COMO CREAR UN DOCUMENTO DE LECCIONES APRENDIDAS DEL PROYECTO/

PROCESO
https://uv-mdap.com/blog/como-crear-un-documento-de-lecciones-aprendidas-parte-1/
El conocimiento adquirido a través de la experiencia en la Gerencia de Proyectos debe
tener un objetivo, PMI identificó que era una muy buena práctica en Project Management
el anotar o identificar estas “lecciones aprendidas del Proyecto” para que se conviertan en
un input, importantísimo, de referencia para nuevos Proyectos.
A lo largo de estos años se ha hablado mucho sobre las lecciones aprendidas en el
mundo de la Dirección de Proyecto, si estas se tienen que hacer al final del proyecto (que
es lo típico que se ha aprendido) o no, que implicaciones podemos encontrar al hacerlas
antes, durante o después del proyecto. Pues bien, podemos decir que para proyectos
sencillos, cortos (3 meses), tiene lógica hacerlo al final del proyecto, pero para proyectos
largos, de envergadura  o proyectos donde se están deslocalizando ciertas producciones
de entregables o que se están trabajando con equipos de Proyecto multiculturales y, es
uno de los aportes que ha dado últimamente el PMBOK, deben hacerse durante todo el
ciclo de vida del Proyecto.

Índice de contenidos [ocultar]
 1.- Estas lecciones aprendidas del Proyecto recogen:
 2.- Cuándo se identifican las lecciones del proyecto:
 3.- Quién hace las lecciones aprendidas del proyecto:
 5.- Preguntas que facilitan la identificación de las lecciones aprendidas del
Proyecto:

1.- Estas lecciones aprendidas del Proyecto recogen:

  No solamente tienen que ser sobre cuestiones malas o negativas, simplemente se
fundamentan en hechos, en eventos, etc., es muy común tener eventos negativos durante
la ejecución de nuestro proyecto donde anotaremos esta experiencia dejándola
documentada, pero no solamente debe ser así,
 Puede ocurrir que aparezcan oportunidades a lo largo del proyecto que generen
un conocimiento positivo, y se procesen como lecciones aprendidas.

2.- Cuándo se identifican las lecciones del proyecto:

 A lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto, es así, vamos a aprender o vamos
a generar conocimiento desde el inicio  del proyecto por una carencia que identificamos
desde el inicio, o durante la ejecución, o en el propio cierre, lo importante es que hay que
tener una actitud en pro de generar estas lecciones aprendidas.
 Es verdad que nuestro día a día nos obliga a estar resolviendo las cosas urgentes,
importantes en un corto periodo de tiempo, pero tenemos que dedicarnos, tenemos
que crear una cultura de gestión de proyectos para que nos dé tiempo a ese día a día.

Podemos contemplar las lecciones aprendidas del Proyecto en reuniones de seguimiento

del Proyecto, reuniones de avance, reuniones muy particulares con nuestro equipo de
proyecto para tratar que entre todos se recojan correctamente las lecciones aprendidas
del Proyecto:
3.- Quién hace las lecciones aprendidas del proyecto:
 La responsabilidad absoluta es del Project Manager ya que por su conocimiento,
su experiencia y la forma de como plasmar la información le confiere ese compromiso,
 Pero eso no quiere decir que sea el único, el equipo de proyecto debe (es lo que
sugiere las buena prácticas en Gerencia de Proyectos), incentivarse en pro de generar
esa actitud para generar conocimiento sobre lecciones aprendidas del Proyecto en todo
momento y para todo el equipo de Proyecto.

Nosotros, como Project Manager, vamos adquiriendo durante la ejecución y desarrollo de

un proyecto una serie de conocimientos positivos o negativos que nos permiten tomar
decisiones efectivas en determinadas circunstancias, ese conocimiento y en esas
circunstancias, son las que hay que registrar y, al final del proyecto, sentarnos y hablar de
esa información que se ha recolectado a lo largo del ciclo de vida de todo el proyecto, y
generar un documento oficial que cierre el documento de lecciones aprendidas del
Proyecto, este es el enfoque que PMI trata, a través de la guía de gestión de proyectos
de PMBOK, de incentivar a las nuevas generaciones de Project Manager.

4.- Ventajas de las lecciones aprendidas del Proyecto:

 Sirve como una valiosa herramienta de uso y apoyo para otros líderes de
proyectos dentro de la organización que han sido asignados a proyectos similares.
 Es una buena herramienta para prevenir riesgos similares en proyectos similares.
 Mejora la planeación de proyectos futuros.
 Evita cometer errores anteriores y por lo tanto disminuye los riesgos.
 Ayuda a detectar oportunidades de mejora.
 Ayuda a capacitar futuros gerentes y miembros de equipo de proyectos con base
en ellas.
 Conforma la base para mejorar las prácticas organizacionales de gerencia de
proyectos.
 Contribuye a desarrollar nuevos y mejores procedimientos de trabajo.
 Contribuye a tener actitudes proactivas.
 Ofrece información de apoyo para una mejor toma de decisiones.
 Reduce la incertidumbre.
 Mejora el tiempo de respuesta ante situaciones similares a las que se tiene que
enfrentar el equipo de proyecto.

Evidentemente cuando comenzamos a planificar un proyecto tenemos que buscar los

históricos de proyectos anteriores para así poder mitigar nuestros riesgos y tomar
decisiones más efectivas durante el proceso de ejecución.

5.- Preguntas que facilitan la identificación de las lecciones aprendidas del

Proyecto:
 ¿Qué objetivos de proyecto se alcanzaron? En fecha, en coste, en calidad, en
alcance, etc.
 ¿Qué funcionó bien en nuestro proyecto y fue un éxito?
 Para cada aspecto qué salió bien u objetivo logrado, ¿cuál es la causa raíz que
desencadenó dicho resultado positivo?, es decir, identificar cuál fue la causa, y que nos
va a permitir ponerla en práctica en otra situación
 ¿Qué objetivos de proyecto no se alcanzaron? fecha, coste, calidad, alcance, etc.
 ¿Qué no salió bien de nuestro proyecto?
 ¿Qué imprevistos (sorpresas) tuvo que manejar el equipo en el proceso de
ejecución?
 ¿Qué circunstancias no fueron anticipadas?, es decir, el evento o la circunstancia
fue causa de algo, o fue una carencia en la aprensión de un riesgo en particular.
 Para cada aspecto que no salió bien: ¿Cuál es la causa raíz que ocasionó el
problema, la dificultad?, tanto para lo positivo como para lo negativo.

Podemos hacer una dinámica en donde todos expresen lo ocurrido durante el Proyecto,
anotando, documentado y registrando cada uno de estos eventos que hemos ido
solucionando en el proyecto, que hemos hecho durante el ciclo de vida del Proyecto,  y
que al final del proyecto,  veremos el impacto de estas situaciones en los objetivos finales
del Proyecto.
 OTRAS LECCIONES APRENDIDAS (APORTES)
Como dije antes, pocas organizaciones (al menos de las que yo conozco, y
conozco unas cuantas) hacen una verdadera gestión de lecciones aprendidas
con el fin de que los fracasos y éxitos de proyectos anteriores sean conocidos y
evitados, o aprovechados por otros.

Cómo podemos hacerlo? Mediante sesiones de lecciones aprendidas en

las que los directores de proyecto (sin necesidad de que los proyectos
hayan terminado) pongan en común sus experiencias con otros
compañeros de forma periódica.
 
Es una buena excusa para establecer contactos con otros proyectos,
saber qué está haciendo cada cuál, y aprovecharse de las experiencias
de otros con miras a mejorar la calidad y disminuir los riesgos de
nuestros propios proyectos.
 

https://www.netmind.es/knowledge-center/lecciones-aprendidas-y-gestion-del-conocimiento/

Lecciones aprendidas de un proyecto

Ser capaz de documentar las lecciones aprendidas una vez que un proyecto ha llegado a su fin es una
de las mayores responsabilidades de un Director de Proyecto. De esta información dependerá alcanzar
un buen nivel de comprensión de los propios errores, muy necesario para proyectos futuros, y única
forma de evitar que se repitan los mismos fallos una y otra vez. Sin embargo, no todo vale y, por eso
mismo, el modo de documentar estas lecciones aprendidas también debe ser examinado con lupa.  

La importancia de hacer balance: lecciones aprendidas de un proyecto

A la hora de dejar constancia de la experiencia de un proyecto, no sólo hay que centrarse en los errores
que se cometieron, sino que los aspectos positivos y reseñables también deben ser recogidos ya que, de
lo contrario, todos los procesos y decisiones que contribuyeron al éxito del proyecto podrían perderse y
los efectos de este olvido serían tan negativos como no tratar de aprender de los errores que se
cometieron. Por eso, podría resumirse que, entre las lecciones aprendidas de un proyecto hay que
contabilizar:

  Los errores cometidos.

  Los riesgos a que le proyecto se vio expuesto.
  Las decisiones que mejor funcionaron.
  Los procesos y técnicas que más eficiencia y efectividad aportaron.

Cuándo debe el Director de Proyecto enfrentarse con esta obligación

Como muy tarde, al final. En la etapa de finalización de proyecto, todo checklist informa de la necesidad
de dejar recogidas las enseñanzas y lecciones aprendidas de la experiencia. Sin embargo, en la práctica
y, sobre todo, cuando se trata de proyectos de gran complejidad o de muy extensa duración; relegar
esta actividad a última hora no es lo más acertado. Los riesgos de dejar para el final la recogida de las
lecciones aprendidas son:

  Olvidarse de incluir algún suceso o dato importante.

  Carecer del enfoque adecuado, por pérdida de perspectiva.
  Cometer algún error y no tener posibilidad de comprobar o revisar lo anotado.

 
Por ello, el mejor lugar y momento de capturar las lecciones aprendidas es cuando se producen, a
medida que transcurre el proyecto, en pleno progreso. La forma de hacerlo es documentándolas justo
después de que hayan ocurrido, cuando acaban de producirse. Es importante no procrastinar aunque
resulte complicado, puesto que el Director de Proyecto siempre tendrá asuntos que resolver, cuestiones
urgentes y decisiones importantes que tomar. Sin embargo, la veracidad, consistencia, completitud y
fiabilidad de la información que se recoja en forma de lecciones aprendidas dependerá en gran medida
de la puntualidad de su recogida. Cuando el proyecto entre en la etapa de finalización, todos los datos
que se hayan recopilado habrán de ser revisados con objeto de completarlos, si se puede aportar nueva
información, o enriquecerlos, si echando la vista atrás se gana en perspectiva y es posible adquirir una
mejor comprensión de lo sucedido. Además, es el momento de terminar de completar las lecciones
aprendidas para que éstas resulten un documento útil y sean realmente el reflejo de la experiencia
adquirida en el curso del proyecto.  

Lecciones aprendidas de un proyecto: las claves del éxito

El esfuerzo individual del Director de Proyecto, su precisión, su punto de vista y su claridad a la hora de
analizar y reflejar lo acontecido son elementos imprescindibles para aumentar la utilidad de este recurso.
Pero no hay que olvidar que, igual que sucede con el propio proyecto, las lecciones aprendidas no son
cosa de uno, sino que han de entenderse como el fruto del trabajo de todos y, por eso, entre las claves de
su éxito se encuentran las siguientes:

  Fomentar la participación de los involucrados en el proyecto para que éstos aporten su visión

de las lecciones aprendidas y sus ideas.
  Tratar de incluir este asunto en la rutina de proyecto, por ejemplo como tema a tratar en
alguna reunión con la periodicidad que se considere oportuna.
  A la vez que se desarrolla el documento continente de las lecciones aprendidas, se debe
incorporar dicha información en la gestión de proyecto, para beneficiarse de ella desde el
principio.
  Una vez que toda la información se ha recogido, revisado y corregido debe ser publicada, para
que todos los involucrados en el proyecto conozcan su contenido y puedan aprender de él y
mejorar.
  Por último, hay que asegurarse de que se conserva esta información, para que la organización
y los equipos de proyecto puedan disponer de ella cuando sea necesario.

https://obsbusiness.school/es/blog-project-management/conceptos-fundamentales-direccion-de-
proyectos/lecciones-aprendidas-de-un-proyecto

Plantilla para documentar lecciones aprendidas

 La plantilla de lecciones aprendidas ha sido
actualizada a la última edición de la guía del
PMBOK 6.

Todos los proyectos experimentarán a lo largo de su ejecución situaciones favorables o

desfavorables. Una actividad primordial de todo equipo de trabajo es el identificar estas situaciones
y analizar lo que se pueda aprender de ellas.

Para ello, existe el instrumento de las "Lecciones Aprendidas", las cuales permiten documentar
estas situaciones, analizar sus causas raíz, el impacto que tuvieron en el proyecto y determinar que
acciones fueron efectivas para mitigar sus efectos en el caso de las amenazas, y mejorarlos en el
caso de las oportunidades. El objetivo es que podamos aprender de nuestros errores, se observa
que es un elemento con frecuencia omitido, perdido en el día a día de los equipos de trabajo y los
Directores de Proyecto.

http://www.pmoinformatica.com/2012/07/plantilla-para-documentar-lecciones.html

Lecciones aprendidas según el PMBOK 6

El registro de lecciones aprendidas debe contener la siguiente información:

 Categoría de la situación presentada (La categorización es decisión de la organización).

 Descripción de la situación. 
 Impacto de la situación en el proyecto y organización. 
 Recomendaciones y acciones propuestas (Estas son las lecciones aprendidas
aprovechables en el proyecto actual y futuros). 

El PMBOK 6 en la sección 4.4.3.1 también establece que situaciones se consideran lecciones

aprendidas, específicamente retos, problemas, riesgos u oportunidades que se presenten durante
el proyecto.

Seguidamente el registro de lecciones aprendidas:

 Se utiliza como insumo en gran parte de procesos de la gestión de proyectos.

 A medida que se ejecuta el proyecto se le agregan nuevas entradas o se modifican las
existentes, al ir identificando nuevas lecciones aprendidas. Esto ocurre repetidas veces a lo largo
del ciclo de vida del proyecto. 
 La identificación y registro de estas lecciones aprendidas es realizado por las mismas
personas que están ejecutando el trabajo de proyecto.
 Las lecciones aprendidas no tienen por qué limitarse a escritos, también se pueden usar
imágenes, fotos, audios, videos y otros medios. 
Los siguientes son algunos ejemplos de cómo se utilizan las lecciones aprendidas. 

 Dirección y ejecución de proyectos (Proceso 4.3 de la guía PMBOK), para definir

lineamientos para el equipo de trabajo buscando evitar repetir errores y mejorar el desempeño.
 Obtener los requerimientos (Proceso 5.2 del PMBOK): Las lecciones aprendidas
proporcionan información valiosa sobre técnicas de levantamiento de requerimientos que fueron
efectivas (o no) en el pasado. 
 Estimar la duración de actividades (Proceso 6.4 de la guía PMBOK): Se pueden aplicar
lecciones aprendidas pasadas para mejorar la exactitud y precisión de los estimados. 
 Ejecutar las procuras (Proceso 12.2 del PMBOK): Para mejorar la eficiencia de la
gestión de procuras con proveedores, las lecciones que se aprendan en etapas tempranas del
proyecto pueden aplicarse en fases posteriores. 

http://www.pmoinformatica.com/2018/05/lecciones-aprendidas-pmbok-6.html

Publicada la nueva guía del PMBOK 6ta edición

http://www.pmoinformatica.com/2016/03/pmbok-sexta-edicion-borrador.html