ACTIVIDAD No.

Describa todas las características que deben observarse en la redacción del

informe de auditoría.

Estrategias sugeridas:

• Sustente el desarrollo en la guía didáctica.

• Puede incorporar otras características mediante la consulta de textos
relacionados.

Los requisitos o características del informe son:

Objetividad: Se deben presentar los comentarios, conclusiones y

recomendaciones de manera veraz, objetiva e imparcial.

Los comentarios deben contener suficiente información sobre lo tratado, para

proporcionar al lector la perspectiva apropiada, el objetivo es producir informes
equitativos o razonables.

El auditor debe cuidarse de exagerar o enfatizar demasiado en la ejecución

deficiente de las operaciones anotadas durante la revisión.

Concisión: Los informes deberán incluir los resultados de la auditoría y no

contendrán detalles excesivos, palabras, oraciones, párrafos o secciones que no
concuerden claramente con las ideas expuestas.

El exceso de detalles afecta el concepto principal del informe, causa problemas en

la lectura de los informes por parte de los usuarios, por lo tanto, debe evitarse los
párrafos largos y complicados.
El hecho de que un informe sea conciso, no significa que su contenido sea corto,
lo que se quiere es que su contenido sea breve, ya que muchos informes pueden
ser amplios porque las circunstancias así lo requieren; sin embargo no deben
incluir hechos impertinentes, superfluos o insignificantes.

Claridad: Quiere decir que el informe se pueda leer y entender con facilidad,
para que el informe sea efectivo, debe presentarse tan claro y simple como sea
posible. Es importante la claridad porque la información contenida en el informe
puede ser usada por otros funcionarios y no sólo por los directamente vinculados
al examen.

La redacción se efectuará en estilo corriente y fácil de seguir a fin de que el

contenido sea comprensible, evitando en lo posible el uso de terminología técnica
o muy especializada.

No se debe presuponer que los usuarios tienen conocimientos técnicos detallados,

los esfuerzos en el estilo de redacción deben estar dirigidos a que el significado
sea claro.

Deben evitarse errores gramaticales, faltas ortográficas y expresiones populares

en el informe.

La claridad y simplicidad, significan introducir sin mayor dificultad en la mente del

lector del informe, lo que el Auditor ha escrito. A veces lo que ocasiona la
deficiencia de claridad y simplicidad del informe es precisamente la falta de
claridad en los conceptos que el Auditor tiene en mente, es decir, no hay una cabal
comprensión de lo que realmente quiere comunicar, asimismo cuando el informe
está falto de claridad, puede dar lugar a una doble interpretación, ocasionando de
este modo que, se torne inútil y/o pierda su utilidad.
Cumplir con todos los atributos: Señalar expresamente el criterio incumplido,
norma o disposición no observada y los otros elementos del comentario.

Evidencia suficiente: Los hallazgos deben estar debidamente sustentados. La

suficiencia y pertinencia de la evidencia le brindan al auditor criterios para definir
exactamente la cantidad de documentación necesaria.

Tono constructivo: El tono de los informes, deberá provocar una reacción

favorable a las conclusiones y recomendaciones.

Los comentarios y las conclusiones, se presentarán en forma clara y directa. El

auditor debe considerar que su objetivo, es obtener la aceptación de la entidad y
provocar una reacción favorable, la mejor manera de lograrlo es evitar un lenguaje
que genere sentimientos defensivos o de oposición. Las observaciones serán
presentadas con una perspectiva justa, considerando todas las circunstancias que
rodearon al hecho observado.

El informe del Auditor no debe limitarse solamente a exponer los aspectos

deficientes o negativos; también incluirá información sobre los aspectos positivos o
satisfactorios de las operaciones examinadas, siempre que sean significativos y
justificables.

Importancia relativa: Los hallazgos que se incluyen en un informe deben

constituir condiciones reportables, deben ser importantes para justificar que se los
comunique y merecer la atención de los usuarios. La utilidad y efectividad del
informe disminuye, cuando se incluyen asuntos de poca importancia, porque
tienden a distraer la atención del lector en hechos no relevantes.

Escriba imparcialmente: No deje que sus inclinaciones personales influyan en la

redacción del informe, utilice un tono objetivo, enfoque las evidencias y cifras
objetivamente, cualquier inclinación reduce la credibilidad de su trabajo, si emite
su punto de vista en su trabajo, hágalo frontalmente.

Ponga cuidado en el orden y el contenido: La organización lógica y la

presentación de los hallazgos paso a paso, son los requerimientos más
importantes para lograr el éxito en la redacción del informe.

Este seguro que su informe no tenga errores mecanográficos ni aritméticos:

Cuide que el informe tenga un formato que luzca atractivo, a primera vista muchos
lectores reaccionan favorablemente al ver un documento que tenga sus páginas
escritas sin errores aritméticos y que esté bien organizado. Una escritura
desordenada y márgenes inadecuados pueden reducir la buena impresión
respecto a la calidad del informe.

Pensamiento claro y conciso: Las ideas vagas y confusas, siempre reflejan

inseguridad del auditor, para lograr el éxito organice sus ideas.

Prefiera usar los verbos en forma activa, que en forma pasiva: Los
documentos son más interesantes y efectivos, cuando se usa la voz activa. “La
entidad X provee servicios” es más objetivo que, “Los servicios provistos por la
entidad X”.

Evitar palabras excesivas y material ajeno al tema: Elimine las palabras

redundantes y frases innecesarias. Alguna vez puede utilizar repeticiones, para
así lograr un mayor efecto, pero no lo haga inconscientemente.

Evite abreviaturas y siglas: Si va a usar una sigla, esté seguro que la primera
vez que lo haga, esté incluido el término completo y con la sigla dentro de un
paréntesis. En general las abreviaciones deben ser omitidas, su uso demuestra
que es perezoso para escribir todas las palabras.
No use comparaciones implícitas: Pocas cosas molestan más al lector que
leer una comparación implícita o que se considere sobreentendida.

Use términos precisos: Prefiera dar un número específico o un porcentaje, a

dar solo un término indefinido como “varios”, “unos cuantos”. Esto es importante
en la redacción del informe, donde una omisión implica una falta de información.

La exactitud, es esencial en todo Informe, no solamente en lo referente a cifras,

sino en cuanto a hechos. El contenido del Informe debe estar sustentado en
evidencias susceptibles de ser demostradas en cualquier circunstancia; por
consiguiente el informe no debe contener conceptos errados. Nuestra misión
respecto a la exactitud, es presentar información digna de creencia y confiabilidad,
es decir que no genere duda, porque si esto último ocurriera, el Informe perdería
su validez y como consecuencia podría devenir en demérito para el profesional.

Oportunidad: Los informes, deben ser oportunos, de modo tal que la

administración de la empresa pueda tomar acción inmediata, los informes
atrasados pierden valor a pesar de hubieran sido muy bien preparados; en
consecuencia los asuntos pendientes de solución que ocasionan demoras, deben
tratarse a su debido tiempo durante el trabajo de campo; y, es preferible sacrificar
la forma de su presentación, en beneficio de la oportunidad, en casos especiales.

Utilidad: El Informe es útil cuando informa lo que la empresa solicitó, es decir,

si el contrato fue examinar el área de ventas, pues debemos informar sobre esa
área, de tal manera que la empresa conozca la situación, los problemas, las
conclusiones, recomendaciones y otros aspectos de interés; esto es justamente lo
que el informe debe satisfacer realmente para que la empresa pueda tomar
decisiones adecuadas y en consecuencia se aprecie la utilidad del informe; sobre
el particular, es bueno recalcar que toda deficiencia comentada, debe ir
acompañada de su correspondiente recomendación.
Integridad: Además de las características o requisitos ya indicados, el informe
debe ser Integral, es decir, no debe emitirse informes por separado, además debe
contener todos los elementos o partes que lo integran, desde la introducción hasta
las recomendaciones, con el fin de tener una información completa.

ACTIVIDAD No. 2

Describa cada uno de los elementos principales del informe de auditoría de

gestión de la calidad y justifique su incorporación en este documento.

Estrategias sugeridas:

• Haga referencia a la Norma ISO 19011.

• Señale la importancia de incluir todos y cada uno de los elementos en el

informe. Ejemplo: los objetivos se deben incluir porque definen la orientación
del examen de auditoría.

• Hay otros elementos que en la guía didáctica se señala a continuación de los

anteriores y que igualmente pueden formar parte del informe. Por favor, señale
a su criterio, porque razón se incorporarían los siguientes:

Los planes de acción del seguimiento acordados

Las opiniones divergentes.

DESARROLLO

Los elementos principales del informe de auditoría de gestión de la calidad son

(cláusula 6.2.2):
1. Objetivos de auditoría.- Están definidos en los términos de referencia del
contrato o en la orden de trabajo y pueden incluir la determinación del grado de
conformidad del sistema de gestión del auditado, evaluación de la capacidad
del sistema de gestión, evaluación de la eficacia del sistema de gestión,
identificación de áreas de mejora potencial del sistema de gestión. El cliente
de la auditoría deberá definir los objetivos de la auditoría, cualquier cambio de
los mismos, deberá acordarse por las mismas partes.

Este elemento se debe incluir porque definen la orientación del examen de

auditoría, es decir qué es lo que se va a lograr con la misma.

2. Alcance de la auditoría.- Describe la extensión y los límites de la auditoría,

tales como ubicación, unidades de la organización, actividades y procesos a
ser auditados, así como el periodo de tiempo cubierto por la auditoría. El
alcance debe definirse entre el cliente de la auditoría y el auditor líder.

Se debe incluir porque brinda a todos los involucrados la oportunidad de

reportar la información pertinente.

3. Identificación del cliente de la auditoría.- Permite discernir entre quien

contrata el servicio de auditoría y el auditado o responsable de las áreas
examinadas. El plan debería ser revisado y aceptado por el cliente de la
auditoría y presentado al auditado antes de que comiencen las actividades de
la auditoría in situ.

Se debe incluir porque el cliente define los objetivos de la auditoría y el

auditado es quien debe proporcionar la información.

Al auditado se le debe incluir porque es el responsable de la puesta en práctica

de las acciones correctoras exigidas por los descubrimientos del informe final
de auditoría.
4. La empresa responsable de gestionar el programa de auditoría, debe designar
un líder del equipo auditor para cada auditoría específica y deberá ser
responsable de la preparación y del contenido del informe de auditoría. Su
labor es dirigir, gestionar y controlar la auditoría de principio a fin; por lo tanto,
debe poseer las habilidades y la experiencia general para que esta función
pueda llevarse a cabo.

Se debe incluir al líder del equipo auditor porque es el que asumirá la

responsabilidad de todo el grupo y responderá cualquier inquietud en el
transcurso del examen.

Cuando se considere viable, se debe seleccionar a los miembros del equipo

auditor, teniendo en cuenta la capacidad para interactuar eficazmente con el
auditado y trabajar conjuntamente, asegurarse de la independencia del equipo
auditor con respecto a las actividades a auditar y evitar conflicto de intereses,
habilidades propias del auditor. El deber principal del equipo de auditoría es
producir la información que ha sido especificada por el cliente y que conseguirá
el resultado exigido de la auditoría, tal como viene definido por el alcance de la
misma.

Se debe incluir la identificación del equipo de auditoría para garantizarse la

competencia necesaria para lograr los objetivos de la auditoría, a través del
conocimiento y habilidades que tiene el equipo auditor y serán los
responsables de la recogida de la información de la auditoría, la evidencia
objetiva, el análisis de estos datos, el redactado y comunicación de las
conclusiones de la auditoria que se presentan en el informe de ésta.

5. Las fechas y los lugares donde se realizaron las actividades in situ deben
guardar relación con el plan de auditoría, aprobado y conocido por el cliente y
auditado, previo al inicio de las actividades in situ.
 Se debe incluir porque permite conocer las fechas y lugares de la realización
de la auditoría, reuniones de apertura y cierre, reuniones intermedias entre
equipo auditor y auditados, detección de hallazgos de no conformidades u
observaciones, tiempo estimado para realización de acciones correctivas,
comprobación de eficacia de las mismas.

6. Los criterios de auditoría hacen referencia a todos los requisitos exigidos en

la normativa de calidad, aplicables a los procesos de la empresa y puede
incluir políticas, procedimientos, normas, leyes y reglamentos, requisitos del
sistema de gestión, requisitos contractuales o códigos de conducta de los
sectores industriales o de negocio aplicables. Los criterios deben definirse
entre el cliente de la auditoría y el auditor líder y cualquier cambio en los
mismos, deberá acordarse por las mismas partes.

Se debe incluir porque se utilizan como una referencia frente a la cual se

determina la conformidad.

7. Los hallazgos de auditoría, es el desarrollo de los comentarios con los

atributos completos y pueden denominarse observaciones y no conformidades.
Constituye el trabajo en sí del auditor y es la evidencia evaluada frente a los
estándares de auditoría, que vienen determinados en la normativa de calidad.

El sólo hecho de comparar la realidad con las condiciones exigidas en la

normativa de calidad genera un hallazgo.

Se debe incluir porque permiten identificar una oportunidad de mejora y

servirán para la fase de seguimiento y monitoreo, así como también para
auditorías o exámenes posteriores.
8. Las conclusiones de auditoría, son juicios profesionales del auditor basados
en los hallazgos luego de evaluar los atributos y obtener la opinión de la
entidad. Se refieren a irregularidades, deficiencias o aspectos negativos
encontrados con respecto a las operaciones, actividades o asuntos
examinados, descritos en los comentarios correspondientes. En las
conclusiones no se repetirá lo descrito en el comentario y se utilizará un estilo
adecuado de redacción que le permita tener una apreciación objetiva del hecho
comentado. Las conclusiones deben ser claras y no dejar al usuario del
informe la tarea de interpretarlas.

Se debe incluir porque podrían dar fundamento al establecimiento de acciones

correctivas.

Los siguientes elementos se podrían incorporar porque....

• Los planes de acción del seguimiento acordados

• Las opiniones divergentes

 ACTIVIDAD No. 3

Investigue otras herramientas para la identificación de problemas y generación de

soluciones, además de las que se desarrollaron en la guía didáctica. .

Estrategias sugeridas

• Recurra a otros textos relacionados o a direcciones de Internet.

• Deben ser al menos tres.

• Una de ellas podría estar incluida en el cuadro que consta en la guía didáctica.
Evite describir las que ya se detallaron.

DESARROLLO
 ACTIVIDAD No. 4

Señale tres problemas u oportunidades de mejora que existan en la empresa en la

que usted trabaja o en una que conozca. Para cada uno, defina una acción
correctiva y una acción preventiva.

Estrategias sugeridas

• Las acciones correctivas solucionan el problema (el incendio).

• Las acciones preventivas atacan la causa raíz del problema, es decir impiden
que este vuelva a producirse.

Como ejemplo:

• En un proceso de adquisiciones no participaron los proveedores calificados

por la empresa de acuerdo a sus requisitos de calidad.

• Acción correctiva: suspender ese proceso de adquisiciones. Si deja esta

recomendación, con seguridad volverá a ocurrir.

• Acción preventiva: no atender ningún proceso de adquisiciones que

incumpla este requisito.

DESARROLLO
 ACTIVIDAD No. 5

Prepare una solicitud de acción correctora.

Estrategias sugeridas

• Verifique la relación de fechas.

• La descripción de la no conformidad, de la acción correctora emprendida y la

comprobación de la eficacia de la acción, deben incluir evidencia documental y
por lo tanto hacer referencia a ella.

• El formato consta en la guía didáctica.

• No realice un ejemplo similar al de la guía.

• No olvide la relación directa que debe existir entre los requisitos, la cláusula de
la norma ISO 9001 y el resto de elementos.

• Concluya señalando la importancia de este documento en el proceso de

auditoría.

DESARROLLO