REALIZAR FACTIBILIDAD A SOLICITUDES DE OBRAS CIVILES EN EL NEGOCIO FIJO CÓDIGO

Macroproceso: Proceso: Subproceso:

Diseñar y Construir infraestructura Configurar y activar los servicios Asignar los recursos especificos del servicio
O2.2.2-P15

Objetivo: Definir y ejecutar la factibilidad para las solicitudes tanto internas como de entes externos de obras civiles requeridas para el negocio fijo.
Alcance: Aplica para para la Gerencia de Ingeniería planta externa y las gerencias divisionales del negocio fijo, desde que se recibe la solicitud de obra civil, hasta que se analiza y se aprueba o niega la
ejecución de la obra civil.
Clasificación:Uso Interno

ENTRADA
Solicitud entes
Solicitud de
ÁREA gubernamental
RESPONSABLE obra civil
es y/o terceros
a

2
Recibir formato de 1 Informar al solicitante
¿El formato se
estudio iniciativa obra que el formato no fue ¿Se requieren
encuentra debidamente C
civil y verificar que NO SI ajustes al NO
debidamente diligenciado o los
este debidamente documento?
diligenciado? ajustes requeridos
diligenciada 1
INGENIERO DE
PLANEACIÓN DE b SI NO
GERENCIA DE INGENIERÍA PLANTA EXTERNA

A
RED - PROYECTOS
3 7
Enviar solicitud al
Enviar solicitud al ¿Es una solicitud jefe de calidad y ¿La solicitud de
coordinador de NO del área de red SI productividad para su obra civil se SI b
proyectos planta externa? verificación y aprobo?
aprobación
1 1

4 6
Informar al ingeniero
¿Se requieren de planeación de red
Verificar y evaluar
ajustes al SI los ajustes requeridos
solicitud y presupuesto para continuar con el
documento?
proyecto
1
COORDINADOR
IMPLEMENTACIÓN NO
- PROYECTOS
5 a
Informar al Ingeniero
de Proyectos resultado
de la verificación
PLANTA EXTERNA
SUBDIRECCION

B 8 9
Informar al ingeniero
JEFE DE CALIDAD Revisar la información de planeación de red la
Y PRODUCTIVIDAD registrada en la aprobación o no
solicitud de Obra Civil aprobación del
proyecto
1
1

1 Formato solicitud de obra civil 2 Formato Cotización Obra Civil 3 Plano con diseño de infraestructura y cartera digitalizada

Responsable de procedimiento: Aprobó: Gerente Ingeniería Planta Externa Versión Página 1 de 8

Coordinador de proyectos Fecha: 01-Dic-2014 0 Soporte Procesos: omar.penuela
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Macroproceso: Proceso: Subproceso:
Diseñar y Construir infraestructura Configurar y activar los servicios Asignar los recursos especificos del servicio
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ÁREA RESPONSABLE
GERENCIA DE INGENIERÍA PLANTA

¿La solicitud de
B obra civil se NO C
aprobo? D
EXTERNA

INGENIERO DE NO
PLANEACIÓN DE SI
RED - PROYECTOS
10 22 23 24
Elaborar presupuesto
Generar OT e ID del Verificar informe final y e incluir en el acta de ¿Se requieren Notificar los ajustes al
proyecto para replanteo acta de constitución del constitución del ajustes a los SI ingeniero responsable
y/o VOC proyecto proyecto documentos? de los documentos
(Ver nota)
PINFO 4 5 1 3

Elaborar o ajustar y 21
INGENIERO DE
enviar informe final y
IMPLEMENTACIÓN/
acta de constitución del NO
INGENIERO DE
INFRAESTRUCTURA
proyecto
(Ver nota) 2 3
GERENCIA TÉCNICA DIVISIONAL

4 5

11 20 19
Asignar aliado e Enviar información ¿Se debe enviar
interventor para el al ingeniero de información al Ing. Cerrar ID de replanteo
infraestructura para SI
proyecto y documentar elaboración del informe de y/o VOC
en el sistema final Infraestructura?
PINFO 2 3 PINFO
INGENIERO DE SI
IMPLEMENTACIÓN
12 16 17
Informar al coordinador Recibir y verificar la Solicitar al aliado los
¿La información
del aliado la tarea a información envida por NO ajustes a la información
es correcta?
realizar el aliado enviada
1 2 3

13
Coordinar cuadrilla
ALIADO –
SUPERVISOR Y/O
de aliado para realizar
INTERVENTOR la VOC y/o replanteo de
canalización
ALIADO

Ejecutar VOC y/o 14 Generar y enviar 15 18

ALIADO/CUADRILLA replanteo de cotización junto con Ajustar información y
canalización, levantar el informe de la VOC
DE OC Y
información de y/o replanteo de enviar al ing.
REPLANTEO infraestructura y canalización responsable
cartera (Ver nota) 2 3 2 3

Página 2 de 8
4 Informe final 5 Formato acta de constitución del proyecto 6 Formato solicitud de APU´s
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ÁREA RESPONSABLE
GERENCIA DE INGENIERÍA
DE PLANEACIÓN PLANTA

GERENTE DE
TÉCNICA DIVISIONAL
EXTERNA/GERENCIA

INGENIERÍA PLANTA 26 27 30
EXTERNA/GERENTE Informar al ingeniero
Revisar acta de de planeación de red la Firmar acta de
TÉCNICO/ LÍDER DEL
constitución del aprobación del acta o constitución del
PROYECTO/ proyecto proyecto
COORDINADOR los ajustes a realizar
IMPLEMENTACIÓN – 1 5 5
PROYECTOS

25 28 29 31
Enviar acta para Enviar acta de
Ajustar acta de ¿Se requiere Notificar al Ingeniero de
D revisión a los constitución del
constitución del SI ajustar el acta de NO Infraestructura para
interesados del proyecto para firma a
proyecto constitución? gestión de viabilidades
proyecto los interesados
5 5 5
INGENIERO DE
PLANEACIÓN DE RED
GERENCIA DE INGENIERÍA PLANTA EXTERNA

- PROYECTOS
33
Diligenciar solicitud ¿El proyecto es ¿El ente publico o
negociación APU para SI mayor a 200 SI privado otorgo el NO F
compras SMLV? permiso?
6

NO
Enviar permisos de 32 Solicitar
los entes al ingeniero viabilidades para
INGENIERO de planeación
E proyectos o los oficios el uso de
INFRAESTRUCTURA
informando la No infraestructura de
viabilidad 7 8 terceros

GERENTE DE 34
INGENIERÍA PLANTA Firmar solicitud y
EXTERNA/ enviar al área de
COORDINADOR compras para su
IMPLEMENTACIÓN gestión
PROYECTOS 6
SOLUCIONES FIJAS
GERENCIA DE
COMPRAS

Gestionar
ANALISTA DE
solicitud de
COMPRAS
compra

Página 3 de 8
7 Resolución y/o oficio informando la viabilidad del proyecto 8 Oficio informando la NO viabilidad del proyecto
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ÁREA RESPONSABLE

F E

35 37
GERENCIA DE INGENIERÍA PLANTA EXTERNA

Generar ID para
Cerrar OT e ID creados implementación del
proyecto
PINFO PINFO

INGENIERO
PLANEACIÓN DE RED
- PROYECTOS

36 38
Notificar al solicitante Enviar asignación de ID
C la NO aprobación de la al ingeniero de
solicitud implementación

Gestionar
Solicitud de Solicitud de
SALIDA obra civil para obra civil no
ordenes de ID del proyecto
ajustes aprobada trabajo fibra
óptica

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Definiciones y Abreviaturas
ID: Identificador de proyecto dentro de los sistemas de gestión de IDE.

IdPE: Gerencia de Ingeniería de Planta Externa.

OC: Obra civil.

OT: Orden de trabajo.

PE: Gerencia Red Planta Externa.

PEN: Plan de Expansión Nacional – segmento masivo.

PINFO: Plan de implementación nacional de fibra óptica.

Replanteo de Canalización: Es el diseño en sitio de la infraestructura a construir de acuerdo a las características de terreno; el entregable es un plano en AutoCAD acompañado de
la respectiva cartera, un cronograma de ejecución y un cuadro de cantidades a ejecutar.

Share Point: Aplicación de Microsoft Office, es un conjunto integrado de funcionalidades de servidor que pueden ayudar a mejorar la eficacia de la empresa al proporcionar
administración de contenido y búsqueda empresarial globales, acelerar los procesos empresariales compartidos y facilitar el uso compartido de la información sin barreras, a fin de
obtener una mejor visión empresarial.

VOC: Visita de obra civil.

Normas
- No aplica.

Políticas
- Si la solicitud de OC es de construcción de red nueva y el presupuesto es inferior a $20.000.000 estos proyectos los aprueba y ejecuta el área de IdPE. Las iniciativas se deben
solicitar por medio del Formato de Solicitud de Obras Civiles junto con el correspondiente informe de sustentación.

- Si la solicitud de OC proyectada tiene un presupuesto superior a $ 20.000.000 inferior a 200 SMMLV estos proyectos los aprueba y ejecuta el área de IdPE. Las iniciativas se deben
solicitar por medio del Formato de Solicitud de Obras Civiles junto con Informe de Sustentación Proyecto y Acta de Constitución.

- Si la solicitud de OC proyectada tiene un presupuesto superior a 200 SMMLV estos proyectos los aprueba y ejecuta el área de IdPE. Una vez aprobada la solicitud se envía al área de
compras para que realicen la correspondiente negociación con los Aliados. Se solicitan por medio del Formato de Solicitud de Obras Civiles junto con Informe de Sustentación Proyecto
y Acta de Constitución.

- Si la OC a ejecutar son iniciativas que provienen de actividades de mantenimiento se deben clasificar y tendrán las siguientes disposiciones:

 Iniciativa puntual: Cuando la actividad es puntual y no refiere más de 10 unidades o repetición de actividad al mes, esta actividad debe ser aprobada y ejecutada por PE y NO
requiere solicitud, no se realizará generación de OT e ID por IdPE.

 Iniciativa recurrente: Cuando la actividad es recurrente y refiere más de 10 unidades o repetición de actividad al mes, esta actividad debe ser aprobada por PE y ejecutada por el
IdPE requiere solicitud de OC. Se debe generar la correspondiente OT e ID y efectuar el correspondiente seguimiento.
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Políticas

- Todas las iniciativas que provengan de actividades de mantenimiento deben ser autorizadas por PE sin importar los montos y formas de ejecución.

- Si la información enviada a la transversal NO está completa, sustentada y autorizada por el Gerente Técnico Divisional se debe retornar al solicitante y se reiniciará la gestión
nuevamente.

- Los tiempos de respuesta a las solicitudes son:

 Verificación de cumplimiento de requisitos de las solicitudes de OC: 1 día hábil.

 Aprobación de replanteo de canalización y/o VOC PE o IdPE: 4 días hábiles.
 Replanteo y VOC: 3 días hábiles una vez ejecutado.
 Aprobación del acta de constitución del proyecto IdPE: 6 días hábiles.
 Una vez terminado el replanteo, la divisional cuenta con 3 días hábiles para la conformación de acta de constitución.
 Negociación con Compras: 18 días hábiles.

- Los responsables de la solicitud, verificación, aprobación y ejecución de las iniciativas de OC y proyectos finales son: Ver Anexo. Matriz de responsabilidades.

- Ningún trabajo se puede iniciar si no cuenta con la respectiva OT e ID en cada una de sus fases.

- El Ingeniero de planeación proyectos debe generar una OT por proyecto y un ID para replanteo de canalización y/o VOC y otro ID para ejecución de OC, si se requieren actividades
complementarias como: Tendidos de FO, empalmeria, migración, etc., se mantendrá la OT y se debe generar un ID para cada una de sus fases.

- Las acta de constitución de los proyectos solicitados por la divisional deben contar con todas las firmas responsables de aprobación ya sean físicas o digitales.

- Para proyectos de PEN, no se requiere la generación del acta de constitución (segmento masivo).

Notas aclaratorias al procedimiento y anexos

- Actividad 15. Los formatos de digitalización en los que el aliado debe entregar los planos del levantamiento son Small World y/o ACAD y las carteras en archivo de Excel esto para el
replanteo de canalización y para la visita de obra civil se debe entregar en el formato de cotización obra civil. Estos documentos deben ser enviados al ingeniero de implementación
para aprobación.

- Actividad 21. La responsabilidad de la elaboración de los documentos (informe final y el acta de constitución del proyecto) en algunas de las ciudades esta a cargo del ingeniero de
infraestructura.

- Actividad 23. El presupuesto se puede elaborar sin importar que el ingeniero de planeación proyectos tenga observaciones al acta de constitución del proyecto, igualmente el acta es
enviada para que se realicen los ajustes correspondientes.

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Notas aclaratorias al procedimiento y anexos

-Anexo. Matriz de responsabilidades

MATRIZ DE RESPONSABILIDADES
RED EXISTENTE PLANEACION – RED NUEVA
ACTIVIDAD
DIVISIONAL PE DIVISIONAL TRANSVERSAL
Jefe Coordinador
Aprobación solicitud OC Gerente Técnico Infraestructura Gerente Técnico Implementación
PE Proyectos
Coordinador Coordinador Coordinador Coordinador
Aprobación de replanteo de
Implementación Implementació Implementación Implementación
canalización y/o VOC
Proyectos n Proyectos Proyectos Proyectos
Ejecución de replanteo de
Ingeniero Implementación
canalización y/o VOC
Ing. Ing.
Jefe Ingeniero
Acta de constitución del Infraestructura o Infraestructura o
Infraestructura Planeación
proyecto Ing. Ing.
PE Proyectos
Implementación Implementación
Verificación acta de
Ingeniero Planeación Proyectos
constitución del proyecto
Coordinador Coordinador Coordinador Coordinador
Aprobación acta de
Implementación Implementació Implementación Implementación
constitución del proyecto
Proyectos n Proyectos Proyectos Proyectos
Aprobación presupuesto Gerente IdPE

Ejecución proyecto Ingeniero Implementación

Ingeniero Ingeniero Ingeniero Ingeniero
Seguimiento proyecto Planeación Planeación Planeación Planeación
Proyectos Proyectos Proyectos Proyectos

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Controles del procedimiento

1 1
Manual Automático

Tipo de  Código de  Descripción de control 

Riesgo Responsable de control Frecuencia
control control (Qué, Cómo)

Que se aprueben
proyectos que no
generen valor para la
compañía y si costos
innecesarios para esta
Asegurar que las solicitudes de Obra Civil cumplan con Ingeniero de Planeación
todos los requisitos y que los proyectos que se Proyectos/Coordinador
Cada vez que se reciba
1 O2.2.2-P15-C01 aprueben generen ganancias para la compañía, Implementación
una solicitud de OC
verificando que los estudios realizados y los Proyectos/Gerente de Planta
presupuestos proyectos sean correctos Externa

Control de versiones

Fecha de 
Versión Cambio realizado Aprobada por (cargo y nombre)
cambio
Gerente de Planeación Planta Externa - Luis
0 Version inicial. 1-dic-2014
Eduardo Peña Clavijo

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