SM CAPACITACIONES

PC-01: PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS

VERSION FECHA DE APROBACION PAGINA DE LA SECCION

Nº 00 01-08-2019 Página 1 de 5
GENERADO POR APROBADO POR
Encargado de Calidad Director

1. Objetivo

Establecer los lineamientos para generar y gestionar los documentos.

2. Alcance

Este procedimiento es aplicable a todos los documentos del sistema, tales como:
Manual de Calidad, Procedimientos, Instructivos, Formatos de Registros, Documentos
de origen externo.

3. Roles

Creador o Modificador de Documentos: Este Rol es asumido por cualquier miembro

del área que requiere el documento.

Aprobador: Este rol debe ser asumido por el Director, el encargado de calidad o el jefe
del área en la cual se está creando el documento.

Controlador de Documentos: Este rol es asumido por cualquier miembro del área de
calidad.

4. Documentos aplicables

La norma NCh2728:2015.

5. Terminología

Documento Controlado: Es aquel documento que está sujeto a cambios, razón por
la cual debe ser adecuadamente identificado y controlado para asegurar que no se
utilicen versiones no vigentes.

Documento No Controlado: Es una copia emitida la cual no obliga a la empresa a

actualizar en caso de cambio de versión.

Módulo Control de Documentos: Registro donde se controlan todos los documentos

del sistema

Documento de Origen Externo: Se entiende por documento externo a: Normas,

Leyes, Reglamentos, Planos, contratos y especificaciones por los organismos
externos, clientes o proveedores que se han identificado necesarios para la operación
de nuestros procesos. En el Gestor ERP módulo gestor documental/control de
documentos específicamente en la sección de descripción se podrá indicar en qué
proceso se hace necesaria la revisión de este documento externo.

DOCUMENTO CONTROLADO - REPRODUCCION PROHIBIDA SIN AUTORIZACION EXPLICITA DEL APROBADOR

 SM CAPACITACIONES

PC-01: PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS

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GENERADO POR APROBADO POR
Encargado de Calidad Director

Documento Obsoleto: Este documento queda listado en la lista maestra de

documento luego de generada una nueva versión, según se aprecia en Flujograma
matricial. Los documentos de nuestro SGC no se eliminan, ya que de este modo
podemos controlar los cambios realizados, sin embargo solo el administrador accede
a todos los documentos obsoletos, teniendo la opción de poder dejar visible al resto
del personal.

Respaldo Electrónico: Método de almacenamiento de datos, los cuales pueden ser

respaldos en CD, DVD u otros. Para preservar la información de carácter digital o
informática una vez al año se realizará un respaldo de información, la cual es
opcional, ya que se encuentra todo almacenado en servidores los cuales se
actualizan a diario. Entre los documentos que se respaldan se cuenta: Manuales
digitalizados, documentos del Sistema de Calidad, bases de datos y contratos. El
responsable de esto es el Director o en quien delegue Para esto se respalda la
información en Unidad Externa, los cuales se caratulan con la fecha del respaldo y
poniendo como título “Respaldo de Información”, guardando una copia en las
oficinas del OTEC y una segunda copia en el domicilio particular del Director.

Documentación Obsoleta: Documento que no se encuentra vigente, sin embargo en

lista de documentos (Gestor ERP módulo gestor documental/control de
documentos) el administrador tendrá acceso a la trazabilidad de documentos,
incluyendo las versiones anteriores, en este caso se contará con la información de
documentos modificados, donde menciona cuales has sido los cambios realizados.

6. Equipos y Herramientas

GESTOR PLUS ERP

DOCUMENTO CONTROLADO - REPRODUCCION PROHIBIDA SIN AUTORIZACION EXPLICITA DEL APROBADOR

7. Actividades del procedimiento: Flujograma Matricial del Procedimiento

Controlador
Creador o modificador de Aprobador Documentos
Documentos

Nec es ida d de
Cre ar o mo d i fi car ¿e s
cr e ación o
Do cu me n to se gún An al i zar No
m o dific a c ión mo d i fi caci ón
de DI -1 2 , D I- 1 3 Y D-1
I4 d o cu me n to ?
doc um e nt os
Si

¿e s Do cu me ntos se Su b i r d o cu me n to a
Si man ti e n en en el
mo d i fi caci ón mo d u l o ge sto r
? h i stori al de cada d o cu me n tal
d o cu me n to ,
rechaz a Re vi sa
No q u e d ando com o
R e gi strar ve rsi ón camb i o s p rin ci p al e l
y camb io s ¿ap ru e b a/ d o cu me n to
re ch aza? vi ge n te
En vi ar aprueba
Re gi stro de d o cu me n to al
mo d i fi caci o n es ap ro b ad o r
P o ner cargo en Actu al i zaci ó n
d o cu me n to Ve rsi ó n au to máti ca d e
an te ri o r q u eda
Li sta mae stra
co mo d e d o cu mentos
P o n er cargo en d o cu me n to
Nec es ida d de d o cu me n to
inco r por ar o o b so l e to
m o dific a r
En vi ar a cre ad or
doc um e nt oe x t er n o
o mo d i fi cad o r
Fi n
En vi ar
d o cu me n to en
W o rd a C ali dad In fo rmar
me d i an te
co rre o
e l e ctróni co de
l a n u e va
actu al i zaci ó n
8. Registros

1. DI-012:Formato de Documentos
2. DI-013: Identificación de los Documentos
3. DI-014: Estructura de los Documentos
4. modulo Control de documentos