Lic.

Carlos Enrique Avendaño Espino

CONTABILIDAD
CICLO CONTABLE EN UNA
EMPRESA
COMERCIALIZADORA:
MARCO TEÓRICO
1
OBJETIVO

Ilustrar el marco teórico que define la operatbria del ciclo contable en una empresa
comercializadora.
Introducción
Las empresas comercializadoras o de comercialización son aquellas que tienen como
objetivo adquirir productos o mercancías para venderlos a sus clientes sin hacerles
modificaciones, al por menor o mayor. Usualmente cuentan con bodegas y equipo
para el almacenamiento de los productos y, en algunos casos, cuentan con flotillas
de vehículos para hacer llegar los productos a sus clientes. Como ejemplos de este
tipo de empresas, tenemos: supermercados, ferreterías, tiendas de barrio, farmacias,
etc.

Descripción del Ciclo Contable en una empresa

Comercializadora

Ciclo Contable - Empresas Comercializadoras

Ventas

menos

Costos del{ Compra de Inventario de Costo de ventas

producto mercadería mercadería (Costo)

menos

Costo del período { Gasto de ventas y

(Operación) Gastos administrativos

Principales rubros en los Estados Financieros

Los Estados Financieros básicos que preparan las empresas comercializadoras son:
El Estado de Resultados, Balance General, Estado de Variaciones en el Patrimonio
Neto y el Estado de Flujos de Efectivo. Los formatos son similares a los de las
empresas de servicios con algunas variantes como las citada? a continuación:

Balance General

Los principales rubros que mostrará el Balance General de una empresa

comercializadora serán: Cuentas por Cobrar, Inventario de Mercaderías, Terrenos,
Edificios, Estanterías, Montacargas, Vehículos, Cuentas por pagar a proveedores,
etc.

El patrimonio es similar al de una empresa de servicios (individual o sociedad

anónima).

10
 ,1
I ,.'~.I
1'''. J
~L-",
.~J..I ~I

~tado de Resultados
__s 3 'nctpales rubros que mostrará el Estado de Resultados serán:
Ingresos por Ventas (Ventas)
_a Costo de Ventas

eS - Utilidad Bruta
Gastos de Operación
a
Utilidad en Operación -
-
- -uoro que principalmente hace la diferencia entre una Empresa de Servicios y una
~mercializadora es el Inventario de Mercaderías. Para la administración del
~ entario de Mercaderías las empresas adoptan un Sistema de Registro de
~ entarios, el que puede ser Perpetuo o Periódico. El sistema de registro de
~ :entarios que utilizaremos en este capítulo será el de Inventario Perpetuo.

=- Sistema de Registro de Inventario Perpetuo es aquel que mantiene un saldo

actualizado de las existencias de mercaderías y del costo de venta, tanto en unidades
como en Quetzales.

Como complemento del Sistema de Registro de Inventarios, las empresas

comercializadoras deben adoptar un método de valuación de inventarios para
registrar el costo de las mercaderías vena idas. Entre los métodos más conocidos
están: Primero en Entrar-Primero en Salir (PEPS; FIFO), Método de Costo Específico,
Método de Promedio Ponderado, Método Último en Entrar-Primero en Salir (UEPS-
LlFO). Este último método no es aceptado fiscalmente, ni por las Normas
Internacionales de Información Financiera. Más adelante desarrollaremos un ejemplo
de cómo operan los métodos de valuación de inventarios.

Principales transacciones de una empresa comercializadora

Las principales transacciones que lleva a cabo una empresa Comercializadora son
las siguientes:

1. Aporte inicial, dotación de bienes y servicios y contratación de personal.

2. Compra de mercaderías al crédito y al contado.
3. Devolución de mercadería a los proveedores por diferentes causas (estado,
vencimiento, otros).
4. Pago a los proveedores.
5. Venta de mercaderías al crédito y contado.
6. Recepción de devoluciones de mercadería por parte de los clientes por diferentes
causas (estado, vencimiento, otros).
7. Cobro a los clientes.
8. Pago de servicios recibidos (sueldos, servicios técnicos, servicios públicos,
publicidad, seguros, etc.).
9. Obtención y pago de financia miento bancario.
10. Retiros por parte del propietario o declaración de dividendos.
11. Regularización de operaciones de fin de mes.
12. Cierre Contable.

11
 Estas transacciones se registran en el diario general, se trasladan al mayor general y
se resumen en la balanza de comprobación.

Cada fin de mes o cuando la empresa lo establezca, aunque el período máximo será
de un año, deberán correrse asientos o partidas de regularización o ajuste para las
cuentas que lo .requieran, previo a elaborar los estados financieros. Las
regularizaciones o ajustes de fin de mes usualmente incluyen: 1) Registro de pasivos
acumulados a fin de mes, tales como sueldos, salarios, prestaciones, laborales,
cuotas patronales, impuestos, servicios públicos, etc. 2) Regularización de pagos
anticipados, tales como alquileres anticipados, seguros anticipados, publicidad
anticipada, etc. 3) Regularización de anticipos recibidos de clientes. 4) Registro de
ingresos devengados. 5) Registro de depreciaciones de activos no corrientes
correspondientes al mes, conforme las vidas útiles establecidas. Las regularizaciones
o ajustes, al igual que las transacciones ordinarias, se documentan, se operan en el
diario general, se trasladan al mayor general y luego se prepara una balanza de
comprobación ajustada, que es la que sirve de base para preparar los estados
financieros definitivos.

El Catálogo de Cuentas de una empresa comercializadora es similar al de una

empresa de servicios, varían principalmente algunos nombres de cuentas, tales
como: Ingresos por Ventas en lugar de Ingresos por Servicios, Inventario de
Mercaderías en lugar de Inventario de Suministros o Materiales.

Al llegar el final del año fiscal, las empresas comercializadoras deben proceder a
efectuar el cierre contable. El cierre implica dejar en cero las cuentas de ingresos y
gastos, y cualquier otra cuenta transitoria, tal como la de retiros del propietario, o
dividendos declarados. Las cuentas de activo, pasivo y patrimonio no se cierran,
simplemente se trasladan al siguiente período contable. Los asientos de cierre se
operan en el diario general, se trasladan al mayor general y se genera una balanza
de comprobación post-cierre.

Catálogo o Nomenclatura de Cuentas

Es un catálogo que incluye todas las cuentas que se utilizan en una empresa para
fines de registro y para fines de presentación de reportes financieros. En la sección
de Anexos (Anexo A) se incluye el detalle del catálogo que se utilizará en esta guía,
aplicable a empresas comercializadoras. El catálogo incluye una codificación decimal
de hasta tres dígitos y los nombres de cada una de las cuentas, así como la
clasificación a la que corresponden.

Para facilitar la comprensión del ciclo contable de empresas comercializadoras, en

todos los ejercicios y problemas resueltos en esta Guía se utilizan los Códigos
incluidos en este Catálogo de Cuentas, inclusive en los formatos de los Estados
Financieros .

.~I I

12
 al y Sistemas de Registro de Inventarios

erá Las existencias de mercaderías que administran las empresas comercializadoras se

as controlan mediante dos sistemas posibles: Sistema de inventario perpetuo o
.as permanente y Sistema de inventario periódico .
s
es, Sistema de Registro de Inventario Perpetuo o Permanente
s
ad El sistema de registro de inventario perpetuo o permanente mantiene un control
e permanente de los inventarias, pues por cada ítem en el inventario lleva el registro de
s cada unidad que ingresa y sale del inventario, así como de las existencias. Este
es control se opera mediante un mayor auxiliar manual o por medio de un sistema
el computarizado, el cual muestra lo siguiente: La fecha de la transacción, la
e identificación del documento fuente, el monto de la transacción, el tipo de transacción,
os etc. Este registro auxiliar permite que en todo momento se pueda conocer el valor
exacto de las existencias de mercaderías y el valor acumulado del costo de ventas.
Esto se debe a que el mismo determina el costo al momento de hacerse la venta, ya
a que al registrarse la salida de un producto también se registra su cantidad y costo.
es
e Como ejemplo a continuación se muestra un formato del registro auxiliar de
inventarias bajo el sistema de registro de inventario perpetuo:

a INVENTARIOS
y Amueblados de Sala
o Entradas Salidas Existencias
No. Descrip· Canti- Canti- Canti-
Fecha Partida ción Códi o dad C.U. Total dad C.U. Total dad C.U. Total
8 4 Compra 103.1 8 3,000 24,000 8 3,000.00 24,000
10 5 Compra 103.1 4 2,950 11,800 :::) 12 2,983.33 35,800
20 6b Venta 103.1 3 2,983 ;G,950 9 2,983.33 26,850
20 6d Venta 103.1
y
,'e 3 2,983~?950 6 2,983.33 17,900

Sistema de Registro de Inventario Periódico

a El sistema de registro de inventario periódico requiere de conteos físicos periódicos

de las existencias, para poder determinar la exactitud de las existencias y por
1, diferencia determinar el costo de la mercadería vendida. Una de las principales
II debilidades de este sistema es que la empresa no puede saber en determinado
El momento cuál es el monto de sus existencias, ni en unidades ni en valores
monetarios, ni tampoco cuál es el costo de las mercaderías vendidas.
Ello implica que la empresa solo puede saber el monto exacto del inventario y el del
costo de ventas, hasta el momento en que efectúe el conteo físico y lo valúe, lo cual
por lo general se hace al final de un período contable (mensual, trimestral, semestral
o anual). Vale la pena aclarar que efectuar estos conteos físicos con mucha
frecuencia es caro, y el margen de error es bastante alto, pues no existen puntos de
referencia para poder comparar. Muchas empresas se ven obligadas a efectuar
conteos dobles y hasta triples, para lograr una razonable exactitud en los mismos.

13
 En conclusión, el sistema de inventario periódico, al no ejercer un control permanente
sobre las existencias, facilita o permite el extravío, robos, fraudes, o errores de las
existencias, y altera el costo de la mercadería vendida.

El formato que se utiliza para calcular el costo de ventas bajo este sistema es el
siguiente:

Sistema de Inventario Periódico

Determinación del Costo de Ventas
Inventario (inicial) QXXXXXX
(+) Compras (disponible) QXXXXXX
Disponible Q
(-) Inventario (final) QXXXXXX
Costo de Ventas (costo de productos vendidos) Q

Vale la pena aclarar que recientemente la Superintendencia de Administración

Tributaria (SAT), ha establecido como obligatorio un reporte semestral de inventarios,
para cierto tipo de contribuyentes, el que entre otros aspectos incluye el detalle de
las mercaderías con la indicación de: Código del producto, unidad de medida,
descripción, cantidad, costo unitario y costo total.

Este reporte debe elaborarse cada 30 de junio y 31 de diciembre, y remitirse en forma

electrónica a la SAT a más tardar el 31 de julio y 31 de enero, respectivamente. El
reporte aplica para los contribuyentes del Impuesto sobre la renta que estén afectos
al régimen sobre utilidades.

Dado que la tendencia en el registro de los inventarios, sea por voluntad de las
empresas o por cumplir con sus obligaciones fiscales, es hacia el control permanente,
en el curso Contabilidad para Administradores 2 nos enfocaremos al "Sistema de
registro de inventario permanente o perpetuo".

Métodos de Valuación de los Inventarios y determinación del

Costo de Ventas

La valuación de los inventarios y la determinación del costo de ventas, tanto por el

sistema de registro de inventario perpetuo o permanente, como por el sistema de
registro de inventario periódico, tiene un inconveniente en la valuación de las
mercaderías. Ello se debe a que éstas se adquieren en fechas diferentes y con
precios diferentes, por lo que no es posible tener una similitud en los valores de las
mercaderías compradas, ni en las que permanecen como existencias.

Para resolver este problema, la contabilidad ha encontrado una solución a través de

la definición de diferentes métodos de valuación de los inventarios, que buscan
.~ 1"

14
 ce erminar el costo de la forma más apegada a la realidad, y del momento en que se
ente ~Iiza cada una de las transacciones relacionadas con los movimientos de los
~las entarios.

-os métodos de valuación de inventarios más populares son:

el • Promedio ponderado (PP)
• Primero en entrar, primero en salir (PEPS)
• Costo específico
• Minorista
• Último en entrar, primero en salir (UEPS)

Éste último método de valuación no es permitido ni por las leyes fiscales, ni por las
ormas contables internacionales.

continuación se desarrolla un pequeño ejemplo sobre cómo operan los métodos

ás utilizados de valuación de inventarios (Promedio Ponderado y Primero en Entrar,
Primero en Salir). Se analiza el movimiento del mes de enero 20XX del artículo XX.
n
s, Tabla 1-1: Movimiento del inventario, artículo XX. Mes enero 20XX.
de
a,

a
Enero 2
Enero 5
Enero 15
Unidades compradas en enero 20XX
20 unidades a 010.00
45 unidades a 015.00
25 unidades a 020.00
=0200.00
= 0675.00
= 0500.00
JJ I
Totales 90 01,375.00
El
s
Unidades vendidas
Unidades existencia
(50) j<'
40
? 70-:' .~q
? C¿ 1 \ ' 1\

as Unidades vendidas en enero 20XX e

e, Inventario Final al 31 de enero 20XX
e Unidades vendidas:
Enero 20 5
Enero 25 15
Enero 30 30

~I
Total Unidades vendidas
50 *'
Unidades en inventario final: 40

el Promedio Ponderado (PP)

le 20 unidades a 010.00 = 0200.00
45 unidades a 015.00 = 0675.00
25 unidades a 020.00 = 0500.00
--~~~~---------
90 unidades totales = 01,375.00 Costo total

e Promedio Ponderado (PP)

01,375.00 costo total por 90 unidades = 015.278 por unidad

15
 Costo de ventas =50 x 015.278 = 0763.89
=
Inventario final 40 x 015.278 0611.11 =

Primero en Entrar, Primero en Salir (PEPS)

125 unidades a 020.00 (15)

Costo de ventas
15 unidades a 015.00 (5)
Enero 20: 050.00 +-----,
-;30 unidades a 015.00 (5)
Enero 25: 0150.00 +-----,
:>\"
Enero 30: 0450.00
15 unidades a 010.00 (2)
Total 0650.00
(
5 unidades a 010.00 (2)

,----------=~----~~---=~----~~~~~~------~'-'~\
Primero en Entrar, Primero en Salir (PEPS) fe.> e\.O
J - J

Inventario Final
Enero 15: 0500.00 •••-----~
Enero 5: 0225 .00
Total 0725.00
25 unidades a 020.00 (15)
___'
+------.¡--:-:--:-~:-----::-:-::-::-::-:-:~
15 unidades a 015.00 (5)
30 unidades a 015.00 (5)

15 unidades a 010.00 (2)

5 unidades a 010.00 (2)

')c....>~ C;¡(1\\ \c,) ~ e e- { ~ _ 0 ~c •.

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I

Registro Contable de los movimientos del Inventario bajo el

Sistema de Inventario Perpetuo o Permanente

Para dar una idea inicial de la forma en que se registran las transacciones
relacionadas con el movimiento de mercaderías bajo el sistema de inventario
perpetuo o permanente, a continuación mostramos los diferentes tipos de
transacciones relacionadas. Para simplificar la presentación de las transacciones,
obviaremos los aspectos fiscales, es decir, el Impuesto al Valor Agregado (IVA)

., ,1 I

16
 A continuación se desarrollará la operatoria en el diario del ejemplo relacionado con
los métodos de valuación de inventarios, y se basará en los valores del método
Promedio Ponderado (PP).

el
Para analizar las transacciones del ejemplo relacionado con los métodos de valuación
de inventarios, basado en los valores del método Promedio Ponderado (PP), ver la
Tablas 1-1 de este mismo capítulo.
es
rio
ae

17