CÓDIGO 140.11.

08-2
PROCEDIMIENTO DISEÑO GRÁFICO VERSIÓN 2

FECHA 16/10/2015
PROCESO GESTIÓN DE COMUNICACIÓN
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JEFE OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES
COMUNICACIONES COMUNICACIONES

1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento específico sobre los mecanismos para la realización del diseño
de material gráfico solicitado por las diferentes áreas de la Unidad para la Atención y
Reparación Integral a las Víctimas, con el fin de definir los contenidos y estrategias de
comunicación, dirigidos a la comunidad y en particular a los destinatarios de los programas
de la Unidad, para el desarrollo de proyectos de las diferentes áreas de la entidad.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia cuando se recibe el correo de solicitud del trabajo y termina con la
entrega del producto final.

3. DEFINICIONES

Diseño: Proceso de creación y desarrollo de material con contenido gráfico.

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4. ACTIVIDADES
5.
Actividades
N° Descripción Responsable Registro
(Diagrama de Flujo)
INICIO
Recibir la solicitud de diseño de
la dependencia solicitante, por
medio de un correo donde se
especifique la siguiente
información:
 Medio de publicación:
Impreso o digital
 Tamaño: en pixeles o en cm.
Solicitud de
Recibir solicitud de  Textos aprobados por: Oficina Asesora diseño
1 diseño  Color: Full Color o blanco y de enviada por
negro Comunicaciones correo
 Tipo de pieza electrónico
 Comentarios
 Imágenes recomendadas
 Número de piezas
Este correo debe ir con copia al
jefe de la Oficina de
Comunicaciones y en caso de ser
de otra área, también con copia a
su respectivo jefe.

Presentar propuesta Diseñador

Oficina Asesora Correo
de diseño a la
Presentar propuesta de diseño electrónico
2 dependencia de
por medio de un correo a la con propuesta
solicitante Comunicaciones
dependencia solicitante. de diseño

La dependencia solicitante
requiere ajustes a la propuesta
Se requieren ajustes de diseño?
a la propuesta? Correo
Dependencia de electrónico ó
3 Si requiere ajustes continúa en la
NO la Unidad PDF con
SI 1 siguiente actividad. comentarios

Si NO requiere ajustes continua

A con la actividad 5
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A Diseñador Correo
Oficina Asesora electrónico
4 Realizar los ajustes al diseño y
de con propuesta
PC Realizar los ajustes al se devuelve a la actividad 2
Comunicaciones ajustada
diseño

Aprobación del archivo final por Dependencia de

5 medio de un correo electrónico
la Unidad
Correo
PC Aprobar el archivo final con copia al jefe de la Oficina de electrónico
Comunicaciones y al jefe del área
que solicita.

Correo
electrónico
Enviar el archivo final al Diseñador con archivo
6 área correspondientes Enviar el archivo final al área Oficina Asesora
final en
correspondiente con copia al jefe de
de la Oficina de Comunicaciones Comunicaciones formato PDF ó
editable

PROCEDIMIENTO
IMPRESOS Y Si requiere impresión de piezas
Oficina Asesora
PUBLICACIONES graficar Ver PROCEDIMIENTO
7 IMPRENTA NACIONAL IMPRESOS Y PUBLICACIONES
de N/A
Comunicaciones
IMPRENTA NACIONAL

8 FIN
FIN DEL PROCEDIMIENTO

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Política de Comunicaciones
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ANEXOS

Anexo 1 Control de cambios

Ítem del Motivo del Fecha del

Versión Cambio realizado
cambio cambio cambio
Se ajusto ALCANCE: El
procedimiento inicia con el
recibido de las solicitudes y
termina con la entrega del Faltaba incluir
diseño, por “ALCANCE: El la solicitud y la 21 de julio de
2 ALCANCE
procedimiento inicia cuando entrega de un 2015
se recibe el correo de producto final.
solicitud del trabajo y
termina con la entrega del
producto final”.
Se ajusto la definición de
Diseño: Concepción de una
pieza gráfica que desarrolla La definición
21 de julio de
2 DEFINICIÓN una idea original por “Diseño: estaba
2015
Proceso de creación y incorrecta.
desarrollo de material con
contenido gráfico”.
Cambio: Realizar la solicitud
de diseño a la oficina de
comunicaciones por “Realizar
la solicitud de diseño a la
Oficina Asesora de
Comunicaciones, por medio
de un correo donde se
especifique la siguiente Faltaba
ACTIVIDAD 1 -
información: información en 21 de julio de
Cambio a la
2  Medio de la descripción 2015
descripción
publicación: Impreso del producto
o digital
 Tamaño: en pixeles o
en cm.
 Textos aprobados
por:
 Color: Full Color o
blanco y negro
 Tipo de pieza
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 Comentarios
 Imágenes
recomendadas
 Número de piezas
Este correo debe ir con
copia al jefe de la Oficina de
Comunicaciones y en caso
de ser de otra área, también
con copia a su respectivo
jefe”
No se
realizaba
ACTIVIDAD 2 - 21 de julio de
dentro del
2 Realizar Eliminada esa actividad 2015
proceso de
Reunión
diseño

Cambio Presentar propuesta

de diseño y se envia al Faltaba el
ACTIVIDAD 2 - encargado de ese material por medio en el
21 de julio de
2 Cambio a la “Presentar propuesta de que se
2015
descrpción diseño por medio de un enviaba la
correo al encargado del propuesta
material”.
Faltaba el
ACTIVIDAD 2 - Cambio Propuesta de diseño medio en el
21 de julio de
2 Cambio al por “Correo electrónico con que se
2015
registro propuesta de diseño”. enviaba la
propuesta
Ingresa esta nueva actividad
- Descripción: Envío de
Dentro del
ajustes por medio de un
ACTIVIDAD 3 - procedimiento
correo electrónico - 21 de julio de
2 ENVíO DE no se
Responsable: dependencia 2015
AJUSTES encontraba
de la Unidad - Registro:
esta actividad
Correo electrónico ó PDF con
comentarios.
Cambio En caso de ser
necesario, realizar propuestas
ACTIVIDAD 4 - de ajustes para el diseño por La redacción
21 de julio de
2 Cambio a la “Realizar los ajustes al no era la
2015
descripción diseño y enviar de nuevo el correcta
archivo por medio del
correo”.
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El
ACTIVIDAD 4 -
Cambio Dependencia responsable 21 de julio de
2 Cambio al
solicitante por “Diseñador”. no era el 2015
responsable
correcto
Ingresa esta nueva actividad
- Descripción: Aprobación del
archivo final por medio de un
Dentro del
correo electrónico con copia al
ACTIVIDAD 5 - procedimiento
jefe de la Oficina de 21 de julio de
2 APROBACIÓN no se
Comunicaciones y al jefe del 2015
FINAL encontraba
área que solicita. -
esta actividad
Responsable: Dependencia
de la Unidad. Registro: Correo
electrónico
Este paso no
ACTIVIDAD 5 -
estaba tan 21 de julio de
2 Entregar Actividad eliminada.
claro en el 2015
diseño
procedimiento.
Ingresa esta nueva actividad
- Descripción:Enviar el
archivo final al área Faltaba incluir
ACTIVIDAD 6 - correspondiente con copia al algunas
ENVIO jefe de la Oficina de características 21 de julio de
2
ARCHIVO Comunicaciones. - de este envío 2015
FINAL Responsable: Diseñador - final
Registro: Correo electrónico
con archivo final en formato
PDF ó editable.