Procedura Inventarierea

marfurilor in magazine
Auchan Romania

Acest document contine 22 pagini

Cuprins
R
O
Versiunea
M 01
A
Data ultimei modificari
N
I 1005 Procedura Inventarierea marfurilor in magazine 30/05/2013
A
Responsabil procedura
Dep.CDG

1 Scop si domeniu 1
1.1 Scop 1
1.2 Domeniu de aplicare 1

2 Reguli generale 2
2.1 Responsabilitati 2

3 Inventarul fiscal 3
3.1 Reguli generale 3
3.2 Pregatirea inventarului 3
3.3 Inventarierea Rezervelor si a zonelor din magazin de deasupra gondolei
5
3.4 Inventarierea Magazinului6

4 Inventarul nefiscal (inventar de control) 7

4.1 Reguli generale 7

5 Inventare specifice 8
5.1 Analiza cantitatilor negative 8
5.2 Inventarierea marfurilor sezoniere 8

6 Tehnici de numarare 9
6.1 Reguli generale 9
6.2 Metode de numarare a marfurilor depozitate9
6.3 Metode de numarare a marfurilor din magazine 9
6.4 Specificitati ale inventarierii anumitor tipuri de produse 10

7 Tehnici de relevare si control 12

7.1 Tehnica relevarii in PDA 12
7.2 Tehnica controlului 12

8 Validarea inventarului 14
8.1 Finalizarea inventarului 14
8.2 Pierderile necunoscute 14

9 Dosarul de inventor 15
9.1 Documentatia intocmita 15

10 Definitii si abrevieri 16
10.1 Definitii 16
10.2 Abrevieri 16

11 Proceduri conexe 17

12 Anexe 18
R
O
Versiunea
M 01
A
Data ultimei modificari
N
I 1005 Procedura Inventarierea marfurilor in magazine 30/05/2013
A
Responsabil procedura
Dep.CDG

12.1 Anexa 1 – Decizie numire comisie de inventariere18

12.2 Anexa 2 – Fisa de inventar 18
12.3 Anexa 3 – Lista diferente inventar 19
12.4 Anexa 4 – Proces verbal de inventariere 20
 R
O
Versiunea
M 01
A
Data ultimei modificari
N
I 1005 Procedura Inventarierea marfurilor in magazine 30/05/2013
A
Responsabil procedura
Dep.CDG

1 Scop si domeniu

1.1 Scop

 Aceasta procedura vizeaza stabilirea unor reguli stricte de parcurgere a etapelor de

inventariere a produselor puse in vanzare in cadrul magazinelor Auchan. Procedura
nu se aplica depozitelor de marfa Auchan.
 Obiectivul principal al inventarierii il reprezinta determinarea valorii reale a stocului
detinut si a pierderii necunoscute. Rezultatele inventarului conditioneaza marja
viitoare si propunerile de comanda in egala masura.

1.2 Domeniu de aplicare

 Procedura se adreseaza Controlorilor de Gestiune, managerilor de segment si de

departament, managerilor de receptie, angajatilor din departamentul contabilitate si
departamentul IT si lucratorilor comerciali din magazine.

Pagina 1 din 26
 R
O
Versiunea
M 01
A
Data ultimei modificari
N
I 1005 Procedura Inventarierea marfurilor in magazine 30/05/2013
A
Responsabil procedura
Dep.CDG

2 Reguli generale

2.1 Responsabilitati
 Responsabilitatea asupra procesului de inventariere revine Controlului de Gestiune.
Acesta trebuie sa coordoneze operatiunile, asigurandu-se ca procedura a fost
respectata de catre toti participantii.

 Managerii de segment si de department sunt responsabili de pregatirea inventarului,

inregistrarea tuturor casarilor si cesiunilor interne inainte de inceperea numararii,
asigurarea resurselor umane si materiale, numararea propriu-zisa cu ajutorul
lucratorilor comerciali, investigarea diferentelor de inventar, scanarea si validarea in
PDA.

 Managerii de receptie trebuie sa coordoneze echipele din subordine pe parcursul

inventarului si au responsabilitatea inchiderii tuturor receptiilor in sistem, pentru a
evita diferentele intre stocul faptic si cel scriptic.

 Lucratorii comerciali sunt responsabili ca numararea facuta de ei sa fie una corecta si

completa si cantitatile numarate sa fie notate pe etichete sau in listele de inventariere.

 Serviciul Securitate are responsabilitatea de a participa activ la renumararea de

produse si, atunci cand este nevoie, trebuie sa asigure dublul control.

Pagina 2 din 26
 R
O
Versiunea
M 01
A
Data ultimei modificari
N
I 1005 Procedura Inventarierea marfurilor in magazine 30/05/2013
A
Responsabil procedura
Dep.CDG

3 Inventarul fiscal

3.1 Reguli generale

 Inventarul se refera la numararea si introducerea in sistem a tuturor produselor din
magazin si a celor din rezerva (produse vandabile, materii prime si ambalaje).
 Periodicitatea cu care se inventariaza marfurile este definita in functie de tipul lor
(piata pe care sunt incadrate):
- Articolele ce apartin de piata 1 si articolele peste proaspat din cadrul pietei 3 se
inventariaza o data pe luna, in ultima zi calendaristica a lunii;
- Articolele ce apartin de piata 2 se inventariaza cel putin trimestrial, in functie
de specificul magazinului;
- Articolelor ce apartin de piata 3, mai putin cele mentionate mai sus, se
inventariaza lunar, in ultima saptamana din luna;
- Restul articolelor din magazin se inventariaza pe segmente in functie de
planificarea facuta de catre CDG impreuna cu MM, astfel incat toate produsele
sa fie inventariate cel putin de doua ori pe an.
 Toate receptiile din ziua premergatoare inventarului trebuie introduse in sistem.
 In ziua urmatoare a inventarului, toate receptiile de marfa sunt izolate pana la
momentul finalizarii inventarului.
 Inventarul rezervelor se incepe in cursul zilei stabilite pentru inventar, la ora stabilita
de controlorul de gestiune. Rezerva trebuie pregatita pentru inventariere in prealabil,
iar produsele din rezerva supuse inventarierii nu vor mai intra in magazin.
 Inventarul in magazin este organizat dupa inchiderea magazinului.
 Inainte de inventar, se vor opera in sistem toate caseurile si retururile de la clienti.
 Toate produsele deteriorate care nu au fost casate si care s-au identificat in timpul
inventarului trebuie puse in carucioare in zona rezervei si inventariate, urmand sa fie
apoi casate, sau trimise catre service pentru reparare.
 Dupa inchiderea magazinului, lucratorii comerciali preiau toate produsele de la retur
si produsele lasate de clienti la casele de marcat si le depoziteaza in functie de starea
in care se afla la compactor sau pe raionul de care apartin.

3.2 Pregatirea inventarului

Actiune Responsabil Aproba / Verifica

Numirea comisiilor de inventariere prin decizie scrisa, CDG DM (Director

mentionand obligatoriu: Magazin)
- Componenta comisiei (numele MM, MS)
- Modul de efectuare a inventarierii (ex. organizarea

Pagina 3 din 26
 R
O
Versiunea
M 01
A
Data ultimei modificari
N
I 1005 Procedura Inventarierea marfurilor in magazine 30/05/2013
A
Responsabil procedura
Dep.CDG

Actiune Responsabil Aproba / Verifica

echipelor,responsabilizarea persoanelor etc)

- Metoda de inventariere utilizata (ex. scanarea cu
PDA la raft; crearea unui dosar cu etichete zebra)
- Gestiunea (articolele/piata) supusa inventarierii
- Data de incepere si de terminare a operatiunilor
vezi Anexa 1 – Decizie numire comisie de inventariere
Crearea inventarului in sistemul de gestiune prin CDG MM / MS
definirea:
- unui numar al inventarului
- tipului (fiscal sau nefiscal)
- datei inventarului (este data „opririi stocului”, la
care receptiile zilei trebuie sa fie finalizate si
vanzarile aferente zilei sa fie integrate; marfa noua
care ajunge in timpul inventarului trebuie
depozitata separat)
- plajei de inventariere (de la/pana la sector, raion,
familie produse) sau a articolelor pe care se face
inventar;

Identificarea si marcarea locatiilor de inventar din

cadrul magazinului si al rezervelor.
Asigurarea resurselor necesare de personal. MS si MM CDG
Managerul de department trebuie sa determine alocarea
membrilor comisiilor de inventariere pe locatiile de
inventar in functie de volumul si cantitatea existenta in
stoc. Acesta va comunica orarul participantilor la
inventar.
Managerii de segment si departament vor sustine
cursuri de formare a participantilor la inventar.
Asigurarea disponibilitatii unor aparate si instrumente MM si MS CDG
adecvate si in numar suficient pentru masurare,
cantarire, manipularea bunurilor (ex. cititoare de coduri
de bare, scari, taburete, cosuri de case pentru produse
in cantitati mari, paleti).
Cesiunea interna a papetariei si consumabilelor MS Asistent CDG
necesare: pix-uri de patru culori, banda adeziva, hartie
pre-decupata sau post-it, calculatoare, bauturi (ex. apa,
cafea).
Stabilirea listelor de produse sensibile pentru care se va CDG N/A
efectua un control suplimentar (ex. dublu control,
inventare mai dese).
Acest control trebuie sa fie notat si semnat pe lista de
inventariere cu pix rosu.
Managerii de segment vor evita plasarea de comenzi cu MS MM
livrare in ziua inventarului.

Pagina 4 din 26
 R
O
Versiunea
M 01
A
Data ultimei modificari
N
I 1005 Procedura Inventarierea marfurilor in magazine 30/05/2013
A
Responsabil procedura
Dep.CDG

Actiune Responsabil Aproba / Verifica

Totodata, ei vor informa furnizorii directi asupra datei

de inventar pentru a nu livra marfa in ziua inventarului.
Asigurarea transportului pentru returul angajatilor MM N/A
acasa dupa finalizarea inventarului.
Aranjarea segmentelor inventariate din cadrul rezervei MS (Angajatii MM
si a magazinului: segmentului
- aranjarea marfii astfel incat sa permita efectueaza)
numararea/cantarirea corespunzatoare
- sortarea marfii astfel incat in inventar sa fie
introduse numai cantitati de marfa
corespunzatoare din punct de vedere calitativ si
aferente segmentului inventariat (unde este
posibil)
Inchiderea tuturor receptiilor in sistem Manager Receptie MS
Intregistrarea tuturor casse-urilor  MS MM
Inregistrarea tuturor cesiunilor interne in sistem CDG MM
Verificarea si rezolvarea acrosajelor CDG N/A

3.3 Inventarierea Rezervelor si a zonelor din magazin de deasupra

gondolei
 Inventarierea marfii depozitate in cadrul rezervelor si a zonelor de picking se
realizeaza, in zilele premergatoare inventarului (opririi stocului).

 Produsele numarate sunt marcate si izolate prin infolierea paletului. Fiecare palet va
contine o lista cu cantitatile infoliate (vezi Anexa 2 – Fisa inventar). Eliminarea foliei
se va efectua dupa finalizarea inventarului.

 Este interzis transferul articolelor supuse inventarierii din rezerva in magazin ulterior
inceperii inventarului. Pentru articolele ce urmeaza a fi inventariate, managerii de
segment au obligatia, umplerii gondolelor inaintea inceperii inventarului.

 Numararea se va face conform regulilor descrise la capitolul 6 – Tehnici de

numarare.

 Toate marfa inventariata este sigilata de membrii comisiilor de inventariere si

etichetata „Marfa inventariata! A nu se ridica”.

 Managerii de segment responsabili pentru inventarul in curs controleaza toate

locurile in care pot exista bunuri care trebuie supuse inventarierii si se asigura ca
acestea sunt numarate.

 Controlul inventarierii se face in sistemul informatic, conform regulilor descrise in

capitolul 7 – Tehnici de relevare si control.

Pagina 5 din 26
 R
O
Versiunea
M 01
A
Data ultimei modificari
N
I 1005 Procedura Inventarierea marfurilor in magazine 30/05/2013
A
Responsabil procedura
Dep.CDG

3.4 Inventarierea Magazinului

 Inainte de inceperea numararii, marfurile ce vor face obiectul inventarului sunt
identificate pe toata suprafata magazinului (returi, abandonate de clienti, etc.).
 Inventarierea marfii din spatiile de vanzare se face dupa inchiderea magazinului.

 Numararea se va face conform regulilor descrise la capitolul 7 – Tehnici de

numarare.

 Controlul inventarierii se face in sistemul informatic, conform regulilor descrise in

capitolul 7 – Tehnici de relevare si control.

Pagina 6 din 26
 R
O
Versiunea
M 01
A
Data ultimei modificari
N
I 1005 Procedura Inventarierea marfurilor in magazine 30/05/2013
A
Responsabil procedura
Dep.CDG

4 Inventarul nefiscal (inventar de control)

4.1 Reguli generale

 Inventarul de control este initiat managerul de departament sau controlorii de
gestiune pentru a cunoaste nivelul faptic al stocurilor la un moment dat pentru unul
sau mai multe articole .
 Pentru efectuarea inventarului nefiscal, Controlorii de Gestiune creaza inventarul in
sistem, definind ca tip al inventarului „inventar nefiscal”. Toate celelalte informatii
se vor completa in sistem ca in cazul unui inventar fiscal (numar inventar, data
inventarului, articolele inventariate).
 Formularistica aplicabila pentru inventarul fiscal nu se va intocmi in cazul
inventarului de control.
 Managerul de segment se va asigura de existenta tuturor resurselor necesare, atat
umane cat si materiale.
 Inventarul se va desfasura la fel ca in cazul inventarului fiscal, conform regulilor
descrise la capitolul 6 – Tehnici de numarare si capitolul 7 – Tehnici de relevare si
control.
 Se vor inventaria segmentele selectionate inainte de deschiderea magazinului,
considerand cantitatile numerate ca stoc initial al zilei in curs, sau stocul final al zilei
anterioare.
 Se vor inventaria segmentele selectionate la sfarsitul zilei in curs, considerand
cantitatile numerate ca stoc final al zilei in curs, sau stoc initial al zilei precedente.
 Nu se va tine cont de marfa receptionata in ziua inventarului.
 La finalizarea inventarului, acesta nu va fi validat in sistem, astfel ca nu va genera o
corectare a stocului scriptic.

Pagina 7 din 26
 R
O
Versiunea
M 01
A
Data ultimei modificari
N
I 1005 Procedura Inventarierea marfurilor in magazine 30/05/2013
A
Responsabil procedura
Dep.CDG

5 Inventare specifice

5.1 Analiza cantitatilor negative

 CDG dispune numararea tuturor produselor care prezinta in sistem cantitati negative;
el realizeaza o analiza periodica a acestor cantitatilor negative, identifica sursa
erorilor si in baza rezultatelor analizei corecteaza aceste erori.
 Corectarea stocului in sistem se realizeaza de CDG fie anterior inventarului, prin
regularizarea stocului, fie dupa finalizarea inventarului, prin validarea rezultatului
acestuia.

5.2 Inventarierea marfurilor sezoniere

 Marfurile sezoniere, la nivel de articol sau de segment, se inventariaza de doua ori pe

parcursul duratei lor de viata, la jumatatea si la finalul intervalului. Durata de viata a
unui produs sezonier este reprezentata de durata sezonului in care produsul este scos
la vanzare.

Pagina 8 din 26
 R
O
Versiunea
M 01
A
Data ultimei modificari
N
I 1005 Procedura Inventarierea marfurilor in magazine 30/05/2013
A
Responsabil procedura
Dep.CDG

6 Tehnici de numarare

6.1 Reguli generale

 Inventarierea marfurilor Auchan se realizeaza prin metode de identificare electronica
(PDA-uri).

 Materia prima se inventariaza in cadrul segmentului pe care s-a facut receptia, iar
produsele finite in cadrul segmentului pe care s-a definit codul de articol.

 Produsul finit se inventariaza pe segmentul pe care s-a definit codul de articol pe care
se face vanzarea.

 Pentru ambalajele utilizate in productia proprie inventarul se realizeaza la nivelul

stocului din zona respectiva.
 Marfa se numara de la stanga la dreapta si de sus in jos pe element.
 In functie de organizarea produselor, se folosesc diverse metode de numarare,
detaliate in capitolele de mai jos.
 Completarea listelor de inventariere se efectueaza folosind sistemul informatic de
prelucrare automata a datelor.

6.2 Metode de numarare a marfurilor depozitate

 Paleti: Un membru al comisiei de inventariere aseaza un produs cu codul EAN la
vedere pentru a putea fi scanat, numara produsele de pe palet si ataseaza fisa de
inventar cu cantitatea gasita. Un alt membru am comisiei scaneaza codul produsului
si introduce cantitatea in sistemul de gestiune. vezi Anexa 2 – Fisa de inventar
 Cutii: Un membru al comisiei de inventariere numara produsele din cutie, noteaza
cantitatea numarata pe o fisa de inventar si o ataseaza cutiei; apoi lipseste o eticheta
zebra sau o eticheta de pret cu codul EAN al produsului numarat pe un caiet si
noteaza in dreptul lui cantitatea de pe fisa de inventar atasata cutiei. Rezultatele
inventarierii vor fi introduse in sistemul de gestiune de un alt membru al comisiei de
inventariere, prin scanarea codurilor si introducerea cantitatilor in PDA. vezi Anexa 2
– Fisa de inventar
 Fisele de inventar utilizate in numararea paletilor si cutiilor de marfa trebuie sa
contina urmatoarele informatii: data inventarului, numele persoanei care a efectuat
numararea, semnatura acesteia, numarul segmentului din care fac parte produsele,
codurile EAN ale produselor si cantitatea numarata pe palet sau cutie. vezi Anexa 2 –
Fisa de inventar

6.3 Metode de numarare a marfurilor din magazine

 Un membru al comisiei de inventariere noteaza cantitatea identificata pe o eticheta si
introduce eticheta in banda de balizaj, in dreptul produsului numarat.

Pagina 9 din 26
 R
O
Versiunea
M 01
A
Data ultimei modificari
N
I 1005 Procedura Inventarierea marfurilor in magazine 30/05/2013
A
Responsabil procedura
Dep.CDG

 Pentru numararea marfurilor aflate la raft, la fiecare nivel al raftului trebuie pusa
eticheta aferenta cantitatii existente la nivelul respectiv al raftului. NU se accepta
introducerea unei singure etichete cu cantitatea globala numarata pentru produsele
situate pe nivele diferite.
 Un alt membru al comisiei scaneaza codul EAN al unui exemplar al produsului si
introduce in PDA cantitatea de pe eticheta din banda de balizaj.
 In momentul relevarii in PDA a produsului si cantitatii aferente lui, membrul
comisiei care a efectuat numararea va bifa cu marker-ul pe eticheta din banda de
balizaj pentru a evita rescanarea produsului sau omiterea scanarii lui.
 Ca exceptie, pentru produsele din segmentele lenjerie femei-lenjerie intima, carti si
produse mari bazar, se foloseste tehnica relevarii la kilometru, care presupune
parcurgerea urmatoarelor etape:
- un angajat din cadrul segmentului de marfa inventariat aranjeaza produsele pe
coduri EAN;
- membrul comisiei de inventariere nu mai numara aceste produse, ci scaneaza
fiecare produs in parte si introduce in banda de balizaj o eticheta fara cantitate,
bifata cu marker-ul;
- angajatul din cadrul segmentului inventariat reintroduce produsele in gondola;

6.4 Specificitati ale inventarierii anumitor tipuri de produse

6.4.1 Carmangerie, produse proaspete

 MS pregatesc codurile de bare aferente codurilor de produs (listele cu zebre) si

printeaza listele de numarare pentru inventar (tabele Excel ce contin toate articolele
segmentului, materii prime, ambalaje, folie strech si echipament de unica folosinta).

 Se numara/cantareste marfa din rezerve si din magazin si se trec cantitatile constatate

in listele de numarare. In categoria rezervelor se includ:
- camera frigorifica carne porc,
- camera frigorifica carne manzat,
- camera frigorifica preparate preambalate (produse semifinite),
- camera frigorifica maturare (produse finite),
- camera frigorifica pasare refrigerata,
- depozitul ambalaje,
- camera depozitare condimente.

 Marfa se inventariaza in starea fizica in care se afla (ex. carcasa, longe, jambon).

 Cantitatile declarate trebuie sa fie corelate cu PCB - unitatea comandabila (ex.

ambalaje unica folosinta).

 Cantitatile constatate se introduc in sistem de catre MS fie prin scanarea zebrelor

pre-imprimate, fie manual, pentru materii prime.

Pagina 10 din 26
R
O
Versiunea
M 01
A
Data ultimei modificari
N
I 1005 Procedura Inventarierea marfurilor in magazine 30/05/2013
A
Responsabil procedura
Dep.CDG

6.4.2 Pescarie

 MS pregatesc codurile de bare aferente codurilor de produs (listele cu zebre) si

printeaza listele de numarare pentru inventar (tabele Excel ce contin toate articolele
segmentului, materii prime, ambalaje, folie strech si echipament de unica folosinta).

 Se numara/cantareste marfa din rezerve (camera frigorifica peste refrigerat, afumat,

marinat si icre, congelator peste congelat vrac si consumabile) si din magazin si se
trec cantitatile constatate in listele de numarare.

 Marfa se inventariaza in starea fizica in care se afla (ex. peste proaspat, eviscerat,
fileuri).

 Cantitatile declarate trebuie sa fie corelate cu PCB (ex. ambalaje unica folosinta).
Acestea trebuie numarate la unitatea la care au fost comandate si receptionate.

Cantitatile constatate se introduc in sistem de catre MS fie prin scanarea zebrelor pre-
imprimate, fie manual, pentru materii prime.

6.4.3 Brutarie/patiserie/cofetarie

 Inainte de initierea inventarului, procesul de productie trebuie finalizat (nu trebuie sa

existe produse in curs de executie).

 MS pregatesc codurile de bare aferente codurilor de produs (listele cu zebre) si

printeaza listele de numarare pentru inventar (tabele Excel ce contin toate articolele
segmentului, materii prime, ambalaje, folie strech si echipament de unica folosinta).

 Se numara/cantareste marfa din rezerve (frigider, camera depozitare materii prime si

ambalaje, congelator) si din magazin si se trec cantitatile constatate in listele de
numarare.

 Marfa se inventariaza in starea fizica in care se afla (ex. produs finit, materie prima).

 Cantitatile declarate trebuie sa fie corelate cu PCB (ex. ambalaje unica folosinta).
Acestea trebuie numarate la unitatea la care au fost comandate si receptionate.

 Cantitatile constatate se introduc in sistem de catre MS fie prin scanarea zebrelor pre-
imprimate, fie manual, pentru materii prime.

Pagina 11 din 26
 R
O
Versiunea
M 01
A
Data ultimei modificari
N
I 1005 Procedura Inventarierea marfurilor in magazine 30/05/2013
A
Responsabil procedura
Dep.CDG

7 Tehnici de relevare si control

7.1 Tehnica relevarii in PDA
 Tehnica relevarii in PDA consta in scanarea codurilor EAN si introducerea
cantitatilor in PDA.
 Eticheta pe care este trecuta cantitatea trebuie bifata cu marker-ul si lasata in banda
de balizaj in dreptul produsului relevat.
 Dupa scanare, EAN-urile necunoscute sunt create in sistem de catre MS si
Departamentul Catalog, iar EAN-urile inexistente sunt eliminate prin reetichetarea
produselor de catre MS.

7.2 Tehnica controlului

 Controlorul de gestiune are obligativitatea de a efectua un control asupra rezultatelor
inventarului.
 Listele de inventar sunt editate direct in sistemul informatic, intrucat inventarierea se
face prin metode de identificare electronica si datele sunt transmise direct in sistemul
de gestiune.
 Controlorul de gestiune sau asistentul CDG editeaza o prima lista de diferente,
verifica daca s-au introdus toate produsele din adresa scanata si verifica produsele
care prezinta diferente intre ceea ce s-a introdus in sistem si listele de inventariere,
punctandu-se fiecare linie a listei cu cantitatile inventariate de pe etichete sau fisele
de inventar; vezi Anexa 3 – Lista diferente inventar
 Listele complete cu toate pozitiile inventariate se pastreaza pe suport magnetic, pe o
durata de 10 ani de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost
intocmite.
 In baza inventarelor anterioare, controlorii de gestiune stabilesc inainte de inceperea
procesului de numarare procentul acceptat al pierderii constatate in urma
inventarierii. In cazul in care, dupa efectuarea numararii, se depaseste acest procent,
se efectueaza renumarari ale produselor care prezinta diferente.
 Se verifica prin renumarare capetele de raft (TG), articolele in cantitate mare sau cele
care au un pret ridicat (sursa de pierdere necunoscuta) – minim 5 produse pe
amplasament.
 Liniile renumarate se marcheaza printr-o semnatura pe listele de inventariere.
 Se ia la intamplare un palet sau o cutie pentru controlul complet al continutului
(cod/cantitate) fata de lista.
 In caz de eroare de cantitate pe o linie se corecteaza cantitatile cu rosu la marginea
din dreapta a listei si se reia scanarea si introducerea cantitatilor in sistem.
 In cazul unui produs nerelevat se noteaza la sfarsitul listei in rosu codul EAN al
produsului si cantitatea numarata si se introduc manual in sistem.

Pagina 12 din 26
R
O
Versiunea
M 01
A
Data ultimei modificari
N
I 1005 Procedura Inventarierea marfurilor in magazine 30/05/2013
A
Responsabil procedura
Dep.CDG

 Dupa corectarea tuturor acestor erori, inventarul este validat in sistem.

 In cazul unor erori semnificative de numaratoare, Controlorii de Gestiune pot decide
reluarea inventarului.

Pagina 13 din 26
 R
O
Versiunea
M 01
A
Data ultimei modificari
N
I 1005 Procedura Inventarierea marfurilor in magazine 30/05/2013
A
Responsabil procedura
Dep.CDG

8 Validarea inventarului
8.1 Finalizarea inventarului
 La finalizarea inventarului, MS va dispune unui lucrator comercial scoaterea
etichetelor de la raft.
 In cazul in care CDG sau DM nu sunt de acord cu rezultatele inventarului, pot
solicita reluarea acestuia.
 Validarea inventarului se face de comun acord de catre DM, MM, MS si CDG prin
semnarea Procesului verbal de inventariere.
 Dupa semnarea Procesului verbal de inventariere, CDG valideaza inventarul in
sistem.
 Diferentele de inventar sunt inregistrate automat in contabilitate la validarea
inventarului in sistem.
 La finalul procesului de validare a inventarului, CDG si MM vor verifica prin sondaj
anumite articole din cadrul inventarului, pentru a se asigura de corectitudinea datelor
inregistrate.

8.2 Pierderile necunoscute

 Pentru segmentele pentru care nu s-a realizat un inventar pe parcursul lunii, CDG va
estima un provizion de pierdere (DI – Demarque Inconnue) pe baza istoricului
inventarelor, a bugetelor, a expunerii produselor in magazin, a informatiilor primite
de la MS.
 CDG transmite estimarea pierderilor necunoscute departamentului Contabilitate, care
inregistreaza provizionul pentru pierderi necunoscute.
 In momentul in care produsele pentru care s-a inregistrat provizion pentru pierderi
necunoscute sunt inventariate, provizionul este stornat si stocul este ajustat pana la
nivelul inventarului.
 In cazul in care exista neconcordante intre diferenta actuala rezultata in urma
inventarului si provizionul de pierdere inregistrat anterior, CDG poate solicita
reluarea procedurii de inventariere.

Pagina 14 din 26
 R
O
Versiunea
M 01
A
Data ultimei modificari
N
I 1005 Procedura Inventarierea marfurilor in magazine 30/05/2013
A
Responsabil procedura
Dep.CDG

9 Dosarul de inventar
9.1 Documentatia intocmita
 Sistemul de gestiune genereaza automat o Lista a diferentelor constatate la inventar
care este stocata pe suport magnetic de catre CDG. vezi Anexa 3 – Lista diferente
inventar
 Comisia de inventariere are responsabilitatea intocmirii si semnarii Procesului verbal
de inventariere (vezi Anexa 4 – Proces verbal de inventariere), care va fi arhivat de
catre CDG si care va cuprinde:
- data intocmirii;
- numele si prenumele membrilor comisiei de inventariere;
- numarul si data deciziei de numire a comisiei de inventariere;
- gestiunea/gestiunile inventariata/inventariate (departamentul);
- data inceperii si terminarii operatiunii de inventariere;
- rezultatele inventarierii (valoare pierdere sau plus de inventar, cantitativ si
valoric).
 La dosarul de inventar se arhiveaza si Decizia de numire a comisiei de inventariere.

Pagina 15 din 26
 R
O
Versiunea
M 01
A
Data ultimei modificari
N
I 1005 Procedura Inventarierea marfurilor in magazine 30/05/2013
A
Responsabil procedura
Dep.CDG

10 Definitii si abrevieri

10.1 Definitii

 Gondola – spatiul de expunere a produselor spre vanzare din cadrul unui magazin.

 Piata de produse – clasificare a produselor din cadrul magazinelor.

 Pierdere necunoscuta – pierdere constatata in urma inventarului, ca diferenta intre

stocul faptic si cel scriptic.

 Relevare – scanarea codului EAN al unui si introducerea cantitatilor numarate

aferente acelui produs in sistemul de gestiune.

 Zona de picking – zona de depozitare din magazin de deasupra gondolei.

10.2 Abrevieri

 CDG – Controlor de Gestiune

 DM – Director de magazin

 EAN – „European article number” (Cod de bare standard)

 MM – Manager de departament

 MS – Manager de segment

 PCB – unitatea comandabila

 PDA – Personal digital assistant

 PF – produse proaspete

 TG – capete de raft

Pagina 16 din 26
R
O
Versiunea
M 01
A
Data ultimei modificari
N
I 1005 Procedura Inventarierea marfurilor in magazine 30/05/2013
A
Responsabil procedura
Dep.CDG

11 Proceduri conexe

 Achizitie marfuri
 Receptie magazine
 Depozitare marfuri

Pagina 17 din 26
R
O
Versiunea
M 01
A
Data ultimei modificari
N
I 1005 Procedura Inventarierea marfurilor in magazine 30/05/2013
A
Responsabil procedura
Dep.CDG

12 Anexe

Anexa 1 – Decizie numire comisie de inventariere

Anexa 2 – Fisa de inventar

FISA DE INVENTAR
Data inventar :

Responsabil :

  SEGMENT COD EAN CANTITATE

1      
2      
3      
4      
5      
6      
7      
8      
9      
10      
11      
12      
13      
14      
15      
16      
17      

Pagina 18 din 26
 R
O
Versiunea
M 01
A
Data ultimei modificari
N
I 1005 Procedura Inventarierea marfurilor in magazine 30/05/2013
A
Responsabil procedura
Dep.CDG

Anexa 3 – Lista diferente inventar

Sub- Cod Cantitate Cantitate Cantitate Cantitate Valoare Diferenta
Piata Segment Fam. familie EAN articol Denumire Furnizor magazin rezerva cumulata oprita DPA Cant/%
SALAM
594134800215 BANATEAN
2 150 169 180 6 84421 400GR CAROLI 274 46 0 46 71 -272.43 -25
MUSCHIULET
219027200000 MONTANA
2 150 157 120 1 7452 CAMPOFRIO 274 3.22 0 3.22 14.078 -266.95 -10.858
CREMWURSTI
PIEPT PUI
594126500934 400GR
2 150 159 120 4 131016 CRISTIM 316 391 0 391 423 -223.36 -32
219017000000 SALAM SIBIU
2 150 169 180 4 8632 SALONTA 1941 33.9 16.35 50.25 55.49 -215.89 -5.24
SALAM
SEMENIC
594134802224 2*350GR
2 150 169 170 6 157341 1+1/2 CAROLI 274 156 0 156 173 -145.67 -17
FOUANTRE
CURCAN
594129511330 FOUANTRE FEL
2 150 163 110 1 239592 150GR 286 8 0 8 28 -137.82 -20
CREMWURSTI
EXTRA
594153600650 2*250GR
2 150 159 110 8 247301 1+1/2 340 0 0 0 26 -120.9 -26

Pagina 19 din 26
R
O
Versiunea
M 01
A
Data ultimei modificari
N
I 1005 Procedura Inventarierea marfurilor in magazine 30/05/2013
A
Responsabil procedura
Dep.CDG

Anexa 4 – Proces verbal de inventariere

PROCES VERBAL D’INVENTAIRE

NOM du MAGASIN :

DATE INVENTAIRE :

VALIDE LE : N° MARCHE :

N° SEGMENT : NOM SEGMENT :  

ECARTS VALIDES : RON

QUANTITE :

MANAGER DU MARCHE MANAGER DU SEGMENT

NOM : NOM :

DATE : DATE :

SIGNATURE : SIGNATURE :
DIRECTEUR DU MAGASIN CONTROLEUR DE GESTION

NOM : NOM :

DATE : DATE :

SIGNATURE SIGNATURE

Pagina 20 din 26