Sunteți pe pagina 1din 12

UNIVERSITATEA „ŞTEFAN CEL MARE” SUCEAVA

FACULTATEA DE DREPT ŞI ȘTIINŢE ADMINISTRATIVE


PROGRAMUL DE STUDII: ADMINISTRAŢIE PUBLICĂ

Arhivistică și documentaristică

-proiect-
Arhivele electronice
Cuprins

1. Noțiuni introductive: arhivistică și documentaristică


2. Arhiva electronicã
3. Realizarea arhivelor electronice de documente
4. Furnizarea serviciilor de arhivare a documentelor in forma electronica
5. Autoritatea de reglementare, supraveghere si administrare a arhivei
electronice
6. Avantajele și dezavantajele arhivei electronice
7. Bibliografie
Noțiuni introductive

Arhivistică și documentaristică:
Arhivistica este disciplina care are drept domeniu de investigaţie izvoarele scrise pe
suporţi friabili (uşor deteriorabili) şi pe baza cărora se efectuează cercetări fundamentale şi
aplicative în vederea stabilirii soluţiilor optime de selecţionare, ordonare, inventariere,
conservare şi valorificare a documentelor.
Informarea documentară (documentaristica) studiază informaţiile, datele cuprinse în
documente, în publicaţii, elaborând apoi mijloace de cercetare eficiente de prelucrare analitică
şi sintetică, de regăsire a datelor şi de transmitere a lor cât mai eficient la beneficiar.

Arhiva electronica

„Arhiva poate conţine fie doar suport informatic (documentele pe suport diferit sunt
convertite în cod informatic), fie o combinaţie de suporturi. Toată «corespondenţa» se poate
face printr-o reţea, inclusiv transferul documentelor la arhivă. Arhiva însăşi îşi schimbă
aspectul din rafturile prăfuite pline de dosare, se transformă într-un serviciu modern cu
servere şi sisteme de gestionare computerizată a datelor. Se câştigă timp, se înlătură
birocraticele procese-verbale şi mai ales sistemul de evidenţă şi regăsire poate fi realizat mai
eficient şi mai rapid. Astfel, inventarele pot fi realizate prin sortarea, în cadrul bazei de date,
ce înlocuieşte registrul de intrare-iesire a tuturor documentelor ce au acelaşi indicativ
( conform nomenclatorului) sau acelaşi cuvânt-cheie. Practic, clasicul «rezumat» al
conţinutului unităţii arhivistice se constituie firesc prin alăturarea rezumatelor f'iecărui
document în parte – rezultând, deci, un rezumat foarte generos, care permite identificarea cu
precizie a conţinutului. În egală măsură, prezenţa cuvintelor-cheie permite constituirea unor
indici care oferă posibilitatea regăsirii rapide a informaţiei cerute. Acest lucru se poate realiza
atât în cazul în care doar evidenţa documentelor este computerizată, existând arhivă pe diverşi
suporţi, cât şi în cazul informatizării totale”.
Extinderea pe scară largă a informaticii în arhive va determina cu siguranţă şi adaptarea
legislaţiei arhivistice la realităţile concrete. În acest sens trebuie văzut dacă nu s-ar putea
renunţa la unele instrumente de evidenţă, cum ar fi, spre exemplu, nomenclatorul arhivistic,
care ar putea fi înlocuit cu cuvinte-cheie (cuprinse într-un clasif'icator).

,,Cât despre gruparea documentelor în unităţi arhivistice în condiţiile în care suportul


tradiţional - hârtia - se păstrează ca material de arhivă, iar calculatorul poate identifica
operativ documentele dorite, se pune problema dacă n-ar fi mai simplu şi mai practic să
păstrăm documentele în ordinea numerelor de înregistrare. În acest fel, atunci când avem
nevoie de un document apelăm direct la el, fără să uzăm şi celelalte documente aflate în dosar.
Acest procedeu poate oferi unele avantaje, dar având în vedere că documentele trebuie
cercetate în contextul în care au fost create, considerăm că dosarul trebuie să rămână,
deocamdată, unitatea arhivistică de bază”.
,,Introducerea arhivelor pe suport informatic solicită satisfacerea măcar a acestor exigenţe;
trebuie să ofere aceleaşi avantaje pe care le oferă suporţii clasici şi pentru a-i putea înlocui, să
aducă ceva în plus în vederea creşterii eficienţei. Odată creat un document pe calculator -
înţelegând aici prin document cea mai mică unitate, indivizibilă, care conţine informaţii –
acesta, pentru a avea valoare juridică trebuie să fie individualizat, validat, să poată evidenţia
eventualele intervenţii ulterioare neautorizate, pe text. Programele «obişnuite» creează
documente care pot fi oricând modificate. Ele nu au semne de validare care să autentifice
documentul şi care să-i sublinieze individualitatea. În acelaşi sens, diferenţa dintre original şi
copie este minimă. De aici rezultă posibilităţi extrem de mari de falsificare. După opinia
noastră, acesta este unul din motivele principale pentru care – cel puţin în România -
documentului informatic nu i se acceptă deocamdată valoarea juridică probatorie. Acestor
probleme li se adaugă acele rezultate din interconectările la reţelele informatice care aduc
problemele accesului neautorizat, fie în vederea falsificării informaţiei fie în vederea
sustragerii acesteia şi distrugerii”.

Realizarea arhivelor electronice de documente

Viitorul arhivarii electronice in Romania, si nu numai, este unul promitator. Din acest
motiv, companiile care au trecut la stocarea documentelor in format electronic, le pastreaza şi
in format fizic, operand, practic, cu două arhive, cea electronica pentru lucrul intern, si cea pe
hartie pentru a avea acoperirea juridică impusă de lege.
Arhiva electronica, conform Legii nr.135 din 15 mai 2007 privind arhivarea documentelor
in forma electronica, se defineste ca fiind sistemul electronic de arhivare, impreuna cu
totalitatea documentelor in forma electronica arhivate .
Avantajele si dezavantajele managementului de tip electronic al documentelor;
A lucra fara hartii – este, practic, posibil acest lucru?
Sunt dulapurile noastre de la birou arhipline cu acte? Facem teancuri de hartie pe biroul
nostru? Arhiva noastra este de mult epuizată? atunci, cu siguranţă că visam tot mai des la ’’un
birou fara hartii’’.
Biroul fara hartii: posibil din punct de vedere tehnic
Din punct de vedere tehnic, acest lucru ar fi astăzi posibil:
 Se intocmesc oricum deja toate informaţiile pe calculator.
 Se transmit documentele intocmite de noi pe calculator.
 Se transmit documentele de noi insine prin E-Mail sau faxul de calculator.
 Se inmagazineaza documentele in memoria calculatorului nostru.
Acum ar mai trebui doar să introducem in sistem documentele care ajung la noi pe suport de
hartie:
 Cu un scanner am putea cuprinde documentele şi le-am putea face potrivite pentru EDV
 Ar trebui să denumiţi documentele scanate si sa le trecem pe o dischetă – pentru aceasta ar
fi nevoie de un software potrivit şi fie suficientă capacitatea pe suportul magnetic de
inmagazinare (memorie, benzi), fie un CD-W-writer prin care sa se inregistreze sau sa
asculte purtatorii optici de date.
 Apoi, am putea regasi documentele dupa denumirile date, indice sau incepand o cautare pe
text.
Presupunand că nu vom lasa niciodată nimic neimplementat pe calculator si vom distruge
imediat toate documentele pe suport de hartie scanate, atunci vom avea un birou fara hartii pe
el.
Managementul electronic al documentelor realizeaza premisele pentru intocmirea,
administrarea, transmiterea, depozitarea si arhivarea fara hartii precum si pentru cautarea şi
regasirea de documente. Dupa funcţia de baza a unui sistem de management al documentelor,
poate fi vorba despre una din următoarele sisteme:
1. pentru depozitare pe termen lung
Sistemul electronic de arhivare
Aceste sisteme sunt aplicate in special pentru depozitarea pe termen lung a actelor
obisnuite şi formularelor, care sunt stranse, dipitalizate, denumite şi inmagazinate
electronic.
2. pentru căutare complexă
Sistemul de Retrieval/căutare
Daca trebuie sa se revină asupra conţinutului unor informatii si documente care sunt
inmagazinate in banci de date şi arhive, deci este vorba despre functii complexe de cautare,
selectie şi studiere, atunci se utilizează sisteme de Retrieval.
De exemplu, cu ajutorul unei arhive electronice de materiale de presa cu funcţie de Retrieval,
se poate răspunde foarte repede la întrebarea: ’’Ce s-a putut citi în presa germana, în ultimele
6 saptamani, despre noul nostru produs?’’.
3. pentru documentele care parcurg mai multe etape de prelucrare
Sistemul de Workflon
Aici este vorba despre sisteme pentru susţinerea unui procedeu (proces). Documentele
sunt transmise mai departe, electronic, intr-un proces definit. Deci, dacă referentul de
specialitate A şi-a format treaba pe care o avea de facut in ce priveşte un document – de
exemplu un contract de asigurare – sistemul recunoaşte acest lucru şi transmite automat
respectivul document mai departe referentului de specialitate B, care are de facut (rezolvat)
treburile care tin de el.
Linia dezvoltarii indică sensul integrarii tuturor funcţiilor într-un sistem. Dar astazi, in
practica, nici pe de parte incă sistemele nu prezintă toate funcţiile.
Spaţiu necesar mai mic
De necontestat – 8 avantaje ale arhivării electronice, faţă de arhivarea documentelor pe suport
de hârtie
1. Reducerea necesarului de spaţiu cu cel puţin 90%.
2. Prelucrare mai rapidă
Gasirea si prelucrarea documentelor in cateva secunde, prin aceasta reducem:
- timpul pentru luarea deciziilor
- timpul de prelucrare pentru procedee şi proiecte
- timpul de pana acum, necesar pentru cautarea hartiillor.
Costurile de personal pentru cautare, accesare şi administrare pot fi de asemenea
micşorate.
3. Acces mai rapid la informaţii
In sfera informatiilor nu mai există franturi din punct de vedere al locului unde ele se
gasesc – deci, nu mai trebuie sa ne gandim dacă o informaţie pe care o cautam se gaseşte
pe suport de hartie sau pe calculator.
4. Informatiile sunt accesibile în acelaşi timp
A scapa de copierea şi transportul fizic al actelor.
5. Orice informatie este pentru orice colaborator (angajat) autorizat al firmei accesibilă.
Asadar, documentele pot fi prelucrate, in paralel, de diferiti colaboratori (angajati)
6. Documentele stau la dispozitia tuturor utilizatorilor autorizati fara limitare de timp –
indiferent de ’’orele de deschidere (accesare)’’.
Usor de intocmit: dublitele (exemplar dublu, în dublu exemplar)
7. Pot fi inlocuite usor dublite pentru depozitare externa de siguranta sau pentru utilizare
externa -
de exemplu pe santiere.
Suporturile optice de date nu sunt sensibile
8. Suporturile optice de date nu sunt: sensibile la umiditatea aerului sau variatiile de
temperatura
si, potrivit producatorilor, dovedesc o durabilitate de cativa zeci de ani.
Cum arată (care este) reversul medaliei?
Inainte de a incepe sa cumparam scanner, CD-Writer sau Software, ar trebui sa ne gandim
la cateva lucruri de bază. Aceasta, deoarece ceea ce teoretic – sau în reclama producatorului –
pare adesea simplu, la transpunerea in practica apar probleme neprevazute.
In pofida tuturor avantajelor aratate, in multe birouri nu ar avea sens, sau ar fi chiar
imposibil, sa nu fie chiar nici un document pastrat pe suport de hartie.
Exemplu: acces mai puţin rapid la acte Ne imaginam ca, in calitate de sef al unui departament
al firmei (intreprinderii), ar trebui urgent sa mergem la un client, deoarece a aparut acolo o
problema si dorim sa luam toate actele care au legatura cu acest caz. Rugam acum pe
secretara sa ne tipareasca totul? In cazul unor situaţii (probleme) mai complexe, acest lucru
ne-ar lua destul de mult timp. Sau, spunem să ne copieze pe Laptop toate actele? Şi acest
lucru ar necesita timp, pe care, probabil, nici nu il avem acum.
Mai aproape de realitate: un birou mai sarac în hartii.
De aceea, de multe ori, biroul lipsit complet de hartii reprezinta, clar, într-o ofensiva. deci,
este vorba despre gasirea unei combinatii eficiente între documente pe suport de hartie şi
documente pastrate electronic, unde faptul că respectivele acte se gasesc in locuri diferite nu
are consecinte semnificative.
Ce ar trebui avut in atentie?
Inainte de a ne decide pentru arhivare electronica, ar trebui sa ne asiguram ca:
 aceasta este rentabila,
 siguranta datelor – si pentru timp indelungat – este asigurata,
 cerintele legate sunt indeplinite.
Factori si criterii ce privesc costurile.Ce costuri se ivesc? Rentabilitatea arhivarii
electronice se vede abia atunci cand comparam utilitatea – asteptata si calculata – cu costurile.
Costuri unice.
Costuri unice sunt pentru:
 Hardware
 Software
 Planificarea şi derularea proiectului (personal intern si extern)
 Instruire
Costuri permanente.
Costuri permanente sunt pentru:
 Personal
 Intretinere şi prestari servicii
 Intreprindere (firma)(suporturi de date, material, spatii, asigurari)

Furnizarea serviciilor de arhivare a documentelor in


forma electronica

Orice persoana fizica sau juridică are dreptul de a depune spre pastrare documente in
forma electronica in cadrul unei arhive electronice, in conditiile Legii nr. 135/15 mai
2007.Furnizarea serviciilor de arhivare electronica nu este supusa niciunei autorizari
prealabile şi se desfasoara in concordanta cu principiile concurentei libere şi loiale, cu
respectarea actelor normative in vigoare.
Administratorul arhivei electronice are obligatia de a comunica autoritatii de reglementare
si supraveghere specializate in domeniu toate informatiile referitoare la procedurile de
securitate si de conservare utilizate, precum si orice alte informatii cerute de catre autoritatea
de reglementare si supraveghere specializata in domeniu.
Primirea unui document in forma electronica in arhiva electronica este conditionata de
indeplinirea urmatoarelor cerinte:
a) semnarea documentelor in forma electronica, cu semnarea electronica extinsa a
titularului dreptului de dispozitie asupra documentului, in care se atesta si faptul ca
documentul respectiv are valoare de original sau copie, conform hotararii titularului dreptului
de dispozitie asupra documentului. Documentul in forma electronica, astfel identificat, este
arhivat in locatia stabilita de administratorul arhivei electronice;
b) valabilitatea semnaturii electronice a titularului dreptului de dispozitie asupra
documentului;
c) depunerea cheii de criptare si decriptare pentru documentele criptate care cad sub
incidenta legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare;
d) transmiterea informatiilor:
- proprietarul documentului in forma electronica;
- emitentul documentului in forma electronica;
- titularul dreptului de dispozitie asupra documentului;
- istoricul documentului in forma electronica;
- tipul documentului in forma electronica;
- nivelul de clasificare a documentului in forma electronica;
- formatul digital in care este arhivat documentul in forma electronica;
- cuvintele- cheie necesare identificarii documentului in forma electronica;
- elementele de localizare a suportului fizic;
- identificatorul unic al documentului in forma electronica, in cadrul arhivei electronice;
- data emiterii documentului;
- data arhivarii;
- termenul de pastrare a documentului.
Administratorul arhivei electronice este obligat sa inregistreze si sa tina evidenta tuturor
documentelor in forma electronica, intrate in arhiva electronica in cadrul unui registru in
forme electronic si sa dispuna de resurse financiare pentru acoperirea prejudiciilor pe care le-
ar putea cauza cu prilejul desfasurarii activitatilor de arhivare electronica.
Accesul la registrul arhivei electronice este public numai pentru documentele pentru care
titularul dreptului de dispozitie asupra documentului a stabilit un regim de acces public.
Administratorul arhivei electronice mai are obligatia sa asigure intretinerea si sa puna la
dispozitie programe informatice, care sa permita translatarea oricarui document in forma
electronica, arhivat din formatul in care a fost generat intr-un format care sa permita
vizualizarea, reproducerea si stocarea documentului respectiv la nivelul tehnologiilor in uz
curent.
Din obligatiile pe care le mai are administratorul arhivei electronice amintim:
- intretinerea arhivei electronice;
- crearea unei arhive electronice de siguranta, care sa cuprinda toate documentele in
forma electronica arhivate si care se actualizeaza permanent off-line;
- utilizarea unui sistem de securitate omologat, care sa garanteze integritatea,
securitatea si, unde este cazul, confidentialitatea documentelor in forma electronica
arhivate;
- asigurarea distrugerii documentelor a caror perioada de arhivare a expirat, etc.
Arhivele electronie sunt depozitate in centre de date supuse autorizarii prealabile, cu
respectarea normelor privind asigurarea: integritatii si securitatii documentelor in forma
electronica, securitatii si integritatii spatiului ocupat de echipamentele care gazduiesc arhivele
electronice.

Autoritatea de reglementare, supraveghere si


administrare a arhivei electronice

Autoritatea de reglementare si supraveghere specializata in domeniul arhivarii electronice


este ANC care gestioneaza Registrul administratorilor de arhive electronice si este actualizat
permanent
ANC face publice, spre consultare, urmatoarele date din registru:
- tipul administratorului de arhive electronice, denumit in continuare administrator -
persoana fizica sau juridica;
- numele si prenumele sau denumirea administratorului, dupa caz;
- data la care si-a inceput activitatea;
- descrierea politicii administratorului privind arhivarea electronica;
- domiciliul sau sediul - tara, oras, judet/sector, strada, numar, bloc, scara, etaj,
apartament, cod postal, telefon, fax, e-mail, pagina de internet;
- cetatenia, pentru persoana fizica, sau nationalitatea, pentru persoana juridica;
- situatia activitatii administratorului: operationala, suspendata, incetata, in curs de
transferare.
ANC are dreptul de a efectua controale asupra administratorului, din oficiu sau la
solicitarea oricarei persoane interesate, motivata corespunzator. Controalele din oficiu vor fi
realizate periodic, la intervale care nu pot depasi un an.
In vederea exercitarii atributiilor de control, personalul imputernicit in acest scop este
autorizat, in limitele legii:
a) sa verifice conformitatea dintre informatiile declarate in cursul procesului de
acreditare si realitate;
b) sa solicite orice document sau informatie necesara in vederea verificarii respectarii
obligatiilor ce incumba administratorului;
c) sa verifice punerea in aplicare a oricaror proceduri utilizate de catre administratorul
supus controlului.
Arhivarea electronica a documentelor este guvernata de aceleasi reguli ca si in cazul
documentelor pe suport de hartie si se supune prevederilor legislatiei arhivistice in vigoare, cu
urmatoarele precizari:
a) inregistrarea documentelor in forma electronica de catre sistemul electronic de
arhivare atesta existenta oficiala a documentelor respective. Numarul de inregistrare identifica
in mod unic documentul in cadrul sistemului. Odata inregistrat, documentul nu mai poate
suferi niciun fel de modificari de continut. Concomitent cu inregistrarea se completeaza fisa
electronica a documentului, in conditiile art. 8 alin. (2) si (3) din Legea nr. 135/2007;
b) in cazul in care documentele sunt transferate din sistem, respectiv migrate de pe
suportul initial, evidenta documentelor pe noile suporturi va include evidenta suporturilor
externe si evidenta continutului documentelor cuprinse. Pe un suport extern vor fi grupate
documentele cu acelasi termen de pastrare;
c) sistemul de administrare a documentelor electronice trebuie sa genereze automat o
evidenta de auditare, in care sunt inregistrate, fara posibilitatea de a fi modificate, toate
deciziile si actiunile care se produc asupra unui document din momentul inregistrarii si pana
la distrugerea sau transferul acestuia catre Arhivele Nationale;
d) documentele si dosarele arhivate in forma electronica vor fi cuprinse in
nomenclatorul arhivistic al organizatiei, precizandu-se la rubrica Observatii "in forma
electronica".
Administratorii care ofera servicii de arhivare electronica pentru terti au obligatia de a face
publice, prin intermediul paginii proprii de internet, cel putin urmatoarele informatii:
a) datele de contact ale administratorului;
b) descrierea generala a politicilor, procedurilor si tehnologiilor utilizate in activitatea
de arhivare electronica;
c) limitari ale dreptului de acces la documentele arhivate;
d) obligatiile beneficiarilor;
e) disponibilitatea serviciilor.
Drepturile si obligatiile beneficiarilor
Orice persoana fizica sau juridica poate beneficia de servicii de arhivare electronica a
documentelor.
Pentru depunerea unui document in arhiva electronica, beneficiarul trebuie sa
indeplineasca atat conditiile stabilite de prevederile art. 7 din Legea nr. 135/2007, cat si
urmatoarele conditii:
a) sa posede un certificat digital calificat pentru semnatura electronica;
b) certificatul digital calificat sa fie valabil;
c) sa comunice administratorului informatiile necesare verificarii valabilitatii
certificatului folosit pentru semnarea electronica a documentelor stocate in arhiva electronica.
Beneficiarul are urmatoarele drepturi:
a) stabilirea regimului de acces la documentul arhivat, precum si modificarea acestuia,
in conditiile art. 14 din Legea nr. 135/2007;
b) atestarea valorii de original sau copie a documentului arhivat;
c) accesul on-line la registrul in forma electronica al arhivei electronice;
d) accesul on-line la fisa electronica atasata in mod obligatoriu fiecarui document intrat
in arhiva electronica, conform regimului de acces stabilit;
e) accesul la programele utilizate de administrator in cadrul activitatii de arhivare,
necesare pentru accesul la documentele personale care au fost arhivate.
Accesul on-line la documentele arhivate care nu au regim de acces public si la fisele
electronice ale acestora se considera asigurat atunci cand persoanele care au drept de acces la
documente si la fisele electronice ale acestora le pot consulta printr-o retea care nu este
conectata la internet. Este necesar acordul scris al beneficiarului in ceea ce priveste utilizarea
respectivei retele.

Avantajele și dezavantajele arhivei electronice

Avantaje incontestabile
Beneficiile adoptării unei soluţii de arhivare electronică (integrată firesc într-un sistem de
Document Management) sunt evidente pentru companiile cu un volum mare de documente,
care pot elimina arhivarea pe hârtie şi costurile de imprimare şi stocare. Dar câştigurile nu se
rezumă doar la atât – o soluţie de DM poate oferi economii de timp şi câştiguri pe plan
operaţional foarte importante, care pot reprezenta un avantaj competitiv important, iar pentru
unităţile administrative ar asigura, în plus, transparenţa actului decizional atât de des invocată
în cruciada împotriva birocraţiei.
Un alt aspect foarte important este acela că, în conformitate cu Legea nr. 135 din 15 mai
2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică, documentele arhivate în condiţiile
legii şi folosind semnătura electronică au aceeaşi valoare juridică cu cele păstrate în format
hârtie.
S-ar părea deci că se întrunesc toate premisele ca sfârşitul epocii dosarelor cu formulare
alambicate, ştampilelor, a cozilor la ghişee şi goanei după semnături să înceapă să devină
vizibil. Eliminarea depozitelor de acte, în creştere constantă odată cu dezvoltarea business-
ului oricărei companii, ar fi devenit astfel o perspectivă perfect posibilă, controlul şi auditul
putând fi realizate electronic, într-un timp mult mai scurt şi fără a mai bloca personal
suplimentar. Unde mai pui că riscul pierderii unui document, al alterării lui se reduce
considerabil, proporţional cu factorul de stres al celor răspunzători de soarta documentelor.
Avantaje parţiale
Pentru a ajunge la acest stadiu însă, o companie are de trecut prin probele impuse de
ANRCTI, care nu-s deloc uşoare. Cum ar fi: acreditarea administratorului arhivei electronice
de către ANRCTI; obţinerea de certificate digitale calificate pentru semnături electronice
pentru persoanele care au dreptul să depună un document în arhiva electronică, apelarea, dacă
este nevoie, la serviciile unui furnizor de marcă temporală, identificarea unui centru de date în
care să depoziteze arhivă electronică autorizat de ANRCTI.
Prin urmare, realizarea unei arhive electronice „legale“ devine delicată, dacă nu
problematică pe alocuri. Nicigând a se mai vorbi de presiunea pe care legislativul ar putea-o
exercita asupra companiilor interesate în special de avantajul juridic al arhivării electronice.
În plus, în condiţiile în care normele de aplicare a Legii arhivării electronice nu sunt
definitivate, nici normele metodologice de autorizare a centrelor de date în care se
depozitează arhivele electronice, companiile care au deja o arhivă electronică şi au
implementat un sistem de Document Management sunt nevoite să menţină şi o arhivă fizică a
documentelor pentru acoperirea cerinţelor legale. Se pierd astfel exact avantajele invocate în
textul legii, respectiv cel al reducerii costurilor de stocare şi costurilor de imprimare. Iar
arhiva electronică deja existentă devine un instrument de lucru intern, fără relevanţă în
exterior.
Este adevărat, într-o atare situaţie, se menţin toate avantajele induse de utilizarea unui
sistem de Document Management, dar nu se poate renunţa la arhiva pe hârtie.
Deşi dubla arhivare este mai costisitoare, analistii, susţin că se obţin totuşi economii:
„Majoritatea companiilor de pe piaţă care implementează un sistem de arhivare electronică
menţin în paralel şi o arhivă fizică pentru acoperirea cerinţelor legale. Însă arhiva fizică în
aceste condiţii poate fi depozitată în altă locaţie decât locaţia principală, o locaţie ce
presupune costuri mai mici. Prin urmare se menţine avantajul reducerii costurilor de stocare.“
Motive pentru dubla arhivă sunt deci:, neîncredrea în calitatea serviciilor de arhivare
electronică, constrângerile legale etc.

Dintre dezavantaje, regăsim următoarele:


 Necesitatea cunoștințelor de operare ale computerului și a aparaturii necesare;

 Necesitatea instalării unor sisteme de securitate virtuala, pentru ca documentele să fie


în deplină siguranță.

Obligațiile care revin acestui tip de arhivare fac referire la disponibilitatea documentelor.
Acestea trebuie să poată fi puse la dispoziția solicitantului în cel mai scurt timp.
Bibliografie

1. Berciu–Drăghicescu, A., Arhivistică, Ed. Univ. Bucureşti, 1997


2. Bogdan Florin Popovici, Arhivele si calculatorul, Bucuresti 1999
3. Decizie nr. 1130/2008 privind normele tehnice si metodologice pentru aplicarea Legii
nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica ;
4. Legea nr. 135 din 15 mai 2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică