Business-Case-Chat para Administrativos

Business Case Document
Proyecto Implementar con software libre un sistema de Chat

interno en la Universidad de Costa Rica, Sede del Pacifico, para el
personal administrativo.
Autores:
Elías Mendoza Campos
Versión v1.0
Fecha 28 abril 2020
1 Contenido
1 Contenido...................................................................................................................1
2 Resumen Ejecutivo....................................................................................................2
3 Razones......................................................................................................................3
4 Beneficios Esperados.................................................................................................5
5 Daños Esperados o Riesgos.......................................................................................7
6 Escala de Tiempo.......................................................................................................8
7 Financiamiento...........................................................................................................9
8 Referencias...............................................................................................................10
2 Resumen Ejecutivo
La Universidad de Costa Rica, Sede del Pacifico organización TechShop

Company es ficticia, con ella intentamos abarcar un perfil de empresas
costarricenses medianas y grandes que tengan la necesidad de migrar su
apoyo tecnológico a servicios en la nube, con el objetivo de que, sin importar su
tipo de negocio, puedan aprovechar de las pautas, recomendaciones y
procedimientos que logramos condensar en este documento y les sirva de
apoyo para la ejecución de sus proyectos de migración de manera exitosa, de
esta forma estamos apoyando la gestión de los recursos de TICs en el país.
La Computación en la Nube [1], es un modelo que tiene como característica

principal que todo el software, programas, servicios y otras aplicaciones se
ejecuten en centros de datos que pueden estar distribuidos por todo el planeta,
y la forma de accederlos es teniendo una conexión a internet.
Uno de los modelos de mayor crecimiento, es el acceso a los recursos bajo

demanda, lo que ha llevado a la empresa TechShop Company, a contratar la
Infraestructura como servicio (IaaS) [2].
Otra característica importante de la Cloud Computing [2] es el tipo de nube

seleccionada para almacenar y procesar la información de la empresa, en este
caso la mejor opción que se adapta a la necesidad y seguridad es la nube
privada, donde solo las personas autorizadas pueden utilizar los servicios
desde la nube.
Se deberá adquirir un contrato con la empresa Kolbi empresarial, para acceder

a la nube, con un enlace simétrico de 5Mb, relación de 1:1 de sobresuscripción
BGP, y con dos VPN.
Todo lo indicado anteriormente, conlleva grandes beneficios en la mejora del

plan estratégico de negocio, así como acceso a la información desde cualquier
lugar, mayor capacidad de almacenamiento y procesamiento sin tener
servidores locales, una mejora en la eficiencia en el consumo eléctrico,
disminución en los gastos operativos asociados a los respaldos, resguardo
físico, rutinas de actualización de plataformas, políticas de seguridad lógica,
nombramiento de un administrador de servidores, capacitaciones constantes
en seguridad informática y las tecnologías residentes, entre otros.
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Used under permission and in accordance with the Terms and Conditions of Sale. All rights reserved.
.
3 Razones
La presente propuesta ilustrara el problema que tiene actualmente la empresa
TechShop Company, la cual debe sustituir sus equipos de comunicación y
servidores, ya que estos cumplieron con su vida útil dentro de la organización,
incrementando el riesgo de daño en cada uno de ellos que podrían ocasionar
pérdida de información, así como atrasos en la línea de producción, ya que
estos utilizan diferentes equipos CNC [3] que se conecta al centro de datos
inhouse, para la confección de piezas por computadora. Como se mencionó
anteriormente, si fallara la conexión de la línea de producción con los
servidores esto generaría pérdidas millonarias.
Además, en la actualidad se generan gastos por mantenimientos de los

equipos propios tales como switches, routers, servidores de alta potencia,
baterías ó UPS, aires acondicionados de alta densidad, sensores de
temperatura, sensores de humo con alarma contra incendio, deshumificadores,
extintores, cámaras de seguridad del aposento, altos costos en el recibo
eléctrico y la contaminación sónica que producen los equipos a las oficinas
adyacentes al cuarto de servidores.
Por otra parte, un centro de datos “in house” contempla gastos operativos
importantes como por ejemplo el nombramiento de un administrador de
servidores que lleve a cabo las rutinas de ejecución y verificación de respaldos,
resguardo físico de las llaves del aposento y los documentos oficiales de
contraseñas, rutinas de actualización de plataformas (pruebas en ambientes
controlados antes de aplicarlo a producción), políticas de seguridad lógica,
planeamiento de ventanas de tiempo para aplicar modificaciones a las
plataformas virtuales en horarios con baja demanda de producción,
capacitaciones constantes en seguridad informática y las tecnologías
residentes, entre otros.
Es por estas razones, surge la necesidad de realizar cambios urgentes en la

infraestructura tecnológica [4], para garantizar una alta disponibilidad de los
servicios que utiliza y brinda la empresa mediante el centro de datos, por lo
cual se tomó la decisión de contratar una empresa que brinde el
almacenamiento y procesamiento de los datos en la nube [1].
Realizando estos cambios tecnológicos, la empresa podrá mejorar su

estrategia de negocio, desarrollar nuevas ventajas distintivas, identificar nuevos
nichos de mercado, mejorar la relación con sus clientes con un software de
CRM [5] y tener un mejor control en su departamento de producción con las
órdenes pendientes y finalizadas.
4 Beneficios Esperados
Los beneficios esperados al finalizar el proyecto serían los siguientes:
1. Aumentar la seguridad y disponibilidad de la información para la

empresa Techshop Company. Los servicios de nube empresarial
ofrecen seguros de disponibilidad de la información de 99,99999, lo cual
significa que al año posiblemente sufra como máximo una caída de dos
minutos de sus servicios. Esto brinda muchísima tranquilidad a todo el
equipo de operaciones de la organización al contar con servicios de
tecnología que, prácticamente, nunca estarían fuera de servicio.
2. Al trasladar el centro de datos local, como servicio a la nube privada. se

tendrá una disminución significativa en el consumo eléctrico de la
empresa. Teniendo un ahorro mensual de $950.00 dólares
aproximadamente de su facturación mensual. Como mencionamos
anteriormente, la cantidad de equipos que integran un centro de datos
es muy alta y cada equipo debe contar con al menos un respaldo, esto
significa que la empresa debía adquirir equipos que posiblemente, ni
siquiera llegara a utilizar, con el objetivo de brindar una respuesta rápida
a incidentes que aún no habían sucedido, además, como sabemos, este
tipo de equipos es sumamente caro.
3. Disminución de los gastos operativos por concepto de mantenimiento en

equipos de comunicación, servidores, aire acondicionado, UPS, Planta
eléctrica e inversor eléctrico, de aproximadamente $850.00 dólares
mensuales. Así como un ahorro mensual de $3,744.55 dólares por
concepto de compra de nuevas tecnologías para el centro de datos. En
la actualidad la organización cuenta con contratos de mantenimiento con
empresas externas para aires acondicionados, deshumificadores,
sistemas contra incendios, cámaras de seguridad, UPS, planta eléctrica
y central telefónica.
4. Las mejoras podrán satisfacer las demandas de procesamiento,

almacenamiento, conexión y administración de la plataforma. También
existirá un significativo ahorro en licencias para servidores como son:
Sistemas Operativos, Antivirus y bases de datos SQL. Debido al
crecimiento paulatino de la empresa, existen servidores obsoletos que
fueron útiles en su momento, sin embargo, ya no brindan el rendimiento
esperado. Existe una mezcla de plataformas de virtualización y algunas
licencias se han vencido, por lo que se atenta contra el funcionamiento
de la organización misma y de esta forma hay muchos otros detalles
técnicos que son de atención inmediata en todos los sistemas que opera
el hardware actual.
Por otra parte, al implementar este nuevo modelo de administración de

servicios de TI, el personal encargado del centro de datos “in house” tendrá
más tiempo para dedicarse a asuntos de mejores prácticas de seguridad en
bases de datos, archivos y sistemas en general que permiten a la organización
contar con una plataforma y equipo de TI que garantiza la mejor administración
de la información.
5 Daños Esperados o Riesgos
Descripción del riesgo Causa Impacto (Alto, Estrategia (para riesgos

Medio, Bajo) negativos: Eliminar,
Transferir, Mitigar, Aceptar.)
Cambios dentro de la Los stakeholder, Bajo Aceptar el riesgo y actualizar el

planificación después de la solicitan nuevos cronograma de actividades.
aprobación del acta de cambios que no se
constitución del proyecto. habían considerado en
el acta de constitución
del proyecto.
Incumplimiento en las No contar con los Medio Prevenir el incumplimiento

fechas destinadas en cada recursos disponibles asignando un margen adicional
entregable del proyecto. para realizar los para el cumplimiento con las
entregables. fechas de entrega y contar con
los recursos disponibles.
La entidad bancaria no No se presenta la Alto Prevención: Realizar la solicitud

aprueba a tiempo la documentación de financiamiento, al menos 3
financiación del proyecto. necesaria para la meses antes de iniciar con los
aprobación del crédito trabajos.
Transferencia: Utilizar cláusula

en el contrato de suspensión de
los trabajos, sin costo alguno.
Todo proyecto a la hora de planificar presenta riesgos, los cuales pueden ser
perjudiciales para el entregable final, es por eso importante identificar los
riesgos existentes, para tomar las medidas preventivas para minimizar el
impacto dentro de la planificación. A continuación, se presenta una matriz con
los riesgos establecidos para el proyecto.
6 Escala de Tiempo
La duración del proyecto será de 12 meses, dando inicio en mayo del 2020
hasta mayo del 2021, en la etapa de planeación y ejecución del proyecto se
trabajará de lunes a viernes desde las 8am hasta las 5pm. Los días sábados y
domingos no serán tomados en cuenta en dicha etapa.
En la etapa donde se realizará la migración de los diferentes servidores hacia

la nube, esta se deberá ejecutar únicamente el sábado y domingo entre las
8am y 5pm, dentro de este horario se deberán realizar las pruebas de
funcionalidad por parte de los ingenieros en telecomunicaciones y sistemas.
Sí las pruebas son satisfactorias por parte de los ingenieros, se procederá a

desactivar los servidores actuales y dejar en funcionamiento los nuevos
servidores en la nube [1].
Después de realizar la migración, se deberá dar seguimiento del

comportamiento de la nueva infraestructura durante un periodo de 3 meses,
para poder realizar los cambios si estos fueran necesarios. Todo esto en
coordinación con la empresa que brinda los servicios en la nube.
La empresa Techshop Company, comenzará a disfrutar de los beneficios,

cuando se hayan cerrado todas las fases incluidas en el proyecto, la fecha
programada para la finalización del mismo es en mayo del 2021.
7 Financiamiento
Un factor determinante, para el éxito de cualquier proyecto. Es la destreza de
conseguir el financiamiento para completar todos los entregables establecidos
en el proyecto.
Dicho lo anterior, la financiación se realizará mediante un crédito empresarial

en el Banco de Costa Rica con la siguiente información.
Tipo de Crédito Garantía Plazo Tasa Básica Pasiva
Colones Hipotecario 10 años 4,9500%
Fuente: Sitio oficial del Banco de Costa Rica.
8 Referencias
[1] L. Vindas, “Computación en la nube se triplicó en el último año en Costa Rica”,

La Nación, núm. May, pp. 1–2, 2011.
[2] M. Moro y D. Llanes, “Perspectivas profesionales en entornos de cloud
computing”, Bibliotecas.Anales De Investigación, vol. 15, núm. 1, pp. 11–34,
2019, [En línea]. Disponible en: https://search-proquest-
com.ezproxy.sibdi.ucr.ac.cr/docview/2234553608?accountid=28692.
[3] A. Heights, “Carreras en manufactura Ingeniero ambiental Maquinista CNC
Programador CNC”, Daily Herald, núm. June, pp. 1–3, 2014, [En línea].
Disponible en: https://search-proquest-
[4] Anonymous, “Ministros de APEC afirman que tecnología es aliado en
modernización de pymes”, EFE News Service, pp. 2017–2019, 2020, [En línea].
[5] R. Puente y M. Cervilla, “Customer Relationship firms : A study of cases”,
Revista Latinoamericana de Administración, vol. 39, pp. 1–28, 2007, [En línea].

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La Computación en la Nube [1], es un modelo que tiene como característica

Uno de los modelos de mayor crecimiento, es el acceso a los recursos bajo

Otra característica importante de la Cloud Computing [2] es el tipo de nube

Se deberá adquirir un contrato con la empresa Kolbi empresarial, para acceder

Todo lo indicado anteriormente, conlleva grandes beneficios en la mejora del

Además, en la actualidad se generan gastos por mantenimientos de los

Es por estas razones, surge la necesidad de realizar cambios urgentes en la

Realizando estos cambios tecnológicos, la empresa podrá mejorar su

1. Aumentar la seguridad y disponibilidad de la información para la

2. Al trasladar el centro de datos local, como servicio a la nube privada. se

3. Disminución de los gastos operativos por concepto de mantenimiento en

4. Las mejoras podrán satisfacer las demandas de procesamiento,

Por otra parte, al implementar este nuevo modelo de administración de

Descripción del riesgo Causa Impacto (Alto, Estrategia (para riesgos

Cambios dentro de la Los stakeholder, Bajo Aceptar el riesgo y actualizar el

Incumplimiento en las No contar con los Medio Prevenir el incumplimiento

La entidad bancaria no No se presenta la Alto Prevención: Realizar la solicitud

Transferencia: Utilizar cláusula

En la etapa donde se realizará la migración de los diferentes servidores hacia

Sí las pruebas son satisfactorias por parte de los ingenieros, se procederá a

Después de realizar la migración, se deberá dar seguimiento del

La empresa Techshop Company, comenzará a disfrutar de los beneficios,

Dicho lo anterior, la financiación se realizará mediante un crédito empresarial

Tipo de Crédito Garantía Plazo Tasa Básica Pasiva

Colones Hipotecario 10 años 4,9500%

Fuente: Sitio oficial del Banco de Costa Rica.

[1] L. Vindas, “Computación en la nube se triplicó en el último año en Costa Rica”,

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