INTRODUCCIÓN

En este trabajo se mostrarán los pasos que se deben tener en cuenta en la

planeación y organización de las empresas.

Dando a conocer la clase de organización en la que se trabajará, identificando su

Plan Estratégico, usando herramientas como la MATRIZ DOFA con la cual se
facilitará la implementación de su mapa estratégico a seguir.
OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL:

Explicar los conocimientos adquiridos en la cátedra de Administración III con

relación al estudio y la práctica del proceso de Planeación, Organización y Control
de las empresas.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

 Entender los pasos y componentes del Plan Estratégico y del Mapa

Estratégico para aplicarlos en la empresa a constituir.
 Comprender el alcance de la utilización de la Matriz Dofa al crear las
estrategias a seguir en el logro de los objetivos de las empresas.
JUSTIFICACIÓN

En este trabajo reconocemos la importancia de los temas expuestos por el

docente en materia de Planeación y Organización de empresas.

Demostrando así que el conocimiento impartido por el docente ha sido adquirido

por los alumnos, es decir que esto se evidenciará en la presentación de la
empresa planteada.
PRESENTACIÓN

VENS SOLUCIONES LTDA.

Empresa prestadora de servicios, dedicada a las Asesorías y Consultorías de las

MIPYMES manufactureras de calzado de damas, en los procesos necesarios en la
constitución legal o el la legalización de las ya existente a nivel nacional, teniendo
como sede principal su oficina en la ciudad de Santa Marta.

UBICACIÓN:

Está ubicada en la Calle 17 No.5-40, Edificio Ceballos.

ASPECTO DEL MERCADO:

Haciendo referencia a la información obtenida del Ministerio de Proyección Social,

la Ciudad de Santa Marta, se encuentra en el sexto lugar a nivel nacional de las
ciudades con mayores posibilidades de desarrollo empresarial y turístico.

MERCADO OBJETIVO:

Nuestro servicio está dirigido a todas las personas naturales y/o jurídicas que
necesiten consolidarse de manera legal como organización, o aquellas que
deseen completar la documentación requerida para su legalización.

ESTUDIO DEL MERCADO

En Colombia, según la Ley para el Fomento de la Micro, Pequeña y Mediana

Empresa, Ley 590, las PYMES se clasifican así:

 Microempresa: Personal no superior a 10 trabajadores. Activos totales

inferiores a 501 salarios mínimos mensuales legales vigentes
  Pequeña Empresa: Personal entre 11 y 50 trabajadores. Activos totales
mayores a 501 y menores a 5.001 salarios mínimos mensuales legales
vigentes.
 Mediana: Personal entre 51 y 200 trabajadores. Activos totales entre 5.001
y 15.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes.

En la estructura empresarial de el Distrito Turístico de Santa Marta se cuenta con

15.767 unidades económicas, las cuales teniendo en cuenta esta clasificación se

encuentran registradas ante la Cámara de comercio de la ciudad de Santa Marta

de la siguiente manera: 95.47% son Microempresas, el 4.14% constituyen las

Pequeñas Empresas, y el 0.39% las grandes empresas (Marta, 2011).

De acuerdo con los requisitos legales establecidos por el Gobierno para el

funcionamiento de una actividad económica, toda empresa que pretenda ejercer o

funcionar como tal debe cumplir como requisitos 10 procesos en 7 entidades, en

cualquiera de las ciudades de nuestro país, estos procedimientos se realizan en:

Cámara de Comercio, DIAN, Gobernación, Secretaria de Hacienda, Secretaria de

Salud, Departamento Administrativo de Planeación y Bomberos.

La carencia de cualquiera de los siguientes procedimientos:

 Inscripción en el Registro Mercantil.

 Asignación del NIT.
 Matrícula de Industria y Comercio.
 Pago del impuesto de Rentas Departamentales de Antioquia para el caso
de sociedades (matrícula de persona natural no requiere el pago de este
impuesto).
  Certificado del RUT por primera vez sin necesidad de desplazarse a la
DIAN.
 Notificación de la apertura del establecimiento a Planeación Municipal, con
lo cual se informa a Bomberos y Secretaría de Salud.
 Certificado de Matrícula de Existencia y/o Representación Legal.

Coloca a cualquier empresa dentro del ámbito de la informalidad, entendiendo

esto como la ausencia total o parcial de los requisitos legales establecidos por el
Gobierno para el funcionamiento de una actividad económica; la formalización de
las actividades económicas por parte de una empresa se da como una condición
necesaria para generar condiciones de crecimiento sostenible y por ende la
economía del Distrito, un crecimiento que estará acompañado de competitividad y
productividad.

La característica multifacética de la informalidad y sus causas hace difícil la

aplicación de políticas públicas adecuadas ; es así como en la Conferencia
Internacional del Trabajo (Organización Internacional del trabajo, 2007) se resalta
que “las reglamentaciones bien concebidas, transparentes, responsables y
debidamente difundidas, facilitan la formalización e impulsan la competitividad
sistemática”; entendiendo esto como una razón fundamental e importante para la
efectiva legalización de toda empresa.

Una de las dificultades que se encuentran en los empresarios es que se

mira la empresa como fin único de obtener un lucro, sin darse cuenta que para

obtener más rendimientos financieros debe tener un aumento de capital que les

permite la inversión en nuevas herramientas tecnológicas lo cual facilita una a

mejora en la calidad del producto.

Encontramos también como otra dificultad en la creación de nuevas

empresas, “La percepción de los microempresarios sobre el apoyo estatal no es

satisfactoria, dados los obstáculos para acceder a créditos y las dificultades de

comercialización. Los costos institucionales pueden estar constituyendo una

importante traba al surgimiento y desarrollo de las MIPyMes” (QUINTERO, 2003)

La mejor manera para estimular el crecimiento de las MIPYMES es

profundizar el desarrollo competitivo del país. Este desarrollo debe generar

crecimientos económicos altos y sostenidos, fundamentados en la tecnología y el

conocimiento. La buena dinámica económica y el ambiente de competitividad

crean mayores oportunidades para el segmento de MIPYMES y favorecen la

permanencia y productividad de las mismas.

La experiencia internacional muestra que las ciudades y regiones que

tienen un mayor nivel de formalización de sus actividades productivas y del

empleo, logran mejores resultados en su crecimiento económico y en el bienestar

de sus habitantes. La formalización empresarial y laboral contribuye a elevar los

ingresos y mejorar la calidad de vida de los habitantes.

Existe un conjunto de políticas orientadas a apoyar las MIPYMES en

general, las cuales se derivan de los problemas que se han detectado en la

actividad diaria de este conjunto de empresas. Los mayores problemas son de

carácter financiero, de comercialización y mercadeo, del sitio de trabajo, de

trámites, entre otros. Estos son los problemas manifestados por los empresarios

de este segmento, pero muchos de ellos deben estar relacionados con la

viabilidad económica del negocio mismo. Sería, entonces, conveniente una

política inicial orientada a fomentar los servicios de consultoría para determinar si

las empresas con problemas son o no viables económicamente, para determinar

el tipo y forma de apoyo. Estas consultorías no pueden ser diseñadas con

criterios generales sino que deben tratar de establecer las condiciones específicas

para que una empresa pequeña pueda mantenerse formalmente en la actividad

productiva. Delimitando en las consultorías la verdadera naturaleza de los

problemas de la empresa, podrá lograrse una mayor eficiencia en el uso de los

recursos disponibles para cada tipo de problema, siempre que la empresa sea

viable económicamente. La viabilidad económica, en este punto, la entendemos

de manera contable, es decir que alcance para cumplir los compromisos de la

empresa y deje un remanente que el propietario considere suficiente como para

permanecer en el negocio.
INTRODUCCIÓN

Debido a las estadísticas mostradas a cerca del comportamiento de las MIPYMES

en Colombia, enfocamos nuestro servicio de constitución y reestructuración a
aquellas personas naturales o jurídicas que muestren algún punto débil o falta de
conocimiento sobre las mismas. Este servicio que prestamos está dirigido al
mejoramiento del desarrollo empresarial en Colombia y, principalmente, en la
ciudad de Santa Marta.

VENS SOLUCIONES LTDA, cuenta con personal altamente cualificado y

calificado en la estructuración y administración empresarial. El servicio se prestará
con una excelente organización empresarial, basándonos en lineamientos
administrativos y legales, respaldándonos en los avances tecnológicos.

La innovación también estará presente en la aplicación de nuestros servicios

puesto que poseemos creación de páginas web con un alto nivel creativo para
todo tipo de organizaciones.
MISIÓN

Empresa prestadora de servicios que contribuye en la constitución legal de las

MIPYMES.

VISIÓN

VENS SOLUCIONES LTDA, se consolidará a nivel nacional como una

organización destacada en el servicio de asesorías y consultorías, dirigidas a la
facilitación del proceso de crecimiento y desarrollo de empresas constituidas y por
constituir proporcionando un excelente talento humano, competente por nuestro
compromiso con la sociedad.
OBJETIVOS:

OBJETIVO GENERAL:

Brindar el servicio de asesorías y consultorías a las MIPYMES para establecer su

funcionamiento dentro del marco legal requerido por el estado.

OBJETIVO ESPECÍFICO:

Verificar que la constitución legal de las MIPYMES se desarrolle acorde con lo

estipulado en la legislación vigente.

Propiciar en las MIPYMES su constitución legal para que puedan acceder a los
beneficios que brinda el estado.
PRINCIPIO:

Trabajar con responsabilidad, compromiso y calidad en la constitución y

legalización de las MIPYMES con honestidad para un excelente servicio sin dejar
a un lado la ética ante la sociedad relacionada con nuestra organización.

POLÍTICAS.

POLÍTICA GENERAL:

Brindar un trato justo y esmerado a los clientes en sus solicitudes y reclamos

considerando que el fin de la empresa es el servicio a la comunidad.

POLÍTICAS ESPECÍFICAS:

 Los empleados deberán asistir a un curso de capacitación al momento de

su contratación.

 Compromiso para lograr la satisfacción del cliente.

 Compromiso con la protección de la privacidad de la información del cliente.

POLÍTICAS DEPARTAMENTALES:

Departamento de Marketing:

 El teleoperador deberá establecer una conversación amable, respetuosa y

fluida con el fin de lograr la satisfacción y atracción del cliente.

 Si una llamada dura más de dos minutos es obligación del teleoperador

devolver la llamada.
Departamento de Control y Manejo de la Información:

 Clasificar la información en mínimo dos días.

 Analizar la información, entregar los resultados en un período máximo de

cinco días hábiles.

Departamento de Finanzas:

 Establecer un STATUS a los clientes.

 Para iniciar un proceso toda MIPYME deberá cancelar un anticipo del 30%
del precio estipulado.
 DIAGNOSTICO

DIAGNÓSTICO INTERNO PCI

Capacidad Fortaleza Debilidad Impacto
Tecnológica
1. Habilidad técnica y de Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo
manufactura. Fortaleza Debilidad Impacto
2.Capacidad
Capacidad de
Directiva
1.Imagen corporativa Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo
Responsabilidad social
2.Uso de planes
estratégicos.
Análisis estratégicos
3. Evaluación y pronóstico
del medio.
4.Velocidad de respuesta a
condiciones cambiantes.
5. Flexibilidad de la
estructura organizacional
6. Comunicación y control
gerencial.
7. Orientación empresarial.
8. Habilidad para atraer y
retener gente altamente
creativa.
9.Habilidad para responder
a la tecnología cambiante.
10. Habilidad para manejar
la inflación.
11. Agresividad para
enfrentar la competencia.
12. Sistemas de control
13. Sistemas de toma de
decisiones.
14. Sistema de
coordinación.
15. Evaluación de gestión.
16. Otros.

DIAGNÓSTICO INTERNO PCI

innovación.
3. Nivel de tecnología
utilizado en los productos.
4. Fuerza de patentes y
procesos.
5. Efectividad de la
producción y programas de
entregas.
6. Valor agregado al
producto.
7. Intensidad de mano de
obra en el producto.
8. Economía de escala.
9. Nivel tecnológico
10. Aplicación de tecnología
de computadores
11. Nivel de coordinación e
integración con otras áreas.
12. Flexibilidad de la
producción.
13. Otros.

DIAGNOSTICO INTERNO PCI

Capacidad Fortaleza Debilidad Impacto

Del talento humano
1. Nivel académico del Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo
talento.
2. Experiencia técnica
3. Estabilidad
4. Rotación.
5. Absentismo
6. Pertenencia.
7. Motivación.
8. Nivel de
remuneración
9. Accidentalidad.
10. Retiros.
11. Índice de
desempeño
12. Otros

DIAGNÓSTICO INTERNO PCI

Capacidad Fortaleza Debilidad Impacto

competitiva
1.Fuerza de producto, ca- Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo
lidad, exclusividad
2.Lealtad y satisfacción
del cliente.
3.Participación del
mercado
4.Bajoss costos de
distribución y ventas.
5.Uso de la curva de
experiencia.
6.Uso del ciclo de vida
del producto y del ciclo
de reposición.
7.Inversión en I&D para
desarrollo de nuevos
productos.
8.Grandes barreras en
entrada de productos en
la compañía.
9.Ventaja sacada del
potencial de crecimiento
del mercado.
10.Fortaleza del (los)
proveedor (es) y
disponibilidad de
insumos.
11.Concentración de
consumidores.
12.Administración de
clientes.
13.Acceso a organismos
privados o públicos.
14.Portafolio en
productos.
15.Programa posventa.
16.Otros.

DIAGNÓSTICO INTERNO PCI

Capacidad Fortaleza Debilidad Impacto

financiera
1.Acceso a Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo
capital cuando
lo requiera
2.Grado de
utilización de su
capacidad de
endeudamiento.
3.Facilidad para
salir del
mercado.
4.Rentabilidad,
retorno de la
inversión.
5.Lquidez,
disponibilidad
de fondos
internos.
6.Comunicación
y control
gerencial.
7.Habilidad
para competir
con precios.
8.Inversión de
capital.
Capacidad para
satisfacer la
demanda.
9.Estabilidad de
costos.
10.Habilidad
para mantener
el esfuerzo ante
la demanda
cíclica.
11.Elasticidad
de la demanda
con respecto a
los precios.
12.Otros.

DIAGNÓSTICO EXTERN0 POAM

Calificación Oportunidades Amenazas Impacto

Factores
Económicos Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo
Apertura económica
Política fiscal
 Ley de las entidades
financieras
Política
laboral(Reforma)

Políticos
Participación más
activa de nueva
gerencia.
Falta de credibilidad
en las instituciones
del estado.

Sociales
Presencia de clase
media.
Liderar proyectos
innovadores con
impacto social.
Incremento de
migración a las
ciudades
principales.

Tecnológicos
Telecomunicaciones
Globalización de la
información.
Resistencia a
cambios
tecnológicos.

Geográficos
Mejora en las vías
de transporte.
Crecimiento y
desarrollo de
ciudades
principales.

ANÁLISIS DOFA

VENS SOLUCIONES LTDA

Factores externos Oportunidades Amenazas

Factores Internos  Aperturas de nuevos  Numerosos impuestos.
mercados.  Llegada de nuevas
 Crecimiento y desarrollo competencias.
 de ciudades principales.  Miedo a la legalización de
 Globalización de la negociantes.
información.  Alto índice de MIPYMES que
 Liderar proyectos no se proyectan a futuro.
innovadores.
 Alta elaboración de
empresas.
 Muchos negocios sin
legalizarse.
 Visión acorde con las
estrategias gubernamentales
con beneficio a las
MIPYMES.

Fortalezas Estrategias FO Estrategias FA

 Plantel profesional
integrado.
 Cultura organizacional.
 Infraestructura acorde con
las necesidades.
 Relación cordial con
diferentes entidades.
Debilidades
 Recurso humano.
 Poco presupuesto.
 Manejo de un solo idioma.
Ampliar visión del mercado con
una nueva apertura de una nueva
sede.
Estrategias DO
Darnos a conocer por medio del
marketing digital y riegue de
folletos.
Actualizar dentro de nuestro recurso
humano las políticas, normas y leyes
cambiantes y existentes en el mercado.
Estrategias DA
Ofrecer charlas y conferencias a los
clientes acerca de los beneficios que da
el estado a las MIPYMES.

ANÁLISIS DOFA DEL PROYECTO.

FORTALEZAS:
Máximo conocimiento en la constitución y legalización de las empresas. Existencia
de elevado compromiso de transparencia, rendición de cuentas y lealtad ante otra
empresa. Pleno cumplimiento de la renovación de los procesos, tomando la
modernización de la organización como un compromiso y una actividad
permanente. Plantel profesional integrado.
Moderna dotación de las oficinas con la tecnología adecuada para la ejecución de
los procesos (software, hardware y equipos de telecomunicaciones). Estrechas y
cordiales relaciones con diferentes instituciones públicas y privadas que de forma
directa e indirecta benefician al público.

DEBILIDADES:

El recurso humano es limitado. Poco presupuesto. Manejo de un solo idioma.

OPORTUNIDADES::

Aperturas de nuevos mercados. Crecimiento y desarrollo de ciudades principales.

Globalización de la información. Liderar proyectos innovadores.
Alta elaboración de empresas. La existencia de muchos negocios sin legalizarse.
Visión acorde con las estrategias gubernamentales con beneficio a las MIPYMES.

AMENAZAS:

Numerosos impuestos. Llegada de nuevas competencias. Miedo a la legalización

de negociantes Alto índice de MIPYMES que no se proyectan a futuro.

PLAN ESTRATÉGICO.

ESTRATÉGICOS:
Prestar un servicio nacional de asesorías y consultorías, donde la sede principal
de Santa Marta va a representar en un periodo determinado de tres (3) años un
crecimiento económico, con unas utilidades de CATORCE MILLONES
NOVECIENTOS TREINTA Y CUATRO MIL PESOS M/L ($14.934.000) obteniendo
así el reconocimiento a nivel departamental por la excelencia en sus servicios.

Se realizarán para ello 150 consultorías legales y/o administrativas y 108

consultorías administrativas y/o legales.

TÁCTICOS:

- Departamento Financiero:

Recaudará de manera que el primer año de vida de la organización se recauden

CUARENTA Y TRES MILLONES DOS CIENTOS MIL PESOS M/L ($43.200.000),
realizando las auditorías internas correspondientes en este mismo periodo de
tiempo para el control oportuno. Dando lugar a la recuperación del capital aportado
por los socios (DIECIOCHO MILLES DE PESOS M/L. $18.000.000), y
proporcionando una utilidad de TRES MILLONES NOVECIENTOS SETENTA Y
OCHO MIL PESOS M/L ($3.978.000).

Para ello se realizarán un mínimo de 36 constituciones legales y 50 consultorías

mínimas anualmente. Los años posteriores, la utilidad obtenida anual será de
CINCO MILLONES CUATROCIENTOS SETENTA Y OCHO MIL PESOS M/L
($5.478.000).

- Departamento de Marketing:

De manera anual, recopilará y realizará un informe de evaluación del consumidor

en referencia a sus posibles necesidades poniendo así cada servicio apropiado a
disposición de la organización o persona jurídica oportuna, ahorrando así posibles
gastos innecesarios.

OPERACIONALES:

- Departamento Financiero:
El área de finanzas recaudará de manera mensual TRES MILLONES
SEISCIENTOS MIL PESOS M/L ($3.600.000).

Se utilizarán para ello llamadas, correos electrónicos y visitas en los casos

oportunos, para obtener un mínimo de tres trámites completos de constitución.

- Departamento de Marketing:

Realizará encuestas y repartirá folletos en las organizaciones que puedan

necesitar de nuestros servicios, mientras que a los pequeños comerciantes de la
localidad se les harán pequeñas explicaciones a cerca de los servicios que presta
nuestra empresa. Por otro lado, a desempleados se les incentivará al
emprendimiento haciéndoles ver la gran utilidad de nuestros servicios.

ORGANIGRAMA JERARQUICO VENS SOLUCIONES LTDA AL 31 DE MAYO

DE 2014
ACCIONISTAS
 GERENTE

SECRETARIA ASESOR CONTABLE ASESOR JURIDICO

DEP. De Control y
Dep. de Mercadeo Dep. de Finanzas
Manejo de la

SECCIÓN DE VENTAS SECCION DE SECCIÓN DE LA

DOCUMENTALIZACIÓN CONTABILIDAD