Direccionamiento estratégico

Gestión de la
información
y la comunicación
Políticas relacionadas

Política de propiedad Metrosalud se compromete a velar por el respeto a las

intelectual normas vigentes de protección.

Establecer todos los mecanismos necesarios para

Política de Seguridad
gestionar la seguridad informática en el uso de la
informática
plataforma tecnológica.

Política de Garantizar la integridad, seguridad y confidencialidad

Sistemas de de la información mediante la permanente renovación
Información tecnológica.

Consolidar la comunicación organizacional en su

Política de
componente público e institucional como un elemento
Comunicaciones estratégico para el desarrollo de la empresa.

Política de Garantizar su autenticidad, fiabilidad y usabilidad,

Sistemas de capaz de dar soporte a las funciones y actividades de la
Información organización
 Aplicativos

• ERP SAFIX: Sistema de información para la gestión de los procesos de la

Empresa (Costos, facturación, inventarios, suministros, compras, historia
clínica, etc.)
• SEVENET: Sistema de gestión documental (oficina sin papel)
• ALPHASIG: Aplicativo que contiene el tablero de indicadores.
• EVENTOS ADVERSOS: Reporte y gestión de eventos adversos.
• PANDION: Aplicativo de mensajería instantánea.
• MOODLE: Plataforma para la capacitación y actualización del personal.
• TRÁMITES: Gestión de trámites internos como consulta colillas de pagos,
certificados de ingresos y retenciones, cuadros de turnos, certificados
laborales.
• Antivirus y herramientas de ofimática: Excel, Word, Powerpoint.
• Correo institucional
• Página web e Intranet
Asignación de cuentas

Usuarios
software
 La asignación de usuario y contraseña en los diferentes SW de la
Empresa, es única e intransferible, todo lo que se haga con su usuario
será responsabilidad del funcionario.
 Una vez asignada la cuenta y la contraseña, la asignación de los permisos
a este usuario deberá ser solicitada a los líderes funcionales que se
encargan de administrar las autorizaciones de ingreso a los diferentes
módulos.
 Cada usuario que haga uso de los diferentes SW deberá tener definido un
rol específico según su cargo y perfil profesional y/o funcional.
 Antes de asignar usuario y contraseña a los diferentes funcionarios de la
empresa estos deben estar en la base de datos con la información
personal requerida por la oficina de Talento Humano.
Asignación de cuentas

Correo corporativo

 La ESE Metrosalud tiene cuentas de correo asignadas para algunos

cargos específicos desempeñados en la Red, independiente de la persona
que lo ejerce. Generalmente estos correos inician con el nombre del área
(ej. Laboratorio), el punto de red (ej. Castilla) y termina con dominio
@metrosalud.gov.co (laboratoriocastilla@metrosalud.gov.co
 Los servidores que no tengan esa asignación especifica, podrán solicitar
su correo electrónico a la Dirección de Sistemas de Información, previo
registro en la base de datos de la Dirección de Talento Humano.
 La solicitud debe ser enviada al correo
mesadeayudasistemas@metrosalud.gov.co
Mesa de ayuda y tickets

A través de la Mesa de ayuda, los servidores pueden reportar a la

Direccion de Sistemas de Información incidentes informáticos,
dificultades con el aplicativo SAFIX, solicitud de creación de usuarios,
dificultades con el funcionamiento de los equipos de cómputo,
impresoras y red de datos, solicitudes de informes o reportes, gestión
documental u otros aplicativos y necesidades relacionadas con el área.
Por cada incidente se debe enviar correo electrónico a
mesadeayudasistemas@metrosalud.gov.co, indicando los datos
requeridos para cada tipo de servicio.
Horarios de Atencion:
• Lunes a Jueves de 7:00 am a 5:00 pm
• Viernes de 7:00 am a 4:00 pm
• Sábados, Domingos y Festivos: 7:00 am a 4:00 pm
 Buenas prácticas

Uso de los equipos de

cómputo
 Los equipos de cómputo de la ESE Metrosalud son para el desarrollo de las
actividades institucionales, no para otros fines, y es responsabilidad del jefe de
área o coordinador de servicio, velar por su correcto uso.
 No puede modificarse la ubicación ni la configuración del hardware y software
instalado en los equipos de cómputo sin el acompañamiento de la Dirección de
Sistemas de Información; se ha configurado en el directorio activo una serie de
políticas que restringen la modificación de la configuración de los equipos.
 Cualquier falla en los computadores, impresoras o la red de datos debe
reportarse inmediatamente al área de sistemas y no tratar de manipular los
equipos, ya que podría causar pérdida de la información o daños. La Dirección
de Sistemas registra la solicitud en el reporte de incidentes, clasifica la
prioridad del evento y asigna un responsable para solucionarlo (Reporte de
incidentes).
 Los usuarios del sistema no pueden extraer información institucional para usos
diferentes a los laborales.
 Buenas prácticas

Uso de los equipos de

cómputo
 La pérdida, robo, evento o siniestro de cualquier componente de hardware debe
ser reportada inmediatamente al jefe de área, quien informa a la administración
para iniciar la investigación respectiva y la afectación de pólizas para la
reposición de equipos. La Dirección de Sistemas evaluará la alternativa para
dar continuidad a los requerimientos del área afectada.
 Cuando los usuarios dejen sus puestos de trabajo deben cerrar la aplicación,
para evitar accesos no autorizados a datos o denegación de recursos
compartidos del sistema.
 Para prevenir demandas legales o la introducción de virus informáticos, se
prohíbe estrictamente la instalación de software no autorizado, incluyendo el
que haya sido adquirido por el propio usuario. Tampoco se permite el uso de
software de distribución gratuita o shareware, a menos que haya sido
previamente aprobado.
 Hacer buen manejo de contraseñas, se sugiere cambiarlas periódicamente.
 Buenas prácticas

Uso de los equipos de

cómputo
 Para el traslado de equipos se debe informar la novedad al área de Sistemas,
luego se contacta al área de Mantenimiento para el traslado físico del equipo.
 En caso de que el equipo pase de un funcionario a otro se debe contactar el
área de activos fijos para diligenciar el formato requerido.
 Se deben utilizar solo fondos de escritorio y descansa pantallas corporativas.
 La copia de seguridad del disco duro de la estación de trabajo asignada es
responsabilidad del funcionario.
 A los computadores se les hace mantenimiento 4 veces por año; antes y
después del mantenimiento debe verificarse el funcionamiento del equipo.
 Todos los computadores cuentan con antivirus que se actualiza diariamente.
 No está permitida la instalación de música, juegos o programas sin licencia de
uso. Si necesita instalar software adicional por favor solicite autorización a la
Dirección de Sistemas.
 Gestión documental

 Toda la documentación oficial relacionada con Metrosalud debe entrar y salir a

través de la Oficina de Administración de documentos.

 Comunicaciones Externas: Dos copias, una para el destinatario y otra para

administración de documentos. Las comunicaciones internas se deben radicar
y se envían a través del correo electrónico, en la plantilla institucional.

 La ESE Metrosalud cuenta con un Sistema Documental en el cual se

encuentran registrados todos los procesos, procedimientos, políticas,
programas, formatos, instructivos y manuales. Todo está publicado en la
intranet en el submenú Documentos.

 Cualquier formato que se maneje debe estar codificado por la Oficina Asesora
de Planeación y Desarrollo Organizacional.
Uso de internet e impresoras

 El internet es una herramienta de trabajo que permite navegar en muchos

otros sitios relacionados o no con las actividades propias de la Empresa, por
lo cual se debe controlar y verificar el uso adecuado de este recurso.

 No está permitido el acceso a páginas relacionadas con pornografía, drogas,

alcohol, webproxys, hacking y/o cualquier otra página que vaya en contra de
la ética moral, las leyes vigentes o políticas establecidas.

 No está permitido el acceso y uso de servicios interactivos, redes sociales y

mensajería instantánea como Facebook, Youtube, MSN Messenger, Skype y
otros similares.

 Solo se debe imprimir lo estrictamente necesario, no se deben imprimir

correos, páginas de internet, manuales o instructivos.

 Cuando se tengan problemas con las impresoras se debe escribir a la Mesa de

Ayuda para reportar la falla.
Comunicación interna

 Una responsabilidad de todos es mantener buena comunicación al interior de

los servicios. Estar informados e informar.
 La emisión de mensajes de carácter institucional se realiza a través del Grupo
de Apoyo en Comunicaciones, dependencia donde se reciben y analizan las
solicitudes de información, se deciden y producen los canales a emplear y se
direcciona al público a quién va dirigida.
 Los jefes de las diferentes áreas deben entregar la información a sus
colaboradores empleando la comunicación formal y deben escoger el medio
más apropiado para hacerlo.
 Semanalmente todos los servicios deben tener una reunión administrativa en
la cual se hace seguimiento a compromisos, se analizan los indicadores del
área y se comunican los temas priorizados y definidos por la institución.
 Las comunicaciones internas que se envíen a través de correo electrónico
deben ser desde el correo institucional y con la plantilla de la firma digital
establecida.
 Medios
comunicación

 Escritos: Cartas, memorandos, actas de

reuniones, informes, carteleras, volantes,
plegables, otros.

 Electrónicos: Intranet, página web, correo

electrónico, Mailmaster, fondos de
pantalla, colilla de pago, boletines
electrónicos L@tidos, Avances de calidad,
En Junta, Escritores en Red; pantallas
electrónicas.

 Orales: Comités, reuniones, despliegues,

diálogos (directos, telefónicos).
 Identidad
corporativa

La ESE Metrosalud cuenta con una Manual de Identidad Gráfica que define las
pautas para el uso adecuado de la imagen de la marca Metrosalud, con el fin de
preservar su identidad entre los diferentes grupos de interés.

 Todo documento en Word debe hacerse en la plantilla oficial, la cual se puede

descargar en la Intranet.
 Las presentaciones en power point debe hacerse en la plantilla oficial y
siguiendo las indicaciones previstas que garantizan la imagen institucional. Se
emplea para presentaciones de conferencias tanto dentro de la institución o
cuando vamos en representación de ella.
 Toda pieza comunicacional sea volante, afiche, portada, plegable, debe ser
producida y revisada por el Grupo de Apoyo en Comunicaciones.
 No se debe ubicar avisos en papel a mano o en computador en las paredes,
puertas o ventanas.
Pautas
comunicación

Es un derecho del usuario recibir un trato digno y amable, así como

información clara y comprensible sobre su condición de salud.

La ESE Metrosalud definió unas pautas básicas de comunicación de cara al

usuario y demás grupos de interés.

 Saludar
 Presentarnos
 Utilizar siempre la escarapela
 Informar al paciente sobre su enfermedad, las causas, el tratamiento, los
efectos y otras alternativas.
 Consentimiento informado y firmado, de acuerdo al lineamiento establecido.