Sunteți pe pagina 1din 6

INSPECTOR RESURESELOR UMANE

TEMA LUCRĂRII

-DOSARUL PERSONAL-

Februarie 2020
Dosarul personal

Prin instituirea obligativitatii angajatorului de a constitui un dosar personal al fiecarui


angajat, legiuitorul vizeaza transpunere in format tiparit a datelor inregistrate de catre angajator in
registrul electronic de evidenta a salariatilor, REVISAL, certificand legalitatea si corectitudinea
completarii datelor in acest program electronic REVISAL.
Totodata, se instituie obligativitatea angajatorului ca, la solicitarea scrisa a salariatului sau a unui fost
salariat, angajatorul sa elibereze acestuia:
a) copii ale documentelor existente in dosarul de personal;
b) copii ale paginilor din registrul electronic care sa cuprinda inscrierile referitoare la persoana
angajatului si/sau un document care sa ateste activitatea desfasurata de catre acesta, durata activitatii,
salariul, vechimea in munca, in meserie/ profesie si in specialitate in termen de cel mult 15 zile
calendaristice de la data inregistrarii solicitarii angajatului.
Documentele eliberate de catre angajator angajatului trebuie sa fie in regim de copie certificata
conforma cu exemplarul aflat in dosar, cu data, semnatura si stampila angajatorului, certificare ce se
impune a fi facuta de catre reprezentantul legal al angajatorului sau de catre persoana imputernicita
de catre angajator pentru a acorda viza de conformitate cu originalul.

Totodata, se reglementeaza expres ca REVISAL si dosarele personale ale fiecarui angajat se vor
pastra in conditii care sa asigure protectia datelor cu caracter personal potrivit prevederilor Legii nr.
677/2001 pentru protectia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor, modificata si completata.

De asemenea, fiind documente cu un regim aparte, acestea trebuie pastrate pentru o perioada ce
excede perioadei de 5 ani si pentru o perioada maxima 49 de ani, astfel ca fiecare angajator trebuie sa
isi organizeze propria sa arhiva in concordanta cu prevederile Legii nr. 16 din 1996 privind arhivele
nationale, modificata si completata.

Procedura se va aplica de catre persoanele care gestioneaza raporturile juridice de munca ale
salariatilor angajatorului, denumiti generic inspectori de resurse umane, care, prin natura atributiilor
statuate prin fisa postului, raspund de intocmirea, actualizarea, rectificarea, pastrarea si evidenta
dosarelor profesionale/ personale.

Gestionarea dosarul personal/profesional al fiecarui angajat, indiferent ca se afla intr-un raport


juridic de munca cu norma intreaga, partiala, pe perioada nedeterminata/determinata, vizeaza
intocmirea, gestionarea, actualizarea, rectificarea si pastrarea lui.

Dosarul personal/profesional al fiecarui angajat se impune a cuprinde actele premergatoare si


necesare angajarii: examenul de medicina muncii, oferta de angajare, contractul individual de munca
impreuna cu fisa postului, actele aditionale si celelalte acte referitoare la executarea, modificarea,
suspendarea si incetarea contractului individual de munca, orice alte documente care certifica
legalitatea si corectitudinea inregistrarilor ce se opereaza in REVISAL sau in carnetul de munca,
inainte de eliminarea acestuia.
Compartimentul de personal, este unica componenta din structura organizatorica a angajatorului,
responsabila, prin inspectorii de resurse umane, de intocmirea, gestionarea, actualizarea, rectificarea
si pastrarea dosarelor personale/profesionale ale angajatilor activi si inactivi, precum si a carnetelor
de munca ale acestora, acolo unde este cazul.

Intocmirea, gestionarea si actualizarea dosarului personal/profesional al salariatului

Dosarul profesional al fiecarui angajat se poate intocmi potrivit unui format standard, ales de catre
angajator si impus entitatii juridice, pe care o administreaza, aceasta presupunand urmatoarele date:
- Coperta
- Sectiunea A – Date cu caracter personal
- Sectiunea B – Studii, pregatirea profesionala si recalificari ulterioare
- Sectiunea C – Date referitoare la dosarul profesional
- Sectiunea D – Activitatea desfasurata in cadrul altor angajatori
- Sectiunea E – Declaratii ale angajatului privitoare la alegerea normei de baza, alte declaratii
- Sectiunea F – Situatia concediilor de odihna si a altor tipuri de concedii
- Sectiunea G – Situatia disciplinara
- Sectiunea H – Accesul la dosarul personal/profesional

Fiecarui angajat i se intocmeste un singur dosar de personal, ce se va actualiza ori de cate ori se
impune acest aspect.

Compartimentul de personal prin intermediul inspectorului de resurse umane, care gestioneaza


raporturile juridice de munca, intocmeste dosarul de personal pentru fiecare angajat in termen de 10
zile lucratoare de la data semnarii contractului individual de munca.

Compartimentul de personal, prin inspectorii sai de resurse umane, responsabili cu intocmirea si


actualizarea dosarelor personale/profesionale, sunt obligati sa verifice copiile prezentate de catre
angajat cu originalele acestora, urmand a le certifica, cu mentiunea copie conforma cu originalul,
semnand si mentionand numele si functia detinute, precum si a datei la care certificarea a survenit.

Dosarul personal/profesional contine toate actele juridice si documentele ce evidentiaza activitatea


profesionala a angajatului de la nasterea raporturilor juridice de munca pana la incetarea acestora, in
conditiile legii.
Documentele din cadrul dosarului personal/profesional sunt indosariate in ordinea emiterii
cronologice a acestora, pe fiecare sectiune.

Dosarul personal/profesional trebuie sa cuprinda in mod obligatoriu urmatoarele documente:


a) copie de pe buletin/cartea de identitate/pasaport sau dovada de rezidenta;
b) copie de pe livretul militar, daca este cazul;
c) adeverinta medicala eliberata de catre medicul de familie al angajatului, care sa ateste ca este apt
de munca, iar ulterior acceptarii ofertei de angajare, dar inainte de inceperea efectiva a activitatii,
avizul medicului de medicina muncii;
d) copii de pe actele de studii, de la diploma de liceu la ultimul act aferent ultimei forme de
invatamant absolvita;
e) copii de pe certificatele de participare la cursurile de instruire sau perfectionare;
f) copie de pe carnetul de munca/ copii ale adeverintelor de la locurile de munca anterioare;
g) recomandari de la locurile de munca anterioare;
h) cazierul judiciar, in original;
i) curriculum vitae, semnat si datat de catre angajat
j) contractul individual de munca impreuna cu oferta de angajare, ambele semnate, datate si cu
numar de inregistrare;
k) fisa postului;
l) acte aditionale prin care a fost modificat/ completat unul dintre elementele raportului juridic de
munca;
m) cererile de suspendare a raportului juridic de munca, actul juridic de aprobare/ constatare a
suspendarii, actul juridic prin care se dispune reluarea activitatii;
n) actele juridice care atesta modificarile salariale;
o) actele juridice de desemnare/ mandatare a angajatului sa reprezinte angajatorul;
p) actul juridic prin care se stabileste participarea la activitati in cadrul unor proiecte/programe;
q) actul juridic de incetare a raportului juridic de munca;
r) rapoartele de evaluare;

Toate documentele obligatorii a fi incluse in dosarul profesional/personal al angajatului trebuie sa


fie:
a) numerotate pe fiecare sectiune de la 1 la „n” precedata de litera aferenta sectiunii,
b) mentionate intr-o lista de verificare atasata copertei dosarului personal/profesional, astfel incat sa
existe o evidenta clara a tuturor documentelor existente la aceste dosare;
c) la momentul in care raporturile juridice de munca inceteaza cu angajatul, dosarul se numeroteaza
de la ultima fila la prima, pe coperta se mentioneaza cate file cuprinde dosarul, se dateaza , se
semneaza si stampileaza;
d) de cate ori dosarul arhivat se solicita a fi consultat, cererea urmeaza procedura mai sus mentionata,
urmand a fi atasata dosarului in cauza, numerotandu-se in continuare si mentionandu-se pe coperta
noul numar de file.

Persoanele care au acces la datele cuprinse in dosarul profesional/ personal al angajatului au


obligatia, prin lege, de a pastra confidentialitatea datelor cu caracter personal.

Trebuie avut in vedere ca, in masura in care, din motive obiective, angajatorul se afla in
imposibilitatea de a elibera documentele prevazute mai sus, salariatul sau fostul salariat poate solicita
Inspectoratului Teritorial de Munca, din raza caruia angajatorul isi desfasoara activitatea, eliberarea
unei adeverinte din care sa rezulte elementele continute in REVISAL si, implicit, in dosarul
personal/profesional, astfel cum a fost intocmit si transmis de catre angajator.
Inspectoratul Teritorial de Munca in cauza va elibera documentul, in baza inregistrarilor efectuate de
catre angajatorul angajatului in REVISAL, intr-un termen de cel mult 15 zile de la data inregistrarii
cererii la ITM.

Sancțiuni

Refuzul nejustificat al angajatorului de a elibera salariaţilor sau foştilor salariaţi copii de pe


documentele prevăzute la art. 8 alin. 3 din Hotarârarea Guvernului nr. 500/2011 privind registrul
general de evidenţă al salariaţilor reprezintă contravenţie şi se sancţionează cu o amendă cuprinsă
între 300 şi 1000 de lei.

Refuzul nejustificat al angajatorului de a pune la dispoziţia Inspectoratului Teritorial de Muncă


dosarul personal al angajatului constituie tot contravenţie şi se sancţionează cu amendă cuprinsă
între 5000 şi 8000 de lei.
Bibliografie

 https://legestart.ro/dosarul-de-personal-al-angajatului-ii-ce-trebuie-sa-contina-si-ce-sanctiuni-se-
pot-aplica-angajatorului/
 https://www.cabinetexpert.ro/2018-09-10/dosarul-de-personal-documente-necesare-info-util-link-
uri-modele-actualizate-la-nivelul-anului-2018.html