Noi prevederi cu privire la păstrarea documentelor contabile, modul de

nimicire a acestora şi corelarea lor cu necesitatea entităţii de a fi supusă

controlului fiscal în mod obligatoriu
În Monitorul Oficial din 5 august 2016 a fost publicat Ordinul Serviciului de Stat de Arhivă cu privire la
aprobarea Indicatorului documentelor-tip şi al termenelor lor de păstrare pentru organelle administraţiei
publice, pentru instituţiile, organizaţiile şi întreprinderile Republicii Moldova şi a Instrucţiunii privind aplicarea
Indicatorului nr. 57 din 27 iulie 2016 (în continuare – Indicatorul). Noile reguli stabilite de Indicator au intrat în
vigoare la momentul publicării în Monitorul Oficial – 5 august 2016.

Astfel, începînd cu 5 august 2016, Indicatorul este documentul normative care stabileşte termenele de păstrare şi
selecţionare, păstrare şi nimicire a documentelor-tip comune organelor administraţie ipublice, altor organizaţii
(inclusiv celor obşteşti).

Conform normei stabilite în pct. 2.11 al Instrucţiuni iprivind aplicarea Indicatorului, calcularea termenului de
păstrare a documentelor se face începînd cu 1 ianuarie al anului ce urmează după anul definitivării documentel or
în lucrările de secretariat. De exemplu, calcularea termenului de păstrare a dosarelor definitivate în lucrările de
secretariat în anul 2015 începe de la 1 ianuarie 2016.

Termenele de păstrare a documentelor tehnico-ştiinţifice se calculează începînd cu 1 ianuarie al anului ce urmează

după anul încheierii elaborării temei sau a proiectului.

Pentru documentele al căror termen de păstrare este 75 a.-«V» C.E.C. calcularea termenului de păstrare trebuie
efectuată ţinînd cont de vîrsta persoanei simbolizată prin «V» la momentul încheierii dosarului. Durata păstrării
dosarului după definitivarea lui în lucrările de secretariat trebuie să echivaleze cu diferenţa de 75 a.-«V», unde «V»
este vîrsta persoanei la momentul încheierii dosarului.

Menţiunea «Conform necesităţilor» prevede că documentele au o însemnătate practică limitată. Termenul lor de
păstrare se stabileşte de către organizaţii.

Conform prevederilor art. 228 din Indicator, termenul de păstrare a documentelor primare care justifică efectuarea
operaţiunilor economice: documente primare cu regim special (factură, factură fiscală, act de achiziţie a
mărfurilor, act de achiziţie a serviciilor de locaţiune şi a cheltuielilor aferente, borderou de achiziţii, etc.) şi alte
documente primare (documente bancare, acte de primire-predare, deconturi de avans, etc.) este de 6 ani.

În cazul apariţiei litigiilor şi divergenţelor, intentării proceselor judiciare, care au ca obiect documentele primare

sau operaţiunile economice care sunt reflectate în aceste documente, acestea trebuie să fie păstrate pînă la
pronunţarea hotărîrii definitive şi irevocabile, dar nu mai puţin de 6 ani.

Conform prevederilor „Indicatorului documentelor-tip şi al termenelorlor de păstrare pentru organelle

administraţiei publice, pentru instituţiile, organizaţiile şi întreprinderile Republicii Moldova”, aprobat de către
Serviciul de Stat de Arhivă al Republicii Moldova la 03.12.1997 (nu a fost publicat în Monitorul Oficial, dar de
care se conduceau entităţile pînă la 4 august 2016), termenul de păstrare a documentelor primare care justifică
efectuarea operaţiunilor economice a fost 5 ani, dar puteau fi acceptate spre nimicire doar în situaţia în care
entitatea a fost supusă controlului fiscal pentru perioada fiscală aferentă căreia erau aceste documente primare.

Astfel, urmare a intrării în vigoare la 5 august 2016 a Indicatorului şi a Instrucţiunii privind aplicarea Indicatorului
a dispărut prevederea care stabilea că pot fi nimicite documentele primare doar aferente perioadelor care au fost
supuse controlului.
Termenul de păstrare a documentelor primare a fost majorat de la 5 la 6 ani pentru a asigura păstrarea
documentelor în caz de necesitate de control fiscal pentru confirmarea sumelor care urmează a fi restituite pe
motiv de achitare în plus.

Prin urmare, însituaţia în care a expirat termenul de păstrare a documentelor, entitatea chiar dacă nu a fost supusă
controlului fiscal pentru perioadele fiscal pentru care a expirat termenul de păstrare este în drept să iniţieze
procedura de nimicire a acestora în modul stabilit de Instrucţiunea privind aplicarea Indicatorului.

După intrarea în vigoare a Indicatorului, entitatea este în drept să iniţieze procesul de distrugere a

documentelor primare aferent perioadelor pînă în anul 2009 inclusiv, chiar dacă aceste perioade fiscale nu au fost
supuse controlului.

Efectuarea selecţionării documentelor pentru păstrare şi nimicire, întocmirea actelor necesare sunt reglementate de
pct. 3 al Instrucţiunii privind aplicarea Indicatorului. În scopul organizării şi efectuării lucrărilor de stabilire a
termenelor de păstrare şi de selecţionare a documentelor pentru păstrare şi nimicire în organizaţii, se
constituie comisii permanente de expertiză sub preşedinţia unei persoane din administraţia organizaţiei din
componenţa cărora fac parte specialiştii cei mai calificaţi din subdiviziunile structurale, fiind monitorizaţi de către
instituţiile arhivistice respective (după caz, cu participarea unui reprezentant al instituţiei arhivistice respective)
(pct. 3.1 al Instrucţiunii privind aplicarea Indicatorului).

Comisiile de expertiză determină, de comun acord cu arhiva şi serviciul lucrărilor de secretariat al organizaţiei,
ordinea selecţionării documentelor pentru păstrare şi nimicire, organizează expertiza valorii documentelor şi
exercită controlul asupra efectuării ei, acordînd o deosebită atenţie documentelor ce urmează a fi transmise în
arhive, precum şi a celor cu menţiunea «C.E.C.» (pct. 3.2 al Instrucţiunii privind aplicarea Indicatorului).

După efectuarea expertizei valorii documentelor, se întocmesc inventarele dosarelor cu termen permanent, cu
termen lung de păstrare şi procesele-verbale de selecţionare a documentelor propuse pentru nimicire (pct. 3.3 al
Instrucţiunii privinda plicarea Indicatorului).

Constituirea dosarelor şi întocmirea inventarelor dosarelor cu termen permanent şi cu termen lung de păstrare se
efectuează în conformitate cu cerinţele Instrucţiunilor-tip în vigoare (pct. 3.4 al Instrucţiunii privind aplicarea
Indicatorului).

Documentele incluse în procesul-verbal de selecţionare a documentelor pentru nimicire, după coordonarea

cu instituţiile arhivistice respective şi după aprobarea de către conducătorul instituţiei, se transmit organizaţiilor
de prelucrare a maculaturii. Predarea documentelor se efectuează prin facturi de predare-primire.

Textul documentului: http://lex.justice.md/index.php?action=view&view=doc&lang=1&id=366152