Proiectarea și testarea unui suport de comunicare ad-hoc pentru lucrătorii/ angajații taciți

AUTORI: Floor Hickmann, Annelise de Jong, David Keyson- Facultatea de Design Industrial și
Inginerie, Univ. de Tehnologie Delft din Olanda
Sander Viegers- Microsoft Office Design Group din Redmond
ABSTRACT: Acest proiect de absolvire descrie trendul de a lucra oricând, oriunde și cu oricine,
care oferă o contribuție pentru design-ul unui perete interactiv la locul de muncă, care susține
întâlnirile ad-hoc. Probelma care apare cu această tendință este că oamenii au puține întâlniri
formale. Se știe că o mulțime de lucruri se realizează prin intermediul acestor comunicări ad-hoc.
Cercetarea este efectuată în rândul consultanților de la Microsoft pentru a înțelege mai bine ceea
ce se întâmplă de fapt în timpul acestor întâlniri informale. Viziunea proiectării este se folosească
serendipitatea (norocul întâmplător al) întâlnirilor ad-hoc, care au loc față în față prin afișarea
spontană a informațiilor referitoare la contextele persoanelor asociate. Design-ul final este o
vizualizare interactivă care recunoaște persoana care trece și arată contextele persoanelor pentru
care aceasta ar putea mafinesta interes. Un test a fost organizat la un birou al Microsoft (Schipol,
Olanda) pentru a vedea cum reacționează oamenii la design. Rezultatele au arătat că proiectarea
testului a fost percepută bine în randul angajatilor, dar au fost si cateva puncte ce trebuiau
imbunatatite in ceea ce priveste dificultatile de utilizare.
INTRODUCERE: Modul in care noi lucram este influentat de circumstante noi. Societatea este
in schimbare odata cu introducerea noilor tehnologii, a unei noi situatii economice, a unor noi
tipuri de munca si a unei mentalitati in curs de schimbare in randul angajatilor.
Cifra lucratorilor taciti (de asemenea, prestatori de munca intelectuala- lucratorii din
domeniul cunoasterii) este in crestere, ceea ce ofera mai multor persoane oportunitatea de a lucra
oricand, oriunde si cu oricine. Cifra spatiilor de lucru flexibile va creste si birourile vor deveni un
mediu social unde oamenii merg pentru a avea intalniri.
Ascensiunile rapide ale tehnologiei au continuat cu implementarea instumentelor Web 2.0,
fapt ce le permitea lucratorilor taciti sa amestece viata personala si munca, acesti lucratori avand
nevoie sa gaseasca un echilibru intre viata si munca. Va exista un amestec cu doua directii. Adica,
amestecarea muncii in viata personala si a vietii personale in munca.
Acesti lucratori taciti lucreaza mult mai individual (pentru sine) si va fi o schimbare de la
locurile de munca pe viata, permanente catre cele mai putin permanente, chiar catre relatii

1
profesionale non-standard (de exemplu, liber profesionistii) si aranjamentele de munca (Microsoft,
2005) si nomazii de lucru; oamenii care lucreaza pentru ei insisi in timp ce calatoresc fara ca macar
sa aiba un birou.
Intrucat oamenii lucreaza cand doresc si unde doresc, trebuie sa ramana conectati cu totii
pentru a colabora si pentru a asigura transparenta companiilor. Acest fapt necesita solutii
tehnologice mai bune. Lipsa contactelor fizice este suplinita de catre dispozitivele ce realizeaza
intalnirile virtuale cum ar fi masa rotunda sau intalnirile live. Cu toate acestea, exista putina
tehnoligie care sa sustina intalnirile ad-hoc cu colegii in sala de sedinte. Este cunoscut faptul ca
acest tip de contact este unul dintre cele mai importante moduri de a face lucrurile. Intalnirile
informale sunt mijloace utile de a cunoaste persoane si de a le simpatiza, de a crea un context
comun si o perspectiva comuna si de a sprijini planificarea si coordonarea in munca de grup.
Provocarea este sa intelegi mai mult despre natura si valoarea activitatilor de comunicare
informale ad-hoc si de a vedea daca tehnologia ar putea fi un angajat roditor pentru a ajuta acest
demers.
EXPLORAREA PROBLEMEI
Ce se intampla la o intalnire informala la locul de munca?
Deoarece consultantii Microsoft Schipol, Olanda, sunt un exemplu bun de oameni ce
lucreaza oricand, oriunde si cu oricine, cercetarea este facuta din interviuri cu 11 consultanti si cu
brosuri personale pentru a intelege mai multe despre natura si valoarea comunicarii informale ad-
hoc. O viziune a design-ului va fi dezvoltata pornind de la aceste perceptii. Biroul unde lucreaza
acesti consultanti este proiectat dupa ideile lui Bijl. La acest birou oamenii au posibilitatea sa
ajusteze in mod flexibil echilibrul dintre viata personala si munca, avand libertatea de a lucra asa
cum isi doresc, sustinuti de (noile) instrumente de comunicare virtuala precum Mesageria
instantanee, Microsoft RoundTable si Microsoft Office LiveMeeting. Biroul devine un loc de
intalnire ad-hoc.
Aceasta cercetare ad-hoc facuta in randul celor 11 consultanti a aratat ca intalnirile ad-hoc
sunt intr-adevar importante pentru a mentine relatiile, pentru a cunoaste noi oameni si pentru a fi
la curent. Primul contact, crearea increderii, colaborarea stransa si exprimarea emotiilor chiar
trebuie sa se intample fata in fata.
Majoritatea conversatiilor sunt despre ceea ce fac, ceea ce au facut si ceea ce vor face. De
asemenea, este important sa stim cum se vor desfasura aceste lucruri. Angajatii pot afla ce

2
inseamna unul pentru celalalt si cum se pot ajuta reciproc. Ei aleg sa aiba contact mergand in
spatiul de lucru flexibil.
Atunci cand oamenii nu au acest contact, ei pierd posibilitatea de a avea la un moment dat
acces facil la ceilalti. Necunoscand contextul unei persoane este gre sa decizi cum sa scotii ceea
ce este mai bun din acea persoana si sa stii in ce fel de dispozitie se afla persoana respectiva. Toti
folosesc email-ul, telefonul si instant messaging pentru comunicarea ad-hoc.
DEFINITIA CONCEPTULUI DE AD-HOC
Kraut (2002) a precizat existenta a 4 tipuri de comunicare la locul de munca:
PROGRAMANT: aici initiatorul stabileste sa examineze o alta parte
INTENTIONAT: initiatorul a planificat sa discute cu alti participanti candva si a avut
avantajul unei intalniri intamplatoare pentru a avea o conversatie
OPORTUNISTA: initiatorul a planificat sa discute cu alti participanti candva si a avut
avantajul unei intalniri intamplatoare pentru a avea o conversatie
SPONTANA: o interactiune spontana in care initiatorul nu a avut intentia de a discuta cu
alti participanti
Contactul oportunist și spontan ar putea fi, de asemenea, numit contact „neintentionat”.
Acestea apar mai des la locul de muncă decât întâlnirile prevazute (Kraut 2002). In aceasta
lucrare, o intalnire ad-hoc inseamnă o intalnire neintentionata.
CONCLUZIILE CERCETARILOR ANTERIOARE
Au fost efectuate o serie de experimente pentru susținerea comunicării informale la
distanță, de exemplu descrise de Heath și Luff (1992), Honda (1999), Jancke (2001), Kraut (2002),
Obata (1999) și Scholl (2005). Most of them are based on continuous visual awareness which
could replace the visual aspect of normal ad hoc meetings which offers minimal costs in initiating
remote conversation.
Most of these cases show that this continuous visual awareness doesn‟t replace the visual
aspect of ad hoc communication. It touches the privacy and it has shown that the cost is still too
high to start a conversation. Therefore it is decided not to continue with visual awareness as a
solution space in this project.

3
SCOPUL DESIGN-ULUI
Este clar că contactul fizic nu poate fi înlocuit. Unele lucruri trebuie să se întâmple față în
față, cum ar fi un prim contact, crearea încrederii și rezolvarea problemelor. Scopul nu este de a
găsi o modalitate de a înlocui acest contact, ci de a susține acest contact.
Serendipitatea (norocul) este un aspect important al întâlnirilor ad-hoc. Deoarece nu există
un suport vizual, aceleași obiective de conștientizare generală și extindere a rețelei sunt utilizate
într-un mod serendipit (accidental/ din intamplare). Această serendipitate îi va surprinde pe
angajați cu informații despre diferite contexte interesante ale altora, în timp ce nu le caută în
special. Întrucât angajații au obținut deja o supraîncărcare de informații în timp ce se află în spatele
calculatorului lor, se decide să furnizeze aceste informații la birou într-un mod spațial.
A fost creat un design pentru a sprijini acest contact ad-hoc si este proiectat pentru biroul
unde angajatii au program de lucru flexibil; locul unde oamenii merg la munca sau unde au intalniri
ad-hoc. Conceptul este reprezentat de un perete care recunoaste un trecator la intamplare si
ii raspunde lui/ ei oferindu-i informatii adecvate contextului despre colegi fata de care ar
putea manifesta interes, cunoscuti sau necunoscuti. Informatiile de profil ale retelei sociale
a noului SharePoint 2010 sunt folosite pentru a face potriviri persoanelor. Trecatorul are
posibilitatea sa raspunda imediat la informatiile furnizate. SCOPUL este de a crea o
constientizare generala mult mai mare a colegilor familiari, ei avand posibilitatea de a-si
extinde reteaua sociala (de cunostinte) ajungand la oameni noi si interesanti.
TEHNOLOGIA
Trecatorul este recunoscut de acel perete cu ajutorul unui cip RFID care se afla in
permisul personal de securitate. Peretele foloseste 3 senzori infrarosii si o camera montata
in spate. Camera noteaza cand ceva trece prin linia laser si furnizeaza informatiile inapoi in
software. TouchWall de la Microsoft Research este dovada conceptului acestei tehnologii.

CONCEPTUL
Interactiunea
Cand un angajat trece, este recunoscut de catre perete. Apar rapid pe acest perete
diferite contexte, care il urmaresc pe trecator, astfel incat acesta sa nu piarda timpul si sa
aiba posibilitatea sa isi arunde un ochi la perete. Cand un context pare interesant, trecatorul
se opreste si ii sunt furnizate mai multe informatii despre contextul respectiv impreuna cu

4
alte conexiuni. Trecatorul poate alege sa primeasca un email care sa contina un link catre
informatiile despre profilul respectv sau sa solicite o intalnire la o cafea. Cand persoana care
a fost invitata la o cafea se afla in cladire primeste un mesaj instantaneu, iar daca nu se afla
in cladire va primi un email. Cand exista si un al doilea trecator, cele doua persoane stau in
fata ecranului si pot alege sa vada cum sunt conectati reciproc prin intermediul SharePoint
2010. Cand nu este nimeni in apropierea peretelui, contextele sunt afisate ca un screensaver.
De asemenea, oamenii au acces la informatiile din context si de acasa.
Determinarea contextelor
Se poate realiza o imagine de ansamblu din reteaua sociala SharePoint 2010 care prezinta
conexiuni diferite. Conexiunile de prima clasa (cunoscute) sau cele de clasa IIa (poate sunt
cunoscute) vor fi afisate impreuna cu noi persoane la intamplare. Distanta dintre persoane va fi
afisata vizual de catre distantele dintre cercurile contextuale de pe perete. In profilurile
SharePoint 2010 persoanele isi descriu abilitatile si competentele dintr-un anumit domeniu,
hobby-urile, activitatile si etichetarile. Angajatii sunt conectati intre ei prin intermediul
acestor informatii. In cazul unui angajat nou, acesta este prezentat celorlalti angajati fiind aratat
tuturor tot pe acest perete.
Informatia contextului
Contextul rapid arata o poza a persoanei, numele, disponibilitatea, calendarul
activitatilor si locatia. Locatia poate fi determinata prin intermediul retelelor 802.11.
infrastructura retelelor wireless 802.11 (Krumm, 2004) exista deja in mai multe locuri.
Contextul mai extins arata o imagine mult mai mare, numele, disponibilitatea,
denumirea postului si informatiile despre proiect. De asemenea, exista doua butoane, unul
pentru a obtine un email si unul pentru a face o invitatie la cafea.

TESTAREA
Scopuri
Este important sa se efectueze un studiu intr-o situatie reala pentru a testa functionalitatea
si experientele utilizatorului conceptului. Un test a fost intiat la Microsoft Schipol in Olanda.
Scopul testarii este acela de a sti daca obiectivele proiectului sunt atinse.

5
 ACESTE OBIECTIVE SUNT DE A SPRIJINI COMUNICAREA AD-HOC, DE A
CREA O CONSTIENTIZARE GENERALA SI DE A EXTINDE RETEAUA SOCIALA A
PERSOANELOR.
Obiectivele secundare ale testului sunt urmatoarele: modul in care oamenii raspund
acestui concept intr-un mediu real al unui birou si de a intelege ceea ce gandesc ei despre
informatiile contextului, despre posibilele interactiuni si despre confidentialitatea lor.

METODE
Unelte
Din cauza restricțiilor tehnice, conceptul testat a fost diferit de cel inițial.
Configuratia testului a folosit o proiectie de la un proiector de date la pe un ecran
pentru a arata continutul pe perete, deoarece nu a fost disponibil niciun perete interactiv.
Acest lucru a generat o umbra a trecatorului pe peretele in fata caruia stateau persoanele si
prin urmare proiectorul era situat cat mai sus posibil pentru a minimiza umbrele.
Pentru a simula interacțiunea, conținutul este generat de Adobe Flash Player. Cu
ajutorul butoanelor invizibile din zona proiectată, interacțiunea ar putea fi simulată în secret
prin clicuri de mouse și derulări.
Nu a fost posibil sa fie realizat un perete personal prin intermediul recunoasterii
RFID; prin urmare, au fost alese contextele a cinci persoane de la același etaj al biroului
pentru a fi arătate unde de asemenea a avut loc și testul. Testul este înregistrat prin filmare,
în mod inconștient, prin plasarea unei camere mici la o masă din apropiere, ascunsă de
obiecte care o înconjoara.

Locatia si participantii
Paisprezece participanți alesi aleatoriu, în mare parte consultanți, care trec la etajul
5 la Microsoft Schiphol, au participat la cercetările din Olanda în octombrie 2009.

Organizarea testului
Doi navigatori stau sub acoperire in partea dreapta a ecranului. Ei stimuleaza in secret
interactiunea. Cand nimeni nu se afla in apropierea peretelui, modul de screensaver porneste.

6
Numele, poza, disponibilitatea, calendarul activitatilor (planificarea) si locatia sunt proiectate.
Contextele dispare gradual si ies incet inapoi.
Cand cineva intra in raza din fata ecranului, navigatorul da click pe ecran si urmareste
persoana, in partea de jos a ecranului cu un mouse unde sunt localizate butoanele invizibile. Dupa
ce persoana trece, contextul dispare gradual.
Cand persoana se opreste si incearca sa atinga contextul, acesta va creste printr-un
click. Persoana va vedea poza, numele si proiectele curente, disponibilitatea, descrierea
functiei, niste asocieri de colegi facute aleatoriu si doua butoane de actiune.
Cand persoana atinge sectiunea mai multe informatii, teoretic ii vor fi trimise prin email
mai multe informatii. De asemenea, persoana poate alege sa faca o invitatie la o cafea.
Dupa ce va atinge unul dintre aceste doua butoane, va aparea o caseta in care i se va
multumi. Din cauza limitarii utilizarii a doar catorva butoane invizibile cu caracter intuitiv, nu a
fost posibil sa avem un feedback mai detaliat pentru fiecare actiune.
Dupa utilizare, participantilor li se cere sa completeze un chestionar si un scurt
interviu are loc.

REZULTATE
Rezultate observationale (primul raspuns si prima interactiune)
Este remarcabil faptul ca aproape jumatate dintre oameni evitau ecranul pe care se faceau
proiectiile; unii erau speriati sa mearga la ecran sau erau prea ocupati pentru a fi atenti.
In primul rand,unii oameni nu au inteles ca pot face ceva cu acel ecran, iar altii se uitau de
la distanta la ecran. Prin urmare, au fost decupate niste mici sabloane din hartie ce aveau forma
unor maini, acestea fiind puse pe ecran in timpul testelor, avand scris pe ele atinge-ma, pentru ca
oamenii sa inteleaga ca ei ar putea interactiona cu asta. Apoi, toti oamenii au inceput sa cerceteze
conceptul atingand ecranul.
Prima reactie dupa ce au vazut contextele, a fost sa atinga persoana pentru a afla mai multe
despre el/ ea. Trei dintre participanti au vrut sa isi vada propriul context mai intai, fapt ce este
posibil in design, dar nu si in teste. Majoritatea oamenilor au vrut sa atinga persoanele cu care
aveau similaritatimsi sa afle mai multe despre acestia. Cativa dintre ei nu au inteles ca au fost
corelate diferite contexte. De fiecare data cand toti considerau ca ceva este interesant, doreau sa
vada mai multe informatii legate de acel item prin atingerea lui. Doua butoane erau interactive in

7
model si niciunul dintre oameni nu a inteles care lucruri sunt interactive si care nu sunt. Cand au
vizualizat toate posibilitatile, dupa cateva minute, au plecat.

Rezultatele chestionarelor si interviurilor

Mai mult feedback s-a obtinut prin intermediul unui chestionar realizat cu 14 persoane (fig.
4), care le-a fost aplicat imediat dupa experienta cu conceptul si le-a fost solicitat participantilor
sa se justifice.
Opinia generala: tuturor oamenilor le-a placut sa vada conceptul cand treceau le langa el.
Ideea a fost considerata „din afara cutiei-remarcabila/ excelenta” si interesanta.
Suport Ad-hoc: majoritatea participantilor au considerat acest conceput ca pe un instrument
folositor pentrul a sustine comunicarea ad-hoc.
Constientizarea generala: majoritatea participantilor au considerat ideea ca fiind
folositoate pentru a crea constientizare generala si 11 persoane au considerat ca aceasta
constientizare generala este importanta.
Extinderea retelei sociale: 9 participanti au considerat ca idee este utila pentru a-si extinde
reteaua sociala, fapt ce este important pentru 12 persoane.
Conexiuni vizuale: 11 persoane au apreciat faptul ca vad conexiuni facute intre persoane.
Aspecte de confidentialitate: doar unei singure persoane nu i-a placut ideea ca profilul lui
sa fie proiectat pe acel perete. Oamenii doresc sa detina controlul asupra a ceea ce este proiectat
pe perete din profilul lor. Ideea de a fi recunoscut prin intermediul RFID nu a deranjat 12 din
cele14 persoane
Distragerea la locul de munca: 10 persoane nu au considerat ca peretele ii distrage prea
mult, decat daca este situat aproape de coltul unde este cafeaua.
Alte aspecte: 3 persoane au evidentiat faptul ca este important sa aiba posibilitatea de a
face ceva imediat cu un profil. 3 persoane au adus in discutie posibilitatea de a cauta persoane la
perete ca o functie de navigare.

CONCLUZII
Ideea unui perete de socializare la birou, care ofera informatii cu privire la profilurile
colegilor pentru a incuraja comunicarea ad-hoc, a fost perceputa bine in randul angajatilor.
Majoritatea celor care au participat la test au fost convinsi the acest concept poate spori

8
comunicarea ad-hoc, poate crea constientizare generala si poate extinde reteaua sociala a
persoanei.
Oamenilor le-a placut sa vada profilurile proiectate pe acel perete si a fost un mod
interesant de a vedea ceea ce fac si altii, fara a se confrunta cu probleme de confidentialitate. Este
o modalitate buna de a imbunatati coeziunea angajatilor in mod fizic in locul celei virtuale
(practice). Aspectele bune ale proiectarii design-ului sunt: fluxul profilurilor care ii urmeaza
pe oameni in timp ce merg, recunoasterea personala, posibilitatea de a de cufunda intr-un
profil si posibilele actiuni de intalnire. Cu toate astea, oamenii au vrut sa navigheze mai in
profunzimea informatiilor furnizate si sunt interesati de posibilitatile de cautare. Acest test a fost
graitor; sistemul nu a functionat in totalitate, dar a functionat pentru a vedea care eu fost primele
raspunsuri ale oamenilor. Cercetarea ulterioara a conceptului ar putea fi un test cu mai multa
interactiune elaborata, cu mai mult echipament avansat, in combinatie cu un test unde
participantul este recunoscut ca persoana. De asemenea, si invitatia la cafea si maniferstatea
interesului fata de profilurile altor persoane, ar trebui testata intr-un birou real pentru a vedea
efectul pe termen lung.
Conceptul nu inlocuieste comunicarea ad-hoc. Aceasta necesita solutionarea prea multor
compromisuri. Un sistem trebuie sa ofere acces si deschidere, precum si restrictii si
confidentialitate. Sentimentul de a lucra impreuna, atunci cand oamenii sunt separati este greu de
inlocurit prin intermediul tehnologiei; in unele situatii, contactul f2f ramane crucial. Prin urmare,
este important sa gasim un echilibru intre un minim fizic si o interactiune virtuala optima.
Multumiri
Dorim să mulțumim Office Design Group Microsoft (Redmond) pentru că a făcut posibil
acest proiect, Microsoft Netherlands pentru furnizarea unui loc de muncă și pentru cooperarea cu
studiile de explorare în rândul consultanților și înființarea testelor.