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CONTABILIDAD

Este módulo es el eje financiero del programa pues es el receptor de la información proveniente
de todas las áreas de la institución. Por medio de él, se logra la uniformidad, procesamiento y
consolidación y control de cada una de las operaciones contables diarias.
Tiene la ventaja que recibe en línea las operaciones que tienen una afectación contable, bien sea
desde el área asistencial (Facturación, Glosas, etc.) o del área financiera (Cuentas por Cobrar,
Cuentas por Pagar, Tesorería, etc.)

Potencia el control gerencial y administrativo de la información contable en diversos


niveles de detalle: Proyecto, Unidad de negocio, Centros de costo, Tercero y Concepto
Fiscal.
Facilita, así mismo, la generación de reportes como: listados de chequeo, balances de
prueba y libros auxiliares.
Es bastante versátil en su estructura pues es posible tener un Plan de cuentas hasta de 7
niveles y cuatro niveles organizacionales.

Sus características más relevantes son las siguientes:


CARACTERÍSTICAS GENERALES
 Manejo del Plan Único de Cuentas Hospitalarias (PUCH) y el Plan General de la
Contabilidad.
 Ajustado a Normas Internacionales Financieras (ajustes propios del sector- glosas
entre otros)
 Manejo de (n) compañías con su respectivo plan de cuentas. (multi compañía)
 Definición libre de la jerarquía del plan contable
 Manejo y control de tres árboles independientes del plan de cuentas (Centro de
Costos, Unidad de Negocios). Estas estructuras permiten generar Balances,
Auxiliares y Estados de Resultados por cada una de ellos.
 Definición de documentos contables, controlando consecutivo automático o
manual, impresión en línea, fecha automática o manual.
 Permite la parametrización en forma predeterminada de la imputación contable.
 Control de seguridad de acceso a los comprobantes contables y a la contabilidad.
 Control de sumas iguales en los comprobantes, lo que impide grabar documentos
descuadrados.
 Bloqueo de meses para tener control en la captura de movimiento contable
correspondiente a meses anteriores.
 Definición de parámetros para los informes en medios magnéticos que se deben
entregar a los entes de control.
 Definición de anexos contables para la declaración de renta.
 Generación ajustes por inflación.
 Importación y exportación de movimiento.
 Generación de traslados automáticos de cuentas.
 Copia de movimientos.
 Cierre Automático del periodo contable.
 Generación automática de medios magnéticos.
 Automatización del registro del movimiento mediante la parametrización de los
documentos.
 Generación e impresión de los soportes contables de las transacciones reportadas.
 Opción de mantener en línea el movimiento de uno o varios años.
 Opción de reversión de comprobantes.
 Anulación de Movimiento Contable
 Recepción y consolidación de la información de las interfaces que generen un
movimiento contable.
 Actualización en línea de los movimientos realizados, sin necesidad de cierres para
la generación de informes de resultados.
 Definición de conceptos Fiscales como por ejemplo retenciones, IVA, etc.
 Opción de definir los conceptos tributarios y su formulación.
 Generación de los informes de Declaración de Impuesto de Industria y Comercio,
Retención en la Fuente, Renta y Complementarios, y Bimensual de impuestos
sobre las ventas.

INFORMES Y CONSULTAS
LIBROS OFICIALES
 Numeración de Libros Oficiales
 Mayor y Balances
 Libro Diario Oficial
 Libro de Inventarios Oficial
 Catálogo de Cuentas
 Comprobantes contables

ESTADOS CONTABLES DE NATURALEZA CUANTITATIVA


Balance General:
• Por Centro de Costo
• Por Proyecto
• Por Tercero
• Por área de Negocio
Balance de Prueba:
• Por Centro de Costo
• Por Proyecto
• Por Tercero
• Por área de Negocio
ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA Y COMERCIAL
• Estado de resultados
• Estados de cambios en el Patrimonio
• Informe de Índices Financieros
• Análisis Horizontal y Vertical
CERTIFICADOS DE IMPUESTOS
• Retención en la Fuente
• I.C.A.
• I.V.A
• Informes a La Contaduría General De La Nación
• Informes a Supervalores
• Informes a Supersalud

PRESUPUESTO

Nace como respuesta a las necesidades de las entidades públicas de cumplir con la normatividad
legal consignada en el Estatuto Orgánico de Presupuesto o Ley 38 de 1989 así como de todas las
leyes, decretos y resoluciones posteriores que la han complementado y reglamentado. El módulo
controla y administra la ejecución, contabilización, y control de los Presupuestos de Rentas y
Gastos de la vigencia fiscal, las reservas, las cuentas por pagar, el P.A.C., el plan de pagos, los
reintegros, y las vigencias futuras.

Cumple además funciones de apoyo a los procesos de contratación en marcando toda actuación
dentro del ciclo presupuestal. Su cobertura parte desde la proyección misma del presupuesto con
sus correspondientes versiones y aprobaciones hasta la entrega de información periódica o
definitiva de la entidad.

El modulo se integra con los módulos de: Contabilidad, Compras, Contratos, Cuentas por Pagar,
Cartera, Tesorería, Facturación, Nomina (Kactus HR).

Algunas características funcionales y transaccionales:

Permite crear la estructura jerárquica del plan de rubros presupuestales, en correspondencia con
la clasificación establecida por el Estatuto Orgánico de Presupuesto (Ley 38 de 1989, leyes y
decretos posteriores).

 Permite crear los informes según la Resolución 036 del 29 de Mayo de 1998.
 Definición de unidades ejecutoras y sucursales para el control del presupuesto.
 El sistema permite la programación el control de P.A.C.
 Manejo de instrumentos para la ejecución de cada disponibilidad presupuestal,
compromisos, obligaciones y pagos.
 Restricción de ejecución presupuestal de un rubro a nivel de perfiles de usuario.
 Codificación de los documentos de ejecución presupuestal, como son certificados de
disponibilidad, constitución de registros presupuestales y documentos de modificaciones.
 Codificación de los documentos soporte a la ejecución presupuestal, como son contratos,
órdenes de compra, y ordenes de servicio.
 Manejo de Reservas Presupuestales
 Inactivación de rubros suspendiendo la ejecución presupuestal de los mismos.
 Asociación de rubros presupuestales con las cuentas contables de presupuesto del Plan
General de la Contabilidad Pública, para la contabilización automática de la ejecución
presupuestal en cuentas cero.
 Interface en línea con los módulos de compras, contratos, proveedores, facturación y
tesorería.
Definición Del Presupuesto

 Definición del anteproyecto de presupuesto.


 Distribución de las diferentes unidades ejecutoras.
 Definición de los rubros de ejecución.
 Asociación de los rubros a cuentas contables.
 Cargue de las reservas.
 Aprobación del presupuesto.

Ejecución Del Presupuesto

 Control de la expedición de certificados de disponibilidad presupuestal contra el


presupuesto total por ejecutar.
 Solicitud de CDPs para ser aprobadas y generar el CDP basado en la solicitud aprobada.
 Opciones independientes de liberación de CDPs.
 Expedición de certificados de disponibilidad presupuestal para más de un rubro
presupuestal en el mismo documento.
 Control de la constitución de compromisos contra la disponibilidad establecida.
 Constitución de compromisos y obligaciones presupuestales para más de un rubro en el
mismo documento.
 Manejo de documentos soporte, asociados al movimiento presupuestal, para control de
saldos
 Manejo de restricciones en la elaboración de documentos soporte presupuestales por
centro de utilidad y por rubros presupuestales.
 Ejecución pasiva del presupuesto en la causación de los documentos de cuentas por pagar,
y en la aplicación.
 Impresión de órdenes de pago.
 Ejecución activa o giro del presupuesto en el pago, desde la aplicación de tesorería.
 Ejecución del presupuesto de ingresos de cartera.
 Ejecución del presupuesto de otros ingresos a través de rubros asociados a las cuentas de
ingresos.
 Manejo de modificaciones por adiciones, reducciones, traslados y aplazamientos del
presupuesto.
 Manejo opcional de autorización del registro de movimientos presupuestales,
modificaciones, disponibilidades, reservas; como una opción independiente con el fin de
controlar la seguridad por usuario.
 Posibilidad de almacenar información histórica de ejecuciones periódicas, del número de
años que se requiera.
 Proceso de generación del movimiento contable de la ejecución presupuestal en las
cuentas Plan General de la Contabilidad Pública.
 Proceso automático de cierre del presupuesto para la generación de Informes a las
instancias de control (Ministerio de Hacienda, Dirección General de la Contabilidad
Pública).
 Manejo y control de Vigencias Futuras
 Generación de Reintegros presupuestales, tomando como base el ingreso de tesorería.
 Control y modificaciones al P.A.C.
 Adiciones de CDP
 Adiciones a Compromisos presupuestales.
 Control del Plan de pagos.
 Importación de movimientos a través de archivos planos.
 Generación de las causaciones y recaudos en rubros de ingresos.

Consultas E Informes

Oficiales:

 Libro de Registro de Ingresos
 Registro de Apropiaciones, compromisos, obligaciones y pagos.
 Registro de reservas presupuestales
 Registro de Vigencias Futuras
 Informe Mensual de ejecución del presupuesto de ingresos

Administrativos:

 Reporte Auxiliar
 Disponibilidad presupuestal
 Saldos & Rubros
 Ejecución presupuestal egresos

TESORERÍA / BANCOS

Este Módulo permite el control diario de los ingresos, egresos, compromisos adquiridos,
presupuesto e inversiones; produciendo así los estados requeridos para su correcto
manejo dentro de las más estrictas normas de auditoría y control.

Permite la administración y seguimiento de los ingresos a través de la parametrización de


los diferentes tipos de ingreso que posea la organización, consignaciones nacionales o
locales, por ejemplo.

Con respecto a los egresos contempla la programación del giro de las diferentes cuentas
por pagar de la organización.

Adicionalmente, permite la generación automática de la conciliación bancaria para cada


entidad y cuenta bancaria y ofrece un reflejo, en tiempo real, del flujo de caja de la
organización.

CARACTERÍSTICAS GENERALES
CONSULTAS E INFORMES
 Permite la definición de los diferentes tipos de comprobantes de Ingreso y Egreso,
como Recibos de Caja, Consignaciones, Comprobantes de Egreso, Notas Débito y
Crédito.
 Generación automática de los consecutivos para los comprobantes de ingreso y
egreso.
 Libre definición jerárquica de las diferentes cajas, incluidas las cajas menores.
 Aplicación de pagos y actualización de los saldos de cuentas por pagar y por cobrar en
línea.
 Calcula sobre el valor de la factura, el valor correspondiente a la Retenciones en la
Fuente, IVA, e ICA y registra los descuentos en el Comprobante de Egreso.
 Interactúa en línea con el Módulo de Presupuesto y actualiza la ejecución de los
Ingresos y Gastos.
 Interactúa en línea con el Módulo de Contabilidad y actualiza las cuentas contables y
presupuéstales.
 Obtiene información rápida y oportuna acerca del estado de los Bancos y
disponibilidad de giro.
 Reporte del resumen diario de Caja por diferentes conceptos.
 Manejo dinámico de Bancos, Sucursales y Cuentas Bancarias.
 Diseño de plantillas de cheques usados por los diferentes bancos.
 Control de Flujos de Caja
 Registra los diferentes conceptos o tipos de Recibos de Caja.
 Recibos de caja Directos, para casos que no requieren causación de una factura al
cliente.
 Permite la consulta en línea de los recibos de caja y los diferentes tipos de ingreso.
 Permite capturar el detalle de recaudos por facturación.
 Permite consultar recibos inconsistentes y/o anulados en un período de tiempo.
 Aplica el recaudo a las diferentes cuentas por pagar relacionados en el recibo de caja.
 Contabiliza los comprobantes de ingreso, egreso, órdenes de pago, notas débito y
crédito, y en general todos los documentos que ameriten o requieran una imputación
contable.
 Registra el valor total de los cheques y el valor en efectivo de cada una de las
consignaciones.

PAGOS
 Se generan las órdenes de pago en forma automática.
 Permite la autorización y programación de pagos.
 El giro de los cheques se genera en el momento de aplicar la orden de pago.
 Órdenes de pago directas, en donde se pueden realizar desembolsos sin necesidad de
tener causada la factura de proveedor
 Control de entrega de cheques
 Permite la impresión de cheques en cualquier formato.
 Permite la consulta de los comprobantes de egreso.
 Controla los movimientos, reembolsos y manejo de las cajas menores.
 Permite administrar la información referente a las entidades bancarias, cuentas
bancarias, chequeras, y conciliación bancaria.
 Manejo de cajas menores
 Permite el manejo de las transacciones en títulos valores.
 Las operaciones de caja se realizan en línea y diariamente se encuentran registradas.
 Boletín diario de caja
 Situación de tesorería
 Libro Diario de Caja. 
 Saldos de Cuentas Bancarias.
 Libro diario de Bancos
 Movimiento y saldos de cajas menores, cuentas de ahorro, inversiones, fondos
especiales, CDTs, y o propias.
 Relación de cheques
 Informe de cheques anulados
 Relación De Ingresos: Por recibos de Caja, Consignaciones vs Recibos de Caja, Cheques
Devueltos, consignaciones y Notas Bancarias.
 Informes De Cheques: Anulados, no anulados, devueltos, cheques recibidos, cheques
girados, y no entregados.
 Relación De Egresos: Por comprobantes de egreso, órdenes de pago, y cuentas por
pagar.
 Flujo Diario De Caja
 Cuadre Diario De Caja Menor.

CUENTAS POR COBRAR

Controla las cuentas por cobrar de los clientes que han contraído obligaciones con la
organización, a partir del Módulo de Facturación.

 En el sistema se pueden realizar notas débito y crédito a clientes.


 Permite registrar abonos a facturas de clientes.
 Maneja los cupos y topes de facturación. Adicionalmente controla las condiciones
comerciales, formas de pago y cupos de crédito en detalle para cada uno de los
clientes.
 Extracto de cuenta y circularización (estado de cuentas).
 Rotación de cartera.

CONSULTAS E INFORMES

 Auxiliar de cartera.
 Liquidación de intereses por mora.
 Informe de vencimientos de cartera por vencer o vencida por edades.
 Informe para planeación de cobros.
 Estadísticas de ventas o recaudos por clientes.

Las operaciones de la organización, que por su razón social generan facturación, de


ventas de productos o servicios, generan una cuenta por cobrar a un cliente o tercero. En
éste proceso, el programa cumple tres tareas: carga la cuenta por cobrar al Módulo de
Cartera, actualiza en línea el Modulo de Contabilidad y descarga los productos del Módulo
de Inventarios.

Tiene la ventaja de facturar ventas a crédito o de contado y permite múltiples tipos de


descuentos, por porcentaje o valor fijo.
 Permite parametrización de las diferentes condiciones comerciales con los
clientes.
 Controla el cupo de crédito de clientes.
 Calcula retención en la fuente y todos los impuestos relacionados por los
diferentes conceptos facturados.
 Manejo de vencimientos por edades para el pago de facturas.
 Reportes por clientes

PROVEEDORES / CUENTAS POR PAGAR

Este Módulo administra y controla las obligaciones de la organización, es decir, las cuentas
por pagar.

Provee auxiliares que contienen la historia del movimiento y los saldos por cada una de las
cuentas por pagar (obligaciones) que tiene la organización.

Adicionalmente, mantiene los registros correspondientes a los pasivos de la empresa, en


lo relacionado con proveedores y acreedores varios, por concepto de productos,
contratos, servicios y suministros.

Con este módulo se obtiene un adecuado manejo de pagos bajo un estricto seguimiento
de los documentos que componen las obligaciones.

Suministra información sobre los vencimientos, las edades y prioridades de pago dando
así la posibilidad de llevar a cabo una óptima planeación de los mismos, con los beneficios
financieros que esto representa.

 Registro de los proveedores con información básica como identificación,


nombre, dirección, teléfono, tipo, clase, y condiciones de pago.
 Efectúa las recepciones de productos de acuerdo con la orden de compra y la
factura del proveedor, genera el estado de cuenta, controla las respectivas
obligaciones y realiza los pagos con emisión automática de cheques.
 Permite la definición de la facturación al incluir dentro de esta las
características generales, los productos, las condiciones comerciales e
impuestos.
 Relaciona los productos con el proveedor que los ofrece y sugiere la compra de
acuerdo con una comparación de precios.
 Suministra información de Cuentas por Pagar por edades.
 Permite definir las diferentes listas de precios por producto y proveedor.
 Clasificación de los proveedores por tipo, lo que permite al usuario organizar su
información de la manera más conveniente.
 Definición de las diferentes condiciones de pago pactadas con un proveedor
(calcula los descuentos contra tiempos de pago).
 Permite el control de anticipos y cruce de cuentas.

CONSULTAS E INFORMES
 Reporte por proveedor
 Reporte por producto
 Reporte de cuenta
 Relación de Facturas por proveedor
 Programación de pagos
 Cuentas por pagar por edades
 Cuentas por pagar por valores
 Historial del proveedor

CUENTAS MÉDICAS TERCEROS

Ésta opción del programa permite visualizar los datos de todos los procedimientos
realizados por terceros asistenciales (a quienes se les paga por evento) en un lapso de
tiempo y programar el pago a los mismos de acuerdo con los criterios institucionales
(pagos ligados al recaudo de la factura o pagos sin importar el recaudo de la factura).
Tiene opciones adicionales como por ejemplo, los descuentos administrativos, el cálculo
de retenciones, la distribución de los valores a pagar cuando se trata de un grupo de
profesionales, etc.
Para ello se basa en un esquema de portafolios de procedimientos que permiten
diferenciar los servicios prestados que generan cuentas por pagar de los que
corresponden a la institución. Además permite tener diferentes formas de liquidación de
pagos sin importar la estructura tarifaria que se tiene con la aseguradora responsable de
la cuenta.
Otro asunto importante es que permite realizar cruces de cuentas entre lo que adeudo a
los terceros asistenciales contra las cuentas por cobrar a ellos por conceptos como
arrendamientos de oficinas o equipos.

El sistema está dotado con una malla de datos que muestra toda la información necesaria para
informar al tercero sobre los eventos pagados, autorizados para pago y sin autorización con el fin
de brindar transparencia en el manejo de los dineros que corresponden a este tipo de
contratación.

También lleva un control sobre las glosas causadas por los terceros, que al convertirse en
notas crédito a la factura de la aseguradora, disminuyen automáticamente el valor a pagar
por la prestación de servicios.

ACTIVOS FIJOS
Este módulo, tiene herramientas apropiadas para una adecuada administración de los
activos fijos de la compañía.

Permite el manejo de los activos de la empresa, llevando el registro histórico de los


movimientos que los afectan, realiza cálculos de depreciación acumulada, ajustes por
inflación y posibilita movimientos que no afectan la parte contable pero permiten un
control administrativo.

Funciona en línea, realizando directamente la contabilización de los movimientos


realizados en el sistema. Adicionalmente, conserva toda la parametrización definida para
el producto devolutivo definida en el Módulo de Inventarios.

 Permite la definición de cada uno de activos asociados a diferentes grupos


según las necesidades de la organización.
 Permite manejar el proceso de descompocision de activos egun los
lineamientos de las normas internacionales financieras.
 Manejo de activos pudiendo asignar funcionarios o cargos responsables de
dichos activos.
 Registro de los diferentes cargos a los cuales se relacionan los funcionarios
responsables de los activos de la empresa.
 Codificación de las diferentes ubicaciones de los activos, que detallan la
posición física en un centro de costo o si se requiere a nivel de bodega.
 Definición jerárquica de los diferentes tipos en los que se clasifican los
activos de acuerdo con los parámetros de la empresa, de tal manera que
además de tener criterios de clasificación de los activos, permite definir
características comunes que heredan los activos pertenecientes a cada tipo.
 Codificación de los conceptos utilizados en el registro de los movimientos
que afectan los activos fijos, como son las mejoras y las reducciones, con
cambio o no, de la vida útil, y los retiros, bien sea por obsolescencia, venta,
pérdida o donación.
 Definición de los parámetros que permiten el proceso de contabilización de
las diferentes operaciones realizadas sobre los activos de la empresa.
 Codificación de los conceptos que complementan, desde el punto de vista
contable, las operaciones realizadas sobre los activos, cuando el sistema
contabiliza los movimientos.

CONTROL DE ACTIVOS
 Ingreso de saldos iníciales, control y administración de los activos fijos.
 Registro del inventario de activos en la empresa, clasificados por tipo de
activo e informando los valores acumulados de depreciación, costos y
ajustes por inflación.
 Registro de nuevos activos de la compañía, brindando información general,
información de la compra, ubicación, responsable e información financiera.
 Separación de un activo que haya sido asociado a otro, permitiendo
registrar su nueva ubicación.
 Registro de una nueva ubicación de un activo, guardando el histórico de
ubicaciones.
 Asignación de un nuevo responsable de un activo, guardando el histórico de
responsables.
 Registro de las adiciones o mejoras sobre los activos utilizando los
diferentes conceptos definidos, pudiendo cambiar la vida útil de los activos
afectados.
 Registro de las reducciones o disminuciones de los activos utilizando los
diferentes conceptos definidos, pudiendo cambiar la vida útil de los activos
afectados.
 Registro de las bajas o retiros de los activos utilizando los diferentes
conceptos definidos.
 Registro de pólizas, seguros, garantías y mantenimientos, incluyendo las
fechas de vencimiento de cada una de ellas y los terceros con los cuales se
mantienen.
 Registro del valor en cuentas de orden de los activos totalmente
depreciados.

DEPRECIACIÓN Y AJUSTE

 Proceso de depreciación, utilizando el método de línea recta.


 Registro de las unidades reales para los activos que utilizan el método de
depreciación de unidades producidas.
 Generación de la información contable correspondiente a las
depreciaciones y los ajustes por inflación.

CONCEPTOS NIIF

En respuesta a la aplicación de Normas Internacionales en nuestro país y a la localización


de las mismas, los procesos de afectación contable según las directrices regulatorias
realiza la causación contable de manera tal que permite tener dos contabilidades (una
bajo el estándar actual y la otra bajo el estándar internacional NIIF), logrando de esta
manera satisfacer las necesidades de información de la compañía.

De igual manera y teniendo en cuenta el concepto de Valor presente el sistema permite


realizar la parametrizacion de los diferentes instrumentos financieros para la afectación
contable en los estándares internacionales como por ejemplo (promedio de días de pago,
promedio de porcentaje de glosa entre otros)