Sunteți pe pagina 1din 28

Baze de Date în Excel

lect. univ. Tîrşu Valentina


1. Noţiuni de bază
2. Sortarea BD
3. Interogarea unei baze de date: filtrarea simplă,
filtrarea avansată
4. Rezumarea informaţiilor cu ajutorul
subtotalurilor
5. Tabele pivot
O bază de date în Excel este numită lista (tabel) în care informaţia este
bine structurată pe linii şi coloane. Poate avea max. 255 câmpuri și mii de
înregistrări. Fiind considerată o bază de date de volum mediu.
• Elementele unei liste sunt: înregistrările, câmpurile şi linia de antet.
• Linia de antet (header row) reprezintă schema (structura) listei şi constă din
titlurile (etichetele) de coloane de la începutul listei.

• O înregistrare (record) este o grupare de date ce pot fi tratate şi manevrate ca


un tot unitar.

• O informaţie distinctă în cadrul unei înregistrări constituie un câmp (field). O


înregistrare este formată din mai multe câmpuri.
NUME MEDIA ABSENTE

ROTARU MAGIA 9.75 3

OLARU STEFANA 10.00 5

MOTT EVA 7.80 11


La crearea listelor se va ţine cont de următoarele reguli:

1. Antetul listei include etichetele câmpurilor, fiecare câmp fiind scris într-o
singură celulă.

2. Se lasă cel puţin un rând şi o coloană libere faţă de alte zone de lucru din
foaia de calcul.

3. Între rândurile şi coloanele listei nu se lasă spaţii libere. Pentru delimitare se


pot folosi linii de chenar (borders).

4. Se atribuie nume distincte întregii liste şi fiecărui câmp.

5. Într-o listă pot fi incluse orice tip de date Excel: caracter, număr, dată
calendaristică etc.

6. Datele dintr-o coloană trebuie să fie de acelaşi tip.

7. Pentru fiecare înregistrare trebuie să existe cel puţin un câmp încărcat cu


date. Se recomandă evitarea combinării mai multor date în aceeaşi celulă.
Lista produselor
Lista abonaţilor telefonici unui magazin

Lista cărţilor dintr-o bibliotecă


• Acţiunea de Sortare a listei constituite în Excel, permite aranjarea
înregistrărilor într-o anumită ordine, crescătoare sau
descrescătoare, sau după anumite criterii, definite de utilizator.

• Câmpul după care se efectuează sortarea este numit cheie de


sortare.

• O dată cu aranjarea datelor unei coloane într-o anumită ordine se


realizează sortarea datelor ataşate, astfel încât informaţiile unei
înregistrări să rămână grupate.

• Datele din celulele separate de listă printr-o linie sau coloană goală
nu sunt afectate de sortare. Aceasta înseamnă că pot fi plasate mai
multe liste pe aceeaşi foaie de calcul şi ele pot fi sortate
independent.
Exemplu. Sortarea listei după grupe în ordine crescatoare şi numele studentilor
în ordine descrescătoare.
1. Se selectează o celulă din listă;
2. Data /Sort;
3. Se completeaza fereastra de dialog Sort.
Fereasta de dialog Sort Options este utilizată pentru o sortare mai sofisticată,
care se deschide cu butonul Options din fereastra de dialog Sort.

• Case sensitive - la sortare se ţine cont de diferenţa dintre literele mari şi mici.

• Sort top to bottom - realizează sortarea pe linii.

• Sort left to right - pe coloane.


• Prin filtrarea unei liste se înţelege procesul de selectare a
înregistrărilor care îndeplinesc criteriile fixate
Tipuri de filtre:

Filtrul simplu: Data – Filter


Paticulaitatile:
• lista poate fi interogată după unul sau mai multe criterii ce vizează diferite
câmpuri;
• extragerea rezultatelor nu se poate realiza într-o zonă distinctă a foii de calcul.
• informaţia ascunsă nu se pierde.

Filtrul avansat: Data - Advanced Filter


Paticulaitatile:
• lista poate fi interogată după unul sau mai multe criterii ce vizează diferite
câmpuri;
• criteriile pot include un număr nelimitat de valori;
• extragerea rezultatelor se poate realiza într-o zonă distinctă a foii de calcul;
• câmpurile de ieșire pot fi selectate.
Exemple:
1. Filtrarea după un singur criteriu. De afişat studentii grupei FB.
1. Se selecteaza o celula din lista;
2. Data /Filter;
3. Din lista câmpului Grupa se selecteaza FB.
2. Filtrarea după mai multe criterii aplicate aceluiaşi câmp. Se cere de afişat
informaţia referitoare la studenţii ce au media de la 8 la 10.
1. Se anulează filtrul precedent;
2. Din lista câmpului Media se selecteaza Number Filters->Between…
3. Se completează fereastra de dialog Custom AutoFilter.
3. Filtrarea după mai multe criterii aplicate diferitor câmpuri. Se cere de afişat informaţia
referitoare la studenţii din grupele CON şi FB ce au NotaBAC >=9.
1. Se anulează filtrul precedent;
2. Din lista câmpului Grupa se selecteaza grupele CON și FB.
3. Din lista câmpului NotaBAC se selecteaza Number Filters -> Between... şi se
completează.

Rezultatele filtrării:
4. Filtrarea după cele mai mici sau cele mai mari valori dintr-un câmp. Se cere de
afişat informaţia referitoare la cei mai buni, trei studenţi.

1. Se anulează filtrul precedent;


2. Din lista câmpului Media se selectează Number Filters-> Top 10...;
3. Se completează fereastra de dialog Top 10 AutoFilter.

Rezultatele filtrării:
Pentru a realiza filtrarea avansata, în foaia de calcul se vor defini trei
zone distincte, şi anume:
• zona de intrare (List range) - care include lista cu date (baza de date);
• zona de criteriu (Criteria range) - formată din etichetele de câmp şi
restricţiile impuse;
• zona de ieşire (Copy to) - formată din linia care include etichetele de
câmpuri şi următoarele rânduri unde vor fi plasate datele extrase.

Legătura dintre cele trei zone se realizează prin etichetele de câmp.


Pentru crearea zonei de criteriu se recomandă copierea etichetelor de câmp.
1. Filtrarea după un singur camp. De afişat lista studentilor A D G.
1. Se creaza zona de criteriu A11:A14;
2. Se selecteaza o celula din lista;
3. Data / AdvancedFilter;
4. Se completează fereastra de dialog Advansed Filter.
2. De format lista grupelor ( listă cu valori unicale)
1. Este creaza zona de criteriu B13:B14;
2. Este crează zona de ieșire E13;
3. Este selectată o celula din lista;
4. Data / AdvancedFilter;
5. Se completează fereastra de dialog Advansed Filter.

Rezultat:
3. Filtrarea după un singur camp. De afişat lista studentilor eminenţi (cu
media de la 9 pânp la 10) .
1. Se creaza zona de criteriu A11:A12;
2. Se selecteaza o celula din lista;
3. Data / AdvancedFilter;
4. Se completează fereastra de dialog Advansed Filter.
4. Condiţii simultane pentru mai multe coloane. Studentii din grupa CON ce
au nota medie din intervalul 8 :10.
5. Condiţii alternative pentru mai multe coloane. Studentii din grupa CON ce
au nota medie 10 sau 5.
Formaţi zona de criteriu pentru a afişa
informaţia despre:

1. studenţii cu nota medie sub 8;

2. studenţii cu nota medie 6 şi 8;

3. studenţii cu nota medie 10 pe linie;

4. Studenţii din grupa FB cu nota medie de la 6


până la 8;
Subtotalurile (tolalurile parţiale) iau în considerare o parte a listei,
aplicând asupra unui câmp selectat o funcţie şi afişând apoi rezultatul.
Exemplu. De calculat reuşita medie pentru fiecare grupă.
1. Se selectează o celulă din listă;
2. Lista se sortează după câmpul grupă;
3. Data / Subtotals...;
4. Se completează fereastra de dialog Subtotal.
Tabelele pivot reprezintă un mod interactiv şi flexibil de prezentare a
datelor.

Folosind un tabel pivot pentru rezumarea datelor, se pot realiza operaţii ca:
• rezumarea datelor provenind din mai multe surse: liste Excel, baze de date
externe, mai multe foi de calcul sau alte tabele pivot;
• pivotarea tabelului pentru a-i schimba orientarea;
• gruparea elementelor într-un câmp (de exemplu, gruparea datelor
calendaristice pe luni sau trimestre);
• schimbarea funcţiei de calcul pentru un câmp;
• afişarea datelor detaliu pe care se bazează un singur element rezumat;
• formatarea unui tabel pivot pentru o prezentare profesională şi uşor de citit.
Exemplu. De calculat reuşita studenţilor pe ntru fiecare grupă.

1. Înainte de a crea un tabel pivot, se elimină din lista respectivă toate filtrele şi
totalurile parţiale.
2. Se selectează o celulă din listă.
3. Insert ->PivotTable and PivotChart Report.