R E P U B L I C A M O L D O V A

N O R M A T I V Î N C O N S T R U C Ţ I I

A.01.12
NORMATIVE ȘI STANDARDE METODICO-ORGANIZATORICE

NCM A.01.12:2015

Modul de înregistrare a documentelor normative în

construcții

EDIŢIE OFICIALĂ

MINISTERUL DEZVOLTĂRII REGIONALE ŞI CONSTRUCŢIILOR

CHIŞINĂU 2015
NORMATIV ÎN CONSTRUCŢII NCM A.01.12:2015
CSM 01.120

Principiile şi metodologia reglementării în construcţii

Modul de înregistrare a documentelor normative în construcţii

Descriptori: înregistrare, documente normative, forme de înregistrare, registru, fișa documentului

Preambul

1 ELABORAT de către ICȘC ”INCERCOM” Î.S.: dr.ing. Gheorghe CROITORU

2 ACCEPTAT de către Comitetul Tehnic pentru Normare Tehnică şi Standardizare în Construcţii

CT-C 01 "Normative şi standarde metodico-organizatorice", procesul-verbal nr. 10
din 03.11.2015.

3 APROBAT ŞI PUS ÎN APLICARE prin ordinul Ministrului dezvoltării regionale şi construcţiilor

nr. 149 din 22.12.2015 (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2016, nr. 2-12, art. 8), cu
aplicare din 15.01.2016.

4 ELABORAT PENTRU PRIMA DATĂ.

MDRC, 2015 EDIŢIE OFICIALĂ

II
 NCM A.01.12:2015

Cuprins
1 Domeniu de aplicare ..........................................................................................................................1

2 Referinţe normative ............................................................................................................................1

3 Termeni și definiții ..............................................................................................................................2

4 Dispoziții generale ...............................................................................................................................3

5 Înregistrarea documentelor normative ................................................................................................4

5.1 Prevederi generale ..............................................................................................................................4
5.2 Forme de înregistrare a documentelor ................................................................................................5
5.3 Primirea, înregistrarea, evidența și păstrarea documentelor normative .............................................6

6 Identificarea înregistrărilor ...................................................................................................................7

7 Completarea și verificarea înregistrărilor ............................................................................................7

8 Păstrarea înregistrărilor ......................................................................................................................8

9 Monitorizare și audit ............................................................................................................................9

Anexa A (informativă) Model Fișa documentului normativ .........................................................................10

Anexa B (informativă) Model Registru înregistrare a fazelor prezentate privind elaborarea

documentelor normative .............................................................................................................11

Anexa C (informativă) Model Registru înregistrare a documentelor normative aprobate ..........................12

Bibliografie ..................................................................................................................................................13

Traducerea autentică a prezentului document normativ în limba rusă ......................................................14

III
NCM A.01.12:2015

IV
 NCM A.01.12:2015

N O R M A T I V Î N C O N S T R U C Ţ I I
Principiile şi metodologia reglementării în construcţii
Modul de înregistrare a documentelor normative în construcţii

Принципы и методология нормирования в строительстве

Порядок регистрации нормативных документов в строительстве

Principles and methodology of regulation in construction

Rules for registration of normative documents in construction
Data punerii în aplicare: 2016-01-15

1 Domeniu de aplicare
1.1 Prezentul document normativ stabilește modul și procedura de înregistrare a documentelor
normative în construcții (în continuare - documente normative), sistematizate conform prevederilor
NCM A.01.02, realizate pe suport de hîrtie și în format electronic, aprobate spre aplicare de către
organul central de specialitate în domeniul construcțiilor.

1.2 Prevederile prezentului document normativ stabilesc principiile de politică, procedură și practică
a sistemului de administrare a documentelor normative de către organul central de specialitate în
domeniul construcțiilor.

1.3 Procedura de sistem a controlului înregistrărilor descrie activitățile desfășurate pentru controlul
tuturor înregistrărilor folosite în sistemul de management al calității. Procedura se aplică de către
personalul implicat în activitățile de identificare, completare, colectare, îndosariere, păstrare, arhivare,
depozitare, protejare, accesul şi eliminarea înregistrărilor sistemului de management al calității proprii.

1.4 Prezentul document normativ este destinat pentru utilizare în aparatul organului central de
specialitate în domeniul construcțiilor și stabilește obligațiile subdiviziunilor structurale de înregistrare
a documentelor Sistemului de documente normative în construcții, conform NCM A.01.02.

1.5 Prezentul document normativ nu stabilește modalitatea și procedura de înregistrare a

documentelor normative pentru construcția obiectelor militare și altor obiecte speciale, pentru care
este stabilit un regim special de funcționare în siguranță și protecție.

2 Referințe normative
În prezentul document normativ sînt utilizate referinţe la următoarele documente normative:

NCM A.01.02-96 Sistemul de documente normative în construcţii. Dispoziţii generale

NCM A.01.03-96 Modul de elaborare a documentelor normative

NCM A.01.04-96 Reguli de redactare a documentelor normative

NCM A.01.07:2013 Forma de prezentare a documentelor normative în construcţii

NCM A.01.11:2015 Modul de publicare și difuzare a documentelor normative în

construcţii

NCM A.01.13:2015 Modul de formare și gestionare a dosarelor de documente normative

în construcții

SM SR ISO 15489-1:2012 Informare şi documentare. Managementul înregistrărilor. Partea 1:

Generalităţi

1
 NCM A.01.12:2015

3 Termeni şi definiții

Pentru interpretarea corectă a prezentului document normativ se aplică termenii specificați în NCM
A.01.13, fiind completate cu următoarele:

3.1 acces – un drept, o posibilitate, mijloace de căutare, extragere sau utilizare a informației.

3.2 administrarea documentelor – totalitatea unor acțiuni planificate și eficiente privind crearea,
utilizarea, păstrarea și distrugerea documentelor în organizații în scopul demonstrării operațiunilor de
muncă (conducere).

3.3 asigurarea integrității – procese și operațiuni privind asigurarea autenticității tehnice și

intelectuale a documentelor în timp.

3.4 control – crearea și includerea în sistemul de administrare a documentelor, și păstrarea

informației privind circulația și utilizarea documentelor.

3.5 document – informație ce poate fi identificată, înregistrată pe un suport material, creată,

obținută și păstrată de o organizație sau persoană fizică în calitate de argumentare la confirmarea
obligațiilor juridice sau activitatea de muncă.

3.6 document electronic – document, executat prin întocmirea structurată a datelor, create prin
mijloace tehnico-informaționale.

3.7 documente originale pe suport electronic – documente electronice, întocmite prin semnături
electronice stabilite și destinate pentru obținerea unor copii de pe acestea.

3.8 documente originale pe suport de hîrtie – documente, întocmite prin semnături originale
stabilite și executate pe orice material, ce permit o reproducere multiplă sub formă de copii de pe
acestea. Se admite utilizarea în calitate de document a originalului, copiei reprografice sau exemplarul
documentului, editat prin metoda tipografică, avizat prin semnăturile autentice ale persoanelor, care
au elaborat acest document și care sunt responsabili pentru controlul normativ.

3.9 elaborator – persoană juridică sau fizică, care a elaborat documentul normativ și l-a prezentat
organului central de specialitate al administrației publice în domeniul construcțiilor pentru înregistrare.

3.10 indexare – proces de înregistrare a unor notări convenționale și întocmirea indicatorilor, care
servesc pentru simplificarea accesului la documente și (sau) informație.

3.11 înregistrarea documentului normativ - atribuirea numărului de identificare (indicativului) a

documentului normativ la intrarea sa în sistem.

3.12 metadate – date ce descriu contextul, conținutul, structura documentelor și administrarea

acestora.

3.13 sistem de administrare a documentelor – sistem informațional, care asigură acumularea

documentelor (includerea documentelor în sistem), administrarea documentelor și accesul la acestea.

4 Dispoziții generale
4.1 Modul de elaborare, coordonare, aprobare, evidență, înregistrare, aplicare, modificare şi
anulare a documentelor normative tehnice în construcții se stabilește de către organul central de
specialitate în domeniul construcțiilor.

Documentele normative în construcții se pun în aplicare după înregistrarea acestora la organul central
de specialitate în domeniul construcțiilor.

4.2 Înregistrarea documentelor normative este o componentă importantă de organizare a lucrărilor

cu documentația. Principalul scop al înregistrării este atribuirea documentului unei forțe juridice.

2
 NCM A.01.12:2015

Înregistrarea permite să se asigure evidența, controlul și posibilitatea de căutare a documentelor,

utilizate în activitatea de conducere a organului central de specialitate în domeniul construcțiilor.

4.3 Scopul procesului de înregistrare a documentelor normative este crearea unei modalități unice
de elaborare, coordonare și aprobare a normelor tehnice, care facilitează soluționarea sarcinilor puse
industriei construcțiilor, pentru a asigura:

4.3.1 măsuri organizatorice de efectuare a procesului de construcții și control;

4.3.2 corespunderea produselor de construcții destinației de utilizare;

4.3.3 siguranța produselor pentru construcții pentru viața și sănătatea oamenilor în procesul de
producție și exploatare a acestora;

4.3.4 protecția produselor pentru construcții și a oamenilor împotriva acțiunilor nefavorabile ținîndu-
se cont de riscul de apariție a unor situații excepționale;

4.3.5 siguranța și calitatea elementelor de construcții și fundații, sistemelor de instalații, clădiri și

construcții;

4.3.6 dezvoltarea infrastructurii de transport și a obiectelor de deservire aferente drumurilor.

4.4 Se supun înregistrării obligatorii de către organul central de specialitate în domeniul

construcțiilor următoarele documente normative aprobate în modul stabilit:

- actele legislative şi normative în construcții - reglementări în construcții [1];

- normativele naționale în construcții - NCM;

- codurile practice în construcții - CP [1];

- normativele în construcții interstatale - MCH și МСП (conform NCM A.01.02);

- evaluările tehnice în construcții - ET [2];

- ghidurile tehnice - GT;

- documentele interpretative - DI.

4.5 Înregistrării sunt supuse, de asemenea, documentele prezentate de elaborator la fazele de

elaborare ale documentelor normative, stabilite în NCM A.01.03. Componența documentelor
prezentate se determină conform prevederilor NCM A.01.03, precum și de organul central de
specialitate în domeniul construcțiilor.

Elaboratorul documentului normativ prezintă actele conform listei, ce formează dosarul documentului
normativ și termenilor stabiliți în NCM A.01.03.

4.6 Orice amendament sau erată la documentul normativ se înregistrează în ordinea stabilită, ca
pentru înregistrarea documentelor normative noi elaborate şi se formează un dosar separat pentru
amendament sau erată.

4.7 Standardele naționale în construcții, adoptate în ordinea stabilită de legislația în vigoare, se

supun înregistrării de organismul național de standardizare.

4.8 Înregistrarea documentelor normative se efectuează de către subdiviziunea organului central

de specialitate în domeniul construcțiilor cu funcții de administrare a procesului de elaborare a
documentelor normative în construcții.

3
 NCM A.01.12:2015

4.9 Informația privind documentele normative înregistrate se publică anual de către organul central
de specialitate al administrației publice în domeniul construcțiilor în Catalogul documentelor normative
în construcții în vigoare pe teritoriul Republicii Moldova, conform NCM A.01.11.

5 Înregistrarea documentelor normative

5.1 Prevederi generale

5.1.1 Scopul primar al înregistrării este să furnizeze dovada că un document a fost creat sau
integrat într-un sistem de administrare a documentelor, iar un beneficiu suplimentar este că facilitează
regăsirea acestuia. Aceasta include înregistrarea unor scurte informații descriptive sau metadate
despre document şi atribuirea a unui identificator pentru document, unic în cadrul sistemului.

Registratura oficializează integrarea documentului în sistemele de administrare a documentelor

(SM SR ISO 15489-1).

5.1.2 Înregistrarea documentelor normative în construcții are ca scop:

а) formarea fondului național de documente normative în construcții;

b) evidența documentelor normative elaborate, precum şi a amendamentelor sau eratelor la acestea;

с) excluderea dublării documentelor normative în construcții, aflate în procesul de elaborare;

d) formarea şi completarea listei de documente normative în construcții în vigoare;

e) asigurarea organelor interesate și a agenților economici cu informații referitoare la reglementări

tehnice în construcții adoptate, aprobate sau în proces de elaborare.

5.1.3 Procesul de înregistrare este un proces de transfer al datelor de pe document (datelor de

identificare) și introducerea lor într-un format de înregistrare stabilit (registru, sistem informațional),
ceea ce permite crearea unei baze de date privind documentele instituției.

În procesul de înregistrare se formează un sistem de căutare informațional al tuturor documentelor

normative ale organului central de specialitate în domeniul construcțiilor.

5.1.4 Principiile politicii, procedurii și practicii de administrare a documentelor normative trebuie să

asigure crearea unor documente autentice, care au următoarele caracteristici:

a) documentul este autentic, dacă acesta:

- corespunde regulilor stabilite;

- a fost creat și transmis de persoana, autorizată pentru aceasta;

- a fost creat sau transmis în data, care este indicată în document.

Pentru a asigura autenticitatea documentelor, organul central de specialitate în domeniul construcțiilor

trebuie să implementeze și să fixeze documentar principiile politicii și procedurii de control asupra
creării, obținerii, transmiterii, păstrării și selectării (distrugerii) documentelor și prin aceasta să
garanteze faptul că elaboratorii documentelor sunt împuterniciți pentru aceasta și pot fi identificați, iar
documentele sunt protejate împotriva unei intervenții nesancționate prin completare, eliminare,
modificare, utilizare și tăinuire.

b) autentic este documentul, conținutul căruia poate fi considerat o reprezentare completă și exactă a
operațiunilor confirmate, activităților sau faptelor și în care poți avea încredere în operațiunile și
activitățile ulterioare (SM SR ISO 15489-1).

4
 NCM A.01.12:2015

5.1.5 Atribuirea documentului normativ a unui număr de înregistrare (indicator) fixează faptul creării
și obținerii acestuia, conferă documentului o forță juridică, și organizația care l-a creat, obținut sau l-a
trimis, devine responsabilă pentru acesta.

5.2 Forme de înregistrare a documentelor

5.2.1 În prezent există două forme de înregistrare:

- registru;

- electronică.

5.2.2 Înregistrarea în registre este rațională atunci, cînd numărul de documente prelucrate este mic.
Particularitatea acestei proceduri este faptul că înscrierea datelor despre documente se face într-o
succesiune cronologică.

5.2.3 Registrul reprezintă o carte, în care fiecare pagină este împărțită în rubrici (coloane), care
conțin date despre documentele înregistrate. Numărul de coloane se determină de organul central de
specialitate în domeniul construcțiilor.

5.2.4 Înregistrarea datelor în registre este o formă mai sigură, în cazul unor cerințe sporite față de
asigurarea integrității documentelor. Dezavantaj – procesul de căutare a datelor este lent.

5.2.5 La utilizarea formei electronice de înregistrare, care utilizează programe electronice de

evidență a documentelor, documentele se înregistrează pe cartele electronice, adică cartele, care se
afișează pe ecranul calculatorului. Forma cartelei electronice este similară cartelei tradiționale de
înregistrare pe suport de hîrtie, modalitatea de completare fiind aceeași, doar că întocmirea se face de
pe tastatură.

5.2.6 Înregistrarea electronică este o modalitate mai operativă și comodă, deoarece permite
efectuarea căutării pe orice date ale documentelor. Dezavantaj – este posibilă pierderea informației
din cauze tehnice.

5.2.7 În mediul electronic, sistemul de administrare a documentelor poate fi proiectat astfel, ca

documentele să fie înregistrate prin procese automate, care nu necesită intervenția colaboratorului
serviciului de gestionare cu documentele.

5.2.8 Documentul electronic trebuie să conțină sau să fie în legătură permanentă cu metadatele,
care reflectă operațiunile, efectuate cu documentul în procesul de activitate. În acest caz:

a) structura documentului, formatul acestuia și interacțiunea dintre elementele componente ale

documentului trebuie să rămînă nemodificate, cu metadate nedistorsionate;

b) în metadatele documentelor trebuie să fie reflectat contextul creării acestuia, obținerii și utilizării
(inclusiv procesul de activitate, parte a căruia este această operațiune, data și perioada operațiunii
date și participanții acesteia);

c) în metadatele documentelor trebuie să fie prezentate legăturile dintre documente separate, care
constituie în combinație cu componentele un complex unic de documente.
5.3 Primirea, înregistrarea, evidența și păstrarea documentelor normative

5.3.1 Pentru înregistrare de către organul central de specialitate al administrației publice în

domeniul construcțiilor se primesc materiale și documente, utilizate pentru elaborarea documentelor
normative, conform etapelor indicate în NCM A.01.03. Pentru fiecare document normativ se
întocmește un dosar (mapă), conform prevederilor NCM A.01.13, în care se indică numărul
contractului, categoria documentului normativ elaborat, denumirea temei.

5.3.2 Înainte de înregistrarea documentului normativ intrat se verifică corectitudinea întocmirii

acestuia, conform cerințelor metodologice (NCM A.01.04 și NCM A.01.07). Documentele întocmite
incorect se întorc elaboratorilor executori.

5
 NCM A.01.12:2015

5.3.3 Înregistrarea documentului normativ se face prin atribuirea acestuia a unui număr de
identificare (indexare) în conformitate cu NCM A.01.02. Indexarea poate fi efectuată manual sau poate
fi generată automat. Aceasta se poate face la diferite nivele de grupare în componența sistemului de
administrare a documentelor.

5.3.4 Înregistrarea documentelor normative se efectuează conform pct. 5.2, al prezentului document
normativ, alegînd forma cea mai rațională de evidență. La înregistrarea documentului normativ se
întocmește o fișă a acestuia, în conformitate cu modelul din Anexa A.

Fișa documentului normativ se imprimă pe foi de o densitate mai ridicată (carton), pe format A4 și se
păstrează la dosarul acestuia.

5.3.5 Numărul de înregistrare demonstrează faptul, că documentul a trecut toate etapele de

prelucrare, este înregistrat și prin aceasta devine un document oficial al organului central de
specialitate al administrației publice în domeniul construcțiilor.

5.3.6 Pentru păstrarea datelor de înregistrare a documentelor este rațional de ținut concomitent
registre (jurnale) și forma electronică de înregistrare a documentelor normative, conform prevederilor
pct. 5.2.6.

5.3.7 Registrele (jurnalele) de evidență a documentelor normative se întocmesc și se țin de

subdiviziunea organului central de specialitate al administrației publice în domeniul construcțiilor, cu
activitate de reglementare tehnico-economică în construcții, pe suport de hîrtie și format electronic.

Registrele de evidență a documentelor normative pe suport de hîrtie se numerotează și se cos.

5.3.8 Se recomandă ținerea unor registre separate pentru evidența materialelor și documentelor
utilizate pentru elaborarea documentelor normative, prezentate pe faze (vezi Anexa B) și înregistrarea
documentelor normative aprobate de conducătorul organului central de specialitate al administrației
publice în domeniul construcțiilor și publicate în Monitorul Oficial (vezi Anexa C).

5.3.9 La primirea materialelor și documentelor utilizate pentru elaborarea documentelor normative,

subdiviziunea organului central de specialitate al administrației publice în domeniul construcțiilor, cu
activitate de reglementare tehnico-economică în construcții efectuează înscrierea în registrul
corespunzător, pe suport de hîrtie și format electronic (vezi Anexa B), timp de 5 zile lucrătoare din
data primirii, indicînd lista documentelor primite și faza corespunzătoare, conform NCM A.01.03.

5.3.10 Datele privind documentele normative aprobate de conducătorul organului central de

specialitate al administrației publice în domeniul construcțiilor și publicate în Monitorul Oficial, se
introduc în registrul corespunzător (vezi Anexa C), indicînd categoria și denumirea documentului
normativ aprobat, numărul ordinului de aprobare, numărul Monitorului Oficial în care a fost publicat
ordinul, timp de 3 zile lucrătoare din data publicării oficiale a documentului.

5.3.11 Orice modificare, completare sau erată la un document normativ se înregistrează în modul
stabilit, ca pentru documente normative noi elaborate, depunînd acestea în dosarul corespunzător
documentului normativ (denumire și număr contract).

5.3.12 Înregistrarea documentelor se efectuează cronologic, în ordinea primirii lor, începând de la 1

ianuarie până la 31 decembrie ale fiecărui an. Nu se păstrează nici un rînd liber, iar în cazul în care
există resturi de spații pe o pagină, acestea se barează vizibil.

5.3.13 În cazul în care se face o înregistrare greșită, se barează toate rubricile corespunzătoare
respectivului număr de document, iar la rubrica „Note” se trece numele, prenumele și semnătura
persoanei care a făcut înregistrarea, precum și data.

Numărul respectiv nu se mai folosește pentru a înregistra un alt document.

5.3.14 La înregistrarea documentelor normative trebuie respectat principiul de nerepetabilitate –

fiecare document se înregistrează numai o singură dată.

6
 NCM A.01.12:2015

5.3.15 Documentele aprobate și publicate în Monitorul Oficial se transmit editorului oficial, conform
prevederilor NCM A.01.11, pentru editare, difuzare și introducerea pe pagina web www.ednc.gov.md.

5.3.16 Subdiviziunea organului central de specialitate al administrației publice în domeniul

construcțiilor, care gestionează activitatea de reglementare tehnică în construcții formează dosarul
documentului normativ pentru păstrare, conform NCM A.01.13, în cel mult 30 de zile calendaristice din
data aprobării documentului normativ în ordinea stabilită de legislația în vigoare.

6 Identificarea înregistrărilor
6.1 Identificarea înregistrărilor se realizează prin denumirea înregistrării, cerută de procedură sau
instrucțiune și codificarea formularului ce va fi folosit.

6.2 Indexarea permite stabilirea poziției documentului, deoarece indicele acestuia, numărul sau
codul indică „adresa” unui anumit document, după care documentul poate fi găsit în sistemul de
administrare a documentelor.

6.3 Persoana responsabilă întocmește „Lista formularelor în vigoare”, pe care o actualizează cînd
este nevoie.

6.4 Compartimentele vor identifica dosarele sau registrele, care conțin înregistrările în felul
următor:

a) se va completa coperta dosarului/registrului, cu denumirea compartimentului, denumirea dosarului /

registrului (înregistrării);

b) se vor păstra distinct documentele arhivate (dosare sau registre pline) de cele în curs de
completare;

6.5 Se vor numerota filele tuturor registrelor destinate înregistrărilor, iar în cazul dosarelor se va
întocmi un opis cu toate documentele conținute de acel dosar.

7 Completarea și verificarea înregistrărilor

7.1 Înregistrările se efectuează de către persoanele responsabile (conform funcției), care conform
fișei postului au această obligație și dosarele se vor păstra în locurile stabilite.

7.2 Înregistrările se efectuează în timpul sau imediat după efectuarea activității de înregistrare în
legătură cu care este legat acest proces.

7.3 Documentele vor fi înregistrate numai dacă conţin titulatura corectă a emitentului şi sunt
asumate prin semnătură.

7.4 Înregistrările trebuie să fie:

- lizibile, concise, ușor de înțeles, fără ambiguităţi;

- identificabile în raport cu procesul la care se referă;

- completate conform instrucțiunilor;

- semnate de persoanele care le-au completat, verificat (dacă este cazul) și să precizeze data
completării, verificării.

7.5 În mod normal, nu se admit modificări pe înregistrări. Dacă acestea sînt necesare, se vor pune
în evidență în mod clar numele persoanei care a modificat și o viză a unei persoane împuternicite să
verifice înregistrările din zona de activitate unde s-a efectuat înregistrarea.

7
 NCM A.01.12:2015

8 Păstrarea înregistrărilor
8.1 Înregistrările trebuie să fie păstrate și menținute astfel încît să poată fi regăsite cu ușurință și
protejate împotriva oricărui risc de deteriorare sau pierdere.

Înregistrările primite sînt îndosariate, conform NCM A.01.13, indexate, identificate și organizate pe
grupe, conform NCM A.01.02.

8.2 Asigurarea securității informaționale și organizarea protecției înregistrărilor se bazează pe

cerințele documentelor normative și legislative în vigoare, documente normative tehnice, materiale
metodice și instrucțiuni ale organului central de specialitate al administrației publice în domeniul
construcțiilor.

8.3 Datele de înregistrare trebuie să fie păstrate și prelucrate în condiții ce asigură prevenirea
sustragerii, pierderii, denaturării, falsificării informației.

8.4 În scopul prevenirii unei pierderi complete a datelor, care sunt păstrate în format electronic, se
formează copii de rezervă, care trebuie să fie păstrate în locuri ce exclud pierderea acestora.

8.5 Din momentul formării și pînă la transmiterea în arhiva organului central de specialitate al
administrației publice în domeniul construcțiilor, dosarele se păstrează la locul de formare a acestora.
În această perioadă responsabilitatea pentru păstrarea documentelor și a dosarelor o poartă lucrătorii,
responsabili pentru gestionarea acestora, precum și conducătorul subdiviziunii structurale a organului
central de specialitate al administrației publice în domeniul construcțiilor, cu activitate de reglementare
tehnico-economică în construcții.

8.6 Dosarele se află în camere de lucru sau în încăperi separate, puse în rafturi, ce asigură
integritatea completă a acestora. În scopul sporirii operativității de căutare a documentelor, dosarele
se vor pune în conformitate cu nomenclatura acestora. Nomenclatura dosarelor sau extrasul din
acestea se pune pe partea interioară a raftului sau la un loc vizibil. Pe cotoarele dosarelor se indică
indicii după nomenclatură, conform registrului.

8.7 Eliberarea dosarelor subdiviziunilor sau organizațiilor terțe se efectuează cu permisiunea

conducătorului subdiviziunii organului central de specialitate al administrației publice în domeniul
construcțiilor, cu activitate de reglementare tehnico-economică în construcții. Înregistrarea privind
eliberarea dosarului pentru un anumit timp se efectuează în registrul de evidență a documentelor
normative, conform prevederilor NCM A.01.13.

8.8 Dosarele se eliberează pentru utilizare provizorie pe un termen, ce nu depășește 14 zile

calendaristice, conform prevederilor NCM A.01.13.

8.9 Este interzisă sustragerea documentelor normative originale din dosarele cu păstrare
permanentă. La solicitarea persoanelor interesate pot fi eliberate copii ale documentelor, în set
complet sau parțial, cu mențiunea privind eliberarea în registrul corespunzător de eliberare a
documentelor normative.

8.10 Starea dosarelor, returnate în subdiviziunea structurală sau în arhivă după utilizare, trebuie
verificate în prezența persoanei, care a întors documentele.

8.11 În cazul observării unei lipse de pagini separate sau deteriorării dosarelor, pentru tragerea la
răspundere a persoanelor vinovate se întocmește un act în 2 exemplare, care se semnează de partea
inculpată, conducătorul subdiviziunii organului central de specialitate al administrației publice în
domeniul construcțiilor, cu activitate de reglementare tehnico-economică în construcții și se aprobă de
conducătorul organului central de specialitate al administrației publice în domeniul construcțiilor.

8
 NCM A.01.12:2015

9 Monitorizare și audit
9.1 Pentru asigurarea corespunderii procedurilor și proceselor, care au loc în sistemul de
administrare a documentelor normative, cerințelor organului central de specialitate al administrației
publice în domeniul construcțiilor și pentru obținerea unor rezultate așteptate trebuie efectuată o
monitorizare regulată a acestora.

9.2 Monitorizarea trebuie să verifice calitatea funcționării sistemului de administrare a documentelor

normative în cadrul organului central de specialitate al administrației publice în domeniul construcțiilor,
executarea de către utilizatori a obligațiunilor personale în raport cu sistemul de administrare a
documentelor, precum și satisfacerea utilizatorilor a sistemului dat.

9.3 Mediul normativ poate necesita efectuarea unei monitorizări și unui audit de organizații terțe. În
cazul constatării inutilizabilității sau ineficienței sistemului utilizat de administrare a documentelor
normative și a proceselor, atunci acestea trebuie modificate.

9.4 Corespunderea sistemului de administrare a documentelor normative cu cerințele stabilite,

precum și procesul de monitorizare trebuie de fixate documentar, iar rapoartele trebuie păstrate.

9
 NCM A.01.12:2015

Anexa А
(informativă)
Model Fișa documentului normativ

Informații generale despre documentul normativ

Indicativul Titlul
documentului documentului
normativ normativ
Elaborator Numărul Data semnării
contractului contractului
Componența grupului de lucru
(numele, prenumele, funcția)

Informații privind acceptarea și aprobarea documentului normativ

Comitetul tehnic care a acceptat Componența comitetului tehnic care
proiectul documentului normativ a acceptat proiectul documentului
(codul și denumirea) normativ (numele, prenumele,
funcția)

Proces-verbal al ședinței comitetului tehnic la care s-a

acceptat proiectul documentului normativ (numărul și
data)
Numărul ordinului prin care s-a aprobat documentul
normativ (numărul și data)
Informații privind publicarea în Monitorul Oficial al
Republicii Moldova a ordinului privind aprobarea
documentului normativ
Informații privind publicarea documentului normativ
Publicat de editorul oficial, conform prevederilor
NCM A.01.11 (data publicării)
Postat pe Portalul www.ednc.gov.md (data publicării)
Informații despre amendamente și erate la documentul normativ
Indicativul Data aprobării Data publicării
amendamentului/ amendamentului/ amendamentului/
eratei eratei eratei

Informații despre utilizarea dosarului documentului normativ

Solicitantul, Data Responsabil,
funcția, numele eliberării/restituirii funcția, numele
prenumele, prenumele,
semnătura semnătura

10
 NCM A.01.12:2015

Anexa B
(informativă)
Model Registru înregistrare a fazelor prezentate privind elaborarea documentelor normative

Număr de Expeditorul Număr contract Categoria și denumirea Faza prezentată, Lista documentelor Note
înregistrare a documentului documentului conform contractului prezentate, conform fazei
documentului și
data de intrare
1 2 3 4 5 6 7

11
 NCM A.01.12:2015

Anexa C
(informativă)

Model Registru înregistrare a documentelor normative aprobate

Număr ordin Număr și data Data intrării în Elaboratorul Număr Note

Categoria și denumirea documentului privind publicării documentului vigoare a documentului contract
aprobarea în Monitorul Oficial documentului normativ
documentului normativ
(data)
1 2 3 4 5 6 7

12
 NCM A.01.12:2015

Bibliografie
[1] Legea Nr. 721 din 02.02.1996 privind calitatea în construcții (Publicat : 25.04.1996 în Monitorul
Oficial Nr. 25, art. Nr: 259. Data intrării în vigoare: 25.07.1996)

[2] Hotărîrea Guvernului nr. 913 din 06.11.2014 pentru aprobarea Regulamentului cu privire la
organizarea şi funcționarea ghișeului unic de elaborare a evaluării tehnice în construcții şi
Regulamentului cu privire la organizarea şi funcționarea ghișeului unic de eliberare a certificatului
de atestare tehnico-profesională a specialiștilor în construcții (Publicat: 08.11.2014 în Monitorul
Oficial Nr. 339, art. Nr: 981. Data intrării în vigoare: 02.01.2015)

13
 NCM A.01.12:2015

Traducerea autentică a prezentului document normativ în limba rusă

Начало перевода

1 Область применения

1.1 Настоящий нормативный документ устанавливает порядок и процедуру регистрации

нормативных документов в строительстве (далее - нормативные документы),
систематизированных в соответствии с NCM A.01.02, выполненных в бумажной и электронной
форме и утвержденных для применения центральным отраслевым органом публичного
управления в строительстве.

1.2 Положения настоящего нормативного документа определяют принципы политики,

процедуры и практики системы администрирования нормативных документов центральным
отраслевым органом публичного управления в строительстве.

1.3 Системная процедура контроля регистраций описывает деятельность по контролю всех

записей, используемых в системе управления качеством. Данная процедура применяется
персоналом, участвующего в деятельности по определению, заполнению, сбору, сшиванию,
хранению, архивации, складированию, защите, доступа и удаления записей собственной
системы менеджмента качества.

1.4 Настоящий нормативный документ предназначен для применения в аппарате

центрального отраслевого органа публичного управления в области строительства и
устанавливает обязанности структурных подразделений органа по регистрации документов
Системы нормативных документов в строительстве, согласно NCM A.01.02.

1.5 Настоящий нормативный документ не устанавливает порядок и процедуру регистрации

нормативных документов на строительство военных и иных специальных объектов, для
которых определен особый режим безопасного функционирования и охраны.

2 Нормативные ссылки
В настоящем нормативном документе делаются ссылки на следующие нормативные
документы:

NCM A.01.02-96 Sistemul de documente normative în construcţii. Dispoziţii generale

NCM A.01.03-96 Modul de elaborare a documentelor normative

NCM A.01.04-96 Reguli de redactare a documentelor normative

NCM A.01.07:2013 Forma de prezentare a documentelor normative în construcţii

NCM A.01.11:2015 Modul de publicare și difuzare a documentelor normative în

construcţii

NCM A.01.13:2015 Modul de formare și gestionare a dosarelor de documente normative

în construcții

SM SR ISO 15489-1:2012 Informare şi documentare. Managementul înregistrărilor. Partea 1:

Generalităţi

14
 NCM A.01.12:2015

3 Термины и определения
Для правильного истолкования данного нормативного документа используются термины,
указанные в NCM A.01.13, дополненные следующими:

3.1 доступ - право, возможность, средства для поиска, извлечения или использования
информации.

3.2 управление документами - совокупность планомерных и эффективных действий по

созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью
доказательства проведения деловых (управленческих) операций.

3.3 обеспечение сохранности - процессы и операции по обеспечению технической и

интеллектуальной аутентичности документов в течение времени.

3.4 контроль - создание, включение в систему управления документами и сохранение

информации о движении и использовании документов.

3.5 документ - зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая

информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в
качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой
деятельности.

3.6 электронный документ - документ, выполненный как структурированный набор данных,

создаваемых программно-техническим средством.

3.7 подлинники в электронной форме - электронные документы, оформленные

установленными электронными цифровыми подписями и предназначенные для получения с
них копий.

3.8 подлинники в бумажной форме - документы, оформленные подлинными

установленными подписями и выполненные на любом материале, позволяющем многократное
воспроизведение с них копий. Допускается в качестве подлинника использовать оригинал,
репрографическую копию или экземпляр документа, изданного типографским способом,
завизированные подлинными подписями лиц, разработавших данный документ и
ответственных за нормоконтроль;

3.9 разработчик – юридическое или физическое лицо, которое разработало нормативный

документ и представило его центральному отраслевому органу публичного управления в
строительстве для регистрации.

3.10 индексирование - процесс проставления условных обозначений и составления

указателей, служащих для упрощения доступа к документам и (или) информации.

3.11 регистрация нормативного документа - присвоение документу уникального

идентификатора при его вводе в систему.

3.12 метаданные - данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и

управление ими.

3.13 система управления документами - информационная система, обеспечивающая сбор

документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним.

4 Общие положения
4.1 Порядок разработки, согласования, утверждения, учета, регистрации, применения,
изменения и отмены технических нормативных документов в строительстве устанавливается
центральным отраслевым органом публичного управления в области строительства.

15
 NCM A.01.12:2015

Нормативные документы в строительстве вводятся в действие после их регистрации в

центральном отраслевом органе публичного управления в области строительства.

4.2 Регистрация нормативных документов является важной составляющей организации

работы с документами. Основная цель регистрации - это придание документу юридической
силы. Регистрация позволяет обеспечить учет, контроль и возможность поиска документов,
используемых в управленческой деятельности центрального отраслевого органа публичного
управления в строительстве.

4.3 Целью процесса регистрации нормативных документов является создание единого

порядка разработки, согласования и утверждения строительных норм, способствующих
решению стоящих перед строительством задач с тем, чтобы обеспечить:

4.3.1 организационные мероприятия ведения строительства и контроля;

4.3.2 соответствие строительной продукции своему назначению;

4.3.3 безопасность строительной продукции для жизни и здоровья людей в процессе ее

производства и эксплуатации;

4.3.4 защиту строительной продукции и людей от неблагоприятных воздействий с учетом

риска возникновения чрезвычайных ситуаций;

4.3.5 надежность и качество строительных конструкций и оснований, систем инженерного

оборудования, зданий и сооружений;

4.3.6 развитие транспортной инфраструктуры и объектов придорожного сервиса.

4.4 Обязательной регистрации в центральном отраслевом органе публичного управления в

области строительства подлежат принятые (утвержденные) в установленном порядке:

4.4.1 законодательные и нормативные акты в строительстве - технические регламенты в

строительстве [1];

4.4.2 нормативные документы в строительстве – NCM;

4.4.3 практический кодекс в строительстве – CP [1];

4.4.4 межгосударственные нормативные документы в строительстве – MCH и МСП (согласно

NCM A.01.02);

4.4.5 техническое заключение – ET [2];

4.4.6 технические руководства – GT;

4.4.7 основополагающие документы – DI.

4.5 Регистрации подлежат также документы, представленные разработчиком на этапах

разработки нормативных документов, установленных в NCM A.01.03. Состав представленной
документации определяется положениями NCM A.01.03, а также центральным отраслевым
органом публичного управления в строительстве.

Разработчик нормативного документа представляет документы согласно списка,

формирующего дело нормативного документа и срокам, установленным в NCM A.01.03.

4.6 Любое изменение или поправка к нормативному документу регистрируется, в

установленном порядке, как для регистрации новых разработанных нормативных документов и
составляется отдельное дело для изменения или поправки.

16
 NCM A.01.12:2015

4.7 Национальные стандарты в строительстве, принятые в установленном порядке

действующим законодательством, регистрируются национальным органом по стандартизации.

4.8 Регистрацию нормативных документов осуществляет подразделение центрального

отраслевого органа публичного управления в строительстве, имеющее функции управления
процессом разработки нормативных документов в строительстве.

4.9 Информация, касающаяся зарегистрированных нормативных документов публикуется

ежегодно центральным отраслевым органом в области строительства в Каталоге нормативных
документов в строительстве, действующих на территории Республики Молдова, согласно
NCM A.01.11.

5 Регистрация нормативных документов

5.1 Общие положения

5.1.1 Основным назначением регистрации нормативных документов является обеспечение

доказательства того, что документ был создан или интегрирован в систему администрирования
документов, а дополнительным назначением - упрощение поиска документа. Регистрация
включает в себя краткое описание документа или запись метаданных о документе, а также
присвоение документу идентификатора, уникального внутри определенной системы управления
документами.

Регистрация придает официальный характер при интегрировании документа в системы по

администрированию документов (SM SR ISO 15489-1).

5.1.2 Регистрация нормативных документов в строительстве имеет цели:

а) формирование национального фонда нормативных документов в строительстве;

b) учет разработанных национальных нормативных документов в строительстве, а также

изменений или опечаток к ним;

с) исключение дублирования нормативных документов в строительстве, находящихся в

процессе разработки;

d) формирование и комплектование списка действующих нормативных документов в

строительстве.

e) обеспечение заинтересованных органов и хозяйствующих субъектов информацией

касающейся технических регламентов в строительстве принятых, утвержденных или
находящихся в процессе разработки.

5.1.3 Процесс регистрации - это снятие (перенос) с документа показателей (реквизитов) и

занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, информационную систему), что
позволяет создать базу данных о документах учреждения.

В процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем

нормативным документам центрального отраслевого органа публичного управления в
строительстве.

5.1.4 Принципы политики, процедуры и практика управления нормативными документами

должны обеспечивать создание подлинных документов, обладающих следующими
характеристиками:

a) документ является аутентичным, если он:

- соответствует установленным правилам;

17
 NCM A.01.12:2015

- был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это;

- был создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе.

Чтобы обеспечить аутентичность документов, центральный отраслевой орган публичного

управления в области строительства должен внедрять и документально фиксировать принципы
политики и процедуры контроля над созданием, получением, передачей, хранением и отбором
(изъятием) документов и тем самым гарантировать, что создатели документов уполномочены
на это и могут быть идентифицированы, а документы защищены от несанкционированного
дополнения, удаления, изменения, использования и сокрытия.

b) достоверным является документ, содержание которого можно считать полным и точным

представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно
доверять в последующих операциях или в последующей деятельности (SM SR ISO 15489-1).

5.1.5 Присвоение нормативному документу регистрационного номера (индекса) фиксирует

факт его создания, получения, придает документу юридическую силу, и организация
создавшая, получившая или отправившая документ, становится ответственной за него.

5.2 Формы регистрации документов

5.2.1 В настоящее время существуют две формы регистрации:

- журнальная;

- электронная.

5.2.2 Журнальную регистрацию целесообразно применять, когда количество

обрабатываемых документов невелико. Ее отличительной особенностью является то, что
запись сведений о документах ведется в хронологической последовательности.

5.2.3 Журнал регистрации представляет собой книгу (реестр), каждая страница которой
разделена на графы, где содержатся сведения о зарегистрированных документах. Количество
граф определяется центральным отраслевым органом публичного управления в строительстве.

5.2.4 Журнальная регистрация наиболее надежная при повышенных требованиях к

обеспечению сохранности документов. Недостаток - медленный поиск.

5.2.5 При использовании электронной регистрации организации, использующие

компьютерные программы по учету документов, регистрируют документы на электронных
карточках, т.е. карточках, которые выводятся на экран компьютера. Форма электронной
карточки аналогична традиционной бумажной регистрационной карточки, порядок ее
заполнения такой же, только набор осуществляется при помощи клавиатуры.

5.2.6 Компьютерная регистрация наиболее оперативный и удобный вид регистрации, так как
позволяет вести поиск по любому реквизиту документа. Недостаток - возможна потеря
информации по техническим причинам.

5.2.7 В электронной среде, системы управления документами, могут быть спроектированы

так, чтобы регистрировать документы посредством автоматических процессов, не требующих
вмешательства сотрудника службы управления документами.

5.2.8 Электронный документ должен содержать или постоянно быть связан с метаданными,
отражающими операции, совершаемые с документом в процессе деловой деятельности. При
этом:

a) структура документа, его формат и взаимосвязи между составляющими документ

элементами должны оставаться неизменными, не искаженными метаданными;

18
 NCM A.01.12:2015

b) в метаданных о документе должен быть отражен контекст его создания, получения и

использования (в том числе процесс деловой деятельности, частью которого является данная
операция, дата и время данной операции и ее участники);

c) в метаданных о документе должны быть представлены связи между отдельными

документами, составляющими в совокупности единый комплекс документов.

5.3 Прием, регистрация, учет и хранение нормативных документов

5.3.1 Для регистрации центральным отраслевым органом публичного управления в области

строительства принимаются материалы и документы, используемые для разработки
нормативных документов, согласно этапам указанных в NCM A.01.03. Для каждого
нормативного документа составляется дело (папка), согласно положениям NCM A.01.13, на
которой указывается номер контракта, категория разрабатываемого нормативного документа,
наименование темы.

5.3.2 Перед регистрацией поступившего нормативного документа проверяется правильность

его оформления, согласно методологическим требованиям (NCM A.01.04 и NCM A.01.07).
Неправильно оформленные документы возвращаются разработчикам исполнителям.

5.3.3 Регистрация нормативного документа производится присвоением ему

идентификационного номера (индексирования) в соответствии с NCM A.01.02. Индексирование
может производиться вручную или может быть генерировано автоматически. Это может
производиться при разных уровнях группировки в составе системы по администрированию
документов.

5.3.4 Регистрация нормативных документов производится согласно положениям п. 5.2,

настоящего нормативного документа, выбрав наиболее рациональную форму учета. При
регистрации нормативного документа составляется его карточка, в соответствии с образцом из
Приложения А.

Карточка нормативного документа печатается на листах более высокой плотности (картон), на

формате A4 и хранится в деле нормативного документа.

5.3.5 Регистрационный номер свидетельствует о том, что документ прошел все стадии
обработки, зарегистрирован и тем самым является официальным документом центрального
отраслевого органа публичного управления в области строительства.

5.3.6 Для сохранения данных регистрируемой документации целесообразно вести

одновременно журнальную (реестры) и электронную форму регистрации нормативных
документов, согласно положениям п. 5.2.6.

5.3.7 Реестры (журналы) по учету нормативных документов составляются и содержатся

подразделением центрального отраслевого органа публичного управления в области
строительства, которое занимается деятельностью технико-экономического регламентирования
в строительстве, на бумажной основе и электронном формате.

Реестры по учету нормативных документов на бумажной основе нумеруются и сшиваются.

5.3.8 Рекомендуется ведение отдельных реестров для учета материалов и документов,

используемых для разработки нормативных документов, представленных поэтапно (см.
Приложение В) и регистрации утвержденных нормативных документов руководителем
центрального отраслевого органа публичного управления в области строительства и
опубликованных в Monitorul Oficial (см. Приложение С).

5.3.9 При получении материалов и документов используемых для разработки нормативных

документов, подразделение центрального отраслевого органа публичного управления в
области строительства, которое занимается деятельностью технико-экономического
регламентирования в строительстве производит запись в соответствующем реестре, бумажном

19
 NCM A.01.12:2015

и электронном, (см. Приложение В) в течении 5-и рабочих дней со дня получения, указывая
перечень полученных документов и соответствующий этап, согласно NCM A.01.03.

5.3.10 Данные об утвержденных нормативных документах руководителем центрального

отраслевого органа публичного управления в области строительства и опубликованных в
Monitorul Oficial, заносятся в соответствующий реестр (см. Приложение С), указывая категорию
и наименование утвержденного нормативного документа, номер приказа об утверждении,
номер Monitorul Oficial в котором был опубликован приказ, в течении 3-х рабочих дней со дня
официального опубликования документа.

5.3.11 Любое изменение, дополнение или опечатка к нормативному документу регистрируется

в порядке, установленном для вновь разработанных нормативных документов, вкладывая их в
соответствующие папки нормативного документа (название и номер контракта).

5.3.12 Регистрация документов производится хронологически, в порядки их поступления,

начиная с 1 января до 31 декабря каждого года. Не должны сохраняться свободные строки, а в
случае если на одной странице они остаются, тогда в этом случае они зачеркиваются.

5.3.13 В случае если производится ошибочная запись, тогда зачеркиваются все рубрики
соответствующие данному номеру документа, а в рубрике «Примечания» заносится фамилия,
имя и подпись лица, который произвел регистрацию, а также и число.

Данный номер больше не используется для регистрации другого документа.

5.3.14 При регистрации нормативных документов должен соблюдаться принцип однократности

– каждый документ регистрируется только один раз.

5.3.15 Утвержденные и опубликованные документы в Monitorul Oficial передаются

официальному издателю, согласно положениям NCM A.01.11, для издания, распространения и
внесения на веб-страницу www.ednc.gov.md.

5.3.16 Подразделение центрального отраслевого органа публичного управления в области

строительства, которое занимается деятельностью технико-экономического регламентирования
в строительстве составляет дело нормативного документа, согласно NCM A.01.13, в 30-и
дневный календарный срок от даты принятия нормативного документа, для хранения в порядке
установленным действующим законодательством.

6 Идентификация регистраций
6.1 Идентификация регистраций производится путем обозначения регистрации, согласно
процедуре или инструкции и кодификации формуляра, который будет использован.

6.2 Индексация позволяет устанавливать местоположение документа, поскольку его индекс,

номер или код указывают «адрес» определенного документа, по которому документ может быть
найден в системе управления документами.

6.3 Ответственное лицо составляет «Список действующих формуляров», который будет

обновляться при необходимости.

6.4 Разделы идентифицируют дела или реестры, которые содержат регистрационные

данные следующим образом:

a) заполняется обложка дела/реестра записав наименование раздела, название дела/реестра

регистрации;

b) архивированные документы (заполненные дела или реестры) должны хранится отдельно от

документов находящихся в процессе заполнения.

20
 NCM A.01.12:2015

6.5 Страницы всех реестров, предназначенных для регистрации должны быть

пронумерованы, а в случае дел составляется опись со всеми документами содержащихся в
деле.

7 Заполнение и проверка регистраций

7.1 Регистрационные записи производятся уполномоченными лицами (по функции), которые
согласно должностной инструкции имеют эту обязанность, и дела должны храниться в
установленных местах.

7.2 Регистрационные записи заносятся вовремя или сразу же после проведения

регистрационной деятельности, с которым связан этот процесс.

7.3 Документы будут зарегистрированы, если имеют правильное наименование отправителя

и имеют подтверждение подписью.

7.4 Регистрационные записи должны быть:

- читаемыми, краткими, понятными, однозначными;

- распознаваемыми в отношении процесса, к которому относятся;

- заполненными согласно инструкции;

- подписанные лицами, которые их заполнили, проверили (если это необходимо) указав число
заполнения и проверки.

7.5 Не разрешается производить изменения и корректировки в регистрациях. Если все-таки

это необходимо, тогда нужно выделить четко имя того, кто произвел изменения, заверив
подписью ответственного лица за проверку записей в реестрах.

8 Хранение регистраций

8.1 Регистрационные записи должны хранится и содержатся таким образом, чтобы могли
быть легко найдены и, в тоже время, защищены против любого риска повреждения или потери.

Полученные регистрационные данные вкладываются в папки, согласно NCM A.01.13,

индексируются, идентифицируются и организуются по группам, согласно NCM A.01.02.

8.2 Обеспечение информационной безопасности и организация защиты регистраций

базируются на требованиях действующих нормативных правовых актов, технических
нормативных документов, инструктивно-методических материалов центрального отраслевого
органа в области строительства.

8.3 Регистрационные записи должны храниться и обрабатываться в условиях,

обеспечивающих предотвращение хищения, утраты, искажения, подделки информации.

8.4 В целях предотвращения полной утраты сведений, содержащихся в реестрах на

машинных носителях, формируются резервные копии, которые должны храниться в местах,
исключающих их утрату.

8.5 С момента заведения и до передачи в архив центрального отраслевого органа в области

строительства дела хранятся по месту их формирования. В этот период ответственность за
сохранность документов и дел несут работники, отвечающие за делопроизводство, и
руководитель структурного подразделения управления по технико-экономической
регламентации центрального отраслевого органа публичного управления в области
строительства.

21
 NCM A.01.12:2015

8.6 Дела находятся в рабочих комнатах или в отведенных для них помещениях,
располагаются в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность. В целях повышения
оперативности поиска документов, дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел.
Номенклатура дел или выписка из нее помещаются на внутренней стороне шкафа или на
видном месте. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре, согласно
реестра.

8.7 Выдача дел подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения

руководителя структурного подразделения управления по технико-экономической
регламентации центрального отраслевого органа публичного управления в области
строительства. Запись о выдаче дела для временного пользования осуществляется в журнале
учета выдачи дел нормативных документов, согласно положениям NCM A.01.13.

8.8 Дела выдаются во временное пользование на срок, не превышающий 14-ти календарных

дней, согласно положениям NCM A.01.13.

8.9 Изъятие оригиналов документов из дел постоянного хранения не допускается. По запросу

заинтересованных лиц могут быть выданы копии документов, в полном объеме или частично, с
отметкой о выдаче в соответствующем журнале учета выдачи дел нормативных документов.

8.10 Состояние дел, возвращаемых в структурное подразделение или архив после

использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего документы.

8.11 При обнаружении недостачи отдельных листов или повреждения дел, для привлечения
виновных к ответственности составляется акт в 2-х экземплярах, который подписывается
виновной стороной, руководителем структурного подразделения управления по технико-
экономической регламентации центрального отраслевого органа публичного управления в
области строительства, и утверждается руководителем центрального отраслевого органа
публичного управления в области строительства.

9 Мониторинг и аудит
9.1 Для обеспечения соответствия процедур и процессов, происходящих в системе
управления нормативными документами, требованиям центрального отраслевого органа
публичного управления в области строительства и для получения ожидаемых результатов
следует регулярно проводить их мониторинг.

9.2 Мониторинг должен проверять качество работы системы управления нормативными

документами в центральном отраслевом органе публичного управления в области
строительства, исполнение пользователями своих обязательств в отношении системы
управления документами, а также удовлетворенность пользователей данной системой.

9.3 Нормативная среда может требовать проведения мониторинга и аудита сторонними

организациями. В случае обнаружения непригодности или неэффективности используемой
системы управления нормативными документами и процессов управления документами они
должны быть модифицированы.

9.4 Соответствие систем управления нормативными документами установленным

требованиям, а также мониторинг следует документально фиксировать, а отчетные документы
хранить.

22
 NCM A.01.12:2015

Приложение А
(справочное)

Образец Карточки нормативного документа

Общая информация о нормативном документе

Код Наименование
нормативного нормативного
документа документа
Разработчик Номер контракта Число
подписания
контракта
Состав рабочей группы
(фамилия имя, должность)

Информация об принятии и утверждении нормативного документа

Технический комитет, который Состав технического комитета,
принял проект нормативного который принял проект
документа (код и нормативного документа
наименование) (фамилия имя, должность)

Протокол заседания технического комитета который

принял проект нормативного документа
(номер и число)
Номер приказа которым был утвержден
нормативный документ (номер и число)
Информация о публикации в Monitorul Oficial
Республики Молдова приказа об утверждении
нормативного документа
Информация об издании нормативного документа
Издан официальным издателем, согласно
положениям NCM A.01.11(дата издания)
Опубликован на Портале www.ednc.gov.md (дата
публикации)
Информация об изменениях и опечатках к нормативному документу
Код изменения/ Число Число
опечатки утверждения публикации
изменения/ изменения/
опечатки опечатки

Информация об использовании дела нормативного документа

Заявитель, Число Ответственный,
должность, выдачи/возврата должность,
фамилия имя, фамилия имя,
подпись подпись

23
 NCM A.01.12:2015

Приложение В
(справочное)

Образец Журнала регистрации представленных этапов разработки нормативных документов

Регистрационный Отправитель Номер контракта Категория и наименование Представленный Список представленных Примечания
номер документа документа документа этап согласно документов, согласно
и дата контракта этапу
поступления
1 2 3 4 5 6 7

24
 NCM A.01.12:2015

Приложение С
(справочное)

Образец Журнала регистрации утвержденных нормативных документов

Категория и наименование документа № приказа об № и число Дата Разработчик Номер Примечания

утверждении опубликования вступления в нормативного контракта
документа документа в Monitorul силу документа
(дата) Oficial нормативного
документа
1 2 3 4 5 6 7

25
 NCM A.01.12:2015

Библиография
[1] Закон Nr. 721 от 02.02.1996 о качестве в строительстве (Опубликован: 25.04.1996 в Monitorul
Oficial Nr. 25, статья №: 259. Дата вступления в силу: 25.07.1996)

[2] Постановление Правительства Nr. 913 от 06.11.2014 oб утверждении Положения об

организации и функционировании единого окна по разработке технической оценки в
строительстве и Положения об организации и функционировании единого окна для выдачи
сертификата о профессионально-технической аттестации специалистов в строительстве
(Опубликован: 08.11.2014 в Monitorul Oficial Nr. 339, статья №: 981. Дата вступления в силу:
02.01.2015)

26
 NCM A.01.12:2015

Содержание
1 Область применения .........................................................................................................................14

2 Нормативные ссылки .......................................................................................................................14

3 Термины и определения ...................................................................................................................15

4 Общие положения .............................................................................................................................15

5 Регистрация нормативных документов ...........................................................................................17

5.1 Общие положения .............................................................................................................................17
5.2 Формы регистрации документов ......................................................................................................18
5.3 Прием, регистрация, учет и хранение нормативных документов .................................................19

6 Идентификация регистраций............................................................................................................20

7 Заполнение и проверка регистраций ..............................................................................................21

8 Хранение регистраций ......................................................................................................................21

9 Мониторинг и аудит ..........................................................................................................................22

Приложение А (справочное). Образец Карточки нормативного документа ........................................23

Приложение B (справочное). Образец Журнала регистрации представленных этапов

разработки нормативных документов ....................................................................................................24

Приложение C (справочное). Образец Журнала регистрации утвержденных нормативных

документов ...........................................................................................................................25

Библиография ...........................................................................................................................................26

27
 NCM A.01.12:2015

Membrii Comitetului tehnic pentru normare tehnică în construcții CT-C 01 "Normative metodico-
organizatorice" care au acceptat proiectul documentului normativ:

Preşedinte Petru EREMEEV Ministerul Dezvoltării Regionale şi Construcţiilor

Secretar, membru Dumitrița VATAMAN Ministerul Dezvoltării Regionale şi Construcţiilor

Reprezentant al Valeriu GAINA Ministerul Dezvoltării Regionale şi Construcţiilor

MDRC

Membri Gheorghe CROITORU Ministerul Dezvoltării Regionale şi Construcţiilor

Agafia CALESTRU Ministerul Dezvoltării Regionale şi Construcţiilor

Tatiana ROZOMBAC Ministerul Dezvoltării Regionale şi Construcţiilor

28
 NCM A.01.12:2015

Utilizatorii documentului normativ sînt responsabili de aplicarea corectă a acestuia.

Este important ca utilizatorii documentelor normative să se asigure că sînt în posesia ultimei ediţii şi a
tuturor amendamentelor.

Informaţiile referitoare la documentele normative (data aplicării, modificării, anulării etc.) sînt publicate
în "Monitorul Oficial al Republicii Moldova", Catalogul documentelor normative în construcţii, în
publicaţii periodice ale organului central de specialitate al administraţiei publice în domeniul
construcţiilor, pe Portalul Naţional "e-Documente normative în construcţii" (www.ednc.gov.md),
precum şi în alte publicaţii periodice specializate (numai după publicare în Monitorul Oficial al
Republicii Moldova, cu prezentarea referinţelor la acesta).

Amendamente după publicare:

Indicativul amendamentului Publicat Punctele modificate

29
 NCM A.01.12:2015

Ediţie oficială

NORMATIV ÎN CONSTRUCŢII
NCM A.01.12:2015
”Principiile şi metodologia reglementării în construcții.
Modul de înregistrare a documentelor normative în construcții”
Responsabil de ediție ing. L. Cuşnir

Tiraj 100 ex. Comanda nr.

Tipărit ICŞC ”INCERCOM” Î.S.

Str. Independenţei 6/1
www.incercom.md

30