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Propuesta de Valor para la implantació n de la nueva plataforma

de Gestió n Asistencial, Administrativa, Financiera, Nomina y


Recurso Humano para:
Bogotá D.C., Diciembre de 2013

Señ ores
Hospital Federico Lleras Acosta
Ibague – Tolima –E.S.E.
Atn: Miguel Albornoz.
Area de Sistemas
REF: Presentación de la Solución Propuesta para el Licenciamiento e
Implantación de HOSVITAL-HS, SEVEN-ERP y/o KACTUS-HR

Teniendo en cuenta su requerimiento nuestra solució n puede ayudarlos a


prestar un servicio aú n má s completo que beneficie tanto a su institució n
có mo a sus pacientes.

Ya que nuestros clientes son garantía de calidad y responsabilidad, para


Digital Ware cada nuevo contacto es sinó nimo de crecimiento y una
oportunidad de poner en prá ctica una vez má s la amplia experiencia en
asesoría, consultoría y puesta en marcha de nuestros sistemas de
informació n.
Con el objetivo principal de convertirnos en un aliado de su institució n y
teniendo la visió n de calidad y eficiencia, les queremos presentar nuestro
sistema de informació n especializado en salud.

Quedamos a su entera disposició n para aclarar cualquier duda y esperamos


poder establecer vínculos comerciales, técnicos y profesionales que
redunden en beneficios comunes para nuestras organizaciones.

Cordialmente,

DAVID URIBE KATZ


Business Manager
DigitalWare Life&Health Solutions
EdgarU@digitalware.com.co

BENJAMIN E. HUERTAS L.
Business Director
DigitalWare Life&Health Solutions
BenjaminH@digitalware.com.co

2
Tabla de contenido
Presentación Compañía............................................................................................................ 9
1. INTRODUCCIÓN......................................................................................................................10
2. QUIENES SOMOS....................................................................................................................11
3. ORGANIGRAMA.......................................................................................................................12
4. NUESTRAS UNIDADES ESTRÁTEGICAS DE NEGOCIO................................................................13
5. NUESTROS RECONOCIMIENTOS..............................................................................................17
6. NUESTROS CLIENTES:...............................................................................................................18
6.1. REDES HOSPITALARIAS.........................................................................................................18
6.2. HOSPITALES UNIVERSITARIOS..............................................................................................21
6.3. INSTITUCIONES ESPECIALIZADAS.........................................................................................23
6.4. OTROS DE NUESTROS CLIENTES...........................................................................................25

Descripción de la Solución.................................................................................................... 26
7. DIGITAL WARE - HEALTH SOLUTIONS......................................................................................27
8. QUE HACEMOS – SOLUCION INTEGRADA POR MODELOS DE ATENCIÓN EN SALUD..............28
8.1. ATENCIÓN INTRAHOSPITALARIA..........................................................................................29
8.2. ATENCIÓN AMBULATORIA...................................................................................................32
8.3. DEMANDA INDUCIDA...........................................................................................................36
8.4. CONSULTA EXTERNA.............................................................................................................37
8.5. PROTECCIÓN ESPECÍFICA......................................................................................................37
8.6. DETECCIÓN TEMPRANA........................................................................................................37
8.7. CONTROL DE PATOLOGÍAS CRÓNICAS.................................................................................38
8.8. PLAN INTEGRAL REHABILITACION........................................................................................39
8.9. ATENCION ESPECIALIDAD DE PSIQUIATRIA..........................................................................39
8.10. FACTURACION Y GLOSAS....................................................................................................40
8.11. REFERENCIA Y CONTRA REFERENCIA.................................................................................41
8.12. MODELO DE ATENCIÓN ODONTOLÓGICO.........................................................................41
8.1. PROCESO LOGISTICO.............................................................................................................44
8.2. PROCESO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO.........................................................................44
8.3. PROCESO NOMINA Y GESTION DE RECURSO HUMANO......................................................46

Módulos base, Descripción, Funcionalidades.................................................................47


y Características........................................................................................................................ 47
9. MÓDULOS FUNCIONALES PROCESOS ASISTENCIALES - HOSVITAL-HS....................................48
9.1. HOSVITAL - HISTORIA CLÍNICA MÉDICA, AMBULATORIA, HOSPITALIZACIÓN, URGENCIAS
(POR ESPECIALIDAD)........................................................................................................................48
9.2. AYUDAS PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO.....................................................................49
9.3. HISTORIA CLÍNICA EXPERTA.................................................................................................50
9.4. HOSVITAL - HISTORIA CLÍNICA ENFERMERÍA......................................................................51
9.5. HOSVITAL - APOYO TERAPÉUTICO.......................................................................................52

3
9.5.1. LABORATORIO CLÍNICO.....................................................................................................53
9.5.2. IMÁGENES DIAGNOSTICAS................................................................................................53
9.5.3. TERAPIAS...........................................................................................................................54
9.5.4. INTERCONSULTAS..............................................................................................................54
9.6. HOSVITAL - ODONTOLOGÍA..................................................................................................54
9.7. HOSVITAL – TRIAGE..............................................................................................................55
9.8. HOSVITAL - PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN............................................................................55
9.8.1. PROMOCIÓN DE SALUD.....................................................................................................56
9.8.2. DETECCIÓN TEMPRANA.....................................................................................................56
9.8.3. PROTECCIÓN ESPECÍFICA...................................................................................................56
9.8.4. ACCIONES DE SALUD PÚBLICA...........................................................................................57
9.8.5. CONTROL DE PATOLOGÍAS CRÓNICAS..............................................................................57
9.9. HOSVITAL - ATENCIÓN DOMICILIARIA..................................................................................57
9.9.1. HOSPITALIZACION EN CASA..............................................................................................58
9.9.2. URGENCIAS DOMICILIARIAS..............................................................................................58
9.9.3. CUIDADO EN CASA.............................................................................................................58
9.10. HOSVITAL - FARMACIA.......................................................................................................58
9.10.1. SOLICITUD........................................................................................................................59
9.10.2. COMITÉ TÉCNICO CIENTÍFICO.........................................................................................59
9.10.3. DISPENSACIÓN Y DESPACHO DE MEDICAMENTOS........................................................59
9.10.4. MANEJO DE UNIDOSIS....................................................................................................60
9.10.5. APLICACIÓN DE MEDICAMENTOS...................................................................................61
9.11. HOSVITAL - CIRUGÍA........................................................................................................61
9.11.1. PROGRAMACIÓN DE CIRUGÍAS.......................................................................................61
9.11.2. DESCRIPCIONES QUIRÚRGICAS.......................................................................................61
9.11.3. RECORD ANESTÉSICO......................................................................................................62
9.12. HOSVITAL - FORMACIÓN PROFESIONAL............................................................................62
9.13. HOSVITAL - CONTRATACIÓN HOSPITALARIA....................................................................62
9.14. HOSVITAL - ADMISIONES...................................................................................................63
9.15. HOSVITAL - FACTURACIÓN................................................................................................64
9.16. HOSVITAL - ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS......................................................................65
9.16.1. REMISIÓN DE CUENTAS...................................................................................................65
9.16.2. RADICACIÓN DE CUENTAS..............................................................................................65
9.17. HOSVITAL - AGENDAS MÉDICAS Y CONTROL DE CITAS.....................................................65
9.18. HOSVITAL - REFERENCIA Y CONTRARREFERENCIA.............................................................66
9.19. HOSVITAL - HOJA DE RUTA..............................................................................................66
9.20. HOSVITAL - S.I.G................................................................................................................67
9.21. HOSVITAL - ADMINISTRACIÓN Y SEGURIDAD...................................................................68
9.22. HOSVITAL - ASEGURAMIENTO..........................................................................................68
10. MÓDULOS FUNCIONALES PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS..........................69
10.1. SEVEN-CN CONTABILIDAD..................................................................................................69

4
10.1.1. CARACTERÍSTICAS GENERALES........................................................................................69
10.1.2. INFORMES Y CONSULTAS................................................................................................71
10.2. SEVEN-PO PROVEEDORES CUENTAS POR PAGAR..............................................................72
10.2.1. CARACTERISTICAS GENERALES........................................................................................72
10.3. SEVEN–CA CUENTAS POR COBRAR....................................................................................73
10.3.1. CARACTERISTICAS...........................................................................................................73
10.3.2. CONSULTAS E INFORMES................................................................................................74
10.4. SEVEN-TS TESORERIA.........................................................................................................74
10.4.1. CARACTERÍSTICAS GENERALES........................................................................................74
10.5. SEVEN FINANCIERO PLUS...................................................................................................75
10.5.1. SEVEN-PF PRESUPUESTO FINANCIERO GENERAL...........................................................75
10.5.2. SEVEN PG- PRESUPUESTO GOBIERNO............................................................................76
10.5.3. SEVEN CB - COSTOS ABC.................................................................................................77
10.5.4. SEVEN-CA CARTERA FINANCIERA....................................................................................79
10.5.5. SEVEN CF – CREDITOS FINANCIEROS..............................................................................80
10.5.6. SEVEN IV – INVERSIONES................................................................................................82
10.5.7. SEVEN - OF OBLIGACIONES FINANCIERAS.......................................................................83
10.6. SEVEN – ADMINISTRATIVO................................................................................................85
10.6.1. SEVEN CT - CONTRATOS PROVEEDORES.........................................................................85
10.6.2. SEVEN CM - COMPRAS....................................................................................................88
10.6.3. SEVEN-IN INVENTARIOS..................................................................................................93
10.6.4. SEVEN-AF ACTIVOS FIJOS................................................................................................95
10.6.5. SEVEN GESTION DOCUMENTAL......................................................................................98
10.6.6. SEVEN-ERP LOGISTICA.....................................................................................................99
10.6.7. SEVEN-PE LOGISTICA DE PEDIDOS Y DESPACHO.............................................................99
10.6.8. SEVEN-CM ABASTECIMIENTO......................................................................................101
10.6.9. SEVEN-IN GESTION DE PRODUCTO...............................................................................105
10.6.10. SEVEN-AB ADMINISTRACIÓN DE BODEGAS..............................................................106
10.6.11. SEVEN NORMALIZACION............................................................................................107
10.6.12. SEVEN PE-PEDIDOS.....................................................................................................108
10.7. SEVEN CONTRATOS CLIENTES..........................................................................................109
10.7.1. SEVEN PROYECTOS........................................................................................................109
10.7.2. SEVEN PUNTO DE VENTA - POS.....................................................................................109
10.7.3. PROCESOS SEVEN ERP...................................................................................................110
10.7.4. SEVEN-FA FACTURACIÓN..............................................................................................111
10.8. SEVEN UTILITARIOS ESTANDAR........................................................................................112
10.8.1. SEVEN–GN ADMINISTRACIÓN Y SEGURIDAD...............................................................112
10.8.2. SEVEN–WF WORK FLOW...............................................................................................113
10.8.3. SEVEN–EAI ENTERPRISE APPLICATION INTEGRATOR...................................................115
11. MODULOS FUNCIONALES DE PROCESOS DE NOMINA Y GESTION HUMANA.....................117
11.1. NOMINA ESTANDAR.........................................................................................................117

5
11.1.1. KACTUS – EO ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL............................................................117
11.1.2. KACTUS-NM NOMINA Y ADMÓN DE SALARIOS...........................................................117
11.1.3. KACTUS-BI BIODATA/HOJAS DE VIDA...........................................................................120
11.2. UTILITARIOS & MODULOS ESTANDAR.............................................................................121
11.2.1. KACTUS-IM IMÁGENES/DOCUMENTOS........................................................................121
11.2.2. KACTUS-PE PERSONAL/CAJERO....................................................................................121
11.2.3. KACTUS-GN ADMINISTRACIÓN Y SEGURIDAD..............................................................121

Alcance de la Solución.......................................................................................................... 123


12. ESTIMADO DE USUARIOS PROYECCIÓN INICIAL A CINCO AÑOS........................................124
13. SOLUCIÓN PROPUESTA........................................................................................................125
14. MODULOS FUNCIONALES PARA LOS PROCESOS ASISTENCIALES.......................................127
15. MODULOS FUNCIONALES PARA LOS PROCESOS FINANCIEROS Y ADMINSTRATIVOS........128
16. MODULOS FUNCIONALES PARA LOS PROCESOS DE NOMINA Y GESTION HUMANA.........129
17. VALORES AGREGADOS.........................................................................................................130
(Aplicativos adicionales, integraciones y horas de desarrollo)....................................................130
No incluidos en el alcance actual de la propuesta........................................................................130
17.1. RADIAL VIEWER - ENTERPRISE (BUSINESS INTELLIGENCE)..............................................130
17.2. DRAGON NATURALLY SPEAKING......................................................................................132
(Sistemas de reconocimiento de voz para el registro en las historias clínicas electrónicas).......132
17.3. INTEGRACIONES LIS, RIS, FARMACIA...............................................................................133
18. MODULOS NO REQUIEREN MODIFICACION........................................................................134
(Son parametrizables)...................................................................................................................134
18.1. HOSVITAL..........................................................................................................................134
18.2. SEVEN...............................................................................................................................134
18.3. KACTUS.............................................................................................................................134
19. REQUERIMIENTOS DE HARDWARE, SOFTWARE Y COMUNICACIÓN..................................135
19.1. REQUERIMIENTOS MINIMOS...........................................................................................135
19.1.1. HARDWARE SERVIDOR BASE DE DATOS.......................................................................135
19.1.2. SOFTWARE SERVIDOR BASE DE DATOS........................................................................135
19.1.3. HARDWARE ESTACION CLIENTE....................................................................................136
19.1.4. SOFTWARE ESTACION CLIENTE.....................................................................................136

Administración y Control del Proyecto..........................................................................137


20. PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN.....................................................................................138
20.1. ASPECTOS GENERALES.....................................................................................................138
20.2. RECURSOS DEL PROYECTO...............................................................................................138
20.3. METODOLOGÍA DE IMPLANTACIÓN.................................................................................138
20.3.1. INTERACCIÓN FASES DE LA METODOLOGÍA.................................................................140
20.4. GUÍA SOLICITUD DE SERVICIO DE SOPORTE Y NIVELES DE ESCALAMIENTO...................140
20.4.1. VENTAJAS DEL SISTEMA “SAC- CALL CENTER”..............................................................141
20.5. NIVELES DE ESCALAMIENTO.............................................................................................141
20.5.1. PROCEDIMIENTO RESPONSABILIDAD DEL CLIENTE......................................................142

6
20.5.1.1. USUARIO FINAL..........................................................................................................142
20.5.1.2. SOPORTE DE PRIMER NIVEL (CLIENTE) – LÍDER USUARIO.........................................143
20.5.1.3. SOPORTE DE SEGUNDO NIVEL (CLIENTE) – COORDINADOR.....................................143
20.5.1.4. SUPERVISOR DEL CONTRATO (CLIENTE)....................................................................144
20.5.2. PROCEDIMIENTO RESPONSABILIDAD DEL DIGITAL WARE...........................................144
20.5.2.1. SOPORTE DE TERCER NIVEL (DIGITAL WARE)............................................................144
20.5.2.2. SOPORTE DE CUARTO NIVEL (DIGITAL WARE)..........................................................145
20.5.3. CIERRE DE CASOS..........................................................................................................145
20.5.3.1. PROCEDIMIENTO DE RECEPCION DE LLAMADAS......................................................146
20.5.3.2. RESPUESTA AL USUARIO............................................................................................146
21. EQUIPO DEL PROYECTO.......................................................................................................147
21.1. GRUPO DE TRABAJO DE DIGITAL WARE S. A....................................................................147
21.2. GRUPO DE TRABAJO DEL CLIENTE....................................................................................148
22. TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO..................................................................................150
22.1. OBJETIVOS DEL PLAN DE CAPACITACION:........................................................................150
22.2. GENERALIDADES DE LOS CURSOS DE CAPACITACIÓN.....................................................150
22.3. METODOLOGIA GENERAL PARA LA CAPACITACION........................................................151
22.3.1. ADMINISTRADORES DE SISTEMAS................................................................................151
22.3.2. USUARIOS DEL SISTEMA...............................................................................................151
22.3.3. DIRECTORES DE ÁREA...................................................................................................151
22.4. METODOLOGÍA GENERAL.................................................................................................152
22.4.1. CAPACITAR CONCEPTOS BÁSICOS.................................................................................152
22.4.2. DESCRIPCIÓN FUNCIONALIDAD GENERAL DE LOS MÓDULOS......................................152
22.4.3. ESTUDIAR MÓDULOS EN FORMA DETALLADA.............................................................152
22.4.4. EVALUAR CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS....................................................................153
22.4.4.1. DETALLES ADICIONALES.............................................................................................153
22.4.5. PROGRAMA DE CAPACITACIONES HOSVITAL-HS ASISTENCIAL....................................153
23. CRONOGRAMA ( VER ANEXO – CRONOGRAMA IMPLANTACION).....................................180
24. GARANTIA, MANTENIMIENTO Y SOPORTE.........................................................................180
25. GARANTIA............................................................................................................................180
25.1. ACTUALIZACIONES LEGALES.............................................................................................181
Por cambios en la legislación previamente publicados, Digital Ware se encarga de realizar dichos
cambios al producto y enviar el upgrade o actualización de los programas y una descripción del
impacto en el producto, así mismo sobre cambios en los formatos de salida o medios magnéticos
de las entidades financieras y de control.......................................................................................181
25.2. ACTUALIZACIÓN POR NUEVAS VERSIONES DEL PRODUCTO...........................................181
Generadas por la evolución tecnológica, aparte de tener cambios de ley cuenta con mejoras de
funcionalidad del producto en cuanto a optimización y tiempo de respuesta...............................181
25.3. CRECIMIENTO Y CALIDAD.................................................................................................181
26. ACTUALIZACION Y SOPORTE...............................................................................................181

Propuesta Económica........................................................................................................... 183

7
27. CONDICIONES COMERCIALES - INVERSIÓN DEL PROYECTO................................................184
27.1. COMPRA DE LICENCIAS CON IMPLANTACION Y CONTRATO DE MANTENIMIENTO.......184
27.1.1. LICENCIAMIENTO Y CONSULTORIA...............................................................................184
27.1.2. TARIFAS ADICIONALES CONSULTORIA..........................................................................184
27.1.3. TARIFAS ADICIONALES DESARROLLO............................................................................184
27.1.4. TARIFAS EMPLEADO ADICIONAL...................................................................................184
28. GARANTIA Y MANTENIMIENTO..........................................................................................184
29. FORMA DE PAGO.................................................................................................................185
29.1. FORMA DE PAGO LICENCIAS............................................................................................185
29.2. FORMA DE PAGO CONSULTORIA Y MANTENIMIENTO....................................................185
30. PROGRAMAS FUENTES........................................................................................................185
31. CONFIDENCIALIDAD.............................................................................................................186

PRESENTACIÓN COMPAÑÍA
Sistema Integral de Información en Salud

Solicitud para selección y contratación del sistema


integrado de información administrativo, financiero,
contable, asistencial y nomina para Hospital
Federico Lleras Acosta. Ibagué-
Tolima-E.S.E..
Elaboro: David Uribe Katz L– Bussines Manager HS
/2013

8
1. INTRODUCCIÓN

Frente a los retos establecidos por las nuevas necesidades en la atención de los
pacientes, las instituciones prestadoras de servicios de salud deben atender a sus
pacientes de una forma oportuna, con calidad y basados en la evidencia clínica
para la solución de problemas, los cuales deben ser abordados de manera integral
e integrada por parte de los médicos y su equipo de trabajo, manejando esquemas
de complejidad en la atención (nivel de complejidad de la institución, desde la
atención básica a la de máximo nivel) para optimizar los recursos.

Esta optimización de recursos está basada en modelos de atención


intrahospitalaria, atención ambulatoria, atención de demanda inducida (promoción
de la salud y prevención de la enfermedad), atención en casa y se soportan por
procesos logísticos administrativos, financieros y contables.

Dentro de los retos establecidos está que las instituciones o redes prestadoras de
servicios de salud siempre tengan disponible para sus médicos o personal de la
salud el registro de historia clínica de sus pacientes, con esto lo que se logra es
mejorar los tiempos de atención optimizar, recursos y agilizar la resolución de
problemas y de igual forma permitir a los profesionales de la salud la revisión y el
registro de los expedientes médicos de los pacientes de una forma ágil, organizada
y lógica manteniendo estándares semiológicos para consolidación de la
información.

9
Propendiendo por una atención oportuna, de calidad, segura y eficiente;
controlando los recursos físicos, los insumos, así como asignando y controlando el
talento humano para la atención armónica de los pacientes.

El compendio de estas actividades permite la integración de los procesos, así como


la participación de múltiples sistemas de información para cubrir la prestación de
los servicios.

Ponemos a disposición de ustedes este modelo de atención basado en una


herramienta tecnológica que permite realizar sus actividades cotidianas con
eficiencia y oportunidad mejorando la atención de los pacientes.

2. QUIENES SOMOS

DIGITALWARE es una empresa de tecnología con fundada en 1992 que trabaja al


servicio de diferentes instituciones para ayudarle a ellas, sus funcionarios y clientes
a cumplir sus sueños.

Nuestra empresa tiene como propósito brindar soluciones en el área de


informática con una serie de principios de calidad, eficiencia, robustez y alto
rendimiento para las instituciones tanto del sector público como privado, a nivel
nacional e internacional apoyándose en alianzas estratégicas.

La política de calidad definida y llevada a cabo a raíz de nuestro proceso de


certificación ISO 9001:2008, consiste en establecer compromisos con nuestros
clientes para implantar sistemas de información que cumplan con sus expectativas
de efectividad, funcionalidad y competitividad, mediante el uso de la mejor
tecnología, excelente talento humano y el mejoramiento continuo de nuestros
productos y servicios haciendo de nuestro nombre un sinónimo de calidad.

Misión

“Soportados en Visión, Pasión, Conciencia y


Disciplina utilizar el conocimiento y la
tecnología para resolver de forma innovadora
necesidades aún no satisfechas.”

10
Visión

“Convertirnos en la más innovadora y servicial empresa


de tecnología en América Latina en el desarrollo de
soluciones informáticas de ERP, HR y HIS.”

Mega Meta

“En 2012 tener operación en 4 países de Latinoamérica y venta por 25 millones de


dólares.

En el 2015 tener operación en 15 países de América Latina y ventas por 100


millones de dólares.”

3. ORGANIGRAMA

11
4. NUESTRAS UNIDADES ESTRÁTEGICAS DE NEGOCIO

Nuestra empresa está compuesta por unidades estratégicas que se encaminan a sectores
o áreas específicas.

Sistemas de información Sistema ERP para el Sistema ERP para el Responsabilidad social
en Recursos Humanos y Sector Productivo. Sector Salud empresarial
Nómina.
Servicios, Gobierno, Historia Clínica CRM
Competencias Industria, Logística. Electrónica Web 2.0
Consultoría Workflow Facturación Gratis
Outsourcing Consultoría de procesos Finanzas y Contabilidad

110 IPS, 7.000 Camas, 600 Camas UCI, más de


600.000 Consultas Mes, más de 5 Millones de
Historias Clinicas

HOSVITAL-HS está comprometida con el servicio, y la atención de nuestros clientes resolviendo


problemas y necesidades aún no satisfechas como parte de esta filosofía se desarrolló un sistema
integral de información para las instituciones prestadoras de servicios de salud tomando como eje
fundamental y punto de partida la historia clínica electrónica, nacen allí porque es el corazón de
todas las instituciones que prestan servicios de salud y atiende pacientes.

12
Más De 600 Clientes Y Más De 2.000.000 De
Empleados Gestionados Con KACTUS – HR.

Las herramientas tecnológicas juegan un factor importante en la tecnología de la compañía; los


problemas de personas más comunes (altos índices de rotación, nómina, accidentalidad,
ausentismo laboral, estancamiento, quejas, pertenencia, etc.) suelen estar interconectados.
KACTUS - HR es la solución tecnológica que administra totalmente todas las áreas de los Recursos
Humanos de las compañías, convirtiendo en un valor agregado su activo más importante, "El
capital intelectual".

KACTUS-HR es la solución necesaria para realizar una administración estratégica de las áreas del
talento humano. Permite despreocuparse de la operatividad del departamento e ir más allá,
proporcionando herramientas para realizar estadísticas gráficas sobre puntos claves y manejar
indicadores de gestión.

PORQUE NOS ESCOGIERON:

Provee un control unificado de la información de los


empleados, permite la integración de los procesos de gestión
del talento humano, asegura el cumplimiento de la legislación
laboral colombiana y facilita la inclusión de formularios
exclusivos y propios de la Embajada dentro de la solución.

PORQUE NOS ESCOGIERON:

Cubrimiento completo de los requerimeintos


funcionales y técnicos del proyecto, mejor relación
costo/beneficio frente a los demás proponentes,
capacidad de manejo de nómina de pensionados y
capacidad de integración con los sistemas internos de
Ecopetrol.

PORQUE NOS ESCOGIERON:

Dinamismo y Facilidad de Integración, mantener


sistemas legados, capacidad de desarrollo y
personalización, madurez de producto, funcionalidad,
experiencia y trayectoria y relación costos beneficio a
largo plazo.

13
Más de 200 compañias, Más de 500 Millones de
Doláres Anuales en Facturación, Más de 200 Mil
Usuarios

Nace como respuesta integral eficiente y efectiva a la planeación de todos los recursos y procesos
de la organización y de su entorno a través de toda la cadena de abastecimiento. Este sistema ha
sido diseñado a partir de las mejores prácticas mundiales para compañías de los diferentes
sectores económicos y pensando en las necesidades de las empresas colombianas. Nuestro
objetivo es convertirnos en su aliado estratégico mediante el apoyo de nuestro sistema en las
áreas de Manufactura, Comercial, Administrativa - Financiera y Recursos Humanos.

El concepto e-Business agrupa los conceptos de los negocios modernos a través de Internet.
Involucra conceptos como ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship
Management), e-Commerce (Comercio Electrónico) y Business Intelligence (Inteligencia de
Negocios).

SEVEN-ERP, es la organización de su entorno sin límites. Este sistema ha sido diseñado a partir de
las mejores prácticas mundiales para empresas de los diferentes sectores económicos. SEVEN e-
Business integra la logística, finanzas, distribución, inventarios, compras, ventas, clientes, recursos
humanos y producción de toda la organización con la potencia de internet. Adicionalmente, el
sistema permite el seguimiento completo de un proceso de principio a fin, ya sea interno de la
empresa ERP o externo con e-Commerce. Con este sistema es posible obtener información en
tiempo real, haciendo cada vez más fácil la toma de decisiones y el conocimiento de toda la
organización. En conjunto SEVEN-ERP traduce visión y estrategia en objetivos e indicadores a
través de un conjunto equilibrado de perspectivas. SEVEN-ERP es una solución multicompañía,
multimoneda, que puede adaptarse a cualquier tipo de negocio y sector incluyendo industrial,
servicios, gobierno, telecomunicaciones, financiero, Pymes, etc.

BENEFICIOS RECIBIDOS:

Interconexión con los sistemas de reservas y tiquetes, información en


línea, obtención de desempeño organizacional por empresa y
segmento de negocio, consolidación empresarial e información
estratégica para toma de decisiones, entre otros.

14
BENEFICIOS RECIBIDOS:

Respuesta al Crecimiento acelerado. Cuenta con


SEVEN-ERP, su solución que trabaja en línea a través de su sistema
Middleware SEVEN-EAI que conecta más de 32 de sus verticales,
software misional desarrollado en diferentes tecnologías de acuerdo a
los negocios de COMPENSAR en Turismo, Crédito, Deportes, Salud,
Educación, Cultura, Recreación, Vivienda, Subsidio, Empleadores,
Eventos, etc.

BENEFICIOS RECIBIDOS:

SEVEN-ERP interactúa con software del negocio que se


utiliza para Prestar Servicios (IPS) y Habilitar Servicio (EPS)
a través de componentes COM+ haciendo las interfaces
transparentes. Autonomía tecnología en términos de desarrollo y crecimiento de la soluciones in-
house.

RSE – Responsabilidad Social Empresarial de


DigitalWare para Micro Empresas

K-Client posee disponibilidad de servicios a través de dispositivos móviles, alianzas con


asociaciones y agremiaciones, alianzas con Cámaras de Comercio, se da a conocer por medio del
voz a voz a través de amigos y se encuentra de igual manera en el portal de DigitalWare.

PORQUE NOS ESCOGEN:

Porque no conlleva ninguna erogación económica para acceder de forma inmediata a los
beneficios del programa de RSE, por su disponibilidad 7 x 24 x 365 desde cualquier parte del
mundo, por su facilidad de utilización, porque promueve el desarrollo y crecimiento del negocio
del microempresario, porque fomenta el desarrollo de una cultura informática en los sectores con
menos recursos en la pirámide empresarial.

RESULTADOS OBTENIDOS:

2.223 microempresarios inscritos a 31 de diciembre de 2011

Acuerdos de cooperación con:

• Cámara de Comercio de Bogotá


• Gelcon
• Colempresarias
• ETB – Programa de Portales

15
5. NUESTROS RECONOCIMIENTOS

Ganador premio Portafolio a la Empresa más INNOVADORA de


Colombia

Otorgado por: Portafolio

Premio Colombiano INNOVACIÓN Y DESARROLLO TECNOLÓGICO

Otorgado por: Fedesoft

Premio a la EXCELENCIA EMPRESARIAL

Otorgado Por: World Confederation Of Business

Premio Mundial EXCELENCIA EMPRESARIAL

Otorgado por: CONFEDERACION MUNDIAL DE NEGOCIOS BIZZ AWARDS

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6. NUESTROS CLIENTES:

Son nuestra principal carta de presentación gracias ellos crecemos, incrementamos


funcionalidades e innovamos.

6.1. REDES HOSPITALARIAS

Modelo de atención basado en la cobertura de


amplios sectores de la población teniendo como
base Historia Clínica Única, que permite consultar o
agregar información en cualquiera de los puntos de
atención sin importar su ubicación geográfica.

i. CLIENTE – MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA DEL ECUADOR

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ii. MÉDICOS ASOCIADOS

iii. CONFENALCO

18
iv. SERVIUCIS

v. RED MUNICIPAL DE GUAYAQUIL

19
6.2. HOSPITALES UNIVERSITARIOS

Instituciones con énfasis en la formación de


nuevos médicos y enfermeras, para lo cual se
diseño un proceso de capacitación formación y
calificación del personal que está en proceso
formativo.

i. UNINORTE – UNIVERSIDAD DEL NORTE

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ii. CLINICA UNIVERSIDAD DE LA SABANA

iii. UNIVERSIDAD TÉCNICO PARTICULAR DE LOJA

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6.3. INSTITUCIONES ESPECIALIZADAS

Implantamos en instituciones altamente


especializadas adecuando y desarrollando soluciones
de acuerdo a las necesidades de cada una de ellas.

i. SERVIUCIS

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ii. HOSPITAL INFANTIL LOS ANGELES

iii. CLINICA UNIVERSITARIA SAN JUAN DE DIOS DE CARTAGENA

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6.4. OTROS DE NUESTROS CLIENTES

Fundación Hospital
San Carlos

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DESCRIPCIÓN DE LA
SOLUCIÓN
Sistema Integral de Información en Salud

Solicitud de información para selección y contratación del


sistema integrado de información administrativo,
financiero, contable, asistencial y nomina Hospital
Federico Lleras Acosta. Ibagué-
Tolima-E.S.E..

Elaboro: David Uribe Katz L– Bussines Manager HS

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7. DIGITAL WARE - HEALTH SOLUTIONS
DIGITAL WARE S. A., antes de ser un proveedor de software, busca ofrecer a sus clientes la
mejor solución a sus necesidades, convirtiéndose en un socio tecnológico.

Nuestra firma tiene como propósito brindar soluciones en el área de informática con una
serie de principios de calidad, eficiencia, robustez y alto rendimiento para las empresas
tanto del sector público como privado, a nivel nacional e internacional, apoyándose en
alianzas estratégicas.

La política de calidad definida y llevada a cabo a raíz de nuestro proceso de certificación


ISO 9001:2000, consiste en establecer compromisos con nuestros clientes para implantar
sistemas de información que cumplan con sus expectativas de efectividad, funcionalidad y
competitividad, mediante el uso de la mejor tecnología, excelente talento humano y el
mejoramiento continuo de nuestros productos y servicios, haciendo de nuestro nombre
un sinónimo de calidad.

Partiendo de esta política, la cual es base fundamental de nuestra visión y misión, nos
permitimos presentar una solución que integrara sus procesos Asistenciales,
Administrativos y Financieros y de Gestión Humana, que consideramos es acorde a su
solicitud.

Hoy contamos con más de 500 licenciamientos e instalaciones exitosas que incluyen
HOSVITAL HS, SEVEN ERP y KACTUS HR. Dentro de los beneficios que reciben nuestros
clientes, al DIGITAL WARE S.A. ser propietario de las soluciones, reciben las licencias y
soporte por los módulos adquiridos y al contratar el soporte se les garantiza mantener las
soluciones en la última versión liberada, aspecto que sabemos representa un gran
respaldo tanto para nuestros clientes actuales como para los futuros.

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8. QUE HACEMOS – SOLUCION INTEGRADA POR MODELOS DE ATENCIÓN EN
SALUD

Nuestra herramienta tecnológica está diseñada y encaminada a apoyar y soportar la operación de


los diferentes modelos de atención que pueden tener las instituciones prestadoras de servicios de
salud.

Estos procesos son:

o Atención intra-hospitalaria.
o Atención ambulatoria.
o Demanda inducida.
o Atención domiciliaria.
o Procesos de apoyo
 Facturación/glosas/ cartera.
 Logístico: Requisiciones, Cotizaciones, órdenes de compra, almacén,
inventarios, farmacia, órdenes médicas aplicación de medicamentos.
 Cuentas por pagar / cuentas médicas.
 Administrativo y financiero.
 Nomina y Gestión de Talento Humano

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8.1. ATENCIÓN INTRAHOSPITALARIA

Permite el manejo y atención de un paciente que requiere un tratamiento intra-hospitalario


empezando por el servicio de urgencias en donde entra el paciente y con el fin de agilizar y
priorizar su atención (en este punto principalmente el factor tiempo es uno de los determinantes
del pronóstico de las personas que solicitan una atención), nuestro sistema posee un módulo de
Triage que permite de una forma muy ágil, basado en tableros con alertas (semáforos de colores),
la clasificación de los pacientes que ingresan a la institución. En primera instancia el semáforo
tiene establecido 3 colores según el tiempo de espera: de menos de 5 minutos, entre 5 y 15
minutos y el último más de 15 minutos. Esta medición inicia desde que el paciente realizó su
registro administrativo. Luego es atendido por personal asistencial el cual le realiza el Triage. Este
está compuesto de preguntas básicas cómo: los síntomas que llevan a la consulta y la toma de
signos vitales, con lo que se establece previa parametrización institucional el tipo de Triage en que
queda clasificado el paciente asignándole nuevamente un color para fácil identificación en el área
de urgencias y si el estado del paciente no amerita una atención de urgencias entonces derivarlo
para una atención en consulta prioritaria o en consulta externa según sea el caso.

Una vez el paciente entra al servicio de urgencias es examinado por el médico el cual registra en la
historia clínica electrónica la cual contiene una forma fácil de registrar y conserva una estructura
semiológica utilizando las mejores prácticas médicas. El médico registra el motivo de consulta, la
enfermedad actual, revisión por sistemas, (anamnesis remota) la cual está distribuida de acuerdo
con la estructura topográfica humana, examen físico incluido, odontograma, signos vitales (en los
que encontramos los principales variables: F.C, F.R, T.A, TEMP, peso, talla, etc), pero también
cuenta con indicadores pronósticos como Glasgow, Ramsay y Richmond Rass, así como fórmulas
compuestas por operaciones aritméticas de otros signos vitales o resultados de laboratorio

28
registrados previamente (índice de masa corporal, riesgo cardiovascular, tasa de filtración
glomerular, etc.).

Teniendo en cuenta la evolución y las diferentes tendencias de las múltiples escuelas de medicina
HOSVITAL-HS, permite la creación, por parte del usuario líder, de diferentes sábanas de registro de
signos o resultados lo cual agiliza la revisión de estos por parte de los diferentes profesionales de
la salud. El profesional de la medicina registra los antecedentes relevantes del paciente
(Personales, alérgicos, familiares, tóxicos, medicamentosos, pediátricos o gineco-obstétricos si es
el caso), el sistema le resalta siempre a la entrada de la historia clínica y en la parte de
formulación, los antecedentes alérgicos y familiares como parte de las ayudas a los médicos y
enfermeras para que tengan la precaución suficiente en el tratamiento de los pacientes que
presenten o hayan presentado algún tipo de reacción alérgica.

Nuestra historia clínica electrónica tiene un área específica para la descripción de la evolución de
los pacientes en donde se registra de forma digital los siguientes aspectos estado general y
específico del paciente: avance de su estado de salud, progresión de la sintomatología, etc. De
igual forma y desde el mismo sitio permite la visualización de evoluciones anteriores agilizando la
lectura integral de las atenciones del paciente.

El sistema cuenta con el manejo del SOAP (Subjetivo, Objetivo, Análisis y Plan). Permite el manejo
de diagnósticos, a través de la Clasificación Internacional de Enfermedades CIE 10 u otra
clasificación estándar y permite la inclusión en el diagnóstico de observaciones. Admite múltiples
diagnósticos obligando a establecer uno como principal, quedando el resto como secundarios.

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Establece de igual forma y para cada diagnóstico, si es impresión diagnóstica, confirmado nuevo o
confirmado repetido para generar incidencias y prevalencias de la enfermedad.

Cuenta con la generación de fórmulas electrónicas de medicamentos individuales. El sistema


sugiere la cantidad diaria de estos y permite el manejo de medicamentos compuestos o mezclas,
los cuales son parametrizados para que el médico haga una sola orden pero a farmacia lleguen
órdenes independientes por cada uno de los diferentes productos que conforman la mezcla.

Desde la historia clínica electrónica el médico ordena todos los procedimientos diagnósticos o
terapéuticos como son: laboratorios, imágenes, cirugías, procedimientos no quirúrgicos, terapias y
órdenes para enfermería. En el caso de los procedimientos el médico los ordena y de forma
electrónica llega la solicitud a cada una de las áreas en donde se realizarán estas actividades y allí
se responden una vez son reportadas. Este informe llega de forma inmediata a la historia clínica
agilizando los procesos de toma de decisiones por parte de los galenos, y así cada una de las
actividades realizadas quedan registradas automáticamente en la cuenta del paciente, donde
continúa el proceso administrativo hasta generar la factura a las tarifas pactadas por cada uno de
los aseguradores o pagadores. Las ordenes que son enviadas a enfermería también salen en
tableros para establecer los estados en que se encuentran y así hacer un seguimiento ágil para que
todos los procedimientos se realicen en el tiempo previsto, sean leídos e interpretados y culminar
el ciclo de cada uno de ellos en el área asistencial.

El sistema HOSVITAL H.S genera alarmas para evitar que las historias se cierren sin el
diligenciamiento de ítems obligatorios como son los diagnósticos o el registro de alguna parte de
la historia clínica. Esto disminuye en gran medida el diligenciamiento erróneo de la misma. Genera

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formatos para los pacientes como son dietas, recomendaciones, certificados, incapacidades, etc.,
que sirven de soporte o sustento de la atención o para que el paciente continúe realizando
actividades ambulatorias como parte integral de su tratamiento. Todas las actividades
asistenciales quedan registradas y envían la información de forma electrónica a facturación o
inventarios según sea el caso.

8.2. ATENCIÓN AMBULATORIA

Maneja consulta médica general, médica especializada, odontología general, odontología


especializada, otros tipos de consulta (psicología, terapias o cualquier otra atención de
profesionales en salud). Nuestro proceso de atención ambulatoria se basa en tres grandes
actividades que son: administración de agendas, historia clínica electrónica y facturación.

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a. Administración de agendas: Nuestro sistema cuenta con un proceso experto de
agendamiento que permite el manejo de tiempos disponibles tanto de recursos físicos
(consultorios, auditorios, salones, etc.), como de talento humano (médicos, enfermeras,
odontólogos, etc.) y la estandarización de tiempos de atención por actividad. Esto
permite controlar y administrar de forma centralizada y ágil una red de prestadores de
servicios. Permite establecer prioridades como son: profesional, especialidad, centro de
atención cercano a su residencia, entre otros; variables que permiten mucha celeridad,
oportunidad y acierto en el momento de la asignación de citas a los pacientes. Posibilita
la interface a través de servicios web con las bases de datos de afiliados con lo que se
garantiza la validación de derechos de cada una de las personas que solicitan cita para la
atención en salud. El sistema controla tiempos de atención, control de productividad por
espacio físico, por profesional, por especialidad, etc.

b. Facturación: el sistema integra la parte de agendamiento con facturación en la cual está


establecido los valores a facturar para cada uno de los planes de beneficios de los
pacientes y así cobrar los pagos compartidos a los pacientes. Permite ver si el usuario
tiene citas incumplidas y genera alertas de deudas en cartera hacia la institución.

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c. Historia clínica electrónica: Presenta una forma fácil de registrar y conserva una
estructura semiológica utilizando las mejores prácticas médicas, el médico registra el
motivo de consulta, la enfermedad actual, revisión por sistemas (anamnesis remota, la
cual está distribuida de acuerdo con la estructura topográfica humana), examen físico
incluido Odontograma, signos vitales (en los que encontramos las principales variables:
F.C, F.R, T.A, TEMP, peso, talla, etc.) Adicionalmente cuenta con los indicadores
pronósticos Glasgow, Ramsay y Richmond Rass, así como fórmulas compuestas por
operaciones aritméticas de otros signos vitales o de resultados de laboratorio registrados

previamente (índice de masa corporal, riesgo cardiovascular, tasa de filtración


glomerular, etc.).

Teniendo en cuenta la evolución y las diferentes tendencias de las múltiples escuelas de


medicina, HOSVITAL-HS permite la creación por parte del usuario líder de diferentes
sabanas de registro de signos o resultados lo cual agiliza la revisión de estos por parte de
los diferentes profesionales de la salud. Todos los signos registrados quedan en forma
de grilla ordenados cronológicamente. El profesional de la medicina registra los
antecedentes relevantes del paciente (Personales, alérgicos, familiares, tóxicos,
medicamentosos, pediátricos o gineco-obstétricos, si es el caso), el sistema le resalta
siempre a la entrada de la historia clínica y en la parte de formulación, los antecedentes
alérgicos y familiares como parte de las ayudas a los médicos y enfermeras para que
tengan la precaución suficiente en el tratamiento de los pacientes que presenten o
hayan presentado algún tipo de reacción alérgica.

El sistema cuenta con el manejo de la metodología SOAP (Subjetivo, Objetivo, Análisis y


Plan), que permite con el manejo de diagnósticos, (Clasificación internacional de
Enfermedades CIE 10 u otra clasificación estándar) la inclusión en el diagnóstico de
observaciones o la inclusión de múltiples diagnósticos, obligando siempre a establecer

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uno como diagnóstico principal y dejando el resto como secundarios. Establece para
cada diagnóstico si es impresión diagnóstica, confirmado nuevo o confirmado repetido
para generar incidencias y prevalencias de la enfermedad.

Cuenta con la generación de fórmulas electrónicas de medicamentos los cuales pueden


ser impresos para que el paciente siga las recomendaciones y por otra parte permite el
envío de estas órdenes de forma electrónica a las diferentes farmacias en donde le
despacharan las recetas.

Desde la historia clínica electrónica el médico ordena todos los procedimientos


diagnósticos o terapéuticos como son: laboratorios, imágenes, cirugías, procedimientos
no quirúrgicos, terapias y solicitudes de inscripción para los planes de promoción y
prevención o programas de salud administrada. Estas solicitudes pueden ser de forma
impresa o electrónica dependiendo del proceso que elija la institución.

El sistema HOSVITAL H.S genera alarmas para evitar que las historias se cierren sin el
diligenciamiento de ítems obligatorios como diagnósticos o el registro de alguna parte de
la historia clínica, disminuyendo en gran medida el diligenciamiento erróneo de la
misma. Genera de igual forma, formatos para los pacientes como: dietas,
recomendaciones, certificados, incapacidades, etc., que sirven de soporte o sustento de
la atención o para que el paciente continúe realizando actividades ambulatorias como
parte integral de su tratamiento. Todas las actividades asistenciales quedan registradas y
la historia del paciente es una sola sin importar el área donde fue atendido el paciente,
así se conserva una historia integral de las atenciones de los pacientes.

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8.3. DEMANDA INDUCIDA

Salud administrada o eventos de atención inducida: En este proceso el sistema permite la


búsqueda en la base de datos, no sólo por perfiles socio demográficos sino por perfiles
epidemiológicos. Permite buscar individuos que cumplan con determinados requisitos de género,
grupo etáreo, ubicación geográfica, patología previa, síntomas o registro de laboratorio ubicando
al paciente que cumpla uno o varios de los requisitos para incorporarlo a un programa específico
para la conservación de la salud, protección específica o evitar secuelas mayores de una patología
base. En este caso se establece para cada uno de dichos programas, actividades, procedimientos,
rutinas, análisis de laboratorio, etc., permitiendo un seguimiento exhaustivo de los pacientes con
algún tipo de riesgo para la salud.

Este modelo esta cimentado en múltiples actividades entre las que se encuentran:

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8.4. CONSULTA EXTERNA

8.5. PROTECCIÓN ESPECÍFICA

8.6. DETECCIÓN TEMPRANA

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8.7. CONTROL DE PATOLOGÍAS CRÓNICAS

37
8.8. PLAN INTEGRAL REHABILITACION

8.9. ATENCION ESPECIALIDAD DE PSIQUIATRIA

38
8.10. FACTURACION Y GLOSAS

Este proceso permite el registro en la cuenta de los pacientes de todas las actividades realizadas,
tanto en procedimientos como en aplicación de medicamentos, la facturación es el compendio de
las actividades que se registran en la historia clínica de los pacientes de la siguiente manera: el
médico ordena un procedimiento, apoyo terapéutico (Imágenes , Laboratorio clínico y de
patología, Terapias, Cirugía, e Interconsultas, en el momento en que se contesta queda registrado
en la historia clínica y en la cuenta del paciente, garantizando el registro de todas las actividades y
evitando la subfacturación.

En el caso de los medicamentos el médico los ordena, farmacia los despacha y enfermería hace
una planeación y aplicación de dichos medicamentos, en el momento de aplicar los medicamentos
quedan cargados a la cuenta del paciente y descarga de forma simultánea del inventario
controlando la subfacturación y teniendo monitoreo exhaustivo de los inventarios.

El sistema permite el manejo de insumos y procedimientos que no se facturan debido a las


diferentes modalidades de contratación pero quedan registrados para el manejo de los costos de
atención.

Para lograr la facturación desde la historia clínica el sistema se parametriza estableciendo


múltiples tarifarios, topes por tipo de atención y por contrato, manejo de cuotas compartidas,
portafolios que permiten el manejo de procedimientos y suministros cubiertos y no cubiertos o
que requieran autorización, cambiando el rol de los facturadores por el de revisores de cuentas,
porque la factura refleja las actividades realizadas por el personal asistencial a cada uno de los
pacientes.

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8.11. REFERENCIA Y CONTRA REFERENCIA

8.12. MODELO DE ATENCIÓN ODONTOLÓGICO

40
41
Es el modulo en el cual el personal de odontología puede registrar la atención de los pacientes
según los estándares internacionales para dicho fin, integrándolos a la historia clínica del
paciente, además este permite administrar los planes de tratamiento planteados generando
cotizaciones, el agendamiento de cada una de las actividades y la factura de manera ágil.

Fortalezas

1. Historia Clínica odontológica experta.


2. Ordinograma Grafico parametrizable.
3. Control de agendas.
4. Facturación basada en la ejecución de las actividades programadas.

Beneficios

1. Historia Clínica única.


2. Estandarización del registro en el odontograma.
3. Ordontograma sistematizado.

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4. Control de garantías en procedimientos.
5. Facturación en Tiempo real.

8.1. PROCESO LOGISTICO

8.2. PROCESO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

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44
8.3. PROCESO NOMINA Y GESTION DE RECURSO HUMANO

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MÓDULOS BASE,
DESCRIPCIÓN,
FUNCIONALIDADES
Y CARACTERÍSTICAS
Sistema Integral de Información en Salud

Solicitud de información para selección y contratación


del sistema integrado de información administrativo,
financiero, contable, asistencial y nomina para
Hospital Federico Lleras Acosta.
Ibague-Tolima-E.S.E..
Elaboro: David Uribe Katz L– Bussines Manager HS

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9. MÓDULOS FUNCIONALES PROCESOS ASISTENCIALES - HOSVITAL-HS

9.1. HOSVITAL - HISTORIA CLÍNICA MÉDICA, AMBULATORIA,


HOSPITALIZACIÓN, URGENCIAS (POR ESPECIALIDAD)

El sistema de información en Salud HOSVITAL-HR, tiene como pilar fundamental el


diligenciamiento de la historia clínica, para ello se diseñó un modelo automatizado, el cual
conservó los estándares semiológicos para su diligenciamiento e incorporó los parámetros
de integralidad, secuencialidad, racionalidad científica, disponibilidad y oportunidad.
La seguridad de la historia clínica está basada en la apertura de folios por cada una de las
entradas a ésta y un cierre automático a la salida, lo que imposibilita la modificación o
alteración de lo registrado en cada uno de los folios. En caso de error es necesario el
diligenciamiento de un nuevo folio para realizar la nota explicativa de la corrección. Esta
información es almacenada en forma encriptada para evitar interpretación y posible
manipulación.
Permite el registro de las notas tanto de médicos como de enfermeras y del personal
paraclínico, consigna las ordenes médicas que se replican automáticamente para el
despacho de medicamentos o la realización de procedimientos en las áreas de farmacia,
laboratorio, imágenes diagnósticas, terapias, procedimientos no quirúrgicos,
procedimiento quirúrgicos.

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De manera automática selecciona los procedimientos y los suministros que no se
encuentran cubiertos por la empresa aseguradora enviándolos al módulo de
“Autorizaciones”, en donde se decide la autorización o el cambio de empresa para la
realización del procedimiento o el despacho del medicamento.
De igual forma se establecieron ayudas para el diligenciamiento rápido de la historia
clínica. Cada uno de los elementos registrados en la historia clínica queda consignado en
la base de datos lo que permite la utilización de estos para la realización de estudios
clínico epidemiológicos basados en la confiabilidad de la información basada en un
proceso de selección múltiple.
El diseño de la historia clínica permite o restringe accesos de acuerdo con la especialidad,
medico, enfermera, auxiliar de enfermería, personal paraclínico. Imprime la firma
digitalizada, el nombre y el código en cada una de las órdenes y folios dejando el rastro de
las acciones que haya realizado cada uno de los usuarios.
Con la historia clínica el sistema permite guardar y ver en cualquier momento imágenes
diagnosticas como las endoscopias, ecografías, hemodinámicas etc.
En cada área paraclínica reciben las órdenes y son diligenciados los reportes que se envían
de manera automática a la historia clínica. De igual manera los medicamentos
despachados quedan registrados en la historia, y una vez se señalan como aplicados al
paciente por enfermería, afectan los inventarios y la facturación.
Permite establecer de forma automática el Kardex de enfermería mostrando los
medicamentos e insumos despachados, versus los aplicados, versus los facturados,
teniendo con esto un control exacto sobre lo ordenado, lo despachado y lo aplicado por
cada uno de los pacientes y por cada centro de costo. Es un proceso diseñado para
incrementar la facturación con excelentes resultados para la institución que disminuye al
máximo las glosas por omisiones y oportunidad en el servicio.
Permite la graficación automática de signos vitales y de reportes de laboratorios para un
seguimiento más ágil. Realiza cálculos matemáticos, por ejemplo: Con la fecha de la última
menstruación establece en las pacientes embarazadas la edad gestacional, el trimestre
gestacional y la fecha probable de parto.
Genera de manera automática la epicrisis tomando de la historia clínica los elementos
obligatorios y relevantes disminuyendo de forma sustancial el nivel de glosas de la
institución.
Se ha concebido y desarrollado el manejo de historia clínica especializada para casos
críticos como el manejo y atención de pacientes oncológicos, en diálisis, o de oftalmología.

9.2. AYUDAS PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO

El Sistema Integral de Información en Salud HOSVITAL cuenta con herramientas de apoyo


a la gestión asistencial adaptables a las necesidades de cada institución según su criterio
clínico. Estas herramientas son:
• Signos vitales: el sistema de información HOSVITAL H.S permite el registro fácil de
los signos vitales graficándolos y permitiendo comparaciones de igual manera
maneja la posibilidad de registrar escalas como Glasgow, Richmond Rass, etc así
como crear indicadores y fichas de monitoreo.

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• Descripciones Quirúrgicas: permite la parametrización y estandarización de
Descripciones Quirúrgicas Tipo, lo que mejora y agiliza el diligenciamiento de este
documento, que es fundamental para el manejo de la atención clínica de los
pacientes.
• Dietas: establece diferentes tipos de dietas, desde alimentación vía oral hasta
parenteral, que pueden ser solicitadas y administradas a los pacientes,
permitiendo el manejo y control integral de la alimentación de los mismos.
• Recomendaciones generales: a través del registro de la historia clínica electrónica
del Sistema Integral de Información en Salud HOSVITAL permite establecer
Recomendaciones Tipo que se pueden usar para patologías que son similares a
todos los usuarios de un programa, ejemplo: Paciente Diabético.
• Resultados: es posible establecer preformas de resultados para procedimientos no
Quirúrgicos con el fin de agilizar la atención y registro de los pacientes.
• Guías de atención: está adecuado para el uso de guías de atención clínica con el fin
de facilitar el manejo integral del paciente con racionalidad científica y técnica.
• Guías de medicamentos y vademécum: nuestro sistema permite el manejo de
vademécum ligados a la historia clínica lo que posibilita consultas ágiles y fáciles a
los usuarios del programa.

9.3. HISTORIA CLÍNICA EXPERTA

En el módulo de historia clínica se maneja el concepto de Historia Clínica Experta debido a


que el sistema posibilita, a la entidad prestadora de servicios de salud, configurar las
pantallas con los ítems o información a recolectar en la historia clínica según la
especialidad de cada médico. De igual manera, dependiendo de la parametrización hecha,
trae ayudas específicas para el manejo ágil y experto de la historia clínica presentándole
únicamente las opciones de interés para su especialidad en los siguientes aspectos:
• Motivo de consulta
• Enfermedad actual
• Revisión por sistemas
• Antecedentes:
• Personales
• Familiares
• Tóxico- alérgicos
• Examen Físico
• Signos Vitales
• Ayudas rápidas de:
• Dietas.
• Medicamentos
• Procedimientos Quirúrgicos
• Procedimientos no Quirúrgicos
• Laboratorios
• Imágenes Diagnósticas
• Terapias

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• Recomendaciones Generales
• Ínter consultas

Uno de los beneficios que ofrece la historia clínica sistematizada es la generación de


información estadística de los datos recolectados. En el caso de HOSVITAL, es posible
porque los ítems escogidos o parametrizados son campos específicos de la base de datos,
que al ser diligenciados, permiten hacer un análisis real de la información capturada, es
decir, no están almacenados simplemente en un archivador de documentación.

Fortalezas

o Historia Clínica experta


o Historia Clínica altamente parametrizable
o Posibilidad de parametrizar diversos formatos para registro de información
(fichas epidemiológicas para diagnósticos de notificación obligatoria)
o Manejo de Ayudas rápidas por especialidad
o Consulta en tiempo real de protocolos Clínicos tanto para diagnósticos,
medicamentos y procedimientos
o Almacenar datos exógenos en la Historia del paciente ejemplo (Videos
Diagnósticos, resultados de procedimientos entre otros)
Beneficios

1. Acceso a información clínica del paciente en tiempo real


2. Soporte de la totalidad de las actividades realizadas al paciente
3. Generación de reportes de Historia clínica de manera ágil
4. Control de Accesibilidad a la Historia Clínica de acuerdo a los perfiles de los
usuarios
5. Historia clínica estandarizada
6. Acceso a datos históricos del paciente y realizar comparaciones entre sí
7. Control de registro de Evoluciones de un paciente

9.4. HOSVITAL - HISTORIA CLÍNICA ENFERMERÍA

Este módulo permite al personal de enfermería el registro integral del manejo del
paciente teniendo en cuenta todos los procesos realizados por profesionales y auxiliares
de esta área.
Permite el manejo de:

1. Evaluación de los pacientes, generación de plan de enfermería y manejo de


estándares Nanda
2. Manejo de kardex con planificación y control de la administración de
medicamentos

50
3. Control de fecha y hora de órdenes médicas
4. Planeación de aplicación, con fecha y hora, de medicamentos
5. Control de la aplicación de medicamentos
6. Control dinámico y en línea del kardex
7. Control de líquidos administrados y eliminados, control de aplicación de
mezclas y manejo en línea de balance hídrico.
8. Control de procedimientos ordenados y realizados en línea
9. Control en línea de kardex e inventarios
10. Manejo de programación de procedimientos y actividades de enfermería
11. Visualización en línea de historia clínica médica y de apoyo terapéutico
12. Semaforización de actividades
13.
Es el módulo en el cual el personal de enfermería realiza la planeación y el registro de las
diferentes actividades realizadas al paciente, permitiendo el control de la ejecución de las
mismas basado en la ubicación y el diagnostico del paciente entre otros, permitiendo de
esta manera garantizar el registro integral en la historia clínica del manejo del paciente.

Fortalezas

1. Historia Clínica experta


2. Historia Clínica altamente parametrizable
3. Posibilidad de parametrizar diversos formatos para registro de información
(TISS 28, TISS 72, NTISS)
4. Manejo de Ayudas rápidas
5. Consulta de protocolos Clínicos tanto para diagnósticos, medicamentos y
procedimientos
6. Control de aplicación de medicamentos
7. Control de líquidos
8. Registro de Monitoreas (sabanas de enfermería)

Beneficios

1. Registro de aplicación de medicamentos


2. Control electrónico del kardex de enfermería
3. Planeación de Cuidados por paciente
4. Control de registro de notas de enfermería

9.5. HOSVITAL - APOYO TERAPÉUTICO

En apoyo terapéutico encontramos las diferentes ayudas diagnósticas y apoyos


terapéuticos para la prestación del servicio de salud

51
9.5.1. LABORATORIO CLÍNICO

Este módulo está diseñado para la recepción automática de las órdenes de


procedimientos de laboratorio enviadas por los médicos a través de la historia clínica,
presentando una lista de los usuarios que tienen procedimientos pendientes.
Permite el registro de resultados de laboratorio directamente de las maquinas
procesadoras a través de interfaces o el registro manual en el sistema por medio de
plantillas para cada uno de los procedimientos.

Fortalezas

• Listas de Trabajo identificadas por colores


• Posibilidad de parametrizar plantillas para el registro de resultados
• Posibilidad de parametrizar Formatos específicos para la emisión de resultados de
procedimientos
• Interface con LIS esta integración se realiza a través de HL7 o de web services

Beneficios

• Entrega de Resultados en tiempo real


• Disminución de tiempos de entrega de resultados por medio de las interfaces
• Acceso a la Historia Clínica para análisis de información clínica relevante como
medicamentos suministrados entre otros

9.5.2. IMÁGENES DIAGNOSTICAS

Este módulo permite la recepción de los procedimientos de Imágenes Diagnosticas


solicitados por los médicos a través de la historia clínica presentando una fila de los
usuarios que tienen procedimientos pendientes.
Es posible hacer el diligenciamiento de los resultados de las imágenes diagnósticas por
parte de los profesionales especializados. Una vez diligenciado el reporte,
automáticamente se visualiza el reporte en la historia clínica y en facturación queda
registrado el cargo en la cuenta del paciente.
Tiene la opción de usar fórmulas matemáticas con diversas unidades de medida para los
cálculos de datos en los reportes de resultados.

Fortalezas

• Listas de Trabajo identificadas por colores


• Posibilidad de parametrizar plantillas para el registro de resultados

52
• Posibilidad de parametrizar Formatos específicos para la emisión de resultados de
procedimientos
• Interface con RIS

Beneficios

• Entrega de Resultados en tiempo real


• Disminución de tiempos de entrega de resultados por medio de las interfaces
• Acceso a la Historia Clínica para análisis de información clínica relevante como
medicamentos suministrados entre otros

9.5.3. TERAPIAS

El Sistema Integral de Información en Salud HOSVITAL también permite el manejo integral


de los diferentes tipos de terapias o ayudas no quirúrgicas generando los resultados de las
mismas y conectando de forma automática los resultados con los procesos de facturación
y de historia clínica. El médico ordena los procedimientos de terapias llegan de forma
electrónica a los fisioterapeutas bien sea ocupacional, respiratoria de trabajo etc, una vez
realizado el procedimiento se registra y de forma automática queda en la historia clínica y
en la cuenta del paciente con lo que se garantiza que todas las actividades queden
registradas en la parte asistencial y en la parte administrativa. HOSVITAL H.S cuenta con
ayudas rápidas que permiten realizar las descripciones de una forma más ágil y rápida.

9.5.4. INTERCONSULTAS

Este módulo permite que cuando un médico necesita la interconsulta de un médico


especialista se solicita a través de la historia clínica esta solicitud llega a un tablero de
control en donde los médicos de la especialidad solicitada para que seleccionen al
paciente y registren la evaluación y ordenen los procedimientos y medicamentos que
requiere el paciente para diagnostico o tratamiento. Todas estas actividades quedan
registradas en la historia clínica y la actividad de interconsulta queda registrada en la parte
administrativa tanto en la cuenta del paciente y por ende en la factura como en el módulo
de terceros asistenciales o cuentas médicas en el caso en que el contrato del médico sea
por actividad.

9.6. HOSVITAL - ODONTOLOGÍA

El sistema tiene dentro de la historia clínica el módulo de odontología que permite


registrar todas las actividades de salud oral que se le realizan a un paciente, es importante
establecer que la historia clínica es una sola que incluye la parte odontológica, este
módulo de odontología permite que el profesional realice un diagnóstico y lo registre en
forma gráfica en el odontograma, que haga un plan de tratamiento y un presupuesto del
mismo posteriormente permite el tratamiento y el registro del mismo y modificación del
odontograma , el sistema está conectado en línea con el módulo de citas médicas en

53
donde se programan las citas necesarias para lo procedimientos odontológicos, de la
misma manera está en línea con el módulo de facturación permitiendo pago compartido
entre los aseguradores y los pacientes en el caso de necesitar el manejo de materiales
exclusivos exentos de cobertura por parte de los aseguradores.
El médico y demás profesionales o servidores de la salud pueden ver la parte de historia
odontológica pero los únicos que pueden registrar en ella son profesionales del área que
tienen los permisos y autorizaciones necesarias para esto.
El sistema permite realizar citas con periodicidad estándar para signar varias citas para un
tratamiento prolongado, el sistema no cierra una actividad y la declara terminada hasta
que el profesional la registre, permite y realiza la obligatoriedad del diagnóstico inicial
cuando se distanciado en varios meses la atención inicial de odontología es necesario
hacer un nuevo diagnóstico oral para evitar errores en el registro.

9.7. HOSVITAL – TRIAGE

Esta opción permite realizar el Triage de urgencia o la clasificación de pacientes


clasificando, de acuerdo con parámetros previamente establecidos por la institución, la
gravedad del paciente y sugiere la necesidad de atención, el tiempo de espera y la
remisión a otro nivel de complejidad en caso de ser necesaria.
De la misma forma permite direccionar los pacientes del servicio de urgencias, de acuerdo
con su patología, a la especialidad tratante, Ej. Medicina interna, ortopedia, cirugía
general etc.
Graba de forma automática los datos en folio de historia clínica, dejando así constancia de
la atención de cada uno de los pacientes.
Genera de forma automática el traslado de la atención hacia el área donde van a ser
tratados los pacientes y, por medio de un tablero de control que, con un criterio de
prioridad en la atención en el área de urgencias, clasifica a los pacientes por colores y
tiempo de espera en la sala.

9.8. HOSVITAL - PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN

Nuestro sistema de información se basa en el modelo de atención primaria en salud.


La atención primaria de salud es la asistencia sanitaria esencial basada en métodos y
tecnologías prácticos, científicamente fundados y socialmente aceptables, puesta al
alcance de todos los individuos y familias de la comunidad mediante su plena
participación y a un costo que la comunidad y el país puedan soportar, en todas y cada
una de las etapas de su desarrollo con un espíritu de autorresponsabilidad y
autodeterminación. La atención primaria forma parte integrante tanto del sistema
nacional de salud, del que constituye la función central y el núcleo principal, como del
desarrollo social y económico global de la comunidad. Representa el primer nivel de
contacto de los individuos, la familia y la comunidad con el sistema nacional de salud,
llevando lo más cerca posible la atención de salud al lugar donde residen y trabajan las
personas, y constituye el primer elemento de un proceso permanente de asistencia

54
sanitaria. (Declaración de alma ata) para lo cual el sistema cuenta con las siguientes
opciones:

9.8.1. PROMOCIÓN DE SALUD

el sistema permite controlar y administrar acciones para la promoción de la salud


estableciendo acciones de salud enfocada a mantener la salud o estilo de vida saludables
de los individuos de un centro de referencia el sistema de información HOSVITAL H.S
permite establecer población determinada por género, edad o grupo etáreo localización
geográfica para seleccionarla e incluirla como candidato a un programa específico
integrado por múltiples actividades como son los programas de salud oral, salud sexual y
reproductiva.

9.8.2. DETECCIÓN TEMPRANA

Es el conjunto de actividades, procedimientos e intervenciones que permiten identificar


en forma oportuna y efectiva la enfermedad, facilitan su diagnóstico precoz, el
tratamiento oportuno, la reducción de su duración y el daño causado, evitando secuelas,
incapacidad y muerte , para esto el sistema permite la selección de pacientes que cumplan
características de edad, género y se le realizan procedimientos específicos para la
detección de patologías que si son detectadas a tiempo permitirán el tratamiento y la
erradicación de la causa cortando dicha patología como es el caso de la citología en
mujeres en edades desde los 23 años hasta los 50 para detectar alteraciones incipientes
en el tejido cervical, y a continuación realizar el seguimiento para realizar el monitoreo
periódico anual o bianual dependiendo del estado y la edad de la paciente, esto permite
inducir a la población a citas médicas y a controles con lo que se logra evitar lesiones de
mayor gravedad. El sistema permite crear planes y actividades para cada una de las
poblaciones objetivo, permite asignar las citas, atender a los pacientes e incitarlos a la
atención.

9.8.3. PROTECCIÓN ESPECÍFICA

Es el conjunto de actividades, procedimientos e intervenciones tendientes a garantizar la


protección de los individuos de una comunidad frente a un riesgo específico, con el fin de
evitar la presencia de la enfermedad este es el caso de la vacunación que permite evitar la
aparición de patologías como la parálisis flácida o el sarampión. Permitiendo el manejo de
esquemas de vacunación con lo que se verifica y se guarda en la historia clínica única
permitiendo realizar búsqueda de pacientes con esquemas incompletos para evitar la
aparición de brotes epidémicos, estas actividades son registradas en el módulo de
promoción y prevención y genera alertas en esquemas incompletos.

55
9.8.4. ACCIONES DE SALUD PÚBLICA

El sistema permite el control de patologías de gran valor para la salud pública como son
las infecciosas HOSVITAL H.S permite parametrizar las fichas para la notificación
obligatoria las cuales debe diligenciar el médico en el momento de registrar un
diagnostico que haya sido parametrizada como de notificación obligatoria lo que garantiza
que todas las patologías relevantes van a ser registradas con su ficha respectiva y evitar
que pasen inadvertidas.

9.8.5. CONTROL DE PATOLOGÍAS CRÓNICAS

El sistema permite el manejo y administración del tratamiento de pacientes con patologías


crónicas, posibilitando el control estricto mediante la programación de actividades
médicas de enfermería o de cualquier otro miembro del equipo de salud, verificando su
asistencia y garantizando los recursos para dicha atención, de igual manera el sistema
permite el control de entrega de medicamentos parametrizando los topes máximos,
evitando las entregas múltiples y el despilfarro de medicamentos.

9.9. HOSVITAL - ATENCIÓN DOMICILIARIA

El módulo de atención domiciliaria hace referencia a un programa de atención que sin


poner en riesgo la vida del paciente y bajo un modelo multidisciplinario brinda una
solución a los problemas de salud de ciertos pacientes (los que cumplen los criterios de
inclusión) conservando siempre como mayor logro y objetivo la ganancia en términos de
calidad de vida.
El programa se ha posicionado en los últimos años como una estrategia de atención extra
hospitalaria que permite brindar servicios de salud humanizados y oportunos a la
población, representando una mejoría importante en la calidad de vida de los usuarios y
con un relativo menor costo comparado con la atención tradicional.
En el modelo de atención domiciliaria caben actividades de todo el espectro de los
servicios de salud desde el fomento y la protección de la salud, la atención primaria, la
prevención clínica, la hospitalización en casa con el uso domiciliario de equipos
tradicionalmente hospitalarios, enfermedades de alto costo y procedimientos de
rehabilitación.
Para esto el sistema permite el registro de actividades y procedimientos en casa de los
pacientes o en sitios fuera de las instituciones prestadoras de servicios de salud para esto
el módulo nos permite hacer recorridos predefinidos y que el medico la enfermera u otro
personal de servicios de salud registre las actividades realizadas a los pacientes en la
historia clínica esto se puede realizar de dos maneras dentro del sistema, el primero con
una conexión de internet para hacerlo en línea o de una forma fuera de línea en donde
de acuerdo con el recorrido y los pacientes que se van a visitar se cargan estos pacientes
de la base de datos central en un computador potable y el medico registra la atención de

56
los pacientes y una vez que llega a la institución vuelve a conectar el portátil a la red
sincronizando las bases de datos y quedando actualizada la historia clínica.

9.9.1. HOSPITALIZACION EN CASA


Permite a las instituciones de salud que brinden este servicio realizar el registro de la
atención a los que han superado la fase aguda de su recuperación y tienen condiciones
que pueden ser manejadas como un servicio de hospitalización en casa, recibir cuidado de
equipos interdisciplinarios en su hogar. El proceso disminuye el riesgo de adquirir
infecciones intrahospitalarias.

Garantizando que todos los registros de la atención del paciente sean parte integral de la
historia clínica electrónica del paciente, enriqueciendo la información de la misma y
permitiendo la unificación de los datos

9.9.2. URGENCIAS DOMICILIARIAS

El sistema permite el registro de la atencion depacientes no programados en las rutas de


atencion domiciliaria lo cual permite atender la totalidad de las eventualidades del
proceso de atencion de los pacientes en la comodidad de su hogar.

9.9.3. CUIDADO EN CASA

El sistema permite el resgitro y la atencion de pacientes cronicos que requieran cierta


periodicidad en los cuidados por parte de los equipos multidisciplinarios logrando el
registro de parte de cada uno de los integrantes del equipo de manera electronica y
enriqueciendo a nivel informativo la historia clinica electronica del paciente y de esta
manera garantizar la integralidad de la informacion.

9.10. HOSVITAL - FARMACIA

Proceso de solicitud y entrega de medicamentos a los pacientes, nuestro aplicativo lo


tiene preparado para tres de formas diferentes de solicitar y entregar medicamentos:

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• Proceso intrahospitalario
• Proceso ambulatorio
• Proceso Cirugía

9.10.1. SOLICITUD

El sistema genera la solicitud de medicamentos y material médico quirúrgico a través del


módulo de historia clínica electrónica, en la cual, el profesional de la salud solicita el
medicamento de la tabla maestra, dosifica en cantidad y en unidad de medida, establece
la vía de aplicación, la frecuencia horaria y la cantidad de medicamento que farmacia debe
despachar para la correcta atención del paciente interno.
Cuando el médico va a formular, al día siguiente, el sistema le permite la modificación o la
copia de la orden del día anterior disminuyendo el tiempo de diligenciamiento de órdenes
médicas. De igual forma, cuando el galeno suspende el medicamento, ésta orden se
refleja en farmacia y en enfermería para que sea cumplida.

9.10.2. COMITÉ TÉCNICO CIENTÍFICO

En el caso que el medicamento no se encuentre dentro del plan obligatorio de salud POS,
El sistema obliga al médico que está diligenciando las órdenes a generar un formato para
el comité técnico científico. Documento obligatorio para la presentación de las cuentas
médicas y de soporte del tratamiento del paciente.

9.10.3. DISPENSACIÓN Y DESPACHO DE MEDICAMENTOS

Este módulo administra la recepción de pedidos médicos, la dispensación de los


medicamentos, el despacho a los diferentes servicios y el control de devoluciones de
medicamentos por medio del kardex de enfermería que se afecta directamente con la
aplicación de los medicamentos o la utilización de material médico quirúrgico.
También controla los lotes y las fechas de vencimiento de los medicamentos. Para que
esta herramienta funcione es necesaria la remarcación de los medicamentos en unidosis.
La tarea consiste en registrar, en un código de barras datamatrix, la fecha de vencimiento,
lote y el nombre del medicamento con su respectiva presentación y concentración. Así se
obtiene la trazabilidad de un medicamento y se garantiza la calidad en la atención del
paciente.

EL SISTEMA PERMITE:

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• Manejo y administración en línea de los pedidos desde historia clínica tanto de
médicos como de todo el personal paramédico de la institución
• Semáforos de control que controlan el despacho de medicamentos por tiempos y
por pertinencia (urgentes)
• Manejo de código de barras en el despacho para garantizar la trazabilidad en la
aplicación de medicamentos, conservando lote y fecha de vencimiento de cada
uno de los productos
• Despacho de farmacia a cada uno de los servicios detallado por paciente, lo que
permite controlar los inventarios y descargar los insumos en el momento de la
aplicación del medicamento
• Conexión en línea con la historia clínica de enfermería para el manejo de aplicación
de medicamentos
• Manejo de unidosis
• Control de stock de medicamentos
• Conexión en línea con el módulo de inventarios, lo que posibilita el manejo de
múltiples unidades de medida:
• Unidad de compra ( caja)
• Unidad de almacenamiento en inventario (Ampolla)
• Unidad de despacho ( Centímetros, Unidosis)
• Unidad de aplicación ( miligramos)
• Unidad de facturación (Ampollas)
• Administración de devoluciones de medicamentos por medio de un cálculo de los
productos despachados menos los aplicados al paciente, lo que genera un control
estricto de los medicamentos
• Manejo de paquetes de insumos
• Manejo de paquetes quirúrgicos

9.10.4. MANEJO DE UNIDOSIS

En Estados Unidos, las negligencias previsibles causan anualmente un estimado de


770,000 eventualidades adversas y hasta 98,000 muertes, incluyendo 7,000 muertes por
medicamentos equivocados, según revela un estudio realizado por el Instituto de
Investigaciones Médicas (IOM), creado por la Academia Nacional de Ciencias. Archives of
Internal Medicine, realizó en septiembre del 2002, una investigación, en la cual detectó
que aproximadamente una de cada cinco dosis de medicamentos es administrada
erróneamente.

Según, un reporte de la IOM un 77 por ciento de los errores en la administración de


medicamentos puede prevenirse con el uso de soluciones tecnológicas como es el caso de
la impresión de código de barras en los medicamentos. Frente a este panorama, la U.S.
Food and Drug Administration (FDA), en diciembre del 2001, tomó cartas en el asunto y

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anunció una propuesta de reglamentación para imponer la identificación con códigos de
barras de todos los productos biológicos y farmacéuticos regulados por dicha institución.
La recientemente desarrollada Simbología de Espacio Reducido (RSS) es una alternativa
práctica para la codificación con códigos de barras en envases unitarios, por lo que los
centros médicos ahora tienen la oportunidad de cubrir sus necesidades de re-etiquetado
con impresoras económicas y de alta calidad para el etiquetado por demanda.
Nuestro sistema permite el manejo con codificación de código de barra y RFID

9.10.5. APLICACIÓN DE MEDICAMENTOS

El manejo por parte de enfermería de los medicamentos se realiza una vez que farmacia
los ha despachado de la siguiente forma: la planeación de aplicación de medicamentos se
hace automáticamente una vez la enfermera ingrese en su módulo la hora de inicio de la
aplicación y el programa calcula las aplicaciones restantes tomando como base la
frecuencia horaria establecida por el médico en la formulación.
El registro de la aplicación se realiza solamente marcando el medicamento y confirmando
la selección, el programa graba la hora de aplicación y descarga del inventario los
medicamentos aplicados. Los medicamentos no aplicados quedan pendientes para
devolución a la farmacia. Como sistema de control, el programa permite la aplicación de
medicamentos media hora antes y dos horas después de la programada.
Este registro de aplicación de medicamentos se realiza con lectores de códigos de barras
de espacio reducido o por marcación con RFID.

9.11. HOSVITAL - CIRUGÍA.

Esta opción se divide en tres partes:

9.11.1. PROGRAMACIÓN DE CIRUGÍAS

Tiene una pantalla para la administración de las salas de cirugía, estableciendo en cada
una de ellas los tiempos, tipos de cirugía, personal programado para los procedimientos,
además desde aquí, se puede hacer la solicitud del material requerido, elementos de
diagnóstico, equipos, catéteres o elementos pos quirúrgicos, así como la reserva de
unidades de cuidado crítico.
En ella es posible hacer la reserva provisional de la sala hasta el momento en que el
procedimiento es confirmado por admisiones luego de obtener las autorizaciones
respectivas por parte de las aseguradoras.
Permite la creación de paquetes quirúrgicos directamente relacionados con inventarios lo
que genera un estricto control de los insumos y materiales.

9.11.2. DESCRIPCIONES QUIRÚRGICAS

En esta opción se registra la realización del procedimiento estableciendo diagnóstico


definitivo, tipo de herida, tipo de anestesia, tiempo real utilizado y materiales, tanto

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facturables como de consumo, personal que intervino, vías quirúrgicas de acceso, con lo
que se establecen los parámetros que van a alimentar la facturación en forma directa,
esta información queda registrada directamente en la historia clínica.

Permite utilizar las descripciones quirúrgicas tipo definidas por el personal médico con lo
que se agiliza el diligenciamiento de la misma por parte de los cirujanos.

Administra y controla los materiales y medicamentos usados durante el acto quirúrgico.


De igual forma controla los procesos de instrumentación y las actividades de las
circulantes.

9.11.3. RECORD ANESTÉSICO

El sistema permite el manejo electrónico del record anestésico en donde se registran los
signos vitales (permite crear varios tipos de plantillas de registro de monitoreo), los
eventos que se producen durante el acto anestésico, consultar en línea la historia clínica
completa de los pacientes incluyendo la valoración pre anestésica, registro de actividades
propias como posición del paciente, tipo de anestesia, tipo de asistencia ventilatoria y,
control de medicamentos y líquidos administrados y eliminados.

9.12. HOSVITAL - FORMACIÓN PROFESIONAL

Este módulo surge como la necesidad de los hospitales universitarios de seguir formando
a sus alumnos basados en el diligenciamiento de los registros clínicos bajo la supervisión
de profesores , que en el módulo que es una historia clínica idéntica a la que realizan los
profesionales de sus pacientes, esta historia clínica simulada permite que los médicos y
enfermeras en formación bien sea en pre grado o pos grado registren y sean evaluados ,
cada una d las áreas semiológicas de la historia clínica tiene una calificación, el sistema
permite parametrizar diferentes tipos de calificación, una ventaja muy importante de este
proceso es que permite que el docente corrija la historia clínica de los estudiantes y una
vez esta con la calidad óptima confirme y pase a la historia clínica del paciente agilizando
los proceso de registro pero guardando la rigurosidad académica, el sistema conserva
estos registros académicos para su posterior verificación si es el caso.

9.13. HOSVITAL - CONTRATACIÓN HOSPITALARIA

Este módulo maneja y administra toda la contratación de las Instituciones prestadoras de


Servicios de Salud con los diferentes Pagadores o Aseguradores.

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Permite establecer por cada uno de los contratos los siguientes ítems:

• Procedimientos cubiertos y no cubiertos, con sus respectivas tarifas


• Liquidación automática de procedimientos quirúrgicos múltiples
• Tarifas diferenciales de medicamentos
• Coberturas de insumos y materiales medico quirúrgicos
• Pagos compartidos por los usuarios
• Periodos de carencia
• Topes de pólizas por usuario y por contrato
• Tarifas diferenciales nocturnas
• Manejo de múltiples tarifarios
• Homologación de tarifarios con codificación única de procedimientos (CUPS)
• Parametrización de requisitos de admisión por contrato
• Manejo de autorizaciones dependiendo de la sede en donde se realice el
procedimiento
• Liquidación de procedimientos por UVR, Salarios mínimos, otros factores, tiempo
de duración de procedimientos quirúrgicos y rangos
• Manejo de tarifarios por rangos de fechas
• Administración de topes en contratos por capitación % de cumplimiento
• Contratos múltiples por cada uno de los aseguradores
• Manejo diferencial de tarifas por centro de costo para un mismo pagador

9.14. HOSVITAL - ADMISIONES

El módulo de admisiones permite el manejo del ingreso de los pacientes a los diferentes
tipos de atención de una institución prestadora de servicios de salud.
El módulo administra el ingreso de los usuarios por Triage, Consulta Externa,
Hospitalización, Urgencias y Tratamientos especiales.

El programa cuenta con tableros de control que permiten, a través de múltiples filtros,
una búsqueda rápida y fácil de usuarios, discriminándolos por tipo de atención, empresa,
tipo de servicio, fecha de ingreso, pabellón y nombre del paciente logrando el manejo en
línea de la información de toda la institución para cada una de sus sedes y para cada uno
de sus pabellones.

Genera de forma automática los diferentes formatos obligatorios como son: el


consentimiento informado, los formatos de seguros de transito SOAT y los de patologías
de notificación obligatoria, entre otros.

Valida de forma automática y en línea contra las bases de datos, los derechos que tienen
los usuarios, a qué planes de beneficios aplican, las vigencias de dichos planes y las tarifas
que se deben aplicar tanto en la liquidación de las facturas como en el manejo de los
pagos compartidos y los topes por copagos o cuotas moderadoras.

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Controla y administra mediante parametrización los documentos que debe adjuntar un
paciente para su atención (documento de identidad, carné, etc.)

9.15. HOSVITAL - FACTURACIÓN

Este módulo permite el registro en la cuenta de los pacientes de todas las actividades
realizadas, tanto en procedimientos como en aplicación de medicamentos, la facturación
es el compendio de las actividades que se registran en la historia clínica de los pacientes
de la siguiente manera: el médico ordena un procedimiento, apoyo terapéutico
(Imágenes , Laboratorio clínico y de patología, Terapias, Cirugía, e Interconsultas)
responde, en el momento en que se contesta queda registrado en la historia clínica y en la
cuenta del paciente, garantizando el registro de todas las actividades y evitando la
subfacturación.

En el caso de los medicamentos el médico los ordena, farmacia los despacha y enfermería
hace una planeación y aplicación de dichos medicamentos, en el momento de aplicar los
medicamentos quedan cargados a la cuenta del paciente y descarga de forma simultánea
del inventario controlando la subfacturación y teniendo monitoreo exhaustivo de los
inventarios.

El sistema permite el manejo de insumos y procedimientos que no se facturan debido a las


diferentes modalidades de contratación pero quedan registrados para el manejo de los
costos de atención.

Para lograr la facturación desde la historia clínica el sistema se parametriza estableciendo


múltiples tarifarios, topes por tipo de atención y por contrato, manejo de cuotas
compartidas, portafolios que permiten el manejo de procedimientos y suministros
cubiertos y no cubiertos o que requieran autorización, cambiando el rol de los
facturadores por el de revisores de cuentas, porque la factura refleja las actividades
realizadas por el personal asistencial a cada uno de los pacientes.

Nuestro sistema ofrece la opción del registro en la cuenta del paciente de cirugías
individuales o múltiples desde la descripción quirúrgica, de igual forma, maneja diferentes
tipos de esquemas de cobro de procedimientos quirúrgicos que permiten la combinación
de varios tipos de liquidación y tarifarios.

Homologa los diferentes tipos de tarifarios estableciendo un solo código para la


generación de reportes estadísticos y de productividad.

Maneja cambio de pagador pasando los cargos de uno a otro de forma automática y
calculando de nuevo las tarifas según el portafolio seleccionado.

Tiene la capacidad de manejar varios pagadores para un mismo paciente permitiendo el


corte de cuentas por montos fechas o por tipos de atención.

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La anulación de facturas genera la reactivación de los cargos registrados inicialmente lo
que garantiza el seguimiento de los datos de facturación.

9.16. HOSVITAL - ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS

9.16.1. REMISIÓN DE CUENTAS

El sistema maneja a través del módulo el armado de cuentas para el posterior envío de las
mismas a las aseguradoras. Desde aquí se generan también los RIPS por medio de un
proceso bastante sencillo.
La remisión de cuentas genera un documento para cada uno de los envíos que incluye, si
el cliente lo desea, las notas crédito realizadas en la institución por decisión propia o por
glosas de los auditores externos.

9.16.2. RADICACIÓN DE CUENTAS

Una vez se ha terminado el proceso de remisión de las facturas y entregadas en la


aseguradora, se realiza el de radicación de cuentas donde se registra el número y la fecha
de radicación (Dato indispensable para el control de cartera). El registro se puede hacer
por cada factura o un consolidado por todas las facturas entregadas.

9.17. HOSVITAL - AGENDAS MÉDICAS Y CONTROL DE CITAS

El sistema de citas permite el manejo de las agendas de cada uno de los profesionales
detallado por sede, especialidad, profesional y, además posee filtros para ubicarlas por
fecha y proximidad.
Genera diferentes estados de la cita para tener un control exacto de la programación,
optimizando el manejo de los recursos físicos y del talento humano.

Establece tiempos que pueden variar de acuerdo con el procedimiento o consulta acorde
con los rangos horarios que se hayan establecido para cada profesional por día.

Conecta directamente la agenda médica con el módulo de historias clínicas de consulta


externa permitiendo que cuando el profesional ingrese al programa encuentre su
calendario de actividades.

Guarda la privacidad de las historias clínicas permitiendo el ingreso del médico


únicamente a los pacientes que el profesional tenga en su agenda.

El módulo de citas de igual forma se conecta directamente con facturación permitiendo


que se generen facturas de forma automática y sencilla.

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Permite dependiendo del perfil del usuario el acceso a la historia clínica electrónica.
Permite la conexión con IVR, permitiendo una atención mucho más ágil en el
agendamiento.

9.18. HOSVITAL - REFERENCIA Y CONTRARREFERENCIA

Este módulo está diseñado para la administración de los procesos de referencia y contra
referencia entre Instituciones prestadoras de servicios de salud, realizando las siguientes
funciones:

• Datos básicos, administrativos, demográficos y epidemiológicos.


• Historia clínica
• Datos básicos de la Ips remitente
• Datos básicos de la Ips receptora
• Datos básicos del médico remitente y medico receptor
• Manejo de causas de rechazo
• Comparativos de tiempo de respuesta
• Datos básicos del técnico remitente y receptor
• Estadísticas de remisiones
• Manejo de causalidad de remisiones y de rechazos

9.19. HOSVITAL - HOJA DE RUTA

Este módulo permite la administración y el control de los documentos de la factura y sus


soportes, el proceso se inicia con la persona que realiza la impresión de la factura la cual
queda registrada en poder de la persona que la realizo una vez tiene todos los soportes
necesarios de una cuenta la persona la entrega a el centro agrupador o recolector y el
sistema le cambia de responsable por el que los recibió, este grupo de recepción alista las
facturas las agrupa genera los soportes tanto físicos como magnéticos para que sean
enviados a la aseguradora que sea responsable del pago de los servicios, en el sistema
relaciona el funcionario que radico las facturas en la aseguradora y registra el número de
radicación ya sea uno para cada factura o uno para todas las facturas, nuestro sistema
permite enviar archivos electrónicos con la codificación de tarifas que se haya pactado con
el asegurador, es importante tener en cuenta que este módulo está afectando
directamente al módulo de cartera el cual establece edades de cartera en dos momentos
desde el momento de la generación de la factura o desde la fecha de radicación para un
control adecuado de la cartera, el sistema permite el registro control y administración de
las glosas u objeciones que entregue el asegurador por uno varios o todas las actividades ,
pudiendo establecer la causa de la glosa y valor de la misma para actividades
individuales , permite este módulo el manejo de las respuestas a las objeciones y el
control del estado de cada una de las facturas, las glosas aceptadas generan notas
contables debito bajando los valores de la cartera. El sistema cuenta con un tablero de
colores en forma de semáforo que permite visualizar de una forma sencilla el estado en

65
que se encuentra una factura y quien es el responsable dentro de nuestra institución
disminuyendo la posibilidad de pérdida de factura o de documentos de soporte.

9.20. HOSVITAL - S.I.G

El Sistema de Información Gerencial (S.I.G.) resume todas las actividades realizadas en el


módulo asistencial y las presenta en forma gerencial, detallada y/o consolidada, por
medio de reportes, entre los que se encuentran:

• Facturas por paciente.


• Facturación por usuario.
• Registrado por usuario.
• Admitidos por usuario.
• Informe diario de caja.
• Relación de facturas anuladas.
• Morbilidad. Por empresa y grupos etáreos o edad simple.
• Mortalidad, por empresa y grupos etáreos o edad simple.
• Índices de Natalidad
• Informe de morbilidad de enfermedades de notificación obligatoria.
• Censo diario
• Índice ocupacional.
• Triage por causa, control de tiempos y síntomas.
• Triage vs diagnóstico.
• Tiempos de laboratorio, imágenes e interconsultas.
• Tiempos de autorización de servicios o insumos.
• Pacientes remitidos por periodo.
• Reingresos.
• Productividad de consultorios.
• Atención citas por médico.
• Citas especialidad - grupo.
• Control de cuentas.
• Control de glosas.
• Control de remisiones.
• Control de radicación de facturas.
• Facturación por centro de costos y centro de utilidad.
• Facturación por régimen.
• Facturación por empresa.
• Facturación por tipo de atención
• Facturación por procedimientos.
• Facturación por insumos.
• Informe de ventas directas.
• Facturación de no operacionales.
• Gestión de contratos.

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• Manejo de Indicadores.

9.21. HOSVITAL - ADMINISTRACIÓN Y SEGURIDAD

Tiene como objetivo definir, administrar y conocer el rol que desempeña cada uno de los
usuarios usando un esquema piramidal que permite definir tipos de usuarios, grupos de
usuarios, perfiles de grupo y exclusiones o adiciones de los perfiles para cada una de las
posibles acciones en las pantallas.

Permite realizar auditorías y registrar todas las operaciones realizadas en el sistema


indicando fecha, usuario y tipo de operación (adición, modificación o borrado) con lo cual
se genera un log útil para informes en los departamentos de control interno y auditoría.

9.22. HOSVITAL - ASEGURAMIENTO

El modulo de aseguramiento se diseño específicamente para la gestión de los procesos de


afiliaciones a modelos de aseguramiento y de gestión del riesgo bien sea modelo de
contratación por cápita o modelos de aseguramiento tipo medicina prepagada en el cual
se pueda gestionar las tarifas de cada uno de los planes, cada una de las transacciones
tipo (emisión de carnes, cuadros médicos, coberturas adicionales, Inclusión de familias
inclusión de beneficiarios, entre otros), permitiendo de esta manera la emisión de la
facturación a los afiliados a dichos planes de prepagada dependiendo ciclos de facturación
y contemplando conceptos de facturación a varios responsables (sub-factura), de igual
manera dentro del proceso de afiliación se contempla el procesos de chequeo medico el
cual puede ser registrado dentro del modulo de historia clínica del aplicativo permitiendo
de esta manera realizar procesos de auditoria a las diferentes solicitudes de afiliación que
pudieron ser rechazadas por causa de preexistencias, o aquellas solicitudes que fueron
aprobadas a pesar de que el paciente tenia preexistencias.

De igual manera este modulo permite realizar la gestión de emisión automática de cartas
tanto de suspensión de contrato por no pago o carta de renovación automática de
contrato previo vencimiento de los mismos.

67
10.MÓDULOS FUNCIONALES PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS

10.1. SEVEN-CN CONTABILIDAD

Este módulo logra la uniformidad, procesamiento y consolidación de contabilidad de la


entidad, controlando cada una de las operaciones contables diarias, recibiendo en línea
todos y cada unos de las operaciones que se tenga una imputación contable.

Permite el control gerencial y administrativo de la información contable a nivel de centros


de costo, proyecto, unidad de negocio, tercero y concepto fiscal. Facilitando así mismo, la
generación de reportes, como listados de chequeo, balances de prueba y libros auxiliares,
adicionalmente, el control que permite el plan de cuentas hasta 7 niveles.

10.1.1. CARACTERÍSTICAS GENERALES

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• Manejo del Plan Único de Cuentas (PUC) y el Plan General de la Contabilidad
Pública (PGCP).
• Manejo de (n) compañías con su respectivo plan de cuentas.
• Definición libre de la jerárquica del plan contable (16 dígitos y 10 niveles).
• Manejo y control de tres árboles independientes del plan de cuentas (Centro de
Costos, Unidad de Negocios, y Proyectos). Estas estructuras permiten generar
Balances, Auxiliares y Estados de Resultados por cada una de ellos.
• Definición de documentos contables, controlando consecutivo automático o
manual, impresión en línea, fecha automática o manual etc.
• Permite la Parametrización en forma predeterminada de la imputación contable.
• Control de seguridad de acceso a los comprobantes contables y a la contabilidad.
• Control de sumas iguales en los comprobantes, lo cual no permite grabar
documentos descuadrados.
• Permite la definición, formulación y generación de los índices financieros.
• Bloqueo de meses, controlando la captura de movimiento contable en meses
anteriores.
• Definición de parámetros para los informes en medios magnéticos que se deben
entregar a los entes de control.
• Definición de anexos contables para la declaración de renta. AUTOMATICOS
• Generación ajustes por inflación.
• Aplicación de provisiones.
• Manejo y amortización de diferidos.
• Reversión de Ajuste por inflación, amortización de diferidos y provisiones.
• Importación y exportación de movimiento.
• Generación de traslados automáticos de cuentas.
• Copia de movimientos.
• Cierre Automático del periodo contable.
• Cierre de Diferidos.
• Manejo de inter-sucursales.
• Generación automática de medios magnéticos.
• Resumen de documentos, consolidar el movimiento que llega de otros módulos
que afecten el mismo centro de costos, proyecto, Unidad de negocios, sucursal,
cuenta o tercero; de tal forma, que resuma dicho movimiento en un mismo
registro.
• Automatización del registro del movimiento mediante la parametrización de los
documentos.
• Posibilidad de generar transacciones por diferencia en cambio a través de registros
moneda de origen y local.
• Generación e impresión de los soportes contables de las transacciones reportadas.
• Opción de mantener en línea el movimiento de uno o varios años.
• Opción de reversión de comprobantes.
• Anulación de Movimiento Contable.
• Recepción y consolidación de la información de las interfaces que generen un
movimiento contable.

69
• Actualización en línea de los movimientos generados, sin necesidad de cierres para
la generación de informes de resultados.
• Definición de diferidos
• Registro de Provisiones
• Definición de conceptos Fiscales como por ejemplo retenciones, IVA, etc.
• Opción de definir los conceptos tributarios y su formulación.
• Generación de los medios magnéticos a la DIAN.
• Generación de los informes de Declaración de Impuesto de Industria y Comercio,
Retención en la Fuente, de renta y complementarios, y bimensual de impuestos
sobre las ventas.

10.1.2. INFORMES Y CONSULTAS

LIBROS OFICIALES

• Numeración de Libros Oficiales


• Mayor y Balances
• Libro Diario Oficial
• Libro de Inventarios Oficial
• Catalogo de Cuentas
• Comprobantes contables

ESTADOS CONTABLES DE NATURALEZA CUANTITATIVA

Balance General:

• Por Centro de Costo


• Por Proyecto
• Por Tercero
• Por área de Negocio

Balance de Prueba:

• Por Centro de Costo


• Por Proyecto
• Por Tercero
• Por área de Negocio

ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA Y COMERCIAL

• Estado de resultados
• Estados de cambios en el Patrimonio
• Informe de Índices Financieros
• Análisis Horizontal y Vertical

70
CERTIFICADOS DE IMPUESTOS

• Retención en la Fuente
• ICA
• IVA
• Informes a La Contaduría General De La Nación
• Informes a La UPB General De La Nación
• Informes a Supervalores
• Informes a Supersalud

10.2. SEVEN-PO PROVEEDORES CUENTAS POR PAGAR

Este Módulo administra y controla las obligaciones de la organización; es decir, las cuentas
por pagar. Provee auxiliares que contienen la historia del movimiento y los saldos por
cada una de las cuentas por pagar que posee la organización. Adicionalmente, mantiene
los registros correspondientes a los pasivos de la empresa en lo relacionado con
proveedores y acreedores varios, por concepto de productos, contratos, servicios y
suministros. Con este módulo se obtiene un adecuado manejo de pagos bajo un estricto
seguimiento de los documentos que componen las obligaciones. Suministra información
sobre los vencimientos, las edades y prioridades de pago dando así la posibilidad de llevar
a cabo una óptima planeación de los mismos, con los beneficios financieros que esto
representa.

10.2.1. CARACTERISTICAS GENERALES

• Efectúa las recepciones de acuerdo con la orden de compra y la factura del


proveedor, genera el estado de cuenta, controla las respectivas obligaciones y
realiza los pagos con emisión automática de cheques.
• Permite la definición de la Facturación incluyendo dentro de esta, las
características generales, los productos, las condiciones comerciales y impuestos.
• Recomienda proveedores de un producto y relaciona los productos que ofrece un
proveedor.
• Suministra información de Cuentas Por Pagar por edades.
• Permite definir las diferentes listas de precios por producto y proveedor.
• Clasificación de los proveedores por tipo, permitiendo al usuario organizar sus
proveedores de la manera más conveniente.
• Definición de las diferentes condiciones de pago pactadas con un proveedor.
• Registro de los proveedores con información básica como identificación, nombre,
dirección, teléfono, tipo, clase y condiciones de pago.
• Permite el control de anticipos y cruce de cuentas.

71
10.3. SEVEN–CA CUENTAS POR COBRAR

El Módulo de Cartera, es una aplicación multi moneda eficiente que le permitirá


administrar, de forma confiable, la información crediticia de sus clientes impactando en
línea la información contable, comercial y bancaria de la organización.

Se integra de manera automática y en línea con los módulos de Facturación, Tesorería,


Contabilidad y Proveedores.

La funcionalidad principal del modulo es la de administrar y gestionar la cartera en sus


diferentes fases (Administrativa, Pre jurídica y Jurídica), permitiendo definir las diferentes
actividades de gestión y recordatorios tanto para el gestor como para el cliente.

Permite además la circularizacion y manejo de emisión automática de estados de cuenta y


la generación de informes de gestión. La definición de acuerdos de pago y
reestructuración de cartera con renovación de garantías o constitución de nuevos
documentos de respaldo son otras de las funcionalidades inmersas en el modulo.

La tercerización de la cartera es totalmente controlada. Permite que los abogados puedan


registrar día a día el resultado de los procesos a su cargo. La gerencia Jurídica se mantiene
al día con los registros de los procesos jurídicos, arreglos directos. Control unificado sobre
las obligaciones de un cliente, informando sobre tipos de obligación y entidades con las
cuales tiene compromisos pendientes.

Seguimiento permanente sobre procesos jurídicos, compromisos judiciales por abogado,


juzgado, tipo de demanda; compromisos de deudores y plazos de cobro.
Establece indicadores de gestión y efectividad.

Los procesos de provisiones, calificación y diferencia en cambio de la cartera se


encuentran completamente automatizados manejando diferentes escenarios que logran
en el sistema una completa adopción de las políticas contables de cada organización. Se
interrelaciona además con el modulo de proveedores cuando se presenta en la compañía
la figura de Cliente y Proveedor para un mismo tercero permitiendo los cruces
automáticos de operaciones de Cuentas por pagar y Cartera.

10.3.1. CARACTERISTICAS

Maneja y controla las cuentas por cobrar de los clientes que han contraído obligaciones
con la organización, a partir del Módulo de Facturación a Clientes.

• El sistema controla notas débito y crédito a clientes.


• Cruces de Documentos
• Permite abonos a facturas de clientes.

72
• Manejos de cupos y topes de facturación. Adicionalmente controla las condiciones
comerciales parametrizadas para cada uno de los clientes.
• Permite la parametrización de los clientes por medio de las condiciones comerciales,
formas de pago y cupos de crédito.
• Extracto de cuenta y circularización (estado de cuentas).
• Rotación de cartera.

10.3.2. CONSULTAS E INFORMES

Entrega diferentes tipos de reportes de vencimiento, resultados por actividad de cobro,


resumen de acuerdos, conciliaciones y fallos, cartera por moneda, entre otros.

• Auxiliar de cartera.
• Liquidación de intereses por mora.
• Informe de vencimientos de cartera por vencer o vencida por edades.
• Informe para planeación de cobros.
• Estadísticas de ventas o recaudos por clientes.

10.4. SEVEN-TS TESORERIA

Este Módulo permite el control diario de los ingresos, egresos, compromisos adquiridos,
presupuesto e inversiones; produciendo así, los estados requeridos para su correcto
manejo dentro de las más estrictas normas de auditoría y control. Permite la
administración y seguimiento de los ingresos a través de la parametrización de los
diferentes tipos de ingreso que posea la organización con sus correspondientes
consignaciones a nivel nacional y local, a nivel de egresos, contempla la programación del
giro de las diferentes cuentas por pagar de la organización. Adicionalmente, permite la
generación automática de la conciliación bancaria para cada banco y cuenta bancaria.
Ofreciendo un reflejo en tiempo real del flujo de caja de la organización.

10.4.1. CARACTERÍSTICAS GENERALES

Pagos

• Pagos a proveedores a través de las entidades financieras.


• Se generan las ordenes de pago en forma automática.
• Permite la autorización y programación de pagos.
• Permite el pago a proveedores en moneda extranjera.
• El giro de los cheques se genera en el momento de aplicar la orden de pago.
• Órdenes de pago directas, en donde se pueden realizar desembolsos sin necesidad de
tener causada la factura de proveedor
• Control de entrega de cheques

73
• Permite la impresión de cheques en cualquier formato.
• Permite la consulta de los comprobantes de egreso.
• Controla los movimientos reembolsos y manejo de las cajas menores.
• Permite administrar la información referente a las entidades bancarias, cuentas
bancarias, chequeras y conciliación bancaria.
• Captura de extracto bancario para su posterior conciliación.
• Manejo de cajas menores
• Permite el manejo de las transacciones en títulos valores.
• Permite la definición del valor nominal, la tasa efectiva, precio de mercado, tipo de
inversión, fechas de compra y de vencimiento, rendimientos y forma de pago,
comisión y la Tasa efectiva del título.
• Consignación en línea automática
• Ajuste por diferencia en cambio
• Pago a proveedores a través de bancos
• Las operaciones de caja se realizan en línea y diariamente se encuentran registradas.
• Boletín diario de caja
• Situación de tesorería
• Indicadores financieros
• Libro Diario de Caja. 
• Saldos de Cuentas Bancarias.
• Libro diario de Bancos
• Movimiento y saldos de cajas menores, cuentas de ahorro, inversiones, fondos
especiales, CDTs, y/ó propias.
• Relación de cheques
• Informe de cheques anulados
• Impresión de cheques en lotes
• Inversiones: Corresponde al valor a la fecha de los dineros colocados en depósitos a
término.
• Conciliación Bancaria
• Relación De Ingresos: Por recibos de Caja, Consignaciones vs Recibos de Caja, Cheques
Devueltos, consignaciones y Notas Bancarias.
• Informes De Cheques: Anulados, no anulados, devueltos, cheques recibidos, cheques
girados y no entregados.
• Relación De Egresos: Por comprobantes de egreso, ordenes de pago, y cuentas por
pagar.
• Flujo Diario De Caja
• Legalización De Avances
• Cuadre Diario De Caja Menor

10.5. SEVEN FINANCIERO PLUS

10.5.1. SEVEN-PF PRESUPUESTO FINANCIERO GENERAL

74
El Módulo controla y administra la ejecución, contabilización, y control de los
Presupuestos de Ingresos y Gastos de la vigencia fiscal, las reservas, las cuentas por pagar
a nivel de centros de costos, oficinas y plan de cuentas

CARACTERISTICAS

• Permite crear los informes y generar de Acuerdo a la ejecución presupuestal los


centros de costos y las cuentas contables
• Manejo de instrumentos para la ejecución de cada disponibilidad presupuestal,
compras, cuentas por pagar , egresos, ventas, recaudos e inversiones
• Manejo de presupuesto a nivel de Centros de Costos, Sucursales, Unidades de
Negocios y Proyectos.
• Restricción de ejecución presupuestal por tipos de operación, centros de costo a nivel
de perfiles de usuario.
• Codificación de los documentos de ejecución presupuestal,
• Codificación de los documentos soporte a la ejecución presupuestal, como son
contratos, ordenes de compra, y ordenes de servicio.
• Manejo de Reservas Presupuestales
• Opción de controlar el presupuesto a nivel de periodos fiscales o mes a mes.

• DEFINICIÓN DEL PRESUPUESTO

• Definición del anteproyecto de presupuesto.


• Distribución de las diferentes centros de costos ejecutores.
• Definición de tipos de operación de ejecución.
• Aprobación del presupuesto.

CONSULTAS E INFORMES

• Libro de Registro de Ingresos


• Registro de Apropiaciones, compromisos, obligaciones y pagos.
• Registro de reservas presupuestales
• Informe Mensual de ejecución del presupuesto de ingresos
• Reporte Auxiliar
• Disponibilidad presupuestal
• Saldos
• Ejecución presupuestal egresos

10.5.2. SEVEN PG- PRESUPUESTO GOBIERNO

Este Módulo permite mantener un registro Presupuestal oportuno, constante, relevante,


comprensible y verificable de las operaciones financieras de la Organización, que permita

75
realizar un continuo y adecuado control de sus Ingresos y Gastos, bajo las normas
establecidas por el Estado.

CARACTERISTICAS

• Control del Presupuesto de Gastos e Ingresos de la Organización


• Generación de la cadena Presupuestal de Gastos y los procesos que se derivan de
ella.
• Administración y seguimiento a los Ingresos
• Generación de Informes oportunos, para cumplir con los requerimientos del
estado.
• Tener Información al Día, para el análisis de los movimientos generados en la
Organización.
• Controlar Vigencias.
• Control de Disponibilidad Presupuestal (Aprobación, Adiciones, Reducciones,
Traslados, CDPs, Liberación de CDPs, Etc.).
• Recálculos de Saldos.
• Importación de Movimiento presupuestal.
• Generación Reportes de Ley.

10.5.3. SEVEN CB - COSTOS ABC

Uno de los módulos que complementa la Gestión Financiera del sistema de información
SEVEN ERP es el modulo de cotos ABC. Se trata de una herramienta para una efectiva
gestión estratégica de costos, con numerosos beneficios y características.

Creado a partir de la experiencia de participación de nuestra empresa en proyectos con


empresas del sector de servicios públicos en Colombia es un modulo fácil de trabajar y al
mismo tiempo muy potente. Es totalmente configurable y compatible aplicando la
metodología de costeo basado en actividades.

CARACTERISTICAS

El modulo permite a los usuarios del área de costos ejecutar de manera periódica la
asignación de los costos derivados del uso de los recursos de la organización a las
actividades en ella desarrolladas, de modo de brindar a la Dirección información que
contribuya a gestionarlas eficientemente, y complementariamente, permita determinar
racionalmente los costos unitarios de los objetos costeo (proyectos, productos, servicios,
etc.).

A través de su trabajo en línea con el modulo de contabilidad contable la ejecución del


proceso genera los comprobantes contables respectivos a la contabilidad de costos.

76
¿Cómo es el funcionamiento del modulo?

El modulo está basado en el costeo por actividades. En detalle es una técnica mediante la
cual los costos y gastos se asignan a través de las actividades y los procesos, realizados por
la empresa, para la generación de un servicio. Estas distribuciones de costos se realizan a
través de criterios cuidadosamente estudiados donde a través de los driver o inductores
se van reflejando la relación causa-efecto entre las fuentes y destinos.

Operación del Modulo:

• Identificación de las actividades de la organización.

Se denomina actividad al conjunto de tareas coordinadas cuyo fin es agregar valor a


un Servicio. Se identifican aquellas de una magnitud tal que permita alcanzar un
adecuado equilibrio entre el nivel de detalle de la información que se desea obtener
del sistema y los esfuerzos de medición y registro necesarios para obtenerlo.

• Asignación de la fuente de Costos de los recursos a las actividades.


Los recursos son el detalle de las cuentas contables que aplican para cada uno de los
recursos Existirán determinados costos que no podrán ser asignados en forma directa
a las actividades, entonces para ellos habrá que recurrir a los procedimientos de
asignación propios de todo costo indirecto, bases de asignación que reflejen
razonablemente la porción del costo del recurso causado por cada actividad.

• Identificación de los inductores de costos (cost drivers) de cada una de las


actividades.

Mediante la observación de las características de las actividades, los costos que


consumen y las salidas que generan, se identifican los elementos que reflejan
razonablemente la relación causal existente entre la actividad desarrollada y los costos
devengados. De este modo se tendrán expuestas las causas generadoras de los costos.

• Determinación de las Unidades de Costeo final o salidas y asignación de los costos


de las actividades a aquellas.

Las unidades de costeo final son los objetos finales cuyo costo se desea conocer y
conforman el resultado final de las diferentes actividades, tales como: productos,
servicios, proyectos, etc. Sin perjuicio de recordar que los productos, servicios y demás
salidas no constituyen el foco de mayor interés de una dirección basada en las
actividades, debe admitirse que la asignación de los costos a los mismos resulta
necesaria para enriquecer los procesos de planeamiento, toma de decisiones y control
de la gestión.

• Generación de la información contable respectiva.

77
El modulo una vez ejecutado el proceso construye los comprobantes contables
respectivos para cada uno de registros calculados; para cada registro se genera una
transacción debito y crédito.

10.5.4. SEVEN-CA CARTERA FINANCIERA

Este módulo le permite al usuario el control y la administración de los créditos financieros


ofrecidos por la compañía generando en línea las cuentas por cobrar que se deriven de
estos créditos, dependiendo de la Parametrización generada del módulo y de las
características asignadas a cada Crédito.

CARACTERÍSTICAS GENERALES:

• Manejo de Bloqueo de meses para restringir el acceso ó modificación de información


en meses ya cerrados.
• Definición de las líneas de crédito utilizadas en la compañía, permitiendo adjuntar por
cada línea una plantilla del pagare que se generara automáticamente una vez sea
registrada en el sistema la obligación.
• Definición de los documentos que se deben solicitar por línea de crédito a los terceros
que generan solicitud de crédito.
• Definición de las cuentas contables que se deben utilizar para el registro en línea de las
obligaciones en el modulo de contabilidad.
• Creación de las Solicitudes de Crédito realizadas por terceros a la compañía.
• Generar el proceso de autorización de las solicitudes de crédito registradas en el
sistemas

Registro de Obligaciones (Características del Crédito):

• Definición del tercero al que se le esta generando el crédito.


• Definición de la Línea de crédito correspondiente.
• Definición del Tipo de Liquidación que se utilizara en cada crédito (Cuota Variable,
Cuota fija ó Interés anticipado.
• Definición del Tipo de interés que se utilizara para el calculo del crédito (Efectivo Anual
ó Nominal mensual).
• Definición de la periodicidad de los pagos acordados con el cliente (Mensual,
Bimensual, Trimestral, Semestral ó Anual).
• Definición del numero de cuotas
• Definición del valor del Crédito
• Definición del porcentaje de Interés Corriente y de mora.

RESULTADO:

78
• Calculo automático de los valores a pagar por el cliente según las características dadas
al crédito.
• Creación automática de las cuentas por cobrar en el modulo de cartera,
correspondientes al valor de los interés y el valor de la cuota, según las características
dadas al crédito.
• Posibilidad de cancelar la facturación pendiente del cliente con la información del
crédito.
• Posibilidad de relacionar garantías en los casos en que se requiera.
• Definición de los Codeudores del Crédito.
• Posibilidad de relacionar los cheques posfechados que soportan en crédito si se utiliza
esta línea de crédito en la compañía.
• Generación del pagare en formato Word.
• Generación de los talonarios del crédito según formato utilizado en la compañía.

INFORMES

• Relación de cheques posfechados por vencimiento.


• Relación de cheques
• Relación de créditos
• Situación de Cartera
• Situación de cartera por edades.

10.5.5. SEVEN CF – CREDITOS FINANCIEROS

Este módulo lleva el control de los créditos que brinda la organización a sus clientes.
Desde las solicitudes pasando por las aprobaciones y finalizando con los desembolsos o
cruces con la facturación según sea el caso. El sistema llevará el control de las operaciones
efectuadas sobre cada crédito, manteniendo al día sus clientes con la aplicación en línea
de las operaciones ya sean débitos o créditos.
Enlaza la información de créditos con el resto del sistema a través del número de
identificación del tercero lo que permite tener una visión integral del prestatario respecto
al manejo que le da a sus cuentas y la relación de éstas con los créditos.
Lleva control de las tasas asignadas, permitiendo modificaciones a las mismas en el
momento en que las autoridades lo estimen conveniente. Para un manejo más uniforme
de las tasas de interés, se utilizan las tasas definidas en el módulo de forma que al cambiar
el valor de cualquiera de éstas cambian todos los créditos asociados a ellas Agrupa los
créditos por producto, permitiendo a las empresas brindar una diversidad de servicios con
características similares variando, únicamente algunos parámetros.
Calcula los intereses corrientes y morosos a través de parámetros definidos por el
usuario, en los cuales tendrá la opción de elegir, por cada producto ofrecido la forma y a
partir de cuándo calculará intereses moratorios. En este sentido, el sistema mantiene el

79
estado diario de la morosidad y vencimiento, haciendo los cambios de estado
correspondiente.

CARACTERÍSTICAS GENERALES:

• Manejo de Bloqueo de meses para restringir el acceso ó modificación de información


en meses ya cerrados.
• Definición de las líneas de crédito utilizadas en la compañía, permitiendo adjuntar por
cada línea una plantilla del pagare que se generara automáticamente una vez sea
registrada en el sistema la obligación.
• Definición de los documentos que se deben solicitar por línea de crédito a los terceros
que generan solicitud de crédito.
• Definición de las cuentas contables que se deben utilizar para el registro en línea de las
obligaciones en el modulo de contabilidad.
• Creación de las Solicitudes de Crédito realizadas por terceros a la compañía.
• Generar el proceso de autorización de las solicitudes de crédito registradas en el
sistemas

Registro de Obligaciones (Características del Crédito):

• Definición del tercero al que se le esta generando el crédito.


• Definición de la Línea de crédito correspondiente.
• Definición del Tipo de Liquidación que se utilizara en cada crédito (Cuota Variable,
Cuota fija ó Interés anticipado.
• Definición del Tipo de interés que se utilizara para el calculo del crédito (Efectivo Anual
ó Nominal mensual).
• Definición de la periodicidad de los pagos acordados con el cliente (Mensual,
Bimensual, Trimestral, Semestral ó Anual).
• Definición del numero de cuotas
• Definición del valor del Crédito
• Definición del porcentaje de Interés Corriente y de mora.

Resultado:

• Calculo automático de los valores a pagar por el cliente según las características dadas
al crédito.
• Creación automática de las cuentas por cobrar en el modulo de cartera,
correspondientes al valor de los interés y el valor de la cuota, según las características
dadas al crédito.
• Posibilidad de cancelar la facturación pendiente del cliente con la información del
crédito.
• Posibilidad de relacionar garantías en los casos en que se requiera.
• Definición de los Codeudores del Crédito.

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• Posibilidad de relacionar los cheques posfechados que soportan en crédito si se utiliza
esta línea de crédito en la compañía.
• Generación del pagare en formato Word.
• Generación de los talonarios del crédito según formato utilizado en la compañía.

INFORMES:

Relación de cheques posfechados por vencimiento.


Relación de cheques
Relación de créditos
Situación de Cartera
Situación de cartera por edades.

10.5.6. SEVEN IV – INVERSIONES

Este modulo administra y controla las inversiones realizada por la Compañía para recibir
un ingreso ó para efectuar una ganancia gradual, generando en línea los documentos
contables que surgen de la valoración, registro de Fondeos.

CARACTERISTICAS

• Creación de indicadores de Tasas Básicas.


• Creación de los Tipos de Títulos utilizados.
• Definición de las cuentas contables que de deben utilizar para la contabilización en
línea de las operaciones calculadas por Tipo de Titulo.
• Permite el manejo de las transacciones en títulos valores
• Definición de Entidades, clases y fuentes de inversión
• Definición de Terceros Intermediarios
• Definición de Limites por Duración y Moneda

Registro de Inversiones:

• Permite el registro de inversiones de renta fija ya sea con tasa fija o tasa variable;
asociando Tipo de Titulo, Fecha de emisión y de vencimiento, Tasa nominal Fija ó
variable, Modalidad de Intereses, tasa puntos adicionales, Forma de pago
(Anticipado ó vencido), Condiciones de la compra del Titulo, TIR, Tasa básica, tasa
efectiva, Tercero emisor, tercero propietario, tercero intermediario, Moneda,
Origen de recursos (Propios ó terceros), numero de acciones, numero de titulo y
calificación de riesgo.
• Definición en cada inversión de las estructuras financieras a utilizar para la
generación del registro contable (Centro de Costos, Proyecto, área de negocio y
Sucursal)
• Calculo de Flujos Futuros
• Calculo de Rendimientos

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• Valoración de los flujos
• Documentos Soporte.
• Actualiza el registro contable de forma automática, gracias al procedo de la
valoración de las inversiones.
• Reversión del proceso de valoración para generar ajustes y generar suavemente la
valorización.
• Registro de la cancelación de Inversiones por vencimiento, venta, sustitución o
endoso
• Registro de Fondeos por tercero intermediario
• Posibilidad de Bloquear el mes una vez se han entregado informes de las
inversiones para evitar el registro ó modificación de los datos de las inversiones del
mes correspondiente. Solo usuarios autorizados podrán abrir el mes para realizar
algún tipo de ajuste.
• Simulador de Inversiones: Permite calcular los flujos futuros de una inversión.

INFORMES

• Informe de Inversiones
• Promedio mensual de depósitos e inversiones
• Valoración a una fecha
• Calculo de inversión Obligatoria
• Salida de Inversiones.

10.5.7. SEVEN - OF OBLIGACIONES FINANCIERAS

Este módulo permite tener un control sobre las obligaciones financieras que se puedan tener
con los diferentes entes financieros.

El registro de las obligaciones financieras, si se desea, tendrá una afectación contable y


quedará registrada también como una cuenta por pagar, para que a medida que se cumplen
las fechas de pagos se pueda realizar la transacción con base en el registro realizado de la
obligación.
Las cuotas son calculadas automáticamente por el sistema de acuerdo a las condiciones
establecidas en la obligación como la tasa (Efectiva o Nominal) para su amortización, el valor,
el tiempo, y la periodicidad del pago.

Las obligaciones financieras podrán ser controladas por proyecto, Centro de costos, Sucursal ó
Unidad de Negocios. O por las cuatro estructuras en mención.

Se tendrá un control de la periodicidad de la o las obligaciones mensualmente, Trimestral,


Semestral ó Anual. A su vez se podrá tener obligaciones financieras en monedas diferentes al
peso ó a la moneda base.

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CARACTERÍSTICAS GENERALES

• Definición de contratos de empréstito: Permite definir los montos (cupos) acordados


con las entidades financieras, y sobre los cuales la compañía puede solicitar el crédito,
definiendo las garantías que deben ser generadas para la aprobación de los créditos
que sean solicitados. Se define la siguiente información:

• Entidad Financiera
• Línea de Crédito
• Fecha de vencimiento del acuerdo.
• Cupo autorizado.
• Tasa aprobada
• Puntos adicionales.

• Registro de obligaciones financieras: Permite incluir en el sistema la obligación


financiera para su control y administración, definiendo las características básicas
negociadas con el entidad financiera, de tal forma que el sistema liquida de forma
automática las cuotas del crédito. Se define:

• Contrato de empréstito
• Código del Crédito
• Código del Pagare
• Línea de crédito
• Entidad financiera
• Numero de cuotas
• Valor del crédito
• Tipo de tasa (fija ó variable)
• Modalidad (anticipado ó vencido)
• Forma de pago (mensual, bimensual, trimestral, semestral ó anual)
• Tipo de Liquidación (cuota fija ó cuota variable)
• Tasa
• Puntos adicionales
• Tercero
• Estructura financiera (Centro de costo, proyecto, rea de negocio y sucursal)
• Liquidación automática de las cuotas (fecha de vencimiento, valor amortización de
capital, valor intereses, saldo, valor cuota.

• Adicionalmente, permite definir información necesaria del crédito como objeto de la


obligación, garantías, detalle de uso y codeudor.

• Simulación de Obligaciones Financieras: Permite incluir obligaciones financieras en

83
donde el usuario puede simular las cuotas y comparar varias opciones para definir cuál
es la opción que más le conviene a la compañía, una vez escogida la mejor opción se
registra la obligación en el sistema.

• Causación de Cuentas por Pagar: Permite registrar el pago de las cuotas generadas por
la obligación financiera, identificando el valor cancelado, de tal forma que se actualiza
el estado de las cuotas en la obligación financiera, para poder determinar fácilmente
que cuotas han sido canceladas.

• Reliquidación de Obligaciones Financieras: Permite re-liquidar aquellas obligaciones


financiera que cambian su negociación inicial, que puede ser el plazo, la tasa de
interés, o cualquier otra característica que genere que las condiciones de la obligación
cambien.

REPORTES

Con el fin de poder controlar y administrar las obligaciones financieras de la compañía, el


módulo cuenta con los siguientes reportes:

o Cupos créditos contratos empréstito


o Garantías Obligaciones Financieras
o Obligaciones por línea de crédito
o Obligaciones pagadas
o Obligaciones por vencimiento mensual.

10.6. SEVEN – ADMINISTRATIVO

10.6.1. SEVEN CT - CONTRATOS PROVEEDORES

Permite la administración de cualquier proceso de contratación: licitaciones, invitaciones


directas etc.

Permite la selección de proveedores, el manejo de garantías y pólizas, flujo de pagos,


adiciones contractuales, actas y tipos de liquidación contractual.

El módulo de contratos se integra con Work Flow y el manejo de documentos, de esta manera
se podrá tener control sobre la etapa en la que se encuentre un proceso de contratación
determinado, con control de tiempos y ejecutores, así mismo se podrá consultar los
documentos que hacen parte de un contrato o de un proceso de selección determinado.

CARACTERÍSTICAS GENERALES

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ETAPA PRE-CONTRACTUAL

• Permite crear, modificar, consultar o imprimir.


• La clasificación de actividades de los proponentes.
• La clasificación de grupos de proponentes por especialidades.
• Termino de liquidación de contratos por defecto.
• Información básica de proponentes. Administrando la siguiente información:

• Código del Proponente.


• Nombre del Proponente.
• Fecha de Creación.
• Localización.
• Documentos Legales.
• Información Financiera.
• Actividades.
• Especialidades.
• Grupos.

 La lista de formas de contratación (convocatoria, licitación, invitación directa, etc).


 Los procesos de selección y contratación, Asignación presupuestal para el proceso de
selección (No del CDP, Valor vigencia, rubro que va a ser asignado), fecha de apertura,
fecha de cierre del proceso de selección.
 Las propuestas entregadas por los proveedores.
 Control de publicaciones de los diferentes procesos de selección en los diarios.
 Almacena la información general de los proponentes tal como: Documento de
identidad, localización, actividades, especialidades y grupos, dirección, teléfono,
cámara de comercio, registro mercantil, información financiera (Activos, pasivos,
capital, K de contratación.).
 Permite almacenar la información suministrada por los proponentes de cada una de
las propuestas que participan en un proceso de selección determinado.

ETAPA CONTRACTUAL

Una vez seleccionado el proponente o los proponentes con los cuales se va a trabajar se
da inicio a la etapa contractual, en la cual se hace una administración documental y de
control de ejecución presupuestal de todos y cada uno de los contratos celebrados con los
diferentes contratistas.

Permite crear, modificar, consultar o imprimir:

 Los diferentes tipos de contratos controlando la información sobre el valor, tipo de


contrato, porcentajes de avance, plazos, valor, tiempos de ejecución, garantías,
pólizas, tipos de amparo, tipos de liquidación etc.
 Por cada tipo de contrato será posible definir un formato de acuerdo a los

85
parámetros suministrados al programa, es decir, que los tipos de contratos, una
vez se ingrese la información necesaria controlará el formato a utilizar en el
momento de la impresión del contrato.
 Manejo de proyectos especiales para la ejecución de contratos.
 Permite crear, consultar, e imprimir contratos. Asigna número de contrato,
proceso de selección sobre el cual se trabajo para la adjudicación del contrato
objeto del contrato, liquidación de IVA, control de pago de impuesto de timbre de
acuerdo al valor del contrato.
 Control del estado del contrato (activo, inactivo, suspendido)
 Plazo de ejecución (días semanas, meses o años).
 Interventor del contrato, coordinador del contrato.
 Valor ejecutado del contrato.
 Adiciones y/o modificaciones a los contratos (otro si, valor del contrato, etc).
 Cláusulas de un contrato. Que se adicionarán a los contratos, la cuales se podrán
consultar, modificar o imprimir en el contrato.
 Permite crear, modificar, consultar o imprimir sanciones de un contrato.
 Forma de pago de un contrato.
 Los registros de control de ejecución y pagos de un contrato.
 Consultas de contratos, en donde se podrá ver la información básica del contrato
como: número del contrato, objeto del contrato, proceso de selección, tipo de
contratación, valor inicial del contrato, fecha de perfección, fecha inicial de
ejecución, fecha fina de ejecución, plazo de ejecución.

INFORMES Y CONSULTAS

El Módulo de Contratos se entrega con una serie de reportes que permiten manejar la
información de la base de datos, adicionalmente se entrega el generador de reportes
con el cual, el usuario final puede construir los reportes que requiera para suplir sus
necesidades de información.

 Informe de gestión de Contratos: Reporta la lista y resultados de los


indicadores de gestión correspondientes a la unidad
 Contratos propios del objeto de la entidad Generar una relación de los
contratos suscritos por la empresa en un periodo dado y que correspondan
al desarrollo del objeto de la entidad.
 Contratos 50% menor cuantía Reportar los contratos perfeccionados
durante un periodo, cuyo valor supere el 50% de la menor cuantía
Relaciona los contratos cuya fecha de perfeccionamiento se encuentre
entre los parámetros fecha inicial y final.
 Licitaciones y/o concursos.
 Contratos ejecutados, multados y sancionados.
 Información correspondiente a contratos ejecutados, multados y
sancionados durante el semestre que se este terminando.

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 Contratos liquidados
 Contratos iniciados
 Contratos perfeccionados
 Certificaciones módulo de contratos
 Expide las certificaciones solicitadas por el contratista
 Reporte para la personería

10.6.2. SEVEN CM - COMPRAS

El Módulo de Compras de SEVEN ERP es otro de los pilares fundamentales de los procesos
de la Gestión Administrativa, ya que facilita y dinamiza la adquisición de bienes y servicios
en las organizaciones. Esto se logra a través de la capacidad que entrega a los gestores de
compras de integrar y controlar el proceso de compras desde su origen en las áreas o
personas demandantes de bienes y servicios, hasta la gestión del pago a los proveedores.
Se trata además de un sistema que permite la descentralización organizacional
estableciendo más de un comprador con límites claros en montos o productos que puede
adquirir, así como un sistema ejecutor de las políticas gerenciales mediante la definición y
la aplicación de diferentes modelos de selección y evaluación de ofertas que se adaptan a
cada organización.

Gracias a su integración con los módulos de Presupuesto Financiero y Presupuesto de


Gobierno del sistema SEVEN ERP se convierte en un medio de control y ejecución
presupuestal, sin importar que se traten de empresas públicas o privadas alineando la
gestión administrativa con las políticas y limites financieros.

Entre sus principales beneficios se encuentran:

• Permitir la definición y especificación de procesos de compra con distintos grados de


complejidad, donde se involucran entre otros aspectos: el control documental los
aspectos a evaluar con sus valoraciones, selección de proveedores a invitar, envío y
recepción de solicitudes de cotización, generación de cuadros comparativos y anexos
para comités de compras, adjudicación de órdenes de compra y su generación en el
sistema.

• Diferentes puntos de control y ejecución presupuestal durante el proceso de compras:

- En la solicitud: a partir de la requisición de compras cuando se trata de empresas


privadas le informa al solicitante de manera inmediata la existencia o no de recursos
para atender su necesidad. En el sector público adicionalmente el sistema está en
capacidad de solicitar el CDP para que sea vinculado a la solicitud, opciones que son
parametrizables.

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- En la Generación de la Orden de Compra: Disminuir el presupuesto disponible por el
valor de la orden de compra, trasladando el monto de la orden a un nuevo estado
dentro del presupuesto financiero que se denomina reservado, permitiendo observar
en los informes el estatus del presupuesto vs las reservas y el uso que se ha hecho de
ellas con ocasión de las cuentas por pagar originadas en la orden de compra.

Cuando se trabaja con la opción de presupuesto gubernamental al generar la orden de


compra el sistema de compras toma el CDP de la solicitud y con cargo a él genera el RP
(registro presupuestal) de la orden de compra, documento que se puede generar en
firme o en estado temporal para que una vez el funcionario de presupuesto valide la
consistencia del registro lo apruebe y de esta manera afecte el presupuesto.

• Unión operacional y transacción con el modulo de Contratos de SEVEN ERP


permitiendo generar órdenes de compra con base a contratos, o utilizar el programa
de procesos de compra del modulo para que sugiera si se debe generar como
resultado del proceso una orden de compra o un contrato.

• Manejo y Control de pólizas vinculadas a las órdenes de compra, controlando los


montos, los amparos, coberturas y vigencias.

• Convertirse en un instrumento para la planeación financiera mediante la Proyección,


aprobación y administración de planes de compra a nivel de producto, datos que
sustenta las asignaciones de recursos financieros.

• Múltiples mecanismos para generación de ordenes de compra, directas, apartir de


cotizaciones, a partir de procesos de selección, de contratos o copiadas de ordenes
previas.

• Asignación de productos a proveedores, detallando todas sus características y en


especial definiendo los suministros y artículos de inventario que este le provee a la
organización. También es posible guardar las ofertas hechas por un proveedor con
respecto a los suministros o artículos que ofrece, con el fin de generar las cotizaciones
automáticamente.

• Medir la eficiencia y calidad de los proveedores evaluando el cumplimiento en tiempo,


cantidad y el número de rechazos manteniendo de igual forma un histórico de
calificación de proveedores y generación de certificados.

FUNCIONALIDADES:

• Solicitud de los suministros que maneja la empresa, incluyendo su clase.

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• Definición de los distintos usuarios que pueden generar cotizaciones, requisiciones y
órdenes de compra de la organización.
• Definición de categorías de órdenes para poder agruparlas de acuerdo a las
necesidades de la empresa.

• Definición de los distintos criterios de adjudicación usados para el registro del


proveedor.

• Creación de solicitudes de compra para artículos de inventario, activos fijos o


suministros.

• Cotización de productos a los distintos proveedores.

• Evaluación de las distintas cotizaciones comparando las opciones que brindan


los distintos proveedores.

• Generación de órdenes de compra basadas en proveeduría, inventarios o


directamente en el módulo de compras.

• Definición de distintas entregas para una orden de compra.

• Recepción en las distintas bodegas de la mercancía pedida en una orden de compra.

CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN

• Definición de los distintos compradores de la empresa, para poder mantener una


bitácora de cuáles han sido las compras realizadas por cada comprador.

• Definición de categorías de ordenes con el fin de organizar las solicitudes de cualquier


manera que la empresa lo desee.

• Comparativos acordes con criterios de calificación definidos por el usuario.

SOLICITUDES

• Creación de las solicitudes de compra de los distintos departamentos o centros de


costo de la empresa. Cada usuario del sistema puede crear sus propias solicitudes de
compra, sin embargo estas tiene que ser aprobadas por un usuario que tenga la
autorización requerida. Una vez aprobada el encargado de compras puede tramitar la
solicitud ya sea despachando lo requerido, mandando a cotizar o creando una orden
de compra.
• Consulta y aprobación de las solicitudes de compra. La aplicación posee un estricto
control de consulta y aprobación de solicitudes que solo permite a los usuarios
encargados revisar las distintas solicitudes creadas en la empresa.

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• Despacho de suministros. El encargado de compras puede enviar al usuario los
suministros que crea conveniente, siempre y cuando existan en la bodega. Este
despacho contabiliza el gasto del centro de utilidad respectivo y crea un documento
para el soporte de la salida de los suministros.

• Cotización de productos. En caso que el encargado de proveeduría decida cotizar los


productos que le han solicitado, él puede cotizar usando el registro de proveedores o
sin usar el registro de proveedores y realizando todo el proceso manual.

• Compra de productos. Para los casos en que los productos solicitados no necesiten
pasar por el proceso de cotización, el encargado de compras puede generar
automáticamente una orden de compra.

• La consulta de solicitudes permite verificar el estado de estas dentro de la empresa.


Muestra cuanto de la solicitud ya fue despachado, cuanto esta siendo cotizado y lo
que ya fue pedido en alguna orden de compra.

COTIZACIONES

• Creación de cotizaciones sobre la base de solicitudes, sin usar el registro de


proveedores. En caso que la empresa no maneje el registro de proveedores, es
necesario que se cree la cotización, se envíe al proveedor y luego se retroalimente el
sistema con la información suministrada por el proveedor, esto con el fin de poder
evaluar cual es la mejor alternativa de compras para el producto.

• La asignación de cotizaciones es realizada por el jefe de compras una vez tenga toda la
información necesaria para tomar las decisiones. El jefe de compras decide a que
proveedor le realizara la compra de producto tomando como base todas las
cotizaciones existentes del producto, esta consulta puede ser realizada directamente
en la pantalla de asignación de cotizaciones.

• Existe un sistema de autorización de cotizaciones que es totalmente parametrizable


por el usuario.

ÓRDENES DE COMPRA

 Generación de órdenes de compra basadas en cotizaciones.


 Creación de órdenes de compra directamente desde el módulo de inventarios.
 Creación de órdenes de compra directamente en el módulo de compras.
 Aprobación de las órdenes de compra. Cuando la orden se crea basándose en una
cotización, no es necesario el proceso de aprobación, pues funciona de la misma
manera que las cotizaciones, en caso contrario la orden debe ser aprobada para
que pueda ser emitida.

90
 Emisión y envió de las ordenes de compras a los proveedores.
 Recepción de las ordenes de compra en las diferentes localizaciones, generando la
cuenta por pagar y el respectivo movimiento dependiendo de que se este
recibiendo (entrada por compras en inventarios, entrada a la bodega de
suministros en compras o contabilización del gasto en caso de que sea un servicio).
 Control de productos pendientes de recibir por cada orden de compra.
 Liquidación de la orden de compra.

CONTABILIZACIÓN

• Definición de diferentes tipos de transacción con el fin de que el usuario final solo
deba conocer cuál tipo de transacción usar para realizar la contabilización. En ningún
momento los usuarios finales necesitarán conocer el plan de cuentas de la empresa
para codificar los documentos.
• Definición de conceptos contables.
• Asociación de conceptos a tipos de transacción.
• Asociación “directa” de cuentas del plan contable a cada concepto por medio de
los diferentes niveles de los conceptos.
• Generación de comprobantes contables por cada transacción o resumidos por
fecha.

CONSULTAS E INFORMES

• Lista de modos de pago


• Lista de compradores
• Lista de proveedores x suministros
• Lista de clase de suministros
• Lista tipos de transacción y conceptos
• Lista de proveedores
• Lista de proveedores x artículos
• Lista de criterios de adjudicación
• Listado de requisiciones

El modulo de administración de Compras ofrece las funcionalidades necesarias para


realizar las actividades de administración de las ordenes de compras y relaciones con los
proveedores.

En cuanto a las Órdenes de Compra el sistema permite generar en forma manual o a partir
de los requerimientos establecidos como resultado del proceso de planeación. Las
Órdenes de compra que son generadas en forma automática se integran con las
funcionalidades de cotizaciones y acuerdos establecidos con los proveedores.

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El sistema ofrece criterios para realizar la selección del mejor acuerdo o cotización para
asignar este o recomendar para la orden de compra generada, mantiene un registro del
proceso de selección y calificación.

El sistema ofrece las funcionalidades necesarias para realizar la recepción de artículos


comprados, además de los procesos de cierre de órdenes de compra.

10.6.3. SEVEN-IN INVENTARIOS

Parte fundamental de los procesos de la Gestión Administrativa, el módulo de Inventarios


de SEVEN ERP está dirigido a la administración, control, planeación y en general al manejo
de los consumibles, repuestos, servicios, activos y productos que comercializa la
organización o aquellos que requiere para su funcionamiento. Además de llevar un
detallado control de cantidades y costos de los diferentes productos, el sistema de
inventarios de SEVEN ERP se integra operacionalmente con los Módulos de Contabilidad,
Proveedores, Compras, Contratos, Facturación y Pedidos convirtiéndose en una poderosa
herramienta de gestión para las empresas.

Entre sus principales beneficios se encuentran:

• La contribución al proceso integral de Compras como elemento que garantiza la


recepción de los bienes por parte de la organización, creando las entradas de
inventario a partir de órdenes de compra o contratos, permitiendo adicionalmente
emitir conceptos de calidad de bienes o cumplimientos en plazos de entrega.
• Servir como herramienta de planeación y creación de presupuestos a través de la
generación de planes y programas de compras en unidades y costos con posibilidad de
proyección a costo promedio o último precio de compra y la determinación de
porcentajes de incremento de cantidades para cada producto.
• Facilitar el control de los costos de los consumibles y suministros a través de la
creación de pedidos predeterminados para cada departamento, área o dependencia
en la organización con su correspondiente proceso de trámite y control.
• El afinamiento de los inventarios en cuanto a cantidad y oportunidad proporcionando
la información necesaria para la toma de decisiones, mejora la confiabilidad de los
inventarios en cuanto a precisión, permite el registro oportuno de los movimientos de
inventarios.

FUNCIONALIDADES:

• Definición de artículos “físicos” para cada bodega de la empresa, manejando sus


costos y cantidades. Se maneja la cantidad, el costo y los movimientos de un artículo
dentro de una bodega del inventario.
• Manejo simultáneo de múltiples bodegas de almacenamiento.

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• Manejo de sectores o ubicaciones físicas dentro de cada bodega de almacenamiento..
• Clasificación de los artículos por tipo de producto
• Clasificación de los artículos por segmentos.
• Clasificación de los artículos por familias (categorización contable).
• Definición de atributos de acuerdo a la parametrización que requiera la organización
para cada unos de los productos que hacen parte del inventario.
• Definición de unidades de medida y conversión entre medidas que permite el manejo
de unidades de venta distintas a las unidades de compra.
• Asociación de múltiples gravámenes al artículo.
• Asociación de múltiples descuentos al artículo para la facturación de productos..
• Posibilidad de manejar lotes de producción con sus respectivas fechas de vencimiento
para los productos que lo requieran
• Posibilidad de manejar productos con números de serie para su control individual.
• Manejo de múltiples transacciones de movimiento del inventario como son entradas
por compras, salidas por ventas, entradas por ajustes, salidas por ajustes, salidas por
requisición y otras entradas y salidas.
• Definición automática, captura y consulta de tomas físicas del inventario para una
bodega.
• Ajustes por inflación.
• Ajustes a periodos anteriores.
• Posibilidad de definir varias bodegas de almacenamiento y la distribución física dentro
de ellas.
• Definición de las distintas marcas que puede tener un artículo. Las marcas pueden
usarse para el manejo de artículos ítemizados (control individual) o como una
característica más del artículo.
• Definición de las distintas unidades de medida
• Manejo del Código CUBS
• Manejo del Código Único de Medicamentos.
• Definición de los diferentes factores de conversión entre las distintas unidades de
medida. Esta conversión se usa para manejar las diferencias que existan en medidas
manejadas dentro de la empresa y aquellas manejadas por los proveedores.
• Definición de los componentes obligatorios, estándar y opcionales que puede tener un
producto. Estos componentes ayudan a tener una descripción desglosada de los
artículos que se están manejando, principalmente se usa para automóviles,
computadoras o máquinas.
• Posibilidad de reemplazar un artículo de la base de datos.
• Kardex de artículos para las distintas bodegas. El kardex se actualiza inmediatamente
con cada transacción que se realice en el sistema.
• Definición por el usuario de transacciones:

• Entradas varias
• Salidas varias
• Entradas por órdenes de compra (módulo de compras)
• Salidas por devoluciones de compras (módulo de compras)

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• Traslados entre bodegas
• Ajustes en cantidades

• Posibilidad de registrar centros de utilidad a las transacciones.


• Mantenimiento en línea de existencias y costos.
• Cálculo y generación automática del ajuste por inflación de acuerdo al PAAG.
• Impresión de los documentos generados. FÍSICO
• Posibilidad de realizar inventario físico independiente por bodega de almacenamiento.
• Posibilidad de hacer inventario físico parcial o total.
• Registro del conteo físico.
• Importación de los conteo físicos al sistema.
• Reporte de diferencias en el inventario físico.
• Generación de las transacciones de ajustes sobre las diferencias entre el conteo físico
y el inventario registrado.
• Definición de diferentes tipos de transacción con el fin de que el usuario final solo
deba conocer cuál tipo de transacción usar para realizar el movimiento de inventario y
en consecuencia la contabilización correspondiente.
• Envío en línea de comprobantes hacia la contabilidad.

CONSULTAS E INFORMES
MY CONSULTAS
• Boletín Diario
• Inventario por niveles
• Movimiento mensual
• Saldos por producto
• Tarjeta de Kardex
• Auxiliares por producto
• Auxiliares por bodega
• Auxiliares por placa
• Saldos de Almacén
• Existencias por producto
• Compras por producto
• Compras por centro de costo
• Compras por producto valorizado
• Consumos por producto
• Consumos por Centro de Costo
• Listado de traslados
• Listado por propiedades adicionales
• Puntos de reposición por producto

10.6.4. SEVEN-AF ACTIVOS FIJOS

Este módulo proporciona el al apoyo a la alta gerencia y suministra las herramientas


apropiadas para una adecuada administración de los activos fijos de la compañía. Permite

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el manejo de los activos de la empresa, llevando el registro histórico de los movimientos
que afectan al activo, la depreciación acumulada, los ajustes por inflación y los
movimientos que no afectan la parte contable y que permiten un control administrativo
de los mismos.

Funciona en línea, realizando directamente la contabilización de los movimientos


realizados en el sistema, o como complemento a otros sistemas que hagan la
contabilización desde el origen de la transacción y solo requieran realizar el movimiento
operativo sobre el activo. Adicionalmente, conserva toda la parametrización definida para
el producto devolutivo definida en el Módulo de Inventarios.

Permite la definición de cada uno de activos asociados a diferentes grupos de activos fijos
que se puedan definir, según la necesidad de la organización.

CARACTERISTICAS GENERALES

• Manejo de activos pudiendo asignar funcionarios o cargos responsables de dichos


activos.
• Registro de los diferentes cargos a los cuales se relacionan los funcionarios
responsables de los activos de la empresa.
• Codificación de las diferentes ubicaciones de los activos, que detallan la posición
física en un centro de costo o si se requiere a nivel de bodega.
• Definición jerárquica de los diferentes tipos en los que se clasifican los activos de
acuerdo con los parámetros de la empresa, de tal manera que además de tener
criterios de clasificación de los activos, permite definir características comunes que
heredan los activos pertenecientes a cada tipo.
• Codificación de los conceptos utilizados en el registro de los movimientos que
afectan los activos fijos, como son las mejoras y las reducciones con cambio o no
de la vida útil, y los retiros, bien sea por obsolescencia, venta, perdida o donación.
• Definición de los parámetros que permiten el proceso de contabilización de las
diferentes operaciones realizadas sobre los activos de la empresa.
• Codificación de los conceptos que complementan, desde el punto de vista
contable, las operaciones realizadas sobre los activos, cuando el sistema
contabiliza los movimientos.

CONTROL DE ACTIVOS

• Ingreso de saldos iniciales, control y administración de los activos fijos.


• Registro del inventario de activos en la empresa, clasificados por tipo de activo e
informando los valores acumulados de depreciación, costos y ajustes por inflación.
• Registro de nuevos activos de la compañía, brindando información general,
información de la compra, ubicación, responsable e información financiera.
• Separación de un activo que haya sido asociado a otro, permitiendo registrar su nueva
ubicación.

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• Registro de una nueva ubicación de un activo, guardando el histórico de ubicaciones.
• Asignación de un nuevo responsable de un activo, guardando el histórico de
responsables.
• Registro de las adiciones o mejoras sobre los activos utilizando los diferentes
conceptos definidos, pudiendo cambiar la vida útil de los activos afectados.
• Registro de las reducciones o disminuciones de los activos utilizando los diferentes
conceptos definidos, pudiendo cambiar la vida útil de los activos afectados.
• Registro de las bajas o retiros de los activos utilizando los diferentes conceptos
definidos.
• Registro de pólizas, seguros, garantías y mantenimientos, incluyendo las fechas de
vencimiento de cada una de ellas y los terceros con los cuales se mantienen.
• Registro del valor en cuentas de orden de los activos totalmente depreciados.

DEPRECIACIÓN Y AJUSTES

• Proceso de depreciación, utilizando el método reconocido como línea recta.


• Registro de las unidades reales para los activos que utilizan el método de depreciación
de unidades producidas.
• Generación de la información contable correspondiente a las depreciaciones y los
ajustes por inflación.

CONSULTAS E INFORMES

• Auxiliares por Sucursal


• Auxiliares por Grupos de Activos
• Relación de activos
• Activos totalmente depreciados
• Traslados
• Garantías
• Novedades de activos fijos asegurados
• Pólizas por Activo Fijo
• Hoja de Vida del activo, resumida o detallada.
• Activos por bodega, agrupados por centro, centro-ubicación.
• Activos por responsable, cargo o funcionario.
• Paz y salvos
• Mantenimiento de Activos
• Avalúos registrados a un activo, o a todos los activos de un mismo tipo.
• Ajustes por inflación, consolidados por tipo o detallados para cada activo.
• Depreciaciones, consolidadas por tipo o detalladas para cada activo.
• Placas con garantías
• Compra de Activos por proveedor
• Activos dados de Baja

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10.6.5. SEVEN GESTION DOCUMENTAL

Este Módulo permite conocer la ubicación de los diferentes documentos que se manejan
dentro del flujo de trabajo de su organización, así como la descripción genérica de dichos
documentos relacionando usuarios con las respectivas dependencias existentes en la
empresa.

El sistema de Workflow inicialmente se puede basar en una herramienta de gestión


documental que almacene y gestione los objetos documentales complejos que viajen por
el flujo como son imágenes, textos, videos, archivos ofimáticos. También se incorpora,
además, la posibilidad de integrase con la informática corporativa existente así como con
herramientas de trabajo ofimático como faxes, bases de datos u hojas de cálculo.

Las técnicas de gestión documental permiten clasificar y organizar los archivos


electrónicos. Gracias a ellas, es posible utilizar técnicas de bases de datos para localizar la
información que necesita, realizando búsquedas por te mas, fechas, autores, contenidos.

Además, al disponer de un archivo central de documentos electrónicos, el control y acceso


están garantizados. El usuario se identifica con su nombre y una palabra clave, teniendo
derecho a realizar determinadas operaciones en función de su identidad. De este modo,
se evita que personal no autorizado consulte o modifique información a la que no debería
tener acceso.

Con esta herramienta la información no permanece estática en su organización, fluye de


unas personas a otras, y cada una la somete a un proceso distinto.

SEVEN WORKFLOW permite controlar

• QUIÉN maneja la información


• QUÉ debe hacer con ella
• CUÁNDO debe hacerlo

De esta manera, los documentos electrónicos pasan "de mano en mano". Cada persona
realiza la función que tiene asignada (visar, anexar otros documentos, revisar, ampliar,
entre otros) siguiendo el orden establecido.

De este modo, las operaciones de la empresa y los documentos se transforman en un


proceso ordenado y controlado en todo momento.

Si, por ejemplo, Ud. aplica un sistema de Workflow a un proceso de gestión de


expedientes, podrá conocer en todo momento:

• Cuantos expedientes se están procesando en el sistema

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• En qué estado se encuentran
• Qué operaciones están realizando los usuarios
• Cuantos expedientes se gestionaron en meses anteriores y con qué resultado

Y si por ejemplo se aplica a una compra de equipos, este se encaminará a la persona o


personas encargadas de aprobar dicha compra y esta a su vez, realizará y aceptará dicha
orden de compra interactuando automáticamente con el sistema Administrativo de la
Organización.

De esta manera el trámite que debe realizar cada participante se reduce a la recepción de
correos electrónicos con la información detallada y el formato el cual debe diligenciar.
Este automáticamente será enviado al siguiente estado y participante.

10.6.6. SEVEN-ERP LOGISTICA

Su función principal es sincronizar todas las actividades y procesos necesarios para la


administración estratégica de la adquisición, flujo y almacenamiento de materias primas y
componentes, existencias en proceso y en productos terminados así como todo el flujo
de información asociado en la cadena de abastecimiento, desde la compra hasta el
despacho de los mismos.

La solución de Seven ERP Logística está estructurada y diseñada para cubrir los siguientes
procesos:

 Gestión de Producto que involucra todas las definiciones requeridas a nivel de


producto para la gestión logística y de manufactura.
 Gestión de Abastecimiento que involucra desde la cotización hasta la recepción de
producto.
 Logística de pedidos y despachos

10.6.7. SEVEN-PE LOGISTICA DE PEDIDOS Y DESPACHO


Su función principal es la administración de pedidos, contemplando la gestión comercial
y logística de los mismos, esto incluye desde la generación de la cotización, conversión a
pedido hasta la gestión del despacho. En gestión comercial permite manejo de ventas a
crédito, contado, directas; recepción de pedidos vía EDI, Internet, manual, asignación de
precios y promociones en forma directa al momento de registrar los pedidos, valorización
bacth de pedidos, evaluación de condiciones de cartera, asignación de mercancía,
negociaciones con transportistas, y en la gestión logística cubre procesos de picking,
confirmación de pedido, generación documentos de despachos, contabilización de pasivo
por fletes, definición de rutas, integración al Plan Maestro de Fabricación,  integración de
inventarios y al modulo de compras para cubrir procesos de reabastecimiento.

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Sobresalen los siguientes procesos:

 Gestión de cotizaciones
 Conversión de cotizaciones a pedidos de venta
 Aprobaciones de pedidos de venta
 Picking , confirmación y despacho
 Manejo de pedidos de reabastecimiento (internos)
 Control de pedidos en transito

CARACTERISTICA GENERALES:

• Mantenimiento de Clientes
• Tipos de pedidos ( Normales y de Reabastecimiento)
• Clases de pedidos
• Negociaciones para despachos
• Sustitución de productos
• Mantenimiento de de rutas para despachos.
• Mantenimiento puntos de envío.
• Vehículos de transporte
• Generación de Pedidos a partir de procesos de reabastecimiento
• Generación de cotizaciones y conversión a pedidos
• Aprobación de pedidos por niveles
• Manejo de pedidos retenidos y liberación.
• Procesos de Picking.
• Confirmación de pedidos.
• Generación de documentos de despacho (guías y remisiones).
• Consulta de guías y remisiones
• Control de despachos parciales.
• Control de Backorder
• Recepción de mostradores cuando usa mercancías en transito.
• Reporte de pedidos por Cliente, vendedor y producto.
• Reporte pedidos por prioridad
• Reporte pedidos por clase
• Reporte pedidos retenidos
• Reporte faltantes por producto
• Análisis back-Order
• Análisis cumplimiento de pedidos
• Guía alistamiento por puntos
• Reporte valorizado de despachos
• Reporte guías de despacho
• Reporte pedidos en transito
• Reporte remisiones con base a pedidos.

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Como beneficios se establece la generación de indicadores de gestión, la actualización
permanente de los inventarios, el manejo de asignaciones soft y hard, el manejo de
estados de pedidos, la evaluación de condiciones de despacho en términos de lotes
mixtos, días de vida útil, los despachos parciales, la Integración con el módulo de
administración de bodegas, el alistamiento y confirmación de mercancía en forma
consolidada o individual por pedidos y la valorización de guías de transporte.

10.6.8. SEVEN-CM ABASTECIMIENTO

El Módulo de Abastecimiento sirve de apoyo a la alta gerencia para el control y


seguimiento de los distintos procesos de compras dentro de la empresa, como son: las
solicitudes internas o requisiciones de compras, las cotizaciones a proveedores, el registro
de proveedores, la generación de órdenes de compra local, la definición de los diferentes
despachos de una orden y la recepción de la mercancía en las distintas bodegas.

La aplicación está totalmente integrada con los módulos de Presupuesto, Inventarios,


Tesorería y activos fijos, permitiendo al usuario realizar entradas por compras al
inventario.

Las solicitudes de compra o requisiciones pueden definirse desde cualquier terminal de la


aplicación y pueden ser realizadas por cualquier usuario del sistema, permitiendo así que
cada persona realice sus requerimientos de suministros. El sistema posee un robusto
Módulo de Seguridad que garantiza que los usuarios autorizados puedan consultar,
aprobar, diligenciar las solicitudes hechas.

El sistema permite el registro de proveedores, detallando todas sus características y en


especial definiendo los suministros y artículos de inventario que este le provee a la
organización. También es posible guardar las ofertas hechas por un proveedor con
respecto a los suministros o artículos que provee, con el fin de generar las cotizaciones
automáticamente.

La recepción de mercancía se realiza en las bodegas definidas en las entregas de la orden


de compra. Esta es contabilizada usando el documento asociado a la recepción (remisión,
orden de entrega, factura, etc.) y una vez que el proveedor entrega la factura
correspondiente, se procede a causar la cuenta por pagar en el Módulo de Cuentas por
Pagar con el fin de realizar el pago desde el Módulo de Tesorería.

CARACTERISTICAS

• Solicitud de los suministros que maneja la empresa, incluyendo su clase.

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• Definición de los distintos usuarios que pueden generar cotizaciones,
requisiciones, y órdenes de compra de la organización.
• Definición de categorías de órdenes para poder agruparlas de acuerdo a las
necesidades de la empresa.
• Definición de los distintos criterios de adjudicación usados para el registro de
proveedor.
• Creación de solicitudes de compra para artículos de inventario, activos fijos o
suministros.
• Cotización de productos a los distintos proveedores.
• Evaluación de las distintas cotizaciones comparando las opciones que brindan los
distintos proveedores.
• Generación de órdenes de compra basadas en proveeduría, inventarios o
directamente en el módulo de compras.
• Definición de distintas entregas para una orden de compra.
• Recepción en las distintas bodegas de la mercancía pedida en una orden de
compra.
• Creación del movimiento en el módulo de inventarios al momento de registrar la
recepción de mercancía.

CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN

• Los criterios de adjudicación pueden definirse asignándole a cada opción las que
desee crear para un proceso de compra específico.
• Definición de los distintos compradores de la empresa, para poder mantener una
bitácora de cuáles han sido las compras realizadas por cada comprador.
• Definición de categorías de ordenes con el fin de organizar las solicitudes de
cualquier manera que la empresa lo desee.
• Comparativos acordes con criterios de calificación definidos por el usuario.

SOLICITUDES

• Creación de las solicitudes de compra de los distintos departamentos o centros de


costo de la empresa. Cada usuario del sistema puede crear sus propias solicitudes de
compra, sin embargo estas tiene que ser aprobadas por un usuario que tenga la
autorización requerida. Una vez aprobada el encargado de compras puede tramitar la
solicitud ya sea despachando lo requerido, mandando a cotizar o creando una orden
de compra.
• Consulta y aprobación de las solicitudes de compra. La aplicación posee un estricto
control de consulta y aprobación de solicitudes que solo permite a los usuarios
encargados revisar las distintas solicitudes creadas en la empresa.
• Despacho de suministros. El encargado de compras puede enviar al usuario los
suministros que crea conveniente, siempre y cuando existan en la bodega. Este
despacho contabiliza el gasto del centro de utilidad respectivo y crea un documento
para el soporte de la salida de los suministros.

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• Cotización de productos. En caso que el encargado de proveeduría decida cotizar los
productos que le han solicitado, él puede cotizar usando el registro de proveedores o
sin usar el registro de proveedores y realizando todo el proceso manual.
• Compra de productos. Para los casos en que los productos solicitados no necesiten
pasar por el proceso de cotización, el encargado de compras puede generar
automáticamente una orden de compra.
• La consulta de solicitudes permite verificar el estado de estas dentro de la empresa.
Muestra cuanto de la solicitud ya fue despachado, cuanto esta siendo cotizado y lo
que ya fue pedido en alguna orden de compra.

COTIZACIONES

• Creación de cotizaciones sobre la base de solicitudes, sin usar el registro de


proveedores. En caso que la empresa no maneje el registro de proveedores, es
necesario que se cree la cotización, se envíe al proveedor y luego se retroalimente el
sistema con la información suministrada por el proveedor, esto con el fin de poder
evaluar cual es la mejor alternativa de compras para el producto.
• La asignación de cotizaciones es realizada por el jefe de compras una vez tenga toda la
información necesaria para tomar las decisiones. El jefe de compras decide a que
proveedor le realizara la compra de producto tomando como base todas las
cotizaciones existentes del producto, esta consulta puede ser realizada directamente
en la pantalla de asignación de cotizaciones.
• Existe un sistema de autorización de cotizaciones que es totalmente parametrizable
por el usuario.

ÓRDENES DE COMPRA

• Generación de órdenes de compra basadas en cotizaciones.


• Creación de órdenes de compra directamente desde el módulo de inventarios.
• Creación de órdenes de compra directamente en el módulo de compras.
• Aprobación de las órdenes de compra. Cuando la orden se crea basándose en una
cotización, no es necesario el proceso de aprobación, pues funciona de la misma
manera que las cotizaciones, en caso contrario la orden debe ser aprobada para que
pueda ser emitida.
• Emisión y envió de las ordenes de compras a los proveedores.
• Recepción de las órdenes de compra en las diferentes localizaciones, generando la
cuenta por pagar y el respectivo movimiento dependiendo de que se este recibiendo
(entrada por compras en inventarios, entrada a la bodega de suministros en compras o
contabilización del gasto en caso de que sea un servicio).
• Control de productos pendientes de recibir por cada orden de compra.
• Liquidación de la orden de compra.

102
CONTABILIZACIÓN

• Definición de diferentes tipos de transacción con el fin de que el usuario final solo
deba conocer cuál tipo de transacción usar para realizar la contabilización. En ningún
momento los usuarios finales necesitarán conocer el plan de cuentas de la empresa
para codificar los documentos.
• Definición de conceptos contables.
• Asociación de conceptos a tipos de transacción.
• Asociación “directa” de cuentas del plan contable a cada concepto por medio de los
diferentes niveles de los conceptos.
• Generación de comprobantes contables por cada transacción o resumidos por fecha.

CONSULTAS E INFORMES

• Lista de modos de pago


• Lista de compradores
• Lista de proveedores x suministros
• Lista de clase de suministros
• Lista tipos de transacción y conceptos
• Lista de proveedores
• Lista de proveedores x artículos
• Lista de criterios de adjudicación
• Listado de requisiciones

El modulo de Abastecimiento (Compras) ofrece las funcionalidades necesarias para


realizar las actividades de administración de las ordenes de compras y relaciones con los
proveedores.

En cuanto a las Órdenes de Compra el sistema permite generar en forma manual o a partir
de los requerimientos establecidos como resultado del proceso de planeación. Las
Órdenes de compra que son generadas en forma automática se integran con las
funcionalidades de cotizaciones y acuerdos establecidos con los proveedores.

El sistema ofrece criterios para realizar la selección del mejor acuerdo o cotización para
asignar este o recomendar para la orden de compra generada, mantiene un registro del
proceso de selección y calificación.

En cuanto a los proveedores el sistema ofrece un método de calificación de proveedores


evaluando el cumplimiento en tiempo, cantidad y el número de rechazos manteniendo de
igual forma un histórico de calificación de proveedores y generación de certificados.

El sistema ofrece las funcionalidades necesarias para realizar la recepción de artículos


comprados, además de los procesos de cierre de órdenes de compra.

103
10.6.9. SEVEN-IN GESTION DE PRODUCTO

Gestión de productos, constituye la columna vertebral del sistema de información SEVEN-


ERP, por cuanto se integra con los módulos que conforman el ERP.

El objetivo principal del módulo es el mantenimiento de los archivos maestros


relacionados con la administración de inventarios. Este proceso se refiere a la generación
de los programas necesarios para crear, modificar, eliminar, consultar y generar listados
relacionados con los archivos maestros que integran toda la gestión logística y de
manufactura.

Entre sus principales


aportes se destacan la definición de las características de artículos comprados o
manufacturados, la definición de bodegas - instalaciones - lotes, la definición de tipos de
operación y la respectiva contabilización.

Provee además herramientas para realizar los movimientos de inventarios tales como
traslados, entradas y salidas varias, incluye funciones para efectuar el control de
inventarios físico o cíclico, herramientas para realizar la clasificación y administración de
inventarios (Lento Movimiento, Exceso y Obsoleto), genera reportes y consultas de
inventarios, permite la integración con otras fuentes o sistemas para actualizar los
movimientos de inventario.

CARACTERISTICA GENERALES:

• Maestro de Productos
• Datos de Compra
• Datos de Planeación
• Datos de desarrollo
• Datos de Calidad
• Datos de Mercadeo
• Mantenimiento de Bodegas.
• Manejo de múltiples bodegas.
• Manejo de Instalaciones (plantas).
• Control de lotes de producto.
• Definición personalizada de numeración de lotes mediante algoritmos.
• Manejo de ubicaciones ( Pasillo, nivel, localización)
• Múltiple manejo de unidades de medida (compra, embalaje, empaque, presentación,
SKU entre otras).
• Factores de Conversión.
• Presentación de Productos.
• Cambios de presentación.
• Inventarios obsoletos.

104
• Productos Alternos.
• Control y manejo de registro sanitario.
• Inclusión de documentos digitales tales como imagen de producto, planos,
certificados etc.
• Solicitudes varias con procesos de aprobación
• Traslados de inventarios
• Ajustes de Costos
• Manejo de asignaciones (Soft, Hard).
• Conteos Físicos( Registro, Control, 1er 2do y 3er conteo, variaciones y ajustes de
conteo)
• Conteos cíclicos ( calculo de frecuencia de conteo, ajustes de conteo)
• Cálculos automáticos de punto de reorden, inventarios de seguridad.
• Consultas de disponibilidad de producto (disponible a prometer ATP).
• Cálculo de rotación promedio mensual.
• Reporte Kardex por bodega, lote, y ubicaciones.
• Reporte Kardex valorizados.
• Reporte Saldos de inventario por bodegas.
• Reporte Saldos de inventario por lotes.
• Reporte trazabilidad de lotes.
• Reporte lotes vencidos y por vencer, entre otros.

10.6.10. SEVEN-AB ADMINISTRACIÓN DE BODEGAS

El objetivo fundamental es automatizar el proceso de almacenamiento y alistamiento de


la mercancía.
Entre sus aspectos más importantes se encuentran: permitir establecer un mapa real de
las posiciones de la bodega en cuanto a niveles, pasillos y rachas, definir capacidades de
almacenamiento de cada posición, volumen y peso, definir condiciones de
almacenamiento para cada artículo, generar las posiciones de almacenamiento para
artículos comprados o fabricados en función de peso y volumen, definir posiciones de
alistamiento para los artículos requeridos para atender la producción o pedidos de
clientes, definir artículos por bodega, generar automáticamente los requerimientos de
reabastecimiento en función de puntos de re-orden e identificar las bodegas de
reabastecimiento.

CARACTERISTICA GENERALES:

• Definición estructura para ubicaciones (Pasillo, nivel, ubicación)


• Administración geográfica de bodegas la cual permite activar o inactivar el acceso a
determinadas ubicaciones o rutas en tramos específicos. Activar o inactivar
ubicaciones solo para entradas o salidas, definición de ubicaciones mixtas,

105
configuración de capacidad a nivel de ubicaciones especificadas en unidades de
medida por volumen, ancho largo y alto.
• Soporte de esquemas de almacenamiento caótico, fijo y semi-caótico.
• Definición de puntos de reorden, máximos, mínimos a nivel de bodega y producto.
• Procesos de reabastecimiento entre bodegas y por áreas.
• Reportes existencias por bodegas y ubicaciones.
• Generación de pedidos de reabastecimiento

10.6.11. SEVEN NORMALIZACION

Este, tiene como objetivo la administración de la documentación de procedimientos y la


administración de no conformidades.

CARACTERISTICAS

Entre sus aspectos más destacables se encuentran:

• Generación de No Conformidades desde procesos productivos y administrativos


• Seguimiento a soluciones de no conformidades
• Registro de procedimientos y documentos asociados a los procedimientos.

Como principal beneficio se destaca el cumplimiento de las normas ISO.

SEVEN-IC COMERCIO EXTERIOR

Este modulo apoya las actividades requeridas para efectuar las importaciones y
exportaciones.

CARACTERISTICAS GENERALES

Importaciones

• Para las importaciones apoya las gestiones de Pre liquidación de la Importación


• Generación de Órdenes de Compra
• Recepciones de artículos
• Actualización del costo
• Seguimiento de la importación
• Generación de los documentos asociados a la importación formularios o cartas
• Liquidación de la importación y calculo del costo promedio
• Variaciones y contabilización de las variaciones.

Exportaciones

• Para las Exportaciones permite asociar otros gastos al precio de los artículos vendidos

106
• Generar la pre liquidación
• Generar los documentos soportes
• Efectuar seguimiento a la exportación y liquidar la exportación

10.6.12. SEVEN PE-PEDIDOS

El módulo de administración de pedidos y despachos, tiene como propósito fundamental


mantener las relaciones con los clientes a través de la recepción y procesamiento de los
pedidos, alistamiento y despacho de mercancía para atender las necesidades de los
clientes.

CARACTERISTICAS

Entre sus aspectos más importantes se destacan:

 Administración de pedidos,
 Ventas a crédito, contado, directas
 Recepción de pedidos vía EDI, Internet, manual
 Asignación de precios y promociones en forma directa al momento de registrar los
pedidos
 Valorización batch de pedidos
 Evaluación de condiciones de cartera
 Asignación de mercancía
 Negociaciones con transportistas
 Generación documentos de despachos
 Contabilización de pasivo por fletes
 Definición de rutas
 Integración al Plan Maestro de Fabricación
 Integración de inventarios.

BENEFICIOS

Como beneficios se establece

1. Generación de indicadores de gestión


2. Actualización permanente de los inventarios
3. Manejo de asignaciones soft y hard
4. Manejo de estados de pedidos
5. Evaluación de condiciones de despacho en términos de lotes mixtos
6. Días de vida útil
7. Despachos parciales
8. Integración con el módulo de administración de bodegas

107
9. Alistamiento y confirmación de mercancía en forma consolidada o individual por
pedidos
10. Valorización de guías de transporte.

10.7. SEVEN CONTRATOS CLIENTES

10.7.1. SEVEN PROYECTOS

El módulo de Proyectos permite el control gerencial y administrativo de los diferentes


tipos de proyecto que emprenden las organizaciones ya sean de tipo comercial, de
construcción o desarrollo de producto bajo ingeniería.

Concebido como una herramienta para los gerentes de proyecto, integra la información
de los diferentes módulos de SEVEN ERP que tienen relación directa con el desarrollo de
los proyectos (Inventarios, Contratos, Compras, Administración de Piso, Facturación,
Activos Fijos) en una única fuente de información que permite obtener rápidamente el
avance de los proyectos, el desempeño del presupuesto, así como la generación de
facturas y cobros con cargo al proyecto.

10.7.2. SEVEN PUNTO DE VENTA - POS

Los sistemas POS son sistemas informáticos que ayudan en las tareas de gestión de un
negocio de ventas al público mediante una interface accesible para los vendedores,
permiten la creación e impresión del ticket de venta mediante las referencias de
productos y realizan diversas operaciones durante todo el proceso de venta.

CARACTERISTICAS

 Permite registrar las transacciones comerciales de un punto de venta (ventas,


compras directas, salidas por traslados, entradas por traslados y bajas de
mercancías)
 Proporciona las herramientas que permitan manejar, controlar y efectuar la
sincronización entre el POS y el sistema Seven ERP en:

o Sincronización de parámetros Seven ERP al POS


o Sincronización movimientos POS a Seven ERP

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 Integración de la información generada en el punto de venta con los movimientos
de inventarios, compras, factura proveedor y recaudos directos, optimizando
recursos y costos de operación
 Optimizar la oportunidad y confiabilidad de la información.

ALCANCE

 Registro de transacciones
 Inicio de turnos en el punto de venta
 Proceso de cierre de turno
 Proceso de cierre de caja
 Sincronización punto de venta
 Actualización automática transacciones
 Actualización automáticas parámetros
 Generación informes cierre de turno, cierre de caja, tickets de ventas, bajas,
entradas y salidas por traslados, entre otros.

PROCESOS POS

• Ventas: Permite registrar la venta de un conjunto de productos calculando el valor


total de la venta incluyendo el IVA, registrar el valor pagado por el cliente, calcular la
suma de dinero que el cajero debe retornar e imprimir la tirilla de pago.

 Retornos o devoluciones: Consiste en el registro de devoluciones de productos


realizadas por los clientes asociados a una ticket de venta.

 Compras directas: Se refiere a las compras realizadas a los proveedores en cada


punto de venta, asociándolas al Nit. y factura del proveedor.

 Bajas: Corresponde al registro de salidas de productos por que no son óptimos


para el consumo, ligados a un código de causa.

 Salidas y entradas por traslado: Permite registrar el envío de productos a otros


puntos de venta o el ingreso de productos enviados desde otros puntos de venta
con base en un número de registro de salida generado por el punto de venta que
envía los productos.

10.7.3. PROCESOS SEVEN ERP

 Replicar movimientos: Permite replicar en Seven Erp las transacciones


transmitidas diariamente desde los puntos de venta por conceptos de compras
directas, ventas, entradas por traslados, salidas por traslados, bajas, recibos de
caja directos y notas a caja.

109
 Generar Archivo de Parámetros: Se crean los archivos con los parámetros que
serán tomados por los diferentes puntos de venta mediante el proceso de
sincronización.
 Copiar movimientos: A través de éste proceso se copian los movimientos
transmitidos de los puntos de ventas a tablas temporales en Seven Erp; la copia de
los registros de la base de datos de los puntos de venta se hace de manera idéntica
en Seven ERP.

ASPECTOS A RESALTAR

 Calculo del IVA y descuento en las Ventas


 Compras a proveedores y productos autorizados en la sede central
 Clasificación de las mercancías dadas de baja
 Traslado de mercancías entre diferentes puntos de venta
 Control de usuarios y cambios de turno en los cajeros
 Cuadre de caja por faltante o sobrante diario de ingresos por ventas
 Reporte fiscal diario
 Generación pedido de reabastecimiento
 Consulta saldo inventario para el punto de venta
 Programación de teclas POS

BENEFICIOS Y OPORTUNIDADES

 Disminuir tiempos y costos en los procesos


 Facilitar los procesos al personal involucrado
 Liquidación automática impuesto IVA según parametrización
 Información acorde a cada proceso de sincronización

10.7.4. SEVEN-FA FACTURACIÓN

El objetivo fundamental es finalizar el procesamiento de pedidos a través de la


facturación, administración de guías y el manejo de la logística para devoluciones de
producto.

Este Módulo controla y administra cada una de las operaciones de la organización, que
por su razón social generan facturación, ya sea de Ventas o de servicios y en consecuencia
dan origen a una cuenta por cobrar a un cliente o tercero.

El sistema de facturación carga la cuenta por cobrar al Módulo de Cartera, actualiza en


línea el Modulo de Contabilidad y descarga el Módulo de Inventarios. Permite facturar
ventas a crédito y de contado, manejando múltiples tipos de descuentos, bien sea por
porcentaje o por valor fijo, así mismo, relaciona productos y/o servicios adicionales en la
misma factura.

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CARACTERISTICAS

 Permite parametrización de las diferentes condiciones comerciales con los clientes.


 Permite el manejo de transacciones en espera (pedidos sin confirmar).
 Controla el cupo de crédito de clientes.
 Calcula retención en la fuente y todos los impuestos relacionados por los
diferentes conceptos facturados.
 Los impuestos se aplican a los responsables después de efectuado los descuentos a
que haya lugar y se muestra en el documento.
 Generación masiva de facturas usando como filtros pedidos, rutas, clientes
ciudades.
 Soporta el proceso de devolución de mercancías con su correspondiente nota
crédito y actualización inmediata del inventario y cartera.
 Soporta procesos de conciliación de guías de transporte y reimpresión de facturas.
 Se integra con el modulo de inteligencia de negocio y contabilidad a nivel de
Cuenta, Centro de Costo, Área, y Proyecto.

BENEFICIOS

Como beneficios se establecen la actualización de fechas de vencimiento de cartera a


partir de las fechas reales de entrega, la conciliación de guías de transporte, la
actualización de cartera según parámetros, la integración directa con el módulo de
contabilidad, la generación de indicadores de cumplimiento, generación de información
confiable para la determinación del comportamiento de las ventas y el mercado y la
generación de estrategias comerciales y de mercadeo.

CONSULTAS E INFORMES

 Manejo de vencimientos por edades para el pago de facturas.


 Reporte por proveedor
 Reporte de ventas acumuladas por mes, año (movimiento por vendedores),con
comparativos de presupuestos.
 Estadística de descuentos por cliente y por producto (consolidado).
 Comprobante contable de ventas del mes.
 Control de ventas cliente trimestral por producto comparado con el año anterior
Vs. Presupuesto.

10.8. SEVEN UTILITARIOS ESTANDAR

10.8.1. SEVEN–GN ADMINISTRACIÓN Y SEGURIDAD

111
Tiene como objetivo definir, administrar y conocer el rol que desempeña cada uno de los
usuarios, además permite: definir tipos de usuarios y asignar los programas a los cuales
puede ingresar, controlar los días y horarios de acceso de los usuarios, realizar auditoria y
registrar todas las operaciones realizadas en el sistema indicando la operación, fecha,
usuario y tipo de operación (adición, modificación o borrado) con lo cual se genera un log
de auditoria e informes muy útiles para los departamentos de control interno y auditoria.

El sistema de seguridad se fundamenta en el acceso y control que se debe tener para


garantizar la confiabilidad de la información, para lo cual se requiere de una serie de
programas de acuerdo a la funcionalidad del producto SEVEN desarrollado por DIGITAL
WARE S. A. , del cual involucramos una serie de programas y funciones que garantizan y
permiten al sistema de manufactura su adecuado control de accesos a través de los
usuarios habilitados, controlar las operaciones por usuarios, la creación de grupos de
usuarios (Administrador, digitador, etc. ) a los cuales se asigna permisos sobre las
diferentes opciones y documentos que administra el sistema, posteriormente se
matriculan los usuarios en el sistema y se especifica a que grupo pertenece.

Entre sus principales beneficios se encuentra: la contribución directa en el afinamiento de


los inventarios en cuanto a cantidad y oportunidad proporcionando la información
necesaria para la toma de decisiones oportunas y confiables, mejora la confiabilidad de los
inventarios en cuanto a precisión, permite el registro oportuno de los movimientos de
inventarios y la integración con otros sistemas.

10.8.2. SEVEN–WF WORK FLOW

Tradicionalmente, realizar cambios a los procesos de negocios de las empresas acarrea


retrasos y depende mucho de las personas que trabajan dentro de la misma organización.
Con tantos participantes, proyectos y procesos, las operaciones pueden a veces perderse
en una montaña de órdenes de trabajo, requisiciones de compra, ordenes de compra,
radicaciones, quejas, trámites y otras tareas.

CARACTERISTICAS

SEVEN WORK FLOW permite a los usuarios definir nuevos procesos de negocio o modificar
procesos existentes. Esta herramienta permite definir el negocio en flujos de trabajo
escalando desde un sistema de radicación, importaciones, exportaciones, procesos
diversos de compras, presupuestos o cualquier tipo de proceso que interactue con los
sistemas administrativos, financieros, de producción y de recursos humanos,
documentales y del negocio en un solo sistema.

BENEFICIOS

112
De esta manera, el trabajo compartido y cooperativo de gran importancia en las
organizaciones, manejando documentos distribuidos, el correo electrónico, las
transacciones, las operaciones entre otros, y facilitando el flujo de información entre los
diferentes grupos que conforman la organización y disminuyendo así, significativamente
los costos administrativos.

SEVEN WF Work Flow se integra con herramientas de oficina y correo electrónico.

La creación de un flujo de trabajo es muy sencilla simplemente colocando iconos y


elacionándolos con flechas se pueden obtener de una libreta de usuarios, los datos de
cada uno de los participantes en el proceso, permitiendo asignar funciones específicas a
cada uno de ellos.

Adicionalmente SEVEN WORKFLOW permite:

 Definir una actividad o tarea que involucre a un grupo de personas que cumplan un
conjunto de reglas preestablecidas.
 Decidir cómo se debe realizar la secuencia de cada sub-tarea.
 Si una de estas sub-tareas se encuentra en una base condicional, es necesario
identificar los pasos y definir las condiciones.
 Definición de Flujos.
 Definición de atributos por cada una de las etapas teniendo una fecha de conclusión
mínimo para cada una de estas.
 Definición de tiempos estimados de duración de cada etapa asociada a cada ruta.
 Permite que el administrador tenga información actualizada acerca del estado, pasos
ejecutados, pasos pendientes, demoras inconvenientes y observaciones de cada paso
realizado.
 Decidir cuál debe ser la dificultad de cada sub-tarea para poder realizar el proyecto.
Esto viene a especificar las funciones del trabajo, y de cada individuo.
 Crear un "mapa" del Workflow que identifique los pasos a seguir especificando los
trabajos a realizar y lo que cada individuo debe completar.
 Crear las formas, los documentos e instrucciones que necesita cada persona en cada
paso para poder realizar cada sub-tarea.
 Qué operaciones están realizando los usuarios
 Encamina tareas a usuarios, grupos de usuarios o de acuerdo a una posición o un
determinado criterio. También realiza decisiones de encaminamientos de tareas
dinámicamente, de acuerdo a un caso especifico de un procedimiento. Maneja
encaminamientos paralelos y condicionales para realizar flujos de trabajo complejos.

113
 Puede aplicar plazos de tiempo para cada etapa del procedimiento y enviar un aviso
en el caso que estos sean ignorados, evitando así que un paso retrase o interrumpa un
proceso porque no haya sido despachado a tiempo.
 Suministra una completa información sobre el estado actual de un determinado caso.
Por tanto, es posible obtener un registro permanente sobre lo que se ha hecho y
cuándo. Esto facilita un nivel de control, que sería imposible alcanzar por un método
manual.
 Al ser un sistema abierto e independiente, puede ser usado como gestor de flujos de
trabajo para aplicaciones ya existentes dentro de la empresa, convirtiendo estos en
sistemas activos, inteligentes y sensibles al tiempo.
 Dividir la tarea en sub-tareas, donde cada una representa una lista de pasos a seguir
por un individuo y que lógicamente representa el conjunto del equipo.
 Es un Sistema basado en WEB, por lo que la información puede ser actualizada desde
cualquier sitio del Planeta.

10.8.3. SEVEN–EAI ENTERPRISE APPLICATION INTEGRATOR

Seven EAI es un Módulo cuyo objetivo principal es la integración entre sistemas externos
(verticales) y SEVEN ERP.

Centralizar la información transaccional de la Compañía y de esta manera obtener una


mejor calidad en la toma de decisiones.

CARACTERISTICAS

El Módulo de Seven EAI soporta las siguientes transacciones:

• Cuentas por Pagar

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• Movimiento Contable
• Cuentas por Cobrar
• Pedidos Cliente
• Consignaciones
• Consignaciones Directas
• Orden de Pago (Egreso) Causado
• Orden de Pago (Egreso) Directo
• Recibo de Caja (Recaudo) Causado
• Recibo de Caja (Recaudo) Directo
• Facturación Cliente
• Diferidos
• Facturación de Proveedor
• Orden de Compra
• Movimiento de Inventarios (Entradas y Salidas)
• Requisiciones

La comunicación entre la vertical y Seven ERP se realiza a través de DCOM’s ó Web


Services

BENEFICIOS

1. Poder conectar los Aplicativos que se encuentran en el Cliente (Verticales), con


las transacciones del sistema Seven-ERP.
2. Creación de las interfaces de una forma muy sencilla, a través de Web Services.

115
11. MODULOS FUNCIONALES DE PROCESOS DE NOMINA Y GESTION HUMANA

11.1. NOMINA ESTANDAR

11.1.1. KACTUS – EO ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

La definición y descripción de los cargos son la base para un excelente inicio en el proceso
de selección de personal. Con KACTUS-EO la organización optimiza el proceso de
descripción de tareas, deberes y responsabilidades de cada cargo; así mismo maneja de
forma automática los requisitos que el aspirante debe cumplir. KACTUS-EO permite
enumerar las tareas o atributos que conforman un cargo y lo diferencian de los demás
cargos de la empresa. Mantiene actualizado el manual de funciones y requerimientos,
permitiendo a la organización la optimización de procesos ligados a la planta de personal.

11.1.2. KACTUS-NM NOMINA Y ADMÓN DE SALARIOS

KACTUS-NM es una solución que administra los pagos a los empleados (Payroll), que
maneja conceptos como Multicompañía, Multimoneda, Múltiples Sucursales y Centros de

116
Costos. Totalmente flexible y paramétrica lo que le ha permitido no solo contar con
implementaciones en Colombia sino también en América Latina.

Orientada a cualquier sector (financiero, industrial, servicios o publico) permite el manejo


de cualquier tipo de nómina como por ejemplo: Nómina de Expatriados, Manejo de
pensionados, Manejo de múltiples sindicatos, convenciones colectivas, nóminas
temporales, manejo de destajos, diversas periodicidades de pago (mensual, quincenal,
catorcenal, decadal, semanal, horas, labor contratada, etc.) y múltiples contratos de
trabajo por empleado.

PARAMETRIZABLE KACTUS-NM permite parametrizar datos como: salario mínimo,


subsidio de transporte, porcentajes de retención en la fuente, seguridad social e
incapacidades, diversos tipos de nómina, motivos de retiro, periodos de liquidación,
calendarios de nómina, conceptos de nómina, bases de liquidación, rangos de
indemnizaciones, entidades y cuentas de los empleados, tipos de contratos y control de
prorrogas.

TRANSACCIONES NOVEDADES E INCIDENCIAS KACTUS-NM permite realizar dentro del


proceso de nómina las siguientes transacciones: novedades de nómina via (archivo plano,
mail o internet), novedades por beneficiario, liquidación de compensatorios, manejo de
ausentismos y días no trabajados, control de incapacidades, conciliación de incapacidades,
control y descuentos de diversos tipos de embargos (civil, alimentos, ejecutivo),
generación medio magnético pago de embargos, control de sanciones y demandas,
liquidación de impuestos a empleados (retenciones), definición de turnos, generación de
novedades y rotaciones automáticas, interfase con sistemas de control de tiempos,
manejo de encargos (funciones y salario), control y descuento de UPC, definición y
liquidación de destajos.

PROCESOS KACTUS-NM maneja los siguientes procesos:

Liquidación de nómina normal, adicional y extranómina teniendo en cuenta conceptos


como (horas extras, recargos, incapacidades, auxilios, prestamos, libranzas, fondos de
empleados, cooperativas, embargos, etc), liquidación de expatriados, manejo de
bonificaciones, quinquenios y primas de antigüedad, generación de medios magnéticos
para pago por gerencia electrónica, generación de cheques y pago en efectivo para pago
de nómina.

Administración de Pensionados KACTUS-NM administra y liquida todos los conceptos


relacionados con el manejo de la nómina de pensionados y jubilados (generación de
cuotas partes, liquidaciones de mesadas, sustituciones y beneficiarios por pensión).

Liquidación de aportes de seguridad social teniendo en cuenta todas las novedades que
se generan en el proceso de nómina (incapacidades, traslados, vacaciones, ingresos,

117
retiros, descuentos de UPC, variaciones de salarios, etc), generación de reportes y medios
magnéticos para las diferentes entidades (EPS, ARP, AFP).

Interfaz Contable con cualquier sistema financiero (SEVEN, MACOLA, SAP, JDEdwars,
Baan, Oracle Financials, PeopleSoft, System 21). Realiza la interfaz de procesos como
nómina (normal, extranómina, vacaciones, cesantías o primas), aportes parafiscales,
provisiones y seguridad social. Adicionalmente realiza la Interfaz Presupuestal y de
Cuentas por Pagar de los descuentos realizados a los empleados con destino a terceros.

Liquidación Definitiva de Prestaciones Sociales KACTUS-NM realiza todo el proceso de


liquidación definitiva de prestaciones sociales de manera automática y teniendo en cuenta
todos los factores y variables que se deban tener en cuanta para este proceso. De tal
manera que al momento de liquidación KACTUS-NM valida información como; vacaciones
pendientes, cesantías pendientes, indemnizaciones a pagar, embargos, préstamos, primas
y prendas devolutivas.

Incrementos de Sueldos Y Análisis Salarial KACTUS-NM permite el incremento de sueldos


teniendo en cuenta diversas variables y definiendo los grupos a los cuales se les va a tener
en cuenta, es ideal para realizar simulaciones y proyecciones de nómina. Adicionalmente
genera los retroactivos correspondientes a los periodos que se dejaron de cancelar con el
respectivo aumento.

Prestaciones Sociales KACTUS-NM maneja todos los procesos de prestaciones sociales,


Liquidación de cesantías de acuerdo al tipo de solicitud (parcial, definitiva o fin de año),
automáticamente realiza la liquidación teniendo en cuenta la información que pueda
variar este proceso como (ausentismos, licencias, etc) manteniendo un histórico de los
procesos de liquidación que se le han realizado a los trabajadores, permitiendo la
generación de medios magnéticos y reportes con destino a los Fondos de Cesantías.

Proceso de vacaciones contemplando la solicitud del empleado o programación de la


compañía, la liquidación de las vacaciones en tiempo o dinero, aplazamiento de
vacaciones, reversión de vacaciones, generación de comprobantes de pago, reportes de
cumplimiento de vacaciones, reliquidación de vacaciones y conservando un histórico de
todos los periodos disfrutados por el empleado.

Liquidación de primas legales o extralegales según las políticas que tenga la empresa,
reliquidación de primas, pagos por nómina y la conservación de la información histórica.

Compensación Flexible KACTUS-NM permite parametrizar, asignar, liquidar y mantener


histórico de cualquier tipo de acuerdo laboral en la forma de compensación salarial que
tenga un empleado.

Otros Procesos que realiza KACTUS-NM son:

118
Liquidación definitiva de prestaciones sociales teniendo en cuenta toda la información del
sistema, acumulación de nómina, liquidación y mantenimiento de aportes parafiscales y
provisiones, generación de certificados de ingresos y retenciones, manejo de reingresos a
nómina, Presupuesto de nómina, manejo de sustituciones patronales entre empresas,
generación de medios magnéticos a entidades de control, cambio de identificación, etc.

REPORTES Este modulo genera mas de 500 reportes predefinidos y los cuales has sido
diseñados con el fin de brindar a nuestros clientes toda la información necesaria para la
toma de decisiones y establecer controles en un proceso tan complejo y de misión crítica
como es el de la nómina, algunos de los reportes que se encuentran en este modulo son:
reportes de prenomina, por centro de costo, por nivel, alfabéticos, comparativos de
novedades grabadas vs liquidadas, consolidados mensuales, estado de endeudamiento,
empleados sin cuenta, empleados no liquidados, comparativos por meses, etc.

PAGOS AMERICA LATINA KACTUS-NM permite realizar pagos a los empleados ubicados en
diversos países como Colombia, Venezuela, Ecuador, México y Chile entre otros. Teniendo
en cuenta la legislación vigente en cada país.

11.1.3. KACTUS-BI BIODATA/HOJAS DE VIDA

El Talento Humano, la planeación óptima de sus recursos y los planes de beneficio, parten
de la información de cada colaborador de la compañía. KACTUS-BI ofrece las herramientas
para la consulta, análisis y estadística de una amplia gama de datos de los empleados.

Amplia información familiar y de beneficiarios y si la persona a cargo está cobijado por


algunos beneficios, registrando los datos relevantes para la proyección de programas
dirigidos a la familia.

Toda su experiencia laboral detallada y completa información sobre educación formal y no


formal, Administración de pagos de estudios compartidos entre empresa y empleado.

A lo largo de la experiencia laboral y los estudios realizados, las personas adquieren


competencias/capability o habilidades que son registradas en KACTUS-BI para luego ser
utilizadas desde otros módulos como KACTUS RL, KACTUS SL y KACTUS ED (Reclutamiento,
Selección y Evaluación del Desempeño).

Registro general de Dotación a empleados, administrando prendas y elementos


devolutivos, sus características y costos. Registro completo de la Historia Laboral Interna:
cargos, salarios, sanciones, conformidades, no conformidades (clima), entre otros.

Toda la información registrada se usa de forma integrada con todos los módulos de
KACTUS HR, de manera que es posible programar eventos dirigidos a familiares, tener en

119
cuenta en Biodata los cursos realizados en KACTUS-EC (Educación y Capacitación) y
registrar las calificaciones otorgadas en KACTUS- ED (Evaluación del Desempeño).

11.2. UTILITARIOS & MODULOS ESTANDAR

11.2.1. KACTUS-IM IMÁGENES/DOCUMENTOS

Buscando eliminar los grandes archivos y tediosas carpetas con los datos y documentos
anexos de los empleados, KACTUS-IM permite archivar de forma digital todos los
documentos relacionados con el colaborador como: la hoja de vida, los certificados
laborales, diplomas, constancias de estudios, fotografía, contrato firmado y en general
todos los documentos relacionados con el empleado.

Pero como no basta con digitalizarlos y almacenarlos, KACTUS-IM permite su consulta


rápida y fácil desde la aplicación relacionada. El usuario puede consultar desde Biodata la
hoja de vida presentada por el empleado, ver su fotografía y la de sus familiares. Además,
desde formación ver las constancias de estudios, y desde la información de experiencia
laboral, es posible ver las imágenes de las certificaciones laborales.

11.2.2. KACTUS-PE PERSONAL/CAJERO

KACTUS-PE ha sido diseñado con dos objetivos primordiales. El primero es el de brindar al


departamento de Recursos Humanos una herramienta que les permita mejorar los niveles
de satisfacción de los empleados, y para ello que mejor que contar con una solución que
funcione con la filosofía de un cajero electrónico (en sitios estratégicos de la empresa), en
la intranet o en internet y que les permita a los empleados contar con información precisa
y oportuna como: generación de comprobantes de nómina, reportes de nivel de
endeudamiento, vacaciones pendientes, generación de certificaciones laborales,
certificados de ingresos y retenciones y entidades vigentes como (eps, afp, arp,
corporación o caja de compensación). Adicionalmente poder consultar y actualizar
información básica como dirección, teléfono, estudios realizados, datos de los familiares,
etc. Así como conocer mensajes institucionales de la compañía.

Y el segundo objetivo pero no menos importante es liberar la carga operativa a la que se


ven obligadas las diversas áreas del departamento de Recursos Humanos por no contar
con una solución que les permita a los empleados disponer de su propia información de
manera directa.

11.2.3. KACTUS-GN ADMINISTRACIÓN Y SEGURIDAD

Conscientes de la importancia y confidencialidad de la información que maneja el


departamento de Recursos Humanos, hemos desarrollado KACTUS-GN un sistema de

120
administración y seguridad que le permite a su empresa definir, administrar y conocer el
rol que desempeña cada uno de los usuarios que tienen acceso a nuestro sistema.

KACTUS-GN permite definir tipos de usuarios y asignar los programas a los cuales puede
ingresar así como las operaciones que puede realizar en cada uno, controlar los días y
horarios de acceso de los usuarios de acuerdo a lo definido por el administrador del
sistema, relacionar ciertas operaciones y conceptos a los usuarios, controlar las versiones
del sistema, etc.

Adicionalmente existe un subsistema de auditoría en el cual quedan registradas todas las


operaciones realizadas en el sistema indicando la operación realizada, fecha de la
operación, usuario que la realizó y tipo de operación (adición, modificación o borrado);
con lo cual se genera un log de auditoría que permite generar informes muy útiles para los
departamentos de control interno y auditoría.

Con KACTUS-GN garantiza a su empresa que cualquier operación que se realice en


KACTUS-HR queda registrada y disponible para ser consultada de manera inmediata con
datos como Quien, Cuando y Que fue lo que hizo.

121
ALCANCE DE LA SOLUCIÓN
Sistema Integral de Información en Salud

Solicitud de información para selección y contratación


del sistema integrado de información administrativo,
financiero, contable, asistencial y de nomina para las
instituciones Hospital Federico Lleras
Acosta. Ibague-Tolima-E.S.E..
Elaboro: David Uribe Katz L– Bussines Manager HS

122
Nuestra propuesta se fundamenta en el manejo global de la institución totalmente
integrado y centralizado, sin perder la independencia en los procesos que deben ejecutar
las diferentes áreas y regionales.

Premisas:
1. Los sistemas integrados y centralizados eliminan costos de transferencia de
información, interfaces entre aplicaciones, mantenimiento y soporte a distintas
aplicaciones y distintos proveedores.
2. Disminuyen riesgos en la transferencia de información e interfaces, reduciendo los
márgenes de error y los tiempos de procesamiento.
3. Es importante mantener la información centralizada para lograr que la toma de
decisiones sea rápida y segura. Asegurando el éxito de las mismas.

Digital Ware ofrece soluciones en el área de informática que apoyan el desarrollo de todas
las dependencias de las instituciones bajo un sistema amigable, parametrizable y flexible.
De esta manera, el trabajo compartido y cooperativo de gran importancia en las
organizaciones, manejando documentos distribuidos, las transacciones, las operaciones,
entre otros, y facilitando el flujo de información entre los diferentes grupos que
conforman la organización, disminuyendo así, significativamente los costos
administrativos.

Ventajas Competitivas DIGITAL WARE – HEALTH SOLUTIONS

Por ser nuestra aplicación un sistema Integral permitirá a su entidad la posibilidad de


tener una estructura que incluya a todos los componentes de la organización totalmente
en línea.
Maneja los conceptos de Multimoneda y Multicompañía. Además por ser un sistema
totalmente parametrizable se adapta a cualquier tipo de la institución tanto del sector
público como del sector privado. Adicionalmente maneja Centros de Costos, Unidades de
Negocio, Proyectos y sucursales subdivididos en niveles, lo que permite generar balances,
Auxiliares y Estados de Resultados por cada uno de ellos. También permite por cada
transacción que se realice distribuir los costos y gastos de una forma detallada.

Reportes Dinámicos: Adicional a los reportes que trae el sistema posee la flexibilidad de
que el usuario final diseñe sus propios reportes sin tener conocimientos técnicos,
simplemente escogiendo los campos que desea.

123
Exportación de la información a Excel: ciertos reportes que la institución requiera y si la
funcionalidad del módulo así lo permite se puede generar esta exportación de forma
adicional a los reportes propios de cada módulo.

12. SOLUCIÓN PROPUESTA

Basados en la información suministrada por los funcionarios de Hospital Federico


Lleras Acosta. Ibague-Tolima-E.S.E.. mostramos a continuación los
componentes que integraran la solución propuesta para cada uno de los procesos
estructurales de la institucion, según las necesidades manifestadas en el levantamiento de
informacion realizado de manera inicial:

AlcancedelaSolución

NIVELES ADECUADOS DE SALUD, BIENESTAR DEL PACIENTE Y


ATENCIONPRIMARIAY ATENCION
ASEGURAMIENTO AMBULATORIO
DEMANDAINDUCIDA DOMICILIARIA

ESTILOS DE VIDA SALUDABLES


G .Misional

PRESTACION DE SERVICIOS

de Operación
USUARIOS Y AFILIADOS

TERCEROS
FARMACIA CARTERAYGLOSAS FACTURACIÓN
ASISTENCIALES

CONSOLIDADA
SOSTENIBILIDAD Y RENTABILIDAD
Resultado
Unidades de Apoyo

Ges ón Financiera
INFORMACION

Ges ón Administra va

Ges ón Humana

INDICADORES

Administración de Seguridad y Auditoría de Ges ón

124
13. MODULOS FUNCIONALES PARA LOS PROCESOS ASISTENCIALES
INCLUIDO INCLUIDO
MODULO MODULO
SI NO SI NO

INTRAHOSPITALARIO Validador de RIPS X

Triage X FINANCIERO ADMINISTRATIVO

Historia Clínica Médica X Contabilidad X

Historia Clínica Enfermería X Tesorería X

Laboratorio Clínico X Cuentas por Pagar X

Imágenes Diagnósticas X Cuentas por Cobrar X

Terapias X Activos Fijos X

Cirugía X Activos Diferidos X

Historia Clínica Psiquiátrica X Presupuesto Oficial X

AMBULATORIO Presupuesto Privado X

Historia Clínica Médica X Cuentas Médicas X

Historia Clínica Enfermería X Glosas de Red Externa X

Historia Clínica Odontológica X Compas X

Promoción y Prevención X Mantenimiento X

Salud Ocupacional X INTEGRACION INTERFASES

Planes de Tratamiento X Interfas Cuentas por Pagar X

Atención Domiciliaria X Interfas Cuentas por Cobrar X

Cirugía X Interfas Contabilidad X

Laboratorio Clínico X Intefas Aseguramiento X

Imágenes Diagnósticas X Intefas Farmacia X

Terapias X Intefas Incapacidades (P. Económicas) X

ASISTENCIAL LOGISTICO Interfas Autorizaciones X

Contratación X Interfas Glosas X

Admisiones X Intrefas Facturación (Pagadores) X

Facturación Intrahospitalaria X Intefas Comité Técnico Científico X

Facturación Ambulatoria X Intefas LIS X

Control de Cajas X Interfas RIS X

Citas Consulta Externa X Intefas Notas Académicas X

Administración de Cuentas X Sistema de Información Gerencial (GIS) X

Farmacia Quirúrgica X BI-Radial Viewer X

Farmacia Intrahospitalaria X ASEGURAMIENTO

Farmacia Ambulatoria X Afiliaciones X

125
Farmacia Remarcación Unidosis X Carnetización X

Red Logística X Facturaciones (Planes de Beneficios) X

Auditoría Externa X Recaudo X

Auditoria Red Externa X Comisiones (Venta, Recaudo) X

Inventarios X FORMACION DOCENTE

Hoja de Ruta Cuentas por Cobrar X Formación Profesional Médica X

Referencia y Contra Referencia X Formación Profesional Enfermería X

14. MODULOS FUNCIONALES PARA LOS PROCESOS FINANCIEROS Y


ADMINSTRATIVOS
LICENCIADO LICENCIADO
MODULO MODULO
SI NO SI NO

UTILITARIOS ESTANDAR Contratos X

GN-Admon de Seguridad y Auditoria X Seguros X

IM-Imágenes, Notas, Alertas, Asistente X Arrendamientos X

SD-Reportes Dinámicos, Gráficas, Gestión Documental


X X
Cubos

UTILITARIOS AVANZADOS Mantenimiento X

SR-Seven Reports X COMERCIAL

BPM-Mod. de Procesos y Organigramas X CRM X

WF-Workflow X Cotizaciones X

KPI-Indicadores de Gestión X Pedidos

EAI-Enterprise Application Integrator X Facturación X

FINANCIERO BASICO Proyectos

Contabilidad X Presupuesto Comercial X

Cuentas por Cobrar X Precios, Promociones, Descuentos X

Cuentas por Pagar X LOGISTICA

Tesorería X Pedidos X

FINANCIERO PLUS Compras X

Presupuesto General X Inventarios X

Presupuesto de Gobierno X Administración de Bodegas X

Inversiones X Calidad X

Obligaciones Financieras X Comercio Exterior X

Créditos X MANUFACTURA

126
Cartera X Datos de Manufactura X

Costos ABC X Administración de Piso X

ADMINISTRATIVOS Plan Maestro de Fabricación X

Compras X Costos X

Inventarios X Capacidad de Planta X

Activos Fijos X Calidad en Procesos Productivos X

Vehículos X

15. MODULOS FUNCIONALES PARA LOS PROCESOS DE NOMINA Y GESTION


HUMANA

LICENCIADO LICENCIADO
MODULO MODULO
SI NO SI NO

UTILITARIOS ESTANDAR VI-Control de Viáticos X

GN-Admon Seguridad y Control de


X CF-Compensación Flexible X
Acceso

KR-Kactus Report X BP-Bienestar de Personal X

SS-Self Services X PRE-Presupuesto & Simulación X

UTILITARIOS AVANZADOS ADMINISTRACION ESPECIALIZADA

KPI-Indicadores de Gestión X FC-Facturación Servicios / Temporal X

WF-Workflow X PEN-Pensionados X

BPM-Mod. de Procesos y Organigramas X COS-Costos de Producción X

TOOLS-Diseñador de Aplicaciones X DESARROLLO DE TALENTO HUMANO

NOMINA ESTANDAR AC-Perfiles y Competencias X

BI-Biodata X RL/SL-Reclutamiento y Selección X

ED-Evaluación de Desempeño y
AC-Análisis de Cargos X X
Objetivos

NM-Nómina y administración de Salarios X CO-Clima Organizacional X

LINK_SOA-Interfase Contable X FD-Formación y Desarrollo X

ADMON. & ANALISIS DE PERSONAL

GT-Gestión de Tiempos y Turnos X

SO-Salud Ocupacional X

127
16. VALORES AGREGADOS
(Aplicativos adicionales, integraciones y horas de desarrollo).
No incluidos en el alcance actual de la propuesta.

16.1. RADIAL VIEWER - ENTERPRISE (BUSINESS INTELLIGENCE)

GENERALIDADES

Hoy en día, la gestión del negocio requiere información tan rápidamente como
cambian el negocio y el mercado. Desde decisiones estratégicas hasta procesos de
toma de decisiones del día a día. Cada parte de la organización requiere analizar
los resultados y comportamiento de la compañía para decidir dónde enfocarse, ver
dónde están mal y porqué, de acuerdo con las tendencias. Ventas, mercadeo,
finanzas, recursos humanos, compras, operaciones, servicio al cliente, tecnologías
de información, gerencia…, inclusive la junta directiva; cada uno necesita
respuestas a preguntas nuevas y cambiantes, ahora.
 

GaussSoft Radial Viewer es una solución de Inteligencia de Negocios (Business


Intelligence – BI) que proporciona facilidades de reporteo analítico y
multidimensional, poderosa y personalizada. Radial Viewer tiene una interfaz
única, intuitiva y fácil de usar (Patente pendiente US) que permite
rápidamente a los usuarios de negocio ser mas eficientes, proporcionar mejor
soporte a las decisiones, y llevar los beneficios de sus resultados a lo largo de
la organización, sin la necesidad de convertirse en expertos en análisis
multidimensional de datos, administración de base de datos, definición de
búsquedas en SQL, u otras habilidades técnicas similares
 

128
Un usuario con conocimiento de negocio pero sin habilidades técnicas
especializadas puede construir reportes y cuadros de mando (dashboards)
como este en dos minutos.

Radial Viewer ofrece a los usuarios de negocio una interfaz de visualización de


cubos intuitiva y amigable al usuario (patente pendiente US) que requiere
mínimo entrenamiento para obtener resultados productivos.  Sin la necesidad
de asistencia o intervención técnica, un usuario final estará en la capacidad de
definir, publicar y acceder sus propios reportes y cuadros de mando,
cambiando y combinando variables, en solo pocos minutos.  Los reportes
específicos que el usuario requiere estarán disponibles inmediatamente, al
igual que cada cambio; los requerimientos de reportes analíticos al área
técnica, terminarán.

129
Radial Viewer ofrece a los usuarios de negocio una interfaz de cubos intuitiva
y amigable al usuario, que requiere mínimo entrenamiento para obtener
resultados productivos (Patente Pendiente US).

16.2. DRAGON NATURALLY SPEAKING


(Sistemas de reconocimiento de voz para el registro en las
historias clínicas electrónicas).

Dragon Naturally Speaking es un software de reconocimiento de voz


para uso en empresas que permite a los usuarios interactuar con sus
PC con la voz, tres veces más rápido que con el teclado, para impulsar
la productividad y el ahorro en los costos. Utilice las aplicaciones de
Windows para crear documentos, enviar mensajes de correo electrónico, buscar
en Internet y mucho más, con solo usar la voz. Permite personalizar el vocabulario
y los comandos para que reflejen su terminología y flujo de trabajo.

Dictado rápido y preciso

Dragon NaturallySpeaking Professional es la solución ideal para profesionales


empresariales ocupados que desean trabajar de manera más rápida y eficiente.
Dicte naturalmente para crear documentos, hojas de cálculo, presentaciones,
mensajes de correo electrónico y mucho más, tres veces más rápido que con el
teclado y con hasta un 99% de precisión de reconocimiento.

Compatible con la mayoría de las aplicaciones de Windows

Utilice su voz para dictar, editar y controlar aplicaciones como Microsoft Word,
Corel Word Perfect, Microsoft Excel, Microsoft Outlook y muchos más. Dragon
también es compatible con muchos programas de software propios de la industria.

Controle su equipo con la voz

Utilice comandos de voz sencillos para crear archivos, enviar mensajes de correo
electrónico, programar reuniones, abrir y cerrar aplicaciones, guardar y convertir
documentos y buscar en Internet o en su escritorio más rápido que nunca.

130
Vocabularios personalizados

Agregue nombres, siglas y terminología únicos adaptados a su empresa o industria


para que Dragon reconozca las palabras y frases que usted utiliza. Las listas de
palabras personalizadas se pueden importar y compartir en toda la empresa.

16.3. INTEGRACIONES LIS, RIS, FARMACIA.

Integración con LIS (Laboratory Information System). Nuestro sistema permite el


manejo de comunicación en línea segurapor medio de la Interface con LIS. Permite
el manejo automático de la información desde la historia clínica electrónica hacia
el sistema de información del laboratorio y viceversa, lo que redunda en mejor
información y validez de los datos transferidos, de igual manera permite un flujo
de información rápido y oportuno para que el médico pueda tomar decisiones más
ágilmente. De igual forma evita la transcripción de resultados y por lo tanto
reduce significativamente los errores en la información.

• Sistemas de laboratorio LIS como los de ABOTT, ROCHE, BAYER.

• Sistemas de RIS y PACS, Banco de Sangre, Farmacia para el manejo en línea de


imágenes.

• Integraciones HL7 desarrolladas para los eventos de ORM y ORU – de acuerdo a


los requerimientos especificados por la institución.

17. MODULOS NO REQUIEREN MODIFICACION


(Son parametrizables)

17.1. HOSVITAL

Contratacion, Admisiones, cuentas médicas, Glosas, Farmacia, Hoja de ruta, Atención a


Terceros, Referencia y Contra Referencia, Psiquiatría, Plan Integral de Rehabilitación,
Promocion y prevencion P, Control de Agendas, , Historia Clinica Medica y Terapias.

131
Se requiere la implementacion de procesos de atencion medica de manera
descentralizada para lo cual se considera pertinente el uso de parte de la red de
prestadores adscritos (no pertenecientes a la red propia de prestacion) de la Historia
Clinica Medica WEB para garantizar el acceso a la misma desde cualquier lugar que cuente
con una conexión a internet y la configuracion a nivel de seguridad por el cliente
establecida (VPN) entre otos modelos existentes.

17.2. SEVEN

Estructura Productiva, Capacidad de Planta, Control de Producción, Control de Piso,


Logística de Pedidos, Abastecimiento, Gestión de Producto, Administración de Bodegas,
Contratos Proveedores, Compras, Inventarios, Activos Fijos, Presupuesto General, Costos
ABC, Cartera, Obligaciones Financieras, Contabilidad, Cuentas x Pagar, Cuentas x Cobrar,
Tesorería, Seven Workflow, Indicadores de gestion, Enterprice Application Integrator,
Administración Seguridad & Auditoria, Imágenes Doc Notas Asistente.

17.3. KACTUS

Indicadores de Gestión, Advanced Report, Encuestas, Desarrollo de Aplicaciones, Perfiles


& Competencias, Reclutamiento & Selección, Desempeño por Competencias – objetivos
360°, Formación & Desarrollo, Gestión de Turnos, Salud Ocupacional & Dotaciones,
Compensación Flexible, Bienestar de Personal & Beneficios, Presupuesto & Simulación,
Estructura Organizacional, Biodata/Hojas de Vida, Contratacion Novedades liquidador,
SOA – interfaces contables, Administración Seguridad & Auditoria, Imágenes Doc Notas
Alertas Asistente, OFFICE Wird – Excel, Reportes Dinámicos, análisis multidimensional
Cubos & Graficas, Módulos Self Services-Autoservicio.

132
18. REQUERIMIENTOS DE HARDWARE, SOFTWARE Y COMUNICACIÓN

• Digital Ware presenta la configuración específica las características mínimas


requeridas para que el sistema opere de forma adecuada.

18.1. REQUERIMIENTOS MINIMOS

SERVIDOR DE BASES DE
DATOS

18.1.1. HARDWARE SERVIDOR BASE DE DATOS

Se requieren Servidores con características iguales o similares a las


siguientes:

Procesador: Intel (Xeon serie 5500 o 5600) 3 Ghz o superior


Arquitectura: 64 bits. (**)
Disco Duro: Espacio libre de 200 GB (***).
Memoria RAM: 32 GB o superior (****), el crecimiento de esta
ram depende de la cantidad e conexiones de bases de datos abiertas.
Tarjeta de Red: 1 Gb para mejor desempeño respuesta de la WAN

18.1.2. SOFTWARE SERVIDOR BASE DE DATOS

• Sistema Operativo Windows 2000 Server, Unix, AIX, Solaris, Linux


• Motor de Base de Datos SQL Server versión 2005 o superior, Oracle versión 10g o
Superior, Informix o Sybase, postgresql. Versión 8.4; DB2 tecnología power 5,6,7

*Para las bases de datos financieras se recomienda Motor de Base de Datos SQL Server versión 2005 o superior, Oracle
versión 10g o Superior.

18.1.3. HARDWARE ESTACION CLIENTE

• 1 Procesador 2 GHz o superior.


• Memoria RAM 4 GB o superior.
• 1 Disco Duro de 80 GB o superior. (Espacio Libre 20 Gigas para base de datos)
• Tarjeta de Red 100 Mbps o superior.

133
USUARIOS CLIENTE / SERVIDOR

18.1.4. SOFTWARE ESTACION CLIENTE

• Sistema Operativo Windows xp, Windows vista, Windows server 2000 ó 2003; Linux,
Centos, Oracle Linux, Redhat, Ubuntu
• Acceso Cliente Base de Datos
• Internet Explorer 6.0 o superior (*)

134
ADMINISTRACIÓN Y CONTROL
DEL PROYECTO
Sistema Integral de Información en Salud

Solicitud de información para selección y contratación


del sistema integrado de información administrativo,
financiero, contable, asistencial y nomina para las
instituciones Hospital Federico Lleras
Acosta. Ibague-Tolima-E.S.E..
Elaboro: David Uribe Katz L– Bussines Manager HS

135
19. PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN

19.1. ASPECTOS GENERALES

Nuestra propuesta considera manejar de manera centralizada las operaciones, de tal forma que
toda la información permanezca almacenada en una Base de datos centralizada en donde EL
CLIENTE disponga.

A continuación se describen los aspectos que deben ser tenidos en cuenta para asegurar el éxito
del proyecto y el cumplimiento en los tiempos ofrecidos por parte de DigitalWare.

Estos aspectos serán verificados por DW al momento del inicio del proyecto y determinaran el
inicio de las actividades en cada una de las sedes que forman parte del mismo.

El proceso de Implementación se realizará una vez se cuente con la infraestructura física y


tecnológica debidamente certificada para dar inicio al proceso de implementación.

Para cada una de las CLINCAS se debe contar con un Gerente de Proyecto responsable de
coordinar, gestionar y garantizar el cumplimiento de las actividades a cargo de cada
departamento, de tal forma que se garantice el cumplimiento de los compromisos y tiempos
establecidos en el cronograma de proyecto que se realizara de forma conjunta por DW y EL
CLIENTE.

19.2. RECURSOS DEL PROYECTO

Los recursos para la ejecución del proyecto, serán definidos dependiendo el esquema de
implementación que opte desarrollar el CLIENTE, y teniendo en cuenta la complejidad de cada uno
de los Hospitales.

19.3. METODOLOGÍA DE IMPLANTACIÓN

Esta metodología es el marco de referencia para la ejecución del proyecto, algunas variables como
actividades, tiempos, alcance y costo, se verán referenciadas durante todo este documento y se
deberán adaptar de acuerdo al contrato firmado entre las partes.

Este documento debe ser difundido y comprendido por todos los integrantes del Equipo de
Proyecto.

La implantación del proyecto de acuerdo a la conveniencia se puede realizar por Gestiones


(Proceso) a partir de la finalización de la etapa de asimilación. “La mejor forma de comerse un
elefante es por partes “. Se requieren logros rápidos! METODOLOGÍA PMM

136
En la Fase 0 de Aprestamiento de la Metodología se prepara a la Organización para el Cambio, se
entregan las Licencias de Software y se Preparan y Depuran los datos para la Migración.

En la Fase de Asimilación, o fase de Planeación, se definen los recursos necesarios para iniciar las
actividades propias del proyecto, adicionalmente se establecen claramente las responsabilidades
de cada integrante del Equipo de proyecto (Cliente, Digital Ware) elaborando un cronograma o
plan de trabajo donde se detalla cada una de las tareas, metodología, su responsable y el tiempo
de ejecución.

 La Fase de Experimentación: o fase de Conocimiento, durante esta fase, el Consultor conoce el
problema y el Líder Usuario conoce la globalidad del nuevo sistema, facilitando la toma de
decisiones frente a alternativas de parametrización de datos maestros, estructuras, procesos
funcionales. Durante esta fase el Consultor Funcional asignado por Digital Ware asimila las
prioridades y necesidades del Líder Usuario y las directivas de la empresa  para  delinear las etapas
restantes del proyecto.

En la Fase de Construcción o fase de Ejecución, se realizan las labores de Parametrización,


Ejecución de Casos Prueba y Migración de la información. Adicionalmente, se realizan pruebas
puntuales de la funcionalidad. Por último se realiza la capacitación a Usuarios Finales sobre sus
actividades diarias.

Finalmente en la Fase de Entrega o fase de Transición donde se verifica el cumplimiento de los


compromisos adquiridos para firmar el acta de recibo del sistema y las opciones de soporte y
actualización de nuevas versiones.

Así mismo se incluye como un anexo la descripción total de la Metodología de Implementación


Ofrecida por DigitalWare y la cual está orientada a garantizar el cumplimiento de las variables
de Tiempo, Costo y Alcance del proyecto.

• FASES DE LA METODOLOGÍA

137
19.3.1. INTERACCIÓN FASES DE LA METODOLOGÍA

Para conocer en su totalidad la Metodología de Implantación. Ver ANEXO Metodología PMM.

19.4. GUÍA SOLICITUD DE SERVICIO DE SOPORTE Y NIVELES DE


ESCALAMIENTO

Con el ánimo de prestar un mejor servicio a todos los usuarios de nuestros clientes, Digital
Ware le ofrece un mecanismo único mediante el cual podrá solicitar servicio de soporte a
través de nuestro centro de llamadas “Call Center” y esta enmarcado en los contratos de
garantía y soporte, si se encuentran vencidos no se recibirán estos servicios.

Para soporte y mantenimiento de los aplicativos SEVEN–ERP Y KACTUS-HR, HOSVITAL – HS


Comunicarse telefónicamente a la línea 3122601 Extensión 108/105/125
Escribiendo vía e-mail a:
soporteSEVEN@Digital Ware.com.co
soporteKACTUS@Digital Ware.com.co
soporteHOSVITAL@Digital Ware.com.co

ó ingresando el caso directamente a través de la página de Digital Ware:

138
www.digitalware.com.co por la opción Servicios / Soporte Clientes.

Se clarifica que el presente documento tiene alcance dentro del Sistema de Calidad de
Digital Ware, así su vigencia y aplicación estará sujeta siempre a las últimas
modificaciones incorporadas y administradas a través de las respectivas versiones.

19.4.1. VENTAJAS DEL SISTEMA “SAC- CALL CENTER”

Por medio de nuestro sistema “SAC-Call Center”, se puede gestionar el servicio desde
la apertura hasta el cierre del requerimiento.

El historial del servicio “SAC-Call Center” le permitirá a Digital Ware analizar la información
con el objetivo de evaluar regularmente la calidad del servicio y atención al cliente, sin
embargo cada cliente también deberá llevar un registro con las estadísticas de sus casos.
El servicio “SAC- Call Center” es un servicio para los clientes que tienen vigente el contrato
de mantenimiento. Clientes sin contrato de mantenimiento, serán contactados por el área
comercial para negociar y firmar el contrato de mantenimiento.

El servicio de “SAC-Call Center” es para los clientes que tienen los aplicativos en
“producción”, no para los que están en el proceso de implantación. En “producción”
significa que fueron ya implantados y los usuarios finales utilizan para su trabajo diario el
Aplicativo SEVEN-ERP - KACTUS-HR o HOSVITAL - HS

19.5. NIVELES DE ESCALAMIENTO

De acuerdo con la Metodología PMM de Digital Ware, existen por parte del cliente,
funcionarios involucrados con la aplicación denominados usuarios finales, líderes
usuarios, coordinadores de usuarios y de sistemas y Supervisor de Soporte.
La intención de este instructivo, es informar a los clientes la idea de centralizar y conocer
los requerimientos que surjan al interior de una empresa cliente, por parte del Supervisor
de Soporte del Cliente, quien será el conducto regular para aceptar dichos
requerimientos. Así mismo definir las personas encargadas de desempeñar el rol en cada
cargo.

139
Para hacer claridad, se menciona a continuación los niveles de escalamiento definidos en
la metodología:

*La KB - Base de Conocimiento Digital Ware – comprende una serie de Tips aportados por la
comunidad de usuarios que ayudan a tener un mejor manejo y control de los sistemas de
información así como solucionar problemas, su consulta es importante ya que también existen
aportes de primera mano tanto del departamento de Ingeniería como de Consultoría de Digital
Ware.

19.5.1. PROCEDIMIENTO RESPONSABILIDAD DEL CLIENTE

19.5.1.1. USUARIO FINAL

La persona encargada de utilizar el aplicativo debe tener el perfil tanto de conocimiento como los
niveles de acceso autorizados por el cliente para la operación del aplicativo, así como ser una
persona que haya recibido la inducción y capacitación certificada ya sea por el personal interno de
la compañía capacitado para tal fin o directamente por Consultores Certificados por Digital Ware
en el manejo optimo de sus productos.

Adicionalmente, el Usuario Final cuenta con controles de seguridad, validación de datos en línea,
ayudas y la KB Base de Conocimiento del aplicativo, así como la opción de contratar capacitación
no incluida en los contratos de soporte por parte de Digital Ware.

140
El Usuario Final es quien utiliza la aplicación y encuentra los posibles problemas en la operación
del software, estos errores se pueden presentar debido a varias causas entre las que se pueden
citar: Desconocimiento de la funcionalidad, problemas de Hardware, antivirus, ambiente operativo
del equipo cliente o servidor, problemas de Base de Datos, problemas de seguridad de acceso,
problemas en la parametrización del software, errores por actualización del software o defectos
encontrados en el sistema de información, entre otros. Adicionalmente por su operación diaria,
esta persona determina o detecta la necesidad de solicitar nuevas funcionalidades al aplicativo.
Por lo tanto, cuando se presente algún problema dentro del uso de la aplicación o desee una
nueva funcionalidad, debe informarlo al Soporte de Primer Nivel que corresponde al Líder Usuario.

19.5.1.2. SOPORTE DE PRIMER NIVEL (CLIENTE) –


LÍDER USUARIO

Las empresas deben definir un Líder Usuario por módulo, quien conoce en profundidad la
aplicación o el (los) módulo(s). Debe tener la formación necesaria en cuanto a conocimientos
funcionales del aplicativo para soportar en primera instancia al Usuario Final y filtrar lo reportado
por este en la operación del aplicativo. El Líder Usuario debe solucionar los problemas reportados
por el Usuario Final, así como filtrar y validar los que son necesarios escalar al Segundo Nivel. El
Líder Usuario debe validar si el problema o error reportado por el Usuario Final es problema del
ambiente operativo, mala operación del Usuario Final por falta de capacitación, parámetros del
aplicativo, entre otros y entrar a solucionarlos o si es un posible defecto en la programación
escalarlos al siguiente Nivel.

Si el Usuario Final desea mejoras, el Líder Usuario debe ser un primer filtro de aprobación para
estas nuevas opciones para que siga el trámite del caso.

19.5.1.3. SOPORTE DE SEGUNDO NIVEL (CLIENTE)


– COORDINADOR

Este nivel de soporte normalmente en muchas empresas esta dividido en dos personas: Por un
lado el Representante del Área de Sistemas y por otra parte el Coordinador General de Líderes
Usuarios, este Coordinador debe ser por Gestión (Ejemplo Finanzas, Recursos Humanos,
Manufactura, etc). Estas dos personas, deben tener un conocimiento amplio y general de la
aplicación, tanto desde el punto de vista de funcionalidad, técnico, así como, desde el punto de
vista de parametrización y formulación. Son por lo tanto el siguiente nivel para solucionar los
problemas de los Usuarios Finales que no han podido ser solucionados por los Lideres Usuarios. El
Soporte de Segundo Nivel del Cliente, debe validar si el problema es un defecto para escalarlo o si
es un problema de parámetros, mala operación del Usuario Final por falta de capacitación, acceso,
ambiente operativo, base de datos, entre otros. Si la situación no la pueden solucionar, este, debe
reportar el problema al Tercer Nivel (Digital Ware).

141
Por lo tanto, el Coordinador de Sistemas o de Gestión, filtrara los requerimientos de todos los
Lideres Usuarios y Usuarios Finales de la empresa cliente. Este Coordinador, será registrado en el
aplicativo de Digital Ware SAC (Sistema de Aseguramiento de la Calidad), como la única persona
autorizada por el propio cliente y reconocida por Digital Ware para solicitar requerimientos.
Así mismo, la persona o personas encargadas de realizar estas funciones, deben asignar a quien
corresponda dentro del Cliente las labores de instalación, prueba y registro de las actualizaciones
del software que sean enviadas por DIGITAL WARE o bajadas del sitio Web.

19.5.1.4. SUPERVISOR DEL CONTRATO (CLIENTE)

Esta persona es la representante del Cliente ante Digital Ware, y normalmente fue el Gerente de
Proyecto durante la Implantación. Para entendimiento, se llamara Supervisor del Contrato. A su
cargo están, los dos Coordinadores: Sistemas y/o Gestiones. Esta es la única persona autorizada
para tener contacto directo con Digital Ware para los efectos de control de cambios del contrato,
así mismo se encarga de hacer seguimiento al alcance, presupuesto y aseguramiento de calidad
del servicio contratado.
Este perfil debe llevar un registro similar a nuestro “SAC-Call Center” de estadísticas de utilización
y aprovechamiento del servicio. Entre estas podemos mencionar: Número de requerimientos
solicitados y atendidos en el mes, el año y durante la vigencia del contrato; Número de horas de
atención brindadas en el mes, el año y durante el transcurso del contrato; Número de
desplazamientos realizados a sus dependencias durante el mes, el año y el transcurso del contrato;
y las estadísticas que se consideren para mostrar el nivel de servicio.

19.5.2. PROCEDIMIENTO RESPONSABILIDAD DEL DIGITAL WARE

Los siguientes niveles ilustran las actividades y participantes en cada uno de los escalamientos,
luego de que ha sido registrada en el sistema ¡§SAC-Call Center¡¨ su solicitud de servicio y a partir
del Tercer Nivel.

19.5.2.1. SOPORTE DE TERCER NIVEL (DIGITAL WARE)

El Tercer Nivel inicia con el registro del caso a través del ¡§SAC-Call Center¡¨, ya sea vía telefónica,
enviando un correo o ingresando el caso por la pagina Web de Digital Ware. En el ¡§SAC-Call
Center¡¨ queda registrada la solicitud realizada por el Segundo Nivel del Cliente e inmediatamente
le llegara un correo informándole el numero de caso con el nombre del consultor al cual le fue
asignado dicho caso. El Consultor asignado se comunicara con el Segundo Nivel de soporte del
Cliente telefónicamente o le escribirá vía e-mail, para informarle que ya recibió el caso y que va
a verificar a que se debe dicho inconveniente. En caso de que el Consultor tenga la solución al
inconveniente, se le dará a conocer al Coordinador, ya sea telefónica o por escrito vía e-mail y
procederá a cerrar el caso, sin embargo si aun no se identifican las causas del mismo, el Consultor
procederá a hacer un diagnostico del caso, el cual implica el apoyo por parte del Cliente para
acordar las actividades que lleven al diagnostico del problema (replicar falla, revisar parámetros,

142
actualizar programas, e incluso si esta autorizado tener acceso remoto para verificar el problema,
etc.).

Cuando la causa del problema no se debe a defectos del software, el Consultor da instrucciones al
Coordinador del Cliente sobre la solución. El Coordinador entrara a verificar si efectivamente la
solución es satisfecha, y cerrar el caso; de lo contrario deberá avisar al Consultor que no hubo
solución, esto se deba hacer dentro de los cinco días para que el sistema SAC no cierre el caso.
Cuando el Consultor asignado determina que la causa del problema correspondiente es un defecto
de programación, el requerimiento se remite al departamento de desarrollo de Digital Ware el
cual soluciona el defecto. Una vez solucionado lo entrega nuevamente al Consultor para que sea
entregado al cliente para su instalación y pruebas.

19.5.2.2. SOPORTE DE CUARTO NIVEL (DIGITAL WARE)

Si una vez agotadas las posibilidades del Tercer Nivel, no se ha dado solución a la solicitud, o si el
defecto no ha podido ser replicado en las instalaciones de Digital Ware, es decir que en el
ambiente de pruebas de Digital Ware no se presenta, el consultor programara una visita a las
instalaciones del Cliente, acordando fecha y hora para buscar junto con el Usuario final y el
encargado de soporte de Segundo Nivel del Cliente las causas del problema y alternativas de
solución. Como plan de Contingencia, el Cliente sera responsable de las copias de seguridad.

En el evento en que no se haya solucionado el caso, el consultor deberá llevar la base de datos del
Cliente a Digital Ware donde se realizara la réplica del caso. Los Clientes que se encuentran
ubicados en una ciudad en la que Digital Ware no cuente con consultores de planta, deberán
asumir con antelación los gastos de desplazamiento del consultor a sus dependencias. Estos gastos
incluyen traslados desde la ciudad de origen y dentro de la ciudad destino, hospedaje,
alimentación y cualquier otro gasto en que se incurra como consecuencia directa de la prestación
del servicio. Soporte de Quinto Nivel (Digital Ware)

Si una vez brindado el soporte de Cuarto Nivel de Digital Ware, no se ha dado solución a la
solicitud, el Consultor junto con el Coordinador de Soporte de Digital Ware, evaluaran y
diagnosticaran los elementos involucrados, y el grado de severidad del problema, con el fin de
establecer un plan de acción adecuado para la solución del mismo, en donde de ser necesario
involucrara al personal de Ingeniería para ayudar en la solución del problema, etapa que se
agotara siempre y cuando se haya realizado la replica del caso por parte del consultor en Digital
Ware.

19.5.3. CIERRE DE CASOS

Una vez el requerimiento se ha solucionado por parte del Área de Soporte de Digital Ware, se
entrega al Cliente para su validación con la siguiente nota: si en 5 días hábiles no se recibe
contestación de este requerimiento, se asumirá que la solución funciono y el sistema de

143
aseguramiento de calidad SAC, en el cual quedo el registro del caso lo cerrara automáticamente,
por lo tanto en caso de persistir el inconveniente deberá ser reportado como un nuevo caso.

19.5.3.1. PROCEDIMIENTO DE RECEPCION DE LLAMADAS

Servicio al Cliente: Lunes a Viernes de 7:15 a.m. a 5:30 p.m.

Cuando usted se comunique vía telefónica por el Call Center, una de las operadoras atenderá la
llamada y le solicita la siguiente información:

• Empresa: La operadora de Call Center revisa si la empresa tiene vigente el contrato de


mantenimiento, de lo contrario, transferirá la llamada al Departamento Comercial.

Si el cliente tiene contrato de mantenimiento vigente, la operadora de Call Center continua


preguntando lo siguiente:

• Código del Usuario: Se refiere a su código de identificación personal. Este será registrado
con su primer nombre y la primera inicial de su primer apellido, Ejemplo: Sandra Perea
(SandraP) .Este usuario es el autorizado por el cliente para reportar requerimientos en el
Call Center, y debe corresponder con el Coordinador del Cliente (Segundo Nivel Cliente).
• Código del Programa
• Versión del Programa
• Descripción : Descripción detallada de su solicitud

19.5.3.2. RESPUESTA AL USUARIO

Después que se haya solicitado el servicio, se recibirá un correo electrónico con el siguiente
mensaje:
Su requerimiento quedo registrado bajo el numero ___ y fue asignado al consultor ___, quien se
contactara con usted por este mismo medio o via e-mail.

La informacion que quedo registrada en nuestro sistema es:

Programa: ______________
Asunto: ________________
Solicitud: _______________

Numero del Requerimiento: Este numero es de vital importancia, pues a través de este se podrá
llevar un control y seguimiento del requerimiento reportado.

Consultor de Soporte Asignado: Funcionario de Digital Ware, responsable de contactarse con el


Coordinador del Cliente.

144
20. EQUIPO DEL PROYECTO

CARGO TIEMPO DESTINADO DURANTE EL PROYECTO

Director de Proyecto Dedicación según cronograma.

Consultor Líder Funcional Un profesional por gestión, dedicación según cronograma.

Durante el proyecto, los profesionales comprometidos apoyarán de forma oportuna los requerimientos del
proyecto sin importar la fase en que se encuentre.

El departamento de consultoría de DIGITAL WARE S. A. apoyará permanentemente el proyecto como


contingencia.

20.1. GRUPO DE TRABAJO DE DIGITAL WARE S. A.

- Coordinar las actividades del grupo de trabajo.


- Brindar Soporte funcional al grupo de trabajo de DIGITAL WARE S. A.
- Avalar el informe de avance semanal (formato “F-GT-021”) requerido por DIGITAL WARE S. A.
junto con el Interventor del Proyecto, el cual va dirigido al Representante Legal del Cliente o
superior del interventor. Este informe será entregado al Gerente de Consultoría de DIGITAL WARE
S. A. con sello de radicación de la oficina de correspondencia del cliente. Se debe anexar actas
diarias de consultoría, de capacitación y evaluaciones a usuarios finales.
Director de Proyecto - Recibir la correspondencia del cliente y hacerla llegar al Gerente de Consultoría.
- El Director de Proyecto debe conservar copia de toda la correspondencia recibida.
- Mantener actualizado el cronograma de actividades del proyecto, reflejando porcentaje de
avance de las actividades, cumplidas, pendientes y atrasadas, con el fin de tomar a tiempo los
correctivos necesarios.
- Entregar toda la documentación generada por el grupo de trabajo (actas diarias de consultaría
de capacitación y evaluaciones a usuarios finales) al Gerente de consultoría.
- Asistir a la reunión semanal para evaluar el avance del proyecto.
- Asistir a la reunión mensual para evaluar el avance del proyecto.
Consultor Funcional - Capacitar a usuarios finales.
- Aclarar inquietudes respecto a la funcionalidad del sistema a los usuarios finales.
- Asesorar al cliente en el proceso de parametrización del sistema.
- Asesorar al cliente en el proceso de migración de información del sistema.
- Asesorar al cliente en el proceso de pruebas funcionales del sistema.
- Instalar actualizaciones al software durante el transcurso del proyecto.
- Llevar el registro de horas de capacitación dictadas y asistentes a dichas capacitaciones en el
formato “F-GT-007 – Formato de Capacitación” establecido por DIGITAL WARE S. A.
- Llevar registro de las horas de consultaría prestadas, en el formato “Formato pre impreso
consultoría” establecido por DIGITAL WARE S. A. .
- Recibir sugerencias de usuarios referentes a posibles mejoras al sistema y hacerlas llegar al
Coordinador de Desarrollo de DIGITAL WARE S. A. en el formato “F-GT-001 Solicitud de
Requerimientos” para que este estime el costo asociado.
- Efectuar las evaluaciones a usuarios finales (Formulario preestablecido por el departamento de
Capacitación de DIGITAL WARE S. A.) y entregarlas al Director de Proyecto junto con el Resumen
final de capacitación (formato “F-GT-017 - Resumen final de capacitación”).
- Entregar el formato “F-GT-018 - Evaluación de capacitación” en el cual cada asistente evalúa las
capacidades del instructor. Esta evaluación debe enviarse en sobre sellado al Gerente de
Consultaría de DIGITAL WARE S. A. Dicho sobre debe ser sellado en presencia de los asistentes a la
capacitación.
- Ingresar al Sistema de Calidad vía Internet, las órdenes de trabajo requeridas durante el

145
desarrollo del proyecto.
- Descargar del Sistema de Calidad vía Internet, ajustes y actualizaciones a programas del sistema.
- Hacer las pruebas de rigor requeridas a toda actualización del sistema en el ambiente de
pruebas antes de llevarlo al sistema en producción.
- En caso de no tener acceso dedicado a Internet leer como mínimo tres veces al día el buzón de
correo asignado en DIGITAL WARE S. A.
- Entregar y asesorar al Usuario Coordinador, las estructuras de datos necesarias para preparar la
información que se requiera migrar al nuevo sistema de información. Esta información se entrega
con copia al interventor del contrato.
- Verificar mediante sentencias SQL la integridad referencial de la información migrada, en caso
de que el motor de base de datos no la controle durante el proceso de cargue.
- Asistir a la reunión semanal para evaluar el avance del proyecto.
- Instalar el Software objeto del presente proyecto en los Equipos del Cliente. Esta instalación se
realizara una sola vez en el servidor de base de datos y de aplicaciones que el cliente designe. El
costo incurrido por instalaciones adicionales estará a cargo del Cliente.
- Capacitar al funcionario designado por el Cliente el procedimiento de instalación del sistema.
- Diagnosticar las causas de la falla técnicas.
Soporte Técnico
- Hacer las recomendaciones necesarias para su solución y en caso de que el cliente lo autorice
efectuar las acciones pertinentes.
- Dejar constancia escrita de las actividades realizadas en el formulario de consultoría, establecido
por DIGITAL WARE S. A.
- Solicitar al Representante de Sistemas la supervisión de las labores realizadas y la firma del
formulario de consultoría. Entregando copia al Interventor y al Director del Proyecto.
- Garantizar el apoyo de toda la organización DIGITAL WARE S. A. para lograr los objetivos del
proyecto.
- Proporcionar el recurso tecnológico requerido por el equipo de trabajo de DIGITAL WARE S. A.
- Velar porque la metodología expuesta en el presente documento sea cumplida por parte del
equipo de trabajo de DIGITAL WARE S. A.
- Garantizar que el grupo de trabajo designado por DIGITAL WARE S. A. sea idóneo para cumplir
con las tareas asignadas. Designar nuevos funcionarios a cambio de aquellos que el Interventor del
Proyecto solicite cambiar debido a su bajo rendimiento en las evaluaciones efectuadas por el
Cliente. Avalar las decisiones que se tomen referentes a parámetros de gran impacto en el sistema
(Definición de Empresas, Sucursales, Tipos de Operación, Centros de Costo, Proyectos, Tipos de
Gerente de Productos y Conceptos de Nomina).
Consultoría - Revisar los requerimientos que salgan a lo largo del proyecto, verificando que los documentos
anexos al formato de Solicitud de requerimiento “F-GT-001” estén debidamente documentados y
las especificaciones sean claras.
- Recibir la correspondencia formal de los Directores de proyecto y organizarla en el fólder del
correspondiente proyecto.
- Verificar el cumplimiento de las metas y tomar los correctivos necesarios en caso de detectar
incumplimientos. Estos inconvenientes deben ser registrados en el formato “F-GA-006 –
Solicitud de Acción Correctiva y Preventiva”.
- Reportar en la reunión de la junta directiva el estado actual de los proyectos a su cargo.
- Asistir a la reunión mensual para evaluar el avance del proyecto.
- Cuando el Director de Proyecto lo requiera, asistir a la reunión semanal para evaluar el avance
del proyecto.

20.2. GRUPO DE TRABAJO DEL CLIENTE

Interventor del • Conocer la metodología de trabajo (MISI).


Proyecto • Proveer por parte del Cliente la logística necesaria para garantizar el éxito del proyecto.
• Mantener los recursos físicos, técnicos y humanos necesarios para el funcionamiento correcto de la
capacitación y entrenamiento del personal designado por el cliente.
• Responder por el cumplimiento de los requerimientos del hardware y software recomendados por
Digital Ware en la propuesta comercial (Formato F-GT-003), para llevar a cabo la implementación en
las instalaciones del cliente.
• Garantizar que el grupo de trabajo designado por el cliente cumpla con el perfil de conocimientos
mínimos solicitados por DIGITAL WARE S. A.
• Designar nuevos funcionarios a cambio de aquellos que el Director de Proyecto solicite, debido a su
bajo rendimiento en las evaluaciones efectuadas por DIGITAL WARE S. A.
• Designar en la reunión de inicio a la persona responsable donde el cliente de aprobar los desarrollos
de ley, mejoras y a la medida, quedando registrado en el acta de inicio formato “F-GT-014”.

146
• Garantizar que se realicen las evaluaciones en el formato “F-GT-023 - Evaluación de consultoría” al
grupo de trabajo designado por DIGITAL WARE S. A. y hacerlas llegar en sobre sellado a las
instalaciones de DIGITAL WARE S. A.
• Verificar el cumplimiento de las actividades a cargo del cliente.
• Garantizar el suministro o digitación, con personal del cliente y en los tiempos acordados en el
cronograma, de toda la información necesaria para el óptimo funcionamiento del software.
• Estudiar oportunamente toda la documentación entregada por funcionarios de DIGITAL WARE S. A. y
en caso de estar en desacuerdo, comunicarlo por escrito al Director de Proyecto con copia al Gerente
de Consultoría.
• Filtrar los requerimientos de usuarios finales.
• Comprometer al usuario final.
• Mediar en caso de presentarse diferencias entre Consultores y Usuarios Finales
• Asistir a la reunión semanal para evaluar el avance del proyecto.
• Asistir a la reunión mensual para evaluar el avance del proyecto.
• Coordinar las actividades del grupo de trabajo.
• Brindar Asesoría al grupo de usuarios del Grupo empresarial.
• Avalar el informe de avance semanal (formato “F-GT-021”) requerido por DIGITAL WARE S. A. junto
con el Interventor del Proyecto, el cual va dirigido al Representante Legal del Cliente o superior del
interventor.
Director de Proyecto
• El Director de Proyecto debe conservar copia de toda la correspondencia enviada.
• Hacer seguimiento al cronograma de actividades del proyecto reflejando porcentaje de avance de las
actividades, cumplidas, pendientes y atrasadas, con el fin de tomar a tiempo los correctivos
necesarios.
• Asistir a la reunión semanal para evaluar el avance del proyecto.
• Asistir a la reunión mensual para evaluar el avance del proyecto.
• Supervisar y coordinar la labor de los usuarios del software.
• Asistir a las exposiciones de Conceptos Básicos del Sistema, Integración de Módulos y Funcionalidad
General de los Módulos a su cargo.
• Revisar y aceptar mediante acta, el contenido de la parametrización final del sistema.
• Revisar y aceptar mediante acta, los Casos Prueba con los cuales se verificara el correcto
funcionamiento del sistema.
• Entregar la información que se requiera migrar al nuevo sistema en el formato requerido por DIGITAL
WARE S. A.
Usuario Coordinador • Estudiar oportunamente toda la documentación entregada por funcionarios de DIGITAL WARE S. A. y
en caso de estar en desacuerdo, comunicarlo por escrito al Director de Proyecto con copia al
Interventor del Proyecto.
• Elaborar el Documento de Alcance del módulo a su cargo.
• Cuando sea requerido por el Director o por el Interventor del Proyecto, asistir a la reunión semanal
para evaluar el avance del proyecto.
• Cuando sea requerido por el Director o por el Interventor del Proyecto, asistir a la reunión mensual
para evaluar el avance del proyecto.
• Definir con la asesoría del Consultor la parametrización del sistema.
• Ingresar la parametrización al sistema.
• Entregar al Usuario Coordinador la parametrización del módulo a cargo en los formatos impresos
generados por el nuevo sistema para que este proceda a aprobarlos.
• Diseñar junto con el Usuario Coordinador el conjunto de Casos Prueba con los cuales se verificara el
correcto funcionamiento del sistema.
• Desempeñar las actividades encomendadas por el Consultor a cargo del módulo a implantar.
Usuario Líder • Estudiar oportunamente toda la documentación entregada por funcionarios de DIGITAL WARE S. A. y
en caso de estar en desacuerdo, comunicarlo por escrito al Director de Proyecto con copia al
Interventor del Proyecto.
• Replicar funcionalidad a usuarios finales.
• Brindar soporte funcional de primer nivel a usuarios finales.
• Filtrar errores antes de ser reportados oficialmente a DIGITAL WARE S. A.
• Prestar soporte funcional de primer nivel a usuarios finales cuando el proyecto haya culminado.
• Cuando sea requerido por el Director del Proyecto o por el Interventor del Proyecto, asistir a la
reunión semanal para evaluar el avance del proyecto.
Representante de • Garantizar el buen funcionamiento de los recursos de hardware y software de compromiso del
Sistemas cliente.
• Estudiar oportunamente toda la documentación entregada por funcionarios de DIGITAL WARE S. A. y
en caso de estar en desacuerdo, comunicarlo por escrito al Director de Proyecto con copia al
Interventor del Proyecto.
• Garantizar que se efectúen por parte del cliente las copias de respaldo de la Información
concerniente al proyecto como: Programas Objeto, Base de Datos, Archivos con información a migrar

147
y la información que el Director de Proyecto y el Interventor del Proyecto requiera.
• Verificar y ejecutar las sentencias SQL de modificación a la base de datos entregados formalmente
por DIGITAL WARE S. A. Nota: DIGITAL WARE S. A. no responde por pérdida de información del
Cliente ocasionada por mala operación de programas o errores de ejecución de sentencias SQL.
• Registrar en una bitácora las actualizaciones que se efectúen al software o a la base de datos.
• Filtrar problemas técnicos antes de reportarlos a DIGITAL WARE S. A.
• En el momento que los proveedores de software operativo (Motores de bases de datos, sistema
operativo, software de comunicaciones) liberen modificaciones o actualizaciones, antes de proceder
a instalarlas se debe dar aviso a DIGITAL WARE S. A. para proceder a certificar el buen
funcionamiento del Software objeto de este proyecto bajo el nuevo ambiente.
Representante de
Organización y • Encargado de ajustar y documentar los procedimientos administrativos del Cliente acorde con el
Métodos nuevo sistema de información.

21. TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO

Digital Ware presenta la descripción general del Plan de Capacitación ofrecido, para la
Implantación de la solución KACTUS-HR para el manejo de la Nómina, Administración de Salarios y
de Gestión Humana.

A continuación se mencionaran aspectos generales del plan de capacitación, así como el detalle de
cada uno de los cursos ofrecidos, participantes, duración y materiales.

21.1. OBJETIVOS DEL PLAN DE CAPACITACION:

• Realizar la transferencia del conocimiento que garantice el dominio de la solución por


parte de los usuarios líderes, que permita una independencia entre las áreas funcionales y
técnicas de la entidad.
• Dar a los usuarios lideres las herramientas necesarias para la ejecución de las actividades
dentro del proyecto, con la claridad y conocimiento requerido para garantizar el éxito del
mismo.
• Desarrollar en los usuarios lideres la habilidad de facilitadores, con el fin de permitir la
replica del proceso de capacitación a los usuarios del sistema.

21.2. GENERALIDADES DE LOS CURSOS DE CAPACITACIÓN

Idioma
ESPAÑOL. La capacitación ofrecida, así como las guías, ayudas didácticas y otros están en idioma
ESPAÑOL.
Enfoque de los Recursos
Teórico X

148
Práctico X
Medios y Ayudas para la Capacitación
Medios Magnéticos X
Documentos Físicos X
Otros X
Enfoque de la Capacitación
La capacitación está orientada a cumplir las demandas de cada uno de los usuarios de la
organización acorde con los roles que desempeñan. En la descripción de los cursos de
capacitación se especifica a quiénes está dirigido.
Documentos entregados para la capacitación
Para el proceso de capacitación se entregan las guías de capacitación con las cuales se garantiza
el cumplimiento de esta actividad y el conocimiento necesario por parte de los usuarios.
Certificaciones
Se entregará certificación de Aprobación y Asistencia a los participantes que aprueben los cursos
descritos.

21.3. METODOLOGIA GENERAL PARA LA CAPACITACION


La capacitación de Software se realiza teniendo en cuenta cada uno de los niveles:

21.3.1. ADMINISTRADORES DE SISTEMAS

• Mantenimiento del Sistema de Información.


• Seguridad del sistema.
• Control del usuarios.

21.3.2. USUARIOS DEL SISTEMA

 Capacitación de cada uno de los módulos.

21.3.3. DIRECTORES DE ÁREA


 Se hace una capacitación a nivel general y conceptual del sistema de información.

21.4. METODOLOGÍA GENERAL

149
21.4.1. CAPACITAR CONCEPTOS BÁSICOS

El Coordinador de proyecto realiza la exposición de conceptos básicos requeridos para entender la


funcionalidad del sistema.

Para realizar esta exposición Coordinador de proyecto utiliza la presentación de conceptos


Preestablecida por el departamento de capacitación y documentación de Digital Ware.

Luego se hace una exposición general de los módulos que componen el sistema, en donde se
realiza la exposición de integración del sistema en el se muestra la forma como se comunican unos
módulos con otros, haciendo especial énfasis en las relaciones de precedencia que se deben tener
en cuenta al momento de parametrizar la aplicación.

Adicional a los funcionarios que el interventor del contrato designe Digital Ware recomienda La
asistencia de los usuarios coordinadores de cada módulo de esta capacitación ya que esta es la
base para entender y definir correctamente la parametrización del sistema.

Para esta exposición el Coordinador de proyecto debe hacer uso de la Presentación de Integración
del Sistema preestablecida por el departamento de capacitación y documentación de Digital Ware.

21.4.2. DESCRIPCIÓN FUNCIONALIDAD GENERAL DE LOS


MÓDULOS

El coordinador de Proyecto realiza la exposición de la funcionalidad general del módulos


adquiridos por el cliente en la cual describe las operaciones fundamentales que permite realizar
cada módulo.

Se recomienda la asistencia de los usuarios coordinadores de cada módulo de esta capacitación ya


que esta es la base para entender y definir correctamente la parametrización del sistema.

Para esta exposición el Coordinador de proyecto debe hacer uso de la Presentación de


Funcionalidad General preestablecida por el departamento de capacitación y documentación de
Digital Ware.

21.4.3. ESTUDIAR MÓDULOS EN FORMA DETALLADA.

En esta actividad el usuario final visualiza por primera vez las opciones del sistema. El consultor
explica con la ayuda de un Video Beam la funcionalidad de cada una de las pantallas que
conforman el módulo siguiendo la secuencia:

1. Transacciones

2. Procesos

3. Parámetros

150
4. Relación de reportes

Esta capacitación la recibirá con más detalle el usuario final en la fase de construcción. En este
punto es importante comprender a fondo la funcionalidad de las pantallas y la incidencia de los
parámetros.

21.4.4. EVALUAR CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS.

El objetivo de realizar la evaluación al usuario final del sistema, es garantizar que la operación del
sistema se realice por personal que realmente cuenta con los conocimientos necesarios para
realizar con éxito las operaciones requeridas por el sistema para generar información de calidad.

Al finalizar este ciclo de capacitaciones se efectúan las evaluaciones a usuarios finales acorde con
los formatos preestablecidos por el Departamento de Capacitación y Documentación de Digital
Ware.

Luego de finalizar las fases de Experimentación y construcción se efectúan evaluaciones a los


usuarios finales involucrados. El resultado de estas evaluaciones será entregado al interventor del
proyecto junto con un informe de recomendaciones entregado por el consultor a cargo del
módulo. Este informe de

Recomendaciones hace referencia a identificación de necesidades de recapacitación a usuario


final.

21.4.4.1. DETALLES ADICIONALES

• El tiempo estimado de la capacitación se detallará en el cronograma de trabajo y de


acuerdo con la metodología de implantación.
• La cantidad de usuarios que asistan a la capacitación no tiene límite. Esta será definida
por el cliente de acuerdo con sus procesos y usuarios disponibles.

21.4.5. PROGRAMA DE CAPACITACIONES HOSVITAL-HS


ASISTENCIAL

CURSO HOSVITAL – ADMISIONES


CONTENIDO GENERALIDADES
PARAMETRIZACION
Este curso está orientado a • Creación de Sedes.
usuarios Operativos con • Creación listado tipo de atención.
conocimientos del Área. • Creación listado de pabellones.

151
• Creación listado de contratos/EPS/IPS.
Prerrequisitos: Profesional del • Creación del listado de ocupaciones.
Área con conocimientos básicos • Creación listado de departamentos, municipios,
de computadores barrios/veredas.
• Creación listado de médicos/especialidades
• Creación listado de diagnostico.
• Creación de listado de causa externa.
• Creación de listado de procesos.
• Creación de lista de bancos.
• Codificación de camas.
• Formatos.
• Consecutivos.
• Listado de procedimientos.
• Tipos de usuarios.
• Concepto del servicio.
• Finalidad del servicio.
• TRANSACCIONES
• Manejo de las autorizaciones.
• Control de topes.
• Actualización del diagnostico.
• Formatos.
• Abonos.
• Censo diario.
• Manejo de cama.
• Datos del afiliado.
• Casos.
• Ajuste de estancias.
• Cambio de servicio.
• Pre-Admisión.
• Anulación de ingresos.
• Reportes.
• Ingresos.
• Reversión salida.
• Ubicación de pacientes.
PROCESOS
• Manejo en el ingreso del paciente proceso de
Admisiones, Hospitalización, Urgencias,
Tratamiento especial y Triage.
• Ubicación de pacientes.
REPORTES
• Control de topes.

152
• Censo diario.
• Reporte paciente por responsable.
• Pacientes orden alfabético.
• Ingresos por usuario.
• Egresos.
• Certificado atención medica.
• Pacientes en habitación.
• Censo detallado.
• Ingresos.
• Análisis de ingresos.
• Certificado de atención.
• Ingreso de pacientes.
• Formato para presentación de cuentas.
• Manilla de pacientes.
• Admisión por tipo de atención.
• Hosvital Report.
Ayudas Computadores, Tablero, Manuales, Ayudas HTML.
Perfil Usuario Líder, Usuarios Funcionales

CURSO HOSVITAL - APOYO TERAPEUTICO


CONTENIDO GENERALIDADES
PARAMETRIZACIÓN
Este curso está orientado a • Procedimientos.
usuarios Operativos con • Tipos de procedimientos.
conocimientos del Área. • Suministros.
• Resultados.
Prerrequisitos: Profesional del • Unidades de medida.
Área con conocimientos básicos • Plan de tratamiento.
de computadores TRANSACCIONES
• Laboratorios.
• Terapias.
• Procedimientos no Qx.
• Imágenes diagnosticas.
PROCESOS
• Laboratorios.
• Unidad transfusional,
• Terapias.
• Procedimientos no Qx,
• Imágenes diagnósticas.
• Interconsultas.
• Dietas.
• Inmunizaciones.

153
• Ambulatorios.
• Laboratorios.
• Terapias.
• Procedimientos no quirúrgicos.
• Imágenes diagnosticas.
• Inmunizaciones.
• Corrección resultados
REPORTES
• Resultados por procedimiento.
• Procedimientos no quirúrgicos.
• Historia clínica por rango de fechas, por rango de
folios, por enfermería, por certificado médico, por
epicrisis en ingresos, por CTC, por resultados, por
descripción quirúrgica.
• Resultados por interconsultas.
• Resultado.
• Plantilla normal.
• Autorización.
• Consentimiento informado.
• Reporte encuesta.
• Imprimir Autorización.
• Interconsultas.
• Hosvital Report.
Ayudas Computadores, Tablero, Manuales, Ayudas HTML.
Perfil Usuario Líder, Usuarios Funcionales

CURSO HOSVITAL - CIRUGIA


CONTENIDO GENERALIDADES
PARAMETRIZACIÓN
Este curso está orientado a • Parametrización de quirófanos y salas especiales.
usuarios Operativos con • Personal de procedimientos quirúrgicos.
conocimientos del Área. • Protocolos clínicos.
• Finalidad de procedimiento.
Prerrequisitos: Profesional del • Descripción quirúrgica.
Área con conocimientos básicos • Record anestesia.
de computadores • Vías de aplicación.
• Paquetes quirúrgicos y suministros.
• Comentarios anestesia.
• Tipos de anestesia.
• Especialidades.
• Ayudas rápidas por especialidad y antecedente.
• dietas y recomendaciones.

154
• Monitoreos.
• Medicamentos.
• Unidades de medida.
• Imágenes diagnosticas.
• Procedimientos.
• Interconsultas.
• Incapacidades.
• Contingencias.
• Resultados.
TRANSACCIONES
• Programación de salas.
• Descripción quirúrgica.
• Record anestésico.
• Facturación, anulación de autorizaciones.
PROCESOS.
• Turnos.
• Programación de cirugía.
• Descripción quirúrgica.
• Hoja de gasto.
• Record anestesia.
• Facturar.
• Programación diaria.
• Actividad Qx diaria.
• Resumen procedimiento Qx.
REPORTES
• Preparación de la cirugía.
• Programación diaria de cirugías.
• Programación quirófanos.
• Signos vitales.
• Evolución por médico.
• Orden de suministros de control.
• Ordenes médicas.
• Consentimiento informado.
• Ordenes de laboratorio.
• Descripción quirúrgica.
• Actividad diaria salas de Qx.
• Resumen de procedimientos Qx.
• Parte operatorio.
• Hoja de gasto.
• Record anestesia.
• Procedimientos quirúrgicos.

155
• Monitoreo record anestesia.
• Epicrisis.
• Parte operatorio.
• Hosvital Report.
Ayudas Computadores, Tablero, Manuales, Ayudas HTML.
Perfil Usuario Líder, Usuarios Funcionales

CURSO HOSVITAL - FARMACIA


CONTENIDO GENERALIDADES
PARAMETRIZACIÓN
Este curso está orientado a • Parametrización de medicamentos en unidades de
usuarios Operativos con compra,
conocimientos del Área. • Unidades de almacenamiento para medicamentos.
• Unidades de despacho,
Prerrequisitos: Profesional del • Unidades de aplicación y unidades de facturación.
Área con conocimientos básicos • Homologación de medicamentos por principio
de computadores activo (ATC) y correlación con medicamentos en
presentaciones comerciales.
• Parametrización de bodegas de despacho y de
recargue, manejo de medicamentos de rehúso,
manejo de medicamentos especiales y de
medicamentos pos y no pos.
• Motivos anulación del despacho.
• Creación de listado de enfermeros.
• Suministros.
• Creación listado de proveedores.
• Creación de listado de medicamentos con código
de barras.
• Generación de precios suministros, genéricos y
portafolios.
• Creación de listados de bodegas.
TRANSACCIONES
• Manejo de despacho de medicamentos y
devoluciones.
PROCESOS
• Dispensación.
• Despachos de farmacia.
• Devoluciones.
• Autorización de movimiento.
• Entrada al servicio.
• Despachos Qx.
• Devoluciones Qx.

156
• Códigos de barra.
• Productos por genéricos.
• Reimprimir despacho.
• Despacho códigos de barra.
• Devolución código de barras.
• Stock paciente.
• Perfil farmacológico.
REPORTES
• Formula medicamentos de control.
• Despacho de productos por fechas y bodegas.
• Despacho consolidado por suministro.
• Despachos directos.
• Despacho de remisión.
• Despacho de farmacia.
• Devolución de farmacia.
• Devoluciones de farmacia por causas.
• Devolución de paquetes.
• Reimprimir devoluciones.
• Reimprimir despachos.
• Manejos de medicamentos de control.
• Despachos parciales.
• Movimiento de inventario
• Precios de suministros agrupados por genérico y
portafolio.
• Reporte pendiente devoluciones.
• Despacho paquetes de cirugía.
• Factura grafica POS.
• Perfil farmacoterapeutico.
• Perfil farmacoterapeutico de ordenes medicas.
• Precios de suministros agrupados por genérico y
portafolio.
• Hosvital Report.
Ayudas Computadores, Tablero, Manuales, Ayudas HTML.
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CURSO HOSVITAL - CONTROL DE ENFERMERIA


CONTENIDO GENERALIDADES
PARAMETRIZACIÓN
Este curso está orientado a • Estado de los medicamentos, para la aplicación.
usuarios Operativos con • Fecha y hora.
conocimientos del Área. • Transfusión.
• Procedimientos de enfermería.

157
Prerrequisitos: Profesional del • Cuidados enfermería
Área con conocimientos básicos • Monitoreo.
de computadores. TRANSACCIONES
• Devolución de suministros a farmacia.
• Pedidos de suministros.
PROCEDIMIENTOS
• Procedimientos.
• Suministros.
• Ordenes de enfermería.
• Aplicación de medicamentos.
• Cuidados de enfermería.
• Notas en la evolución del paciente.
• Control en la ejecución de los cuidados al paciente.
REPORTES
• Signos vitales
• Historia clínica.
• Hoja de notas enfermería.
• Pedido de enfermería.
• Hoja de gasto.
• Plan cuidado de enfermería.
• Dietas por servicio.
• Devolución de suministros a farmacia.
• Consulta externa evolución.
• Lista de pacientes con admisión.
• Control facturación por paciente.
Ayudas Computadores, Tablero, Manuales, Ayudas HTML.
Perfil Usuario Líder, Usuarios Funcionales

CURSO HOSVITAL - ENFERMERIA


CONTENIDO GENERALIDADES
PARAMETRIZACIÓN
Este curso esta orientado a • Procedimientos de enfermería.
usuarios Operativos con • Signos y síntomas.
conocimientos del Área. • Monitoreo.
• Cuidados enfermería.
Prerrequisitos: Profesional del • Estado de los medicamentos, para la aplicación.
Área con conocimientos básicos • Fecha y hora.
de computadores. • Transfusión.
TRANSACCIONES
• Devolución de suministros a farmacia.
• Pedidos de suministros.

158
PROCEDIMIENTOS
• Aplicación de medicamentos.
• Cuidados de enfermería.
• Notas en la evolución del paciente.
• Control en la ejecución de los cuidados al paciente.
• Cuidados en el control de líquidos.
REPORTES
• Signos vitales.
• Ingreso del paciente.
• Historia clínica.
• Hoja de notas enfermería.
• Pedido de enfermería.
• Hoja de gasto.
• Plan cuidado de enfermería.
• Dietas por servicio.
• Devolución de suministros a farmacia.
• Consulta externa evolución.
Ayudas Computadores, Tablero, Manuales, Ayudas HTML.
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CURSO HOSVITAL - HISTORIA CLINICA


CONTENIDO GENERALIDADES
PARAMETRIZACIÓN
Este curso está orientado a • Protocolos clínicos.
usuarios Operativos con • Vía quirúrgica.
conocimientos del Área. • Ayudas rápidas por especialidad.
• Enfermedad actual.
Prerrequisitos: Profesional del • Diagnósticos.
Área con conocimientos básicos • Laboratorios, imágenes, terapias, dietas,
de computadores. resultados de laboratorio.
• Medicamentos frecuentes.
• Plantillas de resultados.
• Plantillas de cirugía.
• Plantillas desde terapias.
• Guías y protocolos de manejo de procedimientos y
de medicamentos.
• Síntomas por especialidad.
TRANSACCIONES
• Manejo de la historia clínica experta.
• Ordenes médicas de medicamentos, imágenes,
laboratorios, terapias.

159
PROCEDIMIENTOS
• Historia clínica Urgencias.
• Historia clínica hospitalización.
• Historia clínica Psiquiatría.
• Historia clínica consulta externa.
• Proceso completo de farmacia.
• Procedimientos.
REPORTES
• Historia clínica por paciente,
• Historia clínica por área.
• Historia clínica por fechas.
• Resúmenes de historia,
• Epicrisis.
• Recomendaciones.
• Dietas.
Ayudas Computadores, Tablero, Manuales, Ayudas HTML.
Perfil Usuario Líder, Usuarios Funcionales

CURSO HOSVITAL - FACTURACIÓN


CONTENIDO GENERALIDADES
PARAMETRIZACIÓN
Este curso esta orientado a • Formas de liquidación.
usuarios Operativos con • Tarifario.
conocimientos del Área. • Empresas.
• Contratos por empresas.
Prerrequisitos: Profesional del • Portafolio procedimientos.
Área con conocimientos básicos • Portafolio suministros.
de computadores. • Cambio valor tarifario.
• Conceptos administración glosas.
• Incremento remisión.
• Requisitos contrato.
• Factor.
• Homologación.
• Motivos de anulación.
TRANSACCIONES
• Historia clínica.
PROCEDIMIENTOS
• Facturar procedimientos.
• Facturar suministros.
• Facturar procedimientos Qx.
• Prefactura.
• Factura.

160
• Aplicación de abonos.
• Control de topes.
• Traslado cargos de factura.
• Liquidación especial.
• Ajuste de estancias.
• Ventas directas.
• Unificación cargos.
• Facturación capitación.
REPORTES
• Cargos por médico.
• Cargos por tercero.
• Control copago.
• Liquidación especial de facturación.
• Recibo de caja.
• Devolución abonos.
• Recibo de caja por reingreso.
• Cierre de caja.
• Facturas.
• Facturas ventas directas.
• Factura POS orden hospitalaria.
• Ordenes de servicio.
• Entrega de turno.
• Consecutivo facturas.
• Cotización suministros.
• Cotización asistencial.
• Furips.
• Furcen.
• Furtran.
• Fusoat.
• Reclamación SOAT.
• Autorización de atenciones.
• Formato cotización asistencial.
• Auditoria ordenes de servicio facturada
agrupada.
Ayudas Computadores, Tablero, Manuales, Ayudas HTML.
Perfil Usuario Líder, Usuarios Funcionales

CURSO HOSVITAL - CONTROL CITAS MEDICAS


CONTENIDO GENERALIDADES
PARAMETRIZACIÓN
Este curso esta orientado a • Clasificación de colores para reservar, confirmar,

161
usuarios Operativos con atender, facturar o incumplimiento de una cita.
conocimientos del Área. • Modificar resultados.
• Días hábiles.
Prerrequisitos: Profesional del • Disponibilidad médica.
Área con conocimientos básicos TRANSACCIONES
de computadores. • Facturación.
PROCEDIMIENTOS
• Control de citas médicas.
• Confirmar una cita.
• Aplicación de abonos.
• Asignación de citas medicas.
• Trasladar una cita.
• Planes de beneficio.
• Confirmar, facturar y confirmar una cita.
• Asignar citas para procedimientos.
• Facturar procedimientos.
• Facturar suministros.
• Aplicación de abonos.
• Salida del paciente.
• Cita grupal ó junta médica.
• Agenda de medico por fecha.
• Citas incumplidas con ó sin pago.
• Cancelar citas médicas reservadas, confirmadas
(siempre y cuando no hayan sido atendidas.
• Se pueden cancelar facturas (siempre y cuando
no hayan sido atendidas y cuando la respectiva
factura ya se encuentre anulada).
REPORTES
• Cita médica.
• Agenda citas por médico.
• Agenda citas para el día.
• Gastos por accidente.
• Programación de citas por médico.
• Reimprimir resultados.
• Recibo abono para las citas incumplidas.
• Certificado atención admisión.
• Hosvital Report.
Ayudas Computadores, Tablero, Manuales, Ayudas HTML.
Perfil Usuario Líder, Usuarios Funcionales

CURSO HOSVITAL - AGENDA MEDICA


CONTENIDO GENERALIDADES

162
PARAMETRIZACIÓN
Este curso esta orientado a • Días hábiles
usuarios Operativos con • Disponibilidad medica.
conocimientos del Área. TRANSACCIONES
• Historia clínica.
Prerrequisitos: Profesional del • Enfermería
Área con conocimientos básicos PROCEDIMIENTOS
de computadores. • Procesar una cita como cumplida ó incumplida.
REPORTES
• Resultados por procedimiento.
• Historia clínica por rango de fechas, folio.
• Historia clínica enfermería.
• Epicrisis por ingresos.
• Certificado médico víctimas de accidentes.
• CTC.
• Resultados de procedimientos.
• Descripción Quirúrgica.
• Reimprimir resultados.
Ayudas Computadores, Tablero, Manuales, Ayudas HTML.
Perfil Usuario Líder, Usuarios Funcionales

CURSO HOSVITAL - ODONTOGRAMA


CONTENIDO GENERALIDADES
PARAMETRIZACIÓN
Este curso esta orientado a • Tratamiento
usuarios Operativos con • Descripción del tratamiento.
conocimientos del Área. • Parametrización del color.
• Código del proceso.
Prerrequisitos: Profesional del TRANSACCIONES
Área con conocimientos básicos • Historia clínica.
de computadores. PROCEDIMIENTOS
• Historia clínica odontograma.
• Consultar folios.
REPORTES
• Consulta de folios.
Ayudas Computadores, Tablero, Manuales, Ayudas HTML.
Perfil Usuario Líder, Usuarios Funcionales

CURSO HOSVITAL - HOJA DE RUTA


CONTENIDO GENERALIDADES
PARAMETRIZACIÓN
Este curso esta orientado a • Tipo de transacción.

163
usuarios Operativos con • Distribución de terceros.
conocimientos del Área. • Puntos de ruta.
• Usuarios a los puntos de ruta.
Prerrequisitos: Profesional del • Asociación entre los puntos de ruta.
Área con conocimientos básicos • Parámetros generales.
de computadores. TRANSACCIONES
• Facturación.
PROCEDIMIENTOS
 Generación de facturas.
 Envíos internos.
 Confirmación de envíos.
 Remisión de cuentas.
 Radicación de cuentas.
 Consultas de envíos.
 Consulta de facturas.
 Gráficos de estados de factura.
REPORTES
o Envió de documentos.
o Consulta de facturas.
o Movimiento hoja de ruta.
o Informe punto de ruta.
Ayudas Computadores, Tablero, Manuales, Ayudas HTML.
Perfil Usuario Líder, Usuarios Funcionales

CURSO HOSVITAL - AUDITORIA


CONTENIDO GENERALIDADES
PARAMETRIZACIÓN
Este curso está orientado a • Estado de los envíos.
usuarios Operativos con TRANSACCIONES
conocimientos del Área. • Historia clínica.
PROCEDIMIENTOS
Prerrequisitos: Profesional del • Autorizaciones.
Área con conocimientos básicos • Autorización de servicios.
de computadores. • Distribución de terceros.
• Control de topes.
• Control consultas a historia clínica.
• Detallado de autorizaciones por empresas.
• Envíos internos.
• Confirmación de envíos.
• Remisión de cuentas.
• Radicación de cuentas.

164
• Consultas de envíos.
• Consulta de facturas.
• Gráficos de estados de factura.
• Control de copagos.
• Control de topes.
• Control consultas a HC.
REPORTES
• Autorizaciones de atención.
• Historia clínica por rango de fechas, folio.
• Historia clínica enfermería.
• Epicrisis por ingresos.
• Certificado médico víctimas de accidentes.
• CTC.
• Resultados de procedimientos.
• Descripción Quirúrgica.
• Autorizaciones de servicio.
• Envió de documentos.
• Consulta de facturas.
• Movimiento hoja de ruta.
• Informe punto de ruta.
• Control de copagos.
• Control consultas Historia clínica.
• Autorizaciones por empresa.
• Censo diario.
• Formato de autorizaciones.
• Hosvital Report.
Ayudas Computadores, Tablero, Manuales, Ayudas HTML.
Perfil Usuario Líder, Usuarios Funcionales

CURSO HOSVITAL - ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS


CONTENIDO GENERALIDADES
PARAMETRIZACIÓN
Este curso está orientado a • Grupo procedimiento RIPS
usuarios Operativos con TRANSACCIONES
conocimientos del Área. • Facturación.
PROCEDIMIENTOS
Prerrequisitos: Profesional del • Datos para RIPS
Área con conocimientos básicos • Rips causa externa.
de computadores. • Rips hospitalización.
• Rips urgencias.
• Rips recién nacidos.
• Remisión de cuentas.

165
• Generación RIPS por fecha.
• Crear, modificar y eliminar remisiones.
• Radicación de cuentas.
• Glosas.
• Recepción de glosas.
• Respuesta de glosas.
• Notificación EPS.
• Respuesta Notificación.
• Conciliación glosas.
• Conciliación glosa sin notificación.
• Acta conciliación glosas.
• Notas de facturación.
• Notificación EPS.
• Respuesta notificación.
• Descuentos.
• Castigo de cartera.
• Consultas de gestión.
• Nota debito
• Pagos facturas en otros sistemas.
REPORTES
• Factura.
• Respuesta de glosas.
• Historia clínica.
• Nota crédito de glosa.
• Acta conciliación glosas.
• Conciliación glosa.
• Consulta de facturas.
• Grafico estados de la factura.
• Factura agrupada por tipo de procedimientos.
• Informe detallado de glosas.
• Informe de facturación y glosas.
• Reporte por fecha recepción de glosas.
• Motivos de glosas
• Liquidación topes por usuario.
• Reporte glosas tercero.
• Respuesta a notificación de glosas.
• Facturas radicadas por empresa.
• Facturas consolidadas RIPS.
• Recepción de glosas por periodo.
• Factura compraventa.
• Hosvital Report.

166
Computadores, Tablero, Manuales, Ayudas HTML.
Perfil Usuario Líder, Usuarios Funcionales

CURSO HOSVITAL- Referencia y Contra-Referencia


CONTENIDO GENERALIDADES
PARAMETRIZACIÓN
Este curso esta orientado a • Estados de la referencia.
usuarios Operativos con • Estados de la contra-referencia.
conocimientos del Área. • Referencia.
• Contra-referencia.
Prerrequisitos: Profesional del TRANSACCIONES
Área con conocimientos básicos • Resumen historia clínica.
de computadores. • Admisiones.
PROCEDIMIENTOS
• Crear, modificar anular, y consultar la Referencia
Contra-referencia.
REPORTES
• Formato Referencia y Contra-referencia.
• Hosvital Report.
Ayudas Computadores, Tablero, Manuales, Ayudas HTML.
Perfil Usuario Líder, Usuarios Funcionales

CURSO HOSVITAL - P Y P
CONTENIDO GENERALIDADES
PARAMETRIZACIÓN
Este curso está orientado a • Programas y actividades.
usuarios Operativos con • Actividades por consultorios.
conocimientos del Área. • Consultorios.
PROCEDIMIENTOS
Prerrequisitos: Profesional del • Planeación P y P.
Área con conocimientos básicos • Control de citas medicas promoción y prevención.
de computadores. • Agenda médica P y P.
• Cancelación o anulación de citas.
REPORTES
• Reimprimir resultados.
• Hosvital Report.
Ayudas Computadores, Tablero, Manuales, Ayudas HTML.
Perfil Usuario Líder, Usuarios Funcionales

CURSO HOSVITAL - SIG


CONTENIDO REPORTES
ADMISIONES

167
Este curso está orientado a • Egresos.
usuarios Operativos con • Ingresos por usuario.
conocimientos del Área. • Ingresos.
• Pacientes por responsable.
Prerrequisitos: Profesional del • Pacientes en habitación.
Área con conocimientos básicos • Pacientes orden alfabético.
de computadores. • Censo detallado.
• Análisis de ingresos.
• Porcentaje ocupación camas.
FACTURACIÓN
• Informe por concepto.
• Liquidación de Qx.
• Estado de cuenta.
• Pacientes con autorización.
• Utilización de camas.
• Facturas sin trámite.
• Indicadores facturadores.
• Admisiones no facturadas.
• Liquidación topes por usuario.
• Estancia por paciente.
• Facturación detallada.
• Productos por remisión.
• Unificación facturas.
• Facturas por contrato.
• Auditoria tarifas.
PISTAS DE AUDITORIA
• Facturas por paciente.
• Facturación por usuario.
• Informe diario de caja.
• Recibos no aplicados.
• Relación facturas anuladas.
• Ingresos a facturar.
• Auditoria de interface.
• Bodega de datos.
ESTADISTICAS
• Morbilidad.
• Mortalidad.
• Natalidad.
• Notificación obligatoria.
• Producción.
IMPRESOS CONSOLIDADOS

168
• Reporte por diagnóstico.
• Reporte por procedimiento.
• Suministros por costo.
• Facturación por empresa.
• Facturación por régimen.
• Gestión de contratos.
• Despacho insumos y medicamentos.
• Facturas ventas directas.
• Reporte ventas.
• Procedimientos por c. costos.
• Factura emp-contrato.
• Reporte por suministro.
• Facturación por sede.
• Facturación por c. costo.
• Reporte por funcionario.
• Medicamentos control.
• Informe 3.4
GESTIÓN ASISTENCIAL
• TRIAGE
 Por causa externa.
 Por profesional.
 Por contrato.
 Por sintomatología.
 Tiempos Triage.
 Triage Vs diagnóstico.
APOYO TERAPEUTICO
 Tiempos Paraclínicos.
 Tiempos interconsulta.
AUTORIZACIONES
 Tiempos autorizaciones.
ADMISIONES
 Pacientes rem. por periodo
 Pacientes Hosp. por servicio.
 Pacientes egresados por motivo.
 Reingresos.
 Parte diario emergencias.
CITAS MEDICAS
 Usuario por inasistencia.
 Productividad médico.
 Productividad consultorio.
 Atención citas medico.

169
 Atenciones por empresa.
 Citas especialidad – grupo.
 Diagnósticos.
 Productividad especialidad.
 Reporte consulta externa.
 Información todos los servicios.
 Producción diaria por profesional.
 Consolidado morbilidad.
 Consolidado mensual por unidad operativa.
 Partes diarios odontología.
 Partes diarios vacunación.
ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS
• Glosas detalladas.
• Consolidado glosas.
• Análisis rem. auditoria.
• Facturación glosada.
• Ven. Cuentas por cobrar.
• Auditorias notas crédito.
• Res. Cargos facturados.
• Análisis sem. Facturación.
• Análisis envió recepción.
• Anexo Tec. Nº 8
FARMACIA
• Causa de no despacho.
CIRUGIA
• Procedimiento por cirujano.
• Procedimiento realizado por sala.
• Facturación.
• Facturación estimada.
HOSVITAL REPORT
PYP
• Estado programa PyP
• Indicadores.
• Act. / prog por Empresa.
• Estadística programada.
• TBC.
DE LEY
- 062 Y 056
- 412
- SISMED
Ayudas Computadores, Tablero, Manuales, Ayudas HTML.

170
Perfil Usuario Líder, Usuarios Funcionales

CURSO HOSVITAL - TERCEROS


CONTENIDO GENERALIDADES
PARAMETRIZACIÓN
Este curso esta orientado a • Parámetros generales.
usuarios Operativos con • Tasas no uniformes.
conocimientos del Área. • Terceros asistenciales.
• Portafolio procedimientos.
• Agrupadores asistenciales.
Prerrequisitos: Profesional del • Centros cuenta.
Área con conocimientos básicos • Cambio valor tarifario.
de computadores. PROCESO
• Actualización terceros.
• Anulación autorización.
• Actualización lotes.
• Contabiliza autorización.
• Recalculo movimientos.
• Anula causación.
UTILIDADES
• Recalculo descuentos
 administrativos.
REPORTES
 Estado de cuenta.
CONSULTAS
• Movimientos terceros.
• Cruce terceros.
• Autorización terceros.
Ayudas Computadores, Tablero, Manuales, Ayudas HTML.
Perfil Usuario Líder, Usuarios Funcionales
CURSO HOSVITAL - FACTURACIÓN
CONTENIDO GENERALIDADES
PARAMETRIZACIÓN
Este curso esta orientado a TABLAS BASICAS
usuarios Operativos con • Parámetros de facturación.
conocimientos del Área. • Tarifas.
• Agrupadores.
• Fechas de corte.
Prerrequisitos: Profesional del
PROCESO
Área con conocimientos básicos
• Facturación.
de computadores. • Facturación por lotes.
UTILIDADES
 Control anticipos.
 Reimpresión facturas.
 Carga Auto. Recargo.

171
 Carga factura POS.
Ayudas Computadores, Tablero, Manuales, Ayudas HTML.
Perfil Usuario Líder, Usuarios Funcionales

CURSO HOSVITAL - REPORTES GERENCIALES


CONTENIDO REPORTES
• Contabilidad.
Este curso esta orientado a • Estados financieros.
usuarios Operativos con • Presupuesto.
• Balance presupuestal.
conocimientos del Área.
• Resultados proyectados.
• Presupuesto por C.U.
Prerrequisitos: Profesional del • Tesorería.
Área con conocimientos básicos • Flujo caja.
de computadores. • Auxiliar de flujo de caja.
• Cuentas por cobrar.
• Cuentas vencidas.
• Antigüedad cuentas.
• Movimiento cuentas por cobrar resumido.
• Cuentas por pagar.
• Cuentas vencidas.
• Antigüedad cuentas.

• Ayudas Computadores, Tablero, Manuales, Ayudas HTML.


Perfil Usuario Líder, Usuarios Funcionales

CURSO HOSVITAL - FACTURACIÓN


CONTENIDO GENERALIDADES
PARAMETRIZACIÓN
Este curso esta orientado a TABLAS BASICAS
usuarios Operativos con • Parámetros generales.
conocimientos del Área. • prestador.
• requisitos.
• Tipos prestador.
Prerrequisitos: Profesional del
• Tipos contratos.
Área con conocimientos básicos • Contratos.
de computadores.

Ayudas Computadores, Tablero, Manuales, Ayudas HTML.


Perfil Usuario Líder, Usuarios Funcionales

CURSO HOSVITAL - FACTURACIÓN

172
CONTENIDO GENERALIDADES
PARAMETRIZACIÓN
Este curso esta orientado a TABLAS BASICAS
usuarios Operativos con • Parámetros generales.
conocimientos del Área. • Grupo concepto radica
• Concepto radicación.
• Cuentas radicación.
Prerrequisitos: Profesional del
• Glosas radicación.
Área con conocimientos básicos
de computadores.

Ayudas Computadores, Tablero, Manuales, Ayudas HTML.


Perfil Usuario Líder, Usuarios Funcionales

CURSO HOSVITAL - FACTURACIÓN


CONTENIDO GENERALIDADES
PARAMETRIZACIÓN
Este curso esta orientado a TABLAS BASICAS
usuarios Operativos con • Parámetros generales.
conocimientos del Área. • Puntos de ruta.

Prerrequisitos: Profesional del


Área con conocimientos básicos
de computadores.

Ayudas Computadores, Tablero, Manuales, Ayudas HTML.

CURSO HOSVITAL - TRIAGE


CONTENIDO GENERALIDADES
PARAMETRIZACION
Este curso esta orientado a • Identificación de colores en el tiempo de atención.
usuarios Operativos con • Tipos de Triage.
conocimientos del Área. TRANSACCIONES
• Admisiones.
Prerrequisitos: Profesional del PROCESOS
Área con conocimientos básicos • Manejo de la integración en el proceso de la
de computadores admisión.
• Liberar Triage.
REPORTES
• Reporte ó tarjeta Triage
• Hosvital Report.
Ayudas Computadores, Tablero, Manuales, Ayudas HTML.
Perfil Usuario Líder, Usuarios Funcionales

173
PLAN DE CAPACITACIONES OFRECIDO POR SEVEN ERP PARA LOS PROCESOS FINANCIEROS Y
ADMINISTRATIVOS.
CURSO GENERALIDADES DE INSTALACIÓN DEL SISTEMA

CONTENIDO

Este curso está orientado a usuarios de • Descripción de la tecnología utilizada.


administración y soporte. • Instalación Seven Servidor y Cliente
• Actualización de programas
Prerrequisitos: Profesional del Área con • Actualización de la Base de datos
conocimientos en Sistemas Operativos, • Activación de logs de auditoria
Administración y Configuración de Servidores • Activación de logs de Seguimiento
conocimientos en administración y manejo de • Solicitud de requerimientos
bases de datos.

AYUDAS y MATERIAL DIDACTICO


• Tablero, Manuales, Ayudas HTML, Ejercicios

PERFIL • Usuario Administrador, Soporte primer nivel.


CONTENIDO

Este curso está orientado a usuarios • Barras de herramientas, generalidades del sistema.
Operativos con conocimientos profundos • Creación e inactivación de usuarios, definición de
del Área. perfiles, creación de programas, definición del
menú, políticas de cambio de clave, ingresos por
Prerrequisitos: Profesional del Área con horarios, etc.
conocimientos funcionales. • Impuestos, Tipos de operación, interfaces,
terceros, agenda, alertas, planos, estructuras,
ítems, etc.

AYUDAS • Tablero, Manuales, Ayudas HTML, Ejercicios

PERFIL • Usuario Líder, Usuarios funcionales.

174
CURSO GESTIÓN ADMINISTRATIVA

CONTENIDO • MODULO DE INVENTARIOS:

Este curso está orientado a usuarios Operativos Definición del árbol de productos, unidades de
con conocimientos sólidos del Área. medida, factores de conversión, Pedidos, entradas,
salidas, traslados, conteo físico, auxiliares, Kardex,
Prerrequisitos Haber asistido a la capacitación de existencias, seriales, importación, etc. Generación
SEVEN GENERALIDADES SO. de las distintas opciones de reportes que ofrece el
modulo.

COMPRAS: Plan de compras, requisición, invitación,


cotizaciones, cuadro comparativo, adjudicación,
orden de compra, concepto técnico, cierre de
órdenes de compra, etc. Generación de las distintas
opciones de reportes que ofrece el modulo.

CONTRATOS: Tipos de Contrato, minutas, Clausulas,


procesos de Contratación Manejo de Garantías,
Administración de contratos, designación de
supervisores, Multas y Sanciones, Liquidación de
Contratos, etc. Generación de las distintas opciones
de reportes que ofrece el modulo.

ACTIVOS FIJOS: Serial, código de placa, proveedor,


grupo de activo, método de depreciación, bodega,
propiedades adicionales, centro de costos,
proyectos, aéreas de negocio, sucursales, cuentas
contables, bajas, traslados, tercero a cargo, terceros
responsables, valor de compra, etc. Generación de
las distintas opciones de reportes que ofrece el
modulo.

WORK FLOW: Definición de actividades, tiempos,


correo electrónico, instructivos, seguimientos,
programas, plantillas, ejecutores, roles, indicadores,
etc. Generación de las distintas opciones de
reportes que ofrece el modulo.

AYUDAS • Tablero, Manuales, Ayudas HTML, Ejercicios.

PERFIL • Usuario Líder, Usuarios funcionales.

CURSO GESTIÓN FINANCIERA

PROVEEDORES: Proveedores, detalles,


CONTENIDO contactos, configuración de impuestos,
condiciones comerciales, causación contable,
Este curso está orientado a usuarios anticipos, legalizaciones, evaluación
Operativos con sólidos conocimientos del desempeño de proveedores, liquidación,
Área. bitácora de radicación, importación, notas,
cruces, etc. Generación de las distintas

175
Prerrequisitos Haber asistido a la opciones de reportes que ofrece el modulo.
capacitación de SEVEN GENERALIDADES SO.
• CONTABILIDAD: Cuentas contables, homologación,
manejo de centro de costos / tercero / proyecto /
área, Declaraciones, indicadores financieros,
medios magnéticos, certificados, auxiliares,
balances, estados de resultados, etc.
PRESUPUESTO: presupuesto inicial,
presupuesto aprobado, adiciones, reducciones,
traslados, CDP, compromiso, obligación, pago,
reintegros, cuentas por pagar, reservas,
liberaciones, ejecución, plan anual de caja.
Generación de las distintas opciones de
reportes que ofrece el modulo.

• TESORERÍA: Cuentas, sucursales, autorizaciones,


egresos, ingresos, consignaciones, traslados,
conciliación bancaria, cajas menores, anticipos,
flujo de caja, pago por transferencia, control de
cheques, formas de pago, etc. .
AYUDAS • Tablero, Manuales, Ayudas HTML, Ejercicios.

PERFIL • Usuario Líder, Usuarios funcionales.

CURSO GESTIÓN NOMINA y RECURSO HUMANO

CONTENIDO ADMINISTRACION DE PERSONAL: Maestro


Hojas de Vida, Estructura organizacional,
Este curso está orientado a usuarios Control de Vacantes, Descripción Perfiles,
Operativos con sólidos conocimientos del Requisitos, Trayectoria Profesional,
Área. Información personal empleados y
beneficiarios, Evaluaciones, etc)
Prerrequisitos Haber asistido a la
capacitación de SEVEN GENERALIDADES SO. TRANSACCIONES
(Administración Contratos y Nombramientos,
Administración Planta acorde lineamientos del
Departamento de la Función Pública,
calificación de los empleados, etc)

PROCESOS
(Cálculo análisis salarial, procesos planta de
personal, Cargos Ocupados, vacantes, Estados
de cargos, Tipos de Cargos, Centros de Costo).
REPORTES

NOMINA Y ADMINISTRACION DE SALARIOS:


Terceros, Conceptos, Prototipos, Tipos de

176
Nomina,
Entidades,Evaluaciones,Convocatorias,
Administración LEY 100, etc)

TRANSACCIONES
(Novedades, Incapacidades, Embargos,
Ausentismos, Tiempos, Vacaciones, Cesantías,
Planta etc)

PROCESOS
(Liquidación de Nómina. Interfase Contable,
Seguridad Social,
Prestaciones Sociales, Liquidación Definitiva,
etc)
REPORTES
(Desprendible de Nomina, Resumen de
Nomina, Certificado
de Ingresos y Retenciones, Seguridad Social,
etc)
Ayudas Computadores, Tablero, Manuales,
Ayudas HTML.
Perfil Usuario Líder, Usuarios Funcionales

• RECURSO HUMANO: Diversas transacciones


relacionadas con la gestión de Reclutamiento y
Selección de Personal, Procesos de Educación y
Capacitación, Bienestar de Personal,
Gerenciamiento del Desempeño, etc.

PROCESOS

• Préstamos de vivienda, Beneficios, eventos


recreativos o culturales, Servicio medico, Medicina
Ocupacional, Exámenes de preempleo, Controles
periódicos, etc.

• REPORTES

• Reportes de reclutamiento y selección para el


proceso de toma de decisiones ordenados por
peso, puntaje, calificación, características o como
requiera la organización, Registro y
• Control estadístico de aspirantes admitidos y
rechazados,
• motivo y observaciones, Informes estadísticos y
seguimiento
• del proceso de la evaluación, por diferentes
conceptos como
• (evaluado evaluador, nivel, área, factor,
dependencia-centro

177
de costo, periodo evaluado, periodos
acumulados, etc.)
• autorizaciones, egresos, ingresos, consignaciones,
traslados, conciliación bancaria, cajas menores,
anticipos, flujo de caja, pago por transferencia,
control de cheques, formas de pago, etc. .
AYUDAS • Tablero, Manuales, Ayudas HTML, Ejercicios.

PERFIL • Usuario Líder, Usuarios funcionales.

22. CRONOGRAMA ( VER ANEXO – CRONOGRAMA IMPLANTACION)

23. GARANTIA, MANTENIMIENTO Y SOPORTE

24. GARANTIA

Nuestros productos cuentan con estándares de calidad definidos en las normas


internacionales de calidad ISO 9000. Digital Ware ofrece una garantía de calidad por un
período de Doce (12) meses sobre el Sistema de información ofrecido, por errores de
programación y/o lógica, cambios regulatorios y nuevas versiones de la solución,
obviamente incluidos en el costo.

24.1. ACTUALIZACIONES LEGALES

Por cambios en la legislación previamente publicados, Digital Ware se encarga de realizar


dichos cambios al producto y enviar el upgrade o actualización de los programas y una
descripción del impacto en el producto, así mismo sobre cambios en los formatos de
salida o medios magnéticos de las entidades financieras y de control.

Cambios de Formatos en Entidades Financieras y de Control: Cuando existen cambios en formatos


de salida o archivos magnéticos que tengan que enviarse a entidades financieras o de control
fiscal, Digital Ware se encarga de realizar dichos cambios al producto y enviar el upgrade o
actualización de los programas y una descripción del impacto en el producto.

24.2. ACTUALIZACIÓN POR NUEVAS VERSIONES DEL PRODUCTO

178
Generadas por la evolución tecnológica, aparte de tener cambios de ley cuenta con
mejoras de funcionalidad del producto en cuanto a optimización y tiempo de respuesta.

24.3. CRECIMIENTO Y CALIDAD

Cada versión que se libera de los productos trae con ella una serie de cambios de funcionalidad y
tecnología que han sido producto de la investigación realizada por el grupo de desarrollo y
tecnología de DIGITALWARE. Utilizando herramientas como el Benchmarking, nuestros clientes
tienen la oportunidad de participar sugiriendo mejoras y nuevas posibilidades al producto, eso
hace que tengamos un mejoramiento continuo, significativo en cada una de nuestras versiones y
en las cuales todos nuestros clientes se ven beneficiados.

Vía Internet: Es posible ingresar por medio de un usuario, y bajar las actualizaciones de los
productos de forma autónoma y comparar las versiones del cliente con los nuevos desarrollos.

25. ACTUALIZACION Y SOPORTE

Posterior a la entrada en operación del sistema y con el fin de mantener el sistema de


información ofrecido en su optimo desempeño, se brindara soporte, por medio del
Contrato de Soporte y Actualización del Sistema, con el fin de dar asistencia oportuna y
adecuada de tal forma que se garantice el buen funcionamiento de la aplicación instalada,
actualización con nuevas versiones producidas por cambios en la legislación emitida y
entidades de control y/o por mejoras realizadas al software. El valor del contrato de
mantenimiento corresponde al 50% del valor de las licencias.

Soporte: Se cuenta con una mesa de ayuda que permite brindar el servicio de soporte de
acuerdo con los niveles de servicio establecidos. En el caso de agotar las posibilidades del
medio telefónico o correo electrónico, se brindara soporte presencial.

Soporte Personalizado: Con el fin de garantizar que el sistema se adapte a los cambios en
los procesos asistenciales que se generen en el CLIENTE o nuevos requerimientos
necesarios para la optima prestación del servicio de salud a nivel nacional, el contrato de
soporte y mantenimiento incluye la asignación de dos (2) ingenieros de desarrollo y dos (2)
consultores con asignación permanente, este equipo de profesionales se asignan con el fin
de garantizar el tiempo de respuesta requerido por el CLIENTE para los cambios de ley,
ajustes en procesos o nuevas funcionalidades que se requieran por parte del CLIENTE.

Para optimizar el tiempo de los recursos los requerimientos solicitados por el CLIENTE serán
analizados por las partes y se establecerá el cronograma de trabajo de acuerdo con las

179
prioridades establecidas y las características técnicas y funcionales de dichos
requerimientos.

Por medio de este Contrato anual, el usuario final siempre contará con un apoyo continuo
por parte de DigitalWare para el correcto manejo y funcionamiento de HOSVITAL-HS,
SEVEN-ERP y/o KACTUS-HR.

180
PROPUESTA ECONÓMICA

Sistema Integral de Información en Salud

Solicitud de información para selección y contratación


del sistema integrado de información administrativo,
financiero, contable, asistencial y nomina para las
instituciones Hospital Federico Lleras
Acosta. Ibagué-Tolima-E.S.E.
Elaboro: David Uribe Katz L– Bussines Manager HS

181
26. CONDICIONES COMERCIALES - INVERSIÓN DEL PROYECTO

26.1. COMPRA DE LICENCIAS CON IMPLANTACION Y CONTRATO DE


MANTENIMIENTO

26.1.1. LICENCIAMIENTO Y CONSULTORIA

 La Licencia de Uso es de carácter permanente y exclusivo del cliente.

26.1.2. TARIFAS ADICIONALES CONSULTORIA

• Hora Consultor $150.000


• Día Consultor $1.100.000
• Semana Consultor $ 6.000.000
• Mes Consultor $18.000.000

26.1.3. TARIFAS ADICIONALES DESARROLLO

• Hora Ing. Desarrollo $2000.000

26.1.4. TARIFAS EMPLEADO ADICIONAL

• Empleado Adicional $100.000

27. GARANTIA Y MANTENIMIENTO

Se establece que la actualizacion y soporte de las herramientas durante los primeros cuatro (4)
años se encuentra incluido en la propuesta actual y de este año en adelante el valor anual del
mantemiento sera el valor correspomdienta al 20% del valor del licenciamiento, incremetado
anualmente (apartir del segundo año) , en el valor del IPC mas cinco (5) puntos porcentuales año,
es decir los calculos se realizaran partiendo del valor de XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

El contrato de mantenimiento incluye:

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1. Cambios regulatorios de acuerdo con las normas que se expidan
2. Nuevas versiones de los módulos contratados
3. Servicio de soporte de los clientes, desde nuestras instalaciones tanto telefónico como
conexión e-mail.
4. Soporte Internet WEB
5. Soporte presencial de acuerdo con los niveles de escalamiento

28. FORMA DE PAGO

28.1. FORMA DE PAGO LICENCIAS

1. 100% Del Valor de las Licencias al momento de la firma del contrato y entrega del
documento de Licencia por parte de DigitalWare.

28.2. FORMA DE PAGO CONSULTORIA Y MANTENIMIENTO

2. XX% del valor de la implementación al momento de la firma del contrato.


3. XX% del valor de la implementación dividida en 6 pagos mensuales a partir del 3 mes de
la firma del contrato.
4. XX% al momento de finalizar el proyecto.

NOTA: Los costos descritos anteriormente no tienen incluido el impuesto del IVA

29. PROGRAMAS FUENTES

Digital Ware es el proveedor exclusivo del SOFTWARE HOSVITAL-HS, SEVEN-ERP y/o KACTUS-HR
(modelo de datos, ocx, componentes, librerías, ejecutables, fuentes), así como de sus futuras
versiones, desarrollos, adaptaciones, mejoras, anexos, logotipos, documentación y otros
productos relacionados.

Nada en la presente oferta y el contrato que pueda generarse podrá entenderse como una cesión
total ni parcial sobre los derechos de Digital Ware. EL CLIENTE se obliga a respetar estos
derechos, y a no usar indebidamente la marca, signos, nombre, logos, materiales, software ni
cualquier otro derecho del CONTRATISTA; limitándose al uso estrictamente necesario para la
ejecución de este acuerdo.

En la presente oferta Digital Ware se obliga a la entrega de los Códigos fuentes para que puedan
ser modificados por parte del CLIENTE para su uso en los siguientes casos:

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1. En caso que el Software HOSVITAL-HS, SEVEN-ERP y/o KACTUS-HR sean descontinuados a nivel
mundial en todas sus versiones, o que la compañía desarrolladora salga del mercado, se declare
en quiebra o sea comprada o absorbida por otra empresa que maneje otras condiciones y no
exista en el mercado una empresa facultada por los propietarios de los Derechos de Autor que
brinde los servicios de mantenimiento, soporte y actualización del sistema.

2. En caso que el CLIENTE se quede sin ninguna opción viables de soporte externo a nivel mundial
en términos de nuevas versiones, desarrollo, nuevos módulos o nuevas funcionalidades.

3. En caso que por cambios en la plataforma de software el CLIENTE requiera migrar el software sin
que exista ninguna opción viable de soporte externo a nivel mundial para el efecto.

En todo caso, en el evento de verificarse la ocurrencia de alguno de estos supuestos, el CLIENTE


deberá tener vigente un contrato de mantenimiento del sistema, para acceder de manera gratuita
a los Códigos Fuentes.

Los mencionados Códigos se encuentran almacenados y custodiados por la empresa Manejo


Técnico de Información S.A. – Thomas Greg & Sons – quien al constatar los supuestos
mencionados en la presente numeral entregará los códigos fuentes al Representantes Legales del
CLIENTE.

Cada vez que el fabricante libere una nueva versión de HOSVITAL-HS, SEVEN-ERP y/o KACTUS-HR,
los códigos fuentes de la misma serán entregados a la empresa que tiene el almacenamiento y
custodia de los mismos con el fin de garantizar al CLIENTE que los códigos se encuentran
actualizados a la última versión disponible.

30. CONFIDENCIALIDAD

La información contenida en el presente portafolio es de carácter confidencial por lo tanto no está


autorizada la reproducción, distribución o manipulación de ésta información sin previo
consentimiento por parte de DigitalWare S.A.

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