FACULTAD DE INGENIERÍA Y

CIENCIAS BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

ENCUADERNADORA S.A

TUTOR

JAIRO ENRIQUE PARRA

INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA POLITÉCNICO GRAN COLOMBIANO

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN……………………………………………………...1

OBJETIVO GENERAL………………………………………………..2

JUSTIFICACIÓN………………………………………………………3
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DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN……………………………...…4

METODOLOGÍA……………………………………………………....5
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1. INTRODUCCIÓN

En todo proceso industrial interactúan varios procedimientos y áreas de conocimiento

integrándose para llegar a un objetivo común, la calidad de este y su nivel de productividad
dependen en gran parte de un adecuado abastecimiento de insumos.
El caso de estudio planteado y que será objeto de análisis, está basado en la empresa
ENCUADERNADORA S.A y las dificultades presentadas a nivel extramural, que pueden
llegar a afectar su periodo más alto de producción. Esta problemática está estrictamente
ligada al proceso de abastecimiento de materias primas y podría repercutir en su proceso de
producción.
En el desarrollo de este trabajo analizaremos, la problemática basada en el paro Nacional de
corteros de caña y las fallas cometidas por la empresa, lo cual nos llevará a buscar nuevas
estrategias y las posibles soluciones a lo largo de este proyecto, que darán paso a una
óptima gestión de producto, en base a un plan de mejoramiento en el departamento de
compras.
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2. OBJETIVO GENERAL

Desarrollar una solución a la actual problemática presentada por la ENCUADERNADORA

S.A, planes de acción que le permitirá mantenerse en el mercado y cumplir con la demanda
de manera oportuna, mejorando los niveles de producción, la rentabilidad de la empresa y
el buen nombre de ésta.
Realizaremos una investigación a fondo que nos lleve a satisfacer las expectativas
planteadas por la empresa, partiendo desde una buena cantidad y calidad, se desarrollaran
estrategias que nos ayuden a no incrementar un alto valor en los insumos y así cumplir con
los pedidos a cabalidad.
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3. JUSTIFICACIÓN

El propósito de este proyecto es proveer un análisis acerca de la situación que vive la

ENCUADERNADORA S.A, donde serán identificados los posibles problemas que
presenta la empresa por desabastecimiento de insumos, ocasionado por el paro Nacional de
corteros de caña y que afecta directamente a sus únicos proveedores.
En este momento es de vital importancia escuchar cada una de las ideas, opiniones o
sugerencias que puedan llevar a una pronta solución.
Se deben tomar decisiones sobre la cadena de suministros, en la parte de compras y
almacenamiento de materia prima, para que siempre existan inventarios en bodega según
las necesidades de la producción.
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4. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN.

Actualmente la empresa “La encuadernadora S.A”, compañía dedicada a la manufactura,

diseño y distribución de cuadernos y otros productos, se ve seriamente afectada por la
inconformidad de los cortadores de caña, qué debido a sus sueldos deficientes y sus
extensas jornadas laborales, han entrado en paro en busca de solventar esta situación;
ocasionando una crisis en los insumos de varias compañías que trabajan en pro de la
calidad y abastecimiento de estos productos.

Entre los principales problemas que se evidencian, preocupa que gran parte de los molinos
azucareros del país, se ven grandemente afectados por las implicaciones del paro, lo cual
afecta en gran manera el inventario de insumos para la producción de papel.

Cabe aclarar que, para la elaboración de papel, se depende de los residuos generados por la
caña de azúcar, llamado: “BAGAZO DE CAÑA”

Cito:

“El Bagazo de Caña:

Es el residuo que resulta de machacar el tallo o cuerpo de la caña de azúcar, residuo de

fibras que quedan después de que se le ha exprimido el jugo, ya sea en el ingenio o en el
trapiche, en su proceso industrial. La fibra del mismo se usa para obtener celulosa, papel,
cartón, explosivos, tablas o moldes.”

La principal afectación se debe a que el 80% de insumos que usa la compañía para la
elaboración de los cuadernos se debe al papel y su principal y único proveedor
“PAPELITOS S.A.” no tiene el inventario suficiente para poder abastecer a la empresa en
sus compromisos de provisión.

Dicho por el mismo jefe de planeación, los inventarios existentes no son capaces de abarcar
toda la demanda de producción necesaria, ya que la crisis se da en la época del año que más
producción genera la compañía, de caer en crisis, está puede mutar en algo mucho peor de
lo esperado, debido a que competidores extranjeros pueden tomar el mercado de la región,
siendo algo muy grave para la empresa.

Aún se desconocen los tiempos fijados para el paro de estos trabajadores y aunque pueden
ser de corto plazo, existe preocupación para el abastecimiento de la materia prima, dado
que si se extienden el proveedor principal debería detenerse en su producción afectando
drásticamente la manufactura de nuestra compañía.
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Se debe tener en cuenta que la planta cuenta con 1000 empleados de los cuales 400
personas son de planta y 700 están contratadas por empresas temporales. Esto ha generado
angustia y preocupación entre los colaboradores que no están contratados por empresa y
que comentan que su estabilidad laboral se puede ver afectada por la situación que vive la
empresa, es importante garantizar soluciones y generar confianza entre los trabajadores
para que puedan desempeñar bien su labor.
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5. METODOLOGÍA

Ya conocida la situación actual de la compañía, se deben estudiar diversas alternativas para

elaborar una solución conjunta que beneficie en primer lugar la satisfacción de los clientes,
de producción y de todos los implicados en esta cadena comercial.
Para poder tener un óptimo inventario de insumos y suficiente, debemos explorar todas las
alternativas que tengamos en la mano, entre lo posible intentando que los costos de
producción no se eleven de una forma tan drástica, pero como bien lo exponía Manolo
Alvarado, no podemos comprometer el nombre de la compañía por no ejercer las labores
necesarias para dar solución a los clientes.

 Entre todos los pasos que debemos tomar para dar una pronta solución están
las consideraciones del problema, donde podemos analizar nuestra
capacidad de producción y de comercialización de los productos.

 Un paso que se dio en torno a la segunda reunión que nos permite tener
diversos puntos de vista hacia la solución inmediata, son las lluvias de ideas
y el intercambio de información por parte de todas las empresas implicadas.

 Búsqueda de soluciones que no representen un déficit económico para la

compañía y la producción.

 La idea de importar los insumos no es mala. sin embargo, es clave conocer o

tiempos de transporte que tendrán estos insumos y ver de qué forma
favorecen o no a la calidad de los productos y tiempos de entrega.

 Intentar abastecer la compañía por medio de las plantas que ejercen control
en otros países, tales como México y Brasil.

 Participar de manera activa en la problemática presentada por los cortadores

de Caña, intentando buscar opciones y salidas favorables para todos los
involucrados.
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 Adquirir nuevas negociaciones con otros proveedores suplentes, de esta

manera poder abarcar el mercado de los insumos para suplir las dificultades
temporales.

 Desarrollar estrategias que permitan absolver ese posible sobre costo de

adquisición de la materia prima.
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ALTERNATIVAS CONSTRUIDAS

A. Primera Alternativa: Importación de la materia prima

Debemos tener en cuenta que, debido a la problemática de abastecimiento ocasionada por el

paro de Corteros de Caña en Colombia, contamos con la alternativa de comprar los insumos
de materia prima en el exterior, nuestra propuesta es iniciar comprando un % de materia
que permita cumplir con los pedidos y temporadas que ya se tienen compromiso con los
clientes, debemos tener en cuenta que este % de compra se tiene en cuenta realizan una
proyección del tiempo que estaría el paro.
Es importante que nuestro principal proveedor PAPELITOS S.A, nos puede asesorar y
brindar opciones que sean las más adecuadas para la compra de estos insumos ya que
tendríamos información veraz de los países que tengan los mejores productos y costos,
debemos tener en cuenta los costos de aranceles y fletes de importación.

Principales países productores de Caña de Azúcar/Bagazo

Tabla 1. La Caña de Azúcar en el Mundo: País, Área, Producción y Productividad:
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Tarifas Arancelarias de Exportación (País de origen del material para importar a

Colombia)

Costo de Exportaciones (US$ por contenedor)

El costo calcula las tarifas aplicadas a un contenedor de 20 pies en dólares estadounidenses.

Todos los cargos vinculados con la realización de los procedimientos para exportar o
importar los productos están incluidos. Estos incluyen costos de documentación, tarifas
administrativas para despacho de aduana y control técnico, honorarios del despachante,
gastos de manipulación en la terminal y transporte terrestre. El cálculo del costo no incluye
tarifas o impuestos comerciales. Solo se registran los costos oficiales.

CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE LA SEGÚNDA ALTERNATIVA

Logística: Se deben establecer tiempos adecuados de entrega por parte del

proveedor, evitando contra tiempos y asegurando que se tenga disponible la
materia prima y así cumplir con la planeación y manufactura.
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Costos de la Inversión: Se garantiza que la calidad de la materia prima

cumpla con los estándares de calidad de la compañía, se debe hacer un
aseguramiento del producto antes que el proveedor lo despache para tener la
certeza de que el producto cumple al 100%, ya que una devolución sería más
costosa y pondría en riesgo el cumplimiento de pedidos a los clientes y no se
cubriría con la demanda en la temporada.
Costos: Se debe hacer un análisis detallado de los valores de la inversión,
contemplar todos los costos ya que se debe tener en cuenta el margen de
rentabilidad para la compañía, tratar de no afectar los costos a los clientes.

B. Segunda Alternativa: Abastecimiento de materia prima de Papelitos SA

Contamos con la alternativa de abastecimiento de Papelitos SA a través del molino ya que
Thomas manifestó que frente al paro de coteros ellos no se verían afectados. Debemos
negociar y garantizar que el molino aumente su volumen de producción y cubra nuestra
necesidad y demanda, para evitar la importación y compra de materia prima en el exterior o
que se compre el menor volumen posible.

CRITERIO DE EVALUACIÓN DE LA SEGUNDA ALTERNATIVA:

Se debe identificar los insumos con mayor ganancia y así crear una estrategia de
compra de insumos.
Generar con Papelitos acuerdos de cumplimiento de producción, costos y
entregas, realizar estimados y planeación de manufactura.

C. Tercera Alternativa: Manufactura y producción en otros países.

Debido a que estamos en una situación que nos afecta el cumplimiento de la operación y
manufactura en la empresa, contamos con la alternativa de investigar en otros países las
empresas que se dedican a esta labor. Iniciamos recopilando información que nos permita
tener precios competitivos y asequibles y que sean competitivos para iniciar con la
producción. Es importante tener en cuenta que estas empresas tengan la capacidad de cubrir
nuestra producción y demanda, ya que de esto depende el cumplimiento a nuestros clientes
y a las temporadas de alto pedido, nuestro reto es mantener los mejores costos de
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producción y que de esta inversión tengamos buenas utilidades. En esta alternativa

contamos con el plus de marketing ya que nos posiciona la marca a nivel nacional e
internacional.

CRITERIO DE EVALUACIÓN DE LA PRIMERA ALTERNATIVA:

Nuestra alternativa de manufactura en empresas del exterior es importante garantizar que
las empresas cumplan con nuestra necesidad de manufactura, para esta ejecución debemos
tener los siguientes criterios de evaluación en cuenta:
Se debe hacer una verificación en la calidad de los insumos y producto final, ya que
si la compañía desarrolla productos de mejor calidad y maneja estándares de
producción a muy bajos costos podría aumentar su producción y disminuir la
nuestra.
Tiempos oportunos de adquisición y demanda en las temporadas.
Valor agregado en la compra de productos a las empresas.
Debemos contar con garantías en la compra de productos y cumplimiento.
Confianza y medidas de aseguramiento conservando nuestros clientes.

6. Aquí su equipo debe proponer 2 o 3 alternativas para la empresa, respecto al

problema que se identificó en la lectura “la encuadernadora S.A.”.
7.
8. Criterios de evaluación para seleccionar la mejor alternativa
9.
10. ENTREGA 2:
11. Mencione los factores que tendría en cuenta para evaluar cada alternativa y elegir la
mejor. No olvide incluir entre dichos factores aspectos económicos (costos,
beneficios esperados).
12.
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BIBLIOGRAFIA

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4C0EQ_AUoAXoECA0QAw&biw=1366&bih=657#imgrc=uIxauKOUCHhI2M

https://www.indexmundi.com/es/datos/indicadores/IC.IMP.COST.CD