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Sistema Nacional de Presupuesto: referido a la Ley de Gestión Presupuestaria del Estado que
comprende principios, normas, metodología y procedimientos que regulan el proceso
presupuestario y sus relaciones con las demás entidades del sector público.
Sistema Nacional de Abastecimiento: cuyas normas están referidas fundamentalmente a la
administración de almacenes, registro y control de bienes patrimoniales del Estado, proceso de
adjudicaciones y licitaciones, seguros y otros.
Sistema Nacional de Tesorería: cuyo objetivo es normar todo lo relacionado al manejo de los
fondos a través de las subcuentas del Tesoro Público; por ejemplo: apertura de cuentas bancarias,
transferencia de fondos, giro de cheques y principalmente el uso del FPPE.
Un documento debía de pasar por tres personas distintas y durante seis meses, no
estuvo listo a tiempo nunca.
Se organizo un grupo de personas, con el fin de identificar las causas de la demora
y buscar acciones de mejora para solucionar este y otros problemas.
Empezando la reunión, estas tres personas comenzaron a discutir sin escucharse, y
a pasar las culpas los unos a los otros.
¿El líder, les pidió que le explicarán uno a uno cuál era su participación en el
trámite del documento y los problemas con los que se encontraba?
La persona que lo elaboraba, lo hacía en un determinado formato y lo registraba en
su base de datos.
La persona que recibía este documento, tenía que volverlo a grabar en su base de
datos. previa modificación del formato, lo que le llevaba un buen rato.
La última persona del proceso, lo volvía a grabar en su base de datos y tenia que
abrirle expediente completo.
¿Así, desde la primera persona, se demoraba unos cinco días cuando debía de
estar en tres?
Tras escucharse entre ellos, de verdad, sin pelearse ni insultarse, se dieron cuenta
de que tenían tres bases de datos para el mismo documento y que parte de la
documentación del expediente ellos la generaban, sin pasarla a quien
correspondía, aparte de usar dos formatos distintos.
Una vez identificado el problema, el proceso se mejoró, pasaron a tener una base
de datos, y la documentación del expediente se le suministraba a la persona
adecuada una vez generada y solo utilizaban un formato.
Pasaron de tenerlo en cinco días a tenerlo en dos.
4. EXPLIQUE BREVEMENTE CADA UNO DE LOS PRINCIPIOS DE GESTION DE CALIDAD
PARA LAS RAMAS DEL PODER PUBLICO.
ENFOQUE HACIA EL CLIENTE: la razón de ser de las entidades es
prestar un servicio dirigido a satisfacer a sus clientes; por lo tanto, es
fundamental que las entidades comprendan cuáles son las necesidades
actuales y futuras de los clientes, que cumpla con sus requisitos y que
se esfuercen por exceder sus expectativas.
LIDERAZGO: desarrollar una conciencia hacia la calidad implica que la
alta dirección de cada entidad es capaz de lograr la unidad de propósito
dentro de ésta, generando y manteniendo un ambiente interno
favorable, en el cual los servidores públicos y/o particulares que ejercen
funciones públicas puedan llegar a involucrarse totalmente en el logro
de los objetivos de la entidad.
PARTICIPACIÓN ACTIVA DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS Y/O
PARTICULARES QUE EJERCEN FUNCIONES PÚBLICAS: es el
compromiso de los servidores públicos y/o de los particulares que
ejercen funciones públicas, en todos los niveles, el cual permite el logro
de los objetivos de la entidad.
ENFOQUE BASADO EN PROCESOS: en las entidades existe una
red de procesos, la cual, al trabajar articuladamente, permite generar
valor. Un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las
actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso.
ENFOQUE DEL SISTEMA PARA LA GESTIÓN: el hecho de
identificar, entender, mantener, mejorar y, en general, gestionar los
procesos y sus interrelaciones como un sistema contribuye a la eficacia,
eficiencia y efectividad de las entidades en el logro de sus objetivos.
MEJORA CONTINUA: siempre es posible implementar maneras más
prácticas y mejores para entregar los productos o prestar servicios en
las entidades. Es fundamental que la mejora continua del desempeño
global de las entidades sea un objetivo permanente para aumentar su
eficacia, eficiencia y efectividad.
ENFOQUE BASADO EN HECHOS Y DATOS PARA LA TOMA DE
DECISIONES: en todos los niveles de la entidad las decisiones
eficaces, se basan en el análisis de los datos y la información, y no
simplemente en la intuición.
8. RELACIONES MUTUAMENTE BENEFICIOSAS CON LOS
PROVEEDORES DE BIENES O SERVICIOS: las entidades y sus
proveedores son interdependientes; una relación beneficiosa, basada en
el equilibrio contractual aumenta la capacidad de ambos para crear
valor.
9. COORDINACIÓN, COOPERACIÓN Y ARTICULACIÓN: el
trabajo en equipo, en y entre entidades es importante para el desarrollo
de relaciones que beneficien a sus clientes y que permitan emplear de
una manera racional los recursos disponibles
TRANSPARENCIA: la gestión de los procesos se fundamenta en las
actuaciones y las decisiones claras; por tanto, es importante que las
entidades garanticen el acceso a la información pertinente de sus
procesos para facilitar así el control social