacén
hora esperando que el para que pueda realizar
Auxiliar de Almacén se un despacho de trabajo.
desocupe.
 MATRIZ DE EVALUACIÓN MEDIANTE PUNTOS

Unidad 1 Fundamentos de Organización y métodos

Matriz Evaluación mediante Puntos
Sandra Estudiante Estudiante Estudiante Estudiante
Lorena 2 3 4 5
Giraldo
Causas Puntaje
a evaluar M T M T M T M T M T Total

Aquí se presenta pérdida

de tiempo ya que recibe un
dic tado po c ada pedido, en
2 3 5
c ambio si este se
entregará listo se ahorraría
Sandra mucho tiempo
Lorena
Giraldo El preventista hace
rec orridos muy largos y al
registrar todo
3 3 6
manualmente le ocupa
mucho más tiempo y le
rinde menos

SELECCIÓN DE LAS CAUSAS CRÍTICAS

Y el grupo seleccionan las seis (6) causas que hayan obtenido el mayor puntaje, las cuales se
denotan como causas críticas

causas criticas (5) seleccionadas a partir de la Matriz de Evaluación mediante puntos

Causa 1 Aquí se presenta pérdida de tiempo ya que

recibe un dictado po cada pedido, en cambio si
este se entregará listo se ahorraría mucho
tiempo
Causa 2 El preventista hace recorridos muy largos y al
registrar todo manualmente le ocupa mucho
más tiempo y le rinde menos
 CONCLUSIONES

El sistema de Organización y Métodos es muy importante para cualquier empresa, ya que este
ayuda a el mejoramiento de los procesos, los cuales se hacen desde una planificación para
llevarlos a cabo, así mismo renueva la estructura organizativa y los proyectos para con esto lograr
un trabajo rápido y eficaz.
 Bibliografía

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