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Señ ores
Hospital Federico Lleras Acosta
Ibague – Tolima –E.S.E.
Atn: Miguel Albornoz.
Area de Sistemas
REF: Presentación de la Solución Propuesta para el Licenciamiento e
Implantación de HOSVITAL-HS, SEVEN-ERP y/o KACTUS-HR
Cordialmente,
BENJAMIN E. HUERTAS L.
Business Director
DigitalWare Life&Health Solutions
BenjaminH@digitalware.com.co
2
Tabla de contenido
Presentación Compañía............................................................................................................ 9
1. INTRODUCCIÓN......................................................................................................................10
2. QUIENES SOMOS....................................................................................................................11
3. ORGANIGRAMA.......................................................................................................................12
4. NUESTRAS UNIDADES ESTRÁTEGICAS DE NEGOCIO................................................................13
5. NUESTROS RECONOCIMIENTOS..............................................................................................17
6. NUESTROS CLIENTES:...............................................................................................................18
6.1. REDES HOSPITALARIAS.........................................................................................................18
6.2. HOSPITALES UNIVERSITARIOS..............................................................................................21
6.3. INSTITUCIONES ESPECIALIZADAS.........................................................................................23
6.4. OTROS DE NUESTROS CLIENTES...........................................................................................25
Descripción de la Solución.................................................................................................... 26
7. DIGITAL WARE - HEALTH SOLUTIONS......................................................................................27
8. QUE HACEMOS – SOLUCION INTEGRADA POR MODELOS DE ATENCIÓN EN SALUD..............28
8.1. ATENCIÓN INTRAHOSPITALARIA..........................................................................................29
8.2. ATENCIÓN AMBULATORIA...................................................................................................32
8.3. DEMANDA INDUCIDA...........................................................................................................36
8.4. CONSULTA EXTERNA.............................................................................................................37
8.5. PROTECCIÓN ESPECÍFICA......................................................................................................37
8.6. DETECCIÓN TEMPRANA........................................................................................................37
8.7. CONTROL DE PATOLOGÍAS CRÓNICAS.................................................................................38
8.8. PLAN INTEGRAL REHABILITACION........................................................................................39
8.9. ATENCION ESPECIALIDAD DE PSIQUIATRIA..........................................................................39
8.10. FACTURACION Y GLOSAS....................................................................................................40
8.11. REFERENCIA Y CONTRA REFERENCIA.................................................................................41
8.12. MODELO DE ATENCIÓN ODONTOLÓGICO.........................................................................41
8.1. PROCESO LOGISTICO.............................................................................................................44
8.2. PROCESO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO.........................................................................44
8.3. PROCESO NOMINA Y GESTION DE RECURSO HUMANO......................................................46
3
9.5.1. LABORATORIO CLÍNICO.....................................................................................................53
9.5.2. IMÁGENES DIAGNOSTICAS................................................................................................53
9.5.3. TERAPIAS...........................................................................................................................54
9.5.4. INTERCONSULTAS..............................................................................................................54
9.6. HOSVITAL - ODONTOLOGÍA..................................................................................................54
9.7. HOSVITAL – TRIAGE..............................................................................................................55
9.8. HOSVITAL - PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN............................................................................55
9.8.1. PROMOCIÓN DE SALUD.....................................................................................................56
9.8.2. DETECCIÓN TEMPRANA.....................................................................................................56
9.8.3. PROTECCIÓN ESPECÍFICA...................................................................................................56
9.8.4. ACCIONES DE SALUD PÚBLICA...........................................................................................57
9.8.5. CONTROL DE PATOLOGÍAS CRÓNICAS..............................................................................57
9.9. HOSVITAL - ATENCIÓN DOMICILIARIA..................................................................................57
9.9.1. HOSPITALIZACION EN CASA..............................................................................................58
9.9.2. URGENCIAS DOMICILIARIAS..............................................................................................58
9.9.3. CUIDADO EN CASA.............................................................................................................58
9.10. HOSVITAL - FARMACIA.......................................................................................................58
9.10.1. SOLICITUD........................................................................................................................59
9.10.2. COMITÉ TÉCNICO CIENTÍFICO.........................................................................................59
9.10.3. DISPENSACIÓN Y DESPACHO DE MEDICAMENTOS........................................................59
9.10.4. MANEJO DE UNIDOSIS....................................................................................................60
9.10.5. APLICACIÓN DE MEDICAMENTOS...................................................................................61
9.11. HOSVITAL - CIRUGÍA........................................................................................................61
9.11.1. PROGRAMACIÓN DE CIRUGÍAS.......................................................................................61
9.11.2. DESCRIPCIONES QUIRÚRGICAS.......................................................................................61
9.11.3. RECORD ANESTÉSICO......................................................................................................62
9.12. HOSVITAL - FORMACIÓN PROFESIONAL............................................................................62
9.13. HOSVITAL - CONTRATACIÓN HOSPITALARIA....................................................................62
9.14. HOSVITAL - ADMISIONES...................................................................................................63
9.15. HOSVITAL - FACTURACIÓN................................................................................................64
9.16. HOSVITAL - ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS......................................................................65
9.16.1. REMISIÓN DE CUENTAS...................................................................................................65
9.16.2. RADICACIÓN DE CUENTAS..............................................................................................65
9.17. HOSVITAL - AGENDAS MÉDICAS Y CONTROL DE CITAS.....................................................65
9.18. HOSVITAL - REFERENCIA Y CONTRARREFERENCIA.............................................................66
9.19. HOSVITAL - HOJA DE RUTA..............................................................................................66
9.20. HOSVITAL - S.I.G................................................................................................................67
9.21. HOSVITAL - ADMINISTRACIÓN Y SEGURIDAD...................................................................68
9.22. HOSVITAL - ASEGURAMIENTO..........................................................................................68
10. MÓDULOS FUNCIONALES PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS..........................69
10.1. SEVEN-CN CONTABILIDAD..................................................................................................69
4
10.1.1. CARACTERÍSTICAS GENERALES........................................................................................69
10.1.2. INFORMES Y CONSULTAS................................................................................................71
10.2. SEVEN-PO PROVEEDORES CUENTAS POR PAGAR..............................................................72
10.2.1. CARACTERISTICAS GENERALES........................................................................................72
10.3. SEVEN–CA CUENTAS POR COBRAR....................................................................................73
10.3.1. CARACTERISTICAS...........................................................................................................73
10.3.2. CONSULTAS E INFORMES................................................................................................74
10.4. SEVEN-TS TESORERIA.........................................................................................................74
10.4.1. CARACTERÍSTICAS GENERALES........................................................................................74
10.5. SEVEN FINANCIERO PLUS...................................................................................................75
10.5.1. SEVEN-PF PRESUPUESTO FINANCIERO GENERAL...........................................................75
10.5.2. SEVEN PG- PRESUPUESTO GOBIERNO............................................................................76
10.5.3. SEVEN CB - COSTOS ABC.................................................................................................77
10.5.4. SEVEN-CA CARTERA FINANCIERA....................................................................................79
10.5.5. SEVEN CF – CREDITOS FINANCIEROS..............................................................................80
10.5.6. SEVEN IV – INVERSIONES................................................................................................82
10.5.7. SEVEN - OF OBLIGACIONES FINANCIERAS.......................................................................83
10.6. SEVEN – ADMINISTRATIVO................................................................................................85
10.6.1. SEVEN CT - CONTRATOS PROVEEDORES.........................................................................85
10.6.2. SEVEN CM - COMPRAS....................................................................................................88
10.6.3. SEVEN-IN INVENTARIOS..................................................................................................93
10.6.4. SEVEN-AF ACTIVOS FIJOS................................................................................................95
10.6.5. SEVEN GESTION DOCUMENTAL......................................................................................98
10.6.6. SEVEN-ERP LOGISTICA.....................................................................................................99
10.6.7. SEVEN-PE LOGISTICA DE PEDIDOS Y DESPACHO.............................................................99
10.6.8. SEVEN-CM ABASTECIMIENTO......................................................................................101
10.6.9. SEVEN-IN GESTION DE PRODUCTO...............................................................................105
10.6.10. SEVEN-AB ADMINISTRACIÓN DE BODEGAS..............................................................106
10.6.11. SEVEN NORMALIZACION............................................................................................107
10.6.12. SEVEN PE-PEDIDOS.....................................................................................................108
10.7. SEVEN CONTRATOS CLIENTES..........................................................................................109
10.7.1. SEVEN PROYECTOS........................................................................................................109
10.7.2. SEVEN PUNTO DE VENTA - POS.....................................................................................109
10.7.3. PROCESOS SEVEN ERP...................................................................................................110
10.7.4. SEVEN-FA FACTURACIÓN..............................................................................................111
10.8. SEVEN UTILITARIOS ESTANDAR........................................................................................112
10.8.1. SEVEN–GN ADMINISTRACIÓN Y SEGURIDAD...............................................................112
10.8.2. SEVEN–WF WORK FLOW...............................................................................................113
10.8.3. SEVEN–EAI ENTERPRISE APPLICATION INTEGRATOR...................................................115
11. MODULOS FUNCIONALES DE PROCESOS DE NOMINA Y GESTION HUMANA.....................117
11.1. NOMINA ESTANDAR.........................................................................................................117
5
11.1.1. KACTUS – EO ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL............................................................117
11.1.2. KACTUS-NM NOMINA Y ADMÓN DE SALARIOS...........................................................117
11.1.3. KACTUS-BI BIODATA/HOJAS DE VIDA...........................................................................120
11.2. UTILITARIOS & MODULOS ESTANDAR.............................................................................121
11.2.1. KACTUS-IM IMÁGENES/DOCUMENTOS........................................................................121
11.2.2. KACTUS-PE PERSONAL/CAJERO....................................................................................121
11.2.3. KACTUS-GN ADMINISTRACIÓN Y SEGURIDAD..............................................................121
6
20.5.1.1. USUARIO FINAL..........................................................................................................142
20.5.1.2. SOPORTE DE PRIMER NIVEL (CLIENTE) – LÍDER USUARIO.........................................143
20.5.1.3. SOPORTE DE SEGUNDO NIVEL (CLIENTE) – COORDINADOR.....................................143
20.5.1.4. SUPERVISOR DEL CONTRATO (CLIENTE)....................................................................144
20.5.2. PROCEDIMIENTO RESPONSABILIDAD DEL DIGITAL WARE...........................................144
20.5.2.1. SOPORTE DE TERCER NIVEL (DIGITAL WARE)............................................................144
20.5.2.2. SOPORTE DE CUARTO NIVEL (DIGITAL WARE)..........................................................145
20.5.3. CIERRE DE CASOS..........................................................................................................145
20.5.3.1. PROCEDIMIENTO DE RECEPCION DE LLAMADAS......................................................146
20.5.3.2. RESPUESTA AL USUARIO............................................................................................146
21. EQUIPO DEL PROYECTO.......................................................................................................147
21.1. GRUPO DE TRABAJO DE DIGITAL WARE S. A....................................................................147
21.2. GRUPO DE TRABAJO DEL CLIENTE....................................................................................148
22. TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO..................................................................................150
22.1. OBJETIVOS DEL PLAN DE CAPACITACION:........................................................................150
22.2. GENERALIDADES DE LOS CURSOS DE CAPACITACIÓN.....................................................150
22.3. METODOLOGIA GENERAL PARA LA CAPACITACION........................................................151
22.3.1. ADMINISTRADORES DE SISTEMAS................................................................................151
22.3.2. USUARIOS DEL SISTEMA...............................................................................................151
22.3.3. DIRECTORES DE ÁREA...................................................................................................151
22.4. METODOLOGÍA GENERAL.................................................................................................152
22.4.1. CAPACITAR CONCEPTOS BÁSICOS.................................................................................152
22.4.2. DESCRIPCIÓN FUNCIONALIDAD GENERAL DE LOS MÓDULOS......................................152
22.4.3. ESTUDIAR MÓDULOS EN FORMA DETALLADA.............................................................152
22.4.4. EVALUAR CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS....................................................................153
22.4.4.1. DETALLES ADICIONALES.............................................................................................153
22.4.5. PROGRAMA DE CAPACITACIONES HOSVITAL-HS ASISTENCIAL....................................153
23. CRONOGRAMA ( VER ANEXO – CRONOGRAMA IMPLANTACION).....................................180
24. GARANTIA, MANTENIMIENTO Y SOPORTE.........................................................................180
25. GARANTIA............................................................................................................................180
25.1. ACTUALIZACIONES LEGALES.............................................................................................181
Por cambios en la legislación previamente publicados, Digital Ware se encarga de realizar dichos
cambios al producto y enviar el upgrade o actualización de los programas y una descripción del
impacto en el producto, así mismo sobre cambios en los formatos de salida o medios magnéticos
de las entidades financieras y de control.......................................................................................181
25.2. ACTUALIZACIÓN POR NUEVAS VERSIONES DEL PRODUCTO...........................................181
Generadas por la evolución tecnológica, aparte de tener cambios de ley cuenta con mejoras de
funcionalidad del producto en cuanto a optimización y tiempo de respuesta...............................181
25.3. CRECIMIENTO Y CALIDAD.................................................................................................181
26. ACTUALIZACION Y SOPORTE...............................................................................................181
7
27. CONDICIONES COMERCIALES - INVERSIÓN DEL PROYECTO................................................184
27.1. COMPRA DE LICENCIAS CON IMPLANTACION Y CONTRATO DE MANTENIMIENTO.......184
27.1.1. LICENCIAMIENTO Y CONSULTORIA...............................................................................184
27.1.2. TARIFAS ADICIONALES CONSULTORIA..........................................................................184
27.1.3. TARIFAS ADICIONALES DESARROLLO............................................................................184
27.1.4. TARIFAS EMPLEADO ADICIONAL...................................................................................184
28. GARANTIA Y MANTENIMIENTO..........................................................................................184
29. FORMA DE PAGO.................................................................................................................185
29.1. FORMA DE PAGO LICENCIAS............................................................................................185
29.2. FORMA DE PAGO CONSULTORIA Y MANTENIMIENTO....................................................185
30. PROGRAMAS FUENTES........................................................................................................185
31. CONFIDENCIALIDAD.............................................................................................................186
PRESENTACIÓN COMPAÑÍA
Sistema Integral de Información en Salud
8
1. INTRODUCCIÓN
Frente a los retos establecidos por las nuevas necesidades en la atención de los
pacientes, las instituciones prestadoras de servicios de salud deben atender a sus
pacientes de una forma oportuna, con calidad y basados en la evidencia clínica
para la solución de problemas, los cuales deben ser abordados de manera integral
e integrada por parte de los médicos y su equipo de trabajo, manejando esquemas
de complejidad en la atención (nivel de complejidad de la institución, desde la
atención básica a la de máximo nivel) para optimizar los recursos.
Dentro de los retos establecidos está que las instituciones o redes prestadoras de
servicios de salud siempre tengan disponible para sus médicos o personal de la
salud el registro de historia clínica de sus pacientes, con esto lo que se logra es
mejorar los tiempos de atención optimizar, recursos y agilizar la resolución de
problemas y de igual forma permitir a los profesionales de la salud la revisión y el
registro de los expedientes médicos de los pacientes de una forma ágil, organizada
y lógica manteniendo estándares semiológicos para consolidación de la
información.
9
Propendiendo por una atención oportuna, de calidad, segura y eficiente;
controlando los recursos físicos, los insumos, así como asignando y controlando el
talento humano para la atención armónica de los pacientes.
2. QUIENES SOMOS
Misión
10
Visión
Mega Meta
3. ORGANIGRAMA
11
4. NUESTRAS UNIDADES ESTRÁTEGICAS DE NEGOCIO
Nuestra empresa está compuesta por unidades estratégicas que se encaminan a sectores
o áreas específicas.
Sistemas de información Sistema ERP para el Sistema ERP para el Responsabilidad social
en Recursos Humanos y Sector Productivo. Sector Salud empresarial
Nómina.
Servicios, Gobierno, Historia Clínica CRM
Competencias Industria, Logística. Electrónica Web 2.0
Consultoría Workflow Facturación Gratis
Outsourcing Consultoría de procesos Finanzas y Contabilidad
12
Más De 600 Clientes Y Más De 2.000.000 De
Empleados Gestionados Con KACTUS – HR.
KACTUS-HR es la solución necesaria para realizar una administración estratégica de las áreas del
talento humano. Permite despreocuparse de la operatividad del departamento e ir más allá,
proporcionando herramientas para realizar estadísticas gráficas sobre puntos claves y manejar
indicadores de gestión.
13
Más de 200 compañias, Más de 500 Millones de
Doláres Anuales en Facturación, Más de 200 Mil
Usuarios
Nace como respuesta integral eficiente y efectiva a la planeación de todos los recursos y procesos
de la organización y de su entorno a través de toda la cadena de abastecimiento. Este sistema ha
sido diseñado a partir de las mejores prácticas mundiales para compañías de los diferentes
sectores económicos y pensando en las necesidades de las empresas colombianas. Nuestro
objetivo es convertirnos en su aliado estratégico mediante el apoyo de nuestro sistema en las
áreas de Manufactura, Comercial, Administrativa - Financiera y Recursos Humanos.
El concepto e-Business agrupa los conceptos de los negocios modernos a través de Internet.
Involucra conceptos como ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship
Management), e-Commerce (Comercio Electrónico) y Business Intelligence (Inteligencia de
Negocios).
SEVEN-ERP, es la organización de su entorno sin límites. Este sistema ha sido diseñado a partir de
las mejores prácticas mundiales para empresas de los diferentes sectores económicos. SEVEN e-
Business integra la logística, finanzas, distribución, inventarios, compras, ventas, clientes, recursos
humanos y producción de toda la organización con la potencia de internet. Adicionalmente, el
sistema permite el seguimiento completo de un proceso de principio a fin, ya sea interno de la
empresa ERP o externo con e-Commerce. Con este sistema es posible obtener información en
tiempo real, haciendo cada vez más fácil la toma de decisiones y el conocimiento de toda la
organización. En conjunto SEVEN-ERP traduce visión y estrategia en objetivos e indicadores a
través de un conjunto equilibrado de perspectivas. SEVEN-ERP es una solución multicompañía,
multimoneda, que puede adaptarse a cualquier tipo de negocio y sector incluyendo industrial,
servicios, gobierno, telecomunicaciones, financiero, Pymes, etc.
BENEFICIOS RECIBIDOS:
14
BENEFICIOS RECIBIDOS:
BENEFICIOS RECIBIDOS:
Porque no conlleva ninguna erogación económica para acceder de forma inmediata a los
beneficios del programa de RSE, por su disponibilidad 7 x 24 x 365 desde cualquier parte del
mundo, por su facilidad de utilización, porque promueve el desarrollo y crecimiento del negocio
del microempresario, porque fomenta el desarrollo de una cultura informática en los sectores con
menos recursos en la pirámide empresarial.
RESULTADOS OBTENIDOS:
15
5. NUESTROS RECONOCIMIENTOS
16
6. NUESTROS CLIENTES:
17
ii. MÉDICOS ASOCIADOS
iii. CONFENALCO
18
iv. SERVIUCIS
19
6.2. HOSPITALES UNIVERSITARIOS
20
ii. CLINICA UNIVERSIDAD DE LA SABANA
21
6.3. INSTITUCIONES ESPECIALIZADAS
i. SERVIUCIS
22
ii. HOSPITAL INFANTIL LOS ANGELES
23
6.4. OTROS DE NUESTROS CLIENTES
Fundación Hospital
San Carlos
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DESCRIPCIÓN DE LA
SOLUCIÓN
Sistema Integral de Información en Salud
25
7. DIGITAL WARE - HEALTH SOLUTIONS
DIGITAL WARE S. A., antes de ser un proveedor de software, busca ofrecer a sus clientes la
mejor solución a sus necesidades, convirtiéndose en un socio tecnológico.
Nuestra firma tiene como propósito brindar soluciones en el área de informática con una
serie de principios de calidad, eficiencia, robustez y alto rendimiento para las empresas
tanto del sector público como privado, a nivel nacional e internacional, apoyándose en
alianzas estratégicas.
Partiendo de esta política, la cual es base fundamental de nuestra visión y misión, nos
permitimos presentar una solución que integrara sus procesos Asistenciales,
Administrativos y Financieros y de Gestión Humana, que consideramos es acorde a su
solicitud.
Hoy contamos con más de 500 licenciamientos e instalaciones exitosas que incluyen
HOSVITAL HS, SEVEN ERP y KACTUS HR. Dentro de los beneficios que reciben nuestros
clientes, al DIGITAL WARE S.A. ser propietario de las soluciones, reciben las licencias y
soporte por los módulos adquiridos y al contratar el soporte se les garantiza mantener las
soluciones en la última versión liberada, aspecto que sabemos representa un gran
respaldo tanto para nuestros clientes actuales como para los futuros.
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8. QUE HACEMOS – SOLUCION INTEGRADA POR MODELOS DE ATENCIÓN EN
SALUD
o Atención intra-hospitalaria.
o Atención ambulatoria.
o Demanda inducida.
o Atención domiciliaria.
o Procesos de apoyo
Facturación/glosas/ cartera.
Logístico: Requisiciones, Cotizaciones, órdenes de compra, almacén,
inventarios, farmacia, órdenes médicas aplicación de medicamentos.
Cuentas por pagar / cuentas médicas.
Administrativo y financiero.
Nomina y Gestión de Talento Humano
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8.1. ATENCIÓN INTRAHOSPITALARIA
Una vez el paciente entra al servicio de urgencias es examinado por el médico el cual registra en la
historia clínica electrónica la cual contiene una forma fácil de registrar y conserva una estructura
semiológica utilizando las mejores prácticas médicas. El médico registra el motivo de consulta, la
enfermedad actual, revisión por sistemas, (anamnesis remota) la cual está distribuida de acuerdo
con la estructura topográfica humana, examen físico incluido, odontograma, signos vitales (en los
que encontramos los principales variables: F.C, F.R, T.A, TEMP, peso, talla, etc), pero también
cuenta con indicadores pronósticos como Glasgow, Ramsay y Richmond Rass, así como fórmulas
compuestas por operaciones aritméticas de otros signos vitales o resultados de laboratorio
28
registrados previamente (índice de masa corporal, riesgo cardiovascular, tasa de filtración
glomerular, etc.).
Teniendo en cuenta la evolución y las diferentes tendencias de las múltiples escuelas de medicina
HOSVITAL-HS, permite la creación, por parte del usuario líder, de diferentes sábanas de registro de
signos o resultados lo cual agiliza la revisión de estos por parte de los diferentes profesionales de
la salud. El profesional de la medicina registra los antecedentes relevantes del paciente
(Personales, alérgicos, familiares, tóxicos, medicamentosos, pediátricos o gineco-obstétricos si es
el caso), el sistema le resalta siempre a la entrada de la historia clínica y en la parte de
formulación, los antecedentes alérgicos y familiares como parte de las ayudas a los médicos y
enfermeras para que tengan la precaución suficiente en el tratamiento de los pacientes que
presenten o hayan presentado algún tipo de reacción alérgica.
Nuestra historia clínica electrónica tiene un área específica para la descripción de la evolución de
los pacientes en donde se registra de forma digital los siguientes aspectos estado general y
específico del paciente: avance de su estado de salud, progresión de la sintomatología, etc. De
igual forma y desde el mismo sitio permite la visualización de evoluciones anteriores agilizando la
lectura integral de las atenciones del paciente.
El sistema cuenta con el manejo del SOAP (Subjetivo, Objetivo, Análisis y Plan). Permite el manejo
de diagnósticos, a través de la Clasificación Internacional de Enfermedades CIE 10 u otra
clasificación estándar y permite la inclusión en el diagnóstico de observaciones. Admite múltiples
diagnósticos obligando a establecer uno como principal, quedando el resto como secundarios.
29
Establece de igual forma y para cada diagnóstico, si es impresión diagnóstica, confirmado nuevo o
confirmado repetido para generar incidencias y prevalencias de la enfermedad.
Desde la historia clínica electrónica el médico ordena todos los procedimientos diagnósticos o
terapéuticos como son: laboratorios, imágenes, cirugías, procedimientos no quirúrgicos, terapias y
órdenes para enfermería. En el caso de los procedimientos el médico los ordena y de forma
electrónica llega la solicitud a cada una de las áreas en donde se realizarán estas actividades y allí
se responden una vez son reportadas. Este informe llega de forma inmediata a la historia clínica
agilizando los procesos de toma de decisiones por parte de los galenos, y así cada una de las
actividades realizadas quedan registradas automáticamente en la cuenta del paciente, donde
continúa el proceso administrativo hasta generar la factura a las tarifas pactadas por cada uno de
los aseguradores o pagadores. Las ordenes que son enviadas a enfermería también salen en
tableros para establecer los estados en que se encuentran y así hacer un seguimiento ágil para que
todos los procedimientos se realicen en el tiempo previsto, sean leídos e interpretados y culminar
el ciclo de cada uno de ellos en el área asistencial.
El sistema HOSVITAL H.S genera alarmas para evitar que las historias se cierren sin el
diligenciamiento de ítems obligatorios como son los diagnósticos o el registro de alguna parte de
la historia clínica. Esto disminuye en gran medida el diligenciamiento erróneo de la misma. Genera
30
formatos para los pacientes como son dietas, recomendaciones, certificados, incapacidades, etc.,
que sirven de soporte o sustento de la atención o para que el paciente continúe realizando
actividades ambulatorias como parte integral de su tratamiento. Todas las actividades
asistenciales quedan registradas y envían la información de forma electrónica a facturación o
inventarios según sea el caso.
31
a. Administración de agendas: Nuestro sistema cuenta con un proceso experto de
agendamiento que permite el manejo de tiempos disponibles tanto de recursos físicos
(consultorios, auditorios, salones, etc.), como de talento humano (médicos, enfermeras,
odontólogos, etc.) y la estandarización de tiempos de atención por actividad. Esto
permite controlar y administrar de forma centralizada y ágil una red de prestadores de
servicios. Permite establecer prioridades como son: profesional, especialidad, centro de
atención cercano a su residencia, entre otros; variables que permiten mucha celeridad,
oportunidad y acierto en el momento de la asignación de citas a los pacientes. Posibilita
la interface a través de servicios web con las bases de datos de afiliados con lo que se
garantiza la validación de derechos de cada una de las personas que solicitan cita para la
atención en salud. El sistema controla tiempos de atención, control de productividad por
espacio físico, por profesional, por especialidad, etc.
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c. Historia clínica electrónica: Presenta una forma fácil de registrar y conserva una
estructura semiológica utilizando las mejores prácticas médicas, el médico registra el
motivo de consulta, la enfermedad actual, revisión por sistemas (anamnesis remota, la
cual está distribuida de acuerdo con la estructura topográfica humana), examen físico
incluido Odontograma, signos vitales (en los que encontramos las principales variables:
F.C, F.R, T.A, TEMP, peso, talla, etc.) Adicionalmente cuenta con los indicadores
pronósticos Glasgow, Ramsay y Richmond Rass, así como fórmulas compuestas por
operaciones aritméticas de otros signos vitales o de resultados de laboratorio registrados
33
uno como diagnóstico principal y dejando el resto como secundarios. Establece para
cada diagnóstico si es impresión diagnóstica, confirmado nuevo o confirmado repetido
para generar incidencias y prevalencias de la enfermedad.
El sistema HOSVITAL H.S genera alarmas para evitar que las historias se cierren sin el
diligenciamiento de ítems obligatorios como diagnósticos o el registro de alguna parte de
la historia clínica, disminuyendo en gran medida el diligenciamiento erróneo de la
misma. Genera de igual forma, formatos para los pacientes como: dietas,
recomendaciones, certificados, incapacidades, etc., que sirven de soporte o sustento de
la atención o para que el paciente continúe realizando actividades ambulatorias como
parte integral de su tratamiento. Todas las actividades asistenciales quedan registradas y
la historia del paciente es una sola sin importar el área donde fue atendido el paciente,
así se conserva una historia integral de las atenciones de los pacientes.
34
8.3. DEMANDA INDUCIDA
Este modelo esta cimentado en múltiples actividades entre las que se encuentran:
35
8.4. CONSULTA EXTERNA
36
8.7. CONTROL DE PATOLOGÍAS CRÓNICAS
37
8.8. PLAN INTEGRAL REHABILITACION
38
8.10. FACTURACION Y GLOSAS
Este proceso permite el registro en la cuenta de los pacientes de todas las actividades realizadas,
tanto en procedimientos como en aplicación de medicamentos, la facturación es el compendio de
las actividades que se registran en la historia clínica de los pacientes de la siguiente manera: el
médico ordena un procedimiento, apoyo terapéutico (Imágenes , Laboratorio clínico y de
patología, Terapias, Cirugía, e Interconsultas, en el momento en que se contesta queda registrado
en la historia clínica y en la cuenta del paciente, garantizando el registro de todas las actividades y
evitando la subfacturación.
En el caso de los medicamentos el médico los ordena, farmacia los despacha y enfermería hace
una planeación y aplicación de dichos medicamentos, en el momento de aplicar los medicamentos
quedan cargados a la cuenta del paciente y descarga de forma simultánea del inventario
controlando la subfacturación y teniendo monitoreo exhaustivo de los inventarios.
39
8.11. REFERENCIA Y CONTRA REFERENCIA
40
41
Es el modulo en el cual el personal de odontología puede registrar la atención de los pacientes
según los estándares internacionales para dicho fin, integrándolos a la historia clínica del
paciente, además este permite administrar los planes de tratamiento planteados generando
cotizaciones, el agendamiento de cada una de las actividades y la factura de manera ágil.
Fortalezas
Beneficios
42
4. Control de garantías en procedimientos.
5. Facturación en Tiempo real.
43
44
8.3. PROCESO NOMINA Y GESTION DE RECURSO HUMANO
45
MÓDULOS BASE,
DESCRIPCIÓN,
FUNCIONALIDADES
Y CARACTERÍSTICAS
Sistema Integral de Información en Salud
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9. MÓDULOS FUNCIONALES PROCESOS ASISTENCIALES - HOSVITAL-HS
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De manera automática selecciona los procedimientos y los suministros que no se
encuentran cubiertos por la empresa aseguradora enviándolos al módulo de
“Autorizaciones”, en donde se decide la autorización o el cambio de empresa para la
realización del procedimiento o el despacho del medicamento.
De igual forma se establecieron ayudas para el diligenciamiento rápido de la historia
clínica. Cada uno de los elementos registrados en la historia clínica queda consignado en
la base de datos lo que permite la utilización de estos para la realización de estudios
clínico epidemiológicos basados en la confiabilidad de la información basada en un
proceso de selección múltiple.
El diseño de la historia clínica permite o restringe accesos de acuerdo con la especialidad,
medico, enfermera, auxiliar de enfermería, personal paraclínico. Imprime la firma
digitalizada, el nombre y el código en cada una de las órdenes y folios dejando el rastro de
las acciones que haya realizado cada uno de los usuarios.
Con la historia clínica el sistema permite guardar y ver en cualquier momento imágenes
diagnosticas como las endoscopias, ecografías, hemodinámicas etc.
En cada área paraclínica reciben las órdenes y son diligenciados los reportes que se envían
de manera automática a la historia clínica. De igual manera los medicamentos
despachados quedan registrados en la historia, y una vez se señalan como aplicados al
paciente por enfermería, afectan los inventarios y la facturación.
Permite establecer de forma automática el Kardex de enfermería mostrando los
medicamentos e insumos despachados, versus los aplicados, versus los facturados,
teniendo con esto un control exacto sobre lo ordenado, lo despachado y lo aplicado por
cada uno de los pacientes y por cada centro de costo. Es un proceso diseñado para
incrementar la facturación con excelentes resultados para la institución que disminuye al
máximo las glosas por omisiones y oportunidad en el servicio.
Permite la graficación automática de signos vitales y de reportes de laboratorios para un
seguimiento más ágil. Realiza cálculos matemáticos, por ejemplo: Con la fecha de la última
menstruación establece en las pacientes embarazadas la edad gestacional, el trimestre
gestacional y la fecha probable de parto.
Genera de manera automática la epicrisis tomando de la historia clínica los elementos
obligatorios y relevantes disminuyendo de forma sustancial el nivel de glosas de la
institución.
Se ha concebido y desarrollado el manejo de historia clínica especializada para casos
críticos como el manejo y atención de pacientes oncológicos, en diálisis, o de oftalmología.
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• Descripciones Quirúrgicas: permite la parametrización y estandarización de
Descripciones Quirúrgicas Tipo, lo que mejora y agiliza el diligenciamiento de este
documento, que es fundamental para el manejo de la atención clínica de los
pacientes.
• Dietas: establece diferentes tipos de dietas, desde alimentación vía oral hasta
parenteral, que pueden ser solicitadas y administradas a los pacientes,
permitiendo el manejo y control integral de la alimentación de los mismos.
• Recomendaciones generales: a través del registro de la historia clínica electrónica
del Sistema Integral de Información en Salud HOSVITAL permite establecer
Recomendaciones Tipo que se pueden usar para patologías que son similares a
todos los usuarios de un programa, ejemplo: Paciente Diabético.
• Resultados: es posible establecer preformas de resultados para procedimientos no
Quirúrgicos con el fin de agilizar la atención y registro de los pacientes.
• Guías de atención: está adecuado para el uso de guías de atención clínica con el fin
de facilitar el manejo integral del paciente con racionalidad científica y técnica.
• Guías de medicamentos y vademécum: nuestro sistema permite el manejo de
vademécum ligados a la historia clínica lo que posibilita consultas ágiles y fáciles a
los usuarios del programa.
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• Recomendaciones Generales
• Ínter consultas
Fortalezas
Este módulo permite al personal de enfermería el registro integral del manejo del
paciente teniendo en cuenta todos los procesos realizados por profesionales y auxiliares
de esta área.
Permite el manejo de:
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3. Control de fecha y hora de órdenes médicas
4. Planeación de aplicación, con fecha y hora, de medicamentos
5. Control de la aplicación de medicamentos
6. Control dinámico y en línea del kardex
7. Control de líquidos administrados y eliminados, control de aplicación de
mezclas y manejo en línea de balance hídrico.
8. Control de procedimientos ordenados y realizados en línea
9. Control en línea de kardex e inventarios
10. Manejo de programación de procedimientos y actividades de enfermería
11. Visualización en línea de historia clínica médica y de apoyo terapéutico
12. Semaforización de actividades
13.
Es el módulo en el cual el personal de enfermería realiza la planeación y el registro de las
diferentes actividades realizadas al paciente, permitiendo el control de la ejecución de las
mismas basado en la ubicación y el diagnostico del paciente entre otros, permitiendo de
esta manera garantizar el registro integral en la historia clínica del manejo del paciente.
Fortalezas
Beneficios
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9.5.1. LABORATORIO CLÍNICO
Fortalezas
Beneficios
Fortalezas
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• Posibilidad de parametrizar Formatos específicos para la emisión de resultados de
procedimientos
• Interface con RIS
Beneficios
9.5.3. TERAPIAS
9.5.4. INTERCONSULTAS
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donde se programan las citas necesarias para lo procedimientos odontológicos, de la
misma manera está en línea con el módulo de facturación permitiendo pago compartido
entre los aseguradores y los pacientes en el caso de necesitar el manejo de materiales
exclusivos exentos de cobertura por parte de los aseguradores.
El médico y demás profesionales o servidores de la salud pueden ver la parte de historia
odontológica pero los únicos que pueden registrar en ella son profesionales del área que
tienen los permisos y autorizaciones necesarias para esto.
El sistema permite realizar citas con periodicidad estándar para signar varias citas para un
tratamiento prolongado, el sistema no cierra una actividad y la declara terminada hasta
que el profesional la registre, permite y realiza la obligatoriedad del diagnóstico inicial
cuando se distanciado en varios meses la atención inicial de odontología es necesario
hacer un nuevo diagnóstico oral para evitar errores en el registro.
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sanitaria. (Declaración de alma ata) para lo cual el sistema cuenta con las siguientes
opciones:
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9.8.4. ACCIONES DE SALUD PÚBLICA
El sistema permite el control de patologías de gran valor para la salud pública como son
las infecciosas HOSVITAL H.S permite parametrizar las fichas para la notificación
obligatoria las cuales debe diligenciar el médico en el momento de registrar un
diagnostico que haya sido parametrizada como de notificación obligatoria lo que garantiza
que todas las patologías relevantes van a ser registradas con su ficha respectiva y evitar
que pasen inadvertidas.
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los pacientes y una vez que llega a la institución vuelve a conectar el portátil a la red
sincronizando las bases de datos y quedando actualizada la historia clínica.
Garantizando que todos los registros de la atención del paciente sean parte integral de la
historia clínica electrónica del paciente, enriqueciendo la información de la misma y
permitiendo la unificación de los datos
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• Proceso intrahospitalario
• Proceso ambulatorio
• Proceso Cirugía
9.10.1. SOLICITUD
En el caso que el medicamento no se encuentre dentro del plan obligatorio de salud POS,
El sistema obliga al médico que está diligenciando las órdenes a generar un formato para
el comité técnico científico. Documento obligatorio para la presentación de las cuentas
médicas y de soporte del tratamiento del paciente.
EL SISTEMA PERMITE:
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• Manejo y administración en línea de los pedidos desde historia clínica tanto de
médicos como de todo el personal paramédico de la institución
• Semáforos de control que controlan el despacho de medicamentos por tiempos y
por pertinencia (urgentes)
• Manejo de código de barras en el despacho para garantizar la trazabilidad en la
aplicación de medicamentos, conservando lote y fecha de vencimiento de cada
uno de los productos
• Despacho de farmacia a cada uno de los servicios detallado por paciente, lo que
permite controlar los inventarios y descargar los insumos en el momento de la
aplicación del medicamento
• Conexión en línea con la historia clínica de enfermería para el manejo de aplicación
de medicamentos
• Manejo de unidosis
• Control de stock de medicamentos
• Conexión en línea con el módulo de inventarios, lo que posibilita el manejo de
múltiples unidades de medida:
• Unidad de compra ( caja)
• Unidad de almacenamiento en inventario (Ampolla)
• Unidad de despacho ( Centímetros, Unidosis)
• Unidad de aplicación ( miligramos)
• Unidad de facturación (Ampollas)
• Administración de devoluciones de medicamentos por medio de un cálculo de los
productos despachados menos los aplicados al paciente, lo que genera un control
estricto de los medicamentos
• Manejo de paquetes de insumos
• Manejo de paquetes quirúrgicos
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anunció una propuesta de reglamentación para imponer la identificación con códigos de
barras de todos los productos biológicos y farmacéuticos regulados por dicha institución.
La recientemente desarrollada Simbología de Espacio Reducido (RSS) es una alternativa
práctica para la codificación con códigos de barras en envases unitarios, por lo que los
centros médicos ahora tienen la oportunidad de cubrir sus necesidades de re-etiquetado
con impresoras económicas y de alta calidad para el etiquetado por demanda.
Nuestro sistema permite el manejo con codificación de código de barra y RFID
El manejo por parte de enfermería de los medicamentos se realiza una vez que farmacia
los ha despachado de la siguiente forma: la planeación de aplicación de medicamentos se
hace automáticamente una vez la enfermera ingrese en su módulo la hora de inicio de la
aplicación y el programa calcula las aplicaciones restantes tomando como base la
frecuencia horaria establecida por el médico en la formulación.
El registro de la aplicación se realiza solamente marcando el medicamento y confirmando
la selección, el programa graba la hora de aplicación y descarga del inventario los
medicamentos aplicados. Los medicamentos no aplicados quedan pendientes para
devolución a la farmacia. Como sistema de control, el programa permite la aplicación de
medicamentos media hora antes y dos horas después de la programada.
Este registro de aplicación de medicamentos se realiza con lectores de códigos de barras
de espacio reducido o por marcación con RFID.
Tiene una pantalla para la administración de las salas de cirugía, estableciendo en cada
una de ellas los tiempos, tipos de cirugía, personal programado para los procedimientos,
además desde aquí, se puede hacer la solicitud del material requerido, elementos de
diagnóstico, equipos, catéteres o elementos pos quirúrgicos, así como la reserva de
unidades de cuidado crítico.
En ella es posible hacer la reserva provisional de la sala hasta el momento en que el
procedimiento es confirmado por admisiones luego de obtener las autorizaciones
respectivas por parte de las aseguradoras.
Permite la creación de paquetes quirúrgicos directamente relacionados con inventarios lo
que genera un estricto control de los insumos y materiales.
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facturables como de consumo, personal que intervino, vías quirúrgicas de acceso, con lo
que se establecen los parámetros que van a alimentar la facturación en forma directa,
esta información queda registrada directamente en la historia clínica.
Permite utilizar las descripciones quirúrgicas tipo definidas por el personal médico con lo
que se agiliza el diligenciamiento de la misma por parte de los cirujanos.
El sistema permite el manejo electrónico del record anestésico en donde se registran los
signos vitales (permite crear varios tipos de plantillas de registro de monitoreo), los
eventos que se producen durante el acto anestésico, consultar en línea la historia clínica
completa de los pacientes incluyendo la valoración pre anestésica, registro de actividades
propias como posición del paciente, tipo de anestesia, tipo de asistencia ventilatoria y,
control de medicamentos y líquidos administrados y eliminados.
Este módulo surge como la necesidad de los hospitales universitarios de seguir formando
a sus alumnos basados en el diligenciamiento de los registros clínicos bajo la supervisión
de profesores , que en el módulo que es una historia clínica idéntica a la que realizan los
profesionales de sus pacientes, esta historia clínica simulada permite que los médicos y
enfermeras en formación bien sea en pre grado o pos grado registren y sean evaluados ,
cada una d las áreas semiológicas de la historia clínica tiene una calificación, el sistema
permite parametrizar diferentes tipos de calificación, una ventaja muy importante de este
proceso es que permite que el docente corrija la historia clínica de los estudiantes y una
vez esta con la calidad óptima confirme y pase a la historia clínica del paciente agilizando
los proceso de registro pero guardando la rigurosidad académica, el sistema conserva
estos registros académicos para su posterior verificación si es el caso.
61
Permite establecer por cada uno de los contratos los siguientes ítems:
El módulo de admisiones permite el manejo del ingreso de los pacientes a los diferentes
tipos de atención de una institución prestadora de servicios de salud.
El módulo administra el ingreso de los usuarios por Triage, Consulta Externa,
Hospitalización, Urgencias y Tratamientos especiales.
El programa cuenta con tableros de control que permiten, a través de múltiples filtros,
una búsqueda rápida y fácil de usuarios, discriminándolos por tipo de atención, empresa,
tipo de servicio, fecha de ingreso, pabellón y nombre del paciente logrando el manejo en
línea de la información de toda la institución para cada una de sus sedes y para cada uno
de sus pabellones.
Valida de forma automática y en línea contra las bases de datos, los derechos que tienen
los usuarios, a qué planes de beneficios aplican, las vigencias de dichos planes y las tarifas
que se deben aplicar tanto en la liquidación de las facturas como en el manejo de los
pagos compartidos y los topes por copagos o cuotas moderadoras.
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Controla y administra mediante parametrización los documentos que debe adjuntar un
paciente para su atención (documento de identidad, carné, etc.)
Este módulo permite el registro en la cuenta de los pacientes de todas las actividades
realizadas, tanto en procedimientos como en aplicación de medicamentos, la facturación
es el compendio de las actividades que se registran en la historia clínica de los pacientes
de la siguiente manera: el médico ordena un procedimiento, apoyo terapéutico
(Imágenes , Laboratorio clínico y de patología, Terapias, Cirugía, e Interconsultas)
responde, en el momento en que se contesta queda registrado en la historia clínica y en la
cuenta del paciente, garantizando el registro de todas las actividades y evitando la
subfacturación.
En el caso de los medicamentos el médico los ordena, farmacia los despacha y enfermería
hace una planeación y aplicación de dichos medicamentos, en el momento de aplicar los
medicamentos quedan cargados a la cuenta del paciente y descarga de forma simultánea
del inventario controlando la subfacturación y teniendo monitoreo exhaustivo de los
inventarios.
Nuestro sistema ofrece la opción del registro en la cuenta del paciente de cirugías
individuales o múltiples desde la descripción quirúrgica, de igual forma, maneja diferentes
tipos de esquemas de cobro de procedimientos quirúrgicos que permiten la combinación
de varios tipos de liquidación y tarifarios.
Maneja cambio de pagador pasando los cargos de uno a otro de forma automática y
calculando de nuevo las tarifas según el portafolio seleccionado.
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La anulación de facturas genera la reactivación de los cargos registrados inicialmente lo
que garantiza el seguimiento de los datos de facturación.
El sistema maneja a través del módulo el armado de cuentas para el posterior envío de las
mismas a las aseguradoras. Desde aquí se generan también los RIPS por medio de un
proceso bastante sencillo.
La remisión de cuentas genera un documento para cada uno de los envíos que incluye, si
el cliente lo desea, las notas crédito realizadas en la institución por decisión propia o por
glosas de los auditores externos.
El sistema de citas permite el manejo de las agendas de cada uno de los profesionales
detallado por sede, especialidad, profesional y, además posee filtros para ubicarlas por
fecha y proximidad.
Genera diferentes estados de la cita para tener un control exacto de la programación,
optimizando el manejo de los recursos físicos y del talento humano.
Establece tiempos que pueden variar de acuerdo con el procedimiento o consulta acorde
con los rangos horarios que se hayan establecido para cada profesional por día.
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Permite dependiendo del perfil del usuario el acceso a la historia clínica electrónica.
Permite la conexión con IVR, permitiendo una atención mucho más ágil en el
agendamiento.
Este módulo está diseñado para la administración de los procesos de referencia y contra
referencia entre Instituciones prestadoras de servicios de salud, realizando las siguientes
funciones:
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que se encuentra una factura y quien es el responsable dentro de nuestra institución
disminuyendo la posibilidad de pérdida de factura o de documentos de soporte.
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• Manejo de Indicadores.
Tiene como objetivo definir, administrar y conocer el rol que desempeña cada uno de los
usuarios usando un esquema piramidal que permite definir tipos de usuarios, grupos de
usuarios, perfiles de grupo y exclusiones o adiciones de los perfiles para cada una de las
posibles acciones en las pantallas.
De igual manera este modulo permite realizar la gestión de emisión automática de cartas
tanto de suspensión de contrato por no pago o carta de renovación automática de
contrato previo vencimiento de los mismos.
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10.MÓDULOS FUNCIONALES PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS
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• Manejo del Plan Único de Cuentas (PUC) y el Plan General de la Contabilidad
Pública (PGCP).
• Manejo de (n) compañías con su respectivo plan de cuentas.
• Definición libre de la jerárquica del plan contable (16 dígitos y 10 niveles).
• Manejo y control de tres árboles independientes del plan de cuentas (Centro de
Costos, Unidad de Negocios, y Proyectos). Estas estructuras permiten generar
Balances, Auxiliares y Estados de Resultados por cada una de ellos.
• Definición de documentos contables, controlando consecutivo automático o
manual, impresión en línea, fecha automática o manual etc.
• Permite la Parametrización en forma predeterminada de la imputación contable.
• Control de seguridad de acceso a los comprobantes contables y a la contabilidad.
• Control de sumas iguales en los comprobantes, lo cual no permite grabar
documentos descuadrados.
• Permite la definición, formulación y generación de los índices financieros.
• Bloqueo de meses, controlando la captura de movimiento contable en meses
anteriores.
• Definición de parámetros para los informes en medios magnéticos que se deben
entregar a los entes de control.
• Definición de anexos contables para la declaración de renta. AUTOMATICOS
• Generación ajustes por inflación.
• Aplicación de provisiones.
• Manejo y amortización de diferidos.
• Reversión de Ajuste por inflación, amortización de diferidos y provisiones.
• Importación y exportación de movimiento.
• Generación de traslados automáticos de cuentas.
• Copia de movimientos.
• Cierre Automático del periodo contable.
• Cierre de Diferidos.
• Manejo de inter-sucursales.
• Generación automática de medios magnéticos.
• Resumen de documentos, consolidar el movimiento que llega de otros módulos
que afecten el mismo centro de costos, proyecto, Unidad de negocios, sucursal,
cuenta o tercero; de tal forma, que resuma dicho movimiento en un mismo
registro.
• Automatización del registro del movimiento mediante la parametrización de los
documentos.
• Posibilidad de generar transacciones por diferencia en cambio a través de registros
moneda de origen y local.
• Generación e impresión de los soportes contables de las transacciones reportadas.
• Opción de mantener en línea el movimiento de uno o varios años.
• Opción de reversión de comprobantes.
• Anulación de Movimiento Contable.
• Recepción y consolidación de la información de las interfaces que generen un
movimiento contable.
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• Actualización en línea de los movimientos generados, sin necesidad de cierres para
la generación de informes de resultados.
• Definición de diferidos
• Registro de Provisiones
• Definición de conceptos Fiscales como por ejemplo retenciones, IVA, etc.
• Opción de definir los conceptos tributarios y su formulación.
• Generación de los medios magnéticos a la DIAN.
• Generación de los informes de Declaración de Impuesto de Industria y Comercio,
Retención en la Fuente, de renta y complementarios, y bimensual de impuestos
sobre las ventas.
LIBROS OFICIALES
Balance General:
Balance de Prueba:
• Estado de resultados
• Estados de cambios en el Patrimonio
• Informe de Índices Financieros
• Análisis Horizontal y Vertical
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CERTIFICADOS DE IMPUESTOS
• Retención en la Fuente
• ICA
• IVA
• Informes a La Contaduría General De La Nación
• Informes a La UPB General De La Nación
• Informes a Supervalores
• Informes a Supersalud
Este Módulo administra y controla las obligaciones de la organización; es decir, las cuentas
por pagar. Provee auxiliares que contienen la historia del movimiento y los saldos por
cada una de las cuentas por pagar que posee la organización. Adicionalmente, mantiene
los registros correspondientes a los pasivos de la empresa en lo relacionado con
proveedores y acreedores varios, por concepto de productos, contratos, servicios y
suministros. Con este módulo se obtiene un adecuado manejo de pagos bajo un estricto
seguimiento de los documentos que componen las obligaciones. Suministra información
sobre los vencimientos, las edades y prioridades de pago dando así la posibilidad de llevar
a cabo una óptima planeación de los mismos, con los beneficios financieros que esto
representa.
71
10.3. SEVEN–CA CUENTAS POR COBRAR
10.3.1. CARACTERISTICAS
Maneja y controla las cuentas por cobrar de los clientes que han contraído obligaciones
con la organización, a partir del Módulo de Facturación a Clientes.
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• Manejos de cupos y topes de facturación. Adicionalmente controla las condiciones
comerciales parametrizadas para cada uno de los clientes.
• Permite la parametrización de los clientes por medio de las condiciones comerciales,
formas de pago y cupos de crédito.
• Extracto de cuenta y circularización (estado de cuentas).
• Rotación de cartera.
• Auxiliar de cartera.
• Liquidación de intereses por mora.
• Informe de vencimientos de cartera por vencer o vencida por edades.
• Informe para planeación de cobros.
• Estadísticas de ventas o recaudos por clientes.
Este Módulo permite el control diario de los ingresos, egresos, compromisos adquiridos,
presupuesto e inversiones; produciendo así, los estados requeridos para su correcto
manejo dentro de las más estrictas normas de auditoría y control. Permite la
administración y seguimiento de los ingresos a través de la parametrización de los
diferentes tipos de ingreso que posea la organización con sus correspondientes
consignaciones a nivel nacional y local, a nivel de egresos, contempla la programación del
giro de las diferentes cuentas por pagar de la organización. Adicionalmente, permite la
generación automática de la conciliación bancaria para cada banco y cuenta bancaria.
Ofreciendo un reflejo en tiempo real del flujo de caja de la organización.
Pagos
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• Permite la impresión de cheques en cualquier formato.
• Permite la consulta de los comprobantes de egreso.
• Controla los movimientos reembolsos y manejo de las cajas menores.
• Permite administrar la información referente a las entidades bancarias, cuentas
bancarias, chequeras y conciliación bancaria.
• Captura de extracto bancario para su posterior conciliación.
• Manejo de cajas menores
• Permite el manejo de las transacciones en títulos valores.
• Permite la definición del valor nominal, la tasa efectiva, precio de mercado, tipo de
inversión, fechas de compra y de vencimiento, rendimientos y forma de pago,
comisión y la Tasa efectiva del título.
• Consignación en línea automática
• Ajuste por diferencia en cambio
• Pago a proveedores a través de bancos
• Las operaciones de caja se realizan en línea y diariamente se encuentran registradas.
• Boletín diario de caja
• Situación de tesorería
• Indicadores financieros
• Libro Diario de Caja.
• Saldos de Cuentas Bancarias.
• Libro diario de Bancos
• Movimiento y saldos de cajas menores, cuentas de ahorro, inversiones, fondos
especiales, CDTs, y/ó propias.
• Relación de cheques
• Informe de cheques anulados
• Impresión de cheques en lotes
• Inversiones: Corresponde al valor a la fecha de los dineros colocados en depósitos a
término.
• Conciliación Bancaria
• Relación De Ingresos: Por recibos de Caja, Consignaciones vs Recibos de Caja, Cheques
Devueltos, consignaciones y Notas Bancarias.
• Informes De Cheques: Anulados, no anulados, devueltos, cheques recibidos, cheques
girados y no entregados.
• Relación De Egresos: Por comprobantes de egreso, ordenes de pago, y cuentas por
pagar.
• Flujo Diario De Caja
• Legalización De Avances
• Cuadre Diario De Caja Menor
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El Módulo controla y administra la ejecución, contabilización, y control de los
Presupuestos de Ingresos y Gastos de la vigencia fiscal, las reservas, las cuentas por pagar
a nivel de centros de costos, oficinas y plan de cuentas
CARACTERISTICAS
CONSULTAS E INFORMES
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realizar un continuo y adecuado control de sus Ingresos y Gastos, bajo las normas
establecidas por el Estado.
CARACTERISTICAS
Uno de los módulos que complementa la Gestión Financiera del sistema de información
SEVEN ERP es el modulo de cotos ABC. Se trata de una herramienta para una efectiva
gestión estratégica de costos, con numerosos beneficios y características.
CARACTERISTICAS
El modulo permite a los usuarios del área de costos ejecutar de manera periódica la
asignación de los costos derivados del uso de los recursos de la organización a las
actividades en ella desarrolladas, de modo de brindar a la Dirección información que
contribuya a gestionarlas eficientemente, y complementariamente, permita determinar
racionalmente los costos unitarios de los objetos costeo (proyectos, productos, servicios,
etc.).
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¿Cómo es el funcionamiento del modulo?
El modulo está basado en el costeo por actividades. En detalle es una técnica mediante la
cual los costos y gastos se asignan a través de las actividades y los procesos, realizados por
la empresa, para la generación de un servicio. Estas distribuciones de costos se realizan a
través de criterios cuidadosamente estudiados donde a través de los driver o inductores
se van reflejando la relación causa-efecto entre las fuentes y destinos.
Las unidades de costeo final son los objetos finales cuyo costo se desea conocer y
conforman el resultado final de las diferentes actividades, tales como: productos,
servicios, proyectos, etc. Sin perjuicio de recordar que los productos, servicios y demás
salidas no constituyen el foco de mayor interés de una dirección basada en las
actividades, debe admitirse que la asignación de los costos a los mismos resulta
necesaria para enriquecer los procesos de planeamiento, toma de decisiones y control
de la gestión.
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El modulo una vez ejecutado el proceso construye los comprobantes contables
respectivos para cada uno de registros calculados; para cada registro se genera una
transacción debito y crédito.
CARACTERÍSTICAS GENERALES:
RESULTADO:
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• Calculo automático de los valores a pagar por el cliente según las características dadas
al crédito.
• Creación automática de las cuentas por cobrar en el modulo de cartera,
correspondientes al valor de los interés y el valor de la cuota, según las características
dadas al crédito.
• Posibilidad de cancelar la facturación pendiente del cliente con la información del
crédito.
• Posibilidad de relacionar garantías en los casos en que se requiera.
• Definición de los Codeudores del Crédito.
• Posibilidad de relacionar los cheques posfechados que soportan en crédito si se utiliza
esta línea de crédito en la compañía.
• Generación del pagare en formato Word.
• Generación de los talonarios del crédito según formato utilizado en la compañía.
INFORMES
Este módulo lleva el control de los créditos que brinda la organización a sus clientes.
Desde las solicitudes pasando por las aprobaciones y finalizando con los desembolsos o
cruces con la facturación según sea el caso. El sistema llevará el control de las operaciones
efectuadas sobre cada crédito, manteniendo al día sus clientes con la aplicación en línea
de las operaciones ya sean débitos o créditos.
Enlaza la información de créditos con el resto del sistema a través del número de
identificación del tercero lo que permite tener una visión integral del prestatario respecto
al manejo que le da a sus cuentas y la relación de éstas con los créditos.
Lleva control de las tasas asignadas, permitiendo modificaciones a las mismas en el
momento en que las autoridades lo estimen conveniente. Para un manejo más uniforme
de las tasas de interés, se utilizan las tasas definidas en el módulo de forma que al cambiar
el valor de cualquiera de éstas cambian todos los créditos asociados a ellas Agrupa los
créditos por producto, permitiendo a las empresas brindar una diversidad de servicios con
características similares variando, únicamente algunos parámetros.
Calcula los intereses corrientes y morosos a través de parámetros definidos por el
usuario, en los cuales tendrá la opción de elegir, por cada producto ofrecido la forma y a
partir de cuándo calculará intereses moratorios. En este sentido, el sistema mantiene el
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estado diario de la morosidad y vencimiento, haciendo los cambios de estado
correspondiente.
CARACTERÍSTICAS GENERALES:
Resultado:
• Calculo automático de los valores a pagar por el cliente según las características dadas
al crédito.
• Creación automática de las cuentas por cobrar en el modulo de cartera,
correspondientes al valor de los interés y el valor de la cuota, según las características
dadas al crédito.
• Posibilidad de cancelar la facturación pendiente del cliente con la información del
crédito.
• Posibilidad de relacionar garantías en los casos en que se requiera.
• Definición de los Codeudores del Crédito.
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• Posibilidad de relacionar los cheques posfechados que soportan en crédito si se utiliza
esta línea de crédito en la compañía.
• Generación del pagare en formato Word.
• Generación de los talonarios del crédito según formato utilizado en la compañía.
INFORMES:
Este modulo administra y controla las inversiones realizada por la Compañía para recibir
un ingreso ó para efectuar una ganancia gradual, generando en línea los documentos
contables que surgen de la valoración, registro de Fondeos.
CARACTERISTICAS
Registro de Inversiones:
• Permite el registro de inversiones de renta fija ya sea con tasa fija o tasa variable;
asociando Tipo de Titulo, Fecha de emisión y de vencimiento, Tasa nominal Fija ó
variable, Modalidad de Intereses, tasa puntos adicionales, Forma de pago
(Anticipado ó vencido), Condiciones de la compra del Titulo, TIR, Tasa básica, tasa
efectiva, Tercero emisor, tercero propietario, tercero intermediario, Moneda,
Origen de recursos (Propios ó terceros), numero de acciones, numero de titulo y
calificación de riesgo.
• Definición en cada inversión de las estructuras financieras a utilizar para la
generación del registro contable (Centro de Costos, Proyecto, área de negocio y
Sucursal)
• Calculo de Flujos Futuros
• Calculo de Rendimientos
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• Valoración de los flujos
• Documentos Soporte.
• Actualiza el registro contable de forma automática, gracias al procedo de la
valoración de las inversiones.
• Reversión del proceso de valoración para generar ajustes y generar suavemente la
valorización.
• Registro de la cancelación de Inversiones por vencimiento, venta, sustitución o
endoso
• Registro de Fondeos por tercero intermediario
• Posibilidad de Bloquear el mes una vez se han entregado informes de las
inversiones para evitar el registro ó modificación de los datos de las inversiones del
mes correspondiente. Solo usuarios autorizados podrán abrir el mes para realizar
algún tipo de ajuste.
• Simulador de Inversiones: Permite calcular los flujos futuros de una inversión.
INFORMES
• Informe de Inversiones
• Promedio mensual de depósitos e inversiones
• Valoración a una fecha
• Calculo de inversión Obligatoria
• Salida de Inversiones.
Este módulo permite tener un control sobre las obligaciones financieras que se puedan tener
con los diferentes entes financieros.
Las obligaciones financieras podrán ser controladas por proyecto, Centro de costos, Sucursal ó
Unidad de Negocios. O por las cuatro estructuras en mención.
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CARACTERÍSTICAS GENERALES
• Entidad Financiera
• Línea de Crédito
• Fecha de vencimiento del acuerdo.
• Cupo autorizado.
• Tasa aprobada
• Puntos adicionales.
• Contrato de empréstito
• Código del Crédito
• Código del Pagare
• Línea de crédito
• Entidad financiera
• Numero de cuotas
• Valor del crédito
• Tipo de tasa (fija ó variable)
• Modalidad (anticipado ó vencido)
• Forma de pago (mensual, bimensual, trimestral, semestral ó anual)
• Tipo de Liquidación (cuota fija ó cuota variable)
• Tasa
• Puntos adicionales
• Tercero
• Estructura financiera (Centro de costo, proyecto, rea de negocio y sucursal)
• Liquidación automática de las cuotas (fecha de vencimiento, valor amortización de
capital, valor intereses, saldo, valor cuota.
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donde el usuario puede simular las cuotas y comparar varias opciones para definir cuál
es la opción que más le conviene a la compañía, una vez escogida la mejor opción se
registra la obligación en el sistema.
• Causación de Cuentas por Pagar: Permite registrar el pago de las cuotas generadas por
la obligación financiera, identificando el valor cancelado, de tal forma que se actualiza
el estado de las cuotas en la obligación financiera, para poder determinar fácilmente
que cuotas han sido canceladas.
REPORTES
El módulo de contratos se integra con Work Flow y el manejo de documentos, de esta manera
se podrá tener control sobre la etapa en la que se encuentre un proceso de contratación
determinado, con control de tiempos y ejecutores, así mismo se podrá consultar los
documentos que hacen parte de un contrato o de un proceso de selección determinado.
CARACTERÍSTICAS GENERALES
84
ETAPA PRE-CONTRACTUAL
ETAPA CONTRACTUAL
Una vez seleccionado el proponente o los proponentes con los cuales se va a trabajar se
da inicio a la etapa contractual, en la cual se hace una administración documental y de
control de ejecución presupuestal de todos y cada uno de los contratos celebrados con los
diferentes contratistas.
85
parámetros suministrados al programa, es decir, que los tipos de contratos, una
vez se ingrese la información necesaria controlará el formato a utilizar en el
momento de la impresión del contrato.
Manejo de proyectos especiales para la ejecución de contratos.
Permite crear, consultar, e imprimir contratos. Asigna número de contrato,
proceso de selección sobre el cual se trabajo para la adjudicación del contrato
objeto del contrato, liquidación de IVA, control de pago de impuesto de timbre de
acuerdo al valor del contrato.
Control del estado del contrato (activo, inactivo, suspendido)
Plazo de ejecución (días semanas, meses o años).
Interventor del contrato, coordinador del contrato.
Valor ejecutado del contrato.
Adiciones y/o modificaciones a los contratos (otro si, valor del contrato, etc).
Cláusulas de un contrato. Que se adicionarán a los contratos, la cuales se podrán
consultar, modificar o imprimir en el contrato.
Permite crear, modificar, consultar o imprimir sanciones de un contrato.
Forma de pago de un contrato.
Los registros de control de ejecución y pagos de un contrato.
Consultas de contratos, en donde se podrá ver la información básica del contrato
como: número del contrato, objeto del contrato, proceso de selección, tipo de
contratación, valor inicial del contrato, fecha de perfección, fecha inicial de
ejecución, fecha fina de ejecución, plazo de ejecución.
INFORMES Y CONSULTAS
El Módulo de Contratos se entrega con una serie de reportes que permiten manejar la
información de la base de datos, adicionalmente se entrega el generador de reportes
con el cual, el usuario final puede construir los reportes que requiera para suplir sus
necesidades de información.
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Contratos liquidados
Contratos iniciados
Contratos perfeccionados
Certificaciones módulo de contratos
Expide las certificaciones solicitadas por el contratista
Reporte para la personería
El Módulo de Compras de SEVEN ERP es otro de los pilares fundamentales de los procesos
de la Gestión Administrativa, ya que facilita y dinamiza la adquisición de bienes y servicios
en las organizaciones. Esto se logra a través de la capacidad que entrega a los gestores de
compras de integrar y controlar el proceso de compras desde su origen en las áreas o
personas demandantes de bienes y servicios, hasta la gestión del pago a los proveedores.
Se trata además de un sistema que permite la descentralización organizacional
estableciendo más de un comprador con límites claros en montos o productos que puede
adquirir, así como un sistema ejecutor de las políticas gerenciales mediante la definición y
la aplicación de diferentes modelos de selección y evaluación de ofertas que se adaptan a
cada organización.
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- En la Generación de la Orden de Compra: Disminuir el presupuesto disponible por el
valor de la orden de compra, trasladando el monto de la orden a un nuevo estado
dentro del presupuesto financiero que se denomina reservado, permitiendo observar
en los informes el estatus del presupuesto vs las reservas y el uso que se ha hecho de
ellas con ocasión de las cuentas por pagar originadas en la orden de compra.
FUNCIONALIDADES:
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• Definición de los distintos usuarios que pueden generar cotizaciones, requisiciones y
órdenes de compra de la organización.
• Definición de categorías de órdenes para poder agruparlas de acuerdo a las
necesidades de la empresa.
CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN
SOLICITUDES
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• Despacho de suministros. El encargado de compras puede enviar al usuario los
suministros que crea conveniente, siempre y cuando existan en la bodega. Este
despacho contabiliza el gasto del centro de utilidad respectivo y crea un documento
para el soporte de la salida de los suministros.
• Compra de productos. Para los casos en que los productos solicitados no necesiten
pasar por el proceso de cotización, el encargado de compras puede generar
automáticamente una orden de compra.
COTIZACIONES
• La asignación de cotizaciones es realizada por el jefe de compras una vez tenga toda la
información necesaria para tomar las decisiones. El jefe de compras decide a que
proveedor le realizara la compra de producto tomando como base todas las
cotizaciones existentes del producto, esta consulta puede ser realizada directamente
en la pantalla de asignación de cotizaciones.
ÓRDENES DE COMPRA
90
Emisión y envió de las ordenes de compras a los proveedores.
Recepción de las ordenes de compra en las diferentes localizaciones, generando la
cuenta por pagar y el respectivo movimiento dependiendo de que se este
recibiendo (entrada por compras en inventarios, entrada a la bodega de
suministros en compras o contabilización del gasto en caso de que sea un servicio).
Control de productos pendientes de recibir por cada orden de compra.
Liquidación de la orden de compra.
CONTABILIZACIÓN
• Definición de diferentes tipos de transacción con el fin de que el usuario final solo
deba conocer cuál tipo de transacción usar para realizar la contabilización. En ningún
momento los usuarios finales necesitarán conocer el plan de cuentas de la empresa
para codificar los documentos.
• Definición de conceptos contables.
• Asociación de conceptos a tipos de transacción.
• Asociación “directa” de cuentas del plan contable a cada concepto por medio de
los diferentes niveles de los conceptos.
• Generación de comprobantes contables por cada transacción o resumidos por
fecha.
CONSULTAS E INFORMES
En cuanto a las Órdenes de Compra el sistema permite generar en forma manual o a partir
de los requerimientos establecidos como resultado del proceso de planeación. Las
Órdenes de compra que son generadas en forma automática se integran con las
funcionalidades de cotizaciones y acuerdos establecidos con los proveedores.
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El sistema ofrece criterios para realizar la selección del mejor acuerdo o cotización para
asignar este o recomendar para la orden de compra generada, mantiene un registro del
proceso de selección y calificación.
FUNCIONALIDADES:
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• Manejo de sectores o ubicaciones físicas dentro de cada bodega de almacenamiento..
• Clasificación de los artículos por tipo de producto
• Clasificación de los artículos por segmentos.
• Clasificación de los artículos por familias (categorización contable).
• Definición de atributos de acuerdo a la parametrización que requiera la organización
para cada unos de los productos que hacen parte del inventario.
• Definición de unidades de medida y conversión entre medidas que permite el manejo
de unidades de venta distintas a las unidades de compra.
• Asociación de múltiples gravámenes al artículo.
• Asociación de múltiples descuentos al artículo para la facturación de productos..
• Posibilidad de manejar lotes de producción con sus respectivas fechas de vencimiento
para los productos que lo requieran
• Posibilidad de manejar productos con números de serie para su control individual.
• Manejo de múltiples transacciones de movimiento del inventario como son entradas
por compras, salidas por ventas, entradas por ajustes, salidas por ajustes, salidas por
requisición y otras entradas y salidas.
• Definición automática, captura y consulta de tomas físicas del inventario para una
bodega.
• Ajustes por inflación.
• Ajustes a periodos anteriores.
• Posibilidad de definir varias bodegas de almacenamiento y la distribución física dentro
de ellas.
• Definición de las distintas marcas que puede tener un artículo. Las marcas pueden
usarse para el manejo de artículos ítemizados (control individual) o como una
característica más del artículo.
• Definición de las distintas unidades de medida
• Manejo del Código CUBS
• Manejo del Código Único de Medicamentos.
• Definición de los diferentes factores de conversión entre las distintas unidades de
medida. Esta conversión se usa para manejar las diferencias que existan en medidas
manejadas dentro de la empresa y aquellas manejadas por los proveedores.
• Definición de los componentes obligatorios, estándar y opcionales que puede tener un
producto. Estos componentes ayudan a tener una descripción desglosada de los
artículos que se están manejando, principalmente se usa para automóviles,
computadoras o máquinas.
• Posibilidad de reemplazar un artículo de la base de datos.
• Kardex de artículos para las distintas bodegas. El kardex se actualiza inmediatamente
con cada transacción que se realice en el sistema.
• Definición por el usuario de transacciones:
• Entradas varias
• Salidas varias
• Entradas por órdenes de compra (módulo de compras)
• Salidas por devoluciones de compras (módulo de compras)
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• Traslados entre bodegas
• Ajustes en cantidades
CONSULTAS E INFORMES
MY CONSULTAS
• Boletín Diario
• Inventario por niveles
• Movimiento mensual
• Saldos por producto
• Tarjeta de Kardex
• Auxiliares por producto
• Auxiliares por bodega
• Auxiliares por placa
• Saldos de Almacén
• Existencias por producto
• Compras por producto
• Compras por centro de costo
• Compras por producto valorizado
• Consumos por producto
• Consumos por Centro de Costo
• Listado de traslados
• Listado por propiedades adicionales
• Puntos de reposición por producto
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el manejo de los activos de la empresa, llevando el registro histórico de los movimientos
que afectan al activo, la depreciación acumulada, los ajustes por inflación y los
movimientos que no afectan la parte contable y que permiten un control administrativo
de los mismos.
Permite la definición de cada uno de activos asociados a diferentes grupos de activos fijos
que se puedan definir, según la necesidad de la organización.
CARACTERISTICAS GENERALES
CONTROL DE ACTIVOS
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• Registro de una nueva ubicación de un activo, guardando el histórico de ubicaciones.
• Asignación de un nuevo responsable de un activo, guardando el histórico de
responsables.
• Registro de las adiciones o mejoras sobre los activos utilizando los diferentes
conceptos definidos, pudiendo cambiar la vida útil de los activos afectados.
• Registro de las reducciones o disminuciones de los activos utilizando los diferentes
conceptos definidos, pudiendo cambiar la vida útil de los activos afectados.
• Registro de las bajas o retiros de los activos utilizando los diferentes conceptos
definidos.
• Registro de pólizas, seguros, garantías y mantenimientos, incluyendo las fechas de
vencimiento de cada una de ellas y los terceros con los cuales se mantienen.
• Registro del valor en cuentas de orden de los activos totalmente depreciados.
DEPRECIACIÓN Y AJUSTES
CONSULTAS E INFORMES
96
10.6.5. SEVEN GESTION DOCUMENTAL
Este Módulo permite conocer la ubicación de los diferentes documentos que se manejan
dentro del flujo de trabajo de su organización, así como la descripción genérica de dichos
documentos relacionando usuarios con las respectivas dependencias existentes en la
empresa.
De esta manera, los documentos electrónicos pasan "de mano en mano". Cada persona
realiza la función que tiene asignada (visar, anexar otros documentos, revisar, ampliar,
entre otros) siguiendo el orden establecido.
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• En qué estado se encuentran
• Qué operaciones están realizando los usuarios
• Cuantos expedientes se gestionaron en meses anteriores y con qué resultado
De esta manera el trámite que debe realizar cada participante se reduce a la recepción de
correos electrónicos con la información detallada y el formato el cual debe diligenciar.
Este automáticamente será enviado al siguiente estado y participante.
La solución de Seven ERP Logística está estructurada y diseñada para cubrir los siguientes
procesos:
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Sobresalen los siguientes procesos:
Gestión de cotizaciones
Conversión de cotizaciones a pedidos de venta
Aprobaciones de pedidos de venta
Picking , confirmación y despacho
Manejo de pedidos de reabastecimiento (internos)
Control de pedidos en transito
CARACTERISTICA GENERALES:
• Mantenimiento de Clientes
• Tipos de pedidos ( Normales y de Reabastecimiento)
• Clases de pedidos
• Negociaciones para despachos
• Sustitución de productos
• Mantenimiento de de rutas para despachos.
• Mantenimiento puntos de envío.
• Vehículos de transporte
• Generación de Pedidos a partir de procesos de reabastecimiento
• Generación de cotizaciones y conversión a pedidos
• Aprobación de pedidos por niveles
• Manejo de pedidos retenidos y liberación.
• Procesos de Picking.
• Confirmación de pedidos.
• Generación de documentos de despacho (guías y remisiones).
• Consulta de guías y remisiones
• Control de despachos parciales.
• Control de Backorder
• Recepción de mostradores cuando usa mercancías en transito.
• Reporte de pedidos por Cliente, vendedor y producto.
• Reporte pedidos por prioridad
• Reporte pedidos por clase
• Reporte pedidos retenidos
• Reporte faltantes por producto
• Análisis back-Order
• Análisis cumplimiento de pedidos
• Guía alistamiento por puntos
• Reporte valorizado de despachos
• Reporte guías de despacho
• Reporte pedidos en transito
• Reporte remisiones con base a pedidos.
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Como beneficios se establece la generación de indicadores de gestión, la actualización
permanente de los inventarios, el manejo de asignaciones soft y hard, el manejo de
estados de pedidos, la evaluación de condiciones de despacho en términos de lotes
mixtos, días de vida útil, los despachos parciales, la Integración con el módulo de
administración de bodegas, el alistamiento y confirmación de mercancía en forma
consolidada o individual por pedidos y la valorización de guías de transporte.
CARACTERISTICAS
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• Definición de los distintos usuarios que pueden generar cotizaciones,
requisiciones, y órdenes de compra de la organización.
• Definición de categorías de órdenes para poder agruparlas de acuerdo a las
necesidades de la empresa.
• Definición de los distintos criterios de adjudicación usados para el registro de
proveedor.
• Creación de solicitudes de compra para artículos de inventario, activos fijos o
suministros.
• Cotización de productos a los distintos proveedores.
• Evaluación de las distintas cotizaciones comparando las opciones que brindan los
distintos proveedores.
• Generación de órdenes de compra basadas en proveeduría, inventarios o
directamente en el módulo de compras.
• Definición de distintas entregas para una orden de compra.
• Recepción en las distintas bodegas de la mercancía pedida en una orden de
compra.
• Creación del movimiento en el módulo de inventarios al momento de registrar la
recepción de mercancía.
CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN
• Los criterios de adjudicación pueden definirse asignándole a cada opción las que
desee crear para un proceso de compra específico.
• Definición de los distintos compradores de la empresa, para poder mantener una
bitácora de cuáles han sido las compras realizadas por cada comprador.
• Definición de categorías de ordenes con el fin de organizar las solicitudes de
cualquier manera que la empresa lo desee.
• Comparativos acordes con criterios de calificación definidos por el usuario.
SOLICITUDES
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• Cotización de productos. En caso que el encargado de proveeduría decida cotizar los
productos que le han solicitado, él puede cotizar usando el registro de proveedores o
sin usar el registro de proveedores y realizando todo el proceso manual.
• Compra de productos. Para los casos en que los productos solicitados no necesiten
pasar por el proceso de cotización, el encargado de compras puede generar
automáticamente una orden de compra.
• La consulta de solicitudes permite verificar el estado de estas dentro de la empresa.
Muestra cuanto de la solicitud ya fue despachado, cuanto esta siendo cotizado y lo
que ya fue pedido en alguna orden de compra.
COTIZACIONES
ÓRDENES DE COMPRA
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CONTABILIZACIÓN
• Definición de diferentes tipos de transacción con el fin de que el usuario final solo
deba conocer cuál tipo de transacción usar para realizar la contabilización. En ningún
momento los usuarios finales necesitarán conocer el plan de cuentas de la empresa
para codificar los documentos.
• Definición de conceptos contables.
• Asociación de conceptos a tipos de transacción.
• Asociación “directa” de cuentas del plan contable a cada concepto por medio de los
diferentes niveles de los conceptos.
• Generación de comprobantes contables por cada transacción o resumidos por fecha.
CONSULTAS E INFORMES
En cuanto a las Órdenes de Compra el sistema permite generar en forma manual o a partir
de los requerimientos establecidos como resultado del proceso de planeación. Las
Órdenes de compra que son generadas en forma automática se integran con las
funcionalidades de cotizaciones y acuerdos establecidos con los proveedores.
El sistema ofrece criterios para realizar la selección del mejor acuerdo o cotización para
asignar este o recomendar para la orden de compra generada, mantiene un registro del
proceso de selección y calificación.
103
10.6.9. SEVEN-IN GESTION DE PRODUCTO
Provee además herramientas para realizar los movimientos de inventarios tales como
traslados, entradas y salidas varias, incluye funciones para efectuar el control de
inventarios físico o cíclico, herramientas para realizar la clasificación y administración de
inventarios (Lento Movimiento, Exceso y Obsoleto), genera reportes y consultas de
inventarios, permite la integración con otras fuentes o sistemas para actualizar los
movimientos de inventario.
CARACTERISTICA GENERALES:
• Maestro de Productos
• Datos de Compra
• Datos de Planeación
• Datos de desarrollo
• Datos de Calidad
• Datos de Mercadeo
• Mantenimiento de Bodegas.
• Manejo de múltiples bodegas.
• Manejo de Instalaciones (plantas).
• Control de lotes de producto.
• Definición personalizada de numeración de lotes mediante algoritmos.
• Manejo de ubicaciones ( Pasillo, nivel, localización)
• Múltiple manejo de unidades de medida (compra, embalaje, empaque, presentación,
SKU entre otras).
• Factores de Conversión.
• Presentación de Productos.
• Cambios de presentación.
• Inventarios obsoletos.
104
• Productos Alternos.
• Control y manejo de registro sanitario.
• Inclusión de documentos digitales tales como imagen de producto, planos,
certificados etc.
• Solicitudes varias con procesos de aprobación
• Traslados de inventarios
• Ajustes de Costos
• Manejo de asignaciones (Soft, Hard).
• Conteos Físicos( Registro, Control, 1er 2do y 3er conteo, variaciones y ajustes de
conteo)
• Conteos cíclicos ( calculo de frecuencia de conteo, ajustes de conteo)
• Cálculos automáticos de punto de reorden, inventarios de seguridad.
• Consultas de disponibilidad de producto (disponible a prometer ATP).
• Cálculo de rotación promedio mensual.
• Reporte Kardex por bodega, lote, y ubicaciones.
• Reporte Kardex valorizados.
• Reporte Saldos de inventario por bodegas.
• Reporte Saldos de inventario por lotes.
• Reporte trazabilidad de lotes.
• Reporte lotes vencidos y por vencer, entre otros.
CARACTERISTICA GENERALES:
105
configuración de capacidad a nivel de ubicaciones especificadas en unidades de
medida por volumen, ancho largo y alto.
• Soporte de esquemas de almacenamiento caótico, fijo y semi-caótico.
• Definición de puntos de reorden, máximos, mínimos a nivel de bodega y producto.
• Procesos de reabastecimiento entre bodegas y por áreas.
• Reportes existencias por bodegas y ubicaciones.
• Generación de pedidos de reabastecimiento
CARACTERISTICAS
Este modulo apoya las actividades requeridas para efectuar las importaciones y
exportaciones.
CARACTERISTICAS GENERALES
Importaciones
Exportaciones
• Para las Exportaciones permite asociar otros gastos al precio de los artículos vendidos
106
• Generar la pre liquidación
• Generar los documentos soportes
• Efectuar seguimiento a la exportación y liquidar la exportación
CARACTERISTICAS
Administración de pedidos,
Ventas a crédito, contado, directas
Recepción de pedidos vía EDI, Internet, manual
Asignación de precios y promociones en forma directa al momento de registrar los
pedidos
Valorización batch de pedidos
Evaluación de condiciones de cartera
Asignación de mercancía
Negociaciones con transportistas
Generación documentos de despachos
Contabilización de pasivo por fletes
Definición de rutas
Integración al Plan Maestro de Fabricación
Integración de inventarios.
BENEFICIOS
107
9. Alistamiento y confirmación de mercancía en forma consolidada o individual por
pedidos
10. Valorización de guías de transporte.
Concebido como una herramienta para los gerentes de proyecto, integra la información
de los diferentes módulos de SEVEN ERP que tienen relación directa con el desarrollo de
los proyectos (Inventarios, Contratos, Compras, Administración de Piso, Facturación,
Activos Fijos) en una única fuente de información que permite obtener rápidamente el
avance de los proyectos, el desempeño del presupuesto, así como la generación de
facturas y cobros con cargo al proyecto.
Los sistemas POS son sistemas informáticos que ayudan en las tareas de gestión de un
negocio de ventas al público mediante una interface accesible para los vendedores,
permiten la creación e impresión del ticket de venta mediante las referencias de
productos y realizan diversas operaciones durante todo el proceso de venta.
CARACTERISTICAS
108
Integración de la información generada en el punto de venta con los movimientos
de inventarios, compras, factura proveedor y recaudos directos, optimizando
recursos y costos de operación
Optimizar la oportunidad y confiabilidad de la información.
ALCANCE
Registro de transacciones
Inicio de turnos en el punto de venta
Proceso de cierre de turno
Proceso de cierre de caja
Sincronización punto de venta
Actualización automática transacciones
Actualización automáticas parámetros
Generación informes cierre de turno, cierre de caja, tickets de ventas, bajas,
entradas y salidas por traslados, entre otros.
PROCESOS POS
109
Generar Archivo de Parámetros: Se crean los archivos con los parámetros que
serán tomados por los diferentes puntos de venta mediante el proceso de
sincronización.
Copiar movimientos: A través de éste proceso se copian los movimientos
transmitidos de los puntos de ventas a tablas temporales en Seven Erp; la copia de
los registros de la base de datos de los puntos de venta se hace de manera idéntica
en Seven ERP.
ASPECTOS A RESALTAR
BENEFICIOS Y OPORTUNIDADES
Este Módulo controla y administra cada una de las operaciones de la organización, que
por su razón social generan facturación, ya sea de Ventas o de servicios y en consecuencia
dan origen a una cuenta por cobrar a un cliente o tercero.
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CARACTERISTICAS
BENEFICIOS
CONSULTAS E INFORMES
111
Tiene como objetivo definir, administrar y conocer el rol que desempeña cada uno de los
usuarios, además permite: definir tipos de usuarios y asignar los programas a los cuales
puede ingresar, controlar los días y horarios de acceso de los usuarios, realizar auditoria y
registrar todas las operaciones realizadas en el sistema indicando la operación, fecha,
usuario y tipo de operación (adición, modificación o borrado) con lo cual se genera un log
de auditoria e informes muy útiles para los departamentos de control interno y auditoria.
CARACTERISTICAS
SEVEN WORK FLOW permite a los usuarios definir nuevos procesos de negocio o modificar
procesos existentes. Esta herramienta permite definir el negocio en flujos de trabajo
escalando desde un sistema de radicación, importaciones, exportaciones, procesos
diversos de compras, presupuestos o cualquier tipo de proceso que interactue con los
sistemas administrativos, financieros, de producción y de recursos humanos,
documentales y del negocio en un solo sistema.
BENEFICIOS
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De esta manera, el trabajo compartido y cooperativo de gran importancia en las
organizaciones, manejando documentos distribuidos, el correo electrónico, las
transacciones, las operaciones entre otros, y facilitando el flujo de información entre los
diferentes grupos que conforman la organización y disminuyendo así, significativamente
los costos administrativos.
Definir una actividad o tarea que involucre a un grupo de personas que cumplan un
conjunto de reglas preestablecidas.
Decidir cómo se debe realizar la secuencia de cada sub-tarea.
Si una de estas sub-tareas se encuentra en una base condicional, es necesario
identificar los pasos y definir las condiciones.
Definición de Flujos.
Definición de atributos por cada una de las etapas teniendo una fecha de conclusión
mínimo para cada una de estas.
Definición de tiempos estimados de duración de cada etapa asociada a cada ruta.
Permite que el administrador tenga información actualizada acerca del estado, pasos
ejecutados, pasos pendientes, demoras inconvenientes y observaciones de cada paso
realizado.
Decidir cuál debe ser la dificultad de cada sub-tarea para poder realizar el proyecto.
Esto viene a especificar las funciones del trabajo, y de cada individuo.
Crear un "mapa" del Workflow que identifique los pasos a seguir especificando los
trabajos a realizar y lo que cada individuo debe completar.
Crear las formas, los documentos e instrucciones que necesita cada persona en cada
paso para poder realizar cada sub-tarea.
Qué operaciones están realizando los usuarios
Encamina tareas a usuarios, grupos de usuarios o de acuerdo a una posición o un
determinado criterio. También realiza decisiones de encaminamientos de tareas
dinámicamente, de acuerdo a un caso especifico de un procedimiento. Maneja
encaminamientos paralelos y condicionales para realizar flujos de trabajo complejos.
113
Puede aplicar plazos de tiempo para cada etapa del procedimiento y enviar un aviso
en el caso que estos sean ignorados, evitando así que un paso retrase o interrumpa un
proceso porque no haya sido despachado a tiempo.
Suministra una completa información sobre el estado actual de un determinado caso.
Por tanto, es posible obtener un registro permanente sobre lo que se ha hecho y
cuándo. Esto facilita un nivel de control, que sería imposible alcanzar por un método
manual.
Al ser un sistema abierto e independiente, puede ser usado como gestor de flujos de
trabajo para aplicaciones ya existentes dentro de la empresa, convirtiendo estos en
sistemas activos, inteligentes y sensibles al tiempo.
Dividir la tarea en sub-tareas, donde cada una representa una lista de pasos a seguir
por un individuo y que lógicamente representa el conjunto del equipo.
Es un Sistema basado en WEB, por lo que la información puede ser actualizada desde
cualquier sitio del Planeta.
Seven EAI es un Módulo cuyo objetivo principal es la integración entre sistemas externos
(verticales) y SEVEN ERP.
CARACTERISTICAS
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• Movimiento Contable
• Cuentas por Cobrar
• Pedidos Cliente
• Consignaciones
• Consignaciones Directas
• Orden de Pago (Egreso) Causado
• Orden de Pago (Egreso) Directo
• Recibo de Caja (Recaudo) Causado
• Recibo de Caja (Recaudo) Directo
• Facturación Cliente
• Diferidos
• Facturación de Proveedor
• Orden de Compra
• Movimiento de Inventarios (Entradas y Salidas)
• Requisiciones
BENEFICIOS
115
11. MODULOS FUNCIONALES DE PROCESOS DE NOMINA Y GESTION HUMANA
La definición y descripción de los cargos son la base para un excelente inicio en el proceso
de selección de personal. Con KACTUS-EO la organización optimiza el proceso de
descripción de tareas, deberes y responsabilidades de cada cargo; así mismo maneja de
forma automática los requisitos que el aspirante debe cumplir. KACTUS-EO permite
enumerar las tareas o atributos que conforman un cargo y lo diferencian de los demás
cargos de la empresa. Mantiene actualizado el manual de funciones y requerimientos,
permitiendo a la organización la optimización de procesos ligados a la planta de personal.
KACTUS-NM es una solución que administra los pagos a los empleados (Payroll), que
maneja conceptos como Multicompañía, Multimoneda, Múltiples Sucursales y Centros de
116
Costos. Totalmente flexible y paramétrica lo que le ha permitido no solo contar con
implementaciones en Colombia sino también en América Latina.
Liquidación de aportes de seguridad social teniendo en cuenta todas las novedades que
se generan en el proceso de nómina (incapacidades, traslados, vacaciones, ingresos,
117
retiros, descuentos de UPC, variaciones de salarios, etc), generación de reportes y medios
magnéticos para las diferentes entidades (EPS, ARP, AFP).
Interfaz Contable con cualquier sistema financiero (SEVEN, MACOLA, SAP, JDEdwars,
Baan, Oracle Financials, PeopleSoft, System 21). Realiza la interfaz de procesos como
nómina (normal, extranómina, vacaciones, cesantías o primas), aportes parafiscales,
provisiones y seguridad social. Adicionalmente realiza la Interfaz Presupuestal y de
Cuentas por Pagar de los descuentos realizados a los empleados con destino a terceros.
Liquidación de primas legales o extralegales según las políticas que tenga la empresa,
reliquidación de primas, pagos por nómina y la conservación de la información histórica.
118
Liquidación definitiva de prestaciones sociales teniendo en cuenta toda la información del
sistema, acumulación de nómina, liquidación y mantenimiento de aportes parafiscales y
provisiones, generación de certificados de ingresos y retenciones, manejo de reingresos a
nómina, Presupuesto de nómina, manejo de sustituciones patronales entre empresas,
generación de medios magnéticos a entidades de control, cambio de identificación, etc.
REPORTES Este modulo genera mas de 500 reportes predefinidos y los cuales has sido
diseñados con el fin de brindar a nuestros clientes toda la información necesaria para la
toma de decisiones y establecer controles en un proceso tan complejo y de misión crítica
como es el de la nómina, algunos de los reportes que se encuentran en este modulo son:
reportes de prenomina, por centro de costo, por nivel, alfabéticos, comparativos de
novedades grabadas vs liquidadas, consolidados mensuales, estado de endeudamiento,
empleados sin cuenta, empleados no liquidados, comparativos por meses, etc.
PAGOS AMERICA LATINA KACTUS-NM permite realizar pagos a los empleados ubicados en
diversos países como Colombia, Venezuela, Ecuador, México y Chile entre otros. Teniendo
en cuenta la legislación vigente en cada país.
El Talento Humano, la planeación óptima de sus recursos y los planes de beneficio, parten
de la información de cada colaborador de la compañía. KACTUS-BI ofrece las herramientas
para la consulta, análisis y estadística de una amplia gama de datos de los empleados.
Toda la información registrada se usa de forma integrada con todos los módulos de
KACTUS HR, de manera que es posible programar eventos dirigidos a familiares, tener en
119
cuenta en Biodata los cursos realizados en KACTUS-EC (Educación y Capacitación) y
registrar las calificaciones otorgadas en KACTUS- ED (Evaluación del Desempeño).
Buscando eliminar los grandes archivos y tediosas carpetas con los datos y documentos
anexos de los empleados, KACTUS-IM permite archivar de forma digital todos los
documentos relacionados con el colaborador como: la hoja de vida, los certificados
laborales, diplomas, constancias de estudios, fotografía, contrato firmado y en general
todos los documentos relacionados con el empleado.
120
administración y seguridad que le permite a su empresa definir, administrar y conocer el
rol que desempeña cada uno de los usuarios que tienen acceso a nuestro sistema.
KACTUS-GN permite definir tipos de usuarios y asignar los programas a los cuales puede
ingresar así como las operaciones que puede realizar en cada uno, controlar los días y
horarios de acceso de los usuarios de acuerdo a lo definido por el administrador del
sistema, relacionar ciertas operaciones y conceptos a los usuarios, controlar las versiones
del sistema, etc.
121
ALCANCE DE LA SOLUCIÓN
Sistema Integral de Información en Salud
122
Nuestra propuesta se fundamenta en el manejo global de la institución totalmente
integrado y centralizado, sin perder la independencia en los procesos que deben ejecutar
las diferentes áreas y regionales.
Premisas:
1. Los sistemas integrados y centralizados eliminan costos de transferencia de
información, interfaces entre aplicaciones, mantenimiento y soporte a distintas
aplicaciones y distintos proveedores.
2. Disminuyen riesgos en la transferencia de información e interfaces, reduciendo los
márgenes de error y los tiempos de procesamiento.
3. Es importante mantener la información centralizada para lograr que la toma de
decisiones sea rápida y segura. Asegurando el éxito de las mismas.
Digital Ware ofrece soluciones en el área de informática que apoyan el desarrollo de todas
las dependencias de las instituciones bajo un sistema amigable, parametrizable y flexible.
De esta manera, el trabajo compartido y cooperativo de gran importancia en las
organizaciones, manejando documentos distribuidos, las transacciones, las operaciones,
entre otros, y facilitando el flujo de información entre los diferentes grupos que
conforman la organización, disminuyendo así, significativamente los costos
administrativos.
Reportes Dinámicos: Adicional a los reportes que trae el sistema posee la flexibilidad de
que el usuario final diseñe sus propios reportes sin tener conocimientos técnicos,
simplemente escogiendo los campos que desea.
123
Exportación de la información a Excel: ciertos reportes que la institución requiera y si la
funcionalidad del módulo así lo permite se puede generar esta exportación de forma
adicional a los reportes propios de cada módulo.
AlcancedelaSolución
PRESTACION DE SERVICIOS
de Operación
USUARIOS Y AFILIADOS
TERCEROS
FARMACIA CARTERAYGLOSAS FACTURACIÓN
ASISTENCIALES
CONSOLIDADA
SOSTENIBILIDAD Y RENTABILIDAD
Resultado
Unidades de Apoyo
Ges ón Financiera
INFORMACION
Ges ón Administra va
Ges ón Humana
INDICADORES
124
13. MODULOS FUNCIONALES PARA LOS PROCESOS ASISTENCIALES
INCLUIDO INCLUIDO
MODULO MODULO
SI NO SI NO
125
Farmacia Remarcación Unidosis X Carnetización X
WF-Workflow X Cotizaciones X
Tesorería X Pedidos X
Inversiones X Calidad X
Créditos X MANUFACTURA
126
Cartera X Datos de Manufactura X
Compras X Costos X
Vehículos X
LICENCIADO LICENCIADO
MODULO MODULO
SI NO SI NO
WF-Workflow X PEN-Pensionados X
ED-Evaluación de Desempeño y
AC-Análisis de Cargos X X
Objetivos
SO-Salud Ocupacional X
127
16. VALORES AGREGADOS
(Aplicativos adicionales, integraciones y horas de desarrollo).
No incluidos en el alcance actual de la propuesta.
GENERALIDADES
Hoy en día, la gestión del negocio requiere información tan rápidamente como
cambian el negocio y el mercado. Desde decisiones estratégicas hasta procesos de
toma de decisiones del día a día. Cada parte de la organización requiere analizar
los resultados y comportamiento de la compañía para decidir dónde enfocarse, ver
dónde están mal y porqué, de acuerdo con las tendencias. Ventas, mercadeo,
finanzas, recursos humanos, compras, operaciones, servicio al cliente, tecnologías
de información, gerencia…, inclusive la junta directiva; cada uno necesita
respuestas a preguntas nuevas y cambiantes, ahora.
128
Un usuario con conocimiento de negocio pero sin habilidades técnicas
especializadas puede construir reportes y cuadros de mando (dashboards)
como este en dos minutos.
129
Radial Viewer ofrece a los usuarios de negocio una interfaz de cubos intuitiva
y amigable al usuario, que requiere mínimo entrenamiento para obtener
resultados productivos (Patente Pendiente US).
Utilice su voz para dictar, editar y controlar aplicaciones como Microsoft Word,
Corel Word Perfect, Microsoft Excel, Microsoft Outlook y muchos más. Dragon
también es compatible con muchos programas de software propios de la industria.
Utilice comandos de voz sencillos para crear archivos, enviar mensajes de correo
electrónico, programar reuniones, abrir y cerrar aplicaciones, guardar y convertir
documentos y buscar en Internet o en su escritorio más rápido que nunca.
130
Vocabularios personalizados
17.1. HOSVITAL
131
Se requiere la implementacion de procesos de atencion medica de manera
descentralizada para lo cual se considera pertinente el uso de parte de la red de
prestadores adscritos (no pertenecientes a la red propia de prestacion) de la Historia
Clinica Medica WEB para garantizar el acceso a la misma desde cualquier lugar que cuente
con una conexión a internet y la configuracion a nivel de seguridad por el cliente
establecida (VPN) entre otos modelos existentes.
17.2. SEVEN
17.3. KACTUS
132
18. REQUERIMIENTOS DE HARDWARE, SOFTWARE Y COMUNICACIÓN
SERVIDOR DE BASES DE
DATOS
*Para las bases de datos financieras se recomienda Motor de Base de Datos SQL Server versión 2005 o superior, Oracle
versión 10g o Superior.
133
USUARIOS CLIENTE / SERVIDOR
• Sistema Operativo Windows xp, Windows vista, Windows server 2000 ó 2003; Linux,
Centos, Oracle Linux, Redhat, Ubuntu
• Acceso Cliente Base de Datos
• Internet Explorer 6.0 o superior (*)
134
ADMINISTRACIÓN Y CONTROL
DEL PROYECTO
Sistema Integral de Información en Salud
135
19. PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN
Nuestra propuesta considera manejar de manera centralizada las operaciones, de tal forma que
toda la información permanezca almacenada en una Base de datos centralizada en donde EL
CLIENTE disponga.
A continuación se describen los aspectos que deben ser tenidos en cuenta para asegurar el éxito
del proyecto y el cumplimiento en los tiempos ofrecidos por parte de DigitalWare.
Estos aspectos serán verificados por DW al momento del inicio del proyecto y determinaran el
inicio de las actividades en cada una de las sedes que forman parte del mismo.
Para cada una de las CLINCAS se debe contar con un Gerente de Proyecto responsable de
coordinar, gestionar y garantizar el cumplimiento de las actividades a cargo de cada
departamento, de tal forma que se garantice el cumplimiento de los compromisos y tiempos
establecidos en el cronograma de proyecto que se realizara de forma conjunta por DW y EL
CLIENTE.
Los recursos para la ejecución del proyecto, serán definidos dependiendo el esquema de
implementación que opte desarrollar el CLIENTE, y teniendo en cuenta la complejidad de cada uno
de los Hospitales.
Esta metodología es el marco de referencia para la ejecución del proyecto, algunas variables como
actividades, tiempos, alcance y costo, se verán referenciadas durante todo este documento y se
deberán adaptar de acuerdo al contrato firmado entre las partes.
Este documento debe ser difundido y comprendido por todos los integrantes del Equipo de
Proyecto.
136
En la Fase 0 de Aprestamiento de la Metodología se prepara a la Organización para el Cambio, se
entregan las Licencias de Software y se Preparan y Depuran los datos para la Migración.
En la Fase de Asimilación, o fase de Planeación, se definen los recursos necesarios para iniciar las
actividades propias del proyecto, adicionalmente se establecen claramente las responsabilidades
de cada integrante del Equipo de proyecto (Cliente, Digital Ware) elaborando un cronograma o
plan de trabajo donde se detalla cada una de las tareas, metodología, su responsable y el tiempo
de ejecución.
La Fase de Experimentación: o fase de Conocimiento, durante esta fase, el Consultor conoce el
problema y el Líder Usuario conoce la globalidad del nuevo sistema, facilitando la toma de
decisiones frente a alternativas de parametrización de datos maestros, estructuras, procesos
funcionales. Durante esta fase el Consultor Funcional asignado por Digital Ware asimila las
prioridades y necesidades del Líder Usuario y las directivas de la empresa para delinear las etapas
restantes del proyecto.
• FASES DE LA METODOLOGÍA
137
19.3.1. INTERACCIÓN FASES DE LA METODOLOGÍA
Con el ánimo de prestar un mejor servicio a todos los usuarios de nuestros clientes, Digital
Ware le ofrece un mecanismo único mediante el cual podrá solicitar servicio de soporte a
través de nuestro centro de llamadas “Call Center” y esta enmarcado en los contratos de
garantía y soporte, si se encuentran vencidos no se recibirán estos servicios.
138
www.digitalware.com.co por la opción Servicios / Soporte Clientes.
Se clarifica que el presente documento tiene alcance dentro del Sistema de Calidad de
Digital Ware, así su vigencia y aplicación estará sujeta siempre a las últimas
modificaciones incorporadas y administradas a través de las respectivas versiones.
Por medio de nuestro sistema “SAC-Call Center”, se puede gestionar el servicio desde
la apertura hasta el cierre del requerimiento.
El historial del servicio “SAC-Call Center” le permitirá a Digital Ware analizar la información
con el objetivo de evaluar regularmente la calidad del servicio y atención al cliente, sin
embargo cada cliente también deberá llevar un registro con las estadísticas de sus casos.
El servicio “SAC- Call Center” es un servicio para los clientes que tienen vigente el contrato
de mantenimiento. Clientes sin contrato de mantenimiento, serán contactados por el área
comercial para negociar y firmar el contrato de mantenimiento.
El servicio de “SAC-Call Center” es para los clientes que tienen los aplicativos en
“producción”, no para los que están en el proceso de implantación. En “producción”
significa que fueron ya implantados y los usuarios finales utilizan para su trabajo diario el
Aplicativo SEVEN-ERP - KACTUS-HR o HOSVITAL - HS
De acuerdo con la Metodología PMM de Digital Ware, existen por parte del cliente,
funcionarios involucrados con la aplicación denominados usuarios finales, líderes
usuarios, coordinadores de usuarios y de sistemas y Supervisor de Soporte.
La intención de este instructivo, es informar a los clientes la idea de centralizar y conocer
los requerimientos que surjan al interior de una empresa cliente, por parte del Supervisor
de Soporte del Cliente, quien será el conducto regular para aceptar dichos
requerimientos. Así mismo definir las personas encargadas de desempeñar el rol en cada
cargo.
139
Para hacer claridad, se menciona a continuación los niveles de escalamiento definidos en
la metodología:
*La KB - Base de Conocimiento Digital Ware – comprende una serie de Tips aportados por la
comunidad de usuarios que ayudan a tener un mejor manejo y control de los sistemas de
información así como solucionar problemas, su consulta es importante ya que también existen
aportes de primera mano tanto del departamento de Ingeniería como de Consultoría de Digital
Ware.
La persona encargada de utilizar el aplicativo debe tener el perfil tanto de conocimiento como los
niveles de acceso autorizados por el cliente para la operación del aplicativo, así como ser una
persona que haya recibido la inducción y capacitación certificada ya sea por el personal interno de
la compañía capacitado para tal fin o directamente por Consultores Certificados por Digital Ware
en el manejo optimo de sus productos.
Adicionalmente, el Usuario Final cuenta con controles de seguridad, validación de datos en línea,
ayudas y la KB Base de Conocimiento del aplicativo, así como la opción de contratar capacitación
no incluida en los contratos de soporte por parte de Digital Ware.
140
El Usuario Final es quien utiliza la aplicación y encuentra los posibles problemas en la operación
del software, estos errores se pueden presentar debido a varias causas entre las que se pueden
citar: Desconocimiento de la funcionalidad, problemas de Hardware, antivirus, ambiente operativo
del equipo cliente o servidor, problemas de Base de Datos, problemas de seguridad de acceso,
problemas en la parametrización del software, errores por actualización del software o defectos
encontrados en el sistema de información, entre otros. Adicionalmente por su operación diaria,
esta persona determina o detecta la necesidad de solicitar nuevas funcionalidades al aplicativo.
Por lo tanto, cuando se presente algún problema dentro del uso de la aplicación o desee una
nueva funcionalidad, debe informarlo al Soporte de Primer Nivel que corresponde al Líder Usuario.
Las empresas deben definir un Líder Usuario por módulo, quien conoce en profundidad la
aplicación o el (los) módulo(s). Debe tener la formación necesaria en cuanto a conocimientos
funcionales del aplicativo para soportar en primera instancia al Usuario Final y filtrar lo reportado
por este en la operación del aplicativo. El Líder Usuario debe solucionar los problemas reportados
por el Usuario Final, así como filtrar y validar los que son necesarios escalar al Segundo Nivel. El
Líder Usuario debe validar si el problema o error reportado por el Usuario Final es problema del
ambiente operativo, mala operación del Usuario Final por falta de capacitación, parámetros del
aplicativo, entre otros y entrar a solucionarlos o si es un posible defecto en la programación
escalarlos al siguiente Nivel.
Si el Usuario Final desea mejoras, el Líder Usuario debe ser un primer filtro de aprobación para
estas nuevas opciones para que siga el trámite del caso.
Este nivel de soporte normalmente en muchas empresas esta dividido en dos personas: Por un
lado el Representante del Área de Sistemas y por otra parte el Coordinador General de Líderes
Usuarios, este Coordinador debe ser por Gestión (Ejemplo Finanzas, Recursos Humanos,
Manufactura, etc). Estas dos personas, deben tener un conocimiento amplio y general de la
aplicación, tanto desde el punto de vista de funcionalidad, técnico, así como, desde el punto de
vista de parametrización y formulación. Son por lo tanto el siguiente nivel para solucionar los
problemas de los Usuarios Finales que no han podido ser solucionados por los Lideres Usuarios. El
Soporte de Segundo Nivel del Cliente, debe validar si el problema es un defecto para escalarlo o si
es un problema de parámetros, mala operación del Usuario Final por falta de capacitación, acceso,
ambiente operativo, base de datos, entre otros. Si la situación no la pueden solucionar, este, debe
reportar el problema al Tercer Nivel (Digital Ware).
141
Por lo tanto, el Coordinador de Sistemas o de Gestión, filtrara los requerimientos de todos los
Lideres Usuarios y Usuarios Finales de la empresa cliente. Este Coordinador, será registrado en el
aplicativo de Digital Ware SAC (Sistema de Aseguramiento de la Calidad), como la única persona
autorizada por el propio cliente y reconocida por Digital Ware para solicitar requerimientos.
Así mismo, la persona o personas encargadas de realizar estas funciones, deben asignar a quien
corresponda dentro del Cliente las labores de instalación, prueba y registro de las actualizaciones
del software que sean enviadas por DIGITAL WARE o bajadas del sitio Web.
Esta persona es la representante del Cliente ante Digital Ware, y normalmente fue el Gerente de
Proyecto durante la Implantación. Para entendimiento, se llamara Supervisor del Contrato. A su
cargo están, los dos Coordinadores: Sistemas y/o Gestiones. Esta es la única persona autorizada
para tener contacto directo con Digital Ware para los efectos de control de cambios del contrato,
así mismo se encarga de hacer seguimiento al alcance, presupuesto y aseguramiento de calidad
del servicio contratado.
Este perfil debe llevar un registro similar a nuestro “SAC-Call Center” de estadísticas de utilización
y aprovechamiento del servicio. Entre estas podemos mencionar: Número de requerimientos
solicitados y atendidos en el mes, el año y durante la vigencia del contrato; Número de horas de
atención brindadas en el mes, el año y durante el transcurso del contrato; Número de
desplazamientos realizados a sus dependencias durante el mes, el año y el transcurso del contrato;
y las estadísticas que se consideren para mostrar el nivel de servicio.
Los siguientes niveles ilustran las actividades y participantes en cada uno de los escalamientos,
luego de que ha sido registrada en el sistema ¡§SAC-Call Center¡¨ su solicitud de servicio y a partir
del Tercer Nivel.
El Tercer Nivel inicia con el registro del caso a través del ¡§SAC-Call Center¡¨, ya sea vía telefónica,
enviando un correo o ingresando el caso por la pagina Web de Digital Ware. En el ¡§SAC-Call
Center¡¨ queda registrada la solicitud realizada por el Segundo Nivel del Cliente e inmediatamente
le llegara un correo informándole el numero de caso con el nombre del consultor al cual le fue
asignado dicho caso. El Consultor asignado se comunicara con el Segundo Nivel de soporte del
Cliente telefónicamente o le escribirá vía e-mail, para informarle que ya recibió el caso y que va
a verificar a que se debe dicho inconveniente. En caso de que el Consultor tenga la solución al
inconveniente, se le dará a conocer al Coordinador, ya sea telefónica o por escrito vía e-mail y
procederá a cerrar el caso, sin embargo si aun no se identifican las causas del mismo, el Consultor
procederá a hacer un diagnostico del caso, el cual implica el apoyo por parte del Cliente para
acordar las actividades que lleven al diagnostico del problema (replicar falla, revisar parámetros,
142
actualizar programas, e incluso si esta autorizado tener acceso remoto para verificar el problema,
etc.).
Cuando la causa del problema no se debe a defectos del software, el Consultor da instrucciones al
Coordinador del Cliente sobre la solución. El Coordinador entrara a verificar si efectivamente la
solución es satisfecha, y cerrar el caso; de lo contrario deberá avisar al Consultor que no hubo
solución, esto se deba hacer dentro de los cinco días para que el sistema SAC no cierre el caso.
Cuando el Consultor asignado determina que la causa del problema correspondiente es un defecto
de programación, el requerimiento se remite al departamento de desarrollo de Digital Ware el
cual soluciona el defecto. Una vez solucionado lo entrega nuevamente al Consultor para que sea
entregado al cliente para su instalación y pruebas.
Si una vez agotadas las posibilidades del Tercer Nivel, no se ha dado solución a la solicitud, o si el
defecto no ha podido ser replicado en las instalaciones de Digital Ware, es decir que en el
ambiente de pruebas de Digital Ware no se presenta, el consultor programara una visita a las
instalaciones del Cliente, acordando fecha y hora para buscar junto con el Usuario final y el
encargado de soporte de Segundo Nivel del Cliente las causas del problema y alternativas de
solución. Como plan de Contingencia, el Cliente sera responsable de las copias de seguridad.
En el evento en que no se haya solucionado el caso, el consultor deberá llevar la base de datos del
Cliente a Digital Ware donde se realizara la réplica del caso. Los Clientes que se encuentran
ubicados en una ciudad en la que Digital Ware no cuente con consultores de planta, deberán
asumir con antelación los gastos de desplazamiento del consultor a sus dependencias. Estos gastos
incluyen traslados desde la ciudad de origen y dentro de la ciudad destino, hospedaje,
alimentación y cualquier otro gasto en que se incurra como consecuencia directa de la prestación
del servicio. Soporte de Quinto Nivel (Digital Ware)
Si una vez brindado el soporte de Cuarto Nivel de Digital Ware, no se ha dado solución a la
solicitud, el Consultor junto con el Coordinador de Soporte de Digital Ware, evaluaran y
diagnosticaran los elementos involucrados, y el grado de severidad del problema, con el fin de
establecer un plan de acción adecuado para la solución del mismo, en donde de ser necesario
involucrara al personal de Ingeniería para ayudar en la solución del problema, etapa que se
agotara siempre y cuando se haya realizado la replica del caso por parte del consultor en Digital
Ware.
Una vez el requerimiento se ha solucionado por parte del Área de Soporte de Digital Ware, se
entrega al Cliente para su validación con la siguiente nota: si en 5 días hábiles no se recibe
contestación de este requerimiento, se asumirá que la solución funciono y el sistema de
143
aseguramiento de calidad SAC, en el cual quedo el registro del caso lo cerrara automáticamente,
por lo tanto en caso de persistir el inconveniente deberá ser reportado como un nuevo caso.
Cuando usted se comunique vía telefónica por el Call Center, una de las operadoras atenderá la
llamada y le solicita la siguiente información:
• Código del Usuario: Se refiere a su código de identificación personal. Este será registrado
con su primer nombre y la primera inicial de su primer apellido, Ejemplo: Sandra Perea
(SandraP) .Este usuario es el autorizado por el cliente para reportar requerimientos en el
Call Center, y debe corresponder con el Coordinador del Cliente (Segundo Nivel Cliente).
• Código del Programa
• Versión del Programa
• Descripción : Descripción detallada de su solicitud
Después que se haya solicitado el servicio, se recibirá un correo electrónico con el siguiente
mensaje:
Su requerimiento quedo registrado bajo el numero ___ y fue asignado al consultor ___, quien se
contactara con usted por este mismo medio o via e-mail.
Programa: ______________
Asunto: ________________
Solicitud: _______________
Numero del Requerimiento: Este numero es de vital importancia, pues a través de este se podrá
llevar un control y seguimiento del requerimiento reportado.
144
20. EQUIPO DEL PROYECTO
Durante el proyecto, los profesionales comprometidos apoyarán de forma oportuna los requerimientos del
proyecto sin importar la fase en que se encuentre.
145
desarrollo del proyecto.
- Descargar del Sistema de Calidad vía Internet, ajustes y actualizaciones a programas del sistema.
- Hacer las pruebas de rigor requeridas a toda actualización del sistema en el ambiente de
pruebas antes de llevarlo al sistema en producción.
- En caso de no tener acceso dedicado a Internet leer como mínimo tres veces al día el buzón de
correo asignado en DIGITAL WARE S. A.
- Entregar y asesorar al Usuario Coordinador, las estructuras de datos necesarias para preparar la
información que se requiera migrar al nuevo sistema de información. Esta información se entrega
con copia al interventor del contrato.
- Verificar mediante sentencias SQL la integridad referencial de la información migrada, en caso
de que el motor de base de datos no la controle durante el proceso de cargue.
- Asistir a la reunión semanal para evaluar el avance del proyecto.
- Instalar el Software objeto del presente proyecto en los Equipos del Cliente. Esta instalación se
realizara una sola vez en el servidor de base de datos y de aplicaciones que el cliente designe. El
costo incurrido por instalaciones adicionales estará a cargo del Cliente.
- Capacitar al funcionario designado por el Cliente el procedimiento de instalación del sistema.
- Diagnosticar las causas de la falla técnicas.
Soporte Técnico
- Hacer las recomendaciones necesarias para su solución y en caso de que el cliente lo autorice
efectuar las acciones pertinentes.
- Dejar constancia escrita de las actividades realizadas en el formulario de consultoría, establecido
por DIGITAL WARE S. A.
- Solicitar al Representante de Sistemas la supervisión de las labores realizadas y la firma del
formulario de consultoría. Entregando copia al Interventor y al Director del Proyecto.
- Garantizar el apoyo de toda la organización DIGITAL WARE S. A. para lograr los objetivos del
proyecto.
- Proporcionar el recurso tecnológico requerido por el equipo de trabajo de DIGITAL WARE S. A.
- Velar porque la metodología expuesta en el presente documento sea cumplida por parte del
equipo de trabajo de DIGITAL WARE S. A.
- Garantizar que el grupo de trabajo designado por DIGITAL WARE S. A. sea idóneo para cumplir
con las tareas asignadas. Designar nuevos funcionarios a cambio de aquellos que el Interventor del
Proyecto solicite cambiar debido a su bajo rendimiento en las evaluaciones efectuadas por el
Cliente. Avalar las decisiones que se tomen referentes a parámetros de gran impacto en el sistema
(Definición de Empresas, Sucursales, Tipos de Operación, Centros de Costo, Proyectos, Tipos de
Gerente de Productos y Conceptos de Nomina).
Consultoría - Revisar los requerimientos que salgan a lo largo del proyecto, verificando que los documentos
anexos al formato de Solicitud de requerimiento “F-GT-001” estén debidamente documentados y
las especificaciones sean claras.
- Recibir la correspondencia formal de los Directores de proyecto y organizarla en el fólder del
correspondiente proyecto.
- Verificar el cumplimiento de las metas y tomar los correctivos necesarios en caso de detectar
incumplimientos. Estos inconvenientes deben ser registrados en el formato “F-GA-006 –
Solicitud de Acción Correctiva y Preventiva”.
- Reportar en la reunión de la junta directiva el estado actual de los proyectos a su cargo.
- Asistir a la reunión mensual para evaluar el avance del proyecto.
- Cuando el Director de Proyecto lo requiera, asistir a la reunión semanal para evaluar el avance
del proyecto.
146
• Garantizar que se realicen las evaluaciones en el formato “F-GT-023 - Evaluación de consultoría” al
grupo de trabajo designado por DIGITAL WARE S. A. y hacerlas llegar en sobre sellado a las
instalaciones de DIGITAL WARE S. A.
• Verificar el cumplimiento de las actividades a cargo del cliente.
• Garantizar el suministro o digitación, con personal del cliente y en los tiempos acordados en el
cronograma, de toda la información necesaria para el óptimo funcionamiento del software.
• Estudiar oportunamente toda la documentación entregada por funcionarios de DIGITAL WARE S. A. y
en caso de estar en desacuerdo, comunicarlo por escrito al Director de Proyecto con copia al Gerente
de Consultoría.
• Filtrar los requerimientos de usuarios finales.
• Comprometer al usuario final.
• Mediar en caso de presentarse diferencias entre Consultores y Usuarios Finales
• Asistir a la reunión semanal para evaluar el avance del proyecto.
• Asistir a la reunión mensual para evaluar el avance del proyecto.
• Coordinar las actividades del grupo de trabajo.
• Brindar Asesoría al grupo de usuarios del Grupo empresarial.
• Avalar el informe de avance semanal (formato “F-GT-021”) requerido por DIGITAL WARE S. A. junto
con el Interventor del Proyecto, el cual va dirigido al Representante Legal del Cliente o superior del
interventor.
Director de Proyecto
• El Director de Proyecto debe conservar copia de toda la correspondencia enviada.
• Hacer seguimiento al cronograma de actividades del proyecto reflejando porcentaje de avance de las
actividades, cumplidas, pendientes y atrasadas, con el fin de tomar a tiempo los correctivos
necesarios.
• Asistir a la reunión semanal para evaluar el avance del proyecto.
• Asistir a la reunión mensual para evaluar el avance del proyecto.
• Supervisar y coordinar la labor de los usuarios del software.
• Asistir a las exposiciones de Conceptos Básicos del Sistema, Integración de Módulos y Funcionalidad
General de los Módulos a su cargo.
• Revisar y aceptar mediante acta, el contenido de la parametrización final del sistema.
• Revisar y aceptar mediante acta, los Casos Prueba con los cuales se verificara el correcto
funcionamiento del sistema.
• Entregar la información que se requiera migrar al nuevo sistema en el formato requerido por DIGITAL
WARE S. A.
Usuario Coordinador • Estudiar oportunamente toda la documentación entregada por funcionarios de DIGITAL WARE S. A. y
en caso de estar en desacuerdo, comunicarlo por escrito al Director de Proyecto con copia al
Interventor del Proyecto.
• Elaborar el Documento de Alcance del módulo a su cargo.
• Cuando sea requerido por el Director o por el Interventor del Proyecto, asistir a la reunión semanal
para evaluar el avance del proyecto.
• Cuando sea requerido por el Director o por el Interventor del Proyecto, asistir a la reunión mensual
para evaluar el avance del proyecto.
• Definir con la asesoría del Consultor la parametrización del sistema.
• Ingresar la parametrización al sistema.
• Entregar al Usuario Coordinador la parametrización del módulo a cargo en los formatos impresos
generados por el nuevo sistema para que este proceda a aprobarlos.
• Diseñar junto con el Usuario Coordinador el conjunto de Casos Prueba con los cuales se verificara el
correcto funcionamiento del sistema.
• Desempeñar las actividades encomendadas por el Consultor a cargo del módulo a implantar.
Usuario Líder • Estudiar oportunamente toda la documentación entregada por funcionarios de DIGITAL WARE S. A. y
en caso de estar en desacuerdo, comunicarlo por escrito al Director de Proyecto con copia al
Interventor del Proyecto.
• Replicar funcionalidad a usuarios finales.
• Brindar soporte funcional de primer nivel a usuarios finales.
• Filtrar errores antes de ser reportados oficialmente a DIGITAL WARE S. A.
• Prestar soporte funcional de primer nivel a usuarios finales cuando el proyecto haya culminado.
• Cuando sea requerido por el Director del Proyecto o por el Interventor del Proyecto, asistir a la
reunión semanal para evaluar el avance del proyecto.
Representante de • Garantizar el buen funcionamiento de los recursos de hardware y software de compromiso del
Sistemas cliente.
• Estudiar oportunamente toda la documentación entregada por funcionarios de DIGITAL WARE S. A. y
en caso de estar en desacuerdo, comunicarlo por escrito al Director de Proyecto con copia al
Interventor del Proyecto.
• Garantizar que se efectúen por parte del cliente las copias de respaldo de la Información
concerniente al proyecto como: Programas Objeto, Base de Datos, Archivos con información a migrar
147
y la información que el Director de Proyecto y el Interventor del Proyecto requiera.
• Verificar y ejecutar las sentencias SQL de modificación a la base de datos entregados formalmente
por DIGITAL WARE S. A. Nota: DIGITAL WARE S. A. no responde por pérdida de información del
Cliente ocasionada por mala operación de programas o errores de ejecución de sentencias SQL.
• Registrar en una bitácora las actualizaciones que se efectúen al software o a la base de datos.
• Filtrar problemas técnicos antes de reportarlos a DIGITAL WARE S. A.
• En el momento que los proveedores de software operativo (Motores de bases de datos, sistema
operativo, software de comunicaciones) liberen modificaciones o actualizaciones, antes de proceder
a instalarlas se debe dar aviso a DIGITAL WARE S. A. para proceder a certificar el buen
funcionamiento del Software objeto de este proyecto bajo el nuevo ambiente.
Representante de
Organización y • Encargado de ajustar y documentar los procedimientos administrativos del Cliente acorde con el
Métodos nuevo sistema de información.
Digital Ware presenta la descripción general del Plan de Capacitación ofrecido, para la
Implantación de la solución KACTUS-HR para el manejo de la Nómina, Administración de Salarios y
de Gestión Humana.
A continuación se mencionaran aspectos generales del plan de capacitación, así como el detalle de
cada uno de los cursos ofrecidos, participantes, duración y materiales.
Idioma
ESPAÑOL. La capacitación ofrecida, así como las guías, ayudas didácticas y otros están en idioma
ESPAÑOL.
Enfoque de los Recursos
Teórico X
148
Práctico X
Medios y Ayudas para la Capacitación
Medios Magnéticos X
Documentos Físicos X
Otros X
Enfoque de la Capacitación
La capacitación está orientada a cumplir las demandas de cada uno de los usuarios de la
organización acorde con los roles que desempeñan. En la descripción de los cursos de
capacitación se especifica a quiénes está dirigido.
Documentos entregados para la capacitación
Para el proceso de capacitación se entregan las guías de capacitación con las cuales se garantiza
el cumplimiento de esta actividad y el conocimiento necesario por parte de los usuarios.
Certificaciones
Se entregará certificación de Aprobación y Asistencia a los participantes que aprueben los cursos
descritos.
149
21.4.1. CAPACITAR CONCEPTOS BÁSICOS
Luego se hace una exposición general de los módulos que componen el sistema, en donde se
realiza la exposición de integración del sistema en el se muestra la forma como se comunican unos
módulos con otros, haciendo especial énfasis en las relaciones de precedencia que se deben tener
en cuenta al momento de parametrizar la aplicación.
Adicional a los funcionarios que el interventor del contrato designe Digital Ware recomienda La
asistencia de los usuarios coordinadores de cada módulo de esta capacitación ya que esta es la
base para entender y definir correctamente la parametrización del sistema.
Para esta exposición el Coordinador de proyecto debe hacer uso de la Presentación de Integración
del Sistema preestablecida por el departamento de capacitación y documentación de Digital Ware.
En esta actividad el usuario final visualiza por primera vez las opciones del sistema. El consultor
explica con la ayuda de un Video Beam la funcionalidad de cada una de las pantallas que
conforman el módulo siguiendo la secuencia:
1. Transacciones
2. Procesos
3. Parámetros
150
4. Relación de reportes
Esta capacitación la recibirá con más detalle el usuario final en la fase de construcción. En este
punto es importante comprender a fondo la funcionalidad de las pantallas y la incidencia de los
parámetros.
El objetivo de realizar la evaluación al usuario final del sistema, es garantizar que la operación del
sistema se realice por personal que realmente cuenta con los conocimientos necesarios para
realizar con éxito las operaciones requeridas por el sistema para generar información de calidad.
Al finalizar este ciclo de capacitaciones se efectúan las evaluaciones a usuarios finales acorde con
los formatos preestablecidos por el Departamento de Capacitación y Documentación de Digital
Ware.
151
• Creación listado de contratos/EPS/IPS.
Prerrequisitos: Profesional del • Creación del listado de ocupaciones.
Área con conocimientos básicos • Creación listado de departamentos, municipios,
de computadores barrios/veredas.
• Creación listado de médicos/especialidades
• Creación listado de diagnostico.
• Creación de listado de causa externa.
• Creación de listado de procesos.
• Creación de lista de bancos.
• Codificación de camas.
• Formatos.
• Consecutivos.
• Listado de procedimientos.
• Tipos de usuarios.
• Concepto del servicio.
• Finalidad del servicio.
• TRANSACCIONES
• Manejo de las autorizaciones.
• Control de topes.
• Actualización del diagnostico.
• Formatos.
• Abonos.
• Censo diario.
• Manejo de cama.
• Datos del afiliado.
• Casos.
• Ajuste de estancias.
• Cambio de servicio.
• Pre-Admisión.
• Anulación de ingresos.
• Reportes.
• Ingresos.
• Reversión salida.
• Ubicación de pacientes.
PROCESOS
• Manejo en el ingreso del paciente proceso de
Admisiones, Hospitalización, Urgencias,
Tratamiento especial y Triage.
• Ubicación de pacientes.
REPORTES
• Control de topes.
152
• Censo diario.
• Reporte paciente por responsable.
• Pacientes orden alfabético.
• Ingresos por usuario.
• Egresos.
• Certificado atención medica.
• Pacientes en habitación.
• Censo detallado.
• Ingresos.
• Análisis de ingresos.
• Certificado de atención.
• Ingreso de pacientes.
• Formato para presentación de cuentas.
• Manilla de pacientes.
• Admisión por tipo de atención.
• Hosvital Report.
Ayudas Computadores, Tablero, Manuales, Ayudas HTML.
Perfil Usuario Líder, Usuarios Funcionales
153
• Ambulatorios.
• Laboratorios.
• Terapias.
• Procedimientos no quirúrgicos.
• Imágenes diagnosticas.
• Inmunizaciones.
• Corrección resultados
REPORTES
• Resultados por procedimiento.
• Procedimientos no quirúrgicos.
• Historia clínica por rango de fechas, por rango de
folios, por enfermería, por certificado médico, por
epicrisis en ingresos, por CTC, por resultados, por
descripción quirúrgica.
• Resultados por interconsultas.
• Resultado.
• Plantilla normal.
• Autorización.
• Consentimiento informado.
• Reporte encuesta.
• Imprimir Autorización.
• Interconsultas.
• Hosvital Report.
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154
• Monitoreos.
• Medicamentos.
• Unidades de medida.
• Imágenes diagnosticas.
• Procedimientos.
• Interconsultas.
• Incapacidades.
• Contingencias.
• Resultados.
TRANSACCIONES
• Programación de salas.
• Descripción quirúrgica.
• Record anestésico.
• Facturación, anulación de autorizaciones.
PROCESOS.
• Turnos.
• Programación de cirugía.
• Descripción quirúrgica.
• Hoja de gasto.
• Record anestesia.
• Facturar.
• Programación diaria.
• Actividad Qx diaria.
• Resumen procedimiento Qx.
REPORTES
• Preparación de la cirugía.
• Programación diaria de cirugías.
• Programación quirófanos.
• Signos vitales.
• Evolución por médico.
• Orden de suministros de control.
• Ordenes médicas.
• Consentimiento informado.
• Ordenes de laboratorio.
• Descripción quirúrgica.
• Actividad diaria salas de Qx.
• Resumen de procedimientos Qx.
• Parte operatorio.
• Hoja de gasto.
• Record anestesia.
• Procedimientos quirúrgicos.
155
• Monitoreo record anestesia.
• Epicrisis.
• Parte operatorio.
• Hosvital Report.
Ayudas Computadores, Tablero, Manuales, Ayudas HTML.
Perfil Usuario Líder, Usuarios Funcionales
156
• Códigos de barra.
• Productos por genéricos.
• Reimprimir despacho.
• Despacho códigos de barra.
• Devolución código de barras.
• Stock paciente.
• Perfil farmacológico.
REPORTES
• Formula medicamentos de control.
• Despacho de productos por fechas y bodegas.
• Despacho consolidado por suministro.
• Despachos directos.
• Despacho de remisión.
• Despacho de farmacia.
• Devolución de farmacia.
• Devoluciones de farmacia por causas.
• Devolución de paquetes.
• Reimprimir devoluciones.
• Reimprimir despachos.
• Manejos de medicamentos de control.
• Despachos parciales.
• Movimiento de inventario
• Precios de suministros agrupados por genérico y
portafolio.
• Reporte pendiente devoluciones.
• Despacho paquetes de cirugía.
• Factura grafica POS.
• Perfil farmacoterapeutico.
• Perfil farmacoterapeutico de ordenes medicas.
• Precios de suministros agrupados por genérico y
portafolio.
• Hosvital Report.
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Perfil Usuario Líder, Usuarios Funcionales
157
Prerrequisitos: Profesional del • Cuidados enfermería
Área con conocimientos básicos • Monitoreo.
de computadores. TRANSACCIONES
• Devolución de suministros a farmacia.
• Pedidos de suministros.
PROCEDIMIENTOS
• Procedimientos.
• Suministros.
• Ordenes de enfermería.
• Aplicación de medicamentos.
• Cuidados de enfermería.
• Notas en la evolución del paciente.
• Control en la ejecución de los cuidados al paciente.
REPORTES
• Signos vitales
• Historia clínica.
• Hoja de notas enfermería.
• Pedido de enfermería.
• Hoja de gasto.
• Plan cuidado de enfermería.
• Dietas por servicio.
• Devolución de suministros a farmacia.
• Consulta externa evolución.
• Lista de pacientes con admisión.
• Control facturación por paciente.
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Perfil Usuario Líder, Usuarios Funcionales
158
PROCEDIMIENTOS
• Aplicación de medicamentos.
• Cuidados de enfermería.
• Notas en la evolución del paciente.
• Control en la ejecución de los cuidados al paciente.
• Cuidados en el control de líquidos.
REPORTES
• Signos vitales.
• Ingreso del paciente.
• Historia clínica.
• Hoja de notas enfermería.
• Pedido de enfermería.
• Hoja de gasto.
• Plan cuidado de enfermería.
• Dietas por servicio.
• Devolución de suministros a farmacia.
• Consulta externa evolución.
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Perfil Usuario Líder, Usuarios Funcionales
159
PROCEDIMIENTOS
• Historia clínica Urgencias.
• Historia clínica hospitalización.
• Historia clínica Psiquiatría.
• Historia clínica consulta externa.
• Proceso completo de farmacia.
• Procedimientos.
REPORTES
• Historia clínica por paciente,
• Historia clínica por área.
• Historia clínica por fechas.
• Resúmenes de historia,
• Epicrisis.
• Recomendaciones.
• Dietas.
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Perfil Usuario Líder, Usuarios Funcionales
160
• Aplicación de abonos.
• Control de topes.
• Traslado cargos de factura.
• Liquidación especial.
• Ajuste de estancias.
• Ventas directas.
• Unificación cargos.
• Facturación capitación.
REPORTES
• Cargos por médico.
• Cargos por tercero.
• Control copago.
• Liquidación especial de facturación.
• Recibo de caja.
• Devolución abonos.
• Recibo de caja por reingreso.
• Cierre de caja.
• Facturas.
• Facturas ventas directas.
• Factura POS orden hospitalaria.
• Ordenes de servicio.
• Entrega de turno.
• Consecutivo facturas.
• Cotización suministros.
• Cotización asistencial.
• Furips.
• Furcen.
• Furtran.
• Fusoat.
• Reclamación SOAT.
• Autorización de atenciones.
• Formato cotización asistencial.
• Auditoria ordenes de servicio facturada
agrupada.
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Perfil Usuario Líder, Usuarios Funcionales
161
usuarios Operativos con atender, facturar o incumplimiento de una cita.
conocimientos del Área. • Modificar resultados.
• Días hábiles.
Prerrequisitos: Profesional del • Disponibilidad médica.
Área con conocimientos básicos TRANSACCIONES
de computadores. • Facturación.
PROCEDIMIENTOS
• Control de citas médicas.
• Confirmar una cita.
• Aplicación de abonos.
• Asignación de citas medicas.
• Trasladar una cita.
• Planes de beneficio.
• Confirmar, facturar y confirmar una cita.
• Asignar citas para procedimientos.
• Facturar procedimientos.
• Facturar suministros.
• Aplicación de abonos.
• Salida del paciente.
• Cita grupal ó junta médica.
• Agenda de medico por fecha.
• Citas incumplidas con ó sin pago.
• Cancelar citas médicas reservadas, confirmadas
(siempre y cuando no hayan sido atendidas.
• Se pueden cancelar facturas (siempre y cuando
no hayan sido atendidas y cuando la respectiva
factura ya se encuentre anulada).
REPORTES
• Cita médica.
• Agenda citas por médico.
• Agenda citas para el día.
• Gastos por accidente.
• Programación de citas por médico.
• Reimprimir resultados.
• Recibo abono para las citas incumplidas.
• Certificado atención admisión.
• Hosvital Report.
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Perfil Usuario Líder, Usuarios Funcionales
162
PARAMETRIZACIÓN
Este curso esta orientado a • Días hábiles
usuarios Operativos con • Disponibilidad medica.
conocimientos del Área. TRANSACCIONES
• Historia clínica.
Prerrequisitos: Profesional del • Enfermería
Área con conocimientos básicos PROCEDIMIENTOS
de computadores. • Procesar una cita como cumplida ó incumplida.
REPORTES
• Resultados por procedimiento.
• Historia clínica por rango de fechas, folio.
• Historia clínica enfermería.
• Epicrisis por ingresos.
• Certificado médico víctimas de accidentes.
• CTC.
• Resultados de procedimientos.
• Descripción Quirúrgica.
• Reimprimir resultados.
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163
usuarios Operativos con • Distribución de terceros.
conocimientos del Área. • Puntos de ruta.
• Usuarios a los puntos de ruta.
Prerrequisitos: Profesional del • Asociación entre los puntos de ruta.
Área con conocimientos básicos • Parámetros generales.
de computadores. TRANSACCIONES
• Facturación.
PROCEDIMIENTOS
Generación de facturas.
Envíos internos.
Confirmación de envíos.
Remisión de cuentas.
Radicación de cuentas.
Consultas de envíos.
Consulta de facturas.
Gráficos de estados de factura.
REPORTES
o Envió de documentos.
o Consulta de facturas.
o Movimiento hoja de ruta.
o Informe punto de ruta.
Ayudas Computadores, Tablero, Manuales, Ayudas HTML.
Perfil Usuario Líder, Usuarios Funcionales
164
• Consultas de envíos.
• Consulta de facturas.
• Gráficos de estados de factura.
• Control de copagos.
• Control de topes.
• Control consultas a HC.
REPORTES
• Autorizaciones de atención.
• Historia clínica por rango de fechas, folio.
• Historia clínica enfermería.
• Epicrisis por ingresos.
• Certificado médico víctimas de accidentes.
• CTC.
• Resultados de procedimientos.
• Descripción Quirúrgica.
• Autorizaciones de servicio.
• Envió de documentos.
• Consulta de facturas.
• Movimiento hoja de ruta.
• Informe punto de ruta.
• Control de copagos.
• Control consultas Historia clínica.
• Autorizaciones por empresa.
• Censo diario.
• Formato de autorizaciones.
• Hosvital Report.
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Perfil Usuario Líder, Usuarios Funcionales
165
• Generación RIPS por fecha.
• Crear, modificar y eliminar remisiones.
• Radicación de cuentas.
• Glosas.
• Recepción de glosas.
• Respuesta de glosas.
• Notificación EPS.
• Respuesta Notificación.
• Conciliación glosas.
• Conciliación glosa sin notificación.
• Acta conciliación glosas.
• Notas de facturación.
• Notificación EPS.
• Respuesta notificación.
• Descuentos.
• Castigo de cartera.
• Consultas de gestión.
• Nota debito
• Pagos facturas en otros sistemas.
REPORTES
• Factura.
• Respuesta de glosas.
• Historia clínica.
• Nota crédito de glosa.
• Acta conciliación glosas.
• Conciliación glosa.
• Consulta de facturas.
• Grafico estados de la factura.
• Factura agrupada por tipo de procedimientos.
• Informe detallado de glosas.
• Informe de facturación y glosas.
• Reporte por fecha recepción de glosas.
• Motivos de glosas
• Liquidación topes por usuario.
• Reporte glosas tercero.
• Respuesta a notificación de glosas.
• Facturas radicadas por empresa.
• Facturas consolidadas RIPS.
• Recepción de glosas por periodo.
• Factura compraventa.
• Hosvital Report.
166
Computadores, Tablero, Manuales, Ayudas HTML.
Perfil Usuario Líder, Usuarios Funcionales
CURSO HOSVITAL - P Y P
CONTENIDO GENERALIDADES
PARAMETRIZACIÓN
Este curso está orientado a • Programas y actividades.
usuarios Operativos con • Actividades por consultorios.
conocimientos del Área. • Consultorios.
PROCEDIMIENTOS
Prerrequisitos: Profesional del • Planeación P y P.
Área con conocimientos básicos • Control de citas medicas promoción y prevención.
de computadores. • Agenda médica P y P.
• Cancelación o anulación de citas.
REPORTES
• Reimprimir resultados.
• Hosvital Report.
Ayudas Computadores, Tablero, Manuales, Ayudas HTML.
Perfil Usuario Líder, Usuarios Funcionales
167
Este curso está orientado a • Egresos.
usuarios Operativos con • Ingresos por usuario.
conocimientos del Área. • Ingresos.
• Pacientes por responsable.
Prerrequisitos: Profesional del • Pacientes en habitación.
Área con conocimientos básicos • Pacientes orden alfabético.
de computadores. • Censo detallado.
• Análisis de ingresos.
• Porcentaje ocupación camas.
FACTURACIÓN
• Informe por concepto.
• Liquidación de Qx.
• Estado de cuenta.
• Pacientes con autorización.
• Utilización de camas.
• Facturas sin trámite.
• Indicadores facturadores.
• Admisiones no facturadas.
• Liquidación topes por usuario.
• Estancia por paciente.
• Facturación detallada.
• Productos por remisión.
• Unificación facturas.
• Facturas por contrato.
• Auditoria tarifas.
PISTAS DE AUDITORIA
• Facturas por paciente.
• Facturación por usuario.
• Informe diario de caja.
• Recibos no aplicados.
• Relación facturas anuladas.
• Ingresos a facturar.
• Auditoria de interface.
• Bodega de datos.
ESTADISTICAS
• Morbilidad.
• Mortalidad.
• Natalidad.
• Notificación obligatoria.
• Producción.
IMPRESOS CONSOLIDADOS
168
• Reporte por diagnóstico.
• Reporte por procedimiento.
• Suministros por costo.
• Facturación por empresa.
• Facturación por régimen.
• Gestión de contratos.
• Despacho insumos y medicamentos.
• Facturas ventas directas.
• Reporte ventas.
• Procedimientos por c. costos.
• Factura emp-contrato.
• Reporte por suministro.
• Facturación por sede.
• Facturación por c. costo.
• Reporte por funcionario.
• Medicamentos control.
• Informe 3.4
GESTIÓN ASISTENCIAL
• TRIAGE
Por causa externa.
Por profesional.
Por contrato.
Por sintomatología.
Tiempos Triage.
Triage Vs diagnóstico.
APOYO TERAPEUTICO
Tiempos Paraclínicos.
Tiempos interconsulta.
AUTORIZACIONES
Tiempos autorizaciones.
ADMISIONES
Pacientes rem. por periodo
Pacientes Hosp. por servicio.
Pacientes egresados por motivo.
Reingresos.
Parte diario emergencias.
CITAS MEDICAS
Usuario por inasistencia.
Productividad médico.
Productividad consultorio.
Atención citas medico.
169
Atenciones por empresa.
Citas especialidad – grupo.
Diagnósticos.
Productividad especialidad.
Reporte consulta externa.
Información todos los servicios.
Producción diaria por profesional.
Consolidado morbilidad.
Consolidado mensual por unidad operativa.
Partes diarios odontología.
Partes diarios vacunación.
ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS
• Glosas detalladas.
• Consolidado glosas.
• Análisis rem. auditoria.
• Facturación glosada.
• Ven. Cuentas por cobrar.
• Auditorias notas crédito.
• Res. Cargos facturados.
• Análisis sem. Facturación.
• Análisis envió recepción.
• Anexo Tec. Nº 8
FARMACIA
• Causa de no despacho.
CIRUGIA
• Procedimiento por cirujano.
• Procedimiento realizado por sala.
• Facturación.
• Facturación estimada.
HOSVITAL REPORT
PYP
• Estado programa PyP
• Indicadores.
• Act. / prog por Empresa.
• Estadística programada.
• TBC.
DE LEY
- 062 Y 056
- 412
- SISMED
Ayudas Computadores, Tablero, Manuales, Ayudas HTML.
170
Perfil Usuario Líder, Usuarios Funcionales
171
Carga factura POS.
Ayudas Computadores, Tablero, Manuales, Ayudas HTML.
Perfil Usuario Líder, Usuarios Funcionales
172
CONTENIDO GENERALIDADES
PARAMETRIZACIÓN
Este curso esta orientado a TABLAS BASICAS
usuarios Operativos con • Parámetros generales.
conocimientos del Área. • Grupo concepto radica
• Concepto radicación.
• Cuentas radicación.
Prerrequisitos: Profesional del
• Glosas radicación.
Área con conocimientos básicos
de computadores.
173
PLAN DE CAPACITACIONES OFRECIDO POR SEVEN ERP PARA LOS PROCESOS FINANCIEROS Y
ADMINISTRATIVOS.
CURSO GENERALIDADES DE INSTALACIÓN DEL SISTEMA
CONTENIDO
CONTENIDO
Este curso está orientado a usuarios • Barras de herramientas, generalidades del sistema.
Operativos con conocimientos profundos • Creación e inactivación de usuarios, definición de
del Área. perfiles, creación de programas, definición del
menú, políticas de cambio de clave, ingresos por
Prerrequisitos: Profesional del Área con horarios, etc.
conocimientos funcionales. • Impuestos, Tipos de operación, interfaces,
terceros, agenda, alertas, planos, estructuras,
ítems, etc.
174
CURSO GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Este curso está orientado a usuarios Operativos Definición del árbol de productos, unidades de
con conocimientos sólidos del Área. medida, factores de conversión, Pedidos, entradas,
salidas, traslados, conteo físico, auxiliares, Kardex,
Prerrequisitos Haber asistido a la capacitación de existencias, seriales, importación, etc. Generación
SEVEN GENERALIDADES SO. de las distintas opciones de reportes que ofrece el
modulo.
175
Prerrequisitos Haber asistido a la opciones de reportes que ofrece el modulo.
capacitación de SEVEN GENERALIDADES SO.
• CONTABILIDAD: Cuentas contables, homologación,
manejo de centro de costos / tercero / proyecto /
área, Declaraciones, indicadores financieros,
medios magnéticos, certificados, auxiliares,
balances, estados de resultados, etc.
PRESUPUESTO: presupuesto inicial,
presupuesto aprobado, adiciones, reducciones,
traslados, CDP, compromiso, obligación, pago,
reintegros, cuentas por pagar, reservas,
liberaciones, ejecución, plan anual de caja.
Generación de las distintas opciones de
reportes que ofrece el modulo.
PROCESOS
(Cálculo análisis salarial, procesos planta de
personal, Cargos Ocupados, vacantes, Estados
de cargos, Tipos de Cargos, Centros de Costo).
REPORTES
176
Nomina,
Entidades,Evaluaciones,Convocatorias,
Administración LEY 100, etc)
TRANSACCIONES
(Novedades, Incapacidades, Embargos,
Ausentismos, Tiempos, Vacaciones, Cesantías,
Planta etc)
PROCESOS
(Liquidación de Nómina. Interfase Contable,
Seguridad Social,
Prestaciones Sociales, Liquidación Definitiva,
etc)
REPORTES
(Desprendible de Nomina, Resumen de
Nomina, Certificado
de Ingresos y Retenciones, Seguridad Social,
etc)
Ayudas Computadores, Tablero, Manuales,
Ayudas HTML.
Perfil Usuario Líder, Usuarios Funcionales
PROCESOS
• REPORTES
177
de costo, periodo evaluado, periodos
acumulados, etc.)
• autorizaciones, egresos, ingresos, consignaciones,
traslados, conciliación bancaria, cajas menores,
anticipos, flujo de caja, pago por transferencia,
control de cheques, formas de pago, etc. .
AYUDAS • Tablero, Manuales, Ayudas HTML, Ejercicios.
24. GARANTIA
178
Generadas por la evolución tecnológica, aparte de tener cambios de ley cuenta con
mejoras de funcionalidad del producto en cuanto a optimización y tiempo de respuesta.
Cada versión que se libera de los productos trae con ella una serie de cambios de funcionalidad y
tecnología que han sido producto de la investigación realizada por el grupo de desarrollo y
tecnología de DIGITALWARE. Utilizando herramientas como el Benchmarking, nuestros clientes
tienen la oportunidad de participar sugiriendo mejoras y nuevas posibilidades al producto, eso
hace que tengamos un mejoramiento continuo, significativo en cada una de nuestras versiones y
en las cuales todos nuestros clientes se ven beneficiados.
Vía Internet: Es posible ingresar por medio de un usuario, y bajar las actualizaciones de los
productos de forma autónoma y comparar las versiones del cliente con los nuevos desarrollos.
Soporte: Se cuenta con una mesa de ayuda que permite brindar el servicio de soporte de
acuerdo con los niveles de servicio establecidos. En el caso de agotar las posibilidades del
medio telefónico o correo electrónico, se brindara soporte presencial.
Soporte Personalizado: Con el fin de garantizar que el sistema se adapte a los cambios en
los procesos asistenciales que se generen en el CLIENTE o nuevos requerimientos
necesarios para la optima prestación del servicio de salud a nivel nacional, el contrato de
soporte y mantenimiento incluye la asignación de dos (2) ingenieros de desarrollo y dos (2)
consultores con asignación permanente, este equipo de profesionales se asignan con el fin
de garantizar el tiempo de respuesta requerido por el CLIENTE para los cambios de ley,
ajustes en procesos o nuevas funcionalidades que se requieran por parte del CLIENTE.
Para optimizar el tiempo de los recursos los requerimientos solicitados por el CLIENTE serán
analizados por las partes y se establecerá el cronograma de trabajo de acuerdo con las
179
prioridades establecidas y las características técnicas y funcionales de dichos
requerimientos.
Por medio de este Contrato anual, el usuario final siempre contará con un apoyo continuo
por parte de DigitalWare para el correcto manejo y funcionamiento de HOSVITAL-HS,
SEVEN-ERP y/o KACTUS-HR.
180
PROPUESTA ECONÓMICA
181
26. CONDICIONES COMERCIALES - INVERSIÓN DEL PROYECTO
Se establece que la actualizacion y soporte de las herramientas durante los primeros cuatro (4)
años se encuentra incluido en la propuesta actual y de este año en adelante el valor anual del
mantemiento sera el valor correspomdienta al 20% del valor del licenciamiento, incremetado
anualmente (apartir del segundo año) , en el valor del IPC mas cinco (5) puntos porcentuales año,
es decir los calculos se realizaran partiendo del valor de XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
182
1. Cambios regulatorios de acuerdo con las normas que se expidan
2. Nuevas versiones de los módulos contratados
3. Servicio de soporte de los clientes, desde nuestras instalaciones tanto telefónico como
conexión e-mail.
4. Soporte Internet WEB
5. Soporte presencial de acuerdo con los niveles de escalamiento
1. 100% Del Valor de las Licencias al momento de la firma del contrato y entrega del
documento de Licencia por parte de DigitalWare.
NOTA: Los costos descritos anteriormente no tienen incluido el impuesto del IVA
Digital Ware es el proveedor exclusivo del SOFTWARE HOSVITAL-HS, SEVEN-ERP y/o KACTUS-HR
(modelo de datos, ocx, componentes, librerías, ejecutables, fuentes), así como de sus futuras
versiones, desarrollos, adaptaciones, mejoras, anexos, logotipos, documentación y otros
productos relacionados.
Nada en la presente oferta y el contrato que pueda generarse podrá entenderse como una cesión
total ni parcial sobre los derechos de Digital Ware. EL CLIENTE se obliga a respetar estos
derechos, y a no usar indebidamente la marca, signos, nombre, logos, materiales, software ni
cualquier otro derecho del CONTRATISTA; limitándose al uso estrictamente necesario para la
ejecución de este acuerdo.
En la presente oferta Digital Ware se obliga a la entrega de los Códigos fuentes para que puedan
ser modificados por parte del CLIENTE para su uso en los siguientes casos:
183
1. En caso que el Software HOSVITAL-HS, SEVEN-ERP y/o KACTUS-HR sean descontinuados a nivel
mundial en todas sus versiones, o que la compañía desarrolladora salga del mercado, se declare
en quiebra o sea comprada o absorbida por otra empresa que maneje otras condiciones y no
exista en el mercado una empresa facultada por los propietarios de los Derechos de Autor que
brinde los servicios de mantenimiento, soporte y actualización del sistema.
2. En caso que el CLIENTE se quede sin ninguna opción viables de soporte externo a nivel mundial
en términos de nuevas versiones, desarrollo, nuevos módulos o nuevas funcionalidades.
3. En caso que por cambios en la plataforma de software el CLIENTE requiera migrar el software sin
que exista ninguna opción viable de soporte externo a nivel mundial para el efecto.
Cada vez que el fabricante libere una nueva versión de HOSVITAL-HS, SEVEN-ERP y/o KACTUS-HR,
los códigos fuentes de la misma serán entregados a la empresa que tiene el almacenamiento y
custodia de los mismos con el fin de garantizar al CLIENTE que los códigos se encuentran
actualizados a la última versión disponible.
30. CONFIDENCIALIDAD
184