Documento Electrónico

Objetivos

• Comprender las características especiales de

los documentos electrónicos.
• Profundizar en las diferencias entre los
formatos abiertos y los formatos propietarios.
• Introducir el concepto de copia electrónica.
• Desglosar la problemática del archivado y la
preservación electrónica a largo plazo.

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Definición

Definición técnica: “Un documento

electrónico es un documento cuyo soporte
material es algún tipo de dispositivo
eléctrónico y en el que el contenido está
codificado mediante algún tipo de código
digital que puede ser leído o reproducido”
Diferencia esencial con el documento en
papel: disociación entre contenido y
representación.

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Características esenciales

Accesibilidad
– Soporte físico
• ¿Disco duro o DVD?
– Sistema operativo
• ¿Windows, Mac o Linux?
– Aplicación
• ¿Microsoft Word o OpenOffice?
– Formato
• ¿Abiertos o propietarios?
Seguridad
– Firma electrónica

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Formatos

Codificación de información definida a través de

un documento de especificación.
Abiertos
– Especificación pública y libre de restricciones legales
de uso.
– Cualquier aplicación puede utilizarlos (propietarias o
libres).
Propietarios
– Controlados y definidos por intereses privados.
– Sólo la aplicación propietaria puede utilizarlos.

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Formatos abiertos

Open Document
– OASIS
– Soportado por OpenOffice (extensión .odt)
Portable Document Format
– Adobe
– Soportado por Adobe Acrobat Reader (extensión .pdf)
Joint Photographic Experts Group
– Compresión de imágenes
– Extensión .jpg o .jpeg
Open Office XML
– Reciente y controvertido estándar de Microsoft
– Soportado por Microsoft Office 2007 (extensión .docx)

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Formatos abiertos

XML
– W3C
– Documentos de marcas (extensión .xml).
– Cualquier procesador de textos es capaz de
interpretarlos (texto plano).
– Carecen por sí mismos de representación visual.
– Transformaciones mediante lenguajes XSLT o XSL-FO
(hojas de estilo)
• Generan formatos HTML, PDF, …
– Estándar de facto para la interoperabilidad entre
sistemas de información.

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Formatos propietarios

• DOC
– Formato nativo y cerrado de Microsoft Word.
– Opción de almacenamiento por defecto
hasta la versión Word XP
(extensión .doc)
• Tagged Image File Format
– Adobe (extensión .tif)
• MPEG-1 Audio Layer 3
– MPEG (extensión .mp3)
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Copias auténticas
Materialización documental

Documento electrónico  Impresión  Documento en papel

Tecnología utilizada.
– Transformaciones documentales.
• El ciudadano firma un documento XML y recibe una copia PDF imprimible del
mismo.
– Códigos de identificación unívocos.
• Alfanuméricos, códigos de barras, nubes de puntos.

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Copias auténticas
Desmaterialización documental

• Documento papel  Digitalización  Documento electrónico

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Archivo electrónico

• Documentos objeto de archivo

– Los documentos que forman parte de los
expedientes.
– Los libros o recibos de registros para la recepción
y remisión de solicitudes, escritos y
comunicaciones.
– La correspondencia o comunicaciones
electrónicas.
– Boletines oficiales, publicaciones. folletos
comerciales, fotocopias de legislación.

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Archivo electrónico

• Fases del ciclo de vida de un documento

– Documentación activa: es la etapa en la que los documentos son
producidos o recibidos, su valor administrativoestá vigente. Su
consulta suele ser muy frecuente.
– Documentación semi-activa: es la etapa en la que el trámite
administrativo ha finalizado pero su valor administrativotodavía
continúa vigente. Su consulta es esporádica.
– Documentación inactiva: es la etapa en la que su valor
administrativoha desaparecido, pero a su vez el documento ha
adquirido un valor secundario, que puede ser fuente de
investigación histórica.
• Problemática  preservación a largo plazo.
• Los soporten se deterioran o quedan obsoletos.
• Los formatos documentales dejan de ser legibles.
• Las firmas electrónicas dejan de ser fiables.

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Preservación a largo plazo
Preservación física

• Preservación física
– Copias de seguridad
• Modelos: completa, incremental, diferencial.
• Medios: cinta magnética, disco duro, disco óptico,
llaves USB, servicios remotos.
– Barreras físicas
• Cajas fuertes, control de accesos, sensorización
electrónica.
– Planes de seguridad y prevención

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Preservación a largo plazo
Accesibilidad

• Accesibilidad  se debe evitar la obsolescencia

de los contenidos digitales.
– Uso de estándares abiertos
• Aseguran la legibilidad futura del documento.
– Migración
• Conversión o transferencia de datos a nuevos entornos.
Siempre existe el riesgo de pérdida de información en el
proceso.
– Virtualización o emulación
• Replicación en el sistema actual de una funcionalidad ya
obsoleta.

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Preservación a largo plazo
Elementos de seguridad

Elementos de seguridad
– Desaparición o ausencia del prestador  formato de firma
avanzado o extendido
• Archivado de las evidencias de validación
– Certificados
– Sellos de tiempo
– Respuestas de validación
– Compromiso de los algoritmos de hash o firma (debilidad
tecnológica)
• Hash o resumen digital proporciona integridad
• Firma digital proporciona autenticidad y no repudio
• Re-sellado de los documentos cada ciertos periodos de tiempo
– Archivado de estos nuevos sellos de tiempo

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Escenario global

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Daniel Sánchez Martínez (danielsm@um.es)
Proyecto Administración Electrónica
Área de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones Aplicadas
Universidad de Murcia