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GESTION DE PROVEEDORES

 Propósito del Documento

El propósito de este documento de especificación es describir el proceso de


Gestión de Proveedores, con la finalidad de que los diferentes elementos que lo
conforman sean completamente definidos para garantizar su entendimiento y
correcta ejecución.

 Ámbito del Documento

Este documento se limita a describir únicamente al proceso de Gestión de


Proveedores, incluyendo su modelo y la especificación de sus diferentes atributos.

 Audiencia Objetivo

Objetivo de este documento se centra en los diferentes participantes del


proceso de gestión de proveedores para ayudarles a entender y desempañar las
actividades que realizan, así como:

 Proveedores
 Coordinación de Compras
 Administración General

Objetivo:

Organizar toda la información de los proveedores para realizar el


orden de la compra.

Justificación

Este documento se realiza para organizar y tener mas conocimiento


en la gestión de proveedores.
 Alcance
Este procedimiento es de aplicación a todo el personal implicado en
la realización de gestión de proveedores. Se aplicará a los participantes del
proceso. Asimismo, es direccionable a los proveedores de productos,
servicios y/o materiales que afecten a la calidad de los productos y
servicios.

Responsables del Proceso

En este punto los responsables del proceso son:


 Analista de Compras
 Gerencia General.

Eventos de inicio y fin

Actividad (a detalle) Responsabl Departamento Frecuencia


e
1 Gestión de proveedores Analista de Compras Diaria
Compra
2 Estudio del mercado de los Analista de Compras Diaria
diversos proveedores a compra
participar en el proceso
3 Recopilar la información Responsabl Departamento Diaria
requerida de los productos e
que se requiere en el
programa
4 Evaluar detenidamente que Analista de Compras Diaria
productos posee cada Compra
proveedor para un mejor
conocimiento del mismo
para poder tener un mejor
control.
5 Realizar una agenda Analista de Compras Diaria
electrónica con todos los compra
datos de los proveedores
con sus datos fiscales,
teléfonos, correos, y estar en
contacto con al momento de
realizar cotizaciones con
ellos.
6 Clasificar cada uno de los Compras Diaria
productos que se requiere
de acuerdo con cada uno de
los proveedores es decir
evaluar que producto
dispone en cada almacén
7 Determinar la disponibilidad Analista de Compras Diaria
del producto que compra
necesitamos al momentos
de la cotización.
8 Ubicar directamente al Responsabl Departamento Frecuencia
vendedor para realizar el e
proceso de una manera mas
efectiva.
9 Garantizar una vez Analista de Compras Diaria
ejecutada la orden de Compra
compra el contacto al cual se
le asignara dicha orden
10 Fin del proceso Analista de Compras Diaria
compra

Pre-condiciones

 El cliente debe de contar con el producto


 El precio debe ser favorable
 La cantidad requerida
 Demostrar interés en la venta del producto
 Facilitar la información lo más rápido posible del producto requerido.
 Actualización continua de los precios del producto.

Post-Condiciones

 Facilidad en la entrega
 Facilidad de pago
 Disponibilidad del producto
 Facturación rápida
 Compromiso de entrega con mayor eficacia.
CORTE DE VENTAS

 Propósito del Documento

El propósito de este documento de especificación es describir el proceso de


Corte de Ventas, con la finalidad de que los diferentes elementos que lo
conforman sean completamente definidos para garantizar su entendimiento y
correcta ejecución.

 Ámbito del Documento

Este documento se limita a describir únicamente al proceso de Corte de


Ventas, incluyendo su modelo y la especificación de sus diferentes atributos.

 Audiencia Objetivo

Objetivo de este documento se centra en los diferentes participantes del


proceso de Corte de Ventas para ayudarles a entender y desempañar las
actividades que realizan, así como:

 Departamento de Ventas
 Mesa de Control
 Coordinación de Compras.

 Objetivo:
Determinar los productos que se van a comprar el día indicado para su
entrega.

 Justificación
Este documento se realiza para organizar y tener mas conocimiento en el
corte de ventas.

Alcance

Este procedimiento es de aplicación a todo el personal implicado en


la realización del corte de ventas. Motivado a la recolección de los
productos que se compraran una vez cumplido todos los requisitos exigidos
por los vendedores y obtener la papelería reglamentaria para su
aprobación.

 Responsables del Proceso.


En este punto los responsables del proceso son:
 Vendedores
 Coordinador de ventas
 Mesa de control
 Coordinador de Compras
 Gerencia General.

Eventos de inicio y fin

Actividad (a detalle) Responsabl Departamento Frecuencia


e
1 Corte de compra Coordinador Mesa de control Diaria
de ventas
2 Determinar la lista de Coordinador ventas Diaria
productos a comprar de ventas

3 Entregar la el corte en el día Coordinador Mesa de control Diaria


indicado la fecha y la hora de ventas
4 Ordenar cada una de las Coordinador ventas Diaria
compras de acuerdo al de ventas
pedido de los clientes
5 Realizar un corte definitivo Mesa de Mes de control Diaria
de lo que se va a comprar control
6 Cumplir con las exigencias Coordinador ventas Diaria
del sistema para realizar la de ventas
compra definitiva del
producto
5 Cumplir con las exigencias Coordinador ventas Diaria
de mesa de control de ventas

6 Estar muy pendiente de los Coordinador ventas Diaria


productos que se ofrecen y de ventas
que estén en el catalogo que
7 Fin del Proceso
Pre-condiciones

 Estar al Dia con la mercancía a ofrecer


 Disponer de los recaudos de cada cliente
 Entregar a tiempo el corte de venta en la fecha y día estipulado
 Coordinar con los vendedores la cantidad de producto a comprar.

Post-condiciones

 Cumplir con el cliente


 Facilitar información requerida del producto
 Contar con la papelería necesaria para una compra definitiva
 Velar por la entrega correcta de las Compras requerida por el cliente.

PROGRAMACION DE ENTREGAS

 Propósito del Documento

El propósito de este documento de especificación es describir el proceso de


programación de entregas al cliente, con la finalidad de que los diferentes
elementos que lo conforman sean completamente definidos para garantizar su
entendimiento y correcta ejecución.

 Ámbito del Documento


Este documento se limita a describir únicamente al proceso de programación
de entregas al cliente, incluyendo su modelo y la especificación de sus diferentes
atributos.

 Audiencia Objetivo

Objetivo de este documento se centra en los diferentes participantes del


proceso de programación de entregas al cliente, para ayudarles a entender y
desempañar las actividades que realizan, así como:

 Coordinador de compras
 Gerencia general
 Despachador
 cliente

Objetivo:

Determinar el proceso de programación de entrega de producto a los


clientes.

Justificación

El presente documento se realiza para llevar un mejor control manejo


y disposición de la programación de entregas de productos al cliente

 Alcance
Este procedimiento es de aplicación a todo el personal implicado en
la realización de programación de entrega de productos a los clientes. Se
aplicará a los participantes del proceso.

Responsables del Proceso

En este punto los responsables del proceso son:


 Analista de Compras
 Gerencia General.
 Despachador
 Cliente

Eventos de inicio y fin

Actividad (a detalle) Responsable Departamento Frecuencia


1 Programación de entregas Coordinador compras Diaria
de compras
2 Evaluar y coordinas la Coordinador compras Diaria
entrega de los productos de compras

3 Establecer con el Coordinador compras Diaria


despachador el día de compras
especifico de la entrega
4 Facilitar un orden Despachador Almacen Diaria
cronológico para el día de la
entrega
5 Realizar las remisiones para Coordinador compras Diaria
las futuras entregas de los de compras
productos
6 Contactar al cliente para su Despachador Almacen Diaria
entrega
5 Tomar registro fotográfico de despachador Almacen Diaria
del cliente recibiendo el
producto
6 Realizar el registro Despachador Almacen Diaria
fotográfico del producto
entregado, numero de serie
modelo para el control de los
mismos.
7 Notificar al coordinador de Despachador Almacen Diaria
compras cuando se haya
entregado el producto
8 Remitir al coordinador de Despachador Almacen Diaria
compras el registro
fotográfico obtenido de la
entrega del producto para
continuar con el proceso
9 Guardar toda la información Coordinación compras Diaria
suministrada y remitir los de compras
datos para futura
elaboración de factura.
10 . Fin del Proceso
Pre-Condiciones y Pos-Condiciones

 Se coordine la entrega con el cliente


 Se especifique el día de la entrega
 Facilitar el control del material fotográfico de los productos
 Estar en contacto con el cliente para la espera de la llegada del
despachador
 Facilitarle asl despachar los números telefónicos del clientes y otras
opciones para su facilidad en la entrega
 Cumplir con los requisitos para su entrega satisfactorias
 Dejar al cliente satisfecho con el producto requerido.
 Informar al coordinador de Compras la entrega exitosa sin novedades.

SOLICITUD DE ORDEN DE COMPRA

 Propósito del Documento

El propósito de este documento de especificación es describir en que momento


debemos realizar la orden de compra, con la finalidad de que los diferentes
elementos que lo conforman sean completamente definidos para garantizar su
entendimiento y correcta ejecución.

 Ámbito del Documento

Este documento se limita a describir únicamente al proceso de elaboración de


orden de compra, incluyendo su modelo y la especificación de sus diferentes
atributos.

 Audiencia Objetivo

Objetivo de este documento se centra en la elaboración de orden de Compra,


para ayudarles a entender y desempañar las actividades que realizan, así como:

 Coordinador de Compras
 Proveedores
 Gerencia general

Objetivo:

Elaboración de orden de compra para la adquisición de productos


requeridos por el departamento de ventas

Justificación

El presente documento se elabora con la finalidad de dar a conocer


el proceso de elaboración de la orden de Compra para el cumplimiento de
los clientes que requieren de nuestros servicios.

 Alcance
Este procedimiento es de aplicación a todo el personal implicado en
la realización orden de compra de los diversos productos requeridos por el
departamento de ventas.

Responsables del Proceso

En este punto los responsables del proceso son:


 Analista de Compras
 Coordinador de Ventas
 Mesa de Control
 Proveedores

Eventos de inicio y fin

Actividad (a detalle) Responsable Departamento Frecuencia


1 Solicitud de Orden de Coordinador compras Diaria
Compra de compras
2 Determinar en donde se va Coordinador compras Diaria
destinar la orden de compra de compras

3 Estudiar minuciosamente el Coordinador compras Diaria


producto a comprar de compras
4 Facilitar un conocimiento Coordinador ventas Diaria
explícito del producto donde de ventas
se va a realizar la orden de
comprar
5 Disponer del capital Coordinador compras Diaria
necesario para la de compras
elaboración de la orden de
compra
6 Realizar la orden de Compra Coordinador compras Diaria
y mandarla al proveedor con de compras
la intención de un despacho
rápido
5 Tener la cantidad explicita Coordinador compras Diaria
de lo que se va a comprar de compra

6 Notificar a gerencia generar Coordinación compras Diaria


la elaboración de la orden de compras
de compra para su pago
7 Enviar la orden de compra Coordinador compras Diaria
elaborada al proveedor de compras

8 Realizar el pago de la orden Gerencia Administracion Diaria


de compra para el pago de general
la misma
9 Enviar el comprobante de Coordinación compras Diaria
pago al proveedor para la de compras
entrega de los productos
10 . Fin del Proceso

Pre-Condiciones y Pos-Condiciones

 Tener a la mano el corte de venta


 Determinar a que proveedor se le realizara la orden de compra
 Realizar la orden de comprar una vez determinado el proveedor
 Enviar la orden de compra al proveedor
 Realizar el pago al proveedor
 Notificar a gerencia generar el pago del proveedor para la entrega del
producto
 Mandar la digitalización del pago de la orden de compra
 Notificar al despachador el proveedor dirección teléfono y contacto para el
retiro del producto
 Informar al cliente la entrega de su producto
 Guardar los registros digitales de las entregas.

ANALISIS DE COMPRA

 Propósito del Documento

El propósito de este documento de especificación es describir el proceso de


Análisis de Compra, con la finalidad de que los diferentes elementos que lo
conforman sean completamente definidos para garantizar su entendimiento y
correcta ejecución.

 Ámbito del Documento

Este documento se limita a describir únicamente al proceso de análisis de


compra, incluyendo su modelo y la especificación de sus diferentes atributos.

 Audiencia Objetivo

Objetivo de este documento se centra en los diferentes participantes del


proceso de análisis de compra para ayudarles a entender y desempañar las
actividades que realizan, así como:

 Proveedores
 Coordinación de Compras

Objetivo:
Evaluar toda la información de las requisiciones emitidas por los
proveedores para hacer un análisis exhaustivo y definir cuál será la mejor
opción en la compra de los productos.

Justificación

Este documento se realiza para organizar y tener más conocimiento


en los análisis de compra para definir cual es la mejor opción de costo de
productos.

 Alcance
Este procedimiento es de aplicación a todo el personal implicado en
la realización de análisis de compra. Se aplicará a los participantes del
proceso. Asimismo, es direccionable a los proveedores de productos,
servicios y/o materiales que afecten a la calidad de los productos y
servicios.

 Responsables del Proceso

En este punto los responsables del proceso son:


 Analista de Compras
 Proveedores.
 Gerencia General.

Eventos de inicio y fin

Actividad (a detalle) Responsabl Departamento Frecuencia


e
1 Análisis de compra Coordinador compras Diaria
de compras
2 Enviar las requisiciones a los Coordinador compra Diaria
proveedores de compra

3 Recibir las requisiciones de Coordinador compras Diaria


orden de compra por parte de compras
del proveedor
4 Ordenar a medida que Coordinador compras Diaria
lleguen cada una de las de compras
requisiciones de los
proveedores
5 Una vez estudiado los Coordinador compras Diaria
precios se analiza cual es la de compras
mejor oferta que se presenta
6 Se elabora un análisis Coordinador compras Diaria
profundo para tomar la de compras
decisión a cuál proveedor se
le emitirá la orden de
compra
7 Se le notifica a gerencia Coordinador compras Diaria
general el costo de los de compras
productos para que prepare
el pago de la orden de
compra y el nombre del
proveedor
8 Una vez notificado a Coordinador compras
gerencia general la decisión de compras
se le informa al proveedor el
envió de la orden de Compra
9 Se realiza el pago se le Coordinador compras Diaria
envía el comprobante de de compras
pago para la entrega de la
mercancía
10 Fin del Proceso

Pre-Condiciones y Pos-Condiciones

 Emitir requisiciones de compra


 Recibir las requisiciones de los proveedores
 Evaluar u analizar cada una de las requisiciones para la futura orden de
compra
 Se realiza la orden de compra y se envía al proveedor
 Se le notifica a gerencia general el costo de la compra para que realicen el
pago
 Se le informa al proveedor seleccionado que en su correo fue enviado una
orden de compra
 Se le envía el comprobante del pago electrónico
 Se despacha la mercancía
 Se coordina la entrega a los clientes.

ANALISIS DE MERCADO

 Propósito del Documento

El propósito de este documento de especificación es describir el proceso de


Análisis de Mercado, con la finalidad de que los diferentes elementos que lo
conforman sean completamente definidos para garantizar su entendimiento y
correcta ejecución.

 Ámbito del Documento

Este documento se limita a describir únicamente al proceso de Análisis de


Mercado, incluyendo su modelo y la especificación de sus diferentes atributos.

 Audiencia Objetivo

Objetivo de este documento se centra en los diferentes participantes del


proceso de Análisis de Mercado, para ayudarles a entender y desempañar las
actividades que realizan, así como:

 Proveedores
 Coordinación de Compras
 Administración General

Objetivo:

Evaluar cada uno de los proveedores a través de las requisiciones de


compra para el análisis de mercado y el comportamiento de los productos
en cuanto al precio.

Justificación
Este documento se realiza para organizar y tener más conocimiento
en la elaboración del estudio y análisis del mercado de como esta los
productos en calidad de precio con cada uno de nuestros proveedores.

 Alcance
Este procedimiento es de aplicación a todo el personal implicado en
la realización de análisis de mercado. Se aplicará a los participantes del
proceso. Con la finalidad de seleccionar la mejor opción para la Compra de
los productos requeridos por nuestros clientes.

 Responsables del Proceso

En este punto los responsables del proceso son:


 Analista de Compras
 Proveedores.
 Gerencia General.

Eventos de inicio y fin

Actividad (a detalle) Responsabl Departamento Frecuencia


e
1 Análisis de Mercado Analista de Compras Diaria
Compra
2 Se realizan las requisiciones Analista de Compras Diaria
de compra con cada uno de compra
nuestros proveedores
3 Revisar cada una de las Responsabl Departamento Diaria
requisiciones que nos emites e
los proveedores
4 Evaluar detenidamente cada Analista de Compras Diaria
una y ver el comportamiento Compra
del costo de los productos
con nuestros proveedores.
5 Una vez seleccionada la Analista de Compras Diaria
mejor opción se procede a compra
comunicarse nuevamente
con el para emitir una orden
de compra
6 Se notifica a gerencia Analista de Compras Diaria
general la decisión tomada el compras
costo de los producto para el
pago del mismo

7 Fin del proceso

Pre-Condiciones y Pos-Condiciones

 Coordinación con proveedores


 Recibir repuesta rápida de las requisiciones
 Evaluar detenidamente cada requisición
 Seleccionar la propuesta mas factible para la empresa
 Notificar al proveedor
 Comunicar la decisión a gerencia generar
 Gestionar el pago y mandar el comprobante.
 Se retira los productos y se les entrega a los clientes.

SOLICITUD DE PAGO

 Propósito del Documento

El propósito de este documento de especificación es describir el proceso de


Solicitud de Pago, con la finalidad de que los diferentes elementos que lo
conforman sean completamente definidos para garantizar su entendimiento y
correcta ejecución.

 Ámbito del Documento

Este documento se limita a describir únicamente al proceso de solicitud de


Pago, incluyendo su modelo y la especificación de sus diferentes atributos.

 Audiencia Objetivo
Objetivo de este documento se centra en los diferentes participantes del
proceso de solicitud de pago, para ayudarles a entender y desempañar las
actividades que realizan, así como:

 Coordinación de Compras
 Administración General

Objetivo:

Realizar el estudio del mercado para determinar la mejor opción de


compra para emitir un comunicado a gerencia y realizar la orden de pago.

Justificación

Este documento nos ayuda entender un poco mas como debemos de


realizar una solicitud de pago de pago de los productos que se requieren en
la empresa.

 Alcance
Este procedimiento es de aplicación a todo el personal implicado en
la realización de solicitud de pago. Se aplicará a los participantes del
proceso. Asimismo, es direccionable a los proveedores de productos,
servicios y/o materiales que afecten a la calidad de los productos y
servicios.

 Responsables del Proceso

En este punto los responsables del proceso son:


 Analista de Compras
 Proveedores.
 Gerencia General.
Eventos de inicio y fin

Actividad (a detalle) Responsabl Departamento Frecuencia


e
1 Solicitud de pago Analista de Compras Diaria
Compra
2 Se realizan estudios de Analista de Compras Diaria
mercado con los diversos compra
proveedores a través de
ordenes de requisición
3 Se analiza, estudia y se Coordinador compras Diaria
contacta al proveedor que si de compras
cuenta con la cantidad de
producto que se requiere
4 Una vez el proveedor notifica Analista de Compras Diaria
que si cuenta con la Compra
cantidad se procese a
realizar la orden de compra.
5 En la orden de Compra se Analista de Compras Diaria
expresa la cantidad tota a compra
pagar al proveedor y
posterior se le informa a
gerencia general
6 Gerencia general recibe la Analista de Compras Diaria
notificación y procede a compras
buscar los datos del
proveedor para realizar el
pago
7 Ya solicitado el pago Gerencia administración
realizado gerencia emite el general
comprobante de pago
8 Se le envía al proveedor Coordinador Compras
para garantizar el producto y de Compras
pago de los mismos
9 Se manda al despachador Coordinador Compras
para que retire los productos de compras
y coordina la entrega con los
clientes
10 Fin del proceso

Pre-Condiciones y Pos-Condiciones

 Análisis de las requisiciones


 Determinar el proveedor con mejor oferta
 Emitir la solicitud de pago
 Pago de los productos
 Emitir comprobante de pago
 Enviar comprobante de pago al cliente
 Retiro de los los productos
 Entrega a los clientes.

RECEPCION DE MERCANCIA

 Propósito del Documento

El propósito de este documento de especificación es describir el proceso de


Recepcion de Mercancia, con la finalidad de que los diferentes elementos que lo
conforman sean completamente definidos para garantizar su entendimiento y
correcta ejecución.

 Ámbito del Documento

Este documento se limita a describir únicamente al proceso de Recepción de


mercancía, incluyendo su modelo y la especificación de sus diferentes atributos.

 Audiencia Objetivo

Objetivo de este documento se centra en los diferentes participantes del


proceso de recepción de mercancía de proveedores para ayudarles a entender y
desempañar las actividades que realizan, así como:

 Proveedores
 Coordinación de Compras
 Despachador

Objetivo:
Determinar la coordinación de la Compra con el proveedor para el
despacho y recepción de la mercancía.

Justificación

Este documento se realiza para organizar y tener más conocimiento


en la recepción de mercancía.
 Alcance
Este procedimiento es de aplicación a todo el personal implicado en
la realización de la recepción de mercancía. Se aplicará a los participantes
del proceso. Con la finalidad de seleccionar la mejor opción para la Compra
de los productos requeridos por nuestros clientes.

 Responsables del Proceso

En este punto los responsables del proceso son:


 Analista de Compras
 Proveedores.
 Gerencia General.

Eventos de inicio y fin

Actividad (a detalle) Responsable Departamento Frecuencia


1 Recepción de mercancía Despachador almacén Diaria
2 Despachador se va a retirar Despachador almacén Diaria
la mercancía para futura
entrega
3 El despachador recibe la despachador almacén Diaria
mercancía y la checa
cuidadosamente y la recibe
4 Con las remisiones enviadas Despachador almacén Diaria
al despachador se cerciora
de la cantidad de producto y
a donde va la distribución
5 Recibe la factura y checa despachador almacén Diaria
cada uno de los productos
para el despacho y
asignación de cada uno.
6 Una vez la mercancía en despachador almacén Diaria
poder del despachador
coordina con los clientes su
entrega

7 Fin del proceso

Pre-Condiciones y Pos-Condiciones

 El despachador se dirige al proveedor


 Solicita la factura para la entrega de los productos
 Checa detenidamente cada producto que sea la cantidad requerida
 Recibe la mercancía y se serciora que sea la correcta
 Coordina con los clientes para su entrega
 Procede al recorrido de la entrega de la mercancía.

ELABORACION DE REMISION

 Propósito del Documento

El propósito de este documento de especificación es describir el proceso de


Elaboración de Remision, con la finalidad de que los diferentes elementos que lo
conforman sean completamente definidos para garantizar su entendimiento y
correcta ejecución.

 Ámbito del Documento

Este documento se limita a describir únicamente al proceso de Elaboración de


Remision, incluyendo su modelo y la especificación de sus diferentes atributos.

 Audiencia Objetivo

Objetivo de este documento se centra en los diferentes participantes del


proceso de Elaboración de remisión, para ayudarles a entender y desempañar las
actividades que realizan, así como:
 Coordinador de ventas
 Coordinación de Compras
 Mesa de control
 Despachador

Objetivo:

Analizar cuidadosamente como realizamos una remisión para el área


de despacho y llevar un control interno de la entrega de los productos.

Justificación

Este documento se realiza con la finalidad de tener un conocimiento mas


efectivo y un control del proceso de entrega de productos a nuestros
clientes.

 Alcance
Este procedimiento es de aplicación a todo el personal implicado en
la realización de las remisiones. Se aplicará a los participantes del proceso.
Asimismo, es direccionable a los proveedores de productos, servicios y/o
materiales que afecten a la calidad de los productos y servicios.

Responsables del Proceso

En este punto los responsables del proceso son:


 Analista de Compras
 Coordinador de ventas
 Mesa de control
 despachador.

Eventos de inicio y fin

Actividad (a detalle) Responsabl Departamento Frecuencia


e
1 Elaboración de Remisión Coordinador compras Diaria
de compras
2 Coordinador de ventas emite Mesa de Mesa de control Diaria
el corte de venta a mesa de control
control y este a su vez lo
revisa y decide cual venta
sale y cual no
3 Emite el reporte a compras y Coordinador compras Diaria
posterior se elaboran las de compras
remisiones
4 Una vez realizada las Coordinador compras Diaria
remisiones se les envían al de compras
despachador
5 El despachador recibe las despachador almacén Diaria
remisiones y procede a
organizar su ruta de
despacho a los clientes
6 Retira la mercancía y despachador almacén Diaria
procede a la entrega de los
productos, una vez
planificada su ruta de
entrega y procede a la
entrega
7 Fin del proceso

Pre-Condiciones y Pos-Condiciones

 Contar con la mercancía ya comprada


 Que estén completos los documentos
 Las direcciones claras y números de teléfonos para la ubicación del cliente
 El proveedor se comunica coordinación de compas para programar la
entrega al despachador
 El despachador recibe las remisiones de los productos y recibe la factura
del proveedor
 Checa la mercancía a retirar y verifica que sea la solicitada
 Comienza la distribución de la mercancía donde con la remisión se dirige al
cliente para su entrega y tomar material fotográfico.
 Toma el material fotográfico y lo envía a la gerencia general.
ELABORACION DE POLIZA

 Propósito del Documento

El propósito de este documento de especificación es describir el proceso de


Elaboración de póliza, con la finalidad de que los diferentes elementos que lo
conforman sean completamente definidos para garantizar su entendimiento y
correcta ejecución.

 Ámbito del Documento

Este documento se limita a describir únicamente al proceso de Elaboración de


póliza, incluyendo su modelo y la especificación de sus diferentes atributos.

 Audiencia Objetivo

Objetivo de este documento se centra en los diferentes participantes del


proceso de Elaboración de póliza, para ayudarles a entender y desempañar las
actividades que realizan, así como:

 Coordinación de Compras
 Gerencia general

Objetivo:

Analizar cuidadosamente como realizamos una póliza, de seguros de


nuestros productos para culminar el armado del expediente la cual debe ir
firmada y sellada por la empresa y firmada por el cliente.

Justificación
Este documento se realiza con la finalidad de tener un conocimiento más
efectivo de la realización de las pólizas de seguros de nuestros productos
vendidos en la comercializadora.

 Alcance
Este procedimiento es de aplicación a todo el personal implicado en
la realización de las pólizas. Se aplicará a los participantes del proceso.
Asimismo, es direccionable a los proveedores de productos, servicios y/o
materiales que afecten a la calidad de los productos y servicios.

Responsables del Proceso

En este punto los responsables del proceso son:


 Analista de Compras
 Gerencia general.

Eventos de inicio y fin

Actividad (a detalle) Responsable Departamento Frecuencia


1 Elaboración de póliza Coordinador compras Diaria
de compras
2 Se recibe la factura y se Coordinador compras Diaria
procede a realizar la póliza de compras
cuidadosamente del
producto vendido
3 Se checa la factura que no Coordinador compras Diaria
contenga ningún error ni en de compras
la solicitud ni en el numero
de serie del producto ni en el
modelo del producto
4 Hay que detallar que el Coordinador compras Diaria
numero de la solicitud de compras
expresado en la factura sea
correspondiente al numero
de solicitud del producto.
5 Realizar la póliza y colocar Coordinador compras Diaria
todos los datos idénticos a la de compras
factura fecha, numero de
factura, solicitud, modelo,
serie, dirección.
6 Una vez trascrito todos estos Coordinador compras Diaria
datos se procede a la de compras
impresión de la póliza y se le
saca copia para terminar el
expediente.
7 Fin del proceso

Pre-Condiciones y Pos-Condiciones

 Revisar la factura que no tenga ningún error.


 Verificar que la factura corresponda a la solicitud del expediente
 Verificar el modelo y numero de serie del producto que deben de estar
reflejados en la factura
 Realizar la póliza colocando exactamente igual los datos de la factura
con la póliza
 Una vez obtenido los datos requeridos se imprime la póliza y se le
saca copia y se termina de armar el expediente.

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