DOCUMENTE DE EVIDENȚĂ

Definitie:
 Documentele sunt acte scrise intocmite pentru operatii economice sau financiare, la locul
si in momentul efectuarii lor, cu scopul de a dovedi existenta acestor operatii precum si
pentru alte evenimente care au loc in unitate.
Importanta:
 Documentele servesc pentru consemnarea unor date si informatii proprii circuitului
economic al patrimoniului unei intreprinderi.
 Documentele au ca baza efectuarea inregistrarii in contabilitate.
 Se utilizeaza pentru intocmirea altor documente ce se inregistreaza in contabilitate
(documente comulative).
 Servesc la efectuarea controlului economic si financiar pentru apararea patrimoniului.
 Constituie mijloace pentru depistarea unor nereguli in gestiune (ex: lipsuri, sustrageri de
bunuri, efectuarea de cheltuieli si plati fara baza legala)
 Asigura respectarea disciplinei financiare si contractuale
 Reprezinta mijloace de proba in justitie pentru descoperirea adevarului

Clasificarea documentelor de evidenta

1. Dupa trasaturile caracteristice ale operatiilo economice si financiare
Documentele de evidenta se clasifica dupa urmatoarele criterii:
a) documente privind imobilizarile:
- imobilizari corporale
- imobilizari necorporale
- imobilizari financiare
b) active circulante:
- materiale: stocurile (nota de receptie si constatare de diferente, bon de consum)
c) disponibilitati banesti: chitanta, dispozitie de plata-incasare
d) salarii si alte drepturi cuvente personalului : lista de avans chenzial, stat de plata, ordin de
deplasare, etc .
e) vanzari: factura fiscala, aviz de insotire a marfii
f) corespondenta: registru pentru secretariat
g) arhiva: registru de arhiva
2. Dupa functia si caracterul pe care il indeplinesc
a) documente de dispozitie:
- sunt documentele prin care se transmite ordinul de a efectua o anumita operatie.
ex: ordin de plata-comanda, etc.
b) documente justificative sau de executie:
- cuprind date cu privire la executia unei operatii economice.
ex: factura fiscala, chitanta, bonul de consum.
c) documente mixte:
- cuprind insusirile documentelor de dispozitie si executie.
ex: aviz de insotire a marfii.
3. Dupa numarul operatiilor economice pe care le contin documentele

1
a) documente singulare:
- cuprind o singura operate (chitanta).
b) documente comulative:
- consemneaza mai multe operatii asemanatoare (jurnal de vanzari-cumparari)
4. Dupa momentul intocmirii si rolul lor
a) documente primare:
- se intocmesc in momentul si la locul efectuarii operatiilor economice si financiare.
b) documente singulare
- se intocmesc pe baza documentelor primare.
5. Dupa locul unde se intocmesc si circula
a) documente interne:
- se intocmesc in cadrul unitatii si raman in interiorul ei, altele se intocmesc in interior si circula
in exterior.
b) documente externe:
- se intocmesc in alte unitati si circula si in interior si in exteriorul acesteia (ex: factura fiscala).
6. Dupa sfera de aplicare
a) documente generale:
- sunt documentele folosite de toate unitatile (ex: chitanta).
b) documente specifice:
- se uitilizeaza numai de anumite unitati patrimoniale in functie de ramura de activitate
7. Dupa forma de prezentare
a) documente tipizate:
- se gasesc pe formulare tip fiind obligatorii
b) documente netipizate:
- se intocmesc pe formulare specifice fiecarei unitati patrimoniale (ex: cererea).
8. Dupa regimul de tiparire si utilizare
a) documente cu regim special:
- sunt documentele care sunt intocmite pe baya unor dispozitii legale si pentru care exista
reguli de utilizare si evidenta, acestea se prezinta sub forma de carnete care sunt numerotate si
parafate. Pentru acestea unitatea tine o evidenta operativa (ex: factura fiscala, cecurile de
numerar, chitanta).
b) documente fara regim special:
- sunt cele uzale si se folosesc cu respectarea normelor de intocmire, circulatie si
respectare (ex: ordin de plata).
c) documente cu reglementari expresii:
- sunt documentele utilizate pentru anumite operatii economico-financiare (ex: timbre,
carnete de munca).
9. Dupa modul de intocmire si rolul lor
a) documente justificative:
- se intocmesc la locul si in momentul efectuarii operatiilor economice si financiare, sunt
semnate de persoanele care le+au intocmit, verificat si inregistrat. Documentele dovedesc
efectuarea unor operatii si angajeaza obligatii, raspunsuri si drepturi privind existenta si miscarea
elementelor patrimoniale.
b) documente de evidenta contabila:
- sunt registre contabile care stocheaza si pastreaza anumite informatii proprii ale unitatii
(ex: registru jurnal, registru carte mare).

2
c) documente de sinteza si raportare contabila:
- cumuleaza si transmit informatii spre exteriorul unitatii.

Intocmirea. Verificarea. Circuitul. Pastrarea Si Arhivarea Documentelor De

Evidenta

Intocmirea

Se poate face manual sau cu mijloace moderne, astfel incat acestea sa fie lizibile, fara
stersaturi, razaturi, modificari fara lasare de spatii libere etc. De regula se intocmesc la locul
unde se produce operatia respectiva. Se recomanda tipizarea documentelor, deoarece reduc
cheltuielile, volumul de ,unca si elimina paralelismul in intocmire si circulatie.

Verificarea documentelor

Reprezinta operatia premergatoare inregistrarii operatiilor in contabilitate si consta in a

controla respectarea conditiilor de forma si font care trebuie indeplinite.
Are ca scop inlaturarea unor greseli, astfel incat sa fie reflectata realitatea in contabilitate.
Verificarea poate fi de trei feluri:
a) din punct de vedere a formei
b) verificarea aritmetica
c) verificarea de font

Corectarea documentelor.
Presupune respectarea urmatoarelor reguli:
- se determina momentul cand s-a produs greseala pentru a fi recunoscuta (intocmire sau
prelucrare).
- se instiinteaza cei care au intocmit documentele.
- corectarea se face prin taierea cu o linie a textului sau a sumei gresite astfel incat sa se poata citi
ce s-a gresit, apoi se scrie deasupra textul sau suma corecta mentionandu-se pe document
corectura.
- datele corectate trebuie certificate prin semnaturile persoanei care a completat initial
documentul sau a corectorului daca eroarea s-a constatat la prelucrare.
- documentele cu privire la bani (registru de casa, chitanta, cec) nu se corecteaza, ele se anuleaza
si se pastreaza in carnetul respectiv cu mentiunea anulat.

Circuitul documentelor.
Intelegem miscarea succesiva a acestora prin diferitele compartimente ale
intreprinderii, din momentul intocmirii sau primirii in unitate si pana la predarea la arhiva.
Conditii de circulatie a documentelor:
- sa circule pe caile cele mai scurte.
- sa parcurga un traseu bine stabilit.
- miscarea documentelor sa fie continua pentru a nu crea cheltuieli inutile.
- sa ofere posibilitatea prelucrarii datelor cupreinse in document.

3
Arhivarea documentelor.

Documentele de evidenta se pastreaza in conditii bune in asa fel sa se asigure integritatea

lor o perioada de timp.Firmele trebuie sa aiba un compartiment denumit 'Arhiva', unde sa
pastreze documentele originale, copii, fotocopii, planse, planuri, schite si corespondente.
Arhivarea documentelor poate fi realizata in 2 locuri:
a)In arhiva curenta unde se pastreaza documentele in cursul anului financiar, la fiecare
compartiment.
b)In arhiva generala unde se predau documentele spre pastrare dupa inchiderea anului financiar.
Reguli de arhivare:
- Documentele se indosariaza, se numeroteaza.
- Se grupeaza cronologic si sistematic.
- Evidenta se tine cu ajutorul registrului de evidenta.
- Documentele de casa.
- Bilantul contabil.
- Balanta de verificare.
- Fisele de cont se pastreaza in fisete metalice astfel incat sa nu se deterioreze, distruga sau
sustraga pe raspunderea contabilului sef.
Daca utilizam calculatorul, arhiva se realizeaza cu ajutorul dischetelor, CD-urilor care
poarta denumirea de arhiva electronica.

COMPLETAREA DOCUMENTELOR
Documente completate:
- aviz de insotire a marfii
- factura fiscala
-chitanta
- bon de comanda – chitanta
- bon de comanda – chitanta cu TVA
- fisa de magazie a formularelor cu regim special
- registru numar de inventar
- fisa mijlocului fix
- proces verbal de receptie
- nota de receptie si constatare de diferente
- bon de consum
- bon de consum colectiv
- bon de predare, transfer, restituire
- fisa de magazie
- raport de gestiune zilnic
- registrul stocurilor
- lista de avans chenzinar
- ordin de deplasare – delegatie
- dispozitie de (plata, incasare) pentru casierie
- bon de vanzare si monetarul
- registru de casa
- ordin de plata

4
- bilet la ordin

Factura si factura fiscala

Se intocmeste manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, in trei exemplare, la livrarea
produselor, prestarii lucrarilor sau serviciilor, de catre compartimentul de desfacere, pe baya
dispozitiei de livrare, a avizului de insotire a marfii, sau a altor documente similare. Factura
fiscala se intocmeste de catre unitatile platitoare de TVA, iar Factura, de catre unitatile
neplatitoare de TVA.

Factura fiscala sau/si Factura sevesc ca:

- document pe baza caruia se deconteaza produsele, lucrarile si serviciile prestate;
- document de insotire a marfii pe timpul transportului;
- document de incarcare an gestiunea deneficiarului;
- document justificativ de contabilitate.

Chitanta
Se intocmeste in doua exemplare de catre casier, care semneaza de primirea sumei
respective.
Serveste ca:
- document justificativ privind incasarea unei sume in numerar de catre casieria unitatii;
- chitanta se inregisteraza im Registrul de casa si contabilitate;
- circula la platitor (exemplarul 1, cu stampila unitatii), iar exemplarul 2 ramane in carnet, drept
document de verificare a operatiunilor efectuare in registrul de casa;
- se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.
Bonul de comanda-Chitanta
Se intocmeste in trei exemplare de catre unitatile care presteaza lucrari si servicii. Bonul
de comanda-Chitanta se intocmeste de catre unitatile neplatitoare de TVA.
Servesc ca:
- document pentru confirmarea si evaluarea lucrarii de executat sau a bunului de reparat;
- documentul justificativ privind incasarea sumei de la cliet;
- document pentru determinarea volumului lucrarilor prestate si a materialelor consumate.
Bonul de comanda-Chitanta cu TVA
Se intocmeste in trei exemplare de catre unitatile care presteaza lucrari si servicii. Bonul
de comanda-Chitanta cu TVA se intocmeste de catre platitorii de TVA.
Servesc ca:
- document pentru confirmarea si evaluarea lucrarii de executat sau a bunului de reparat;
- documentul justificativ privind incasarea sumei de la cliet;
- document pentru determinarea volumului lucrarilor prestate si a materialelor consumate.
Fisa de magazie a formularelor cu regim special
- se utilizeaza in evidenta operativa a documentelor cu regim special.
- se intocmeste de catre persoana desemnata, intr-un exemplar, separat pentru fiecare fel de
formular cu regim special.
- se pastreaza la locul de depozitare al formularelor.

5
- serveste ca document de evidenta a intrarilor, iesirilor si a stocurilor de formulare cu regim
special ca si document de evidenta a formularelor cu regim special anulate.
- se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.
Fisa mijlocului fix
Se intocmeste intr-un exemplar de catre compartimentul financiar contabil pentru fiecare
mijloc fix sau pentru mai multe mijloace fixe de acelasi fel si de aceeasi valoare, fiind puse in
functiune in aceeasi luna si care au aceleasi cote de amortizare.
Se completeaza pe baza documentelor privind miscarea, modernizarea sau reevaluarea
mijloacelor fixe, precum: Proces-verbal de receptie, Bon de miscare, Proces verbal de scoatere
din functiune etc.
Cand formularul se foloseste ca fisa colectiva, mijloacele fixe se inscriu in tabelul de pe
verso, fiecare pe cate un rand, nefiind sortate pe locuri de folosinta. In coloana „Bucati”, intrarile
se inscriu in negru, iar iesirile, in rosu.

Procesul-verbal de receptie
Se intocmeste in trei exemplare si sta la baza inregistrarii in contabilitatea intrarilor de
imobilizari corporale (mijloace fixe).
Procesul-verbal de receptie este folosit in patru variante.
- Procesul-verbal de receptie se intocmeste pentru mijloacele fixe independente, care nu necesita
montaj si nici probe tehnologice, care se considera puse in functiune la data achizitionarii lor.
Exemple: utilaje pentru investitii, unelte, mijloace de transport, animale etc.
- Procesul-verbal de receptie provizorie se intocmeste pentru utilaje care necesita montaj, dar nu
si probe tehnologice, precum si pentru constructiile care nu deservesc procese tehnologice.
Aceste categorii de mijloace fixe se considera puse in functiune la data terminarii montajului,
respectiv la data terminarii constructiei.
- Procesul-verbal de punere in functiune se intocmeste pentru utilajele si instalatiile care necesita
montaj si probe tehnologice, precum si pentru constructiile care deservesc procese tehnologice.
Aceste categorii de mijloace fixe se considera puse in functiune la data terminarii probelor
tehnologice, respectiv la data terminarii constructiei.
- Procesul verbal de receptie finala se intocmeste pentru sondele folosite la extractia titeiului si
gazelor, precum si pentru sondele provenite din lucrarile geologice care au dat rezultate. Aceste
categorii de mijloace fixe se considera puse in functiune la intrarea lor in productie.
Nota de receptie si constatare de diferente
Se intocmeste in doua exemplare, la locul de depozitare sau in unitatea cu amanuntul, pe
masura efectuarii receptiei.
Daca la receptie se constata diferente, Nota de receptie se intocmeste in trei exemplare de
catre comisia de receptie legal constituita. Datele de pe veso-ul formularului nu se completeaza
decat atunci cand se constata diferente la receptie.
In cazul cand bunurile materiale sosec in transe, se intocmeste un formular pentru fiecare
transa, care se anexeaza apoi la Factura sau la Avizul de insotire a marfii.
Serveste ca:
- document pentru receptia bunurilor aprovizionate;
- document justificativ pentru intrare in gestiune si inregistrare in contabilitate;
- act de proba in litigiile cu furnizorii, pentru diferentele constatate la receptie.