ENSAYO IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Darlin duarte devia

Tutora: Gabriela victoria serrano

SENA CURSO VIRTUAL DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN

EL ENTORNO LABORAL

INTRODUCCIÓN
 El ensayo se enfoca en la importancia de los archivos en donde
debo plasmar terminología archivística sobre la Importancia de los
archivos teniendo como base su origen, evolución, sus cualidades,
clasificación, categorización y aplicación en medio actual.

ENSAYO

Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran

una herramienta de control de la población y de la riqueza. Los archivos,
principalmente, tienen tres funciones importantes que son recoger,
conservar y servir.

En su evolución la información puede estar contenida en

documentos sobre papel o cualquier otro soporte: medios legibles o por
sistema operativo, los archivos son parte esencial de los recursos de
información, en su documentación se evidencia, en forma original, el
desarrollo histórico de su misión, funciones y actividades.

Los archivos, son creados por personas e instituciones en el

desarrollo de sus tareas, para sus propios fines, cualquier entidad o
empresa debe recurrir con frecuencia a los documentos que ha realizado
o recibido, verificar pendientes, llevar a cabo investigaciones, tomar
decisiones, responder a trámites y demandas de orden legal,
administrativo o fiscal, o a requerimientos de las personas.

Si bien es cierto que los sistemas de gestión de documentos no

son considerados como uno de los elementos para que la empresa u
organización alcance el éxito económico, debemos decir que sí se trata
de un elemento que contribuye de manera indirecta con este último fin.
Por ello es muy importante que tomen en cuenta todas las ventajas que
ofrecen estos sistemas, no sólo porque resulta indispensable que los
documentos estén controlados y centralizados, sino porque además
permite facilitar las labores de los empleados, quienes echarán mano de
los archivadores para localizar de forma sencilla los documentos.

Deben saber, además, que con un sistema de gestión de

documentos es posible realizar otras actividades, tales como la
personalización de documentos de entrada y salida de la empresa, es
decir, documentos importantes como las facturas electrónicas,
formularios, entre muchos otros que son importantes para la gestión y
para el marco legal establecido por el estado. Así, los archivadores
juegan un papel relevante, pues en ellos se pueden almacenar los
documentos, es decir que se pueden integrar en el mismo sistema de
gestión documental, sin importar si se trata de documentos de entrada o
de salida.

Otra ventaja importante a que se debe destacar de la gestión

documental está en la personalización y seguridad de los datos críticos
en documentos o en cualquier otra forma de información. Bajo esta
lógica, debemos decir que la gestión documental es de vital importancia
para los niveles ejecutivos y gerencias, pues son ellos quienes al final
del día tienen que entregar cuentas claras y transparentes a los
directivos de la organización.

En la actualidad la administración documental permite que los

documentos sean vistos de manera fácil y o por una puesto que esta es
la encargada de mantenerlos archivos en lugares adecuados con el fin
de prestar un servicio a las personas que necesitan acceder a la
información, dándole la posibilidad de conocer el contenido de los
documentos y así detectar los testimonios que confirmen las acciones
administrativas y políticas, legislativas que se construyen en las
sociedades.