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INVENTARIOS / ALMACENES

El Módulo sirve de apoyo a la alta gerencia para la toma de decisiones concernientes al


manejo de los productos de consumo, devolutivos y comerciales de la entidad, además de
llevar un detallado control de cantidades y costos de los diferentes productos usados por
la empresa.
El módulo de inventarios provee diferentes herramientas para el manejo y control de los
inventarios de una organización, entre ellos: el kardex que presenta la información
actualizada al minuto y con la posibilidad de consultarla por rangos de fechas.
Posee reportes de movimientos, cantidades y costos, facilita el proceso de toma física de
inventario, realiza el proceso de ajuste por inflación automático, y simplifica los ajustes de
inventarios sin descuidar la seguridad requerida para este importante proceso.
HOSVITAL permite la parametrización de diversos tipos de transacciones del módulo de
Inventarios y las registra en la contabilidad automáticamente.
El módulo de Inventarios permite realizar el desglose de movimientos en los distintos
centros de utilidad que estén definidos en el sistema.
Es muy importante reseñar que el programa permite realizar diferentes tipos de entradas
de almacén para abarcar todas las posibilidades en el ingreso de mercancías, a saber:

 Entradas con orden de compra


 Entradas sin orden de compra
 Entradas de mercancía en consignación
 Concepto de manejo de CUMS

Y adicionalmente, desde el módulo de Farmacia, en la sección Asistencial del programa


tiene una utilidad para el registro en inventarios de la mercancía por remisión (material de
osteosíntesis o algunos tipos de injertos)
El módulo permite entre otras cosas:
 Definición de artículos “físicos” para cada bodega de la empresa,
manejando sus costos y cantidades. Los movimientos realizados en las
bodegas están delimitados por una clasificación de perfiles de bodegas,
usuarios autorizados y transacciones para cada perfil.
 Manejo simultáneo de múltiples bodegas de almacenamiento.
 Tiene una estructura de sectores o ubicaciones físicas dentro de cada
bodega de almacenamiento.
 Clasificación de los artículos por tipo de producto
 Clasificación de los artículos por grupos de productos.
 Clasificación de los artículos por familias (categorización contable).
 Definición de atributos de acuerdo a la parametrización que requiera la
organización para cada uno de los productos que hacen parte del
inventario.
 Definición de unidades de medida y conversión entre medidas que
permiten el manejo de unidades de venta distintas a las unidades de
compra.
 Asociación de múltiples gravámenes a los artículos.
 Asociación de múltiples descuentos a los artículos para la facturación de
productos.
 Posibilidad de manejar lotes de producción con sus respectivas fechas
de vencimiento para los productos que lo requieran.
 Posibilidad de manejar productos con números de serie para su control
individual.
 Permite la creación de múltiples transacciones de movimiento del
inventario como son: entradas por compras, salidas por ventas,
entradas por ajustes, salidas por ajustes, salidas por requisición, etc.
 Definición automática, captura y consulta de tomas físicas del inventario
para una bodega.
 Ajustes por inflación.
 Ajustes a periodos anteriores.
 Posibilidad de definir varias bodegas de almacenamiento y la
distribución física dentro de ellas.
 Definición de las distintas marcas que puede tener un artículo. Las
marcas pueden usarse para el manejo de artículos ítemizados (control
individual) o como una característica más del artículo.
 Definición de las distintas unidades de medida.
 Definición de los diferentes factores de conversión entre las distintas
unidades de medida. Esta conversión se usa para calcular las diferencias
que existan en medidas manejadas dentro de la institución y aquellas
que usan los proveedores.
 Definición de los componentes obligatorios, estándar y opcionales, que
puede tener un producto. Estos componentes ayudan a tener una
descripción desglosada de los artículos, son muy útiles en el registro de
automóviles, computadoras o máquinas.
 Kardex de artículos para las distintas bodegas. El kardex se actualiza
inmediatamente con cada transacción que se realice en el sistema.
 Definición por el usuario de transacciones:
• Entradas varias
• Salidas varias
• Entradas por órdenes de compra (módulo de compras)
• Salidas por devoluciones de compras (módulo de compras)
• Traslados entre bodegas
• Ajustes en cantidades
• Posibilidad de registrar centros de utilidad a las transacciones.
• Mantenimiento en línea de existencias y costos.
• Cálculo y generación automática del ajuste por inflación de acuerdo con
el PAAG.
• Impresión de los documentos generados.
• Posibilidad de hacer inventario físico parcial o total.
• Registro del conteo físico.
• Reporte de diferencias en el inventario físico.
• Generación de las transacciones de ajustes sobre las diferencias entre el
conteo físico y el inventario registrado.
• Envío en línea de comprobantes hacia la contabilidad.

CONSULTAS E INFORMES
• Boletín Diario
• Inventario por niveles
• Movimiento mensual
• Saldos por producto
• Tarjeta de Kardex
• Auxiliares por producto
• Auxiliares por bodega
• Auxiliares por grupo y subgrupo
• Saldos de Almacén
• Existencias por producto
• Compras por producto
• Compras por centro de costo
• Compras por producto valorizado
• Consumos por producto
• Consumos por Centro de Costo
• Informes de Ley como el SISMED
• Listado de traslados
 

COMPRAS

El Módulo de Compras sirve para el control y seguimiento de los distintos procesos de


compras dentro de la empresa, como son: solicitudes internas o requisiciones de compras,
cotizaciones de proveedores, registro de proveedores, generación de órdenes de compra,
definición de los diferentes despachos de una orden y la recepción de la mercancía en las
distintas bodegas.
La aplicación está totalmente integrada con los módulos de Presupuesto, Inventarios, Tesorería, y
Activos fijos.

Las solicitudes de compra o requisiciones pueden definirse desde cualquier terminal de la


aplicación y ser realizadas por cualquier usuario del sistema.
El sistema posee un robusto Módulo de Seguridad que garantiza que los usuarios
autorizados puedan consultar, aprobar o diligenciar sus solicitudes sin afectar las hechas
por los otros usuarios del aplicativo.
Permite el registro de proveedores detallando todas sus características y, en especial,
definiendo los suministros y artículos de inventario que este le provee a la organización.
También es posible guardar las ofertas hechas por un proveedor con respecto a los
suministros o artículos que proporciona con el fin de generar cotizaciones de forma
automática.
La recepción de mercancía se realiza en las bodegas definidas en la orden de compra. Esta
es contabilizada usando el documento asociado a la recepción (remisión, orden de
entrega, factura, etc.) y una vez que el proveedor entrega la factura correspondiente se
procede a causar la cuenta por pagar desde este mismo módulo para luego realizar el
pago desde el Módulo de Tesorería.

 Solicitud de los suministros a las bodegas de despacho o compras.


 Definición de los distintos usuarios que pueden generar cotizaciones, requisiciones
y órdenes de compra de la organización.
 Creación de solicitudes de compra para artículos de inventario, activos fijos,
suministros o servicios.
 Cotización de productos a los distintos proveedores.
 Evaluación de las distintas cotizaciones comparando las opciones que brindan los
distintos proveedores.
 Generación de órdenes de compra basadas en requisiciones, inventarios o
directamente en el módulo de compras.
 Definición de distintas entregas para una orden de compra.
 Recepción en las distintas bodegas de la mercancía pedida en una orden de
compra.
 Creación del movimiento en el módulo de inventarios al momento de registrar la
recepción de mercancía.

CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN
 Los criterios de adjudicación pueden definirse asignándole a cada opción las que desee
crear para un proceso de compra específico.
 Definición de los distintos compradores de la empresa, para poder mantener una
bitácora de cuáles han sido las compras realizadas por cada uno de ellos.
 Definición de categorías de órdenes con el fin de organizar las solicitudes a criterio de
cada institución.
 Comparativos acordes con criterios de calificación definidos por el usuario.

SOLICITUDES
 Creación de las solicitudes de compra de los distintos departamentos o centros de
costo de la empresa. Cada usuario del sistema puede crear sus propias solicitudes de
compra, sin embargo, estas tiene que ser aprobadas por un usuario que tenga la
autorización requerida. Una vez aprobada, el encargado de compras puede tramitar la
solicitud ya sea despachando lo requerido, mandando a cotizar o creando una orden
de compra.
 Consulta y aprobación de las solicitudes de compra. La aplicación posee un estricto
control de consulta y aprobación de solicitudes que solo permite a los usuarios
encargados revisar las distintas solicitudes creadas en la empresa.
 Despacho de suministros. El encargado de compras puede enviar al usuario los
suministros que crea conveniente, siempre y cuando existan en la bodega de
suministros. Este despacho contabiliza el gasto del centro de utilidad respectivo y crea
un documento para el soporte de la salida de los suministros.
 Cotización de productos. En caso que el encargado de proveeduría decida cotizar los
productos que le han solicitado, puede hacerlo usando el registro de proveedores o
haciendo todo el proceso manual.
 Compra de productos. Para los casos en que los productos solicitados no necesiten
pasar por el proceso de cotización, el encargado de compras puede generar
automáticamente una orden de compra.
 La consulta de solicitudes permite verificar el estado de las distintas solicitudes dentro
de la empresa, muestra cuanto de la solicitud ya fue despachado, cuanto está siendo
cotizado y cuanto ya fue pedido en alguna orden de compra.

COTIZACIONES
 Creación de cotizaciones sobre la base de solicitudes, sin usar el registro de
proveedores. En caso que la institución no maneje el registro de proveedores, es
necesario crear la cotización, enviarla al proveedor y luego se retroalimenta el sistema
con la información suministrada por el proveedor con el fin de poder evaluar cuál es la
mejor alternativa de compra para el producto.
 La asignación de cotizaciones es realizada por el jefe de compras una vez tenga toda la
información necesaria para tomar las decisiones. El jefe de compras decide a qué
proveedor le realizara la compra del producto tomando como base las cotizaciones
existentes directamente desde la pantalla de asignación de cotizaciones.
 Existe un sistema de autorización de cotizaciones que es totalmente parametrizable
por el usuario.

ÓRDENES DE COMPRA
 Generación de órdenes de compra basadas en cotizaciones.
 Creación de órdenes de compra directamente en el módulo de compras.
 Emisión y envió de las ordenes de compras a los proveedores.
 Recepción de las órdenes de compra en las diferentes localizaciones, generando la
cuenta por pagar y el respectivo movimiento dependiendo de qué se está recibiendo
(entrada por compras en inventarios, entrada a la bodega de suministros en compras o
contabilización del gasto en caso de que sea un servicio).
 Control de productos pendientes de recibir por cada orden de compra.
 Liquidación de la orden de compra.

CONTABILIZACIÓN
 Definición de diferentes tipos de transacción con el fin de que el usuario final solo
necesite conocer la transacción a usar para realizar la contabilización. En ningún
momento los usuarios finales deben conocer el plan de cuentas de la institución para
realizar el proceso.
 Definición de conceptos contables.
 Asociación de conceptos a tipos de transacción.
 Generación de comprobantes contables por cada transacción o resumidos por fecha.

CONSULTAS E INFORMES

 Lista de modos de pago


 Lista de compradores
 Lista de proveedores x suministros
 Lista de clase de suministros
 Lista tipos de transacción y conceptos
 Lista de proveedores
 Lista de proveedores x artículos
 Lista de criterios adjudicación
 Listado de requisiciones

FARMACIA

Proceso de solicitud y entrega de medicamentos a los pacientes, nuestro aplicativo lo tiene


preparado para tres de formas diferentes de solicitar y entregar medicamentos:
• Proceso intrahospitalario
• Proceso ambulatorio
• Proceso Cirugía

SOLICITUD

El sistema genera la solicitud de medicamentos y material médico quirúrgico a través del módulo
de historia clínica electrónica, en la cual, el profesional de la salud solicita el medicamento de la
tabla maestra, dosifica en cantidad y en unidad de medida, establece la vía de aplicación, la
frecuencia horaria y la cantidad de medicamento que farmacia debe despachar para la correcta
atención del paciente interno.
Cuando el médico va a formular, al día siguiente, el sistema le permite la modificación o la copia
de la orden del día anterior disminuyendo el tiempo de diligenciamiento de órdenes médicas. De
igual forma, cuando el galeno suspende el medicamento, ésta orden se refleja en farmacia y en
enfermería para que sea cumplida.

COMITÉ TÉCNICO CIENTÍFICO

En el caso que el medicamento no se encuentre dentro del plan obligatorio de salud POS, El
sistema obliga al médico que está diligenciando las órdenes a generar un formato para el comité
técnico científico. Documento obligatorio para la presentación de las cuentas médicas y de
soporte del tratamiento del paciente.

DISPENSACIÓN Y DESPACHO DE MEDICAMENTOS

Este módulo administra la recepción de pedidos médicos, la dispensación de los medicamentos, el


despacho a los diferentes servicios y el control de devoluciones de medicamentos por medio del
kardex de enfermería que se afecta directamente con la aplicación de los medicamentos o la
utilización de material médico quirúrgico.
También controla los lotes y las fechas de vencimiento de los medicamentos. Para que esta
herramienta funcione es necesaria la remarcación de los medicamentos en unidosis. La tarea
consiste en registrar, en un código de barras datamatrix, la fecha de vencimiento, lote y el nombre
del medicamento con su respectiva presentación y concentración. Así se obtiene la trazabilidad de
un medicamento y se garantiza la calidad en la atención del paciente.

EL SISTEMA PERMITE:

• Manejo y administración en línea de los pedidos desde historia clínica tanto de médicos
como de todo el personal paramédico de la institución
• Semáforos de control que controlan el despacho de medicamentos por tiempos y por
pertinencia (urgentes)
• Manejo de código de barras en el despacho para garantizar la trazabilidad en la aplicación
de medicamentos, conservando lote y fecha de vencimiento de cada uno de los productos
• Despacho de farmacia a cada uno de los servicios detallado por paciente, lo que permite
controlar los inventarios y descargar los insumos en el momento de la aplicación del
medicamento
• Conexión en línea con la historia clínica de enfermería para el manejo de aplicación de
medicamentos
• Manejo de unidosis
• Control de stock de medicamentos
• Conexión en línea con el módulo de inventarios, lo que posibilita el manejo de múltiples
unidades de medida:
• Unidad de compra ( caja)
• Unidad de almacenamiento en inventario (Ampolla)
• Unidad de despacho ( Centímetros, Unidosis)
• Unidad de aplicación ( miligramos)
• Unidad de facturación (Ampollas)
• Administración de devoluciones de medicamentos por medio de un cálculo de los
productos despachados menos los aplicados al paciente, lo que genera un control estricto
de los medicamentos
• Manejo de paquetes de insumos
• Manejo de paquetes quirúrgicos