Guide RH Openerp FR PDF

MANUEL POUR LES UTILISATEURS
MODULE RESSOURCES HUMAINES

OpenERP v.6.1
Manuel v.1.01 | Français
GESTION-RESSOURCES
7373, rue Lajeunesse
Montréal (Québec), H2R 2H7
tél.: 514-288-7448 p.33
tél: 1-877-288-7448 (Sans frais)
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Chers Lecteurs, chères lectrices,
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la documentation francophone pour l'ensemble des solutions qu'elle propose. Elle travaille
activement sur la traduction du progiciel de gestion intégré OpenERP.
Nous prévoyons publier régulièrement un manuel OpenERP en français. Pour recevoir les futurs
manuel par courriel merci de remplir le formulaire à l'adresse suivante : http://gestion-
ressources.com/content/recevez-nos-manuels-openerp
Ce manuel est le fruit du travail de plusieurs de nos employé(e)(e)s en réponse aux demandes de
nos clients qui utilisent le module Ressources humaines d'OpenERP.
Le manuel n'est pas complet à 100% mais se veut une bonne base à partir de laquelle vous allez
pouvoir travailler. La licence GFDL permet à la communauté d'utilisateurs d'OpenERP d'enrichir le
document pour le rendre toujours plus complet.
Gestion-Ressources n’est pas responsable de la traduction française d'OpenERP. Plusieurs

termes pourraient être traduits différemment. Toutefois, pour ne pas créer de confusion, nous
reprenons les termes utilisés dans la traduction officielle française d'OpenERP.
Nous espérons que ce livre électronique sera bénéfique pour la communauté francophone
d'OpenERP.
Nous espérons que la multitude d’impressions d’écrans ainsi que la vulgarisation des concepts
informatiques vous faciliteront le chemin vers l’expertise !
Visitez la section contribution de notre site pour télécharger nos autres manuels :
• Manuel pour les utilisateurs du module Ventes d'OpenERP

• Manuel pour les utilisateurs du module Marketing d'OpenERP
http://www.gestion-ressources.com/contributions
Bonne lecture !
Laurent Bounin
Directeur du Marketing et des Ventes

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Extrait de la licence GFDL :

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under the terms of the GNU Free Documentation License, Version 1.3
or any later version published by the Free Software Foundation;
with no Invariant Sections, no Front-Cover Texts, and no Back-Cover Texts.
A copy of the license is included in the section entitled "GNU
Free Documentation License".
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Table des matières

1. Avant propos ....................................................................................................................................6
1.1 Les fonctionnalités liées à la gestion des ressources humaines - GRH......................................6
1.2 Caractéristiques des outils RH proposé par OpenERP V.6.1. ...................................................7
2. Les principales fonctionnalités RH ..................................................................................................9
3. Définitions des principaux termes utilisés ......................................................................................10
4. Processus d'installation ...................................................................................................................11
5. Conseils d'utilisation d'Open ERP ..................................................................................................14
5.1. Code couleur ...........................................................................................................................14
5.2. L'outil de recherche ................................................................................................................14
5.2.1. Filtres ..............................................................................................................................15
5.2.2 Regrouper par ...................................................................................................................15
5.3. La fonction d'affichage ...........................................................................................................16
6. Guide d'utilisation ..........................................................................................................................17
6.1. Module Configuration ............................................................................................................17
6.1.1. Ressources Humaines .....................................................................................................17
6.1.1.1. Employés .................................................................................................................17
6.1.1.2. Départements ...........................................................................................................20
6.1.1.3. Contrats ...................................................................................................................20
6.1.2. Recrutement ....................................................................................................................21
6.1.3 Candidats : Réception des CV .........................................................................................22
6.1.4. Pointage ...........................................................................................................................23
6.1.5. Congés .............................................................................................................................23
6.1.6. Période d'évaluation ........................................................................................................23
6.1.7. Paye .................................................................................................................................25
6.2. Module Ressources Humaines ................................................................................................27
6.2.1. Employé ..........................................................................................................................27
6.2.1.1. Création d'un nouvel employé .................................................................................28
6.2.1.2. Accès utilisateur ......................................................................................................29
6.2.1.3. Partenaires et contacts .............................................................................................30
6.2.2. Contrat .............................................................................................................................32
6.2.2.1. Création d'un nouveau de contrat de travail ............................................................32
6.3. Module Recrutement ..............................................................................................................33
6.3.1. Postes à pourvoir..............................................................................................................33
6.3.2. Candidats .........................................................................................................................35
6.3.2.1. Processus de recrutement ........................................................................................35
6.4. Module Gestion du temps .......................................................................................................37
6.4.1. Feuille de temps / Feuille de présences ...........................................................................37
6.4.2. Les écritures analytiques .................................................................................................40
6.4.3. L'intérêt des feuilles de temps .........................................................................................40
6.5. Notes de frais ..........................................................................................................................41
6.6. Présences .................................................................................................................................42
6.6.1. Pointer l'entrée / Pointer la sortie ....................................................................................42
6.6.2. Présence ..........................................................................................................................42
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6.7. Module Congés .......................................................................................................................43

6.8. Évaluation ...............................................................................................................................45
6.8.1. Évaluation .......................................................................................................................45
6.8.2. Demandes d'entretien ......................................................................................................46
6.9. Module Paye ...........................................................................................................................46
6.10. Module Rapport ....................................................................................................................50
7. Conclusion ......................................................................................................................................51
8. Notes et Références ........................................................................................................................52
9. Contribuer au document..................................................................................................................53
10. Un mot sur Gestion-Ressources....................................................................................................53
11. Licences GFDL.............................................................................................................................54
GNU Free Documentation License................................................................................................54
0. PREAMBLE..........................................................................................................................54
1. APPLICABILITY AND DEFINITIONS..............................................................................54
2. VERBATIM COPYING........................................................................................................56
3. COPYING IN QUANTITY...................................................................................................56
4. MODIFICATIONS................................................................................................................56
5. COMBINING DOCUMENTS...............................................................................................58
6. COLLECTIONS OF DOCUMENTS....................................................................................58
7. AGGREGATION WITH INDEPENDENT WORKS...........................................................59
8. TRANSLATION....................................................................................................................59
9. TERMINATION....................................................................................................................59
10. FUTURE REVISIONS OF THIS LICENSE.......................................................................60
11. RELICENSING...................................................................................................................60
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1. Avant propos
Ce livre électronique contient des informations utiles pour toutes les entreprises qui souhaitent
mettre en place une solution de gestion des ressources humaines (ou GRH) à partir de la version
6.1 du progiciel de gestion intégré OpenERP et qui veulent savoir quels en sont les tenants et les
aboutissants.
1.1 Les fonctionnalités liées à la gestion des ressources humaines -

GRH
Depuis son expansion au sein de nombreuses entreprises, la gestion des ressources humaines -
GRH a su s'imposer comme un sous-système du système d'organisation. Ses objectifs intrinsèques
se calquent désormais sur les objectifs généraux. La fonction a donc évolué et ne correspond plus
à un ensemble d'activités disparates, sans référence à une vision globale. Depuis les années 80,
on assiste donc à une transformation des pratiques de ressources humaines - RH.
« Les modèles les plus récents (...) tentent de réunir diverses activités choisies en fonction de
l’obtention de résultats et qu’ils les intègrent dans un ensemble orienté de façon prospective vers
les besoins de l’organisation. »
Le management participatif, la gestion de projets, l'évaluation etc. sont autant de pratiques qui
suscitent une dynamique de changement et qui contribuent à faire évoluer les principes
fondamentaux de la gestion. De ce fait, la gestion de l' «humain » est devenue une source de
préoccupation pour bon nombre de dirigeants. En effet, si elle est bien implantée, la pratique de la
GRH peut être à l'origine de croissance économique et donc de développement entrepreneurial.
Cependant, la coordination et l'efficience de ce type de service nécessitent une interaction et une
communication optimale avec les autres services internes.
OpenERP propose donc des outils de GRH étroitement liés avec ceux des autres départements.
En conservant les fonctions fondamentales de la GRH, le logiciel offre une interaction pertinente
entre ses différents modules mais aussi avec les autres services gérés. Votre gestion humaine
s'adapte donc à l'utilisation générale d'OpenERP faîte par votre entreprise. En effet, le logiciel
étant adaptable à vos besoins intrinsèques, votre gestion du personnel l'est également. Ce
système personnalisé, selon vos besoins, pourra s'adapter à votre gestion générale. En définitive,
OpenERP propose plus qu'un outil de GRH. Il propose son intégration dans votre politique
entrepreneuriale.
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1.2 Caractéristiques des outils RH proposé par OpenERP V.6.1.

OpenERP propose donc de nombreux outils destinés à faciliter les pratiques RH de votre
entreprise. Traiter la gestion administrative de votre personnel, établir vos propres processus
d'évaluation, planifier votre recrutement, superviser la gestion de projets etc. sont autant de
fonctionnalités proposées par le logiciel. De surcroît, l'ensemble de ces modules s'intègre les uns
aux autres grâce aux bases de données. Les informations que vous encodez dans un module sont
bien souvent recyclées par d'autres modules (Ventes, Achats, Comptabilité, etc.). Ainsi, la paie
d'un employé est, par exemple, traitée en fonction de son dossier administratif, de ses prestations
et de son calcul de congés. Mais il est aussi géré grâce aux outils disponibles pour le département
comptable.
Un autre avantage de la fonction RH est l'interactivité offerte aux utilisateurs par le logiciel. En
effet, il est facile d'échanger des informations entre les départements d'une entreprise afin de
poursuivre des objectifs communs. Mais, il est aussi possible d'intégrer ses employés à la gestion
de leur dossier. Par exemple, un de vos salariés peut mettre à jour son dossier administratif,
susciter un entretien d'évaluation, poser ses jours de congés etc. OpenERP prévoit, néanmoins,
un système de contrôle, soit via une accessibilité limitée pour certains utilisateurs, soit par des
principes de validation(s) hiérarchique(s) interne(s). En définitive, bien connaître les capacités de
ce logiciel est donc un atout pour cibler ses besoins RH et pouvoir y répondre. La démonstration
qui suit a pour but de dresser un inventaire non-exhaustif des fonctionnalités de l'outil RH proposé
par OpenERP V.6.1.
Tout d'abord, le gestionnaire RH a à sa disposition un dossier détaillé de chaque employé. On peut
retrouver dans ce dossier le nom et prénom de l'employé, ses coordonnées, ses principaux
numéros sociaux, son statut, etc. Tous ces renseignements peuvent également être adaptés à
ceux requis par tous types d'entreprises. Le contrat de chaque employé est ainsi détaillé et
personnalisable. Grâce aux paramétrages pouvant être effectués, vous encodez les
caractéristiques contractuelles de votre organisation. L'ensemble de ces informations sera bien
souvent utilisé par d'autres modules. En effet, les informations contenues dans ce dossier virtuel
permettent d'identifier votre employé au sein de votre organisation.
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Les processus de recrutement et d'évaluation s'adaptent également à vos besoins. Vous définissez
vos différentes étapes et profitez d'une interactivité avec vos candidats et vos évalués. Vous
pouvez leur administrer des sondages que vous aurez au préalable créés. Les demandes sont
descendantes mais aussi ascendantes. Ces pratiques de la GRH sont celles qui nécessitent, par
leur subjectivité, l'outil le mieux adapté. OpenERP vous offre le support nécessaire pour suivre
l'évolution des individus concernés en vous laissant l'opportunité d'émettre vos propres décisions
analytiques. Des procédures entièrement informatisées vous aident également dans la gestion des
demandes.
Un des grands avantages d'OpenERP est la gestion des feuilles de temps. Grâce à cet outil, vous
intégrez la gestion de votre personnel avec la gestion des différents projets. Le logiciel vous
permet de calculer réellement l'impact des RH sur le développement commercial de votre
organisation. Par projet, vous pouvez obtenir un ratio entre l'investissement fait et le temps alloué
par vos employés. Les différentes étapes du processus sont détaillées et les responsables de
projet et vous-même obtenez une vision détaillée de l'implication de chacun des membres du
personnel. Il s'agit donc d'un outil de décisions analytiques basées sur le long terme. S'il est bien
implanté et accepté au sein de votre structure, cet outil pourra vous permettre d'apporter des
modifications en temps réel de vos projets mais aussi d'anticiper l'évolution de ceux-ci. En
parallèle à cet outil, vous pouvez également intégrer un programme de pointage intégré. Vous
suivez donc en temps réel les effectifs entrants et sortant au sein de votre entreprise.
La gestion de la paye peut également être gérée par le logiciel. En collaboration avec la
fonctionnalité comptable, le calcul de la fiche de paie d'un employé se fait automatiquement. En
paramétrant les spécificités contractuelles de votre employé, le programme générera sa feuille de
rémunération en tenant compte des différentes déductions fiscales et légales qui lui incombe. De
plus, chaque employé peut soumettre ses notes de frais détaillées qui seront alors acheminées
vers un processus de validation interne avant d'être actées.
En définitive, OpenERP est un outil précieux de décisions analytiques. Des rapports peuvent
d'ailleurs être dressés et imprimés sur papier. Ainsi, vous avez une vue d'ensemble de la GRH
dans l'optique d'effectuer certains réajustements si besoin est. Vous pouvez adapter les
fonctionnalités offertes à vos besoins et ainsi, optimaliser votre méthode de gestion.
Ce travail vous accompagnera pour effectuer les configurations nécessaires au bon
fonctionnement du module RH. De son installation jusqu'à son utilisation. Il vous offrira donc une
typologie des différents outils RH proposés ainsi qu'un guide d'utilisation. Enfin, les principaux
termes utilisés au travers de ce manuscrit seront expliqués et détaillés afin que nos codes
informatiques (parfois bien spécifiques pour des gestionnaires en RH) soient au même diapason.
Les références sur lesquelles s'appuient ce travail seront également détaillées afin que vous
puissiez directement vous renseigner à la source (si besoin était). En effet, l'ensemble des
explications qui vous seront fournies seront le fruit de l'exploration du logiciel et plus
particulièrement du module RH par un utilisateur lambda. Il est donc évident que les
connaissances partagées sont issues de l'expérience d'utilisation mais surtout des ouvrages déjà
existants. La pertinence de ce travail réside donc en la simplification des explications données via
la littérature proposée (principalement) sur le web au sujet d'OpenERP. Il va de soi que ce qui
vous est proposé ne fait pas office de science absolue, ce qui serait aller à l'encontre du concept
même du logiciel libre.
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2. Les principales fonctionnalités RH

Ce chapitre est destiné à vous faire découvrir les différentes fonctionnalités RH du logiciel
OpenERP V.6.1. La structure du progiciel se veut dynamique et inductive. L'utilisateur n'éprouve
généralement pas de grandes difficultés à naviguer à travers le système. Cependant, il est
toujours intéressant d'avoir une vision globale des outils proposés afin d'optimaliser l'utilisation du
logiciel. La liste ci-dessous présente les différents menus et sous-menus du module Ressources
humaines. En se référant aux modules proposés dans la section RH, les principaux outils
correspondants vous y seront détaillés.
• Ressources humaines : ce menu permet d'enregistrer les coordonnées et contrats de

chacun des employés.
• Recrutement : ce menu permet de gérer tout le processus de recrutement, des postes à

pourvoir à la gestion des candidats.
• Gestion du temps : ce menu permet de gérer les feuilles de temps par projet des employés.
• Notes de frais : ce menu permet aux employés de déposer leurs notes de frais afin qu'elles
soient remboursées après approbation.
• Présences : ce menu permet aux employés de pointer lors de leur entrée dans les bureaux
ainsi qu'à leur sortie.
• Congés : ce menu permet aux employés de déposer des demandes de congés qui seront
par la suite traitées pour approbation.
• Évaluation : ce menu permet de gérer les évaluations des employés via des formulaires
d'évaluation en ligne.
• Paye : ce menu permet de géré les payes des différents employés et de générer des
feuilles de paye pour les déduction fiscales.
• Rapports : ce menu permet de générer plusieurs types de rapports.
• Configuration : ce menu permet de paramétrer les différentes fonctionnalités du module

Ressources humaines.
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3. Définitions des principaux termes utilisés

Afin de mieux comprendre les différents termes utilisés dans ce document, voici une liste non-
exhaustive des expressions que vous pourriez rencontrer au cours de votre lecture. Chaque mot
sera accompagné d'une définition liée au contexte de cet ouvrage. Certaines définitions
promulguées ci-dessous peuvent donc être seulement contextuelles. En effet, ce répertoire lexical
a pour simple et unique but de faciliter votre compréhension et votre manipulation des
fonctionnalités du module Ressources humaines d'OpenERP V.6.1.
Termes Définitions
Partenaire entretenant des liens commerciaux avec votre
Client entreprise en lui achetant des biens, des produits, des services ou
des marchandises.
Localisation d'une composante du logiciel. Les chemins d'accès
Chemin d'accès sont présentés en italique et les étapes sont séparées par des
signes supérieur à - « > ».
Personne physique, partenaire direct ou indirect de votre entreprise
Contact (voir infra), avec lequel vous êtes susceptible d'entretenir des
relations.
Structure publique ou privée sous laquelle s'exerce une activité
Entreprise
économique.
Toute personne physique étant sous le régime d'un contrat de
travail (de type « employé ») avec la compagnie contre
rémunération. Une distinction est faîte entre le régime « employé »
Employé
et « ouvrier » en raison des diverses caractéristiques légales qui
régissent ces deux types de statuts. A travers ce travail, on parlera
généralement d' « employé » pour désigner vos salariés.
Fonctionnalités/Fonctions RH L'ensemble des outils de GRH proposé par OpenERP.
Partenaire entretenant des liens commerciaux avec votre
Fournisseur entreprise en lui vendant des biens, des produits, des services ou
des marchandises.
Champs Élément/partie/composante d'une section ou d'une sous-section.
Menu Chemin d'accès à une composante du logiciel.
Module La classification des différentes composantes d'OpenERP.
Toute personne physique ou morale entretenant des relations avec
Partenaire votre entreprise. Il peut s'agir de sociétés, d'organisations,
d'indépendants, etc.
Toute personne physique étant sous le régime d'un contrat de
Salarié
travail (quel qu'il soit) avec la compagnie contre rémunération.
Sous-menus Sous-menus des menus du modules Ressources humaines.
Individu ayant un droit d'accès (complet ou restreint) à votre base
Utilisateur
de données dans le logiciel OpenERP.
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4. Processus d'installation
Dès l'installation du logiciel OpenERP sur votre système, encodez les informations relatives à
votre entreprise. Pour ce faire, utilisez le menu Société > Société du module Configurations. En
cliquant sur le bouton Créer, une nouvelle fenêtre vous offre la possibilité d'enregistrer les
renseignements généraux de votre entreprise.
• L'onglet Informations générales vous permet d'encoder les coordonnées de votre

organisation ainsi que de créer l'en-tête qui figurera sur les rapports générés par
OpenERP.
◦ Rue - Code postal - Ville - Pays
◦ Téléphone et fax
◦ Courriel et site internet
• L'onglet En-tête / Pied de page contient le code des informations pré-enregistrées qui
figureront sur vos documents.
• L'onglet Configuration inclus des informations relatives à la comptabilité générale, aux

feuilles de présence, à la gestion de projets et à la logistique.
En haut à droite de la fenêtre, vous pouvez également télécharger avec un de vos fichiers internes
le logo de votre organisation. Celui-ci sera automatiquement ajouté sur de nombreux documents
qu'OpenERP vous offre la possibilité de créer.
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Note : Via le menu Utilisateurs du module Configurations, vous avez un aperçu des utilisateurs
qui ont accès au logiciel.
Afin de pouvoir commencer à utiliser le logiciel, vous devez installer des modules grâce au menu
Modules > Modules du module Configurations. Ces modules sont les outils qui vous seront
nécessaires afin d'assurer les fonctions liées aux RH au sein de votre organisation. L'ensemble des
modules disponibles dans OpenERP vous sont présentés sous forme d'icônes. La liste se mettra à
jour en fonction de vos critères de recherche.
En effet, les champs et boutons au haut de l'écran vous permettent d'affiner vos recherches. En
fonction des applications de base (avec le bouton Applications) ou des extensions possibles (avec
le bouton Extra) et en fonction des modules déjà installés ou non (Installé / Non-Installé), votre
recherche pourra être affinée. Si vous avez déjà une idée de l'élément que vous souhaitez
installer, vous pouvez effectuer votre rechercher en encodant le Nom, des Mots Clés (Keywords)
ou encore la Catégorie ciblée.
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Lorsque votre recherche est finalisée, une liste de modules vous sera alors présentée. Si certains
modules vous intriguent, cliquez dessus et vous obtiendrez une description des fonctionnalités
offertes par ce dernier (à noter que la plupart des descriptions sont écrites sont en anglais). Ce
travail traitera des principaux modules qui ont traits à la GRH. Afin de vous aider à les localiser,
voici une liste des modules que nous allons traiter :
• Employee Appraisals (Human Resources hr_evaluation) pour le processus d'évaluation;
• Employee Directory (Human Resources hr) pour la gestion administrative du personnel;
• Employee Contracts (Human Resources hr_contract) pour les informations contractuelles;
• Expenses Management (Human Resources hr_expense) pour la gestion des notes de frais;
• Leaves Management (Human Resources hr_holidays) pour la gestion des congés;
• Payroll (Human Resources hr_payroll) pour la gestion de la paie;
• Recruitment Process (Human Resources hr_recruitment) pour le processus de recrutement;
• Timesheets Validation (Human Resources hr_timesheet_sheet) pour la gestion des feuilles

de temps.
Il est conseillé d'installer l'ensemble de ces modules afin d'optimaliser l'utilisation d'OpenERP. Les
extensions proposées ne seront pas couvertes par ce travail (ou très succinctement). Les
modifications quasi perpétuelles de ces dernières diminueraient le degré de cohérence à long
terme des explications proposées. Néanmoins, libre à vous une fois que vous vous sentez à l'aise
avec le logiciel de revenir installer certaines extensions supplémentaires. Certaines s'avèrent
utiles (création de sondages ou comptabilité relative à certains pays) alors que d'autres ne font
qu'augmenter l'interactivité du logiciel (les applications en lien avec Google notamment).
Dès que les modules sont installés, finalisez votre installation via la page
d'accueil du module Configurations. Cochez les onglets à droite des
modules installés. Un état de l'avancement de votre installation vous est
proposé au dessus de la fenêtre.
Votre installation est à présent terminée et les fonctionnalités RH sont prêtes à être utilisées. Les
autres paramétrages, plus spécifiques, pouvant être encodés via le module Configurations ne sont
pas essentiels à l'utilisation des fonctionnalités RH. Ils ne seront donc pas traiter dans ce travail.
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5. Conseils d'utilisation d'Open ERP

Tout d'abord, avant d'entrer dans le vif du sujet et du traitement concret du module, de ses menus
et de leurs fonctionnalités, il est intéressant de s'attarder sur quelques caractéristiques générales
que vous propose OpenERP, que vous serez amenés à rencontrer tout au long du module
Ressources humaines. Il s'agit ici de vous donner des conseils concernant l'utilisation pratique
du logiciel et de vous permettre de pouvoir naviguer aisément à travers les différentes sections.
Le logiciel OpenERP est conçu pour gérer l'ensemble des composantes de votre entreprise et de
ce fait, les conseils ici prodigués sont tout à fait transposables à tout autre module du logiciel. Il
est important que vous preniez le temps de maîtriser et de jouer avec le logiciel afin d'en saisir les
caractéristiques.
5.1. Code couleur

Il existe un code couleur propre au logiciel. Lorsqu'un champs apparaît de couleur bleu, cela
signifie que le champs à remplir est obligatoire. Il n'est pas possible de sauvegarder des
changements tant que le champs bleu n'est pas complété.
5.2. L'outil de recherche

Cette fonctionnalité est présente dans plusieurs sous-menus tel que Ressources humaines >
Employés. Il vous sera possible d'effectuer un regroupement des critères qui vous sembleront
pertinents afin d'effectuer une sélection plus accrue dans votre base de données comme une
recherche des employés par Département, qui occupe tel Poste et dont le Responsable est M. X. Il
faut noter que si vous souhaitez obtenir la liste complète de vos Employés, il vous suffit de cliquer
sur le bouton Vider pour désactiver les critères de recherche qui auront été sélectionnés.
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5.2.1. Filtres
Sur le bas à droite, vous avez l'outil Filtre qui va être utile afin d'effectuer une recherche plus
avancée. Il vous est possible d'ajouter des filtres afin que votre recherche soit plus précise et
corresponde aux critères de sélection que vous désirez. Cette fonctionnalité vous permettra
d'entrer des données telles qu'un Numéro d'assurance sociale et/ou un Numéro de cellulaire pour
affiner votre sélection en ne choisissant de ne prévisualiser que strictement ces choix ou bien
justement de ne pas les prendre en compte.
La recherche avancée est un mécanisme de filtrage facile à utiliser qui va vous permettre
d'obtenir une vue rapide des entrées que vous recherchez dans la liste. Généralement, l'outil
d'affichage en filtre est composée de 3 éléments : Un icône Filtre, un Filtre étendu et une option
Regrouper par. Ces filtres sont dynamiques donc d'après les filtres que vous allez ajouter, des
colonnes supplémentaires pourraient être ajoutées à l'affichage.
Bien évidemment, il vous est possible d'enregistrer des Filtres de recherche qui vont vous
permettre de ne pas devoir entrer la sélection à chaque fois. Pour cela, une fois que vous avez
défini vos filtres, cliquez sur la liste déroulante des intitulée Filtres, sélectionnez l'action
Enregistrer le filtre et donnez lui un nom pour qu'il soit plus facile de le retrouver.
5.2.2 Regrouper par

Il vous sera aussi possible de pouvoir effectuer une sélection plus avancée en cliquant sur
Regrouper par. Cette fonctionnalité vous permet d'obtenir une vision plus générale de vos
données. En cliquant sur les icônes, vous obtiendrez une liste de vos données qui sont rassemblés
en fonction des regroupements (par exemple : regrouper les employés par Responsable).
Une fois la sélection des critères effectuée, une flèche à gauche va apparaître devant chaque
section et vous obtiendrez une structure donnée en fonction de l'ordre dans lequel vous aurez
cliqué sur les icônes de regroupement.
En changeant simplement l'ordre dans lesquels vous avez sélectionné les icônes, vous pourrez
avoir une vue filtrée complètement différente. Par exemple: si on sélectionne d'abord les
Responsables puis ensuite les Départements et inversement.
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5.3. La fonction d'affichage

Concernant l'affichage des données, il vous est possible de choisir avec quel mode d'affichage
vous souhaitez travailler. Cette fonctionnalité est située en haut à droite des fenêtres d'utilisation
et a pour but de vous permettre de jongler avec les modes de vue et d'afficher les données de
manière pertinente selon l'information que vous recherchez. Ci-dessous, vous pourrez trouver les
différents modes d'affichage qui vous sont proposés lors de l'utilisation d'OpenERP et les
caractéristiques et avantages de ces derniers.
cône Caractéristique Exemple
La Liste vous donnera une vision globale de Affichage en liste
la base de données sur laquelle vous
Liste travaillez, avec une liste complète et
détaillée des entrées que vous aurez faites.
Les données sont brutes et non classées.
Le Formulaire est le mode où vous pouvez Affichage en formulaire
effectuer des modifications du contact. Par
défaut si vous cliquez sur l'icône Formulaire,
Formulaire la première entrée de la liste sera affichée.
Pour pouvoir modifier un autre
enregistrement, sélectionnez l'information
qui vous intéresse.
Affichage en page
Page L'affichage en Page vous permet seulement
de pouvoir observer les données sans
toutefois pouvoir les modifier.
L'affichage en Kanban permet une gestion Affichage selon le modèle
des tâches en fonction de leur avancement. Kanban
L'objectif de cette méthode est de terminer
Kanban chaque chose que l’on commence. Il faut
limiter le nombre des tâches en cours, pour
éviter une surcharge et afin d'avoir un bon
déroulement des activités.
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6. Guide d'utilisation
6.1. Module Configuration

Ce n'est pas dans le but de vous déstabiliser d'emblée que ce travail commence par le menu
Configuration qui est pourtant le dernier de la liste proposée par le menu à la gauche de votre
écran. Cependant, il est nécessaire d'effectuer une série de paramétrages avant de se lancer dans
la navigation des fonctionnalités RH proposés par le logiciel. Le menu Configuration du module
Ressources humaines d'OpenERP permet de structurer l'ensemble des caractéristiques
intrinsèques de votre entreprise. En effet, vous pouvez prédéfinir la structure hiérarchique de la
société, les différents postes recensés, les processus d'évaluation soumis aux salariés, les
différents types de congés, etc. À travers ce chapitre, nous retracerons donc l'ensemble des
configurations de base que vous pouvez programmer pour chacune de vos fonctions RH. Cet
ensemble de paramétrage peut, bien entendu, être réajusté au cours de votre utilisation
d'OpenERP (par exemple, la création d'un nouveau poste). Il est néanmoins conseillé d'effectuer
l'essentiel des configurations avant de commencer à véritablement utiliser le logiciel. En effet,
OpenERP étant un progiciel dans lequel les différentes fonctionnalités se veulent très
interdépendantes les unes des autres, le non-encodage de certaines informations pourrait nuire au
fonctionnement optimal des autres outils. Par exemple, si la structure salariale n'est pas créée
rigoureusement d'emblée, les fonctionnalités liées à la comptabilité ne pourront être correctement
opérationnelles.
6.1.1. Ressources Humaines

Ce sous-menu du menu Configuration est destinée à dresser l'inventaire de vos types de
ressources humaines (via la création des catégories d'employés et des postes) ainsi que de
structurer l'organisation de votre entreprise (via la création des départements). Pour créer une
nouvelle entrée, cliquez sur le bouton Créer pour chacun des sous-menus sus-mentionnés.
6.1.1.1. Employés
6.1.1.1.1. Catégories d'employés

Utilisez le menu Configuration > Ressources Humaines > Employés afin de prédéfinir vos
catégories d'employés ainsi que les postes de votre entreprise. Cliquez sur le bouton Créer et
encodez le nom d'une catégorie d'employés.
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Vous pouvez directement affecter des employés à votre nouvelle catégorie. Pour ce faire, cliquez
sur le bouton Ajouter et sélectionnez dans la liste des employés déjà recensés par le logiciel ceux
qui appartiennent à la catégorie créée.
Via le menu Configuration > Ressources Humaines > Employés > Structure des catégories, le
logiciel vous offre la possibilité de compléter par la suite vos catégories en leur affectant de
nouveaux employés.
6.1.1.1.2 Postes
Grâce au menu Configuration > Ressources Humaines > Employés > Postes, vous pouvez avoir un
aperçu des postes recensés au sein de votre organisation. Les postes peuvent être classés par leur
dénomination, le département auquel ils sont affectés, le nombre d'employés et le nombre
d'employés attendus.
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Le bouton Créer vous permet d'encoder de nouveaux postes. Après avoir donné une dénomination
au nouveau poste, vous devez l'affecter à un département. Vous pouvez également lui allouer un
type d'entretien pour le recrutement.
• L'onglet Description vous permet d'apporter une description de poste ainsi que des critères
de pré-requis à l'obtention de ce dernier.
• L'onglet Employés vous permet d'affecter des employés à ce poste.
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6.1.1.2. Départements
Utilisez le menu Ressources Humaines > Configuration > Ressources Humaines > Départements
afin d'enregistrer les noms de vos départements dans le but de structurer l'organisation interne de
votre entreprise. Cliquez sur le bouton Créer et encodez le nom d'un département de votre
entreprise. Terminez en cliquant sur le bouton Sauvegarder.
6.1.1.3. Contrats
Utilisez le menu Ressources Humaines > Configuration > Ressources Humaines > Contrats pour
encoder les différents types de contrats en vigueur au sein de votre entreprise (par exemple,
contrat à durée indéterminée, contrat à durée déterminée, consultant, stagiaire, etc.).
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6.1.2. Recrutement
Au travers de cette section, vous avez l'opportunité de prédéfinir l'ensemble des étapes de votre
processus de recrutement. Chaque démarche de votre dotation peut être directement affectée à
un service. Via le sous-menu Ressources Humaines > Configuration > Recrutement, encodez les
étapes de votre planification en RH. Dans la même section, vous pouvez également enregistrer les
types de diplômes auxquels vous êtes le plus confrontés ainsi que les canaux de communication
par lesquelles les candidats auront répondu à votre annonce.
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6.1.3 Candidats : Réception des CV

A travers cette section, vous pouvez configurer la réception des CV ou des demandes de stages
des candidats à partir d'une adresse courriel par exemple emploi_openerp@gestion-
ressources.com.
Pour ce faire , cliquez sur le sous-menu Configuration >Courriel >Incoming Mail Servers du module
Configurations.
Si vous configurez pour la première fois la liste est vide. Cliquez sur le bouton Créer et l'écran ci-
dessous apparaît.
Saisir le formulaire et puis cliquez sur le bouton Enregistrer. Après avoir configuré l'adresse
courriel de réception des courriels, allez au sous-menu Recrutement >Candidats du module
Ressources humaines. Celui-ci affiche l'ensemble des candidatures soumises par courriels.
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6.1.4. Pointage
Déterminez quels sont les motifs de pointage appliqués au sein de votre organisation via le sous-
menu Configuration > Attendance > Motifs de pointage du module Ressource humaines. Les
plus souvent rencontrés seront Pointer l'entrée / Pointer la sortie. Vous pouvez également prévoir
un motif de pointage pour les temps de pause passés hors de l'enceinte de votre entreprise.
6.1.5. Congés
Via le menu Ressources Humaines > Configuration > Congés > Type de congé, établissez les
types de congé pour lesquels vos employés risquent de vous solliciter. Pour chaque catégorie de
congé, vous pouvez appliquer le principe de validation par un supérieur direct ou même plusieurs
(double validation). Pour ce faire, cochez simplement la case allouée à ce principe de double
validation.
6.1.6. Période d'évaluation

Via le sous-menu Configuration > Évaluation périodique du module Ressources humaines, créez
des plans d'évaluation en fonction de la fréquence et de la durée. Ainsi, le processus proposé à un
employé engagé à long terme pourra varier de celui administré à un stagiaire.
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Indiquez le nom que vous voulez donner à votre évaluation dans le champ Plan d'évaluation (par
exemple, évaluation mensuelle, semestrielle ou encore annuelle. Les champs Première évaluation
et Fréquence des évaluations vous permettent d'adapter la durée ainsi que la fréquence de votre
processus d'évaluation.
En créant les phases d'évaluation (Phases d'évaluation > Créer) vous avez la possibilité
d'administrer un formulaire d'évaluation aux employés qui seront soumis à cette évaluation. Ce
questionnaire sera créé via le sous menu Sondage du module Outils proposé par OpenERP. En
cliquant sur Créer, vous serez directement dirigé vers la création du formulaire d'évaluation qui
sera présenté sous forme d'un sondage. Veuillez vous référer à la partie guide d'utilisation de ce
travail, chapitre Évaluation.
Les différentes actions proposées lors de la création d'une nouvelle phase servent à définir
l'origine de l'évaluation ou à déterminer son ancrage dans le processus. Les actions proposées
sont:
• Requête d'évaluation de haut en bas;
• Demande d'évaluation de bas en haut;
• Demandes d'auto-évaluation;
• Entretien final.
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6.1.7. Paye
La configuration du menu Paye est sans doute la plus importante à effectuer. En effet, le logiciel
vous offre la possibilité d'adapter le calcul des salaires de vos employés à vos besoins
intrinsèques. De ce fait, l'ajout de règles et de structures salariales sont possibles. Ce module a la
particularité d'intégrer les données d'autres modules afin de créer une fiche de paie. De fait,
OpenERP prend en considération les renseignements contractuels de votre employé ou encore le
nombre de jours de congé déjà pris pour le calcul de sa rémunération.
Dans un premier temps, ajoutez les catégories de règles salariales devant figurer dans votre
registre des contributions. Pour ce faire, utilisez le sous-menu Configuration > Paye > Registre des
contributions du module Ressources humaines. Cliquez sur le bouton Créer afin d'encoder une
nouvelle catégorie au registre des contributions. Vous devez indiquer le nom de la cotisation ainsi
que les comptes de bilan et de gestion qui lui sont liés.
Ensuite, définissez les différentes catégories de règles salariales via le sous-menu Configuration >
Paye > Catégories de règles salariales. Le logiciel propose des catégories déjà enregistrées :
salaire de base, allocations, salaire brut, déductions et salaire net. Libre à vous de les modifier ou
d'en ajouter.
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Vous pouvez maintenant encoder vos propres règles salariales. Utilisez le menu Configuration >
Paye > Règles salariales du module Ressources humaines. C’est ici que vous aller ajouter le
nom de la cotisation (utilisez le même nom que celui que vous avez saisi dans le registre des
contributions), son code, son type (déduction, allocation) ainsi que la base sur laquelle la
cotisation sera calculée (salaire brut, salaire coordonné). Toujours sur la même page, cliquez sur
l’onglet Contribution plus bas à gauche. C’est ici que vous allez spécifiez le pourcentage versé par
l’employeur. Créer une nouvelle entrée puis indiquez le type du montant (pourcentage, montant
fixe), indiquez à combien s’élève la contribution et sélectionnez la cotisation correspondante dans
le registre des contributions. Cliquez ensuite sur Enregistrer et fermer.Ces catégories serviront à
classer vos règle salariales entre elles afin de les intégrer dans une structure de calcul de salaire
cohérente.
Cet écran vous permet de définir une nouvelle règle salariale. En effet, donnez un nom ainsi qu'un
code à votre nouvelle règle. Précisez la catégorie à laquelle elle appartient ( Brut, Net, Allocation,
Déduction, etc.). Ensuite, la rubrique Calcul (Computation) va vous permettre de définir le
processus de calcul. Tout d'abord, sélectionnez sur quelle type de conditions votre règle se base.
Elle peut être tout le temps vraie (Always true), s'appliquer si le montant se situe dans une marge
désirée (Range) ou enfin se référer à une règle bien précise (Python Condition). Lorsqu'il doit se
baser sur un montant (pourcentage, marge, etc.), OpenERP va vous demander de préciser ce
montant (généralement contract.wage qui signifie le salaire du contrat). L'onglet Comptabilité
vous permet de spécifier les comptes sur lesquelles les déductions et/ou allocations seront référés.
Une fois l'ensemble des données encodées, enregistrez.
Via le sous-menu Configuration > Paye > Structures salariales du module Ressources humaines,
vous allez pouvoir créer une structure salariale que vous pourrez administrer à certains types
d'employés. En cliquant sur le bouton Ajouter, ajoutez votre cheminement de calcul de la fiche de
salaire. En pratique, le calcul part du salaire de base (pré-encodé dans OpenERP) pour obtenir le
résultat de la rémunération nette. Entre ces deux données, intégrez les diverses déductions et
allocations qui doivent apparaître sur la fiche de paie de votre employé.
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Cette structure salariale pourra directement être notifiée dans le contrat des employés et
retranscrira immédiatement les informations lors du calcul de la fiche de paie.
6.2. Module Ressources Humaines
6.2.1. Employé
Le logiciel OpenERP considère comme employé « toute personne physique étant sous le régime
d'un contrat de travail (quel qu'il soit) avec la compagnie ». La page d'accueil du menu Employés
du module Ressources humaines propose à l'utilisateur un aperçu des salariés déjà actifs au
sein de l'entreprise et, permet également la création de nouveaux employés. Cette interface du
module RH constitue donc la gestion administrative du personnel (GAP). Des filtres sont mis à
votre disposition dans la recherche de l'un de vos employés (par Nom, Département, Poste, etc.).
Une barre d'outils disponible sur la droite de l'interface (pas visible sur l'illustration) vous offre des
liens vers d'autres fonctionnalités du module Ressources humaines ou la possibilité d'imprimer
des rapports.
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6.2.1.1. Création d'un nouvel employé

Pour créer et compléter un dossier administratif pour un nouvel employé, utilisez la section le
sous-menu Ressources Humaines > Employés du module Ressources humaines.
Les principaux renseignements liés au nouvel employé que vous pouvez encoder sont :
• Le Nom;
• Les comptes bancaires (également utilisé dans le sous-menu Contrats et le menu Paye);
• Les numéros sociaux (Sécurité sociale, Passeport, etc.);

• Les coordonnées (Téléphone, Adresse principale, Adresse courriel, etc.);
• Les informations relatives à son emploi (Département, Poste, Mentor, Supérieur direc, etc.);
• Une photo peut également être téléchargée (via un fichier de votre disque dur);
Les autres onglets disponibles (Divers, Catégories, Feuilles de présence, Évaluation et Remarques)
dans la fenêtre de création d'un nouvel employé permettent l'encodage d'autres renseignements
administratifs.
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6.2.1.2. Accès utilisateur

OpenERP vous offre également la possibilité de créer un accès utilisateur pour chaque nouvel
employé. En l'enregistrant comme utilisateur, vous lui offrez la possibilité d'avoir un accès (que
vous pouvez restreindre ou non) à OpenERP. Selon Geoff Gardiner et Fabien Pinckaers, auteur
d'OpenERP, pour une gestion d'entreprise efficace et intégrée, il est préférable de créer cet accès
pour l'ensemble des membres du personnel. En effet, ils pourront ainsi gérer certaines
informations administratives de leur dossier, poser des demandes de jours de congé, formuler une
demande d'entretien, etc. Autant d'interactivité avec votre service RH que vous pourrez leur
accorder (ou non).
En inscrivant le nom d'utilisateur, le logiciel vous
proposera soit de rechercher un utilisateur déjà existant
ou de créer et d'éditer ce nouvel utilisateur.
Note : Veuillez noter que lorsque un champ à compléter est suivi de l'icône similaire à
celle située à la gauche de ce paragraphe le logiciel vous propose de créer et d'éditer de
nouvelles fiches qui seront conservées dans la base de données. Vous pouvez également soit
consulter la fiche existante, soit en rechercher une autre.
En choisissant de créer le nouvel accès d'utilisateur, vous accédez à la fenêtre suivante:
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Grâce à cette fenêtre, vous finaliserez l'accès d'utilisateur de votre employé. Créez lui un
Identifiant - login ainsi qu'un mot de passe - password. D'autres informations concernant les
préférences de l'employé peuvent être enregistrées (Langue d'utilisation, Fuseau horaire, etc.). Si
vous cochez la case Astuces, votre employé sera accompagné par le service d'aide du logiciel lors
de son utilisation. Enfin, vous avez également la possibilité de restreindre l'utilisation du logiciel
via l'onglet Droit d'accès. Il vous est juste demandé de choisir si le nouvel utilisateur encodée est
le gestionnaire d'un module ou un simple utilisateur.
6.2.1.3. Partenaires et contacts

Lorsque vous encoderez l'adresse personnelle et professionnelle du nouvel employé, le logiciel
vous invitera à la créer. Une nouvelle fenêtre, similaire pour les deux types d'adresse, vous
proposera de compléter l'adresse postale de votre employé.
• Pour l'adresse personnelle, votre employé sera ici considéré comme un Partenaire étant
donné qu'il entretient des relations étroites avec votre entreprise. Encodez le nom de votre
employé dans le champs Nom du Partenaire et complétez ensuite les renseignements
exigées pour son adresse postale.
• Pour l'adresse professionnelle, le nom du partenaire pour un nouveau Contact sera

celui de la société, du groupe ou encore de l'organisation à laquelle cet individu est affecté.
Pour votre nouvel employé, il s'agira en l'occurrence de votre entreprise. Normalement,
lors de l'installation de votre base de données, OpenERP a directement encodé votre
entreprise comme partenaire. Dans le champ Nom du contact, complétez le nom de votre
employé, sa civilité ainsi que sa fonction. L'adresse postale à encoder ici est celle de son
activité professionnelle.
Cette différenciation est nécessaire pour générer des factures, notes de frais, etc. Elle garantira
l'appartenance de l'employé à l'entreprise (via Contact > adresse professionnelle) ainsi que son
statut d'individu à part entière (via Contact > adresse personnelle).
6.2.1.3.1. Comptabilité liée au partenaire

Lorsque vous encodez un employé comme nouveau partenaire, il vous faut compléter les
informations relatives à la comptabilité. En effet, cet employé sera rémunéré par votre entreprise
et pour ce faire, ses informations bancaires sont requises par le logiciel. En cliquant sur l'onglet
Comptabilité, l'écran suivant se présente :
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En cliquant sur le bouton Créer de la section Informations bancaires, le logiciel vous demande
d'encoder les informations relatives à son établissement bancaire.
Vous devez donc encoder le Type et le Numéro de compte du partenaire. L'adresse du titulaire du
compte (donc en principe du partenaire) devra être mentionnée. Veillez à ce que l'adresse
complétée soit la même que celle fournie à l'institution bancaire. Enfin, complétez les informations
relatives à l'institution en elle-même.
Lorsque ces informations sont encodées, sauvegardez les. Vous serez alors automatiquement
dirigé vers l'onglet Comptabilité. Vous pourrez dès lors encoder les Comptes de débit et de crédit
qui seront affectés à l'employé (généralement les mêmes pour tous les employés).
L'ensemble de ces données seront utilisées par OpenERP afin de générer le calcul de la feuille de
paie de l'employé. Les fonctionnalités qui ont traits à la comptabilité reprendront également ces
informations.
En définitive, chaque nouvel individu enregistré via le sous-menu Ressources Humaines >
Employés sera répertorié comme un employé de l'entreprise, un utilisateur d' OpenERP, un
partenaire de l'entreprise à part entière et un contact de votre entreprise, également répertoriée
dans la catégorie partenaire par le logiciel.
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6.2.2. Contrat
Le logiciel OpenERP vous offre la possibilité de produire et de gérer directement le Contrat de
travail de vos employés. Un filtre de recherche (par Nom, Date de début et de fin, Type de contrat,
etc.) vous permet également de cibler les contrats que vous chercher à traiter ou modifier.
6.2.2.1. Création d'un nouveau de contrat de travail

Pour créer et compléter le contrat de travail d'un nouvel employé, utilisez le sous-menu
Ressources Humaines > Contrats du module Ressources humaines.
Les principaux renseignements, affectés au nouveau contrat, que vous pouvez encoder sont :
Le Nom du contrat
Le salaire La date de début Le régime horaire Le type de contrat
de travail
La fonction La structure La date de fin La période d'essai Les avantages

salariale
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Grâce au sous-menu Configuration > Ressources Humaines > Contrats > Types de contrats du
module Ressources humaines, vous pouvez définir les différents types de contrat proposés à
vos salariés.
Les champs accompagnés de l'icône peuvent être personnalisés en fonction des caractéristiques
contractuelles de votre société via le bouton Créer et éditer. Les Régimes horaires, le Journal
salarial et le Compte bancaire affecté aux dépenses liées au contrat peuvent donc être
personnalisés.
6.3. Module Recrutement
6.3.1. Postes à pourvoir

Via le sous-menu Recrutement > Postes à pourvoir du module Ressources humaines, vous
accédez à un inventaire de l'ensemble des postes recensés au sein de votre organisation par
OpenERP. Grâce aux filtres de recherche, vous avez un accès direct aux différents postes qui
composent les départements de votre société. En utilisant les boutons intitulés En poste et En
recrutement, le logiciel trie automatiquement l'état d'occupation des postes.
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Cette base de données peut être préalablement définie via le sous-menu Configuration >
Ressources Humaines > Employés > Poste (voir le chapitre Configuration) du module
Ressources humaines mais aussi directement en créant un nouveau poste via la section
recrutement dont il est question dans ce chapitre. Pour ce faire, utilisez le sous-menu
Recrutement > Postes à pourvoir. L'interface alors affichée (voir ci-dessous) est similaire à celle
proposée dans le menu Configuration.
Renseignez le Nom du poste ainsi que le Département dans lequel il est affecté. Le Type
d'interview sera l'éventuel sondage (voir le module Outils) administré aux titulaires du poste. Le
nombre d'employés (Number of employees) sera la somme des individus affectés au poste vie
l'onglet Employés (voir infra). OpenERP calcule automatiquement le champ Employés attendus en
calculant la somme des champs Attendu en recrutement et Nombre d'employés. Cliquez sur le
bouton → En recrutement au bas à droite de votre écran si vous souhaitez entamer une procédure
de dotation d'un nouveau collaborateur.
Note : Si vous souhaitez recruter plusieurs employés pour le même poste, vous devez répéter
l'opération le nombre de fois similaire aux nombres de postes disponibles.
Utilisez l'onglet Description pour préciser la description de fonction et les pré-requis nécessaires à
l'occupation du poste. Ces deux champs que vous pouvez compléter librement seront très utiles
dans votre démarche de recrutement. Ensuite, l'onglet Employés vous permet d'ajouter les
employés qui occupent déjà le poste en question. Pour encoder les employés en fonction, utilisez
le bouton Ajouter qui vous redirigera automatiquement vers la liste complète des membres de
votre personnel. Via cette interface, vous pouvez également créer un employé pas encore
enregistrer dans vos données (se référer au à la section sur le menu Ressources Humaines).
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6.3.2. Candidats
6.3.2.1. Processus de recrutement

Ce sous-menu du menu Recrutement vous permettra de structurer et de gérer votre processus de
recrutement. Grâce au sous-menu Configuration > Recrutement, évoqué dans le chapitre
Configuration de ce travail, l'ensemble des paramétrages nécessaires aux paramétrages de cette
section a été effectué (les étapes du recrutement, la typologie des diplômes et les sources
d'affichage).
La section Candidats constitue un état détaillé des candidats qui postulent pour un poste. Après
avoir affiché votre offre d'emploi via vos différents canaux de communication, vous allez être
amené à recevoir et à devoir traiter des lettres de motivation et des Curriculum Vitae - CV.
OpenERP peut transférer automatiquement les candidatures reçues via votre courriel et les
stocker dans sa base de données des candidats.
Le logiciel vous offre également la possibilité de créer de nouveaux candidats. Pour ce faire,
cliquez sur le bouton Créer du sous-menu Recrutement > Candidats du module Ressources
humaines.
La création d'un nouveau candidat permet de gérer sa candidature et de définir son évolution
dans le processus de recrutement. Complétez les informations administratives requises par
OpenERP (Nom du candidat, Sujet, Poste, Département). Le champ Étapes vous permet de définir
l'état d'avancement du candidat dans le processus de recrutement. C'est donc au recruteur à
définir où le candidat se situe dans le processus. Vous pouvez également enregistrer le candidat
comme un nouveau partenaire. Cependant, assurez-vous que ce dernier ait de réelles chances
d'obtenir le poste ou du moins d'avoir un profil intéressant pour une autre proposition d'emploi
future. En effet, enregistrer chaque candidat comme partenaire vous procurerait certes une
banque de données d'éventuels candidats bien fournie mais assurez-vous qu'elle soit pertinente.
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Cette fenêtre permet également d'encoder certaines données du contrat utilisées dans les
négociations contractuelles. Ces informations interviennent généralement dans les dernières
étapes du processus d'embauche. Vous pouvez alors comparer la différence entre les exigences
salariales du candidat et la proposition formulée par votre entreprise.
Enfin, les qualifications vous permettent d'encoder le niveau d'étude ainsi qu'une appréciation
générale du postulant.
Le statut du processus vous permet de définir si la procédure a commencé ou si le candidat est

engagé.
Via le sous-menu Recrutement > Candidats, le logiciel vous offre un aperçu de l'ensemble de vos
recrutements en cours. Trié en fonction de leur état d'avancement dans le processus de dotation,
l'ensemble des candidats sont représentés à travers ce bilan du recrutement. Vous pouvez
déplacer les candidats d'étape en étape, éditer ou supprimer les profils des candidats, changer la
couleur de leur profil, envoyer un courriel ou programmer un rendez-vous ou définir l'état (en
attente ou en cours) d'avancement du dossier.
Enfin, les candidatures qui n'ont pas abouti sont néanmoins conservées par OpenERP. Ainsi, si
des profils sont jugés intéressants, vous avez la possibilité de les conserver pour un autre poste à
pourvoir dans le futur.
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6.4. Module Gestion du temps
6.4.1. Feuille de temps / Feuille de présences

Les feuilles de prestation, également appelées feuilles de temps - Timesheets, ont révolutionné le
mode de gestion des entreprises dans lesquelles elles ont été mises en place selon Fabien
Pinckaers et Geoff Gardiner, créateurs d'OpenERP. Via le menu Gestion du temps du module
Ressources humaines, les employés peuvent encoder les différentes tâches qu'ils ont effectué
au cours de leur journée de travail. Attention, il ne s'agit pas d'un outil uniquement destiné à
appliquer un contrôle sur l'emploi du temps des salariés. Il s'agit avant tout d'un outil de décision
analytique. En effet, les dirigeants ainsi que les chefs de projet ont l'opportunité d'observer
l'efficience de leurs méthodes de travail, de comparer le temps consacré à un projet en fonction
de l'investissement pécuniaire qu'il lui alloue et enfin, de juger de l'efficacité intrinsèque d'un
employé. Cet outil est donc l'illustration parfaite de l'implication de la GRH au sein des activités
commerciales de l'entreprise.
En pratique, l'employé indique sur sa feuille de temps les différentes tâches sur lesquelles il aura
travaillé au cours de sa journée ainsi que le temps qu'il leur aura consacré. Pour chaque nouvel
encodage, une ligne de plus apparaît sur la feuille de prestations. A la fin de la journée, chaque
employé finalise sa feuille de temps qui comptabilise le nombre exact d'heures durant lesquelles
le salarié a fourni une prestation au sein de l'entreprise. Si le nombre ne coïncide pas, le travailleur
révise sa feuille de prestation en encodant les activités oubliées.
Ce système de Feuilles de temps offre de nombreux intérêts pour les utilisateurs. Voici une liste
non-exhaustive dressée par Fabien Pinckaers et Geoff Gardiner, les auteurs de OpenERP : Pour
une gestion d'entreprise efficace et intégrée, des avantages proposés par le logiciel :
• Suivi du coût réel des projets en tenant compte du temps qui leur est alloué;
• Suivi des prestations des employés;
• Comparaison des heures prévues pour chaque projet et les heures effectives;
• Facturation automatique sur base des prestations;
• Décompte automatique des services fournis pour un client donné;
• Évaluation des coûts de fonctionnement de l'entreprise (coûts marketing, de formation
d'une nouvel entrant, taux de facturation, etc.).
Le journal analytique permet d'isoler les coûts des prestations des autres coûts affectés à
l'entreprise tels que les Notes de frais, les Matières premières, le transport, etc. Utiliser un journal
analytique, expressément consacré aux coût des prestations, va permettre de mesurer pleinement
l'efficience réelle des procédés et de leurs acteurs. Une différenciation peut encore être faîte entre
les départements ainsi que pour chaque fonction individuellement. Au plus on parcellise les coûts
dans différents journaux analytiques, au plus l'analyse qui en découle est précise et donc
pertinente.
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En considérant que vos employés peuvent être « achetés » ou « facturés », un produit de votre
base d'article reflétera directement les coûts individuels de chacun d'entre eux. Un produit par
poste au sein de l'entreprise doit donc être créé. Cette nouvelle fiche produit doit préciser le Nom,
le Type et l'Unité de mesure du produit. On distinguera également le prix listé, qui correspond au
prix de vente des prestations de l'employé pour le poste qu'il occupe, au prix standard qui
exprime le coût moyen des prestations dans l'unité de mesure choisie.
En définitive (et en référence au menu Ressources humaines précédemment abordé), pour tout
employé va correspondre une fiche employé, une fiche partenaire et un accès d'utilisateur.
Via le sous-menu Gestion du temps > Ma feuille de temps du module Ressources humaines les
utilisateurs peuvent encoder leurs prestations quotidiennes. Après avoir vérifié que le logiciel les a
bel et bien identifié (Nom, Département et Société) et la date proposée (normalement celle du jour
actuel), les employés peuvent commencer à encoder de nouvelles lignes sur leur feuille.
Cependant, en début de prise de fonction, le salarié devra pointer son début de service ainsi que
sa sortie pour que le logiciel puisse avoir un nombre d'heures de référence à faire correspondre
aux temps alloué aux activités détaillées dans les lignes du journal. En cliquant le bouton Pointer
l'entrée / Pointer la sortie, dans le champs présence, le salarié signifie au logiciel ses allées et
venues au sein de l'entreprise.
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Les prestations peuvent alors être encodées tout au long de la journée par chacun des employés.
A cette fin, utilisez le menu Ressources Humaines > Gestion du temps > Ma feuille de temps et
cliquez sur Créer.
Bien que l'utilisateur soit normalement directement identifié par le logiciel, il est cependant
préférable de vérifier si le nom pré-encodé correspond bel et bien. L'employé notifie la date, la
quantité d'heures passées sur le projet, le compte analytique auquel il est affecté ainsi que le type
de facturation. Une description, laissée libre à l'utilisateur, permet de compléter les
renseignements déjà fournis. Chaque ligne sur la feuille de présence doit être enregistrée via
l'icône à la droite de chaque encodage (disquette).
A la fin de la journée, le salarié peut voir le total d'heures encodées en bas à droite et soumettre
sa feuille de présence à son responsable via le bouton Soumettre au gestionnaire en bas à droite
de l'écran.
La précision des prestations enregistrées est cruciale pour le calcul de la rentabilité des affaires en
cours ainsi que pour la re-facturation des prestations. Différents bilans permettent donc aux
employés et à leur superviseur de vérifier les données encodées. Des vues d'ensemble des
différentes feuilles de présence sont disponibles via le menu Gestion du temps > Feuille de
présence, où des filtres permettent le tri automatique des données soit par Individu, Date ou
Département. C'est également via ce menu que les supérieurs approuvent ou non les feuilles de
leurs employés. En cliquant sur une ligne du tableau, la feuille leur est détaillée et ils ont la
possibilité en bas à droite de l'écran de valider ces prestations. Si ces dernières sont refusées pour
quelques raisons que ce soit, ces données seront perdues et la feuille de prestation redeviendra
alors vierge.
Les feuilles de prestations sont étroitement liées à la comptabilité analytique. En effet, Fabien
Pinckaers et Geoff Gardiner nous expliquent au travers de leur ouvrage que les différents projets
sur lesquels sont reportés les prestations correspondent à des comptes analytiques. Les
prestations, quant à elles, sont des écritures analytiques. Les auteurs précisent que « ce sont des
opérations diverses analytiques, qui ne correspondent à aucune pièces comptable dans la
comptabilité générale ». Ils poursuivent en disant que « toutes les opérations de modification et
de création d'une nouvelle ligne de Feuille de temps se répercutent automatiquement sur la ligne
analytique correspondante et ce, inversement ».
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6.4.2. Les écritures analytiques

Afin d'apporter quelques précisions nécessaires à notre compréhension, il est important de définir
le principe de comptabilité analytique. Les écritures analytiques sont destinées à fournir un
référentiel commun à chaque utilisateur, service ou document afin d'intégrer efficacement
l'ensemble des processus internes à l'organisation. Cet outil d'assise décisionnelle est devenu un
véritable outil de gestion de part les informations qu'il centralise. La comptabilité analytique est
donc au cœur de l'entreprise en raison de la centralisation de l'ensemble des activités de
l'organisation en son sein. De plus, elle s'adapte aux particularités de chaque entreprise. En effet,
inversement à la structure du plan de comptes général imposée par la loi, celle du plan de
comptes analytique est construite pour répondre au mieux aux besoins internes. Cette maniabilité
permet donc à ses utilisateurs de se différencier les uns des autres de l'utilisation qu'ils en font.
Par exemple, chaque écriture analytique peut être ou non liée à une écriture générale. En
contrepartie, une écriture générale est liée à une, plusieurs ou aucune écritures analytiques
correspondantes. L'écriture analytique est donc un outil puissant que l'on peut utiliser à sa façon.
Cependant, une utilisation optimale requiert la création de sa propre structure analytique interne
Cette approche n'est donc pas classique mais extrêmement logique. Les prestations des employés
sont synonymes de coûts pour l'entreprise qui se répercutent sur les différentes affaires en cours
ou sur le compte analytique. Cependant, la comptabilité analytique se veut être une fidèle
représentation de la comptabilité générale de l'organisation. Fabien Pinckaers et Geoff Gardiner
nous précisent que si les coûts horaires des employés sont correctement fixés, les écritures de
timesheet sont alors contrebalancées par le paiement du salaire et des charges sociales de fin de
mois. Cependant, l'ensemble des coûts liées à la prestation d'un employé est très variable. Il faut
tenir en compte les heures supplémentaires qu'il a fourni, ses congés et ses arrêts maladie, les
variations éventuelles de son salaire ainsi que ses charges sociales.
Comptabilité analytique et générale permettent l'évaluation précise des coûts horaires par
employé. Le simple écart entre les balances par produit des deux types de comptabilité
divisé par le nombre total d'heures travaillées, peut alors être réappliqué au coût
produit. Les organisations qui utilisent ce procédé corrigent cet écart en fin de mois
sur un compte dont la balance doit tendre vers zéro.
6.4.3. L'intérêt des feuilles de temps

Utilisé à bon escient, les feuilles de temps sensibilisent les dirigeants des entreprises des
variations anormales entre les coûts et le temps alloués à un projet. Si l'ensemble des travailleurs
affectés sur un même projet complètent minutieusement leur feuille de temps, la précision de
l'outil en devient encore plus efficace. Il s'agit d'une fonction analytique de gestion qui tient sa
précision de la bonne utilisation des individus affectés autour d'un même projet.
En effet, si les feuilles de présence sont validées en fin de semaine ou en fin de mois par le chef
de projet, les décideurs peuvent directement agir sur les procédés utilisés afin d'effectuer les
modifications nécessaires à court terme. Sur le long terme, ce type de procédure inculque une
rigueur à vos membres du personnel et les habitue à vous rendre compte de l'état d'avancement
de leur travail.
Enfin, l'utilisation des feuilles de prestation peut aussi avoir cet effet bénéfique de conscientisation
professionnelle pour vos employés. Vous pouvez leur accorder une plus grand liberté dans la façon
dont ils agencent leur travail tant qu'ils complètent leur feuille de prestation. Cet outil peut
également être utilisé dans leurs évaluations. En effet, il s'agit d'un bon indicateur de rendement
mais vous permettra surtout de cibler les améliorations devant être fournies par vos employés et
les formations éventuelles auxquelles ils pourraient participer.
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6.5. Notes de frais

OpenERP offre la possibilité à ses utilisateurs d'encoder leurs notes de frais en temps réel. En
effet, chacun des utilisateurs pour soumettre à sa direction son décompte de frais professionnels.
Via le menu Note des frais, utilisez le bouton Créer afin d'encoder une nouvelle entrée. Cette
fenêtre permettra aux employés auxquels vous en avez autorisé l'accès d'encoder les diverses
notes de frais pour lesquelles l'entreprise doit les dédommager. Diverses lignes peuvent être
ajouter. Afin de finaliser les notes de frais rendues, l'employé doit cliquer sur le bouton Soumettre
au gestionnaire, en bas, sur la droite de son écran. Seuls les utilisateurs ayant des droits d' Officer
ou de Gestionnaire/Manager du module RH auront la possibilité d'approuver les notes de frais des
employés.
Les notes de frais peuvent être soumises à une double validation. Deux supérieurs hiérarchiques
devront alors approuver le montant rendu afin que le remboursement soit complété. Il s'agit donc
d'augmenter le contrôle des notes de frais remises. Une barre d'état affiche également l'état
d'avancement de la procédure en cours.
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6.6. Présences
6.6.1. Pointer l'entrée / Pointer la sortie

Certaines entreprise se doivent de soumettre leurs employés à un contrôle rigoureux des
présences. En effet, les gestionnaires des organisations, dans lesquelles un plus grand nombre de
travailleurs est actif, ne peuvent pas consacrer leur temps à vérifier les allées et venues de
chacun. Afin de faciliter leur tâche, OpenERP leur propose un système de pointage intégré. En
considérant que chaque employé a reçu un accès d'utilisateur, ces derniers peuvent pointer
directement sur le logiciel via le menu Présences > Pointer entrée/sortie. Grâce à ce procédé, le
travailleur n'a qu'à signifier son arrivée en début de journée et son départ lorsqu'il quitte son
poste de travail.
L'employé peut également obtenir un aperçu de ses présences lorsqu'il accède à son compte
OpenERP. En effet, sur la droite de la page d'accueil du module Ressources Humaines, un
graphique illustre le pointage effectué durant la semaine écoulée.
6.6.2. Présence
Le gestionnaire des RH peut alors contrôler la présence effective de chaque employé via le sous-
menu Présences > Présences du module Ressources humaines. Cet écran lui permet de
recherche la feuille de présence d'un employé en particulier ou de l'ensemble des membres d'un
même département. De plus, le contrôle peut se faire à posteriori en sélectionnant la date à
laquelle on souhaite effectuer une vérification.
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Ce menu est intimement lié avec le menu Gestion du temps. En effet, lorsque l'employé encode sa
répartition horaire sur une journée, il enclenche automatiquement son compteur temps.
Néanmoins, la relation n'est pas bilatérale. En effet, les feuilles de prestation sont directement
reliées au système de pointage mais, le système de pointage n'envoie pas d'informations vers les
feuilles de prestation.
6.7. Module Congés

OpenERP a fourni au gestionnaire des RH un outil afin de réguler et de contrôler les congés pris
par ses employés. Grâce au menu Configuration, ces « absences » peuvent se décliner de
plusieurs façons. En effet, lors du paramétrage, vous avez la possibilité de déterminer les
différents motifs de congés pris par vos salariés. Il peut s'agir, par exemple, d'une absence
justifiée (congés légaux, crédit temps ou autre) ou d'une absence non-justifiée.
Cette fonctionnalité peut également tenir compte des arrêts maladies des salariés. Grâce au menu
Ressources Humaines > Congés > Demande de congés, le gestionnaire des RH a une vision
globale des demande formulées par ses employés. Des filtres peuvent également trier cet aperçu
en fonction, notamment, des départements, des types de congé ou encore des approbations et
des refus.
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Chaque utilisateur du logiciel aura la possibilité d'effectuer d'une part des demandes d'attribution
de congés et, d'autre part, de poser des jours effectifs. Cette différenciation est importante. En
effet, l'attribution de congés accordée à un employé lui signifie le nombre de jours qui lui est
octroyé par l'entreprise. Cette demande d'attribution peut être faîte, par exemple, suite à des
heures de travail supplémentaires. La demande de congés, quant à elle, permet à l'employé de
poser ses congés. Grâce aux sous-menus Congés > Demandes de congés à approuver ou
Demandes d'attribution, le gestionnaire a un compte rendu de l'état des demandes d'attribution et
des congés. Bien que leur chemin d'accès soit différent, les deux fenêtres se présentent de façon
similaires.
Dans chacune des deux fenêtres, l'employé doit décrire sa demande (champs Description). Le
Type de congé ainsi que le Nombre de jours demandé seront détaillés. Un processus d'approbation
(ou de double approbation) peut également être mis en place via le menu Configuration. Le champ
Raisons offre la possibilité d'enrichir la description en motivant sa demande. Cliquez sur le bouton
Confirmer pour acter la demande.
Enfin, les employés ainsi que leur gestionnaire des RH dispose d'une vision globale des congés
posés. Via le sous-menu Congés > Résumé des congés, l'ensemble des congés pris sera
centralisé. Des filtres peuvent également trier cet aperçu en fonction, notamment, des
départements, des types de congé ou encore des approbations et des refus.
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6.8. Évaluation
6.8.1. Évaluation
OpenERP permet d'informatiser le processus d'évaluation des employés. Grâce à son accès au
logiciel en tant qu'utilisateur, le salarié peut suivre l'évolution de son évaluation, répondre à des
questionnaires en ligne et faire des demandes d'entretien. Le gestionnaire des RH peut, quant à
lui, produire des systèmes d'évaluation adapté à chaque type de poste et/ou fonction ainsi qu'à
chaque type de contrat. L'ensemble des employés se voit donc offrir une évaluation personnalisée
et interactive.
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Chaque processus d'évaluation peut être créé à partir du sous-menu Évaluation > Évaluation. À
partir de cette fenêtre, le gestionnaire peut affecter chaque employé à un type d'évaluation. Les
évaluations sont paramétrées via le menu Configuration qui vous permet de définir la fréquence
ainsi que la durée. Chaque étape peut être accompagnée d'un questionnaire/sondage élaborée via
le menu Sondage du module Outils.
6.8.2. Demandes d'entretien

La demande peut être ascendante ou descendante. En effet, elle peut être formulée soit par
l'employeur, soit par l'employé. La fenêtre proposée aux deux utilisateurs est similaire.
6.9. Module Paye
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Le menu Paye proposé par OpenERP permet aux gestionnaires de rédiger automatiquement les
fiches de paye des employés. Après avoir enregistré vos employés dans votre base de données via
le menu Ressources humaines et avoir encodé les paramétrages nécessaires via le sous-menu
Configuration > Paye, vous pouvez calculer automatiquement le salaire de vos employés tout en
respectant les allocations et/ou déductions légales ou internes dont vous devez vous acquitter.
Pour ce faire, le logiciel exigera l'encodage de certaines informations bancaires nécessaires au
calcul automatique du salaire et au décompte de celui-ci dans la comptabilité de l'entreprise. Voici
les champs que vous devrez complétés accompagnés d'une explication:
• Numéro de compta bancaire qui exige les informations bancaires de l’employé;
• Compte bancaire de l'employé qui exige le compte de liquidités utilisé pour verser les
salaires;
• Compte salariale qui exige le compte de gestion où le salaire brut est comptabilisé;
• Compte employé qui exige le compte de passif où le salaire net est comptabilisé.
Ces informations sont encodées lors de la créations du partenaire. Le calcul du salaire se fait
également par l'intermédiaire du menu Congé afin de déduire les prestations de l'employé ainsi
que via le sous-menu Ressources humaines > Contrats afin de respecter les accords contractuels
liés à la rémunération.
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Pour créer la fiche de paie d'un employé, utilisez le sous-menu Paye > Fiche de paye de
l'employée. Cette écran vous propose une vue d'ensemble des différentes fiches traitées
actuellement par le logiciel. Pour en générer une nouvelle, cliquez sur le bouton Créer.
En entrant le nom de votre salarié dans le champ Employé, le logiciel va directement retrouver les
informations contractuelles qui lui sont liées ainsi que le relevé de ses prestations pour la période
concernée. À noter que l'automatisation de ces informations ne sera effective que si les données
ont été préalablement encodées dans le sous-menu Contrats et le menu Congés. Libre à vous
d'encoder des informations manuellement via le tableau « Input Data ». En créant une nouvelle
entrée, vous pouvez encoder des données supplémentaires au contrat.
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Via l'onglet intitulé Calcul de salaire, vous pouvez calculer automatiquement le salaire de votre
employé. Il suffit de cliquer sur le bouton Calculer la feuille. Le développement des calculs de la
rémunération s'effectuera automatiquement si les diverses configurations exigées ont été
encodées. L'onglet intitulé Details by Salary Rule Category vous procure le détail des déductions
et allocations effectuées sur le salaire brut.
Le logiciel OpenERP propose également la création de liste de salaire. En effet, vous pouvez créer
des listes d'employés afin que le calcul du salaire se fasse automatiquement et ce en une seule
fois. Pour ce faire, utilisez le sous-menu Paye > Payslips Batches. En cliquant sur le bouton Créer,
vous avez la possibilité d'éditer une liste d'employés qui seront dès lors affectés à la même
séquence de fiche de paie.
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6.10. Module Rapport
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Dans l'optique d'apporter une assise décisionnelle à ses utilisateurs, OpenERP propose un menu
dédié à la production de rapports de tous types. Grâce à ce menu, vous pouvez créer des
graphiques analytiques avec vos propres données. Utilisez le menu Rapports du module
Ressources humaines. Via le sous-menu Tableau de bord, le logiciel vous offre un vue globale
de la GRH. Ces comptes rendus s'adressent à la fois à l'utilisateur isolé mais également au
directeur RH. Ce dernier a accès à l'ensemble des renseignements essentiels à la GRH.
Les autres sous-menu du menu Rapports vous permettent également d'obtenir des analyses
détaillés des divers domaines RH couverts par le logiciel. Ce module couvre notamment l'analyse
du recrutement et de la formation, un aperçu de l'ensemble des notes de frais (Rapports >
Analyse du recrutement/Analyse des notes de frais/Appraisal analysis).
La gestion du temps est un élément important de ce menu. En effet, l'importance d'une vue
globale des différentes activités en cours est essentiel pour l'aide à la décision. Le menu Rapports
sera donc un outil d'appoint très utile et complémentaire au menu Gestion du temps. Enfin,
l'ensemble des différents rapports et graphiques sera imprimable.
Un bilan des diverses évaluations en cours peut être dressé. En fonction de leur état
d'avancement, les employés évalués peuvent être groupés en fonction de leur appréciation, de
leur département, etc.
7. Conclusion
En définitive, OpenERP est un système de gestion d'entreprise qui tire sa force de son
interactivité entre chacun de ses modules. Les fonctionnalités qui ont traits à la GRH sont
également interdépendantes les unes des autres. La cohérence de la démarche en est ainsi
renforcée. En effet, aucun département au sein d'une entreprise ne peut s'organiser au sein de la
structure individuellement et indépendamment des autres services. OpenERP favorise donc les
échanges entre modules et offre des bases de données reprises par différentes fonctionnalités.
Succinctement, les intérêts d'OpenERP concerne donc l'ensemble de l'organisation
entrepreneuriale. Le logiciel permet d'éviter l'encodage de données inutiles. Chaque information
enregistrée dans le logiciel est réutilisée, lorsque cela s'avère nécessaire, par les autres
fonctionnalités. Ensuite, la synchronisation des traitements assure une maintenance rigoureuse.
OpenERP est également un outil utilisé à l'échelle mondiale. Plusieurs devises et plusieurs
langues sont utilisables pour les utilisateurs mais aussi les clients. Enfin, les analyses
décisionnelles peuvent être élaborées sous plusieurs axes. Cette méthode permet d'obtenir une
vision globale de votre méthode de gestion. Le département des RH est donc intégré
harmonieusement dans l'ensemble de cette ERP. Et, en son sein, il favorise l'interactivité entre ses
différentes fonctionnalités.
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Ces dernières s'inscrivent dans un processus de coordination et gestion intégrée. Ce procédé

exige l'encodage précis des différentes données. Après avoir configuré les modules en tant que
tels, l'optimisation du logiciel aux réalités de votre entreprise exige certains paramétrages.
L'encodage de ces données, qui peut s'avérer être long, est néanmoins un passage obligé pour
l'installateur du système afin de ne pas devoir revenir sans cesse sur des inconvénients de
configuration. Une fois cette configuration terminée, l'utilisation d'OpenERP s'avère aisée. En
naviguant à travers les différentes fonctionnalités, l'utilisateur retrouvera vite ses chemins
d'accès. La prise en main du logiciel est donc aisée pour ses utilisateurs.
Ensuite, par son statut de logiciel libre, OpenERP permet à ses utilisateurs d'adapter de façon
continue leur système de gestion. De nouveaux modules apparaissent chaque jour sur l'internet.
Et ils sont améliorés par les nombreux contributeurs d'OpenERP tout au long de leur parcours de
vie sur la toile. Cependant, l'utilisation de ces logiciels n'est pas assistée par des manuels en ligne.
La communauté active sur des forums dédiés à OpenERP pourra vous apporter des solutions.
Malgré tout, les extensions au logiciel nécessite une connaissance un peu plus déductive des
progiciels.
8. Notes et Références
•AUDET,M., HAINES, H. et ST- ONGE, S., Relever les défis de la gestion des ressources humaines,
Edt. Gaëtan Morin, pg 18, Montréal, 1998.
•GARDINER, G. et PINCKAERS, P., OpenERP: Pour une gestion d'entreprise efficace et intégrée,
Paris, Edt. Eyrolles, 2008.
•MORENO, M., Module de base : la gestion des ressources humaines, Janvier 2008.
•OPEN ERP, Portail d'Open Source Business Applications, [en ligne],

http://www.openerp.com, (Consulté le 25/01/2012).
•UBUNTU, Portail de la Communauté Francophone d'Utilisateurs d'Ubuntu, [en ligne],
http://doc.ubuntu-fr.org/openerp, (Consulté le 26/01/2012).
52/60
9. Contribuer au document
Nous pouvons vous faire parvenir le fichier source afin que vous puissiez contribuer à
documentation.
Pour cela, merci d'envoyer un courriel à marketing@gestion-ressources.com avec comme Objet:
Manuel OpenERP – RH
10. Un mot sur Gestion-Ressources

Gestion-Ressources est une société de services en logiciels libres québécoises localisée à
Montréal. L'entreprise fournit des services de consultation, développement, formation et support
technique à sa clientèle. Elle fut également le premier partenaire certifié de Zimbra, OpenERP et
Acquia à Montréal.
Nous contacter :
Gestion-Ressources
7373, rue Lajeunesse, bureau 100
Montréal, (Québec) H2R 2H7
Numéro sans frais: 1-877-288-7448
Courriel: contact@gestion-ressources.com
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11. Licences GFDL
La licence GFDL n'étant pas disponible en français nous l'avons inclues dans ce
document en anglais. Nous mettrons le document à jour en Français dès que la version
francophone aura été approuvée par la FSF. Merci de votre compréhension!
GNU Free Documentation License
Version 1.3, 3 November 2008
Copyright © 2000, 2001, 2002, 2007, 2008 Free Software Foundation, Inc. <http://fsf.org/>
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0. PREAMBLE
The purpose of this License is to make a manual, textbook, or other functional and useful document
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or without modifying it, either commercially or noncommercially. Secondarily, this License preserves
for the author and publisher a way to get credit for their work, while not being considered responsible
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This License is a kind of "copyleft", which means that derivative works of the document must
themselves be free in the same sense. It complements the GNU General Public License, which is a
copyleft license designed for free software.
We have designed this License in order to use it for manuals for free software, because free software
needs free documentation: a free program should come with manuals providing the same freedoms that
the software does. But this License is not limited to software manuals; it can be used for any textual
work, regardless of subject matter or whether it is published as a printed book. We recommend this
License principally for works whose purpose is instruction or reference.
1. APPLICABILITY AND DEFINITIONS
This License applies to any manual or other work, in any medium, that contains a notice placed by the
copyright holder saying it can be distributed under the terms of this License. Such a notice grants a
world-wide, royalty-free license, unlimited in duration, to use that work under the conditions stated
herein. The "Document", below, refers to any such manual or work. Any member of the public is a
licensee, and is addressed as "you". You accept the license if you copy, modify or distribute the work
in a way requiring permission under copyright law.
A "Modified Version" of the Document means any work containing the Document or a portion of it,
either copied verbatim, or with modifications and/or translated into another language.
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A "Secondary Section" is a named appendix or a front-matter section of the Document that deals
exclusively with the relationship of the publishers or authors of the Document to the Document's
overall subject (or to related matters) and contains nothing that could fall directly within that overall
subject. (Thus, if the Document is in part a textbook of mathematics, a Secondary Section may not
explain any mathematics.) The relationship could be a matter of historical connection with the subject
or with related matters, or of legal, commercial, philosophical, ethical or political position regarding
them.
The "Invariant Sections" are certain Secondary Sections whose titles are designated, as being those of
Invariant Sections, in the notice that says that the Document is released under this License. If a section
does not fit the above definition of Secondary then it is not allowed to be designated as Invariant. The
Document may contain zero Invariant Sections. If the Document does not identify any Invariant
Sections then there are none.
The "Cover Texts" are certain short passages of text that are listed, as Front-Cover Texts or Back-
Cover Texts, in the notice that says that the Document is released under this License. A Front-Cover
Text may be at most 5 words, and a Back-Cover Text may be at most 25 words.
A "Transparent" copy of the Document means a machine-readable copy, represented in a format whose
specification is available to the general public, that is suitable for revising the document
straightforwardly with generic text editors or (for images composed of pixels) generic paint programs
or (for drawings) some widely available drawing editor, and that is suitable for input to text formatters
or for automatic translation to a variety of formats suitable for input to text formatters. A copy made in
an otherwise Transparent file format whose markup, or absence of markup, has been arranged to thwart
or discourage subsequent modification by readers is not Transparent. An image format is not
Transparent if used for any substantial amount of text. A copy that is not "Transparent" is called
"Opaque".
Examples of suitable formats for Transparent copies include plain ASCII without markup, Texinfo
input format, LaTeX input format, SGML or XML using a publicly available DTD, and standard-
conforming simple HTML, PostScript or PDF designed for human modification. Examples of
transparent image formats include PNG, XCF and JPG. Opaque formats include proprietary formats
that can be read and edited only by proprietary word processors, SGML or XML for which the DTD
and/or processing tools are not generally available, and the machine-generated HTML, PostScript or
PDF produced by some word processors for output purposes only.
The "Title Page" means, for a printed book, the title page itself, plus such following pages as are
needed to hold, legibly, the material this License requires to appear in the title page. For works in
formats which do not have any title page as such, "Title Page" means the text near the most prominent
appearance of the work's title, preceding the beginning of the body of the text.
The "publisher" means any person or entity that distributes copies of the Document to the public.
A section "Entitled XYZ" means a named subunit of the Document whose title either is precisely XYZ
or contains XYZ in parentheses following text that translates XYZ in another language. (Here XYZ
stands for a specific section name mentioned below, such as "Acknowledgements", "Dedications",
"Endorsements", or "History".) To "Preserve the Title" of such a section when you modify the
Document means that it remains a section "Entitled XYZ" according to this definition.
55/60
The Document may include Warranty Disclaimers next to the notice which states that this License
applies to the Document. These Warranty Disclaimers are considered to be included by reference in
this License, but only as regards disclaiming warranties: any other implication that these Warranty
Disclaimers may have is void and has no effect on the meaning of this License.
2. VERBATIM COPYING
You may copy and distribute the Document in any medium, either commercially or noncommercially,
provided that this License, the copyright notices, and the license notice saying this License applies to
the Document are reproduced in all copies, and that you add no other conditions whatsoever to those of
this License. You may not use technical measures to obstruct or control the reading or further copying
of the copies you make or distribute. However, you may accept compensation in exchange for copies.
If you distribute a large enough number of copies you must also follow the conditions in section 3.
You may also lend copies, under the same conditions stated above, and you may publicly display
copies.
3. COPYING IN QUANTITY
If you publish printed copies (or copies in media that commonly have printed covers) of the Document,
numbering more than 100, and the Document's license notice requires Cover Texts, you must enclose
the copies in covers that carry, clearly and legibly, all these Cover Texts: Front-Cover Texts on the
front cover, and Back-Cover Texts on the back cover. Both covers must also clearly and legibly
identify you as the publisher of these copies. The front cover must present the full title with all words
of the title equally prominent and visible. You may add other material on the covers in addition.
Copying with changes limited to the covers, as long as they preserve the title of the Document and
satisfy these conditions, can be treated as verbatim copying in other respects.
If the required texts for either cover are too voluminous to fit legibly, you should put the first ones
listed (as many as fit reasonably) on the actual cover, and continue the rest onto adjacent pages.
If you publish or distribute Opaque copies of the Document numbering more than 100, you must either
include a machine-readable Transparent copy along with each Opaque copy, or state in or with each
Opaque copy a computer-network location from which the general network-using public has access to
download using public-standard network protocols a complete Transparent copy of the Document, free
of added material. If you use the latter option, you must take reasonably prudent steps, when you begin
distribution of Opaque copies in quantity, to ensure that this Transparent copy will remain thus
accessible at the stated location until at least one year after the last time you distribute an Opaque copy
(directly or through your agents or retailers) of that edition to the public.
It is requested, but not required, that you contact the authors of the Document well before redistributing
any large number of copies, to give them a chance to provide you with an updated version of the
Document.
4. MODIFICATIONS
You may copy and distribute a Modified Version of the Document under the conditions of sections 2
56/60
and 3 above, provided that you release the Modified Version under precisely this License, with the
Modified Version filling the role of the Document, thus licensing distribution and modification of the
Modified Version to whoever possesses a copy of it. In addition, you must do these things in the
Modified Version:
• A. Use in the Title Page (and on the covers, if any) a title distinct from that of the Document,
and from those of previous versions (which should, if there were any, be listed in the History
section of the Document). You may use the same title as a previous version if the original
publisher of that version gives permission.
• B. List on the Title Page, as authors, one or more persons or entities responsible for authorship
of the modifications in the Modified Version, together with at least five of the principal authors
of the Document (all of its principal authors, if it has fewer than five), unless they release you
from this requirement.
• C. State on the Title page the name of the publisher of the Modified Version, as the publisher.
• D. Preserve all the copyright notices of the Document.
• E. Add an appropriate copyright notice for your modifications adjacent to the other copyright
notices.
• F. Include, immediately after the copyright notices, a license notice giving the public permission
to use the Modified Version under the terms of this License, in the form shown in the
Addendum below.
• G. Preserve in that license notice the full lists of Invariant Sections and required Cover Texts
given in the Document's license notice.
• H. Include an unaltered copy of this License.
• I. Preserve the section Entitled "History", Preserve its Title, and add to it an item stating at least
the title, year, new authors, and publisher of the Modified Version as given on the Title Page. If
there is no section Entitled "History" in the Document, create one stating the title, year, authors,
and publisher of the Document as given on its Title Page, then add an item describing the
Modified Version as stated in the previous sentence.
• J. Preserve the network location, if any, given in the Document for public access to a
Transparent copy of the Document, and likewise the network locations given in the Document
for previous versions it was based on. These may be placed in the "History" section. You may
omit a network location for a work that was published at least four years before the Document
itself, or if the original publisher of the version it refers to gives permission.
• K. For any section Entitled "Acknowledgements" or "Dedications", Preserve the Title of the
section, and preserve in the section all the substance and tone of each of the contributor
acknowledgements and/or dedications given therein.
• L. Preserve all the Invariant Sections of the Document, unaltered in their text and in their titles.
Section numbers or the equivalent are not considered part of the section titles.
• M. Delete any section Entitled "Endorsements". Such a section may not be included in the
Modified Version.
• N. Do not retitle any existing section to be Entitled "Endorsements" or to conflict in title with
any Invariant Section.
• O. Preserve any Warranty Disclaimers.
If the Modified Version includes new front-matter sections or appendices that qualify as Secondary
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Sections and contain no material copied from the Document, you may at your option designate some or
all of these sections as invariant. To do this, add their titles to the list of Invariant Sections in the
Modified Version's license notice. These titles must be distinct from any other section titles.
You may add a section Entitled "Endorsements", provided it contains nothing but endorsements of your
Modified Version by various parties—for example, statements of peer review or that the text has been
approved by an organization as the authoritative definition of a standard.
You may add a passage of up to five words as a Front-Cover Text, and a passage of up to 25 words as a
Back-Cover Text, to the end of the list of Cover Texts in the Modified Version. Only one passage of
Front-Cover Text and one of Back-Cover Text may be added by (or through arrangements made by)
any one entity. If the Document already includes a cover text for the same cover, previously added by
you or by arrangement made by the same entity you are acting on behalf of, you may not add another;
but you may replace the old one, on explicit permission from the previous publisher that added the old
one.
The author(s) and publisher(s) of the Document do not by this License give permission to use their
names for publicity for or to assert or imply endorsement of any Modified Version.
5. COMBINING DOCUMENTS
You may combine the Document with other documents released under this License, under the terms
defined in section 4 above for modified versions, provided that you include in the combination all of
the Invariant Sections of all of the original documents, unmodified, and list them all as Invariant
Sections of your combined work in its license notice, and that you preserve all their Warranty
Disclaimers.
The combined work need only contain one copy of this License, and multiple identical Invariant
Sections may be replaced with a single copy. If there are multiple Invariant Sections with the same
name but different contents, make the title of each such section unique by adding at the end of it, in
parentheses, the name of the original author or publisher of that section if known, or else a unique
number. Make the same adjustment to the section titles in the list of Invariant Sections in the license
notice of the combined work.
In the combination, you must combine any sections Entitled "History" in the various original
documents, forming one section Entitled "History"; likewise combine any sections Entitled
"Acknowledgements", and any sections Entitled "Dedications". You must delete all sections Entitled
"Endorsements".
6. COLLECTIONS OF DOCUMENTS
You may make a collection consisting of the Document and other documents released under this
License, and replace the individual copies of this License in the various documents with a single copy
that is included in the collection, provided that you follow the rules of this License for verbatim
copying of each of the documents in all other respects.
You may extract a single document from such a collection, and distribute it individually under this
License, provided you insert a copy of this License into the extracted document, and follow this
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License in all other respects regarding verbatim copying of that document.
7. AGGREGATION WITH INDEPENDENT WORKS
A compilation of the Document or its derivatives with other separate and independent documents or
works, in or on a volume of a storage or distribution medium, is called an "aggregate" if the copyright
resulting from the compilation is not used to limit the legal rights of the compilation's users beyond
what the individual works permit. When the Document is included in an aggregate, this License does
not apply to the other works in the aggregate which are not themselves derivative works of the
Document.
If the Cover Text requirement of section 3 is applicable to these copies of the Document, then if the
Document is less than one half of the entire aggregate, the Document's Cover Texts may be placed on
covers that bracket the Document within the aggregate, or the electronic equivalent of covers if the
Document is in electronic form. Otherwise they must appear on printed covers that bracket the whole
aggregate.
8. TRANSLATION
Translation is considered a kind of modification, so you may distribute translations of the Document
under the terms of section 4. Replacing Invariant Sections with translations requires special permission
from their copyright holders, but you may include translations of some or all Invariant Sections in
addition to the original versions of these Invariant Sections. You may include a translation of this
License, and all the license notices in the Document, and any Warranty Disclaimers, provided that you
also include the original English version of this License and the original versions of those notices and
disclaimers. In case of a disagreement between the translation and the original version of this License
or a notice or disclaimer, the original version will prevail.
If a section in the Document is Entitled "Acknowledgements", "Dedications", or "History", the
requirement (section 4) to Preserve its Title (section 1) will typically require changing the actual title.
9. TERMINATION
You may not copy, modify, sublicense, or distribute the Document except as expressly provided under
this License. Any attempt otherwise to copy, modify, sublicense, or distribute it is void, and will
automatically terminate your rights under this License.
However, if you cease all violation of this License, then your license from a particular copyright holder
is reinstated (a) provisionally, unless and until the copyright holder explicitly and finally terminates
your license, and (b) permanently, if the copyright holder fails to notify you of the violation by some
reasonable means prior to 60 days after the cessation.
Moreover, your license from a particular copyright holder is reinstated permanently if the copyright
holder notifies you of the violation by some reasonable means, this is the first time you have received
notice of violation of this License (for any work) from that copyright holder, and you cure the violation
prior to 30 days after your receipt of the notice.
Termination of your rights under this section does not terminate the licenses of parties who have
59/60
received copies or rights from you under this License. If your rights have been terminated and not
permanently reinstated, receipt of a copy of some or all of the same material does not give you any
rights to use it.
10. FUTURE REVISIONS OF THIS LICENSE
The Free Software Foundation may publish new, revised versions of the GNU Free Documentation
License from time to time. Such new versions will be similar in spirit to the present version, but may
differ in detail to address new problems or concerns. See http://www.gnu.org/copyleft/.
Each version of the License is given a distinguishing version number. If the Document specifies that a
particular numbered version of this License "or any later version" applies to it, you have the option of
following the terms and conditions either of that specified version or of any later version that has been
published (not as a draft) by the Free Software Foundation. If the Document does not specify a version
number of this License, you may choose any version ever published (not as a draft) by the Free
Software Foundation. If the Document specifies that a proxy can decide which future versions of this
License can be used, that proxy's public statement of acceptance of a version permanently authorizes
you to choose that version for the Document.
11. RELICENSING
"Massive Multiauthor Collaboration Site" (or "MMC Site") means any World Wide Web server that
publishes copyrightable works and also provides prominent facilities for anybody to edit those works.
A public wiki that anybody can edit is an example of such a server. A "Massive Multiauthor
Collaboration" (or "MMC") contained in the site means any set of copyrightable works thus published
on the MMC site.
"CC-BY-SA" means the Creative Commons Attribution-Share Alike 3.0 license published by Creative
Commons Corporation, a not-for-profit corporation with a principal place of business in San Francisco,
California, as well as future copyleft versions of that license published by that same organization.
"Incorporate" means to publish or republish a Document, in whole or in part, as part of another
Document.
An MMC is "eligible for relicensing" if it is licensed under this License, and if all works that were first
published under this License somewhere other than this MMC, and subsequently incorporated in whole
or in part into the MMC, (1) had no cover texts or invariant sections, and (2) were thus incorporated
prior to November 1, 2008.
The operator of an MMC Site may republish an MMC contained in the site under CC-BY-SA on the
same site at any time before August 1, 2009, provided the MMC is eligible for relicensing.
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MANUEL POUR LES UTILISATEURS

MODULE RESSOURCES HUMAINES

Manuel v.1.01 | Français

Chers Lecteurs, chères lectrices,

Gestion-Ressources, société de services en logiciels libres basée à Montréal, rédige et publie de

Gestion-Ressources n’est pas responsable de la traduction française d'OpenERP. Plusieurs

• Manuel pour les utilisateurs du module Ventes d'OpenERP

Directeur du Marketing et des Ventes

Extrait de la licence GFDL :

Table des matières

6.7. Module Congés .......................................................................................................................43

1.1 Les fonctionnalités liées à la gestion des ressources humaines -

1.2 Caractéristiques des outils RH proposé par OpenERP V.6.1.

2. Les principales fonctionnalités RH

• Ressources humaines : ce menu permet d'enregistrer les coordonnées et contrats de

• Recrutement : ce menu permet de gérer tout le processus de recrutement, des postes à

• Configuration : ce menu permet de paramétrer les différentes fonctionnalités du module

3. Définitions des principaux termes utilisés

• L'onglet Informations générales vous permet d'encoder les coordonnées de votre

• L'onglet Configuration inclus des informations relatives à la comptabilité générale, aux

• Employee Appraisals (Human Resources hr_evaluation) pour le processus d'évaluation;

• Employee Directory (Human Resources hr) pour la gestion administrative du personnel;

• Employee Contracts (Human Resources hr_contract) pour les informations contractuelles;

• Leaves Management (Human Resources hr_holidays) pour la gestion des congés;

• Payroll (Human Resources hr_payroll) pour la gestion de la paie;

• Recruitment Process (Human Resources hr_recruitment) pour le processus de recrutement;

• Timesheets Validation (Human Resources hr_timesheet_sheet) pour la gestion des feuilles

5. Conseils d'utilisation d'Open ERP

5.1. Code couleur

5.2. L'outil de recherche

5.2.2 Regrouper par

5.3. La fonction d'affichage

6.1. Module Configuration

6.1.1. Ressources Humaines

6.1.1.1.1. Catégories d'employés

• L'onglet Employés vous permet d'affecter des employés à ce poste.

6.1.3 Candidats : Réception des CV

6.1.6. Période d'évaluation

6.2. Module Ressources Humaines

6.2.1.1. Création d'un nouvel employé

• Les numéros sociaux (Sécurité sociale, Passeport, etc.);

6.2.1.2. Accès utilisateur

6.2.1.3. Partenaires et contacts

• Pour l'adresse professionnelle, le nom du partenaire pour un nouveau Contact sera

6.2.1.3.1. Comptabilité liée au partenaire

6.2.2.1. Création d'un nouveau de contrat de travail

La fonction La structure La date de fin La période d'essai Les avantages

6.3. Module Recrutement

6.3.1. Postes à pourvoir

6.3.2.1. Processus de recrutement

Le statut du processus vous permet de définir si la procédure a commencé ou si le candidat est

6.4. Module Gestion du temps

6.4.1. Feuille de temps / Feuille de présences

6.4.2. Les écritures analytiques

6.4.3. L'intérêt des feuilles de temps

6.5. Notes de frais

6.6.1. Pointer l'entrée / Pointer la sortie

6.7. Module Congés

6.8.2. Demandes d'entretien

6.9. Module Paye

• Numéro de compta bancaire qui exige les informations bancaires de l’employé;

6.10. Module Rapport

Ces dernières s'inscrivent dans un processus de coordination et gestion intégrée. Ce procédé