Actividad de aprendizaje 18

Evidencia 4: Informe “Diagnóstico ejecutivo”

Introducción
La elaboración de los diagnósticos en los informes gerenciales cobra importancia
en la medida que permiten agrupar la información en períodos de tiempo y llevar a
cabo contrastes y comparaciones de la evolución de las cifras, con respecto a los
objetivos de la organización, para presentarlos de manera amigable y de fácil
comprensión para todos los niveles.
Teniendo en cuenta lo anterior, para esta evidencia debe hacer una recopilación
de los temas aprendidos en su proceso de formación y registrarlos en un informe
ejecutivo de acuerdo a las indicaciones de presentación de informes y a las
normas para la presentación de trabajos escritos, basándose en la empresa sobre
la cual ha venido desarrollando ésta y las anteriores actividades de aprendizaje.
Para dicho fin realice lo siguiente:
1. Elabore un diagnóstico del estado actual de la organización, la información y los
procesos, incluyendo:
 Logística de aprovisionamiento, de las instalaciones, de distribución y de
devoluciones.
 Estrategia de software y de tecnología de acuerdo al diagnóstico.
 Sistemas de medición de los procesos.
2. Basado en el diagnóstico, presente un informe ejecutivo que incluya:
 Marco estratégico de la empresa (misión, visión, valores, políticas).
 Breve presentación del producto de la empresa.
 Descripción gráfica y textual de la cadena de abastecimiento, incluyendo los
actores que la conforman.
 Procesos desarrollados en cada eslabón de la cadena de suministro con la
descripción de equipos, materiales y herramientas.
 Técnicas de almacenamiento, preparación de pedidos y despachos.
 Sistema de distribución.
 Proyecciones de ventas.
 Plan de compras, producción y ventas.
 Presupuestos.
 Indicadores de gestión o KPI por áreas.
 Puntos críticos en la cadena de suministro sujetos a mejora.
 Diagnóstico del estado actual de la organización, la información y los
procesos
EMPRESA: Coordinadora Mercantil.

Logística de aprovisionamiento.
La logística de aprovisionamiento de la empresa se realiza bajo la supervisión del
área de ventas que es la encargada de realizar las negociaciones con los clientes,
en cada una de las terminales ubicadas alrededor de país. cada una de ellos
realiza las negociaciones pertinentes ofreciendo nuestro portafolio de servicios
brindando asesorías, para ofrecerle una alta gama de productos y convertirnos en
sus aliados estratégicos.
Logística de las instalaciones.
Coordinadora cuanta a nivel nacional con 15 terminales en todo el país y bases
satélites (sub sedes) en diferentes regiones de Colombia, estas terminales nos
ayudan a poder realizar nuestro proceso de cross docking para la
desconsolidación y consolidación de mercancía
Entre las regionales tenemos las ciudades de:
Armenia, Barranquilla, Bogotá, Bucaramanga, Buenaventura, Cartagena,
Cali, Cúcuta, Ibagué, Ipiales, Manizales, Medellín, Montería, Pasto, Pereira,
Popayán, Santa Marta, Sincelejo, Valledupar, entre otras.
Logística de distribución.
La logística de distribución se realiza por la gestión comercial, cada vendedor
realiza visita a sus clientes para mirar cómo van con el servicio y poder tener un
acercamiento con nuestro cliente, ellos tiene la posibilidad de montar pedidos por
medio de un sistema de información llamado AGW(automatización de guías web)
el cual genera una orden de pedido donde se le recoge la mercancía al cliente en
sus instalaciones. Desde ese momento se genera un tiempo para el proceso de
distribución dependiendo de la ciudad destino que si son directas pueden ser de
uno a dos días hábiles, pero si son rexpediciones(terceros) puede tener un tiempo
mayor.
El área de operaciones es el encargado para su respectiva distribución,
liquidación en nuestros dispositivos móviles y entrega a clientes teniendo en
cuenta algunas recomendaciones a la hora de la entrega, se realiza el cargue de
los vehículos para ser entregados de acuerdo a la negociación que se ha
realizado.
Logística de devoluciones.

El proceso de devolución se da cuando en la entrega se nos presenta alguna

novedad que no nos ayuda a realizar la entrega efectiva al cliente.
Estas novedades se guardan en la compañía en un lugar estratégico para poderle
hacer el respectivo reporte al cliente, quien nos dirá si se le devuelve o se vuelve
ofrecer.

Estrategia de software y de tecnología de acuerdo al diagnóstico.

Call Center: tenemos personal capacitado que están atendiendo continuamente la
llamada telefónicas, los servicios que los clientes necesitan ya sea de recogida o
entregas de mercancías, los cuales interactúan con los coordinadores de zona
encargado y el área de ventas de la empresa; de todos estos servicios se lleva un
registro electrónico el cual es almacenado en una base de datos.
Dentro de las herramientas de software integra en línea entre su plataforma de
comercio electrónico con nuestra operación logística, incluyendo cotizaciones de
envíos, generación de guías de transporte, etiquetas inteligentes para unidades,
seguimiento satelital (GPS), comunicación por radio frecuencia ya sea local o
nacional, comunicación por celular, tecnología de información móvil (TIM) y
tracking para consultar las guías y saber si la mercancía ya está entregada, esta
actividad es llevada a cabo por los mandos medios de Coordinadora.
Sistemas de medición de los procesos.
Los procesos de la cadena de abastecimiento de coordinadora son medidos por
informes mensuales de ventas y gastos, indicadores de entregas perfectas,
perdidas, tiempos de entrega y satisfacción del cliente dichos informes los debe
realizar el jefe de cada área y deben ser presentados semanal mente al equipo
primario de cada sucursal.

INFORME EJECUTIVO
Marco estratégico de la empresa.

COORDINADORA MERCANTIL

Nace Coordinadora Mercantil el 10 de febrero de 1967 cuya principal característica

fue el paqueteo y el servicio que se presta es puerta a puerta. Coordinadora
Mercantil se desenvuelve en el sector económico del transporte terrestre de
mercancía. Se dedica al transporte de mercancía, paquetes y documentos,
ofreciendo sus servicios de recogida y entrega de mercancía puerta a puerta.
Comenzó con un camioncito modelo 56 que no le cabían más de 500 kilos y ahora
cuenta con una flota de 700 vehículos, desde motos, carrys, camiones y tracto
mulas, 3.300 empleados repartidos en 14 regionales en el país, 100 centros de
recibo de paquetes, 4.200 entregas por hora, una facturación de 200.000 millones
de pesos al año, cerca de 150.000 clientes regulares en Colombia y una
capacidad de movilizar 10.000 toneladas de carga por día.

MISION
Somos una red logística, confiable y oportuna, que facilita el acercamiento de
los negocios y de las personas y explora nuevos mercados y servicios a nivel
nacional e internacional, para obtener una rentabilidad que garantice nuestra
solidez y permanencia en el tiempo.

El cumplimiento de esta misión propicia, a partir de nuestros principios éticos y

valores corporativos, la satisfacción y progreso de nuestros clientes, empleados,
proveedores, accionistas y de la comunidad en general.

VISION
Ser elegidos como la mejor red logística para mover los negocios y facilitar el
progreso de las empresas y las personas; abierta al mundo para explorar y ofrecer
nuevos servicios.
VALORES
1. Productividad
2. Innovación
3. Servicio
4. Cuidado
5. Confiabilidad
POLITICAS
Coordinadora Mercantil enfoca su gestión hacia la Satisfacción del Cliente,
brindando servicios efectivos con personal competente y comprometido, orientado
por los principios éticos y valores de la Organización, aplicando altos estándares
de Seguridad.
Nuestros procesos se enfocan en Gestionar los Riesgos, buscando la intervención
oportuna mediante el cumplimiento de la normatividad, el mejoramiento continuo y
el cuidado del medio ambiente.

¡Marcando la Diferencia!

Breve presentación del producto de la empresa.

Coordinadora es una empresa de distribución con 52 años en el mercado, la cual
transporta, mercancía, paquetes, documentos etc. cuenta con 15 terminales en las
principales ciudades del país y con centros de distribución (bases en algunas
regiones del país.
Descripción gráfica y textual de la cadena de abastecimiento, y los actores
que la conforman.
Los actores de la cadena de abastecimiento son con:
Clientes: en cada terminal Tenes diferentes clientes que ´pueden ser naturales o
personas jurídicas.
Transporte internacional: coordinadora cuenta con aliados estratégicos
reexpedidores (terceros) con los cuales llega a más de 200 países DHL, UPS
Terminales: Están ubicados en ciudades estratégicas del país.
Transporte nacional: El movimiento de mercancía la realizan con flota propia y
esta se desplaza a lo largo del país
Técnica de contacto:

En esta parte el cliente ha sido atendido por el área de ventas, el cual ha

firmado un contrato de transporte para su mercancía, para las diferentes
partes de Colombia, donde se le sugiere que cada vez que necesite el
servicio llame al Call Center y le programen su recogida o entrega de la
mercancía.
Solicitud de servicio:

Esta actividad es llevada a cabo por nuestro equipo de trabajo del call
center, donde el cliente es atendido por un asesor, quien lo guiara para
prestarle el mejor servicio puerta a puerta sin ningún recargo adicional.

Flujo transaccional y culminación del proceso logístico:

 Programación de recogida:

En conjunto con el call center, un líder de zona y la tripulación

hacemos efectivo el servicio de recogida de las 1500 caja para
Bogotá y las 500 para Ecuador.

 Recibo de la mercancía:

Después de programada la recogida, nuestros colaboradores se

dirigen al sitio de recogida, cumpliéndole a los clientes, brindándoles
el mejor servicio en el menor tiempo posible.

 Despacho de mercancía consolidación de rutas de destino

En esta actividad nuestras tripulaciones llevan la mercancía recogida

a la terminal “CEDI” donde se clasifica y luego se despacha al
destino final, ya sea local, nacional o que el cliente la haya enviado
para exportar según el caso.

 Transporte de la mercancía

En esta actividad después que se carga la mercancía, esta es

enviada en tracto mulas y que estas lleguen a la ciudad de destino
en un tiempo promedio de 8 horas, ya sea a Bogotá o en su defecto
con los papeles de aduana autorizados para el ingreso al Ecuador.

 Mercada des consolidación para la entrega

En esta actividad, cuando llega el tracto camión a la ciudad de

destino esta es descargada “des consolidación” en una banda
transportadora, donde hay un equipo nocturno que la selecciona y
clasifica, ya sea local o para exportar.

 Reparto de la mercancía y culminación del proceso logístico:

La mercancía en su selección se carga en los vehículos locales
respectivos, en un tiempo no superior a las 2 horas en el día.
Cuando está completo la carga, la tripulación del vehículo, el cual
está integrado por un conductor y 2 auxiliares; quienes procederán
hacer las respectivas entregas, cumpliendo así con la cadena de
distribución. Cuando el cliente final recibe la mercancía, nos firmara
la guía de recibido y nos califica por el servicio prestado de acuerdo
al estado físico y calidad de la mercancía y la entrega en tiempos
reales o en el tiempo prometido.

Ciclo de servicio Coordinadora

Procesos desarrollados en cada eslabón de la cadena de suministro con la
descripción de equipos, materiales y herramientas.

Compras: el área de compras analiza los de que se tenga en las bodegas de

materias primas, realiza pedidos y negociaciones a proveedores para abastecer
cada una de las terminales, estos datos lo sacan de los sistemas de información
existentes.
Almacenamiento: en los centros de distribución se recibe, revisa e ingresa la
mercancía para realizar el crossdockig de la mercancía por punto de venta para
realizar la entrega.
Transporte: en nuestros vehículos se lleva acabo el trasporte de mercancía a
cada cliente llevando acabo un tiempo de entrega cps para la satisfacción del
mismo.
Ventas: el área de ventas se encarga de visitar a los clientes, revisando como se
sienten con nosotros, dando asesorías y acompañamiento.
Técnicas de preparación de entregas
El alistamiento de pedidos en la empresa empieza se realiza atraves de los
diferentes lecturas que se realizan con nuestros dispositivos móviles el líder de
turno realiza el ingreso de la mercancía a la bodega y a través de la etiqueta
inteligente el colaborador podrá separar el pedido.
Técnicas de despachos.
El conductor con el auxiliar de ruta realiza la revisión contra las guías de cada
cliente que salen desde el sistema, si hay novedades son reportadas al líder de
turno.
Proyecciones de ventas.
Coordinadora trabaja continuamente para garantizar la calidad y continuidad de
sus clientes, siguiendo sus dos pilares de la calidad: satisfacción de sus clientes y
la calidad del servicio Plan de compras, producción y ventas.
La empresa realiza un pronóstico de ventas en el cual incluye historiales de los
años anteriores, se gestiona las unidades movidas años anteriores, realiza un
estudio de la demanda y como se viene comportando el mercado para de esta
manera realizar un plan con al menos 4 meses de anticipación de cada
abastecimiento que es realizado mensualmente en cada una de las regionales.

Presupuestos.
El presupuesto de la compañía se basa en un modelo en el cual las ganancias que
recibe la compañía durante el transcurso del año son el sustento de la misma y
sus accionistas.
Indicadores de gestión o KPI por áreas.
Indicadores del área de logística:
1. Cantidad de Entregas perfectas.
2. Cantidad en devoluciones
3. Gestión de stock
4. Indicadores itd.
Indicadores del área ventas:
1. Ventas mensuales.
2. Ventas semanales.
3. Campañas de publicidad al mes.

Puntos críticos en la cadena de suministro sujetos a mejora.